檔案管理系統(tǒng)概述

檔案管理系統(tǒng)四川宏華友信石油機(jī)械有限公司郎毅第一頁，共七十一頁。◆檔案與檔案工作概述◆文書檔案管理◆科技檔案管理◆電子檔案管理第二頁，共七十一頁。

一、檔案概述

1、檔案的起源及演變（1）檔案的起源

檔案的產(chǎn)生與文字有密切關(guān)系，它是人類社會發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物。

第三頁，共七十一頁。（2）檔案的演變

古老型載體檔案：甲骨、金石、簡牘、縑帛檔案。傳統(tǒng)型載體檔案：紙質(zhì)檔案。新型載體檔案：感光材料與磁性材料形成的檔案，如影片、照片、磁帶、磁盤、光盤等。

第四頁，共七十一頁。

一、檔案概述

1、檔案的起源及演變（1）檔案的起源

檔案的產(chǎn)生與文字有密切關(guān)系，它是人類社會發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物。

第五頁，共七十一頁。（2）檔案的演變

古老型載體檔案：甲骨、金石、簡牘、縑帛檔案。傳統(tǒng)型載體檔案：紙質(zhì)檔案。新型載體檔案：感光材料與磁性材料形成的檔案，如影片、照片、磁帶、磁盤、光盤等。

第六頁，共七十一頁。（3）檔案的名稱

商代：冊周代：中秦漢：卷、案唐宋：文案、案卷、簿書第七頁，共七十一頁。

清代：楊賓《柳邊紀(jì)略》

“邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也；存貯年久者曰檔案，曰檔子，以積累多，貫皮條掛壁若檔故也，然今文字之書于紙者。亦呼為牌子、檔子矣?！钡诎隧?，共七十一頁。2、檔案的定義及含義（1）定義

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像及其它各種方式和載體的歷史記錄。第九頁，共七十一頁。

（2）含義

檔案的來源——國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人；社會活動。檔案的條件——保存?zhèn)洳榈臍v史文件。

文件轉(zhuǎn)化為檔案有三個條件：辦理完畢；有查考利用價值；按一定規(guī)律保存。

第十頁，共七十一頁。檔案的記錄方式和載體——多種多樣。檔案的性質(zhì)——原始記錄性。（檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中直接形成的）第十一頁，共七十一頁。3、檔案的基本價值（1）檔案的憑證作用（2）檔案的參考作用第十二頁，共七十一頁。第十三頁，共七十一頁。二、檔案工作概述1、檔案工作的內(nèi)容

八個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用2、檔案工作的性質(zhì)

服務(wù)性科學(xué)管理性政治性第十四頁，共七十一頁。3、我國檔案工作的基本原則(《中華人民共和國檔案法》1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第22次會議通過，

根據(jù)1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第20次會議《關(guān)于修改〈中華人民共和國檔案法〉的決定》修正)

“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級集中地管理國家全部檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用?！钡谑屙?，共七十一頁?！艚y(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級集中地管理國家全部檔案——我國檔案工作的組織原則和管理體制?！艟S護(hù)檔案的完整與安全——我國檔案工作的基本要求?！舯阌谏鐣鞣矫娴睦谩覈鴻n案工作的根本目的。第十六頁，共七十一頁。4、檔案工作機(jī)構(gòu)

◆各級各類檔案室（內(nèi)部機(jī)構(gòu)）◆各級各類檔案館（文化事業(yè)機(jī)構(gòu)）◆檔案行政管理部門國家檔案局：是國務(wù)院直屬的掌管全國檔案事務(wù)的最高職能機(jī)構(gòu)。1954年經(jīng)第一屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第二次會議批準(zhǔn)成立。第十七頁，共七十一頁?！粑募行模ń橛趩挝缓蜋n案館之間的過渡性檔案管理機(jī)構(gòu)）◆檔案寄存中心（由國家綜合性檔案館設(shè)立）◆檔案科研和教育機(jī)構(gòu)◆檔案宣傳、出版機(jī)構(gòu)第十八頁，共七十一頁。檔案室——基礎(chǔ)檔案館——主體檔案行政管理部門——組織指揮中心檔案工作輔助機(jī)構(gòu)——檔案工作發(fā)展的條件第十九頁，共七十一頁。三、從事檔案工作應(yīng)注意的幾個問題1、檔案與文件的關(guān)系問題（文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿）2、反映基本職能活動的檔案與其它檔案的關(guān)系（突出前者）3、檔案的“動”與“靜”的關(guān)系（檔案具有潛在價值）第二十頁，共七十一頁。4、檔案工作同資料、情報、圖書工作的關(guān)系（一體化）5、檔案室與檔案館的關(guān)系（積累輸送、無償進(jìn)館）6、傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代化管理的關(guān)系（人員素質(zhì)、電子文件、雙套制）7、管理工作中人與物的關(guān)系第二十一頁，共七十一頁。?AgendaItemNumberOne?AgendaItemNumberTwo?AgendaItemNumberThree?AgendaItemNumberFour?AgendaItemNumberFiveAGENDA“Addacustomer

testimonialorpull

quotehere.Adda

customertestimonial

orpullquotehere.”第二十二頁，共七十一頁。?AgendaItemNumberOne?AgendaItemNumberTwo?AgendaItemNumberThree?AgendaItemNumberFour?AgendaItemNumberFiveAGENDA“Addacustomer

testimonialorpull

quotehere.Adda

customertestimonial

orpullquotehere.”第二十三頁，共七十一頁。?AgendaItemNumberOne?AgendaItemNumberTwo?AgendaItemNumberThree?AgendaItemNumberFour?AgendaItemNumberFiveAGENDA“Addacustomer

testimonialorpull

quotehere.Adda

customertestimonial

orpullquotehere.”第二十四頁，共七十一頁。?AgendaItemNumberOne?AgendaItemNumberTwo?AgendaItemNumberThree?AgendaItemNumberFour?AgendaItemNumberFiveAGENDA“Addacustomer

testimonialorpull

quotehere.Adda

customertestimonial

orpullquotehere.”第二十五頁，共七十一頁。光盤格式格式第二十六頁，共七十一頁。光盤格式填寫全宗名稱：全宗名稱相同于立檔單位的名稱。題名：準(zhǔn)確概括本光盤存儲的電子文件主要內(nèi)容。時間：光盤上電子文件形成的起止年月日，只有一個電子文件，填起始日期。保管期限：電子文件歸檔時劃定的保管期限。件數(shù)：光盤中保存的電子文件個數(shù)，一個文件即一件。頁數(shù)即全文頁數(shù)。全宗號：檔案館指定給立檔單位的編號。目錄號：全宗內(nèi)所屬目錄的編號。光盤號：全宗或目錄內(nèi)光盤的順序編號，在同一個目錄內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的光盤號。第二十七頁，共七十一頁。光盤封面填寫光盤種類：填寫光盤載體的類型。如：CD-R、CD-ROM、CD-RW等。文件類型：用英文字母代表電子文件的類型，T－文本文件；I－圖像文件；G－圖形文件；V－影像文件；A－聲音文件；O－超媒體鏈結(jié)文件；P－程序文件；D－數(shù)據(jù)文件。同一光盤含有多種類型文件依次填寫。數(shù)據(jù)容量：本光盤所存儲數(shù)據(jù)的大小。立檔單位：光盤文件制發(fā)的組織或個人，即電子文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。立檔時間：制作光盤文件時的時間。第二十八頁，共七十一頁。歸檔文件移交檢驗(yàn)表格式檢驗(yàn)項(xiàng)目單位名稱

移交單位接收單位載體外觀檢驗(yàn)

病毒檢驗(yàn)

真實(shí)性檢驗(yàn)

完整性檢驗(yàn)

有效性檢驗(yàn)

技術(shù)方法與相關(guān)軟件說明登記表、軟件、說明資料檢驗(yàn)

填表人（簽名）年

月

日

年

月

日審核人（簽名）

年

月

日

年

月

日單位（印章）年

月

日

年

月

日第二十九頁，共七十一頁。光盤說明文件

光盤參數(shù)

光盤編號

光盤保管單位

光盤制作單位

光盤一致性檢查單位

光盤閱讀硬件環(huán)境

光盤閱讀軟件環(huán)境

第三十頁，共七十一頁。光盤類目表光盤類目表

光盤編號：序號代號題名密級保管期限備注

第三十一頁，共七十一頁。第三十二頁，共七十一頁。第三十三頁，共七十一頁。第三十四頁，共七十一頁。第三十五頁，共七十一頁。第三十六頁，共七十一頁。第三十七頁，共七十一頁。第三十八頁，共七十一頁。第三十九頁，共七十一頁。第四十頁，共七十一頁。第四十一頁，共七十一頁。第四十二頁，共七十一頁。第四十三頁，共七十一頁。第四十四頁，共七十一頁。第四十五頁，共七十一頁。第四十六頁，共七十一頁。第四十七頁，共七十一頁。第四十八頁，共七十一頁。第四十九頁，共七十一頁。第五十頁，共七十一頁。第五十一頁，共七十一頁。第五十二頁，共七十一頁。第五十三頁，共七十一頁。第五十四頁，共七十一頁。第五十五頁，共七十一頁。第五十六頁，共七十一頁。第五十七頁，共七十一頁。第五十八頁，共七十一頁。第五十九頁，共七十一頁。第六十頁，共七十一頁。第六十一頁，共七十一頁。第六十二頁，共七十一頁。第六十三頁，共七十一頁。第六十四頁，共七十一頁。第六十五頁，共七十一頁。第六十六頁，共七十一頁。第六十七頁，共七十一頁。第六十八頁，共七十一頁。第六十九頁，共七十一頁。第七十頁，共七十一頁。內(nèi)容總結(jié)檔案管理系統(tǒng)。檔案的產(chǎn)生與文字有密切關(guān)系，它是人類社會發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物。(《中華人民共和國檔案法》1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第22