文件管理控制程序課件

文件管理控制程序官如勝

2013年12月6日第一頁(yè)，共三十九頁(yè)。請(qǐng)將手機(jī)設(shè)置為振動(dòng)或關(guān)閉狀態(tài)！第二頁(yè)，共三十九頁(yè)。講解基本內(nèi)容一、文件的幾個(gè)階層二、文件管制的目的和文件定義三、職責(zé)和權(quán)限四、文件管制程序五、印章的類型六、

相關(guān)記錄七、結(jié)束語(yǔ)第三頁(yè)，共三十九頁(yè)。一、文件的幾個(gè)階層

一階文件是總綱：如下質(zhì)量方針：全員參與管理，持續(xù)改善品質(zhì)，提升客戶滿意度第四頁(yè)，共三十九頁(yè)。一、文件的幾個(gè)階層

一階文件是總綱：如環(huán)境方針：環(huán)境優(yōu)先、遵守法規(guī)、節(jié)能降耗第五頁(yè)，共三十九頁(yè)。一、文件的幾個(gè)階層

二階文件是程序：工作按流程、公司如何運(yùn)作也靠程序

如：產(chǎn)品開(kāi)發(fā)和導(dǎo)入程序

生產(chǎn)計(jì)劃和

實(shí)施程序

記錄管制程序第六頁(yè)，共三十九頁(yè)。一、文件的幾個(gè)階層

三階文件：

是各部門根據(jù)實(shí)際制定的相關(guān)管理規(guī)定和作業(yè)指引

如：生產(chǎn)部的SOP

品質(zhì)

部的SIP、工模部的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)第七頁(yè)，共三十九頁(yè)。一、文件的幾個(gè)階層

四階文件：

就是使用的各種表單

如：培訓(xùn)效果調(diào)查表、費(fèi)用申請(qǐng)單、管理評(píng)審報(bào)告、XX登記表、設(shè)備定期檢查保養(yǎng)記錄表、通知單、提案改善統(tǒng)計(jì)表等。第八頁(yè)，共三十九頁(yè)。一、文件的幾個(gè)階層

外來(lái)文件：

就是供應(yīng)商或客戶提供的各種說(shuō)明書(shū)或是標(biāo)準(zhǔn)

如：PCH禁用物質(zhì)管理標(biāo)準(zhǔn)--中文、限制物質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、XX使用說(shuō)明書(shū)。第九頁(yè)，共三十九頁(yè)。二、文件管制的目的和定義目的：

對(duì)公司質(zhì)量管理體系所要求的文件的編寫、評(píng)審、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、再次批準(zhǔn)、標(biāo)識(shí)、回收和作廢等過(guò)程進(jìn)行控制，以確保公司各部門和工作場(chǎng)所使用現(xiàn)行有效的文件和資料（即適用版本），防止使用作廢的文件，達(dá)到保持公司質(zhì)量管理體系運(yùn)行的符合性的目的。第十頁(yè)，共三十九頁(yè)。二、文件管制的目的和定義定義：

文件：信息及其承載媒體。包括：管理手冊(cè)、程序文件、記錄、規(guī)范、圖樣、標(biāo)準(zhǔn)等。

工程文件：指導(dǎo)工人操作和用于生產(chǎn)、工藝管理等的各種技術(shù)文件的統(tǒng)稱。包括：BOM、工藝卡、流程圖、產(chǎn)品圖等。

機(jī)密文件：是指公司所有涉及產(chǎn)品價(jià)格及其它重要信息的文件。第十一頁(yè)，共三十九頁(yè)。三、職責(zé)和權(quán)限

文控中心：負(fù)責(zé)體系文件的標(biāo)準(zhǔn)化及管理（包括：受控、分發(fā)、歸檔、保管、回收、作廢和記錄）以及質(zhì)量管理體系運(yùn)行所需的外部文件的管控。

各部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)管理與本部門相關(guān)的帶有“受控”標(biāo)識(shí)的文件。

未經(jīng)過(guò)以上流程簽名確認(rèn)或未按規(guī)定簽名確認(rèn)的文件無(wú)效。第十二頁(yè)，共三十九頁(yè)。四、文件管制程序1文件的編號(hào)1在文件編寫時(shí)，由編寫部門到文控中心申請(qǐng)文件編號(hào)。2文件編號(hào)原則：質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)：HTA-QM；環(huán)境手冊(cè)編號(hào)：HTA-EM；GP管理手冊(cè)編號(hào)：HTA-GP；職業(yè)健康安全管理手冊(cè)編號(hào)：HTA-OHM；社會(huì)責(zé)任管理手冊(cè)編號(hào)：HTA-SAM；信息安全管理手冊(cè)編號(hào)：HTA-ISM供應(yīng)鏈安全管理手冊(cè)編號(hào)：HTA-SSM第十三頁(yè)，共三十九頁(yè)。四、文件管制程序2.1程序文件編號(hào)為HTA-PD兩位數(shù)流水號(hào)；2.2三階文件的編號(hào)原則是HTA-部門編號(hào)（品管部QC，倉(cāng)儲(chǔ)部WH，生產(chǎn)部PR，人資行政部HR，項(xiàng)目部RD，銷售部MD，財(cái)務(wù)FD，采購(gòu)PU，計(jì)劃PC，設(shè)備EC）-三位流水號(hào),（備注：生產(chǎn)部編碼由于同一特殊工站不同機(jī)器機(jī)臺(tái)參數(shù)不同增加一組流水號(hào)。即：HTA-PR-XXX-XXX）第十四頁(yè)，共三十九頁(yè)。四、文件管制程序如：

項(xiàng)目部RDHTA-RD-001

銷售部MDHTA-MD-001

計(jì)劃部PCHTA-PC-001

設(shè)備部ECHTA-EC-001第十五頁(yè)，共三十九頁(yè)。四、文件管制程序2.3四階表單編號(hào)的規(guī)則:HTA-□□□□-□□△

兩位流水號(hào)

此四個(gè)方框代表表單出自的程序文件的編號(hào)如PD01，三階文件的話就寫三階文件的編號(hào)，如QC001,;

△代表版本號(hào)（文件所附表單版本變更時(shí)，只需表單版本變更，文件版本不變更）第十六頁(yè)，共三十九頁(yè)。四、文件管制程序.3文件版本控制：第一次編寫時(shí)為A版，修改一次后變?yōu)锽版，修改第二次后為C版，以此類推……第十七頁(yè)，共三十九頁(yè)。四、文件管制程序2文件發(fā)行及舊版的回收2.1各文件編制部門在編制好文件后，先將電子檔發(fā)給文控中心，文控確認(rèn)合格后，返回原編寫單位簽核。文件經(jīng)簽核后,編制部門需填寫《文件發(fā)放計(jì)劃表》，文控中心按發(fā)放計(jì)劃表來(lái)確定復(fù)印份數(shù)，文控員將簽核好之復(fù)印件蓋上“受控文件”章,受控章蓋當(dāng)天的日期。(彩色作業(yè)指導(dǎo)書(shū)除外：原件發(fā)放至生產(chǎn)線，復(fù)印件保留在文控中心，三階文件僅保留電子檔)。文控員依照《文件發(fā)放計(jì)劃表》所列發(fā)放單位分發(fā),被分發(fā)單位接收人要在《文件發(fā)放/回收記錄表》中簽名。文件版本更新發(fā)行時(shí),文控中心需同時(shí)回收舊版文件。第十八頁(yè)，共三十九頁(yè)。四、文件管制程序

2.2文控員需將更新后的文件歸檔、保存，同時(shí)登記在《受控文件清單》中，并及時(shí)更新電子平臺(tái)文件。第十九頁(yè)，共三十九頁(yè)。四、文件管制程序2.3舊版文件及廢止文件的原件,文控中心需加蓋“保留”章保存（三階文件僅保存電子檔），回收的舊版文件文控中心需立即蓋“作廢”章，以免與有效文件混淆。第二十頁(yè)，共三十九頁(yè)。四、文件管制程序

2.4文件正式發(fā)行后，文控員及時(shí)將受控文件的電子檔存放在公司的電子平臺(tái)（版本更新時(shí)，要及時(shí)刪除舊版電子檔，同時(shí)上傳最新版本），供大家參閱、學(xué)習(xí)，但參閱人只有只讀權(quán)限。2.5文控中心負(fù)責(zé)文件的受控發(fā)行工作，正常情況下1個(gè)工作日完成相關(guān)的受控發(fā)行等工作。第二十一頁(yè)，共三十九頁(yè)。四、文件管制程序3參考用文件的發(fā)放3.1當(dāng)客戶、供應(yīng)商等外部人員需要本公司的文件時(shí)，由需求部門填寫“文件申請(qǐng)單”經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由文控中心復(fù)印，在副本上加蓋“僅供參考”章后發(fā)放。但文件不需受控。第二十二頁(yè)，共三十九頁(yè)。四、文件管制程序4文件更改與作廢4.1文件之更新,可采取換版、換頁(yè)之方式。第一版為A版,每小修改一次,變更為B版、C版……依此類推順換。4.2體系文件的第二頁(yè)為修訂頁(yè),要簡(jiǎn)要說(shuō)明修訂內(nèi)容。文控中心保留舊版原稿,并蓋上“保留”章作為歷史檔案保存?；厥罩f版文件文控中心需立即加蓋“作廢”章并銷毀,亦可作再生使用,文件副本如屬機(jī)密文件，則立即銷毀,不能作再生紙使用。第二十三頁(yè)，共三十九頁(yè)。四、文件管制程序5文件補(bǔ)發(fā)及借閱5.1因文件破損、遺失而要補(bǔ)發(fā)時(shí),應(yīng)由申請(qǐng)單位填寫《文件申請(qǐng)單》經(jīng)部門主管確認(rèn)，管理者代表核準(zhǔn)后交文控文員依5.2.1作業(yè)。5.2文件的借閱:有文件需要借閱時(shí)，仍需填寫《文件申請(qǐng)單》，經(jīng)體系工程師或者管代批準(zhǔn)后方可借閱，同時(shí)要填寫《文件借閱登記表》登記、留檔。借閱者不可將文件私自復(fù)印或帶出文控中心規(guī)定的范圍內(nèi)。第二十四頁(yè)，共三十九頁(yè)。四、文件管制程序6文件管理原則6.1文件內(nèi)容需簡(jiǎn)單、明了，注有日期(含修訂日期)、潔凈、易于識(shí)別且依序保存。6.2各單位于收到文件后,分門別類建檔管理以便隨時(shí)查閱。6.3經(jīng)文控中心蓋有“受控文件”章之管制文件,任何單位及個(gè)人不得自行影印以作為業(yè)務(wù)執(zhí)行之依據(jù)。6.4管制文件上不得加注標(biāo)記或書(shū)寫任何文字、符號(hào),亦不得擅自修改文件內(nèi)容,否則視同無(wú)效文件。

第二十五頁(yè)，共三十九頁(yè)。四、文件管制程序7外來(lái)文件管理

7.1外來(lái)文件如相關(guān)的國(guó)際、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)備儀器的操作手冊(cè)，供應(yīng)商提供的有關(guān)物料的標(biāo)準(zhǔn)資料、規(guī)格書(shū)等等，各部門收到外來(lái)文件時(shí)，需將原本提交給文控中心統(tǒng)一保管，文控員需對(duì)外來(lái)的文件在《外來(lái)文件一覽表》中加以登記。第二十六頁(yè)，共三十九頁(yè)。四、文件管制程序7.2客戶提供使用的設(shè)計(jì)資料本公司接受后，由確認(rèn)有效性后，提交文控中心作為正本，文控按5.5.1來(lái)管控。7.3客戶提供的設(shè)計(jì)資料發(fā)生變更時(shí)，項(xiàng)目部按客戶變更作成《工程變更通知單》，交文控中心分發(fā)相關(guān)部門，文控中心同時(shí)收回舊版資料。第二十七頁(yè)，共三十九頁(yè)。四、文件管制程序7.4當(dāng)采用的外來(lái)文件發(fā)生變化，如：(新增、修改、廢止等)，原接受部門應(yīng)將此信息傳達(dá)到相關(guān)部門，必要時(shí)會(huì)議討論，對(duì)涉及到的文件及時(shí)修訂，文控中心負(fù)責(zé)收回及作廢舊版文件。7.5外來(lái)文件的編號(hào)及版本控制7.5.1外來(lái)文件（除圖紙外）可以按原名稱登記/編號(hào)，無(wú)版本的不需登記版本。

第二十八頁(yè)，共三十九頁(yè)。四、文件管制程序7.6外來(lái)文件的使用

外來(lái)文件可以直接使用，如儀器設(shè)備的操作指引書(shū)等，也可以將其轉(zhuǎn)化為本公司的內(nèi)部文件，如部分客戶或供應(yīng)商提供的資料。當(dāng)直接使用外部文件時(shí)，由文控中心在副本上加蓋“外來(lái)文件”印章發(fā)行；使用轉(zhuǎn)化文件時(shí)，先由對(duì)應(yīng)部門申請(qǐng)?jiān)鈦?lái)文件副本，責(zé)任部門將轉(zhuǎn)化后的文件申請(qǐng)發(fā)行，原外來(lái)文件的副本不再受控。文控中心仍需保留外來(lái)文件的正本，但要在其登記處注明轉(zhuǎn)化后的文件名。

第二十九頁(yè)，共三十九頁(yè)。四、文件管制程序8文控中心應(yīng)主動(dòng)與標(biāo)準(zhǔn)研究機(jī)構(gòu)、認(rèn)證和咨詢中心聯(lián)系,及時(shí)查詢并索取有關(guān)質(zhì)量的最新標(biāo)準(zhǔn)。

第三十頁(yè)，共三十九頁(yè)。四、文件管制程序9文件的生效9.1文件發(fā)放時(shí)，各部門接收人員必須在《文件發(fā)放/回收記錄表》上簽收，該文件在規(guī)定的生效期起生效，前一版本同時(shí)自動(dòng)失效。本公司文件的生效日期即“受控文件”章上所蓋日期。

第三十一頁(yè)，共三十九頁(yè)。四、文件管制程序10文件的保存10.1文控中心要保留文件最新的電子文檔。10.2一階管理手冊(cè)與二階程序文件：原件存放文控中心，電子版存放于公司電子平臺(tái)上。文控員負(fù)責(zé)電子平臺(tái)上文件的存放、修訂及刪除。

第三十二頁(yè)，共三十九頁(yè)。四、文件管制程序10.3三階文件：文控中心僅保留電子檔,原件發(fā)放至各使用部門一份,電子版存放如同10.2條款。10.4文控中心及各部門須分別建立各類文件的管理臺(tái)賬，并存放專用文件夾，給予標(biāo)識(shí)，首頁(yè)附該文件夾所保存的有效《受控文件清單》。使用時(shí)須保持受控文件的版本面清晰易認(rèn)，不得涂改。

第三十三頁(yè)，共三十九頁(yè)。四、文件管制程序10.5所有受控文件，不可私自復(fù)印,如有違反，文控中心一經(jīng)發(fā)現(xiàn)有權(quán)回收，并追查違反者責(zé)任。其它部門如因生產(chǎn)實(shí)際情況需要時(shí)，可向文控中心提交獲批準(zhǔn)的《文件申請(qǐng)單》申請(qǐng)使用。10.6對(duì)于公司網(wǎng)絡(luò)資源應(yīng)由網(wǎng)絡(luò)管理員進(jìn)行定期備份,對(duì)于機(jī)密文件,應(yīng)每天進(jìn)行備份存檔。

第三十四頁(yè)，共三十九頁(yè)。五、印章的類型印章的類型1“受控文件”章：用于正式受控發(fā)行的文件。2“臨時(shí)文件”章：用于某一段時(shí)期臨時(shí)使用的文件，臨時(shí)文件的使用時(shí)效為一個(gè)月，如需再使用，必須重新申請(qǐng)。3“外來(lái)文件”章：用于識(shí)別公司內(nèi)的外來(lái)文件(包括：客戶、供應(yīng)商、國(guó)標(biāo)等)。

第三十五頁(yè)，共三十九頁(yè)。五、印章的類型印章的類型4“作廢”章：用于識(shí)別作廢失效的文件。5“參考文件”章：用于參考類文件及外發(fā)文件。6“保留”章：用于文控中心舊版作廢文件的原件。

注：“作廢”、“臨時(shí)文件”章加蓋紅色；

“外來(lái)文件”、“僅供參考”、“保留”、“受控文件”章加蓋藍(lán)色。第三十六頁(yè)，共三十九頁(yè)。六、相關(guān)記錄相關(guān)記錄