青島大學機電工程學院學生會章程

PAGEPAGE3青島大學機電工程學院學生會章程第一篇總則

第一條本會全稱為青島大學機電工程學院學生會

第二條本會是在青島大學機電工程學院黨總支領導下的全院學生的群眾組織，接受校學生會的具體指導。

第三條本會的基本任務：

（一）堅持四項基本制度，進行愛國主義、集體主義、社會主義等宣傳教育，幫助同學的進步和成長。

（二）作為學院黨政聯(lián)系同學的橋梁和紐帶，維護同學的正當權利，及時反映同學的意見建議和要求。協(xié)助學院領導和有關部門解決同學們的實際問題，改善學習條件和生活環(huán)境，增進同學之間、同學與教職工之間的感情。

（三）貫徹執(zhí)行黨的教育方針，積極地開展學習、科技、文體等多種活動，帶領同學“創(chuàng)三好”，增強勞動觀念、紀律觀念，促進同學德、智、體、美的全面發(fā)展。

（四）開展健康有益、豐富多彩的活動，積極為同學服務，努力引導同學走健康的成長道路。

第二篇會員

第四條本會會員由大一、大二、大三學生組成，新成員在入學1個月后由本會舉辦納新動員大會吸納新會員，被吸收進來的新會員應嚴格遵守本會制度，以身作則。本會是全院學生的組織，凡是取得本院學籍的學生，不分民族、性別、宗教、信仰，本會成員將會公平對待每一個人。

第六條會員的基本權利

（一）通過符合本會章程的民主程序參與本會的重大任務。

（二）對本會工作有討論、建議、批評和監(jiān)督的權利。

（三）有選舉權和被選舉權。

第七條會員的基本義務

（一）積極參加本會舉行的各種活動。

（二）會員有維護和遵守本會章程，執(zhí)行本會決議，完成本會交給的工作任務的義務。

第八條學生會干部除積極履行會員義務之外，必須具備一定的組織能力，做到思想上進、學習良好、作風正派、工作積極。

第三篇學生會各機構職能(組織和職權)

第九條本會的組織原則是民主集中制，最高權力機構是主席團。主席團由學生會主席、常務副主席、常務副秘書長、副秘書長、副主席組成，主席團工作中實行以主席為核心的集體領導。學生會職權：

（一）主持開展全院性學生活動，召集全院學生會成員大會，決定學生會的重大事項；

（二）選舉學院學生會主席、常務副主席、常務副秘書長、副秘書長、副主席、部長、副部長；

系，促進各部門互相配合共同開展工作。主席團由有對學生會各部門負責人的提名權和任免權。二、主席

（1）主席對學生會全面負責主持學生會工作，傳達上級指示精神，定期向老師匯報工作，負責學生會的自身建設和各項工作的最高決策；

（2）負責各項活動及任務的分配和統(tǒng)籌監(jiān)督；

（3）負責檢查、監(jiān)督學生會各部門工作的實施和總結；

（4）負責制度的制定、修改，內部結構調整的提名；

（5）代表學生會主席團執(zhí)行有關決議。

三、主席團其他成員

（1）協(xié)助主席搞好全面工作處理學生會的日常事務;

（2）統(tǒng)籌、組織、監(jiān)督各分管部門工作；

（3）依照分工重點管理好所轄職能部門工作；

（4）在主席外出或不能正常開展工作時，擔負其相應職責；

（5）支持學生會各部門開展工作。

四、秘書處

（1）學生會日常事務的處理，負責每學期工作計劃、總結等重要文書的草擬和組織修改；協(xié)助主席處理日常事務，協(xié)調各部門工作分配；

（2）負責學生會各部門信息傳達和協(xié)調,負責會議通知、會議記錄；（3）負責學生會各種檔案的保存工作,協(xié)助其他部門開展工作；

（4）收集各部門、各院系學生會工作及相關資料，情況匯報并及時歸檔；

（5）完成學院領導老師或主席團下達的各項工作任務。

五、文藝部；（1）負責組織安排學院大型文娛活動，籌備各項慶?；顒拥墓?jié)目；（2）督促各班文體委員開展工作，注意選拔人才，充實文藝部工作力量；，承擔校內外文藝演出任務；

（3）舉辦各類歌會、舞會、豐富同學課余生活，協(xié)助其他各部門開展工作；

（4）豐富校園文化生活，提高大學生藝術文化修養(yǎng)，強抓精神文明建設；

（5）完成學院領導老師或主席團下達的各項工作任務。六、外聯(lián)部

（1）加強與兄弟院校、本校兄弟院系的聯(lián)系和合作，互相學習，攜手共進；

（2）負責大型活動的對外宣傳，爭取社會的支持資助，負責大型活動的對外聯(lián)系；

（3）完成學院領導老師或主席團下達的各項工作任務，協(xié)助其他部門開展工作；

七、學習部

（1）爭取為同學創(chuàng)造良好的學習環(huán)境和氣氛，形成良好的學習風氣

（2）圍繞學風開展各種類型的學術講座、交流座談會；

（3）主辦各種與學習有關的競賽，如演講比賽等；

（4）完成學院領導老師或主席團下達的各項工作任務，協(xié)助其他部門開展工作

八、生活衛(wèi)生部

（1）負責為全院同學創(chuàng)造一個良好的生活環(huán)境，養(yǎng)成良好生活習慣

（2）組織全院宿舍的清潔衛(wèi)生及寢室美化的檢查評比，不定期評出先進寢室；

（3）負責各類大型活動的后勤指揮工作；

（4）完成學院領導老師或主席團下達的各項工作任務，協(xié)助其他部門開展工作；

九、自律部

（1）負責學生會各部門、各干部的紀律檢查工作；

（2）負責維持各類學生活動的秩序；

（3）負責學生上課、宿舍紀律秩序的管理檢查，對學生的遲到、早退現(xiàn)象進行監(jiān)督；

（4）完成學院領導老師或主席團下達的各項臨時性工作任務，協(xié)助其他各部開展工作

十、體育部

（1）組織各班委會搞好各項體育賽事；

（2）負責全院大型體育活動的組織工作（如：校運動會，院籃球賽等）

（3）負責全院各學生體育隊伍的監(jiān)督、管理工作；

（4）完成學院領導老師或主席團下達的各項工作任務，協(xié)助其他各部開展工作

十一、辦公室

（1）負責學生會宣傳辦公用品的發(fā)放，并統(tǒng)計物品領取情況，定期總結；

（2）制作活動預算表格，年末報銷審批；（3）完成學院領導老師或主席團下達的各項工作任務，協(xié)助其他各部開展工作十二、宣傳部（1）負責全學院活動的宣傳及海報制作，聯(lián)系校媒體社團；（2）負責全學院活動的通知及宣傳工作（3）負責晚會的節(jié)目裝臺，管理演員所需道具（4）完成老師及主席團下達的任務協(xié)助其他部門開展工作

第四篇學生會制度一、《機電工程學院學生會干部工作守則》一、學生會干部應嚴格遵守《青島大學學生守則》，以身作則，遵守校紀校規(guī)。

二、嚴格執(zhí)行《青島大學學生干部工作條例》（《崗位責任制》）。三、應按時參加學生會召集的各種會議；四、在學生會舉辦的每次活動中，應積極參與組織工作，活動結束后，由主席團對表現(xiàn)好的干部予以表揚、獎勵，對失職者予以批評。

五、各部應在每周一向主席團遞交本周工作計劃，匯報上周工作情況，每次活動后需有書面總結材料報送秘書處存檔。

六、學生會干部應團結一致，如有特殊需要，可打破各部學生會干部界限，互相協(xié)作，全力以赴。

七、嚴格履行《學生會值班考勤制度》。

八、學生會干部應及時向主席團反映學生情況，對提出優(yōu)秀建議者予以獎勵。九、本守則自頒布之日起施行，學生會干部必須嚴格遵守本條例。

二、《學生會干部任免制度》第一章總則第十四條為認真貫徹執(zhí)行學生會干部選拔與任用的路線、方針，建立科學規(guī)范的學生會干部選拔任用制度，形成富有生機與活力、有利于優(yōu)秀人才脫穎而出的選人用人機制，推進干部隊伍的高效化、知識化、精英化，建設一支高舉馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論偉大旗幟，認真實踐“三個代表”重要思想的高素質的學生干部隊伍，保證青島大學學生會各項任務的圓滿完成，根據《青島大學學生會章程》的有關規(guī)定，制定本條例。

第十五條選拔任用學生干部，必須堅持下列原則：

（一）學生會學生干部選拔條例所列原則；

（二）任人唯賢、德才兼?zhèn)湓瓌t；

（三）群眾公認、注重實績原則；

（四）公開、平等、競爭、擇優(yōu)原則；

（五）民主集中制原則；

第十六條選拔任用學生會干部，必須符合把學生會建設成為堅持黨的基本理論、基本路線和基本綱領，全心全意為人民服務，具有領導學生會建設符合青島大學發(fā)展的學生會體系的優(yōu)秀學生。

第十七條本條例適用于選拔任用學生會主席團、各職能部門骨干成員。第十八條學生會主席團，根據《青島大學學生會學生干部管理規(guī)定》《青島大學學生會學生干部任免條例》，負責組織實施。第二章選拔任用條件第十九條學生會干部應當具備下列基本條件：1、堅持四項基本原則，遵守國家的各項法規(guī)和學校的各項規(guī)章制度。2、我院在校生，要求進步,積極并大力支持學生會工作。3、“政治強、品德優(yōu)、能力強、學習優(yōu)”的學生干部以及符合“雙強雙優(yōu)”要求的廣大同學。4、認真踏實,積極主動,團結同學，嚴于律己。5、銳意創(chuàng)新，孜孜以求；志存高遠，自強不息。6、以爭做“理想遠大、信念堅定的新一代，品德高尚、意志頑強的新一代，視野開闊、知識豐富的新一代，開拓進取、艱苦創(chuàng)業(yè)的新一代”為具體目標，立志成為馬克思主義者的青年學生。第三章干部選拔第二十條選拔任用學生會干部，必須經過主席團或者原部門部長提出考察對象，由學生會秘書長決定干部人選。

第二十一條主席團換屆，由上一屆主席團按照主席團成員職位的設置全額定向推薦；個別提拔任職，按照擬任職位推薦。

第二十二條主席團換屆，由下列人員參加：

（一）院委領導老師；

（二）上屆學生會主席團成員；

（三）學生代表；第四章考察第二十三條對確定的考察對象，由學生會主席團按照干部管理制度，進行嚴格考察。

學院干部的考察工作，由分管副主席負責，會同其他主席團成員進行。第二十四條考察學生會擬任人選，應當經過下列程序：

（一）由上一級組織考察組，制定考察工作方案；

（二）同考察對象呈報學院或者所在學院的主要負責人就考察工作方案溝通情況，征求意見；

（三）根據考察對象的不同情況，通過適當方式在一定范圍內發(fā)布干部考察預告；

（四）采取個別談話、發(fā)放征求意見表、民主測評、實際考察、查閱資料、專項調查、同考察對象面談等方法，廣泛深入地了解情。（五）綜合分析考察情況，同考察對象呈報學院或者學院的負責人交換意見；

（六）考察組根據考察情況，研究提出調整的初步方案，向主席團匯報，經主席團集體研究提出任用建議方案，向團委老師報告。第十二條考察主席團成員擬任人選，個別談話和征求意見的范圍一般為：

（一）現(xiàn)任主席團成員（二）考察對象所在部門的骨干成員；

（三）與考察對象工作關系緊密的各部主要骨干成員；

（四）其他有關人員。

第二十五條考察部門成員擬任人選，個別談話和征求意見的范圍一般為：

（一）現(xiàn)任部門成員；

（二）考察對象原有部門的成員；

（三）其他有關人員。第二十六條考察擬任人選，必須形成書面考察材料，建立考察文書檔案。已經提拔任職的，考察材料歸入本人檔案?？疾觳牧媳仨毧陀^、全面、準確、清楚地反映考察對象的情況，包括下列內容：（一）德、能、勤、績方面的主要表現(xiàn)和主要特長；

（二）主要缺點和不足；

（三）民主推薦、民主測評情況。

第二十七條考察中了解到的考察對象的表現(xiàn)情況，一般由考察組向主席團骨干成員和本人反饋。第二十八條擬任人選，在考察前，討論決定或者決定呈報前，應當充分考核。

第二十九條考核應當根據擬任人選的不同情況，分別在團委、學生會等有關骨干成員中進行。工作部門負責人人選，應當征求上級分管負責人的意見。第三十條選拔任用干部，應當按照干部管理權限由學生代表大會集體討論作出任免決定。第三十一條擬任人選和推薦人選，由學生會全體會議審議，進行無記名投票表決；學生會全體會議閉會期間，由學生會主席團作出決定，決定前應當征求團委老師意見。第三十二條主席團討論決定干部任免事項，必須有三分之二以上的成員到會，并保證與會成員有足夠的時間聽取情況介紹、充分發(fā)表意見。與會成員對任免事項，應當發(fā)表同意、不同意或者緩議等明確意見。在充分討論的基礎上，采取口頭表決、舉手表決或者無記名投票等方式進行表決。對意見分歧較大或者有重大問題不清楚的，應當暫緩表決。對影響作出決定的問題，會后應當及時查清，避免久拖不決。第三十三條討論決定干部任免事項，應當按照下列程序進行：

（一）分管部門負責人，逐個介紹擬任人選的提名、推薦、考察和任免理由等情況；參加會議人員進行討論；

（三）進行表決，以應到會成員超過半數(shù)同意形成決定。第五篇任職第三十四條實行干部任職前公示制度。公示期一般為七至十五天。第三十五條實行干部任職試用期制度。試用期為一個月：

試用期滿后，經考核勝任現(xiàn)職的，正式任職；不勝任的，免去試任職務，降級或同級調整。

第三十六條專業(yè)性較強的職務實行聘任制。聘任制職務的每一個聘任期不超過一年，可以連續(xù)聘任。聘任程序另行規(guī)定。

第三十七條對決定任用的干部，由團委老師指定專人同本人談話。第六篇附則第三十八條本條例最終解釋權歸機電工程學院學生會第一章《機電工程學院學生會干部值班制度》一、值班

值班時間：每天晚6：30~9:00

值班地點：機電工程學院團委辦公室執(zhí)行

值班人員必須在值班時間準時到辦公室值班。不得無故遲到、缺勤或早退。如有特殊情況，需提前向主席團請假。

三、值班人員職責

1．保持辦公室、走廊的清潔，及時打掃衛(wèi)生并將垃圾倒掉。

2、在值班時應保持安靜、不得吸煙或做與學生會工作無關的事情。

3．如果有重大事件，值班人員必須用鋼筆或黑色水筆認真填寫值班日志并簽到，值班簽到不可由他人代簽。

4．值班期間收到請柬、通知、信函等，值班人員務必及時落實到相關人員，并在值班日志中注明。應認真做好來訪人員、電話的接待工作并認真做好來訪記錄。

5．值班過程當中，如遇到無法自行解決的問題需及時向團委老師或學生會主席團報告請示。

6．值班時間，在沒有其他當班人員在時，不能隨意離開，離開辦公室時，要關好門窗、燈、打印機等。

7．各部門值班人員之間應做到關系和睦，相處融洽，在完成本部門工作基礎上，應積極主動協(xié)助其他部門開展工作，以保證整體工作順利開展。

8．注意保管好辦公室一切物品。不得私自外借、使用，發(fā)現(xiàn)學生會財物有遺失、損壞現(xiàn)象，要及時登記上報。否則后果自負。

9．值班人員應注意防火、防盜，如發(fā)現(xiàn)意外事故應以最快速度

報告校區(qū)相關部門。《機電工程學院學生會會議制度》一、例會制度學生會會議分為：1、學生會全體成員會議：參加對象為學生會全體成員2、主席團會議：參加對象為主席團全體成員3、主席團及部長會議：參加對象為主席團和各部部長或副部長4、各部會議（例會）：參加對象為各部全體成員（二）學生會全體成員會議每學期一次，為學期初學生會納新結束后，舉行學生會全體成員大會暨學生會動員大會，主要有團委領導及學生會主要干部對本學期的學生工作進行總體安排和對本學期的學生生活方面進行必要的指導。（三）主席團會議由主席團成員參加，每兩周召開一次，時間為周一晚7點（視具體情況而定，可作調整），地點為團委辦公室，由學生會主席主持召開，總結前兩周學生會工作情況，并討論接下來的學生會工作計劃。（四）主席及部長會議每兩周召開一次，時間為晚上7點半（視具體情況而定，可作調整），地點為學生會辦公室，各部長匯報本部門工作進展情況，對需要跨部門合辦或其他部門協(xié)作的活動進行協(xié)調，回顧學生會上兩周各部門工作動態(tài)，討論學生會各部接下來工作方向，安排學生會新的工作任務。本會議由秘書處成員負責會議記錄并記錄存檔。（五）各部會議每兩周召開一次（如有特殊情況召開頻率由各部自行調整），由部長主持會議主要討論本部門近期工作安排人手分配，并對前期工作進行總結，討論如何執(zhí)行部長級會議的決定及展開本部門的工作等。各部決定開會時間后將召開會議的時間、地點上報秘書處，秘書處成員將旁聽會議并作會議記錄。（六）會議請假：部長級會議請假須提前通知主席團，得到主席團批準改由部內副部級成員代為開會；部門會議請假須提前通知部長或副部，得到部長或副部批準后需在會議結束后及時與部門成員聯(lián)系確認會議內容。（七）會議通知及要求：會議組織者應充分做好會前準備工作，除緊急情況外，一般應至少提前1天發(fā)布會議通知，并確保通知到個人。會議組織者應擬訂科學的會議程序，既表達充分又簡明扼要，除了重要會議外，無特殊情況，會議時間不得超過2小時。第三章《學生會干部考核制度》為了更好加強對學生會自身的管理，提高學生會成員的工作積極性和工作效率，發(fā)揮他們的模范作用，明確學生會干部管理職責，特制定學生會干部考核制度。具體內容如下：一、值班值勤制度1、值班值勤人員必須按時到崗到位，著裝整齊，姿態(tài)端正，有禮節(jié)禮貌，認真做好值班值勤工作，負起責任，做到敢抓敢管。2、值班值勤人員必須認真做好記錄，以便老師及主席團隨時檢查值班值勤情況。3、值班值勤人員無故或擅自離崗者，4、值班值勤人員在工作期間如發(fā)現(xiàn)問題要及時上報，漏報、瞞報或徇私舞弊者，發(fā)現(xiàn)要給予嚴肅處理。二、工作態(tài)度考核1、思想端正，作風正派，有正義感，能起到表率作用。2、在職期間，工作積極進取，表現(xiàn)良好且無違紀處理。3、在工作中，能發(fā)現(xiàn)問題并及時解決問題，能圓滿完成工作任務。4、能經常向團委領導老師匯報工作交流思想。5、領導交辦的任務能及時完成，無拖延現(xiàn)象，敬業(yè)精神較強。三、工作會議記錄的考核1、每次例會必須要有會議記錄，內容完整詳實。2、會議記錄必須內容準確、詳細、書寫工整清楚。3、會議記錄要求每月上交一次，由學生會秘書處檢查四、工作計劃的考核1、各部部長必須要在學期開始前根據本部的實際情況制定出可行的工作計劃，報校團委審批。2、各部要嚴格按照工作計劃進行落實。3、工作計劃要求合理、清楚、務實。五、工作總結的考核1、每學期末各部部長（副部長）要總結一學期的工作情況。2、學生會主要成員每學期末上交個人學期總結（述職報告）一份，經主席團審閱后交由秘書處存檔，各部部員的學期總結交由各部部長審閱，并作為各部的部門檔案。3、總結報告要求簡潔、實事求是，由本人書寫完成。第四章《機電工程學院學生會財務管理制度》為規(guī)范管理學院學生會對資金物品的合理調配使用，有效管理學生會內部財務，為學生會工作開展提供物質保障，使學生會的各項工作能夠順利進行，本著節(jié)儉高效原則，倡導和組織自我服務、自我管理的宗旨，堅持全心全意為同學服務的工作思路，特制定學生會財務管理條例。一、學生會物品管理1、學生會固定資產由辦公室統(tǒng)一登記并分發(fā)到各部進行管理，個人不得私自挪用和外用，每學期始末進行驗收。2、團總支、社團、教師職工、外系人員借用物品，必須經主席同意、辦公室批準。3、如有特殊情況，借用物品超過規(guī)定期限，需同辦公室協(xié)商，適當延期，否則按丟失處理。4、借用物品時需認真填寫物品管理記錄，經手人和領用人需簽字。5、歸還物品，由辦公室當面驗收、核對。如有損壞、丟失，由領用人負責修理或賠償。二、學生會經費管理1、需購買辦公，宣傳用品的部門，由部門負責人向辦公室提交書面申請，獲批準后，方可購買。各部門開展活動購買物品時，應厲行節(jié)約，以實用為原則，并做到有票（正式發(fā)票）可依，否則不予以報銷。2、購買物品必須依據申請書所列項目，辦公室進行核查，若發(fā)現(xiàn)有不正常現(xiàn)象（如吃回扣）將依情節(jié)輕重追究經手人的責任。3、學生會的活動經費由辦公室負責保管，保存票據，保證賬目明確。4、學生會支出分為“日常支出”和“項目支出”兩項，由辦公室負責管理和保存，所有日常事務所需各項支出劃歸日常支出，凡用于組織大型活動的費用屬于項目支出，兩項不可互相混淆。5、各部門開展活動需要經費時，應以節(jié)約為原則制定活動經費預算方案，并認真填寫清楚經費預算表，（一式兩聯(lián)）交主席團審議并由主席簽名后方可按項執(zhí)行。并將一聯(lián)送辦公室存檔。6、各部所得贊助費要統(tǒng)一上交學生會辦公室，由辦公室保管，主席團統(tǒng)一調配。三、學生干部報銷發(fā)票要求1、學生干部外出工作需報銷的車費、餐費等收據或發(fā)票須由學生會主席簽字，辦公室核查無誤后方予以報銷。報銷發(fā)票或收據必須注明報銷日期、用途，經手人簽名。2、學生會日常辦公開支，須經指導老師,主席或副主席審批，辦公室核查無誤后報賬或報銷。3、學生會舉辦的大型活動，活動后一周內，活動負責人應持預先交辦公室的經費申請表到辦公室經費使用。并上交詳細的活動經費表，辦公室整理后存檔，剩余費用或不足費用交主席團評議。四、學生會財務監(jiān)督和匯報1、辦公室對所有報銷單據和物品執(zhí)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)偽造、編造、故意毀滅憑證、帳薄報表和其他財務資料的，或利用虛假的憑證、帳薄、報表和其他財務資料損害學生會利益、學生會聲譽的，給予撤職處分。2、辦公室定期向主席團公開匯報財務及經費情況，并由主席團進行監(jiān)督。3、學生會成員對學生會自我支配的財務狀況持有隨時提出質詢、申請查對賬目的權力。第五章《學生會檔案管理制度》一、日常檔案管理辦法（一）院學生會檔案由秘書處保管，各部每次活動結束后應將活動策劃、總結及活動資料交給秘書處統(tǒng)一保管。秘書處按照時間、部門有順序分類的將檔案存檔。二、學生會工作準則(一)院學生會檔案是學生會組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字、圖像、聲像資料，是院學生會至關重要的公共財產。檔案內容不得隨意公示、復制。（二）院學生會檔案由秘書處統(tǒng)一分類管理。各部門檔案由本部門整理，秘書處監(jiān)督管理。每學期各部門將進行一次檔案清理，將有關資料歸檔備案。（三）院學生會檔案包括人事檔案、工作檔案、財務檔案及活動檔案等。（四）各部門策劃籌備各項活動的所有資料，必須一式兩份由秘書處統(tǒng)一存檔，以備查找。（五）檔案上交日期：在該項活動結束后一周內。（六）檔案形式要求：對于各部文件檔案，應有文本和電子兩種版本。對于磁盤、磁帶、CD、VCD等介質，應向秘書處索取檔案袋，待資料收集完后一并上交。（七）檔案上交時由秘書處簽收。三、檔案內容人事檔案：包括個人履歷簡介、年度工作鑒定，以及其它有關材料,由主席團負責考查記錄。個人履歷簡介是院學生會成員的基礎檔案，由有關個人及部門填寫。年度工作鑒定是對學生會成員一年工作的評定，一式三份，每年由學生會送一份到被鑒定人所在院系、團委，作為評定獎學金、評選三好生、優(yōu)秀學生會干部的依據之一。工作檔案：包括院學生會工作目錄，各部門工作檔案，上級及外單位來文以及其它有關檔案，由秘書處整理保管。院學生會工作目錄是學生會的大事記。工作目錄應按日期順序記錄，并標明詳細內容及相關檔案所在頁碼。各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、相關決定、意見建議、經驗總結等認真詳實地加以記載，由分管副主席定期檢查并交由秘書處整理后將重大事項列入工作目錄。財務檔案：包括賬款科目、現(xiàn)金明細表、各種相關票據、憑證等，由辦公室負責，定期檢查，核對賬目。具體規(guī)定見《青島大學機電工程學院學生會財務管理制度》。活動檔案：活動檔案內容包括活動企劃書、活動籌備情況、活動進程及結果、活動新聞稿、照片等各種文字與影像資料?；顒咏Y束后由主辦部門及時寫出工作總結，并與以上材料一起提交秘書處。檔案表格格式：報銷明細表活動名稱：活動日期：活動承辦方：活動花費：活動預算明細：活動實際花費明細：花費超額原因：主要負責人簽字：督導老師簽字：_____年____月____日辦公室簽字：_____年____月____日部長簽字（注明部門名稱）：_____年____月____日★注：花費明細中要注明時間并與發(fā)票時間一致。大學生活動中心使用申請表申請單位活動名稱活動時間活動內容簡介活動負責人(老師)審批意見年月日青島大學大學生活動中心使用須知嚴格按照審批程序，經由團委批準方可使用；審批表必須與活動前交于中心負責人，并將活動流程及所需設備、準備工作、物資（麥克電池等自備）等告知工作人員，以保證活動順利進行；自覺維護活動秩序，并派有專職人員就活動內容與工作人員溝通，并依流程與之配合，其他人員禁止進入調音室；嚴格按照工作人員要求正確使用音響等設備，愛護中心內的一切公物，凡是因違規(guī)使用導致的設備損壞，主辦方須按規(guī)定賠償；活動中需保持地面清潔，活動結束后，按工作人員要求整理會場，并自覺將所有垃圾帶走；所有在本中心舉辦的活動必須與當晚9：00前結束，9：30之前整理完會場；活動之前請主動與活動中心負責人聯(lián)系負責人：吳桐聯(lián)系電話島大學大學生活動中心青島大學學生會活動申請表活動申請單位：活動名稱：活動預定舉辦時間：活動涉及范圍：活動宗旨：活動流程（可附策劃書）：需要主席團提建議簽字后才能辦活動預算：活動審批結果及意見：需要主席團簽字機電工程學院學生會活動安排第周上周（總結）本周（計劃）機電工程學院學生會活動經費預算表活動名稱活動時間組織承辦部門負責人活動內容所需物品、設備活動預算（各物品價格）合計預算：（蓋章）備注：機電工程學院學生會活動實際經費支出表活動名稱活動時間組織承辦部門負責人活動內容所需物品、設備活動支出（各物品花費）合計支出費用：（蓋章）備注：青島大學大型活動審批表主辦單位承辦單位時間地點負責人參加人數(shù)及范圍活動內容及安全措施主辦承辦單位意見簽章：年月日