會務接待管理流程

會務接待管理SOP目的規(guī)范公司會務接待、會議室管理加強公司會議室財產管理。統(tǒng)一公司會務聯(lián)系窗口。1、適用對象公司所有會務接待活動。2、操作原則3.1統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安排原則；公司所有相關接待由行政人事部門根據(jù)實際情況統(tǒng)一安排預約登記原則；各部門在明確接待（會務）需求后，應提前一周填寫《來訪接待安排表》及《會議室使用預約登記表》，行政人事部匯總后，將根據(jù)會議接待的重要程度、與會人數(shù)等統(tǒng)一安排后回復各部門（突發(fā)除外）；標準化管理原則公司根據(jù)會務接待活動的規(guī)格及與公司發(fā)展的重要程度分為 VIP接待、一般接待、部門業(yè)務接待；VIP會務接待：區(qū)長（級別）以上、或納入VIP級別的團隊及個人的會務接待活動；境外指著名企業(yè)財團、外國行政官員洽談投資、項目與來訪；境內指各省、市、區(qū)領導洽談投資項目與參觀調研。一般會務接待：公司內部會務、與公司業(yè)務發(fā)展有緊密聯(lián)系的會務接待活動等；部門會務接待：部門內部會務、客戶來訪、洽談等。重要度優(yōu)先原則；遵循先全局性會議后部門、先緊急性后一般的原則。優(yōu)先保證領導或重要會議的需要，科學安排,合理調配。3、操作流程圖會務需求預約登記遞交（匯總）安排（反饋）會議室布置c=>接待驗收會議舉辦=>清理會場評估4、操作步驟5.1會務接待需求：公司（部門）在產生（收到）會務接待需求時，應明確：會務接待目的、主題、要求；來訪人員背景、人數(shù)；時間行程安排等與接待會務有關的信息。5.2填寫預約登記表：部門應詳細填寫《來訪接待安排表》、《會議室使用預約登記表》，于活動舉辦前一周（特殊情況除外）交至前臺。部門會務接待僅需填寫《會議室使用預約登記表》。5.3遞交匯總：行政人事部將于每周一匯總各部門填寫的登記表。5.4安排反饋：行政人事部根據(jù)會務接待活動的重要優(yōu)先原則出具擬辦意見，經領導批示后，于每周二將安排情況反饋給各部門；5.5會場布置：行政人事部根據(jù)接待標準、人數(shù)等情況，安排、協(xié)調會議用品采購、會議室布置等準備工作，各業(yè)務部門須盡量予以配合。部門會務接待由各部門自行準備，使用前后應與會議室管理人員做好交接工作。5.6驗收：根據(jù)會務接待標準（見附件）安排。布置完畢后，職能部門、接洽部門、公司負責人對會場布置進行整體驗收。5.7會議舉辦：公司各部門在預定時間會務接待活動中，如發(fā)生變動，且與公司會務接待安排計劃有沖突，應速與行政人事部聯(lián)系，以便妥善處理。5.10清理會場：會務接待完畢后，由接洽責任部門負責會議室及公共場所的清理、復位工作。會議室管理人員應做好驗收工作。5.11評估：主要接洽部門對于會晤接待情況總結、評估（安排、布置、效果等）。注：此款僅針對VIP接待。附件：《會務操作指南》《來訪接待安排表》《會議室使用預約登記表》前期準備（根據(jù)需要，進行選擇）會務接待內容的確認會務接待目的、主題、要求;來訪人員背景、人數(shù)；時間行程安排。人員安排及分工確定參會人員名單根據(jù)《來訪接待安排表》及相關材料，行政人事部提出擬辦意見，經領導批示后，著手準備；確定公司參與人員、企業(yè)參加名單，落實具體參加人員名單及聯(lián)系方式，會前再次確認需用車接送的，要求的問清用車人數(shù)、地點、 '時間，并與相關部門協(xié)商好用車事宜，用車前一小時再次確認。需參觀企業(yè)的，事先與企業(yè)溝通好參觀時間，內容，接待人員及聯(lián)系方式組成工作小組，制訂工作分配表，明確各自分工。資料準備議程和參會人員名單。根據(jù)會議內容制作相關的PPT，首頁寫上“歡迎***來訪”的字樣。與會務接待有關的資料：公司相關資料（公司介紹、筆、禮品等）與會議內容等有關的資料對方背景材料相關企業(yè)介紹歡迎辭、主持稿、發(fā)言稿將相關資料交宣傳負責人，使其事先對會務接待有個大致了解。會場、環(huán)境準備選擇會場：根據(jù)參會人數(shù)、形式選擇會場。落實會場：與相關部門協(xié)商會場使用時間、如何布置、費用等事宜布置會場：會議桌、椅排列整齊，符合會務要求；席卡制作與擺放資料擺放茶水、點心、水壺、茶杯等簽到臺擺放話筒，檢測以及了解如何使用照相機、錄音筆，事先對其電池充滿電量投影儀、筆記本電腦、 PPT，均需事前調試確認。激光筆，檢查電量，并備用一枝。VIP會務接待前，需檢查綠化、樓道衛(wèi)生情況。及時增補或調整綠化擺放，通知物業(yè)公司進行樓道清潔，保持環(huán)境整潔，并于當天對周邊停車狀況進行調整。請相關負責人驗收其他：會議室管理人員須：要經常查看電源、飲用水、茶葉、茶杯等物品的配備情況；熟練掌握會議室內各種設備的使用操作方法，保持其經常處于良好狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)故障及時報告處理；對近期會議安排胸中有數(shù)。重要會議須提前到達會場，檢查落實會議室準備情況。申請使用會議室的部門在使用前后應與管理人員做好交接工作，按操作規(guī)程正確使用各種設備，未經允許，會議室內不得隨意張貼字畫、橫幅等。行政部承擔重要、大型、全局性的會議活動的服務，承辦制作會標、指示牌、席卡等，其他會議活動由各部門自行制作。費用申請對會議費用進行預算，事先申請匯報。獲批后，請款備用?，F(xiàn)場歡迎提早到達會場，VIP會務接待須至少提前半小時到場。打開會場的窗戶，流動空氣或打開空調室內溫度：夏季20-24度；冬季16—20度以上。簽到，引導入座交換名片，將來訪者名片對應按序平放在桌上。主持人致歡迎辭，向客人介紹我方接待人員，然后讓對方介紹來訪人員。根據(jù)簽到情況掌握未到會人員情況，便于及時聯(lián)絡。正式接待當會議開始時，安靜會場，不參加人員應退離會場。PPT講解前應關閉室內照明，講解完后再開啟PPT講解者應控制好語速和聲音，翻頁前稍做停頓，便于訪客提問。設專人遞送話筒，密切關注會議進程，隨時為發(fā)言人員遞送話筒。設專人進行會議記錄，仔細迅捷的對關鍵問題進行記錄。設專人進行拍照、錄音。專人負責PPT播放，在播放過程中要跟隨演講人的節(jié)奏。專人負責倒水，每隔二十分鐘續(xù)水一次。參觀當訪客上下電梯時，應按住電梯門及鈴牌，請訪客先進出電梯公司接待人員應在前引路交流1..回答提問進一步了解訪客的情況和要求交換通訊方式，便于日后聯(lián)系交換資料結束拍照留念結束工作帶領訪客離開會議室，送岀大門，如有要我方派車的客人，結束前通知司機準備好，并將客人送到相關的地點。目視車輛離開。1.對會場進行清理工作，恢復原樣。及時歸還所借的設備。通知會議室管理者驗收關空調、關燈、關窗、鎖門后續(xù)工作整理會議記錄和資料進行整理歸檔，并將來訪信息輸入數(shù)據(jù)庫，以便日后工作的需要。及時匯報會議接待工作并將來訪者所提岀的意見，想法及時反饋給領導。將所整理的相關文章，圖片及時刊登并上傳到網站。定時打電話或發(fā)送電子郵件，保持與來訪者的密切聯(lián)系和溝通。遇到無法應對的問題時，及時向領導匯報。附：會務用品質量要求:茶杯：須經過消毒，茶杯、杯蓋無黃斑，無缺口、無水跡且光亮礦泉水：礦泉水瓶無灰塵，密封完好，瓶內無沉淀物，同時在保質期內；熱水瓶：表面清潔光亮，無水跡，水文控制在 90度以上；會議室安全會議室內的一切財產均須針對其產品特性進行妥善保管。會議期間，使用部門和與會人員要愛護室內公物。會議結束，使用部門清點設施、物品等，若有缺損，要及時告知會議室管理人員；使用部門要負責關空調、關燈、關窗。會議室的設施、物品等，未經公司同意，不能私自搬（帶）出