企業(yè)管理流程圖繪制的方法與技巧

12023年4月10日流程繪制目標理解現(xiàn)有流程和資源分配闡明企業(yè)關(guān)鍵問題識別改進的良機第一頁，共19頁。22023年4月10日流程圖是一種工具，可用來了解、分析和歸檔公司的流程和活動，幫助確定改善機會一張流程圖顯示了將特定輸入轉(zhuǎn)化為所需輸出結(jié)果的一系列步驟什么是流程圖？第二頁，共19頁。32023年4月10日流程圖繪制流程圖繪制主要包括以下三項內(nèi)容：理解流程編制流程圖完善流程圖第三頁，共19頁。42023年4月10日流程圖繪制流程圖繪制基礎(chǔ)有明確定義的開端和結(jié)束有輸入必有輸出在整個企業(yè)組織中“流動”不局限于單一的功能和部門流程輸入輸入輸出輸出第四頁，共19頁。52023年4月10日流程圖繪制－

管理要素的劃分營運流程管

理

支

持

流

程采購管理營銷管理發(fā)電管理輸電管理配電管理技術(shù)、電能質(zhì)量管理行政事務(wù)管理預(yù)算管理財務(wù)管理投資管理信息系統(tǒng)管理人力資源管理固定資產(chǎn)管理檢修計劃管理第五頁，共19頁。62023年4月10日

下列為繪制流程圖所需考慮的要素信息：行為

責任

輸入

在流程中的關(guān)鍵行為流程中的關(guān)鍵責任

每一行為的主要輸入來源輸出

顧客

時間和成本每一行為的關(guān)鍵交付成果每一行為輸出的接受者每一行為所需的時

（內(nèi)部和外部）

間/成本

畫流程圖需了解的信息第六頁，共19頁。72023年4月10日文件/表格：該標識文件，包括表格、字母和報告。它既可表示輸入，又可表示輸出?？稍谠摌俗R上寫下標題用以代表特定的文件。系統(tǒng)/數(shù)據(jù)庫：該標識用于表明信息從現(xiàn)有的計算機系統(tǒng)中流入或流出。該計算機系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入、處理或輸出?？稍跇俗R中寫明特定的系統(tǒng)名稱。流程圖繪制標識一套標準的符號能幫助快速并且一致地通過流程圖進行溝通第七頁，共19頁。82023年4月10日流程操作：該標識用于指示一項需要人工處理的活動，例如手工處理一個文件（如手寫的采購單），或人工檢查一個文件。流程參見:該標識用于指示從一個流程轉(zhuǎn)向下一個流程。流程圖繪制標識數(shù)據(jù)信息:該標識用于指示輸入流程的數(shù)據(jù)和信息。第八頁，共19頁。92023年4月10日決定批復(fù)：該菱形框代表一個決定或批復(fù)。它給人以強烈的視覺提示，即此處需要作出決定或批復(fù)。該標識經(jīng)常用在流程欄中。其右方聯(lián)接“否”的情況，下方聯(lián)接“是”的情況。方向標記：流向箭頭代表任務(wù)執(zhí)行時的次序，它們引導(dǎo)著流程。流向從左到右代表輸入被接收并被處理；流向從上到下代表任務(wù)被完成。流程圖繪制標識第九頁，共19頁。102023年4月10日存檔:該框代表一個文檔在此處需要被存檔。開始/結(jié)束:該框用以表示一個流程的開始和結(jié)束。流程圖繪制標識第十頁，共19頁。112023年4月10日流程圖連接標識：該標識用于同一流程圖中頁和頁的連續(xù)或者用于同頁內(nèi)從一個動作框轉(zhuǎn)到另一個動作框。當畫到頁底時，可以在圖中最后一項內(nèi)容后使用連接標識。連接標識的畫法：在標識內(nèi)以大寫的英文字母表示（A-Z)，然后在需要接入的地方畫上同樣的流程連接標識，在該標識上寫下相同的英文大寫字母。流程圖繪制標識繼續(xù)“是”情況下的流程是否狀況表是

否被批準?對狀況表

作修改第十一頁，共19頁。122023年4月10日在決定框之前使用手工操作標識：如果流程分叉為是/否，則有人作出決定。用決定框來表示。由于所作的決定和批復(fù)很少無效，因此在決定框之前通常有人工活動標識。是否是否有效？流程圖繪制標識驗證統(tǒng)計

數(shù)據(jù)的有效性第十二頁，共19頁。132023年4月10日流程圖繪制詢問一個流程活動的問題包括：

流程/任務(wù)生成什么？職員怎樣執(zhí)行它？為什么要這樣做？何時、由誰對它進行復(fù)核？流程活動需要多少時間？流程活動何時需要？錯誤/問題的種類、頻率和發(fā)生原因是什么？怎樣處理錯誤/問題/例外？輸出什么？輸出多少？輸出至哪里？流程范圍控制目標主要控制點涉及部門及表格流程流轉(zhuǎn)時間特定政策第十三頁，共19頁。142023年4月10日建議步驟:從一個高層次的流程開始,如有必要,到下一層次的流程確定每個子流程的開始和結(jié)束(保持重點)

確定關(guān)鍵輸入和輸出按步驟進行每個關(guān)鍵業(yè)務(wù)子流程節(jié)約時間:如果陷入困境,休息一下或跳到另一方面采用標準的流程圖符號在流程繪制過程中或在每一子流程的結(jié)束確認流程和技術(shù)改進機會核查流程的準確性流程圖繪制的技巧第十四頁，共19頁。152023年4月10日需要

按實際情況繪制流程

需要

在整個組織內(nèi)思考流程需要

與流程牽涉的人員交流需要

在開始前確認流程的起點和結(jié)束

需要

高層次的流程圖不能

按照自己的想象繪制流程

不能

把流程圖局限在自己的部門

不能閉門造車，在真空中工作

不能

在確認流程范圍前繪制流程不能

陷入太多的細節(jié)

流程繪制應(yīng)注意的要點總結(jié)第十五頁，共19頁。162023年4月10日流程圖的格式宋體標題采用14號字體、加粗、中間對齊部門采用10號字體、加粗、下劃線、中間對齊框內(nèi)采用6－8號字體、普通不加粗、中間對齊連線采用與框內(nèi)同樣字體、中間對齊盡量避免相交線業(yè)務(wù)流程圖交付要求第十六頁，共19頁。172023年4月10日業(yè)務(wù)流程圖交付要求流程圖的組成流程圖標題涉及部門部門分隔線標識符連線框內(nèi)的字宋體6－8號普通不加粗中間對齊標題宋體14號加粗中間對齊部門宋體10號加粗下劃線中間對齊連線盡量避免交叉、有時可以適當合并以求簡單明了不同的選項在連線上標明，與框內(nèi)的字體同樣要求將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室第十七頁，共19頁。182023年4月10日起始點、終止點和流程對象必須清晰輸入和輸出應(yīng)當明確應(yīng)當在合適的地方標出估計時間（該項流程作業(yè)所需