文件管理規(guī)程

治理程序文件起草部門(mén)質(zhì)量部起草日期起草簽字審核部門(mén)審核日期審核簽字批準(zhǔn)部門(mén)批準(zhǔn)日期批準(zhǔn)簽字分發(fā)部門(mén)文件編號(hào)文件名稱文件編號(hào)文件名稱SMP-ZL-01-00取代編號(hào)文件治理規(guī)程及修訂等一系列過(guò)程，保證文件的標(biāo)準(zhǔn)性、科學(xué)性和可操作性。范圍等一系列過(guò)程，同時(shí)也適用于電子文件和外來(lái)文件的治理。責(zé)任制定人確保使用正確標(biāo)準(zhǔn)的文件名稱，依據(jù)本規(guī)程規(guī)定的格式和要求編寫(xiě)文件。確保內(nèi)容正確，具有可操作性，并符合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。審核人要符合本規(guī)程的規(guī)定。準(zhǔn)的規(guī)定。批準(zhǔn)人確保文件內(nèi)容符合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，并符合企業(yè)實(shí)際狀況。確保文件內(nèi)容符合生產(chǎn)的治理要求、技術(shù)要求和質(zhì)量要求。文件治理員負(fù)責(zé)文件的治理和掌握，包括文件接收、復(fù)印、發(fā)放、保管、收回、銷毀等。負(fù)責(zé)對(duì)文件進(jìn)展統(tǒng)一分類、統(tǒng)一編號(hào)。負(fù)責(zé)按規(guī)定發(fā)放和收回文件，保證每一個(gè)部門(mén)均有與該部門(mén)相關(guān)的文件。程序文件設(shè)計(jì)文件的表頭統(tǒng)一用以下格式治理程序文件文件編號(hào)取代編號(hào)文件名稱起草部門(mén)起草日期起草簽字審核部門(mén)審核日期審核簽字批準(zhǔn)部門(mén)批準(zhǔn)日期批準(zhǔn)簽字分發(fā)部門(mén)文件正文字體統(tǒng)一承受宋體小四字體，數(shù)字用“TimesNewRoman”小四號(hào)字體。文件每頁(yè)均設(shè)頁(yè)眉和頁(yè)腳，頁(yè)眉左邊設(shè)置為“公司LOG體為宋體，5號(hào)，加粗。頁(yè)腳下方設(shè)置為頁(yè)碼，用“TimesNewRoman”小四號(hào)字體。文件的正文分為：〔簡(jiǎn)明扼要地說(shuō)明制定該文件的目的是什么〕〔該文件適用于哪些范圍，必要時(shí)還應(yīng)說(shuō)明不適用于哪些范圍〕〔哪些部門(mén)、崗位或人員對(duì)該文件負(fù)責(zé)任〕內(nèi)容：內(nèi)容下的章、條、目分4.14.1.14.1.1.1表達(dá)，章、條、目號(hào)的最終一個(gè)數(shù)碼不加點(diǎn)，章、條、目之間不空行。文件制定應(yīng)由主要使用部門(mén)起草。經(jīng)過(guò)認(rèn)真預(yù)備、細(xì)心設(shè)計(jì)，應(yīng)能保證文件的內(nèi)容全面而準(zhǔn)確。關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)展批準(zhǔn)。文件審核與批準(zhǔn)作性進(jìn)展審核。審核后的文件再交由質(zhì)量部進(jìn)展批閱。符合要求。文字應(yīng)簡(jiǎn)練、精準(zhǔn)、易懂，不能有二種以上的解釋。文件批準(zhǔn)和生效公司質(zhì)量手冊(cè)及程序文件由總經(jīng)理進(jìn)展批準(zhǔn)，其它文件由治理者代表進(jìn)展批準(zhǔn)。進(jìn)展把關(guān)。文件在批準(zhǔn)和生效日期之間留一周左右時(shí)間進(jìn)展培訓(xùn)。文件的歸檔與保存門(mén)，由專人負(fù)責(zé)文件的歸檔治理工作。文件治理人員必需對(duì)文件的修訂、分發(fā)、銷毀等進(jìn)展準(zhǔn)時(shí)記錄。文件治理人員應(yīng)妥當(dāng)保管文件，不得喪失，并應(yīng)保持原文件的干凈、完整。假設(shè)需保密的文件，需經(jīng)質(zhì)量部批準(zhǔn)前方可復(fù)印或借閱。相關(guān)部門(mén)收到外來(lái)文件，應(yīng)先送至文件治理員處登記。文件的發(fā)放與銷毀文件批準(zhǔn)后，應(yīng)在批準(zhǔn)后生效前對(duì)文件進(jìn)展發(fā)放，分發(fā)工作由文件治理人員進(jìn)文件進(jìn)展收回做作廢處理。定監(jiān)視人進(jìn)展監(jiān)視，同時(shí)填寫(xiě)文件銷毀記錄。文件及記錄的編號(hào)原則文件編號(hào)原則：治理規(guī)程文件：SMP-部門(mén)代碼-挨次號(hào)-版本。操作規(guī)程文件：SOP-部門(mén)代碼-挨次號(hào)-TS-部門(mén)代碼-物資代號(hào)〔原料YL；包裝物ZJCP〕-挨次號(hào)-版本。部門(mén)代碼如下選購(gòu)部倉(cāng)庫(kù)質(zhì)量部行政人事部發(fā)酵提取銷售部CGCKZLXRFJTQSDXS00。如質(zhì)量部公布第一份治理規(guī)程文件，其文件編號(hào)應(yīng)為“SMP-ZL-01-00SOP-ZL-01-0記錄的編號(hào)原則：文件編號(hào)+記錄挨次號(hào)。記錄挨次號(hào)從001開(kāi)頭順延。記錄受控文件清單記錄編號(hào)：SMP-ZL-01-00-001序號(hào)文件名稱批準(zhǔn)日期備注010203040506外來(lái)文件清單序號(hào)

記錄編號(hào)：SMP-ZL-01-00-002文件名稱 接收日期文件發(fā)放與收回記錄記錄編號(hào)：SMP-ZL-01-00-003序 文件名稱 分發(fā)號(hào) 發(fā)放日期 接收部門(mén) 號(hào)010203040506

收回人/收回日期文件變更申請(qǐng)單記錄編號(hào)：SMP-ZL-01-00-004文件名稱：文件名稱：文件編號(hào)：修訂部門(mén)：/修訂日期：修訂緣由頁(yè)碼