項目管理的信息化

項目管理的信息化企業(yè)信息化是長期的實現(xiàn)過程，有許多日常的工作要做，在建設(shè)過程中往往需要企業(yè)內(nèi)部和外部多方面的合作來完成，使得許多IT方面的投入具有明顯的項目特征。首先，進行信息化規(guī)劃本身就需要進行戰(zhàn)略方面的研究，也要進行價值方面的研判，可以作為一個信息資源規(guī)劃項目來做；進入到具體信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，需要布線、配置服務(wù)器等等，更是典型的工程項目；即便是涉及更多軟件問題的ERP系統(tǒng)，其選型、培訓(xùn)、實施、啟動都能串入到一個個的項目中去。信息化建設(shè)的項目化有越來越明顯的趨勢，在需要多方資源配合才能達(dá)成目標(biāo)時，按照項目管理的思路來組織隊伍、安排計劃、展開行動的確是最有效的投資保證手段。無論是CIO自己擔(dān)綱信息化項目的領(lǐng)導(dǎo)還是配合供應(yīng)商展開項目，都需要掌握項目管理的知識和技能，信息化的項目自然也會存在一定的個性，需要通過實踐來體會。其他方面的管理知識更多是幫助CIO形成正確的判斷，而項目管理的知識和經(jīng)驗具有可操作的特點，更能幫助CIO在實際工作取得成績，防范可能存在的風(fēng)險。這里所要探討的信息化項目管理中所需要運用的一般的管理知識，以及具有個性化特點的方面。CIO在信息化項目管理中同樣需要關(guān)注項目的范圍、目標(biāo)、計劃、風(fēng)險、效益、溝通等方面，信息化項目的難點在于缺乏規(guī)范的東西明確目標(biāo)，及計算項目的時間、資金方面的投資成本，理論界已經(jīng)就ERP項目的實施進行這方面進行有益的探討，提出了實施成熟度的概念，可以給CIO更多的幫助。根據(jù)美國Hackett公司的一項調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有37%的信息化項目在計劃時間內(nèi)完成，只有42%的信息化項目在預(yù)算內(nèi)完成。那么如何去定義信息化項目的成??？如何分析項目存在的風(fēng)險？如何進行有效的項目管理？以及如何進行信息化項目風(fēng)險的防范？本文將從以下四個方面予以探討。信息化項目成敗的判定標(biāo)準(zhǔn)信息化項目如何衡量其成功與否，一直是業(yè)內(nèi)爭論很久的話題。而且信息化本身是一個復(fù)雜的管理系統(tǒng)工程，以什么樣的指標(biāo)體系去衡量，如何衡量，確實是個大難題。本文不想就此展開過細(xì)的指標(biāo)體系的討論，僅從幾個可控的關(guān)鍵要素來分析信息化項目的成敗標(biāo)準(zhǔn)。從我們對項目的定義，可以知道信息化項目的關(guān)鍵要素只有三個，即時間、成本、質(zhì)量。因此，我們不妨把這三個要素落實到信息化項目的成敗標(biāo)準(zhǔn)討論中來。即項目有沒有在進度上超出計劃？項目在成本上有沒有超出預(yù)算？項目在質(zhì)量上有沒有滿足需求？后者還可以進一步分解成更細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)，如：系統(tǒng)的功能是否符合需求計劃？系統(tǒng)的信息處理和運行方式是否合適？項目的整體運行狀態(tài)是否適應(yīng)企業(yè)的運營體系？等等。如果對以上問題的回答是否定的，則基本可以判定項目是失敗的；如果對以上問題的回答是不確定的，則說明項目的建設(shè)是不徹底的，也是存在風(fēng)險的；如果對以上問題的回答是肯定的，則基本可以判定項目是成功的。信息化項目的失敗，具體分析可能會發(fā)現(xiàn)很多種原因，而信息化項目的成功，歸納起來，還是可以有一些標(biāo)準(zhǔn)來描述的，比如：用戶對系統(tǒng)滿意，系統(tǒng)運行達(dá)到設(shè)定目標(biāo)等。信息化項目風(fēng)險及失敗原因分析由于信息化不僅僅是一個技術(shù)工程，更是一個管理工程和系統(tǒng)工程。因此，信息化項目的風(fēng)險也主要來自于以下三個方面：一是技術(shù)風(fēng)險。包括項目的技術(shù)結(jié)構(gòu)、項目的規(guī)模以及項目實施方的技術(shù)能力和經(jīng)驗。項目的技術(shù)結(jié)構(gòu)設(shè)計過于復(fù)雜，項目的信息處理結(jié)構(gòu)化程度過低，都會直接影響項目實施方對技術(shù)的把握，從而影響項目的質(zhì)量，以及用戶對技術(shù)的理解和消化。項目的規(guī)模過于龐大，則會造成資源配置和進度控制的困難。此外，項目實施方的技術(shù)能力直接決定項目開發(fā)的水平。二是管理風(fēng)險。管理風(fēng)險主要來自于項目人員的組織有效性，項目時間、資源的計劃確定性和可控性，以及項目質(zhì)量監(jiān)控的力度和立場。項目五類角色如何有效組織，并協(xié)同發(fā)揮積極因素是一個項目組織的課題，存在很多的不確定性。而項目進度的計劃和項目預(yù)算是否具有確定性直接影響項目的可控程度。最后，項目監(jiān)控的力度和立場在實際過程中會面臨來自各方面的干擾和阻力。三是系統(tǒng)風(fēng)險。系統(tǒng)在這里指的是由信息化相關(guān)要素組成的動態(tài)聯(lián)系的有機體系。主要指的是用戶自身的組織規(guī)范化、組織的觀念轉(zhuǎn)變、組織責(zé)任與控制體系的適應(yīng)性等。一個信息化項目如果沒有相適應(yīng)的組織體系和觀念體系做保障，很難想象項目不會面臨風(fēng)險。項目管理方法及項目風(fēng)險防范針對項目管理的三個內(nèi)容（項目規(guī)劃、項目監(jiān)控、項目評價），對應(yīng)的項目管理方法是：在項目規(guī)劃階段，重視第三方專業(yè)咨詢；在項目建設(shè)過程中有意識地引入第三方監(jiān)理；在項目評估階段，重視第三方的驗收評估。通過引入專業(yè)的第三方，全過程地為項目管理保駕護航，減少項目風(fēng)險。針對項目管理的三要素，對應(yīng)的項目管理方法是：重視項目前期的進度計劃和成本預(yù)算，強化過程的進度監(jiān)控和成本控制；重視項目前期的需求分析和目標(biāo)量化，強化過程的質(zhì)量測試和階段性評估控制。針對項目管理的三大風(fēng)險，對應(yīng)的項目管理方法是：重視企業(yè)自身的技術(shù)培訓(xùn)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以強化技術(shù)能力，同時選擇有技術(shù)優(yōu)勢和經(jīng)驗的開發(fā)商合作，以減少技術(shù)風(fēng)險；重視企業(yè)自身的管理規(guī)范化，同時積極與開發(fā)方以及第三方專家組成高效的項目管理小組，對項目實施有效控制，以減少管理風(fēng)險；重視企業(yè)觀念的轉(zhuǎn)變和組織體系的轉(zhuǎn)變，為項目順利推行提供良好的支撐環(huán)境。具體來看，項目管理的核心在項目控制，而項目控制的核心在對項目關(guān)鍵流程、關(guān)鍵要素和關(guān)鍵資源的控制。計劃的指標(biāo)是否可量化，是否可分解，是否可衡量，直接決定項目是否可控。因此，在某種程度上說，項目管理的精髓在于項目規(guī)劃的水平。其次才是項目的后續(xù)監(jiān)控。信息化項目及項目管理的內(nèi)涵所謂信息化項目，是指在一定期限內(nèi)，依托一定的資源，為達(dá)成一定的信息化目標(biāo)而進行的一系列活動。這里，我們不難發(fā)現(xiàn)信息化項目作為一個完整的定義，至少有三個關(guān)鍵要素，即：時間、資源、目標(biāo)。其中資源的最終體現(xiàn)是成本，目標(biāo)的最終體現(xiàn)是績效。因此，一個信息化項目最核心的制約因素就是這三要素：時間要素、成本要素、績效要素。而績效的評價和控制往往量化到質(zhì)量上，即質(zhì)量要素。所有項目的失敗必然是失敗在這三個要素中至少其中的一個要素，即要么是項目進度控制不夠，要么是項目成本超標(biāo)，要么是項目質(zhì)量失控。而項目管理正是對項目計劃、組織以及對項目所需資源的控制，目的是確保項目在規(guī)定時間內(nèi)、規(guī)定預(yù)算內(nèi)達(dá)成預(yù)定的績效目標(biāo)。項目管理落到實處，就是對項目的進度控制、成本控制和質(zhì)量控制。項目管理中有五個方面的角色在發(fā)揮影響和作用。一是用戶方的業(yè)務(wù)人員。他們是信息化項目需求的主要提出者，也是信息系統(tǒng)的最終使用者，同時也是信息系統(tǒng)的最終評價者，因此，他們往往在信息化項目管理中具有重要的地位。二是用戶方的決策人員。他們是信息化項目立項的決策者和項目規(guī)劃的拍板者，以及項目資源的預(yù)算批準(zhǔn)者。因此，他們往往對項目的成敗具有決定性影響。三是開發(fā)方的技術(shù)人員，他們是信息系統(tǒng)的直接研發(fā)者和系統(tǒng)建設(shè)的實施者和技術(shù)支持者，他們工作的效率和質(zhì)量直接影響項目的效率和質(zhì)量。四是開發(fā)方的項目管理人員。他們是項目開發(fā)的監(jiān)控者和項目實施的組織協(xié)調(diào)者，他們的工作方法和力度將很大程度上影響項目開發(fā)的可控程度和項目的推進。五是項目的監(jiān)管者?？赡苁怯脩簦赡苁怯脩襞c開發(fā)方組成的聯(lián)合小組，也可能是第三方。項目監(jiān)管者的專業(yè)素質(zhì)和立場將直接決定項目整體進度的把握，以及預(yù)算的執(zhí)行和項目績效的評估。企業(yè)信息化是CIO的全部工作內(nèi)容，包括信息資源規(guī)劃、信息化戰(zhàn)略擬定、IT工作團隊的組織管理、建立計算機網(wǎng)絡(luò)、選擇實施ERP系統(tǒng)等等。需要探討一下，把需要采用項目管理來完成的任務(wù)找出來，才能把這些工作做好，也就是要進行分析一下信息化過程中的項目分布。信息資源規(guī)劃、信息化戰(zhàn)略擬定、IT團隊的組織管理都是CIO的長期任務(wù)，需要定期進行工作檢討，利用內(nèi)、外部的資源來完成。在信息資源規(guī)劃和戰(zhàn)略制定中，特別可能用到外部資源，第三方咨詢可以為CIO和企業(yè)帶來更廣闊的思路。組織管理更是一種日常性的事務(wù)，能夠帶領(lǐng)一支堅強的隊伍，克服掉發(fā)展中的困難，信息化才有成功的希望。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是典型的工程項目，需要進行規(guī)劃、設(shè)計、設(shè)備準(zhǔn)備和工程施工，系統(tǒng)集成還包括安裝和調(diào)試服務(wù)器、網(wǎng)關(guān)、路由等設(shè)備，組織管理工作是比較大的；信息化中的軟件項目就更多了，ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、SCM系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)等等，涉及到軟件產(chǎn)品的項目復(fù)雜度更高，需要對所有人員進行培訓(xùn)，安排試用等。由此可以看出CIO的工作中至少有2/3的精力應(yīng)該放在項目上，做好企業(yè)信息化的領(lǐng)軍人物，要求非常清楚地理解項目管理的知識，積累項目管理的經(jīng)驗，項目管理的不確定性給CIO的工作提出了非常高的要求。在這個資源交互利用、企業(yè)協(xié)作非常普遍的時代，我們幾乎每天都被各種項目所包圍，無論是扮演什么角色都能接觸到項目。如果從項目管理的大理論來看，這些項目之間也沒有特別的地方，但詳細(xì)分析就能找到各種項目的特點，按照項目管理的理論來制定具體的管理方針。信息化項目大致上可分為這樣幾類：規(guī)劃項目、軟件開發(fā)項目、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目、應(yīng)用實施項目，規(guī)劃任務(wù)需要長期執(zhí)行，周期性的規(guī)劃過程也可以作為項目來看待，其他幾種類型的項目是很容易成立的?！鲆?guī)劃項目：需要對大環(huán)境進行考察，可以考慮多利用外部資源，第三方咨詢來共同完成，需要與企業(yè)的決策層進行緊密聯(lián)系，密切合作。信息管理、競爭性情報是完成項目的重要方面?！鲕浖_發(fā)：應(yīng)用需求分析和技術(shù)力量的儲備是關(guān)鍵點，企業(yè)在設(shè)定軟