高效會(huì)議開會(huì)秘訣培訓(xùn)課件

高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第1頁!會(huì)議詳述會(huì)議為什么低效率如何提升會(huì)議效能高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第2頁!章會(huì)議詳述高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第3頁!會(huì)議習(xí)學(xué)議會(huì)探討、商議聚會(huì)、見面、集會(huì)會(huì)議的意思就是人們涌入在一起，緊緊圍繞特定主題展開探討、交流的活動(dòng)。會(huì)議就是一種群體溝通交流的方式。高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第4頁!中國的可以存有多少整個(gè)世界在某種意義上說道就是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿著會(huì)議的世界。中國的可以存有多少？從中央至地方一年必須上開多少可以？這就是一個(gè)無法統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的數(shù)字?！冬F(xiàn)代快報(bào)》2005年7月9日報(bào)導(dǎo)了源自會(huì)議市場上的信息：1999年，北京只有一二百家服務(wù)于會(huì)展的專業(yè)公司，而2005年竟達(dá)至4000家以上。會(huì)議養(yǎng)活了如此之多的服務(wù)公司，構(gòu)成了滋生腐敗的溫床。2011年，中國首個(gè)《中國會(huì)議藍(lán)皮書》在京公布，藍(lán)皮書表示，目前我國每年舉行的各種會(huì)議多達(dá)幾千萬個(gè)，年均快速增長20%。高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第5頁!會(huì)議作用集思廣益頭腦風(fēng)暴問題討論產(chǎn)生決策聽取匯報(bào)分配任務(wù)融合意見達(dá)成共識(shí)資訊分享政策宣傳表彰先進(jìn)激勵(lì)士氣先懇請各位管理者思索一下？您答錯(cuò)了嗎？高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第6頁!已經(jīng)形成慣例的每周例會(huì)，卻沒有什么事情要討論；會(huì)議成本太大，或還有比開會(huì)更好的辦法；問題用電話、備忘錄或個(gè)別談話等方式解決起來更好；所談事務(wù)密級較高，不宜擴(kuò)大知情范圍；

發(fā)起人對要解決的問題已經(jīng)作出決定；大家之間怨氣大、敵對情緒濃，開會(huì)前需要時(shí)間平靜。123456高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第7頁!一家公司可以不能開會(huì)討論，同意了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會(huì)討論的效率與繼續(xù)執(zhí)行，同意了該公司全面管理的效率與繼續(xù)執(zhí)行。會(huì)議就是公司管理的必不可少工具。而會(huì)議的成本則常常被忽略。懇請看看，“文山會(huì)?！钡某杀揪褪牵簳r(shí)間成本金錢成本效益成本機(jī)會(huì)成本會(huì)議成本高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第8頁!金錢成本金錢成本＝開會(huì)討論的時(shí)間成本×參會(huì)人員平均值每小時(shí)的工資＋場地費(fèi)和、設(shè)施費(fèi)和、文件影印費(fèi)和、交通費(fèi)、茶水費(fèi)、餐飲住宿費(fèi)等的成本。高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第9頁!機(jī)會(huì)成本機(jī)會(huì)成本＝開會(huì)討論過程中，因未及時(shí)撥打關(guān)鍵客戶的電話而損失一大筆營生＋無法及時(shí)處理客戶的舉報(bào)而觸怒一批客戶＋無法及時(shí)化解自己統(tǒng)轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件增添的問題及持續(xù)影響等。高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第10頁!第二章會(huì)議為什么低效率高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第11頁!沒有核心主題，或主題不明確，或議題繁多。這是導(dǎo)致會(huì)議低效的根本原因。沒有明確的會(huì)議議程及時(shí)間分配規(guī)則，導(dǎo)致會(huì)議的進(jìn)展和時(shí)間很難把控。參加人數(shù)眾多，無多大關(guān)系的“陪綁”的現(xiàn)象嚴(yán)重，或該到的人未到。未指定主持人或主持人未能嚴(yán)格按照議程來控制會(huì)議，被參會(huì)者牽著鼻子跑。思想火花及最終決策未做記錄，白開或記錄發(fā)放不及時(shí)，精神未能及時(shí)傳達(dá)。時(shí)間選擇不恰當(dāng)，比如安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會(huì)。地點(diǎn)選擇不合適，比如設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。主題議程參會(huì)人主持人記錄時(shí)間地點(diǎn)高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第12頁!2會(huì)議中缺乏控制氣氛緊張、壓抑，未能很好地鼓勵(lì)大家積極發(fā)言；或領(lǐng)導(dǎo)者一言堂，沒有發(fā)掘出全體與會(huì)人員的智慧。未能很好地圍繞主題進(jìn)行討論或發(fā)言，出現(xiàn)閑談或跑題現(xiàn)象。未能很好地控制時(shí)間，如未能及時(shí)開始或拖沓、冗長，未能及時(shí)結(jié)束。與會(huì)者相互間爭吵的厲害，未能很好地尊重相互的意見，甚至出現(xiàn)人身攻擊的現(xiàn)象。議而不決，沒有形成有效的決策。23456沒有嚴(yán)格按照會(huì)議的議程進(jìn)行1高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第13頁!第三章如何提升會(huì)議效能高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第14頁!該如何提升會(huì)議效能呢高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第15頁!2議程準(zhǔn)確必須存有明晰的議程及時(shí)間分配規(guī)則，方好有效率掌控會(huì)議的進(jìn)程和時(shí)間采用，保證會(huì)議高效率。特別注意：議程精心安排上，不要領(lǐng)導(dǎo)先講話，先表態(tài)，防止有的人“話里聽音”阿諛奉承，從而喪失民主按領(lǐng)導(dǎo)意見籌辦，或無法集思廣益，積極主動(dòng)挖掘更多創(chuàng)意設(shè)計(jì)。高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第16頁!4選定主持人無論是何種形式的會(huì)議，必須必須明晰選定會(huì)議主持人。會(huì)議主持人必須嚴(yán)苛按照會(huì)議的議程、時(shí)間精心安排等搞好會(huì)議的策劃和掌控。高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第17頁!6最合適的時(shí)間上午10-12點(diǎn)和下午1-3點(diǎn)就是比較適宜開會(huì)討論的時(shí)段。時(shí)代光華的研究如下：心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。不太合適開會(huì)。最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益、頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。員工進(jìn)入工作狀態(tài)。最適合進(jìn)行一對一的會(huì)談，也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。員工進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，希望馬上回家，這時(shí)會(huì)議往往會(huì)事倍功半。上午8-9點(diǎn)之間上午9-10點(diǎn)之間上午10-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間下午3-5點(diǎn)之間高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第18頁!會(huì)前做好準(zhǔn)備1會(huì)議與否能順利，存有80%的原因是與否搞好會(huì)前的準(zhǔn)備工作。不要上開沒準(zhǔn)備工作的會(huì)議，即便就是細(xì)小的事情也必須不無遺漏地搞好準(zhǔn)備工作。01提前準(zhǔn)備好會(huì)議議題、議程、會(huì)議材料并確定參與人、主持人和記錄人等；02會(huì)議議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)確定后，要提前告知參會(huì)人員并提前發(fā)放相關(guān)會(huì)議資料。03提前準(zhǔn)備好會(huì)場、開會(huì)設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會(huì)議討論材料、會(huì)議簽到表等。特別注意，會(huì)議無法僅僅郵件、短信的方式通告，為了則表示對會(huì)議的注重并保證與會(huì)人員及時(shí)接到會(huì)議通告，必須必須配以電話的方式或當(dāng)面再次通告，并告誡參會(huì)人員應(yīng)當(dāng)搞好哪些準(zhǔn)備工作。高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第19頁!會(huì)后做好跟蹤3來衡量一個(gè)會(huì)議與否存有實(shí)效，一就是必須看看會(huì)議與否能構(gòu)成有效率的決策，二就是必須會(huì)后的決策與否能夠在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)同時(shí)實(shí)現(xiàn)。因此，會(huì)后的跟蹤非常關(guān)鍵，會(huì)后存有跟蹤，就可以把會(huì)議的決議構(gòu)成生產(chǎn)力。1）會(huì)議記錄必須明晰記錄等待跟蹤事項(xiàng)。以下Montemboeuf《××?xí)h跟蹤事項(xiàng)表中》，可以參照：高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第20頁!來衡量一個(gè)會(huì)議與否存有實(shí)效，一就是必須看看會(huì)議與否能構(gòu)成有效率的決策，二就是必須會(huì)后的決策與否能夠在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)同時(shí)實(shí)現(xiàn)。因此，會(huì)后的跟蹤非常關(guān)鍵，會(huì)后存有跟蹤，就可以把會(huì)議的決議構(gòu)成生產(chǎn)力。3）如是例會(huì)會(huì)議，可以在下一次會(huì)議前，整理出待順利完成事項(xiàng)表的跟蹤情況（可以在上述表格中，再減少一列“至×月×日實(shí)際順利完成情況”），在討論會(huì)上官方曬太陽進(jìn)度，以嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)人員保質(zhì)保量地順利完成任務(wù)。同時(shí)，此份表格中的已完成事項(xiàng)可以刪掉，未完成事項(xiàng)分散整理后，可以做為此次會(huì)議的附件再發(fā)送給全體參會(huì)人員。高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第21頁!人類開會(huì)討論的歷史堪稱就是源遠(yuǎn)流長。公元前2198年，大禹在浙江紹興的會(huì)稽山招集了全國的部落首領(lǐng)，慶功會(huì)封爵并商談全國的財(cái)政問題。據(jù)傳，會(huì)稽山原名茅山，因舉行此可以而改名。公元前681年，齊桓公招集宋、陳、蔡、邾四國，在北杏會(huì)盟，首創(chuàng)國際會(huì)議的先河。隨著齊國國力和國際地位的逐漸增高，齊國舉行的國際會(huì)議的頻率和規(guī)模也越來越低。因此，齊桓公也被譽(yù)為就是“文山會(huì)?！钡淖鎺煚?。會(huì)議起源高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第22頁!在白領(lǐng)中，會(huì)議恐懼癥已經(jīng)不是個(gè)嶄新詞兒了。對于現(xiàn)在很多商政人士而言，在會(huì)議室里渡過一天已經(jīng)就是一件司空見慣的事，似乎每天都存有開不完的會(huì)。2011年，中國青年報(bào)社會(huì)調(diào)查中心通過民意中國網(wǎng)和網(wǎng)易新聞中心，對2223人展開的一項(xiàng)調(diào)查表明，53.6％的人則表示自己在日常工作中出席的會(huì)議過多。具體內(nèi)容而言，57.4％的人每星期平均值開會(huì)討論2次以上。受訪者中，40.8％的人就是企業(yè)職員，30％的人就是事業(yè)單位員工，12.9％的人就是政府機(jī)關(guān)工作人員。另外，只有沒三成的白領(lǐng)指出自己出席的會(huì)議存有意義，而余下的大多數(shù)白領(lǐng)均則表示厭倦開會(huì)討論，甚至有人為此變?yōu)槁殘觥翱謺?huì)族”。高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第23頁!啥時(shí)該開會(huì)討論？啥時(shí)不須要開會(huì)討論？問題需涉及不同崗位員工或多部門協(xié)調(diào)解決；有重要事情需要把參與人集中到一起傳達(dá)；領(lǐng)導(dǎo)者需要公開表彰先進(jìn)以激勵(lì)士氣等。發(fā)起人想從參會(huì)者那里獲取信息或建議；發(fā)起人想讓參會(huì)者參與解決問題或制定決策；領(lǐng)導(dǎo)者需要聽取下屬的工作匯報(bào)并監(jiān)督進(jìn)度；適于開會(huì)的情況123456高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第24頁!先懇請各位管理者思索一下？會(huì)議存有哪些成本？高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第25頁!時(shí)間成本時(shí)間成本＝出席會(huì)議的人數(shù)×（與會(huì)者的準(zhǔn)備工作時(shí)間＋與會(huì)者的旅行時(shí)間＋正式宣布會(huì)議時(shí)間＋會(huì)議歇息及耽誤時(shí)間）。而實(shí)際上我們使用會(huì)議上的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于實(shí)際排序的比例。大多數(shù)的會(huì)議并沒按照允諾的時(shí)間按時(shí)完結(jié)。而且，會(huì)議將我們整塊的工作時(shí)間搞得支離破碎，從而減少了我們非開會(huì)時(shí)間的工作效率。高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第26頁!效益成本效益成本＝與會(huì)人員若不必出席會(huì)議，那么在這段時(shí)間可以為公司增添的效益。高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第27頁!提防會(huì)議成本日本太陽工業(yè)公司每次開會(huì)討論時(shí)總是把一個(gè)顯眼的會(huì)議成本分配表貼在黑板上。成本的算法就是：會(huì)議成本＝每小時(shí)平均工資的3倍×2×開會(huì)討論人數(shù)×?xí)h時(shí)間（小時(shí)）。公式中平均工資所以乘坐3，是因?yàn)閯趧?dòng)產(chǎn)值低于平均工資；乘坐2是因?yàn)槌鱿瘯?huì)議必須中斷經(jīng)常性工作，損失必須以2倍去排序。因此，出席會(huì)議的人越多，成本越高。存有了成本分析，大家開會(huì)討論態(tài)度就可以謹(jǐn)慎，會(huì)議效果也十分顯著。日本的會(huì)議管理高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第28頁!《哈佛商業(yè)評論》05年第7期中有這樣的一句話：“任何會(huì)議都是要么富有成效，要么純粹浪費(fèi)時(shí)間，二者必居其一?！睙o效的會(huì)議不僅是一種管理成本的浪費(fèi)，而且也會(huì)引起與會(huì)者對會(huì)議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦怠感，從而降低團(tuán)隊(duì)的凝聚力。會(huì)議為什么低效率？高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第29頁!1會(huì)議前缺乏準(zhǔn)備123沒有提前準(zhǔn)備好會(huì)議議題、議程、會(huì)議材料、參與人、主持人、記錄人等開會(huì)前沒有提前通知與會(huì)者相關(guān)事宜及會(huì)議材料學(xué)習(xí)；沒有提前準(zhǔn)備好會(huì)場、開會(huì)設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會(huì)議討論材料、會(huì)議簽到表等。高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第30頁!3會(huì)議后缺乏跟蹤會(huì)議完結(jié)后，未對構(gòu)成的決策或等待順利完成的工作選定責(zé)任人、時(shí)限并展開跟蹤，這樣的會(huì)議也幾乎就是并無任何意義的！高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第31頁!日本的大小企業(yè)都在熱切地進(jìn)行“會(huì)議革命”，加強(qiáng)自身競爭力，以期由此增添利潤。在豐田汽車的辦公室里，時(shí)時(shí)可以看見這樣的標(biāo)題：“只建有實(shí)際效果的會(huì)議!”、“按時(shí)已經(jīng)開始，最出色一小時(shí)內(nèi)完結(jié)”、“重點(diǎn)在實(shí)際行動(dòng)”。在日產(chǎn)被稱作“價(jià)值優(yōu)先”的跨部門會(huì)議，不懇請部長應(yīng)邀出席。因?yàn)椴块L就是搞最后同意的人，如果參會(huì)，可能將影響探討方向的內(nèi)容。日本的會(huì)議革命高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第32頁!1一次會(huì)議，最出色只有一個(gè)主題?？梢苑稚r(shí)間和精力，分散有關(guān)人員，高效率解決問題。綜合性會(huì)議，最多也不要少于三個(gè)議題為不好。議題越多，出席人員越多，T5800的也越多，效率也就越低落，成本也就越高。議題明晰高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第33頁!3優(yōu)選參予人會(huì)議的舉行，并不是人越多越好。人多不僅可以減少會(huì)議成本，縮短會(huì)議時(shí)間，也可以減少推諉的可能性，不難構(gòu)成一致的會(huì)議結(jié)論，也有利于會(huì)議掌控。因此，必須本著“相關(guān)性”和“少而精”的原則，優(yōu)選出席會(huì)議的人員，不要使不相關(guān)的人出席，防止“T5800”的現(xiàn)象。高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第34頁!5搞好會(huì)議記錄出席會(huì)議的人大部分就是只記錄或忘記自己所關(guān)心的內(nèi)容，而不相關(guān)的內(nèi)容則不怎么關(guān)心。因此，為了能將參會(huì)者的講話、寶貴的思想火花及最終決策、等待順利完成事項(xiàng)能準(zhǔn)確地留存下來，必須必須搞好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄的主要內(nèi)容包含會(huì)議的全部要素（議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參予人、主持人、記錄人、執(zhí)勤情況、講話情況、決策情況、等待跟蹤事項(xiàng)、會(huì)議附件）等。同時(shí)，為了及時(shí)貫徹落實(shí)會(huì)議的精神，進(jìn)一步增強(qiáng)會(huì)議時(shí)效性，趁熱打鐵跟蹤會(huì)后的待順利完成事項(xiàng)，會(huì)議記錄必須在會(huì)議完結(jié)后24小時(shí)內(nèi)順利完成mammalian送至參會(huì)人員手中。高效率會(huì)議開會(huì)討論秘訣培訓(xùn)課件共39頁，您現(xiàn)在下載的就是第35頁!7最合適的地點(diǎn)123會(huì)議室大小要適當(dāng)。會(huì)議室過大，人相對較少，氣氛容易變僵，會(huì)議難以活躍。相反，如果會(huì)議室過于狹小，就會(huì)令人煩悶、不舒服，無法營造良好的氣氛。桌椅擺放要符合會(huì)議討論的要求。比如采用U