公司文件編號規(guī)則

湖北曦和招標代理有限公司編號：HBXH-RR-002-1.0-2015第頁文件編號規(guī)則1.目的加強公司文件的標準化管理，便于文件的識別、追溯和控制，規(guī)范存檔，確保公司重要文件具有唯一編號，保證公司文件體系有效運轉(zhuǎn)。2.適用范圍適用于公司文件的編號管理和控制。項目類文件：是指在公司的招標、監(jiān)理、預算、施工等各個項目中的各類文件和資料；其他文件：包括公司規(guī)章制度、管理文件、合同協(xié)議、傳真等；編號文件包括紙介文件以及電子文件。3.編號辦法3.1公司名稱約定公司全稱：湖北曦和招標代理有限公司簡稱：HBXH3.2日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位數(shù)字表示公元年份，如2012表示公元2012年。mm月份：用兩位數(shù)字表示月份，不足兩位時，用零補齊，如03表示第3月。dd某日：用兩位數(shù)字表示當日，不足兩位時，用零補齊，如05表示第5日。例如：2012-10-12或20121012表示（2012年10月12日）3.3文件版本編號下面是對文件版本進行編號要遵守的標準：起草版本的編號為0.1,0.2,0.3,...,0.10。版本編號可以根據(jù)項目需要延伸到若干層，例如，0.1,0.1.1,0.1.1.1.一旦文件版本得以確認后，即正式版本編號應該始自1.0，版本編號不斷變化為：1.0,1.1,1.2,...,1.10。項目可以根據(jù)需要將版本編號晉升為2.0，2.1,2.2等。文件序列號的編號為001，002，003，004（不同類別文件編號不能累計一個編號，分類編號。例XZ001，JL001）。3.4項目類文件命名格式：HBXH-AA-YYYYMM-XHHBXH：公司名稱縮寫AA：項目類別（如招標表示為ZB，監(jiān)理JL，預算YS，施工SG）YYYYMM：年月XH：序列號（按已完成項目先后順序進行編號）。已完成項目即指已發(fā)中標通知書的項目3.5其他文件的編號3.5.1公司規(guī)章制度和管理文件公司規(guī)章制度和管理文件的編號格式為：HBXH(-DN)-TT-nnn-dd-YYDN：大寫英文字母，部門代號，如該制度是公司級文件，適用于公司全體人員，該部分編碼省略；如該文件是部門內(nèi)部管理制度，則應標記部門編號，表示該制度由部門內(nèi)部使用。相應的部門代號如下：行政部：XZ項目部：XH業(yè)務部：YW財務部：CWTT文件類型：規(guī)章制度—RR，指公司頒布執(zhí)行的各種規(guī)章制度；質(zhì)量管理文件—QS，公司運轉(zhuǎn)過程中的各類文件和記錄。nnn：文件流水號dd：文件版本號YY：年份例如：考勤管理制度的文件編號為：HBXH-RR-001-1.0-12，表示2012年發(fā)布的1.0版考勤管理制度，適用于公司全體人員的規(guī)章制度。3.5.2合同協(xié)議合同協(xié)議的編號格式為：HBXH-yyyymmdd-T-nnnyyyymmdd：簽訂合同的年月日T：合同類型ZB-招標代理合同CG-政府采購合同YS–預算合同HZ-合作協(xié)議LD-勞動合同QT-其它合同nnn：合同流水號3.5.6對外發(fā)文指公司發(fā)給公司外部的通知、公函等。其格式為：yyyymmddHBXH（外）文字第nnn號yyyymmdd：發(fā)文的年月日nnn：文件流水號3.5.7會議紀要指公司內(nèi)部會議的記錄等，格式：HBXH-（DN）-yyyymmdd-AB-nnnDN：部門（若為公司全體部門參加的，則可省略）yyyymmdd：日期，詳見3.2日期表示AB：會議主題（不超過15個漢字）nnn：文件流水號例如：HBXH-20121015-周例會-0013.5.8其它文件周工作計劃：HBXH-yyyymmdd-周計劃-AB-nnn工作任務單：HBXH-yyyymmdd-任務單-AB-nnn出差報告單：HBXH-yyyymmdd-出差報告-AB-nnn工資單：HBXH-yyyymm-工資單-CW-nnnyyyymmdd：日期，詳見3.2日期表示AB：人員姓名CW：財務部nnn：文件流水號例如：HBXH-20121015-周計劃-張三-0013.5.9文件附件所有文件，如另外附有文件附件、相應表格、補充文件等，采用在原有文件編號后附加：-Xnn-NAX為附加內(nèi)容類別：T表格，A附件，S補充文件nn：附件流水號NA：附件名稱例如：考勤管理制度的編號為：HBXH-RR-001-1.0-12，該制度有附件考勤表，則附件的編號為：HBXH-RR-001-1.0-12-T01-考勤表3.6.招標類：ZB001，ZB002……監(jiān)理類：JL001，JL002……預算類：YL001，YL002….