辦公室管理復(fù)習(xí)資料整理后

一、單項(xiàng)選擇題

1．社交場(chǎng)合很講究次序禮儀，一般（B.以右為尊）2．辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（A．有共同利益的話題）

3．郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素（D.愛好）

4．文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（C.與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致）

5．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（C.按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀）

6．傳真機(jī)最好用來傳送以下哪種郵件？（A．一般的圖紙）

7．以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)（A．訂購）

8．文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種（A．初次寫信，或有過激言行的）

9．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議。（C.圓桌型）

10．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問函與復(fù)函等用A．通訊者特征立卷

11．文員打印寄往歐美國家的信封，寄信人姓名、地址應(yīng)該打印在（B.左上角）

12．在辦公室里，（A．離入口最遠(yuǎn)）的位置是上座。

13．文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該（A．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去）

14．文員遇到對(duì)方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)該（D.請(qǐng)教對(duì)方“可否請(qǐng)問一下，這個(gè)字怎么念？”）

15．會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時(shí)文員應(yīng)（D.征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)）

16．在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（B.說話的技巧），了解要求約會(huì)者的心理。

17．當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)（D.查證消息的可靠性）

18．以下餐巾的使用方法是正確的（C.用來擦嘴唇嘴角）

19．上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)（A．通知上司家人把衣服送達(dá)）

20．文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（A．歸檔時(shí)間）和歸檔要求。

21．文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是（C.姓名、部門、地址、國名）

22．有時(shí)應(yīng)上司要求，文員參與會(huì)見或會(huì)談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù)（B.發(fā)表意見）

23．郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致（D.應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦）

24．以下哪些接打電話的行為是不正確的（A.受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對(duì)回?fù)?/p>

25．文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪些做法是錯(cuò)誤的（D.如果上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會(huì)）

26．以下關(guān)于名片的使用方式，哪些是錯(cuò)誤的（D.名片只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的

27．文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（A.下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等

28．值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情（A.簽發(fā)文件）

29．接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是（D.切勿感情用事）

30．以下哪些不是辦公室事務(wù)管理的特征（B.決策性）

31．辦公室布置要注意（D.各種溝通、保密

）

32．傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的（B.隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送

）

33．在會(huì)議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)模–.作會(huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話）

34．以下文員訂購和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（B.讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品

35．以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的（B.文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，以機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力

36．文員必須管理好金錢，學(xué)會(huì)節(jié)約開支，以下行為中哪一項(xiàng)是不恰當(dāng)?shù)模ˋ.最好到價(jià)格便宜的商店去購買，質(zhì)量并不重要；

37．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的（B.應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己

38．以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的（A.審查功能）.39．以下關(guān)于文員的宴會(huì)禮儀中中，哪一項(xiàng)是正確的（D.吃西餐時(shí)用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去）

40．文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，以下一些情況應(yīng)避免（D.日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄）

41．在使用復(fù)印機(jī)的過程中，以下哪些內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模ˋ.接通電源可立即復(fù)印操作）

42．以下文員對(duì)辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（C.標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名）

43．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的（D.可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作）

44．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，那一項(xiàng)做法是不適宜的（A.傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見）

45．以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的（B.打出電話，而對(duì)方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話）

46．以下文員應(yīng)遵守的參加宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的（C）.未用完一道菜時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤子上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)

47．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（D.不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明）

48．文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮（D.有無休息室）

49．以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜（B.由過程先說

）

50．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯(cuò)開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實(shí)是同時(shí)形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（A.騎邊章）

51．以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的（D.應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能）

52．文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的（C）

C.較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方

53．以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的（A.錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON”位置）

54．文員必須管理好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的（C）

C.每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力

55．以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（C）

C.應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系

56．以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（A.）

A.以電話方式?jīng)Q定面談或開會(huì)的重要預(yù)定計(jì)劃，不用再以書面形式確認(rèn)

57.文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的（B.）

B.代替上司制定約會(huì)計(jì)劃

58．以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適宜的（D.）

D.穿著短裙的下蹲姿勢(shì)，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰

59．以下說明宴會(huì)的種類與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是正確的（C.）

C.工作餐是非正式宴請(qǐng)形式，早、午、晚舉行均可

60．上司決定參加某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)該（A.只在便箋上寫好會(huì)議名稱）二、判斷題

1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度?！?．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作?！?/p>

3．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍。X4．文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語加多或減少，以個(gè)人的口吻把話轉(zhuǎn)達(dá)。X5．在陽光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。X

6．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。∨

7．男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握。X

8．英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話，X

9．如果會(huì)客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)入。X

10．介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。∨

11．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了有利于保密工作。∨

12．小辦公室的優(yōu)點(diǎn)是節(jié)省空間，空氣流通，聯(lián)系方便。X

13．文員應(yīng)有效利用時(shí)間，可以把重要工作如寫報(bào)告等與其他工作安排在一起去做，X

14．對(duì)于緊急而重要的事，文員應(yīng)作書面請(qǐng)示，留檔備查。X

15．文員在接聽電話時(shí)，如果投訴者無端辱罵，可把他使用的字眼寫下來，以做證據(jù)，再慢慢地向他解釋：“鄧先生，如果你一直說臟話，我就沒有辦法再跟你談下去了。”∨

16．無論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)送，因而文員傳遞信息應(yīng)首選傳真X

17．上下級(jí)之間握手，下級(jí)先伸手后，上級(jí)才能相握；X

18．女性文員應(yīng)留短、薄式的發(fā)型，以免妨礙工作?！?/p>

19．如果兩位來訪者均未預(yù)約，應(yīng)該按照先來后到的原則引見給上司。X

20．文員對(duì)于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報(bào)告上司。X

21．辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。X

22．文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行?！?/p>

23．文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。X

24．如果會(huì)客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上∨

25．文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。X

26．假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。X

27．代表會(huì)議依法定期召開，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)?！?/p>

28．文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。X

29．交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過再來補(bǔ)救，不但無法表達(dá)誠意，還會(huì)破壞彼此關(guān)∨

30．不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣?！?/p>

31．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。（∨）

32．如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等（∨）

33．如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的空擋，自己決定優(yōu)先順序。（X）

34．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（X）

35．要發(fā)問或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。（X）

36．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。（∨）

37．宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒。（X）

38．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。（∨）

39．假如對(duì)方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕，應(yīng)該問明上司的意思，因?yàn)榛蛟S那是件必須取消原定約會(huì)的重要事情。（∨）

40．為來自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（X）

41．文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務(wù)、私事方面的協(xié)助、財(cái)物管理及其他活動(dòng)。（∨）

42．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（X）

43．值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（∨）

44．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。（∨）

45．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。（X）

46．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（X）

47．受到直屬上司以外的指派時(shí)。假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。（∨）

48．宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。（X）

49．無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式而定。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。（∨）

50．拜訪長輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。（∨）

51．同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。（∨）

52．如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對(duì)方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會(huì)來聽電話，讓上司直接與對(duì)方通話。（∨）

53．文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，因?yàn)楫?dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到最后一刻行動(dòng)。因?yàn)樯纤菊鹋约恨D(zhuǎn)達(dá)口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣。（X）

54．當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（∨）

55．介紹信的正本和存根必須一致。可以出具空白介紹信。（X）

56．面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)急措施。（∨）

57．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（∨）

58．即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。（X）

59．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅背有一個(gè)拳頭大小距離。（∨）

60．文秘人員對(duì)上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（X）

三、簡答題

1．簡要說明受意方法。答:（1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。2．公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？答:1)版頭,發(fā)文字號(hào),印刷順序號(hào)；(2)密級(jí),緊急程度；(3)簽發(fā)人姓名；<4)公文標(biāo)題；<5)主送機(jī)關(guān)；<6)正文,附件；(7)發(fā)文機(jī)關(guān),成文日期,機(jī)關(guān)印章；<8)注釋,閱讀(發(fā)送)范圍；<9)主題詞；(10)抄送單位,印發(fā)說明。3．完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？答:1）會(huì)議名稱；（2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；（3）時(shí)間（開始時(shí)間，結(jié)束時(shí)間）；（4）會(huì)議地點(diǎn)；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；(8)會(huì)議的經(jīng)過情形及結(jié)論；答:（9）相關(guān)的資料；（10）下次會(huì)議預(yù)定日期。4．簡要談?wù)務(wù)f服別人的基本要領(lǐng)。讓對(duì)方接受自己的看法而沒有勉強(qiáng)的感覺；用語言和態(tài)度去打動(dòng)別人；清楚的知道最想說什么；了解并研究對(duì)方的立場(chǎng)和意向；以誠懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言。5．單位印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？答:刻制公章有兩種情況:一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā)；另一種由法人代表申請(qǐng),經(jīng)主管部門批準(zhǔn),公安部門登記后由專門刻制廠刻制；公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用,其他印章也應(yīng)專人專用；加蓋公章,是哪一級(jí)的公章,須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并審核簽名；將蓋用文件名稱,編號(hào),日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；功日蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整,不歪斜,更不能顛倒；凡以單位名義發(fā)出的公文,信函等都必須加蓋單位公章方能有效。6．按照2000年《國務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？答:(1)命令(令)；(2)決定；(3)公告;通告；(4)通知、通報(bào)；(5)議案；(6)報(bào)告；(7)請(qǐng)示；(8)批復(fù):意見；(9)函；(10)會(huì)議紀(jì)要。7．簡要說明進(jìn)言方法和要求。答進(jìn)言的方法和要求：⑴適事⑵適時(shí)⑶適地⑷適度8．簡要說明文書的立卷特征有哪幾種？答(1)按問題特征立卷；(2)按作者特征立卷；(3)按文種特征立卷；(4)按時(shí)間特征立卷；5)按地區(qū)特征立卷；(6按通訊者特征立卷；在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí),需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。9．來信受理與處理的程序和基本要求有哪些？答(1)及時(shí)拆封.拆封時(shí),不要損壞郵票,郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方.對(duì)急信,要信,或有過激言語的來信,要處理及時(shí),報(bào)告上司,還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理.拆開后在裝訂時(shí),信紙?jiān)谇?信封在后,要一并裝訂.(2)認(rèn)真閱讀.把握信中的主要內(nèi)容,也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn),或在信紙的空白處注明"參閱某卷宗''或"可與前信印證"等.提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料.(3)逐項(xiàng)登記.用鋼筆將寫信人的姓名,職業(yè),單位或住址,寫信時(shí)間,收發(fā)日期,主要內(nèi)容,要求,收信單位(人)以及承辦后的情況,結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載,便于統(tǒng)計(jì),查找和催辦.(4)認(rèn)真處理.處理信伺:應(yīng)該按照"分級(jí)負(fù)責(zé),歸口辦理"的原則,進(jìn)行轉(zhuǎn)辦,交辦或自辦.(5)及時(shí)復(fù)信.復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施,增加職工群眾對(duì)組織的信任.復(fù)信可采取收信人(單位)復(fù)信,或承辦人(單位)復(fù)信兩種方式進(jìn)行.10．簡要說明口頭報(bào)告的基本方法和要求。

11．請(qǐng)簡要復(fù)述發(fā)文處理過程。答（1）不要時(shí)區(qū)報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)，最好是在完成被指示工作之時(shí)，但也有時(shí)要在未完成前作期中報(bào)告；如果上司太忙，或報(bào)告時(shí)間長，要預(yù)先約好時(shí)間。（2）不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序，要直接向指示工作的人報(bào)告，順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，事先要把要說的事及順序整理好，一定要簡短、扼要、流暢；復(fù)雜的報(bào)告，內(nèi)容要按5W2H的原則檢查是否有遺漏。12．文員向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些問題？答(1)要獲得上司的許可；(2)如果用寫信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)(3)要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式(早餐會(huì)、午餐會(huì)等)、所需要的時(shí)間等等；(4)約定好以后，一定要向上司匯報(bào)，并填寫在日程安排計(jì)劃表,還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料。四、設(shè)計(jì)題

1．整理好辦公桌，設(shè)計(jì)相關(guān)辦公用品擺放位置。電話放在辦公桌左邊,便于左手摘機(jī),右手做記錄;電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料,在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條；各種筆,膠水,剪刀,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲(chǔ)物架底層,復(fù)印紙放在下面幾層。2．設(shè)計(jì)接待某來訪單位的接待方案。(1)接受任務(wù)；(2)了解來賓；(3)制訂計(jì)劃；<4)預(yù)訂食宿；<5)迎接來賓；<6)商議日程；<7)安排會(huì)談；<8)陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結(jié)。3．設(shè)計(jì)一份電話記錄單。來電部門，來電人員，來電時(shí)間，主要事項(xiàng)，電話內(nèi)容，電話事項(xiàng)承辦結(jié)果，電話記錄人，4．設(shè)計(jì)接待外賓來訪的簡單方案。5．虛擬一個(gè)會(huì)議通知。(1)會(huì)議的名稱；(2)出席會(huì)議者的姓名或組織,部門的名稱；(3)日期,時(shí)間(開始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻)；(4)地點(diǎn):(具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室)；（5)議題(或者議事日程)；(6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處,電話號(hào)碼等；(7)開會(huì)所在地,建筑物名稱,幾樓,電話號(hào)碼(必要時(shí)可附上地圖)；(8)注意事項(xiàng),是否備有餐點(diǎn),有否停車場(chǎng),或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。6．設(shè)計(jì)會(huì)議結(jié)束后應(yīng)該完成的相關(guān)工作任務(wù)書。(1)要替搭車回去的人安排車子(2)在接待處暫時(shí)代為保管的衣物,不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng),冒領(lǐng)(3)有留話時(shí),切記務(wù)必傳達(dá)(4)檢查會(huì)場(chǎng)有無物品遺漏(5)要為參加會(huì)議的人員送行(6)文秘人員離去前,要檢查煙灰缸,字紙簍有無易燃的東西,如有,則必須加以熄滅(7)桌,椅早先若有移動(dòng),必須還原;洗滌煙灰缸,茶具等,并收拾妥當(dāng),倒去垃圾(8)攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回(9)關(guān)緊門窗并上鎖。7．?dāng)M定某會(huì)議召開前的準(zhǔn)備方案。

8．參閱教材160頁，能夠計(jì)算會(huì)議成本?？七_(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會(huì)議時(shí)間為5小時(shí)。參加會(huì)議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個(gè)月工作30天、一天工作8小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開支有：文件材料費(fèi)200元，飲料費(fèi)100元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人10元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。(P161)(1)會(huì)議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6(G+S)T·n+后勤開支(2)G-------參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為10元，(2400÷30÷8)(3)S——參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。(600÷30÷8)(4)T——參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為5小時(shí)；(5)n——參加會(huì)議人數(shù)為50人(46+4)；(6)后勤開支——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實(shí)物開支的總和為800(200+100+10×50)(7)會(huì)議成本一6×(10+2．5)×5×50+800=18750一-800=19550(元)9．設(shè)計(jì)文員代替上司選擇贈(zèng)送禮品應(yīng)該做的相關(guān)工作。(1)在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的,如是為周年慶典,生日,結(jié)婚,榮升,喬遷,或是圣誕節(jié),中秋節(jié)等(2)還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份,愛好,文化背景,性格習(xí)慣等;(3)在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意.時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁徫锃h(huán)境.(4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則:除非上司有特殊的要求,不必送太昂貴的禮物,只要用心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可.(5)要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品,做到恰如其分,適合對(duì)方.(6)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià),并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下.(7)如果不是親自送禮,應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈(zèng)送者的姓名或附上名片,賀卡.(8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單,上司可以在上面作一些增減,表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見,以及標(biāo)明價(jià)格范圍.(9)為了避免所送禮物的重復(fù),文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄.10．考慮文員在隨同上司旅行結(jié)束后，要做的相關(guān)工作。(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù),憑證,送上司審閱,簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷,或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用(2)回到公司上班后,應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào).如果是與上司同行的,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告,送上司過目或批準(zhǔn),然后存檔備案(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài),繼續(xù)做旅行前未完的工作(4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士,單位等情況做好記錄,以便將來有用(5)對(duì)在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員,分別去函或去電表示感謝。11．考慮文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作哪些準(zhǔn)備工作。(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息.旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn),是乘飛機(jī)還是汽車,火車或輪船,出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間,座位情況,旅館情況.(2)制定約會(huì)計(jì)劃.約會(huì)計(jì)劃表包括:城市名和省(州)名(如果是國外旅行,寫明城市名和國家名),日期和時(shí)間,與上司約會(huì)者的姓名,公司和地址,電話號(hào)碼.(3)為商務(wù)洽談收集資料.(4)決定旅行用品.把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單.(5)考慮行李問題.通過航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人信息.為每件:行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽.(6)安排差旅費(fèi).(7)建立旅行——旅館信息資料庫.隨時(shí)與旅行社聯(lián)系,建立最新信息充實(shí)自己的資料庫.(8)辦理旅行保險(xiǎn),如意外傷害保險(xiǎn)等。12．設(shè)計(jì)一份大型宴會(huì)方案。(1)客人的選擇.確定名單,再請(qǐng)上司核定.(2)確定時(shí)間.如果是涉外宴請(qǐng),宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)該按照國際慣例,征詢客人的意見,要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日.(3)會(huì)場(chǎng)的選擇.要考慮宴會(huì)的性質(zhì),客人的數(shù)目,以及預(yù)算費(fèi)用等,考慮宴會(huì)的形式與氣氛等。五、案例分析題

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