單證管理流程

單證管理流程第1頁/共20頁21.目的為了加強重要空白保險單證的管理，防范風(fēng)險，完善內(nèi)控機制，保證資金和單證的安全，促進業(yè)務(wù)健康發(fā)展。2.適用范圍與定義本程序所指的重要空白保險單證是指各項保險業(yè)務(wù)所使用的印有順序編號，一經(jīng)簽單即承擔(dān)經(jīng)濟責(zé)任，產(chǎn)生法律效力或以此作為收款書面依據(jù)的有關(guān)憑證。重要空白保險單證按類型分為：1、定額保單；2、空白保單；3、批單；4、保險證；5、有價單證；6、其他。第2頁/共20頁3案情介紹：

某保險公司于2003年6月承保了劉某的出租汽車保險，在其尚未交付保險費的前提下，業(yè)務(wù)員將保單正本和保險費發(fā)票一并交給了被保險人，此后其多次催張某支付保險費，張某均以資金不足為由拖延。同年10月10日，張某的車輛肇事，發(fā)生損毀;11日，張某向保險公司以現(xiàn)金方式補交了全年保險費。為了核銷掛賬的該筆應(yīng)收保險費，保險公司接收了此保險費。隨后張某向保險公司報案，保險公司以其在發(fā)生事故前未及時交付保險費為由予以拒賠。張某不服，以保險公司已接受了其保險費而未履行賠償義務(wù)為由，向法院提起訴訟。

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案情分析：

按照當(dāng)時的我國機動車輛保險條款規(guī)定，投保人應(yīng)當(dāng)在投保時一次交付保險費。在承保實務(wù)中，也可以由投保人與保險人協(xié)商保險費交付辦法。如投保人沒有按照保險合同載明的時間和金額履行義務(wù)，則保險合同不能發(fā)生效力。投保人履行交付保險費的義務(wù)是保險人在保險期間內(nèi)履行賠償義務(wù)的前提條件，這正是汽車保險合同是有償合同的體現(xiàn)。但本案問題很復(fù)雜，主要在于:

①保險公司在尚未收到保險費的情況下，就將保單正本連同保險費發(fā)票一并交給了被保險人，給保險經(jīng)營帶來風(fēng)險。②在被保險人發(fā)生事故后，其補交的保險費又被接受了。

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對于這樣一份隨著投保人違反自己的義務(wù)業(yè)已無效的保險合同，保險公司未收到保險費就將保單和發(fā)票交給了投保人，已經(jīng)將自身置于十分被動的地位，而接受補交保險費這一行為本身，證明保險公司否認了原合同的失效，或者說是事實推翻了機動車輛保險條款“被保險人對保險車輛的情況應(yīng)如實申報，并在簽訂保險合同時一次交清保險費’的義務(wù)規(guī)定，給被保險人發(fā)生道德風(fēng)險提供了機會。

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對于保險公司來說，當(dāng)客戶中途繳納保險費時，應(yīng)當(dāng)由保險公司的財務(wù)人員通知業(yè)務(wù)管理人員，查閱此保單項下是否在此之前曾有出險索賠記錄，以便明確各自的貴任，而不是見錢就收。有的保險公司為了防止此類事情發(fā)生，在保險單上進行了特別約定，如交納保險費當(dāng)日保險合同生效等。對于有此類約定的保險單，由于實際收到保險費之前，保險公司是不承擔(dān)賠償責(zé)任的，因此，為了體現(xiàn)經(jīng)濟合同的公平性.應(yīng)當(dāng)自收到保險費之日至保險合同載明的責(zé)任終了日收取短期保險費，而不能按照原合同百分之百地收取保險費。

第6頁/共20頁7案例結(jié)論

如果能夠證明投保人是10月11日發(fā)生補交保險費這一行為.則保險公司可以舉證，事故發(fā)生在前，補交保險費在后，是一起明顯的被保險人損害保險人利益的道德風(fēng)險，可以拒絕賠償。如果保險人無法舉證投保人的行為屬于道德風(fēng)險，則被保險人憑借保單正本和保險費發(fā)票，可以向保險公司索賠。而保險公司則必須按照合同辦事，進行賠付。第7頁/共20頁83.單證管理的職責(zé)：3.1分公司客戶服務(wù)中心：負責(zé)制定單證管理制度，組織實施本單證管理辦法，負責(zé)在規(guī)定范圍內(nèi)的單證印制，負責(zé)對總公司發(fā)放的單證及自行印制的單證的保管、以及對各營業(yè)單位單證的發(fā)放、回收、需銷毀單證移交等工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，定期對各營業(yè)單位單證管理工作進行檢查，對重要空白保險單證進行專項管理等工作。第8頁/共20頁93.2營業(yè)單位:本司重要空白保險單證的使用和管理部門。主要職責(zé)有：執(zhí)行本管理辦法，嚴(yán)格重要空白保險單證的領(lǐng)用、入庫、發(fā)放、核銷等手續(xù)；設(shè)專人、專柜保管本部門的重要空白保險單證；負責(zé)對本單位出單員、保險港、直接業(yè)務(wù)和代理、預(yù)約保險業(yè)務(wù)單證的簽發(fā)、回收、核銷；設(shè)定直接業(yè)務(wù)領(lǐng)用單證的最高限額；根據(jù)相關(guān)事業(yè)部核定的代理、預(yù)約保險業(yè)務(wù)初次領(lǐng)用單證數(shù)量設(shè)定代理、預(yù)約保險業(yè)務(wù)領(lǐng)用單證的最高限額；對庫存進行管理和檢查；定期對業(yè)務(wù)檔案進行整理、裝訂和歸檔；發(fā)現(xiàn)有重要空白保險單證被盜、遺失等情況，應(yīng)及時向本單位總經(jīng)理室和分公司客戶服務(wù)中心報告，并在《深圳特區(qū)報》或《深圳商報》上登報聲明作廢。

第9頁/共20頁103.3營業(yè)單位專（兼）職單證管理員:負責(zé)對重要保險單證進行實物收發(fā)和保管。單證管理員須報分公司客戶服務(wù)中心備案。單證管理員如有變動，需報分公司客戶服務(wù)中心備案后再進行嚴(yán)格的工作移交。由營業(yè)單位交接人進行移交，營業(yè)單位綜合部經(jīng)理和分公司客戶服務(wù)中心負責(zé)監(jiān)交，移交清單四方簽字，并將移交存在的問題以書面形式報分公司總經(jīng)理室和營業(yè)單位總經(jīng)理。第10頁/共20頁11單證管理工作流程第11頁/共20頁124.1重要空白保險單證的設(shè)計、印刷4.1.1重要空白保險單證的格式、設(shè)計必須嚴(yán)格按照總公司統(tǒng)一制定的格式印刷使用。4.1.2我司開辦的地方險種或自行設(shè)計的保單，其保險條款、保單格式、聯(lián)次等必須按總公司印制單證的要求，由分公司相關(guān)事業(yè)部、客戶服務(wù)中心共同設(shè)計，設(shè)計樣本報總公司相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后才能印制。分公司應(yīng)選擇資質(zhì)優(yōu)良的印刷單位承印地方性單證，并將確定的印刷單位報總公司銷售管理部備案。第12頁/共20頁134.1.3分公司單證管理員根據(jù)已在使用的各類重要空白保險單證的實際用量和單證庫存情況填寫《重要空白保險單證領(lǐng)庫申請》，由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后，傳真至總公司銷售管理部，同時在單證系統(tǒng)中作領(lǐng)庫申請。4.2、重要空白保險單證入庫、保管4.2.1收到印好的重要空白保險單證，分公司單證管理員必須會同相關(guān)人員，兩人同時驗收入庫，及時將入庫數(shù)登入分公司單證收發(fā)明細賬，并錄入單證管理系統(tǒng)，進貨單與《重要空白保險單證領(lǐng)庫申請》訂在一起存檔備查。4.2.2各營業(yè)單位單證管理員對重要空白保險單證的入庫、發(fā)放、使用、銷號、庫存情況必須及時登入單證收發(fā)明細賬和單證結(jié)報手冊，并及時錄入單證管理系統(tǒng)。第13頁/共20頁144.2.3單證收發(fā)明細賬和單證結(jié)報手冊由分公司客戶服務(wù)中心單證管理員和營業(yè)單位單證管理員雙方簽字后啟用，單證結(jié)報手冊和單證收發(fā)明細賬視同財務(wù)賬本一樣保管，不得有丟失、缺頁和隨意涂改現(xiàn)象，對記錯帳的要用劃紅線加蓋單證管理員私章改正。4.3、重要空白保險單證的管理、發(fā)放和領(lǐng)用4.3.1我司對重要空白保險單證實行分級管理，即分公司客戶服務(wù)中心按照本管理辦法負責(zé)對各營業(yè)單位的單證管理工作進行檢查；各營業(yè)單位單證管理員按照本管理辦法負責(zé)對本營業(yè)單位、辦事處、直接業(yè)務(wù)和代理、預(yù)約保險業(yè)務(wù)的單證發(fā)放、回收和核銷進行管理。4.3.2分公司單證管理員按照“定量控制、差額領(lǐng)用”的管理原則，對各營業(yè)單位單證管理員發(fā)放各類備用重要空白保險單證。并對單證簽發(fā)部門的實際使用數(shù)量和庫存數(shù)量進行檢查。第14頁/共20頁154.3.3每周一是分公司客戶服務(wù)中心發(fā)放單證的時間，各營業(yè)單位綜合部或單證管理員要預(yù)計好一周單證的用量按時前來領(lǐng)取。如指派其他人員前來領(lǐng)取時，須在《單證領(lǐng)用表》中簽字確認被指派人員姓名，因未按規(guī)定完善手續(xù)而導(dǎo)致不能領(lǐng)取單證，責(zé)任自負。4.3.4各營業(yè)單位單證管理員要根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，掌握各類單證的使用情況和需求，提前30天上報需求數(shù)量較大的保單。4.3.5重要空白保險單證的領(lǐng)用、發(fā)放、核銷由各級單證管理員負責(zé)辦理。領(lǐng)用、發(fā)放、核銷情況必須及時在單證收發(fā)明細賬和單證結(jié)報手冊中登記、簽收，單證結(jié)報手冊按辦事處、直接業(yè)務(wù)和代理、預(yù)約保險業(yè)務(wù)分類設(shè)賬，不同種類單證單獨設(shè)立賬頁，不得混淆。第15頁/共20頁164.4、重要空白保險單證的簽發(fā)、核銷和歸檔4.4.1簽發(fā)重要空白保險單證，必須準(zhǔn)確、完整，與投保人提供的投保單或批改申請內(nèi)容一致，并加蓋相關(guān)印章（承保業(yè)務(wù)專用章或法人章、騎縫章）。4.4.2保險單證的核銷營業(yè)單位單證管理員發(fā)放重要空白保險單證時應(yīng)登記單證結(jié)報手冊，并由領(lǐng)用人簽領(lǐng)。收回單證時，單證管理員在單證結(jié)報手冊作銷號登記，同時在單證管理系統(tǒng)中核銷。直接業(yè)務(wù)每次發(fā)放的單證不得超過一周的用量。營業(yè)單位單證管理員每周五對本周單證的使用情況進行一次核銷，并按核銷數(shù)量發(fā)放單證。各級單證管理員應(yīng)充分利用單證管理系統(tǒng)的功能，每月做好未核銷單證賬齡分析。常用單證未核銷賬齡不得超過1個月，其它單證未核銷賬齡不得超過3個月。第16頁/共20頁174.4.3保險單證的作廢對于填寫錯誤或其他原因需要作廢單證，必須各聯(lián)加蓋【作廢】戳記，在單證結(jié)報手冊登記后歸入業(yè)務(wù)檔案，不得擅自撕毀或缺聯(lián)。對正常核銷的單證轉(zhuǎn)作廢時，必須在單證管理系統(tǒng)中錄入轉(zhuǎn)作廢的原因，如：注銷、污漬、破損、打印問題等，嚴(yán)禁不作任何說明。4.4.4保險單證的注銷對于已簽發(fā)的保單如未收到保費等原因需注銷，必須收回保單正本等簽發(fā)的所有單證，保單各聯(lián)加蓋【注銷】戳記，在單證系統(tǒng)中作轉(zhuǎn)注銷后歸入業(yè)務(wù)檔案，不得擅自撕毀和缺聯(lián)。第17頁/共20頁184.4.5保險單證遺失、被偷盜和掛失對于因各種原因遺失或其他原因需要掛失的保險單證必須于發(fā)現(xiàn)后的24小時之內(nèi)書面通知分公司客戶服務(wù)中心，并由責(zé)任人在48小時內(nèi)在《深圳特區(qū)報》或《深圳商報》上登報聲明作廢，并將作廢聲明報客戶服務(wù)中心備案。代理、預(yù)約保險單位遺失保單，應(yīng)由代理、預(yù)約保險單位書面通知營業(yè)單位的業(yè)務(wù)經(jīng)辦人或單證管理員，并辦理登報聲明作廢手續(xù)。營業(yè)單位單證管理員將遺失保單報告及登報作廢聲明上報分公司客戶服務(wù)中心。4.4.6保險單證的銷毀對于因各種原因停用的重要空白保險單證，應(yīng)及時收回、整理、處理銷毀。第18頁/共20頁194.4.7