工作表日常實(shí)際操作Excel版教材

工作表日常實(shí)際操作Excel版教材本章學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握工作表的刪除、插入、移動(dòng)、改名等操作掌握單元格、行、列的刪除、插入、復(fù)制、貼補(bǔ)、剪切、移能及單元格的合并與拆分等操作掌握為單元格添加批注的方法掌握查看工作表數(shù)據(jù)的不同方式設(shè)置打印的標(biāo)題、頁(yè)腳、紙張大小及頁(yè)面邊距和工作表打印3.1最小化功能區(qū)1、Excel2007功能區(qū)的利與弊好處是直接、功能按鈕操作方便缺點(diǎn)是功能區(qū)占用屏幕空間較大，不便小屏幕電腦操作；功能按鈕分布較散亂，某些選項(xiàng)卡只中特定條件下才顯示出來(lái)，易給初學(xué)者造成功能不及早期版本完善的錯(cuò)覺(jué)；與當(dāng)前仍處于主流的菜單操作方式并不完全融洽。2、最小化功能區(qū)小屏幕電腦最佳方式是最小化功能區(qū)，在熟悉功能區(qū)各控件的分布后，最小化后不影響EXCEL的任何操作。當(dāng)要執(zhí)行某項(xiàng)操作時(shí)，單擊任一選項(xiàng)卡就會(huì)顯示出正常化的EXCEL操作界面，選擇相能的功能后，又會(huì)返回到最小化功能區(qū)狀態(tài)。3.1最小化功能區(qū)右擊功能區(qū)中的任一選項(xiàng)卡將彈出此快捷菜單選擇“功能區(qū)域最小化”最小化功能區(qū)后的操作界面3.2工作表操作3.2.1工作表常見操作1．工作表的切換2．工作表選擇3．插入工作表4．刪除工作表5．移動(dòng)工作表6．修改工作表標(biāo)簽的名字7．復(fù)制工作表8．修改新工作簿的默認(rèn)工作表個(gè)數(shù)3.2工作表操作3.2.2工作表行、列操作選擇行、列選擇單行：用鼠標(biāo)單擊要選擇的行號(hào)連接多行：按住Shift，然后單擊第1和最后兩個(gè)行號(hào)不連接多行：按住Ctrl，依次單擊要選擇的行號(hào)列的選擇方法同行的選擇法。

按住Shift單擊行號(hào)2、3就選中了！3.2工作表操作刪除行、列插入行、列調(diào)整行高調(diào)整列寬把鼠標(biāo)移到行號(hào)3的下邊線上，當(dāng)指針變成一個(gè)黑色“十字架”時(shí)，按下并拖動(dòng)鼠標(biāo)左鍵，就可增、減該行的行高把鼠標(biāo)移到G列的右邊線上，當(dāng)指針變成一個(gè)黑色“十字架”時(shí)，雙擊鼠標(biāo)左鍵，G列的寬度就會(huì)自動(dòng)進(jìn)行調(diào)整以顯示出那些被遮住的字3.3單元格操作1、選擇單元格單個(gè)、連續(xù)與不連續(xù)的多個(gè)單元格的選擇2、清除單元格內(nèi)容3、刪除單元格注意單元格清除與刪除的區(qū)別4、插入單元格5、移動(dòng)單元格6、復(fù)制單元格7、單元格合并與取消3.4編輯工作表數(shù)據(jù)3.3.1使用快捷鍵操作EXCEL時(shí),按ALT鍵,就會(huì)顯示出各選項(xiàng)卡的快捷鍵按下某選項(xiàng)卡的快捷鍵字母后,就會(huì)顯示出該選項(xiàng)卡中各命令按鈕的快捷鍵3.3.1使用快捷鍵見Page57按鍵說(shuō)明按鍵說(shuō)明Ctrl+9隱藏行Ctrl+Shift+(取消隱藏的行Ctrl+0隱藏列Ctrl+Shift+)取消隱藏的列。Ctrl+B/Ctrl+I加粗/傾斜格式Ctrl+Shift+~”常規(guī)“數(shù)字格式。Ctrl+`切換顯示單元格值和公式Ctrl+Shift+:/Ctrl+;輸入當(dāng)前時(shí)間/日期。Ctrl+1顯示“單元格格式”對(duì)話框Ctrl+Shift+#帶有日、月和年的“日期”格式。Ctrl+A選擇整個(gè)工作表。Ctrl+Shift+@應(yīng)用帶有小時(shí)和分鐘以及

AM或

PM的“時(shí)間”格式。Ctrl+D/Ctrl+R使用“向下填充”/“向右填充”Ctrl+F/Ctrl+p“查找和替換”/“打印”對(duì)話框Ctrl+O/Ctrl+N/Ctrl+S打開/創(chuàng)建/保存工作簿Ctrl+W關(guān)閉選定的工作簿窗口Ctrl+C/Ctrl+X/Ctrl+V復(fù)制/剪切/粘貼單元格內(nèi)容Ctrl+Y/Ctrl+Z重復(fù)/撤消上一個(gè)命令或操作F1顯示Excel幫助”Shift+F2添加或編輯單元格批注Ctrl+F1可顯示或隱藏功能區(qū)Ctrl+F2顯示“打印預(yù)覽”窗口Alt+F1創(chuàng)建當(dāng)前范圍中數(shù)據(jù)的圖表F9計(jì)算所有打開的工作簿中的所有工作表Shift+F9計(jì)算活動(dòng)工作表F12顯示“另存為”對(duì)話框F11創(chuàng)建當(dāng)前范圍內(nèi)數(shù)據(jù)的圖表Alt+Enter單元格內(nèi)換行3.3.2復(fù)制、剪切、移動(dòng)、粘貼、撤消、恢復(fù)【例3.1】某商場(chǎng)在工作表中保存每天的銷售記錄，同一工作表中可能保存多天的銷售記錄，如Page58圖3.10所示。圖中A1:E13是2009年4月18日的銷售記錄，H1:I13是2009年4月19日的銷售記錄。這些數(shù)據(jù)都可以通過(guò)復(fù)制產(chǎn)生3.3.2復(fù)制、剪切、移動(dòng)、粘貼、撤消、恢復(fù)1、復(fù)制和粘貼2、剪切和移動(dòng)3、在剪貼板上收集多個(gè)復(fù)制項(xiàng)目這些操作都在“開始”選項(xiàng)卡的“剪貼板”復(fù)制剪切粘貼剪貼板3.3.2復(fù)制、剪切、移動(dòng)、粘貼、撤消、恢復(fù)4、選擇性粘貼單元格或單元格區(qū)域具有許多內(nèi)容如字體、字型、邊框、色彩、單元格中的值、公式及有效性驗(yàn)證等，當(dāng)對(duì)單元格進(jìn)行復(fù)制和粘貼時(shí)，操作的是單元格或區(qū)域的全部?jī)?nèi)容。單元格的各個(gè)單項(xiàng)內(nèi)容可以通過(guò)選擇性粘貼進(jìn)行單項(xiàng)粘貼，這項(xiàng)功能非常實(shí)用，也常用到！字型字體邊框色彩公式底紋……3.3.2復(fù)制、剪切、移動(dòng)、粘貼、撤消、恢復(fù)1、粘貼值、字體、格式等單項(xiàng)內(nèi)容D列的產(chǎn)品單價(jià)是用RANDBETWEEN隨機(jī)函數(shù)生成的20~100之間的隨機(jī)數(shù)；C列是RANDBETWEEN產(chǎn)生的20~500之間的隨機(jī)數(shù)；當(dāng)任一單元格的數(shù)據(jù)有變化時(shí)，隨機(jī)數(shù)都會(huì)發(fā)生變化！通過(guò)復(fù)制和粘貼值可將區(qū)域C3:D13粘貼為純數(shù)字，這些數(shù)值就不會(huì)變化了！3.3.2復(fù)制、剪切、移動(dòng)、粘貼、撤消、恢復(fù)選擇性粘貼以粘貼上屏C3:D13區(qū)域中的隨機(jī)數(shù)公式為值的例，方法如下：（1）選擇C3:D13區(qū)域，再單擊“開始”→“剪貼板”→復(fù)制工具按鈕；（2）單擊“開始”→“剪貼板”→下面的三角形→選擇性粘貼。應(yīng)該注意，本對(duì)話框中的內(nèi)容都是每個(gè)單元格具有的，可以將其中的任何一個(gè)單項(xiàng)復(fù)制粘貼到其它單元格或自身中！3.3.2復(fù)制、剪切、移動(dòng)、粘貼、撤消、恢復(fù)2、粘貼運(yùn)算1、復(fù)制A2:I22、選中A4:I43、“選擇性粘貼”運(yùn)算中的“乘”運(yùn)算后，A4：I4的結(jié)果3.3.2復(fù)制、剪切、移動(dòng)、粘貼、撤消、恢復(fù)3、粘貼鏈接鏈接即連接，它不是將源單元格或區(qū)域中的數(shù)據(jù)或公式復(fù)制到目標(biāo)單元格或區(qū)域中，而是建立兩者之間的鏈接，并通過(guò)鏈接在目標(biāo)單元格或區(qū)域中顯示源單元格或區(qū)域中的內(nèi)容。當(dāng)鏈接源單元格或區(qū)域中的數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，目標(biāo)單格或區(qū)域中的數(shù)據(jù)也會(huì)發(fā)生變化。在企業(yè)數(shù)據(jù)的分析過(guò)程中，可能會(huì)涉及到多個(gè)用戶或部門的提交的不同工作簿，需要對(duì)這些工作薄中的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，并將相關(guān)的數(shù)據(jù)集成在一個(gè)匯總工作簿中，應(yīng)用鏈接來(lái)實(shí)現(xiàn)這樣的操作非常有效。因?yàn)橥ㄟ^(guò)鏈接形成的匯總報(bào)表，當(dāng)源工作簿發(fā)生更改時(shí)，鏈接匯總工作簿中的數(shù)據(jù)會(huì)被Excel自動(dòng)修改，使之與源工作薄中的數(shù)據(jù)同步。粘貼鏈接【例3.2】某電視機(jī)廠將2009年每個(gè)季度的銷售數(shù)據(jù)保存在一個(gè)工作表中，如Page61圖3.13（a）所示。在年末時(shí)需要制作匯總表，將每個(gè)季度的數(shù)據(jù)匯總在一個(gè)表中，并統(tǒng)計(jì)出年度銷售總數(shù)，如圖3.13（b）所示。鏈接鏈接鏈接鏈接鏈接3.3.3編輯欄編輯欄具可顯示、編輯、修改和輸入數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)顯示活動(dòng)單元格中的內(nèi)容。當(dāng)需要在單元格中輸入長(zhǎng)公式、修改字符數(shù)目較多的單元格內(nèi)容時(shí)，在編輯欄中更方便和直觀。【例3.3】某學(xué)校按職稱為教師發(fā)放獎(jiǎng)金，教授2000元，副教授1500元，講師1000元，助教500元。3.3.4自動(dòng)更正、單詞翻譯、漢字繁簡(jiǎn)轉(zhuǎn)換1、自動(dòng)更正1、當(dāng)在單元格中輸入錯(cuò)誤的符號(hào)、單詞時(shí)，Excel將按此處列出內(nèi)容進(jìn)行更正。2、用戶可將自定義更正方案添加到此對(duì)話框中。3、顯示出此對(duì)話框的方法：?jiǎn)螕鬙ffice按鈕→“Excel選項(xiàng)”→“校對(duì)”→

“自動(dòng)更正選項(xiàng)…”3.3.4自動(dòng)更正、單詞翻譯、漢字繁簡(jiǎn)轉(zhuǎn)換2、單詞翻譯(Page63)Excel2007可以實(shí)現(xiàn)多種不同語(yǔ)言的詞匯翻譯。3.3.4自動(dòng)更正、單詞翻譯、漢字繁簡(jiǎn)轉(zhuǎn)換3、漢字簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換3.3.5斜線表頭【例3.4】某茶葉公司將2000-2004年的茶葉銷售數(shù)據(jù)存放在Excel工作表中，為了清晰地達(dá)表格數(shù)據(jù)的含義，需要繪制斜線表頭，如Page64圖3.18所示.3.3.5斜線表頭1、調(diào)整單元格到合適大小2、選擇Excel2007“插入”→”形狀”→直線3、選擇Excel2007“插入”→”形狀”→文本框，輸入文本內(nèi)容并旋轉(zhuǎn)文本框。4、結(jié)過(guò)前面操作之后，單元格的大小和直線長(zhǎng)短位置常常還會(huì)重新調(diào)整。比較麻煩3.3.6單元格批注批注是為單元格添加注釋，以便說(shuō)明單元格數(shù)據(jù)或公式的意義?！纠?.5】某班某次期末考試的成績(jī)表如Page65圖3.21所示，其中有三位同學(xué)沒(méi)有成績(jī)，為了避免時(shí)間長(zhǎng)了忘記他們無(wú)成績(jī)的原因，在其對(duì)應(yīng)的單元格中添加了批注。3.5查看工作表數(shù)據(jù)3.5.1全屏幕觀察工作表數(shù)據(jù)選擇“視圖”選項(xiàng)卡中“工作薄視圖”組中的”全屏顯示”按鈕,就會(huì)見到全屏幕視圖,如圖示3.5查看工作表數(shù)據(jù)3.5.2按比例查看工作表數(shù)據(jù)在Excel2007中可以按任何比例查看工作表3.5.3按打印的頁(yè)面布局查看工作表數(shù)據(jù)【例3.6】某公司的訂單保存在Excel的工作表中，有幾百行數(shù)據(jù)，如圖3.24所示。對(duì)于這種類型的大型工作表，如果要將其打印在紙質(zhì)報(bào)表中，在打印之前很有必要在頁(yè)面布局視圖中調(diào)整紙張的邊距、添加頁(yè)眉（即每頁(yè)的標(biāo)題）及頁(yè)腳（顯示在每頁(yè)底部的標(biāo)識(shí)，如頁(yè)碼）等內(nèi)容。如不作這些工作，很有可能打印出一大堆費(fèi)紙（如將最右邊的一列或最下邊的一行數(shù)據(jù)打印在一紙新的打印紙上，但通過(guò)頁(yè)邊距調(diào)整就能夠在一張紙上打印出來(lái)）。3.5.3按打印的頁(yè)面布局查看工作表數(shù)據(jù)在Excel2007的“頁(yè)面布局”視圖中見到的工作表近似于在打印紙中顯示工作表。同時(shí)，“頁(yè)面布局”視圖提供了水平和豎直方向上的標(biāo)尺，使用標(biāo)尺可以測(cè)量數(shù)據(jù)的寬度和高度，快速調(diào)整工作表內(nèi)容在打印輸出時(shí)的紙張邊距；在頁(yè)面布局視圖中還可以方便地更改頁(yè)面方向，添加或更改頁(yè)眉和頁(yè)腳，設(shè)置打印邊距以及隱藏或顯示行標(biāo)題與列標(biāo)題；更改數(shù)據(jù)的布局和格式。3.5.3按打印的頁(yè)面布局查看工作表數(shù)據(jù)（1）單擊“視圖”→“工作薄視圖”組→“頁(yè)面布局”按鈕。3.4.4按打印的分頁(yè)預(yù)覽視圖查看工作表數(shù)據(jù)分頁(yè)預(yù)覽能夠顯示要打印的區(qū)域和分頁(yè)符（在一個(gè)分頁(yè)符后面的表格內(nèi)容將被打印到下一張打印紙上）位置。要打印的區(qū)域顯示為白色，自動(dòng)分頁(yè)符顯示為虛線，手動(dòng)分頁(yè)符顯示為實(shí)線。在分頁(yè)預(yù)覽視圖中可以調(diào)整當(dāng)前工作表的分頁(yè)符

。還可以調(diào)整打印區(qū)域

（打印區(qū)域：不需要打印整個(gè)工作表時(shí)，打印的一個(gè)或多個(gè)單元格區(qū)域。如果工作表包含打印區(qū)域，則只打印打印區(qū)域中的內(nèi)容）的大小。選擇“視圖”選項(xiàng)卡中的“分頁(yè)預(yù)覽”命令，Excel就將以分頁(yè)預(yù)覽的方式顯示工作表。3.5.4按打印的分頁(yè)預(yù)覽視圖查看工作表數(shù)據(jù)選擇“視圖”|“分頁(yè)預(yù)覽”命令打印之前，用這種查看方式能發(fā)現(xiàn)一些打印問(wèn)題。3.5.6在多窗口查看數(shù)據(jù)1、單擊“視圖”→“窗口”組中→“新建窗口”按鈕2、單擊“視圖”→“窗口”組中→“并排查看”按鈕若不滿意“并排查看”，可以選擇其它查看方式。3.5.7在拆分窗口中查看數(shù)據(jù)1、單擊要進(jìn)行窗口分隔的單元格位置2、單擊“視圖”→“窗口”組中→“拆分”按鈕若不滿意“拆分”，可以拖動(dòng)分隔線重新定位分隔位置。3.4.7凍結(jié)行列標(biāo)題查看數(shù)據(jù)單擊要凍結(jié)行下邊，要凍結(jié)列右邊的交叉點(diǎn)單元格。單擊“視圖”→“窗口”組→“凍結(jié)窗格”，然后在彈出的菜單中選擇“凍結(jié)拆分窗格”。3.5工作表打印1、打印紙及頁(yè)面設(shè)置進(jìn)行正式打印之前要確定的幾件事情：①打印紙的大?。虎诖蛴〉姆輸?shù)；③是否需要頁(yè)眉④是打印指定工作表，還是整個(gè)工作簿，或某個(gè)工作表的單元格區(qū)域。這些問(wèn)題可以通過(guò)頁(yè)面設(shè)置解決。3.5工作表打印2、Excel2007的打印設(shè)置相關(guān)功能3.5工作表打印頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框的方法單擊“頁(yè)面設(shè)置”、“調(diào)整為合適大小”或“工作表選項(xiàng)”組右邊的箭頭3.5工作表打印2、打印預(yù)覽（1）打印預(yù)覽的意義打印預(yù)覽是打印稿的屏幕預(yù)顯，其效果與最終的打印效果沒(méi)有什么區(qū)別。在進(jìn)行工作表的正式打印之前，有必要進(jìn)行打印預(yù)覽。以便及早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，進(jìn)行頁(yè)面和紙張的重新設(shè)