公司人力資源行政管理制度

安徽科發(fā)信息科技有限企業(yè)行政管理制度總綱

安徽科發(fā)信息科技有限企業(yè)行政管理制度是企業(yè)管理重要文獻，其管理根據(jù)是《安徽科發(fā)信息科技有限企業(yè)管理制度》和《安徽科發(fā)信息科技有限企業(yè)員工守則》。本制度由總經(jīng)理、企業(yè)總經(jīng)辦、行政部及各部門主管直線執(zhí)行。司職機構(gòu)為企業(yè)行政部。本制度修改須經(jīng)總經(jīng)理核準。

第一章

人事管理總則1．

人事管理是企業(yè)“人才為本”價值直接體現(xiàn)；2．

人事管理以合法、平等為基準，以實績導向、取優(yōu)汰劣、賞罰分明為宗旨；3．

人事管理以滿足企業(yè)發(fā)展需要為關(guān)鍵目。一

人力資源規(guī)劃1．

根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展需要進行前瞻性人力資源計劃；2．

建立明確人才原則、工作分析體系；3．

短期人力資源計劃由總經(jīng)辦核準，中長期人力資源計劃報總經(jīng)辦核準；4．

經(jīng)核準后由總經(jīng)理領(lǐng)導制定征用計劃；5．

行政部根據(jù)招聘計劃執(zhí)行招聘流程；6．

建立企業(yè)人才庫（所有應(yīng)征人才簡歷），作為企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展儲備。企業(yè)/部門發(fā)展人力資源規(guī)劃流程企業(yè)/部門發(fā)展工作分析工作分析執(zhí)行人：行政部、各部主管負責人：行政部監(jiān)督人：總經(jīng)理招聘流程征用計劃董事長總經(jīng)辦中長期計劃短期計劃人才原則

二招聘與錄取執(zhí)行人：行政部、各部主管負責人：行政部監(jiān)督人：總經(jīng)理招聘流程征用計劃董事長總經(jīng)辦中長期計劃短期計劃人才原則1.企業(yè)各部門需招聘新員工時，應(yīng)當按照企業(yè)原則文本《人員增補申請表》進行填寫后上交企業(yè)行政管理部，由行政管理部上報企業(yè)總經(jīng)理同意后，開始招聘程序。2.各部門所需招聘新員工，應(yīng)當首先嘗試企業(yè)內(nèi)部人員調(diào)動，在企業(yè)內(nèi)無合適人選或無法調(diào)動時，開始企業(yè)對外招聘程序。3.行政管理部對外招聘方式可以采用：企業(yè)內(nèi)部人才庫尋覓、設(shè)攤招聘、登報廣告征員等方式。4.行政管理部于招聘前須將我司用人計劃、本次招聘人數(shù)、職位、規(guī)定等材料報政府有關(guān)勞感人事部門同意,方可擬稿登報或設(shè)攤招聘。5.行政管理部負責應(yīng)征人員資料初審工作,并將合適候選人材料轉(zhuǎn)送錄取部門審閱,并與其共同約定參與初試者人員名單。6.初試由行政管理部主持,包括筆試和面試，同步填寫《面試記錄》與《初（復）試考核表》。7.復試由行政管理部與錄取部門共同主持,同步填寫《面試記錄》與《初（復）試考核表》。8.錄取提議由行政管理部與錄取部門會同總經(jīng)理共同作出，由行政部發(fā)放《聘任告知書》。9.新進員工憑《聘任告知書》報到，應(yīng)繳驗如下材料:身份證復印件一份、最高學歷影印件，據(jù)此行政管理部建立《人事資料卡》，并由行政管理部保留并管理使用。10.錄取人試用期為一種月,試用滿一種月時,由行政管理部會同部門主管對試用員工按照企業(yè)員工考核體系進行一次考核,若發(fā)既有任何不符合錄取條件者,隨時解雇。11.錄取人試用期結(jié)束，成為企業(yè)正式員工，企業(yè)與之簽定《勞動協(xié)議》。12.對企業(yè)高級管理人員聘任由總經(jīng)理直接簽發(fā)任命書，然后由總經(jīng)辦與其簽訂聘任協(xié)議。13.員工人事檔案由行政部建立、保留并管理，必須精確、及時、保密。14.員工人事檔案包括：《應(yīng)聘人員登記表》、履歷、《面試考核表》、《錄取告知書》、《人事資料卡》、《勞動協(xié)議》、職務(wù)、工資計錄。

招聘流程人員增補申請表

各部門填妥〈人員增補申請表〉交行政管理部人員增補申請表

各部門填妥〈人員增補申請表〉交行政管理部總經(jīng)理同意

總經(jīng)理同意內(nèi)部人員調(diào)動程序企業(yè)內(nèi)部調(diào)動可以內(nèi)部人員調(diào)動程序企業(yè)內(nèi)部調(diào)動不可以登報廣告征員內(nèi)部人才庫尋覓設(shè)攤招聘登報廣告征員內(nèi)部人才庫尋覓設(shè)攤招聘篩選候選人（行政部協(xié)同錄取部門）初（復）試考核表篩選候選人（行政部協(xié)同錄取部門）初（復）試考核表面試登記表初試（行政管理部）面試登記表初試（行政管理部）時間間隔2周左右測試打字、語言、寫作時間間隔2周左右測試打字、語言、寫作面試登記表初（復）試考核表復試（行政部協(xié)同錄取部門）

面試登記表初（復）試考核表復試（行政部協(xié)同錄取部門）

總經(jīng)理審批總經(jīng)理審批

行政管理部明確工資與福利行政管理部明確工資與福利聘任告知書聘任告知書信函告知報到信函告知報到報到建檔報到建檔員工資料卡員工資料卡一種月一種月勞動協(xié)議勞動協(xié)議考核表格考核考核表格考核不合格解聘合格不合格解聘合格正式錄取，簽定勞動協(xié)議見證等有關(guān)手續(xù)正式錄取，簽定勞動協(xié)議見證等有關(guān)手續(xù)負責人：行政主管監(jiān)督人：總經(jīng)理負責人：行政主管監(jiān)督人：總經(jīng)理

三、培訓1.

行政管理部負責綜合協(xié)調(diào)各部門之訓練計劃,簽訂各項企業(yè)整年教育訓練計劃。2.

行政管理部須督導實行教育訓練計劃,檢討各項訓練狀況并做效果分析。3.

行政管理部負責搜集、編訂教育訓練教材。4.

行政管理部協(xié)同企業(yè)其他部門進行有關(guān)人員業(yè)務(wù)培訓。5.

企業(yè)培訓分為：新員工引導培訓、在職培訓（主管指導、在崗司內(nèi)外、脫崗司內(nèi)外）與主管培訓等多種。

企業(yè)迎新引導培訓體系表

培訓人培訓內(nèi)容培訓時間考核基準總經(jīng)理企業(yè)簡介

行政部《員工守則》《行政管理制度》《檔案管理制度》

財務(wù)部《財務(wù)管理制度》

業(yè)務(wù)部《業(yè)務(wù)管理制度》

法律顧問法律事務(wù)*商業(yè)秘密*協(xié)議、文本管理*商業(yè)信息

培訓需求調(diào)查表培訓需求調(diào)查表培訓考核表執(zhí)行人：行政部、各部主管負責人：行政部監(jiān)督人：總經(jīng)理評估總經(jīng)理實施總經(jīng)理培訓計劃內(nèi)容確定需求分析執(zhí)行人：行政部、各部主管負責人：行政部監(jiān)督人：總經(jīng)理總經(jīng)理評估培訓流程

四考勤培訓考核表執(zhí)行人：行政部、各部主管負責人：行政部監(jiān)督人：總經(jīng)理評估總經(jīng)理實施總經(jīng)理培訓計劃內(nèi)容確定需求分析執(zhí)行人：行政部、各部主管負責人：行政部監(jiān)督人：總經(jīng)理總經(jīng)理評估1.安徽科發(fā)信息科技有限企業(yè)每位員工在每一正常工作時日，必須自行、精確打卡。2.但凡漏打，錯打卡者須在24小時內(nèi)申請補辦，經(jīng)部門主管核定后報行政管理部。3.企業(yè)員工出差,須填報出差申請單，經(jīng)主管、總經(jīng)理同意后須將申請單復印件一份交行政管理部備查。4.行政管理部將人員出差狀況記入員工出勤狀況表，出差期間之例假記入員工出勤資料表。5.出差日期由總經(jīng)辦以公假記入員工出勤資料表。6.如遇業(yè)務(wù)人員外出執(zhí)辦公務(wù)，須填寫《外出登記表》并經(jīng)主管核準后有效，告知行政管理部專職人員，作為考勤之根據(jù)。7.員工在規(guī)定工作時制外繼續(xù)工作者，須填寫《加班申請表》并經(jīng)本部門主管及行政管理部同意后方可以加班論，行政管理部負責加班人員之出勤考核。8.總經(jīng)辦若發(fā)現(xiàn)申請加班人員無出勤記錄,須向申請人部門核查,若無確鑿證明,以作廢論。9.員工不得任意加班,總經(jīng)辦若發(fā)現(xiàn)無經(jīng)主管核準之加班單,雖然有考勤記錄，也不將其視作加班。10.員工按政府規(guī)定進行平常工作及休假，同步實行帶薪或無薪假。11.申請假期應(yīng)于事前向本部門主管提出并報總經(jīng)辦核準，緊急事項于事后24小時內(nèi)補申請。12.假期請休嚴格按照企業(yè)《管理制度》規(guī)定執(zhí)行。13.行政管理部監(jiān)督企業(yè)員工于每工作日結(jié)束時填寫并上交《工作時間控制表》并于每周二之前將企業(yè)員工上周所交《工作時間控制表》進行記錄，制作成《周工作時間登記表》并上交總經(jīng)理。14.企業(yè)行政管理部執(zhí)掌每月月底記錄作業(yè),匯集“出勤卡”、《周工作時間登記表》、《請假單》、《加班申請表》等有關(guān)記錄,記錄填制員工《出勤資料表》,交財務(wù)部計算工資之用，并入案備查。對一切不合制度之情事向有關(guān)主管提出處理意見,并填寫《員工假期規(guī)劃提醒單》提交給企業(yè)員工。15.行政管理部主辦人若發(fā)現(xiàn)員工曠職達2日或超過2日者、請假超過規(guī)定期限者、出勤記錄有弄虛作假或涂改毀壞者,應(yīng)即時提請總經(jīng)辦主管核辦。財務(wù)部企業(yè)員工行政專員出勤資料卡每月24日考勤卡、時控表、請假單、加班單等提醒單月出勤記錄提示行為考勤流程財務(wù)部企業(yè)員工行政專員出勤資料卡每月24日考勤卡、時控表、請假單、加班單等提醒單月出勤記錄提示行為

五假期（一）請休假1.

科發(fā)企業(yè)給假分為事假、病假、公假、婚假、工傷假、喪假、計劃生育假和探親假,多種給假原則參見《管理制度》。2.

因突發(fā)事件或疾病而不得已請假者，須在半日內(nèi)告知行政管理部負責人，并在請假后24小時補填請假單。4.

各部門主管因私或工作外出不管幾天者，須提前三天填妥《請假申請單》，經(jīng)行政管理部批簽后，遞交總經(jīng)理指示，同步安排妥后續(xù)工作方可。5.

一般員工因私或工作外出在二天之內(nèi)者，須提前一至二天填寫請假單，由本部門主管同意，交行政管理部立案；若員工請假在二天以上者，在本部門主管容許后經(jīng)總經(jīng)理指示，交總經(jīng)辦立案。6.

總經(jīng)辦在經(jīng)辦請假手續(xù)人員審查所附請假材料,病假者需附醫(yī)院診斷證明,請產(chǎn)假、喪假者須附出生證明或死亡告知書，請假者須有充足理由。請假/調(diào)休流程申請人請假申請單申請人請假申請單職務(wù)代理人簽字職務(wù)代理人簽字部門主管簽字部門主管簽字2天以上總經(jīng)理簽字2天以上總經(jīng)理簽字總經(jīng)辦主管簽字總經(jīng)辦主管簽字申請單歸檔申請單歸檔

申請人申請人負責人：部門主管負責人：部門主管監(jiān)督人：總經(jīng)辦主管

（二）假期規(guī)劃

六獎懲1．獎懲根據(jù)為企業(yè)《員工守則》2．企業(yè)各級主管均有提出獎懲提議權(quán)3．行政部負責事實調(diào)查并匯報總經(jīng)理4．各級主管按企業(yè)權(quán)限行使獎懲5．各類獎懲由行政部執(zhí)行6．各類獎懲須報備行政管理部立案，登記入《人事資料卡》

獎懲申請表獎懲流程獎懲申請表獎懲申請獎懲申請匯報總經(jīng)理總經(jīng)辦立案總經(jīng)辦執(zhí)行公告核準總經(jīng)辦調(diào)查匯報總經(jīng)理總經(jīng)辦立案總經(jīng)辦執(zhí)行公告核準總經(jīng)辦調(diào)查七考核1.考核管理是安徽科發(fā)信息科技有限企業(yè)管理一項重要內(nèi)容，它目在于維持企業(yè)良好秩序，更好地貫徹企業(yè)管理制度，完畢計劃指標和實現(xiàn)經(jīng)濟效益。2.對司內(nèi)各部門管理狀況及個人行為活動制定統(tǒng)一規(guī)范作出合理評判，鼓勵先進，表揚正氣，有功則獎，有過則罰。調(diào)動員工工作積極性，完畢指標，提高工作效率。3.科發(fā)企業(yè)對部門考核，重要內(nèi)容為費用狀況、資金狀況、業(yè)績完畢進展狀況以及企業(yè)運作規(guī)范及制度執(zhí)行狀況；對員工考核重要為業(yè)績、品德和行為執(zhí)行狀況。4.于考核作業(yè)前,總經(jīng)辦須備妥員工之考勤、升遷、調(diào)動獎懲諸種資料作為一般根據(jù)。5.對部門考核一般周期為六個月一次。6.考核由直線上級主管執(zhí)行總經(jīng)辦參與配合，亦可設(shè)置考核小組7.對企業(yè)員工考核辨別為月度、季度、年度考核，每月、季、年度底前5天內(nèi)，總經(jīng)辦協(xié)同企業(yè)各部門主管對企業(yè)員工按照企業(yè)業(yè)績指標體系，并結(jié)合員工協(xié)議等有關(guān)指標，對員工月、季、年度工作狀況進行考核，填寫《考核登記表》，上報總經(jīng)理。8.考核結(jié)束后,行政管理部負責將考核等級反應(yīng)于員工獎懲與職位、薪資等級年度對應(yīng)調(diào)整。

考核流程考核表總經(jīng)理考核考核工作分析業(yè)績行政資料總經(jīng)辦業(yè)務(wù)部總經(jīng)辦

八核薪考核表總經(jīng)理考核考核工作分析業(yè)績行政資料總經(jīng)辦業(yè)務(wù)部總經(jīng)辦1.

財務(wù)部根據(jù)《出勤資料卡》、《業(yè)績獎金確認單》進行核薪2.

《出勤資料卡》由總經(jīng)辦記錄提供3.

《業(yè)績獎金確認單》由業(yè)務(wù)部記錄提供4.

財務(wù)部匯總之薪資表報總經(jīng)理核準5.

周考勤、獎懲發(fā)生薪資增減，根據(jù)企業(yè)《員工守則》

核薪流程業(yè)務(wù)部總經(jīng)辦業(yè)務(wù)部總經(jīng)辦業(yè)績獎確認單出勤資料卡薪資表出納支付總經(jīng)理財務(wù)核薪業(yè)績獎資料考勤資料業(yè)績獎確認單出勤資料卡薪資表出納支付總經(jīng)理財務(wù)核薪業(yè)績獎資料考勤資料九保險（一）社會統(tǒng)籌保險1．養(yǎng)老保險養(yǎng)老保險辦理流程2.2．醫(yī)療保險醫(yī)療保險辦理流程2.3．失業(yè)保險2.4．住房公積金（二）商業(yè)保險十人員流動（一）調(diào)動1．部門內(nèi)員工崗位調(diào)動，由部門主管向總經(jīng)辦提出調(diào)動闡明；聽取總經(jīng)辦提議后決定；報備總經(jīng)理；2．部門內(nèi)主管崗位調(diào)動，由部門主管向總經(jīng)辦及上級主管提出調(diào)動闡明，聽取意見后決定；報備總經(jīng)理；3．部門級以上主管崗位調(diào)動，由總經(jīng)理提出動議，聽取有關(guān)提議后決定；4．調(diào)動由總經(jīng)辦公布調(diào)動令調(diào)動闡明書部門內(nèi)員工調(diào)動流程調(diào)動闡明書總經(jīng)辦提議調(diào)動闡明部門主管總經(jīng)辦提議調(diào)動闡明部門主管決決定調(diào)動令報備總經(jīng)理調(diào)動令執(zhí)行調(diào)動令報備總經(jīng)理調(diào)動令執(zhí)行

部門內(nèi)主管調(diào)動流程調(diào)動闡明書總經(jīng)辦意見上級意見調(diào)動闡明部門主管調(diào)動闡明書總經(jīng)辦意見上級意見調(diào)動闡明部門主管決決定調(diào)動令調(diào)動令調(diào)動令調(diào)動令執(zhí)執(zhí)行報備總經(jīng)理報備總經(jīng)理

部門級以上主管調(diào)動流程調(diào)動動態(tài)有關(guān)意見總經(jīng)辦意見調(diào)動動議總經(jīng)理調(diào)動動態(tài)有關(guān)意見總經(jīng)辦意見調(diào)動動議總經(jīng)理決決定調(diào)動令調(diào)動令調(diào)動令調(diào)動令執(zhí)執(zhí)行

（二）辭職按制度辦理辭職手續(xù)，填寫《離職申請書》，經(jīng)有任免權(quán)限主管同意后由行政管理部辦妥移交手續(xù)并填寫《移交接清單》后方得視為按正常手續(xù)辭職，總經(jīng)辦部告知財務(wù)結(jié)算工資。解雇和開除有任免權(quán)限主管需解雇其任免范圍內(nèi)協(xié)議制員工，應(yīng)填寫《解雇/開除告知書》，然后交總經(jīng)辦辦理有關(guān)離職移交手續(xù)。被解雇員工應(yīng)辦妥移交接手續(xù)，填寫《移交接清單》后方得離職，同步由財務(wù)部結(jié)清工資。無論以何種狀況離開企業(yè)者,由總經(jīng)辦簽發(fā)離職證明書，一式二份,一份交離職人，一份留存總經(jīng)辦。員工離職后,總經(jīng)辦須將離職人員各項手續(xù)、表單歸檔封存。

工作交接單工作交接單行政出勤記錄辭職/解雇申請書辭職/離職申請負責人：行政主管監(jiān)督人：總經(jīng)理退工/結(jié)檔總經(jīng)辦立案行政交接財務(wù)交接業(yè)務(wù)交接總經(jīng)辦意見主管意見辭職交接流程工作交接單工作交接單行政出勤記錄辭職/解雇申請書辭職/離職申請負責人：行政主管監(jiān)督人：總經(jīng)理退工/結(jié)檔總經(jīng)辦立案行政交接財務(wù)交接業(yè)務(wù)交接總經(jīng)辦意見主管意見

總經(jīng)理指示GM指示

總經(jīng)理指示GM指示

第二章行政管理一禮儀紀律1.行政管理部負責對企業(yè)全體員工禮儀、辦公紀律、出勤、外出等事項全面監(jiān)督；2.行政部主管發(fā)現(xiàn)不妥現(xiàn)象，可簽發(fā)“提醒單”以提醒警告，并報備有關(guān)部門主管；3.行政部確認獎懲事實，可提請有關(guān)主管研究提出獎懲申請；4.對企業(yè)禮儀紀律現(xiàn)象，行政部與各部門主管均可直接向總經(jīng)理提出提出。

二工作計劃與匯報沒有計劃行為是無效率行為。企業(yè)強調(diào)對企業(yè)、部門、員工行為計劃性規(guī)定，用以明確和把握我們工作方向，同步提高工作效率與工作效益。因此，通過對計劃體系規(guī)定，并通過有關(guān)計劃流程和計劃表格制作，實現(xiàn)工作計劃確實立、執(zhí)行和評估。（一） 企業(yè)、部門年度發(fā)展計劃1企業(yè)總經(jīng)理、部門主管于每一會計年度底應(yīng)當制定下一會計年度發(fā)展計劃。2企業(yè)年度發(fā)展計劃經(jīng)企業(yè)重要高層領(lǐng)導人討論制作，企業(yè)董事會核準同意后確定執(zhí)行。3部門年度發(fā)展計劃經(jīng)部門重要領(lǐng)導人員討論制作，企業(yè)總經(jīng)理核準同意后確定執(zhí)行。4企業(yè)、部門年度發(fā)展計劃是部門、人員月度工作計劃基礎(chǔ)和根據(jù)。5企業(yè)、部門年度發(fā)展計劃是對企業(yè)、部門經(jīng)營發(fā)展評價基礎(chǔ)。年度計劃流程總經(jīng)理總經(jīng)理企業(yè)計劃草案企業(yè)計劃草案

匯報總經(jīng)理核準匯報總經(jīng)理核準匯報各部主管匯報各部主管稽核稽核部門計劃草案部門計劃草案

總經(jīng)理核準總經(jīng)理核準

執(zhí)行執(zhí)行

（二） 部門、員工月度工作計劃1部門主管、企業(yè)員工在每月度底分別進行部門、員工下月度工作計劃安排。2月度工作計劃通過對《月度工作計劃表》制作來完畢，在該表格中應(yīng)當對應(yīng)地填寫部門、員工下月工作內(nèi)容安排和時間控制。3員工月度工作計劃交部門主管核準同意后確定執(zhí)行。4部門月度工作計劃交總經(jīng)理核準同意后確定執(zhí)行。5月度工作計劃完畢狀況將作為部門、員工工作評估重要根據(jù)之一。年度月度工作計劃企業(yè)年度計劃企業(yè)年度計劃

部門主管部門主管計劃草案計劃草案

匯報部內(nèi)員工總經(jīng)理核準匯報部內(nèi)員工總經(jīng)理核準匯報稽核稽核計劃草案計劃草案

主管核準主管核準

執(zhí)行執(zhí)行

（三） 員工日工作時間控制計劃1企業(yè)員工通過《日工作時間控制表》進行日工作時間計劃與安排控制。2企業(yè)員工應(yīng)當按照“《日工作時間控制表》填寫規(guī)定”在規(guī)定時間按照規(guī)定項目如實填寫并上交企業(yè)總經(jīng)辦。3在《日工作時間控制表》中體現(xiàn)出員工對每日工作安排合理性與計劃性，反應(yīng)員工每日工作效益性與非效益性，因此，該表格將作為對員工考核重要根據(jù)之一，同步也是員工用于控制時間、提高效率、自我評估根據(jù)。4《日工作時間控制表》是企業(yè)對外服務(wù)重要計費根據(jù)。

日工作計劃流程部門月度計劃部門月度計劃

部門主管部門主管

報告稽核員工日計劃報告稽核員工日計劃

執(zhí)行執(zhí)行

（四） 專題市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃1在企業(yè)進行新市場開拓和新業(yè)務(wù)推廣時，該市場和業(yè)務(wù)重要負責人應(yīng)當進行專題市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃。2專題市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃建立對該市場、業(yè)務(wù)全面理解，企業(yè)重要經(jīng)營人員深入研究、探討基礎(chǔ)上，同步該規(guī)劃應(yīng)當結(jié)合企業(yè)、部門年度發(fā)展計劃和市場需求與競爭變化基礎(chǔ)上。3專題市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃通過制作《市場規(guī)劃表》和《業(yè)務(wù)規(guī)劃表》來完畢，并嚴格按照規(guī)劃進行市場拓展與業(yè)務(wù)推廣。

三會議管理會議是企業(yè)決策產(chǎn)生、工作明確、意見交流正式方式與場所。企業(yè)會議辨別為定期例會與非定期會議，規(guī)定人員必須準時參與，指定人員作好會議記錄，與會人員遵守會議秩序安排同步提高會議效率。(一）定期例會

（二） 非定期會議

會議名稱時間安排參與人員會議內(nèi)容召集/主持人員企業(yè)發(fā)展研討會不定期總經(jīng)理、部門主管、重要經(jīng)營業(yè)務(wù)人員就市場拓展、業(yè)務(wù)推廣、企業(yè)經(jīng)營等有關(guān)事項討論行政管理部主任/總經(jīng)理臨時會議不定期總經(jīng)理、部門主管、其他有關(guān)人員特殊事宜總經(jīng)辦主任/總經(jīng)理（三）會議安排1．企業(yè)內(nèi)會議由辦公室安排，部門內(nèi)會議由各部自行安排2．主會人會前一天需向辦公室告知會議安排、會議內(nèi)容3．辦公室須提前四小時以上書面告知與會人地址、時間、內(nèi)容4．辦公室負責會場安排與整頓5．開會期中，文員負責記錄；并于會后將會議摘要決定整頓、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總經(jīng)理立案會議計劃會議計劃單會議流程會議計劃會議計劃單辦公室辦公室會議告知通知會議告知通知

安排安排記錄記錄摘要立案摘要立案

四辦公設(shè)備管理1．電腦1.1總經(jīng)辦根據(jù)企業(yè)文獻類別建立完整清晰目錄及子目錄系統(tǒng)；1.2根據(jù)保密原則需要，由總經(jīng)辦對行政、業(yè)務(wù)文獻目錄設(shè)定統(tǒng)一管理電腦密碼1.3員工在所屬部門目錄下設(shè)置個人子目錄1.4員工不得私設(shè)電腦密碼2．傳真機、復印機：2.1由企業(yè)總經(jīng)辦統(tǒng)一管理與使用2.2建立嚴格使用登記制度2.3未經(jīng)許可，個人不得自行操作使用3．可運用狀態(tài)維護3.1總經(jīng)辦負責電腦、傳真機\復印機檢查、保養(yǎng)和維修,保證設(shè)備可運用狀態(tài)

五文書作業(yè)（一）打印1．總經(jīng)理、各部門主管交由文員打印之文函、廣告，需填寫《文書委派單》，并標明文獻之性質(zhì)，如傳真、公函、內(nèi)部文及保密級別，緊迫性程度由秘書根據(jù)其緩急確定先后秩序。2．打印完畢后秘書先行校核并于《文書委派單》上簽字，轉(zhuǎn)交委辦單位之經(jīng)辦人校核、簽字3．對外傳真、公函秘書須復印存檔（參見收發(fā)文流程）4．文書處理過程中，未經(jīng)同意秘書不得將受托文書傳閱他人文書作業(yè)流程總經(jīng)理/主管總經(jīng)理/主管

文書委派單文書委托文書委派單文書委托

文書委派單文書處理文書委派單文書處理保密標志保密標志

文書委派單委辦校核文書委派單委辦校核

（二）復印1．企業(yè)復印作業(yè)由辦公室文書統(tǒng)一執(zhí)行2．一般文獻由各部門委托人員口頭交托行政文書3．客戶資料、服務(wù)文本、企業(yè)級文檔等特殊文獻，需填寫復印委托單（文獻名、秘級、用途、裝訂規(guī)定等）經(jīng)高級主管同意后執(zhí)行復印4．秘書于復印、裝訂作業(yè)后，須填寫復印裝訂登記表（日期、內(nèi)容、頁數(shù)、復印機碼、同意人、保密標識等）復印流程各部門各部門復印委托單復印委托復印委托單復印委托核準核準

復印裝訂登記復印裝訂復印裝訂登記復印裝訂保密標識保密標識

各部門各部門

六收發(fā)文獻1.文獻是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋重要信息載體。企業(yè)每一位員工都負有文獻管理責任或義務(wù)。2.我司對外文獻之收發(fā)責任者為指定專人----文秘統(tǒng)一辦理，她是各級文獻管理直接承擔者。附《收、發(fā)文登記表》3.文秘在收文后必須先根據(jù)文獻分類及時編號、登記，并在公文上附“公文處理單”，分送有關(guān)部門或人員傳閱承接，同步請傳閱人或承接人在“收文簽字簿”上簽收，文秘對有答復規(guī)定文獻須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦成果，并對文本進行復印和留檔。4.企業(yè)各類文獻均屬內(nèi)部機密文獻,文秘不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、經(jīng)濟懲罰、除名或追究法律責任。屬一般業(yè)務(wù)便函，只要在“收文登記簿”上登記即可，直接分送有關(guān)人員閱辦。5.我司對外之發(fā)送文函按性質(zhì)簽訂參見《文檔管理制度》。6.文獻傳真發(fā)文工作亦由文秘人員負責，需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文秘處登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后償還原稿人。凡對外報送業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要文獻皆須復印備份存檔。7.對某些機密文獻,需在文獻頁首加蓋印章,以防止隨意傳播。8.每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整頓裝訂成冊。每六個月將經(jīng)各部門主管確認確實無使用價值之文、報刊可作一次銷毀，報總經(jīng)辦備查。附《檔案資本銷毀狀況登記表》9.文獻管理應(yīng)參見《文檔管理制度》規(guī)定辦理。對企業(yè)所有訂閱報刊由專題負責人將重要信息摘錄后交文秘按分類歸檔，文秘必須做好登記造冊工作。每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整頓裝訂成冊。10.每六個月將經(jīng)各部門主管確認確實無用之文、報刊可作一次銷毀，總經(jīng)辦定期檢查檔案保管狀況,對破損檔案進行修補、復制或作其他技術(shù)處理。

負責人：文員、總臺監(jiān)督人：業(yè)務(wù)、總經(jīng)辦主管保密標識發(fā)函打印傳真用印流程發(fā)文登記表總臺電話文員送郵快遞信件分理復印存檔用企業(yè)印主管簽字收函登記表發(fā)函發(fā)文負責人：文員、文秘監(jiān)督人：總經(jīng)辦主任總經(jīng)理登記歸檔文秘篩選主管歸檔總經(jīng)理業(yè)務(wù)部門公函歸檔私函自理部門信函個人信函收件人簽收總臺收函信函收文收發(fā)文流程負責人：文員、總臺監(jiān)督人：業(yè)務(wù)、總經(jīng)辦主管保密標識發(fā)函打印傳真用印流程發(fā)文登記表總臺電話文員送郵快遞信件分理復印存檔用企業(yè)印主管簽字收函登記表發(fā)函發(fā)文負責人：文員、文秘監(jiān)督人：總經(jīng)辦主任總經(jīng)理登記歸檔文秘篩選主管歸檔總經(jīng)理業(yè)務(wù)部門公函歸檔私函自理部門信函個人信函收件人簽收總臺收函信函收文七用印1.

我司以企業(yè)名義對外之行文由辦公室負責蓋印。2.

企業(yè)各部申請簽章及總經(jīng)理，應(yīng)提出申請(匯簽)經(jīng)上級核準后交辦公室，由辦公室登記于登記表。企業(yè)章協(xié)議章法人章財務(wù)章用印申請單申請單歸類申請人GM文秘用印GM簽準GM文秘用印申請負責人：總經(jīng)理文秘監(jiān)督人：總經(jīng)理用企業(yè)印流程企業(yè)章協(xié)議章法人章財務(wù)章用印申請單申請單歸類申請人GM文秘用印GM簽準GM文秘用印申請負責人：總經(jīng)理文秘監(jiān)督人：總經(jīng)理

八檔案管理（一）客戶檔案1．客戶檔案是企業(yè)文檔管理和商業(yè)秘密保護作業(yè)中重要領(lǐng)域2．客戶檔案包括客戶提供各類資料，及企業(yè)在顧問服務(wù)過程中制作各類文獻、文本3．客戶檔案只可于企業(yè)內(nèi)借閱，當日償還，不得攜出司外4．特殊狀況需復印時，須填報復印申請報批5．服務(wù)結(jié)案前，由指定專案人員負責客戶資料管理，并承擔保密責任

客戶檔案管理流程專案人員管理專案人員管理

結(jié)案結(jié)案

登記表行政登記登記表行政登記保密標識保密標識清點匯報清點匯報入庫入庫定期清點定期清點

復印借閱復印借閱借閱登記復印申請借閱登記復印申請申請登記申請登記當日回庫當日回庫借閱人復印人借閱人復印人

（四）辦公文檔1．行政管理部負責對企業(yè)全體員工辦公文檔進行系統(tǒng)管理2．行政人員辦公文檔設(shè)：工作計劃與匯報司內(nèi)行政3．業(yè)務(wù)人員辦公文檔設(shè)：工作計劃與匯報司內(nèi)行政拓展資料談項目A、B、C……執(zhí)行項目A、B、C……九訪客接待1.

來我司之來賓由文秘負責接待。2.

接待來訪來賓須熱情、大方、并迅速與有關(guān)主管部門聯(lián)絡(luò)接洽。3.文秘做畢接待須做訪客記錄，其中注明詳細單位、姓名、來意、有否約定等事項并向有關(guān)主管匯報。十辦公用品（一）文具1．行政部負責辦公文具采購與領(lǐng)用登記2．行政部須尤其注意隨時檢查復印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及文獻夾存量，以保證企業(yè)業(yè)務(wù)程序正常進行（二）茶、水1．行政部負責茶、水等日用品采購與使用登記2．定期檢查飲用水、茶葉、水杯存量，及時購置補充，以保證正常辦公秩序3．企業(yè)舉行培訓、講座等大型活動時，行政部應(yīng)及時理解狀況，備足茶、水、杯用品，以保證活動正常進行

十一采購1.企業(yè)辦公日用品和低耗品由行政管理部在為企業(yè)節(jié)省總成本和控制辦公費用總額度基礎(chǔ)上統(tǒng)一購置。2.辦公設(shè)備維修、郵件投遞等業(yè)務(wù)委托中行政部統(tǒng)一處理。3.行政部須對固定供應(yīng)商建立完整檔案系統(tǒng)，以節(jié)省成本之原則，選擇、跟換供應(yīng)商。4.企業(yè)各業(yè)務(wù)部門將需要購置固定資產(chǎn)以申請單形式上報行政管理部，經(jīng)同意后，由行政管理部對采購物資數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、供應(yīng)商、價格進行記錄、分析、比較，作出清單，遞交總經(jīng)理指示，經(jīng)同意后由行政管理部下達采購指令，予以履行同供應(yīng)商進行市場詢價、報價、談判及草擬協(xié)議條款，最終確定采購價格及協(xié)議條款，委任采購人員進行其他后續(xù)工作。協(xié)議文本交行政管理部門立案。

驗收付款流程定貨協(xié)議采購申請單大宗采購一般采購詢價/比價單通報會計GM復議詢價/比價行政專人固定供應(yīng)商/商店行政專人GM指示采購申請負責人：行政專人監(jiān)督人：行政主管、總經(jīng)理采購作業(yè)流程驗收付款流程定貨協(xié)議采購申請單大宗采購一般采購詢價/比價單通報會計GM復議詢價/比價行政專人固定供應(yīng)商/商店行政專人GM指示采購申請負責人：行政專人監(jiān)督人：行政主管、總經(jīng)理

負責人：行政主管、財務(wù)監(jiān)督人：總經(jīng)理資產(chǎn)登記表行政資產(chǎn)管理財務(wù)付款入帳請款單GM指示請款接受退貨驗收匯報行政/財務(wù)驗收到貨詢價/比價單采購申請單會計支付定金采購協(xié)議驗收付款流程負責人：行政主管、財務(wù)監(jiān)督人：總經(jīng)理資產(chǎn)登記表行政資產(chǎn)管理財務(wù)付款入帳請款單GM指示請款接受退貨驗收匯報行政/財務(wù)驗收到貨詢價/比價單采購申請單會計支付定金采購協(xié)議

十二固定資產(chǎn)管理1.

行政管理部對企業(yè)所有固定資產(chǎn)進行登記注冊2.

固定資產(chǎn)因價值減損擬報廢或閑置而無再使用價值者,由使用部門或管理部填制“固定資產(chǎn)處分申請單”一式二聯(lián),注明申請單位、日期、財產(chǎn)編號、名稱、數(shù)量、購入日期、處分原因、處分方式及其他有關(guān)資料分別轉(zhuǎn)送財物部填入購置金額、合計折舊、殘值后,依核決權(quán)限送呈簽核。3.

“固定資產(chǎn)申請單”一式二聯(lián),經(jīng)核準后,由使用部門分送如下：第一聯(lián)送財務(wù)部；第二聯(lián)送行政管理部。4.

財務(wù)部收到“固定資產(chǎn)處分單”后如處分方式為報廢或遺失時，應(yīng)備有報廢或損失清單及有關(guān)機關(guān)之核準或證明文獻，在據(jù)以轉(zhuǎn)帳及更改財產(chǎn)目錄。如為發(fā)售則臨時存檔。5.

行政管理部收到“固定資產(chǎn)處分單”后，應(yīng)依核準之方式處理資產(chǎn)，并將處分日期、處分原因、處分金額（發(fā)售時填）填入“財產(chǎn)管理卡”后抽出并“固定資產(chǎn)處分申請單”存檔。6.

固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞者，管理部應(yīng)提出損失清單及向警察單位報案辦理。

十三物業(yè)1．行政管理部負責企業(yè)辦公室各項物業(yè)管理2．負責企業(yè)協(xié)調(diào)水、電、信函及安全事宜3．負責辦公室內(nèi)照明、植物、家俱等事務(wù)管理4．負責辦公室內(nèi)打掃保潔5．負責辦公室鑰匙管理

十四企業(yè)福利1.企業(yè)員工之福利事項由管理部執(zhí)掌。2.企業(yè)員工遇有婚假等喜慶時日,行政管理部得以企業(yè)名義安排祝賀。3.行政管理部主管參與福利基金管理及各項獎金分派之討論。4.企業(yè)員工本人及家庭如遇重大經(jīng)濟困難，得向行政管理部申請補助或救濟。5.辦理補助程序如下：由申請人填具申請書并經(jīng)部門主管核準后呈報行政管理部，并經(jīng)總經(jīng)理簽核后轉(zhuǎn)會財務(wù)部支付。

十五午餐

二商業(yè)秘密保護制度（一）目保護企業(yè)與客戶商業(yè)秘密，維護企業(yè)安全與利益。（二）使用范圍本規(guī)則合用于****企業(yè)全體員工。（三）定義1、企業(yè)商業(yè)秘密系指不為公眾所知悉，能為企業(yè)帶來經(jīng)濟利益、具有實用性，并經(jīng)公司采用保密措施技術(shù)信息和經(jīng)營信息。其中：不為公眾所知悉，系指該信息不能通過公開渠道（如：報紙、新聞、出版物等）由外界直接獲取；能為企業(yè)帶來經(jīng)濟利益、具有實用性，系指該信息具有確定可應(yīng)用性，能為企業(yè)帶來現(xiàn)實或者潛在經(jīng)濟利益或競爭優(yōu)勢；經(jīng)企業(yè)采用保密措施，系指包括設(shè)置保密警示標識、制定保密條款、簽訂保密協(xié)議、建立保密制度及其他合理保密措施實行。2、 前款所述之技術(shù)信息和經(jīng)營信息，包括：（1） 企業(yè)管理、財務(wù)、人事等方面系統(tǒng)設(shè)計、制度文本內(nèi)容及措施；（2） 企業(yè)顧問服務(wù)內(nèi)容與措施。（3） 企業(yè)公共關(guān)系內(nèi)容與措施；（4） 企業(yè)客戶名冊；（5） 企業(yè)經(jīng)營計劃與營銷方略；（6）招投標規(guī)劃與標底；（7）客戶資料；（8） 上述列舉以外技術(shù)信息和經(jīng)營信息，符合本條第一款所述之定義，認定為企業(yè)商業(yè)秘密。3、 企業(yè)商業(yè)秘密來源：（1） 企業(yè)自行制作并符合所述定義者；（2） 企業(yè)以外第三方制作并符合所述定義者；（3） 企業(yè)與第三方合作制作并符合所述定義者。4、本制度所稱之載體系指載有企業(yè)商業(yè)秘密內(nèi)容：（1） 工作底稿、文本、電子磁盤及其他載體（含正本、副本、影印件、傳真件、摘抄件）；（2）企業(yè)《文獻檔案管理制度》規(guī)定各類秘密文獻、資料等。（四）保護原則保護商業(yè)秘密工作，遵照積極防備、層級管理、既保證商業(yè)秘密之安全性又便利于各項工作原則。（五）責任部門與人員1由行政管理部與法律顧問協(xié)同負責企業(yè)商業(yè)秘密監(jiān)督、管理事宜。2企業(yè)全體員工負有保護商業(yè)秘密責任和義務(wù)。（六）保護措施1．在《****企業(yè)勞動協(xié)議》中明確規(guī)定商業(yè)秘密保護條款，員工在聘任期與解雇后規(guī)定期限內(nèi)須承擔規(guī)定義務(wù)。2．企業(yè)根據(jù)需要，可規(guī)定專案和有關(guān)人員簽訂對特定事項保密承諾書。3．行政部對電腦設(shè)定完整文獻目錄和子目錄系統(tǒng)，并根據(jù)需要設(shè)定管理密碼，由專人控管；同步企業(yè)與密碼控管人簽定保密責任協(xié)議書。4．行政部對傳真機、復印機統(tǒng)一管理，由專人使用，建立嚴格使用登記管理流程。5．行政部建立嚴格管理流程對企業(yè)發(fā)文進行管理。6．行政部負責根據(jù)《文獻檔案管理制度》進行對各類載體設(shè)置警示標識工作。警示標識包括：密級標識、字樣及“不得復印”、“不得攜出”等特定字樣。（七）泄密應(yīng)急1．員工發(fā)現(xiàn)企業(yè)商業(yè)秘密有也許泄露時，均有義務(wù)匯報主管部門立即采用防備措施；2．企業(yè)商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，發(fā)現(xiàn)人與當事人均有義務(wù)立即匯報主管部門即