物業(yè)公司文件檔案及票據(jù)管理作業(yè)規(guī)范

文件檔案管理作業(yè)規(guī)范一、目的：規(guī)范公司各種文件檔案的管理，充分發(fā)揮其在日常工作中的作用。二、適用范圍：適用于公司本部和管理處的文件檔案的管理。三、職責(zé)：1，公司總經(jīng)辦為公司級文件檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)員工檔案的管理。2，公司本部各部門負(fù)責(zé)部門文件檔案的管理。3，各管理處負(fù)責(zé)的管理的物業(yè)的物業(yè)管理文件檔案。4，總經(jīng)辦是公司各級文件檔案管理的監(jiān)督部門。四、作業(yè)規(guī)范:1，相關(guān)概念（1）文件——檔案的前身，分“現(xiàn)行文件”和“歷史文件”。（2）檔案——文件使用后或辦理后轉(zhuǎn)化而來。2，公司級文件檔案的管理（1）文件分類①“紅頭文件”:即公司報(bào)董事長的請示、報(bào)告等。②“藍(lán)頭文件”：即公司下發(fā)各基層單位的內(nèi)部文件。③公司下發(fā)的其它文件。④外來文件a上級部門下發(fā)給本公司的文件。b通過各種方式收集的適用于本公司的法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和其它文件資料。⑤基層單位的請示報(bào)告等。⑥員工檔案（2）管理①對紅頭、藍(lán)頭和公司下發(fā)的其它文件，在嚴(yán)格核對上報(bào)下發(fā)數(shù)量后，由檔案員分類編號、登記并保存原件。②外來文件a檔案員將收到的外來文件呈送總經(jīng)理批閱后，分類并編號、登記存檔。③基層單位的請示報(bào)告在按程序處理完畢后，由檔案員分類、編號、登記進(jìn)行管理。④員工檔案按《員工檔案管理作業(yè)規(guī)范》操作。（3）查閱①查閱紅頭文件須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。②查閱藍(lán)頭文件須經(jīng)總經(jīng)辦主任同意。③查閱請示報(bào)告須由檔案員同意。（4）保存期限①紅、藍(lán)頭文件和外來文件一般為長期保存文件。②層請示報(bào)告單一般保存期為2年。（5）銷毀①紅、藍(lán)頭文件和外來文件的銷毀須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并做好記錄。②基層請示報(bào)告單若需銷毀須經(jīng)總經(jīng)辦主任同意后記錄。3，管理處級文件檔案（1）文件分類①物業(yè)檔案:從規(guī)劃到接管驗(yàn)收的全部工程資料及物業(yè)構(gòu)成各個(gè)方面資料。②業(yè)主檔案:業(yè)主自然情況、費(fèi)用繳納情況等資料。③管理服務(wù)檔案：根據(jù)物業(yè)合同約定進(jìn)行管理服務(wù)的所有資料。④其它（2）管理①歸檔:由管理員將取集的資料根據(jù)來源、內(nèi)容、形式進(jìn)行整理、分類、編號、標(biāo)識并保存。②查閱：文件檔案的查閱須經(jīng)管理處主任同意，并在查閱記錄上簽字。③復(fù)制：外部人員一律不得復(fù)制管理檔案，本公司人員如工作需要而復(fù)印資料，須經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)并登記。④保存期限：長期保存⑤有關(guān)管理處內(nèi)部管理的資料由管理處專人妥善保存，不許任何人復(fù)制、借出。4，公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)監(jiān)管各基層單位的文件檔案管理工作。五、相關(guān)表單：《文件查閱登記表》票據(jù)管理作業(yè)規(guī)范一、目的：規(guī)范公司票據(jù)管理，避免和堵塞因管理不善而存在的漏洞。二、適用范圍：適用于本公司各種票據(jù)的管理。三、職責(zé)：（一）公司財(cái)務(wù)部是本公司各種票據(jù)管理的歸口部門。（二）各單位嚴(yán)格執(zhí)行本作業(yè)規(guī)范。四、作業(yè)規(guī)范：（一）本規(guī)范所稱票據(jù)，指各種發(fā)票、收據(jù)和其它憑據(jù)。（二）票據(jù)的發(fā)生：1，由于經(jīng)濟(jì)活動而產(chǎn)生的相關(guān)票據(jù)。2，由于其他活動而產(chǎn)生的相關(guān)票據(jù)。（三）票據(jù)的處理：1，持票人于辦理報(bào)銷手續(xù)之前，將各類票據(jù)整理分類。2，按公司要求將各類票據(jù)粘貼于相應(yīng)的報(bào)銷單背面。3，部門負(fù)責(zé)人簽批。4，將報(bào)銷單交總經(jīng)辦工作人員。5，總經(jīng)辦將報(bào)銷單送公司財(cái)務(wù)部核驗(yàn)，核驗(yàn)合格，用鉛筆在報(bào)銷單右上角注明：“已核”，返回總經(jīng)辦。6，總經(jīng)辦工作人員將從財(cái)務(wù)部返回的報(bào)銷單整理后呈總經(jīng)理審批。7，總經(jīng)辦將總經(jīng)理審批的報(bào)銷單分發(fā)原持單人。8，持單人完成報(bào)銷手續(xù)。（四）票據(jù)的保存：1，財(cái)務(wù)部是公司所有票據(jù)的保存部門。2，財(cái)務(wù)部分部門按月裝訂票據(jù)，作標(biāo)準(zhǔn)封面和標(biāo)識。3，財(cái)務(wù)部將處理完畢的票據(jù)保存在安全、防火、防蛀、防潮的地方，上鎖。4，票據(jù)均為長