行政助理課件

行政助理培訓行政人員的角色認知你適合做行政人員嗎？行政人員的角色認知行政人員的角色認知什么樣的人適合做行政人員？禮貌而不居高臨下誠實而不弄虛作假參謀而不越權(quán)行事謙虛而不傲上凌下謹慎而不唯唯諾諾公正而不見風使舵敬業(yè)而不妄自尊大敬重而不阿諛奉承慎言而不論是道非本分而不炫耀示人品質(zhì)要求行政人員需具備的能力辦事能力溝通能力行政人員的角色認知行政人員需具備的能力（一）辦事能力操作能力寫作能力閱讀概括能力編輯校對能力統(tǒng)計分析能力行政人員的角色認知行政人員的角色扮演

角色扮演圖行政人員總調(diào)度參謀和助手橋梁和樞紐代言人權(quán)利核心行政人員的角色認知職權(quán)層次職能權(quán)力的三維概念不一定是上司的，要為同事服務(wù)成功行政人員的“六”高綜合素質(zhì)高權(quán)大責高說服的本領(lǐng)高發(fā)展愿望和前景高道德水平高成就感高行政人員的角色認知辦公室日常工作技巧行政人員日常工作的三大特征多樣性與系統(tǒng)性的統(tǒng)一輔助性與主動性的統(tǒng)一原則性與靈活性的統(tǒng)一風險與機遇并存二、辦公室日常工作技巧安全與保密工作積極防范突出重點有保有放內(nèi)外有別二、辦公室日常工作技巧不該說的不說不該問的不問不該看的不看不該記錄的不記錄不在非保密本上記錄不在私人通信中涉及不在公共場所談?wù)摬辉诜潜Ｃ軈^(qū)存放不在非保密區(qū)傳達不在公共場所攜帶原則方針行政人員的辦公室事務(wù)讓我們快樂地工作快樂地生活二、辦公室日常工作技巧工作語言“規(guī)范”溝通不問年紀“你多大了？”（臨近退休和白領(lǐng)麗人）不問收入“你一個月掙多少？”不問健康“貸款”不問經(jīng)歷“學歷？”不問婚否“國際慣例”

——私人問題“五”不問問題：哪五個私人問題不能問？三、拉近關(guān)系的談話技巧工作語言“規(guī)范”溝通請教對方擅長的話題（你也在行）“貝多芬與裴多菲”格調(diào)高雅的話題

哲學、歷史、地理、藝術(shù)、建筑、風土人情輕松愉快的話題電影、電視、流行時尚、體育比賽、烹飪小吃、天氣狀態(tài)（聊天！）——工作場合最佳話題三、拉近關(guān)系的談話技巧工作語言“規(guī)范”溝通三、拉近關(guān)系的談話技巧行政職務(wù)技術(shù)職稱行業(yè)稱呼時尚稱呼標準稱呼無稱呼替代性稱呼不適當?shù)胤叫苑Q呼稱兄道弟不適當?shù)暮喎Q禁忌稱呼——工作場合標準與禁忌稱呼用別人喜歡聽的句式來說話同事：“這臺復(fù)印機的質(zhì)量太差了，才買回來幾天就不能用了，你們秘書是不是專買不合格產(chǎn)品阿？”行政人員：“我非常理解你的心情！如果我是你我也會這么想，讓我們一起來看看，有什么辦法能夠補救吧?！比?、拉近關(guān)系的談話技巧句式一：用“我理解……”平息不滿與矛盾用別人喜歡聽的句式來說話三、拉近關(guān)系的談話技巧句式二：用“我會……”表達服務(wù)意愿行政人員：“你的問題我已經(jīng)明白了。我會給部門崔經(jīng)理打電話詢問，我會盡快給你答復(fù)的，好嗎？同事：“那就OK啦，謝謝！”行政人員：“對于你的問題，我十分抱歉，我盡可能向部門經(jīng)理崔經(jīng)理詢問吧?！蓖拢骸澳氵@是在應(yīng)付我嘛，’盡可能’就是有可能不會啦，真是的！“用別人喜歡聽的句式來說話三、拉近關(guān)系的談話技巧句式三：用“你能……？”提出要求行政人員：“你必須參加這次會議，這次會議很重要！“

同事：“喂喂，你以為你是總經(jīng)理呢！說話這么沖！”行政人員：“你能盡全力抽出時間來參加此次會議嗎？因為這次會議很重要！“

同事：“好的，我會盡全力安排的，謝謝你了！”行政助理發(fā)展訓練與上司溝通的技巧來自上司的溝通障礙習慣于單向溝通沒有時間對下級不信任四、與上司溝通的技巧與上司溝通——接受指示四、與上司溝通的技巧突然指示不明確是商量問題還是解決問題沒有很好的傾聽單向誤區(qū)傾聽溝通前，同上司明確指示時間地點發(fā)問，以明確溝通目的為接受指示恰當反饋，重要問題澄清無條件接受指示拒絕討論與爭辯（領(lǐng)導同意除外）原則與上司溝通——匯報的技巧四、與上司溝通的技巧精簡忌諱”渲染”

有針對性忌諱”漫無邊際“從上司的角度來看問題尊重上司，不要爭論“爭論需要三個階段”補充事實“上司的評價是一種反饋”

與上司溝通——商討問題商討問題的原則四、與上司溝通的技巧平等、互動、開放正確扮演各自的角色切忌隨意改變溝通的目的事先約定商討的內(nèi)容，使雙方都做好準備當場的決定，事后確認，避免出現(xiàn)偏差與上司溝通——表示不同意見遵循的原則四、與上司溝通的技巧確切、簡明、完整對事不對人擺正自己的位置和心態(tài)不強加于人不形成辯論與上司溝通的注意事項（一）全天最佳時機：上午或下午剛上班時選擇領(lǐng)導空閑或心情較好時開會時積極發(fā)言有些小事可以隨時打招呼有些事可以私下里談四、與上司溝通的技巧把握時機和場合與上司溝通的注意事項（二）久久不眨眼盯著你看：

他想知道更多，繼續(xù)友好、坦率，偶爾眨眨眼睛：

對你評價高，想鼓勵你不抬頭，不看人：

不良征兆，輕視，走為上向室內(nèi)凝視，并不時微微點頭：

糟糕信號，領(lǐng)導希望員工完全服從眼睛眨個不停：

對談話內(nèi)容有疑問，稍停，給他發(fā)問的機會

雙手叉腰，肘彎向外撐：

好發(fā)命令者，服從，避免爭辯身體靠向椅子，手放腦后：

輕松、自負，需要得到贊賞兩食指并放于嘴邊，其他交叉

已決定拒絕你經(jīng)常用手摩擦臉皮

正在思考，可以稍做停頓輕輕搔鼻或耳后頸

對談話的內(nèi)容懷疑或不確定，提供更詳細的論據(jù)四、與上司溝通的技巧領(lǐng)導的眼睛領(lǐng)導的手勢二、人力資源管理與開發(fā)1.組織架構(gòu)的設(shè)計、崗位描述、人力規(guī)劃編制、考勤管理的工作。2.招聘使用3.員工基本信息管理4.工作報酬5.培訓開發(fā)6.人員考核7.員工紀律管理組織架構(gòu)的設(shè)計崗位描述人力規(guī)劃編制考勤管理的工作招聘使用使部門人力資源計劃與組織的戰(zhàn)略協(xié)調(diào)一致。對申請人進行面試作最終錄用和委派決定。對提升、調(diào)遷、獎懲和辭退做出決定，職務(wù)分析和工作分析的編寫。制定人力資源計劃。實現(xiàn)人力資源合理配制。員工基本信息管理主要包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、畢業(yè)院校、專業(yè)、身份證號、職務(wù)、離職日期、離職原因、培訓、工作履歷、現(xiàn)住址、聯(lián)系電話。

《員工應(yīng)聘登記表》加以收集并錄機，統(tǒng)一報人事部門?；拘畔⒐芾碛兄谌耸虏块T對于員工的了解、管理以及工作調(diào)動、職務(wù)升遷等。工作報酬制定合理的薪酬、保險和福利等手段。對員工的工作成果給予肯定和保障。促使員工提高士氣和生產(chǎn)效率的各種激勵策略。培訓開發(fā)市場說到底是人才的競爭，是一個企業(yè)整體素質(zhì)的競爭。應(yīng)把全員培訓作為企業(yè)立業(yè)之本，追求卓越，以人為本的管理方式。提供培訓開發(fā)需求和待培訓者名單，制定并實施培訓開發(fā)計劃。職業(yè)技能培訓和職業(yè)品質(zhì)的培訓。人員考核工作考核，滿意度調(diào)查，研究工作績效考核系統(tǒng)和滿意度評價系統(tǒng)。制定紀律獎懲制度，以工作職責來制定績效考核標準。促進人力資源開發(fā)和合理利用，并且提高和維持企業(yè)的經(jīng)營的高效率。員工紀律管理公司管理制度由各部門嚴格貫徹執(zhí)行、人事部門監(jiān)督并執(zhí)行。收集、整理、匯總員工對公司制度的遵守狀況。設(shè)立意見箱，改善公司制度的不合理之處。人事部門對反饋結(jié)果進行處理，修正、完善管理制度。行政助理發(fā)展訓練行政人員的職業(yè)形象