常用公文和文種的寫法

2/2常用公文和文種的寫法

基層常用的公文有通知、通報、報告、請示、看法、函、會議紀要。其他文種有:述職報告、調(diào)研報告、工作方案、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話等?，F(xiàn)結(jié)合我局實際,主要講以下幾種:

一、打算的寫法

1.表彰打算:這類知照性打算,就是把打算事項簡要地傳達給有關(guān)單位,極少有要求執(zhí)行的詳細看法,它的內(nèi)容比較單純,主要是打算依據(jù)和打算事項,即使有號召或者鼓動性的結(jié)尾,也很簡短。在寫法上往往開門見山,直接陳述,篇段合一,語句簡練、明快。

2.處分打算的寫法有所不同,應(yīng)寫受處分人的身份、錯誤事實、錯誤性質(zhì)、根源、本人對錯誤的態(tài)度、處分內(nèi)容等。

3.關(guān)于重大行動或重要事項的打算。這類打算用于支配較大范圍的重大行動或重要事項,一經(jīng)發(fā)出,震驚較大。如:《xxx關(guān)于全面推動前進依法行政的打算》等。這類打算大都經(jīng)過肯定的會議爭論通過。它的寫法更強調(diào)把道理說清晰、講透徹,以便盡可能地統(tǒng)一熟悉,增加執(zhí)行打算的自覺性。

4、變更或撤消性打算。如:《關(guān)于撤消XX廠“文明單位”稱號的打算》。

二、通知的寫法

通知是使用得比較多的一種公文。大多是下行文,有肯定的指揮、指導(dǎo)性和廣泛性。大多數(shù)類型的通知對受文對象總是有所要求,提出需要執(zhí)行或辦理的事項。通知還有明顯的時間性,有些通知,如會議通知,只是在指定的一段時間里有效。大部分都遵循的要求是:依據(jù)—目的—文種承啟語—事項—要求。

按《方法》通知可以分為批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知,傳達、要求執(zhí)行、周知性通知及人事任免通知三種。一些同志在使用通知時存在這樣幾個問題:一是標題繁瑣。比如消失幾個“關(guān)于”或“通知的通知”等狀況;二是轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知的按語部分文字過多或態(tài)度不明確;三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據(jù)的事由。因此,我們在擬制通知時應(yīng)當留意以下幾點:

1.標題。一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分組成,只使用一個介詞“關(guān)于”再加事由和通知即可。如:《甘肅省人民政府關(guān)于印發(fā)1997年國民經(jīng)濟和社會進展方案要點的通知》。在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時,要盡量把標題寫得簡明些?？梢赃x擇實行兩種方法解決:一是對各個轉(zhuǎn)發(fā)通知都提出了詳細要求的,可以綜合改寫為一個新的“通知”,貫穿全部內(nèi)容或主要精神。二是對非政策性文件,幾個轉(zhuǎn)發(fā)通知又無新要求的,可以削減中間層次,直接轉(zhuǎn)發(fā)。如:關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市計委“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省計委‘關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳《關(guān)于批轉(zhuǎn)(××日報)發(fā)行工作會議紀要的通知》的通知’的通知”,假如改寫為:××市計委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳批轉(zhuǎn)《××日報》發(fā)行工作會議紀要的通知,就簡明多了。

2.批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。這類通知是針對被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文而發(fā)的,通知成了主件,原公文成了附件,正件、附件一起,組成了批轉(zhuǎn)性或轉(zhuǎn)發(fā)性通知。正文包括兩個部分:轉(zhuǎn)發(fā)對象和批留意見。轉(zhuǎn)發(fā)對象要寫明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱及原發(fā)文單位。批留意見要寫明對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度、看法和執(zhí)行要求。批轉(zhuǎn)性通知的批語和轉(zhuǎn)發(fā)性通知的按語,可長可短,應(yīng)看詳細狀況而定。有的照批照轉(zhuǎn),只極為簡要地表明態(tài)度、作出評價、提出要求。如:“省經(jīng)貿(mào)委《關(guān)于1998年經(jīng)濟運行調(diào)控方案》已經(jīng)省政府同意,現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們,請仔細貫徹執(zhí)行。”有的強調(diào)重點,在寫明態(tài)度、評價和要求之后,再結(jié)合實際狀況,對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神,突出加以強調(diào),以引起重視。有的補充完善,對所轉(zhuǎn)發(fā)的公文除作出基本確定外,還就其本身不夠完善的地方作些補充、說明。但一般狀況下,批語和按語不易過多,以免與轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件內(nèi)容重復(fù)。

3.要求執(zhí)行和周知性通知。引言部分肯定要寫清晰行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。

4.要依據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)公文的不憐憫況,恰當使用習慣用語。如表態(tài)的“同意”、“原則同意”、“基本同意”等詞語;提出要求盼望的“希遵照辦理”、“請仔細貫徹執(zhí)行”、“請討論執(zhí)行”、“請參照執(zhí)行”、“供參考”、“請討論試行”等詞語。

5.任免通知。除法定機關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人外,其他任免一般采納應(yīng)用“通知”。任免通知正文只寫明經(jīng)某級組織打算,任命(或免去)某人擔當某項職務(wù)即可。有的還寫明任期和待遇。

三、通報的寫法:

通報可分為表揚性通報、批判性通報、狀況通報等。

(一)表揚性通報:正文一般包括先進事跡及其意義、先進閱歷、表彰打算、盼望和要求四個部分。

先進事跡是這類通報的主要內(nèi)容。在直述式通報中,這部分內(nèi)容直接在通報中敘述,寫得具體些。在轉(zhuǎn)述式通報中,這部分內(nèi)容已消失在通報的附件中,就不必再重敘述先進事跡了,只須概括地強調(diào)或突出要點。直述式通報在介紹先進事跡時,應(yīng)做到:第一,要把時間、地點、人物、大事、結(jié)果簡明地交代清晰。其次,要實事求是,不能任意夸大、渲染。第三,要重點突出,涉及能體現(xiàn)先進的精神境界和突出通報中心的,就把事實寫得具體些,無關(guān)緊要的可一筆帶過或略而不記。先進事跡的意義和先進閱歷,是通報的主旨。著重表彰先進事跡的通報,應(yīng)在介紹事跡的基礎(chǔ)上,說明其意義。

表彰打算是寫明領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對先進表彰嘉獎的打算,它通常寫在通報的末尾部分。

盼望和要求,既包括對被表彰者的勉勵和期望,又包括對廣闊群眾的號召和盼望。這一部分要發(fā)掘先進的典型意義和時代精神,針對當時形勢需要有感而發(fā),力求符合實際,有針對性,概括、鮮亮、不千篇一律?！?/p>

(二)批判性通報:這類通報的內(nèi)容除在肯定范圍內(nèi)公布對某單位、某人、某事的批判處理外,著重是要從被通報的大事中吸取教訓(xùn),以典型事例對群眾進行訓(xùn)練,以防類似大事的發(fā)生。其懲戒作用非常突出。這類通報,有的是批判錯誤、公布處分打算,行文較短。有的除批判錯誤、宣布處格外,側(cè)重于分析狀況,總結(jié)教訓(xùn),指導(dǎo)改進工作,篇幅就要長些。正文包括錯誤事實、根源和教訓(xùn)、處理打算、盼望和要求四部分。

(三)狀況通報:分為敘述狀況;分析狀況,闡明意義;提出看法和要求。狀況通報也是我們在工作中使用較多的一種通報種類。如《關(guān)于20xx年度探礦權(quán)年檢有關(guān)狀況的通報》。

四、報告的寫法

報告種類多種多樣,大致可分為工作報告、狀況報告、答復(fù)報告、報送文件的報告(如《關(guān)于上報年度會計報表的報告》)等。

1.工作報告。這是用于匯報工作進程、總結(jié)工作閱歷、反映工作問題、提出工作看法的報告。這類報告是報告中應(yīng)用最為廣泛的一種。它的正文,一般包括基本狀況、主要成果、閱歷體會、存在問題、今后看法等幾部分。格式上,每一部分可標出序數(shù)分項寫,或列出小標題來寫。依據(jù)需要,工作報告可以寫成綜合性的,也可以寫成專題性的。

綜合性的工作報告,它是不同階段、不同范圍的全面工作總結(jié)或匯報?？梢允歉鞣矫娴木C合工作,或者一個系統(tǒng)、一個部門的全面工作。如《XX局XX年工作總結(jié)》

專題性的工作報告強調(diào)專一性,它是就某一項或某一方面的工作向上級機關(guān)所作的報告。它可分為總結(jié)閱歷的專題工作報告和討論工作的專題工作報告。前一類就是呈報上級的專題工作總結(jié),它不需要答復(fù),后一類通常是就落實、開展、加強、進展、改進、改革某項工作向上級作的專題報告。它不肯定在工作結(jié)束后才寫,時常是在工作進程中,待工作告一段落時寫好,待上級答復(fù)、批轉(zhuǎn)。如《關(guān)于X省清理整頓公司工作的報告》以及我局地質(zhì)災(zāi)難現(xiàn)場會閱歷材料。

2.狀況報告。這是對工作中的重大狀況、特別狀況、新狀況進行調(diào)查了解后,向上級作出的報告。它不需要答復(fù)、主要是讓上級了解、把握狀況,以便依據(jù)狀況選擇實行措施,指導(dǎo)工作。向上級提出工作建議的報告,也屬這一類。如《XX市商業(yè)局關(guān)于百貨大樓重大火災(zāi)事故的報告》。

3.答復(fù)報告。這是答復(fù)上級機關(guān)的查詢、提問或匯報執(zhí)行上級機關(guān)某項指示、看法的結(jié)果的報告。正文包括答復(fù)依據(jù)、答復(fù)事項兩部分,寫法比較自由。有的先寫依據(jù),后答復(fù);有的邊寫依據(jù),邊答復(fù)。如《XX市財政局關(guān)于市民政干部學(xué)校有關(guān)狀況的報告》。

五、請示的寫法

請示一般由請示事由、請示事項、結(jié)尾三部分組成。結(jié)尾常以懇求語作結(jié),習慣用的有”以上看法是否妥當,請批示“、”妥否?請指示“、”當否?請批復(fù)“、”以上看法如可行(或如無不妥),請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行“等。撰寫請示應(yīng)留意:

第一,要掌握使用,當用才用。必需辦理而在自己職權(quán)范圍內(nèi)又不能解決,的確需要請示上級的才可行文請示。不要動輒請示,把沖突上交。

其次,要一文一事為宜,切忌把不相關(guān)聯(lián)的問題放在一個請示里,使上級無法批復(fù),影響工作。

第三,要按級請示,的確必需越級請示的,也應(yīng)同時抄送直接的上級機關(guān)。假如一項請示涉及不止一個上級機關(guān),應(yīng)當以主管此項請示的上級機關(guān)為主送單位,其他為抄送單位,避開職責不明,耽擱處理時間。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外,請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人,也不要同時抄送同級和下級機關(guān)。

第四,它的格式也包括標題、正文和結(jié)尾。它的標題肯定要寫明事由,不能光寫”請示“,以提請上級機關(guān)留意,準時處理。

留意:寫請示,語言要謙遜,態(tài)度要懇切;緣由要說明,不批準的后果要表達,要讓上級感到不批準就說不過去。

六、看法的寫法

看法是《方法》中新增加的文種。主要用于對重要問題提出見解和處理方法。從行文方向看可以是上行文,也可以