事務(wù)管理之辦公用品管理

事務(wù)管理辦公用具管理事務(wù)管理之辦公用品管理第1頁事務(wù)管理——復(fù)習(xí)指導(dǎo)關(guān)鍵點

四、辦公用具與設(shè)備使用與管理

1.知識關(guān)鍵點

學(xué)習(xí)者應(yīng)了解各類辦公設(shè)備分類與功效，了解各類辦公設(shè)備基本工作原理，掌握各類設(shè)備使用注意事項。

2.技能關(guān)鍵點

學(xué)習(xí)者應(yīng)能夠采購、接收、發(fā)放、管理辦公用具與設(shè)備，能夠操作各類辦公設(shè)備而且進行簡單故障排除。事務(wù)管理之辦公用品管理第2頁事務(wù)管理——命題思緒四級技能復(fù)習(xí)指導(dǎo)重點1.制訂接待工作計劃；2.安排迎送來訪團體；3.安排來訪者食宿、交通、行程；4.安排來訪者參觀、娛樂活動；5.布置辦公室；6.檢驗辦公室環(huán)境安全狀態(tài)；7.提出辦公室安全隱患處理意見；8.管理印信；9.安排值班工作；10.管理零用現(xiàn)金及報銷工作；11.辦理上司暫時交辦事項；12.做好文字統(tǒng)計工作；13.編制工作時間表，管理工作日志；14.訂購、接收、管理辦公用具；15.使用掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機、攝像機等；16.對信息進行搜集、篩選、分類、傳遞和保管。事務(wù)管理之辦公用品管理第3頁1、秘書統(tǒng)計庫存卡目標(biāo)：

A、能夠準(zhǔn)確地估價庫存辦公用具金額

B、能夠監(jiān)督員工使用辦公用具情況

C、能夠降低資金被無須要庫存占用

D、能夠確保庫存物品充分，確保供給

2、秘書慣用裝訂類辦公用具有

A、收件日期戳B、打孔機C、標(biāo)簽紙D、磁盤盒

3、為安全起見,較重裁紙刀最適宜擺放在辦公用具存放柜（）

A、柜頂上面B上層隔板上C下層隔板上D前面地上

4、秘書購貨時收到供給商發(fā)票后，應(yīng)注意將發(fā)票上信息與

（）相對照。

A、入庫單B、訂貨單C交貨單D估價單ABCDBCABC事務(wù)管理——試題解析事務(wù)管理之辦公用品管理第4頁事務(wù)管理——試題解析辦公用具與設(shè)備使用與管理單項選擇題示例2——“工作程序”或“操作步驟”模塊制訂采購預(yù)算方案首先要（）。（A）確定采購產(chǎn)品種類及型號價格（B）編寫預(yù)算方案（C）確定預(yù)算核實基數(shù)（D）征求意見，完善方案c事務(wù)管理之辦公用品管理第5頁實務(wù)操作題

企業(yè)擬任命小張兼管辦公用具發(fā)放和管理工作，請您告訴小張下面兩個問題：

1、辦公設(shè)備和辦公用具進貨手續(xù)

2、辦公設(shè)備辦公用具庫存管理方法。ABCDBC事務(wù)管理之辦公用品管理第6頁1、進貨手續(xù)

1）查對訂貨單，無誤后付款

2）將進貨數(shù)輸入庫存卡，更新庫存余額

3）按要求存放設(shè)備及用具

4）訂立發(fā)放制度，確定發(fā)放人

2、庫存管理方法

1）柜子上鎖

2）分類擺放，貼上標(biāo)簽

3）先進先出，按序擺放，防止過期

4）大而重放下層，小而輕放上層

5）通風(fēng)、干燥、明亮

6）進貨卡、出貨卡、庫存卡一致事務(wù)管理之辦公用品管理第7頁認識辦公用具事務(wù)管理之辦公用品管理第8頁假如你是一家新企業(yè)辦公室主任，請你列出本企業(yè)需采購辦公用具清單，并進行分類。思索事務(wù)管理之辦公用品管理第9頁1、紙簿類

2、筆尺類

3、裝訂類

4、歸檔用具

5、辦公設(shè)備耗材

6、設(shè)備類

事務(wù)管理之辦公用品管理第10頁

思索為何要設(shè)置辦公用具庫存事務(wù)管理之辦公用品管理第11頁辦公用具庫存控制作用1、確保大量資金不被無須要庫存占用2、確?？臻g不被用來存放無須要貨物3、監(jiān)督個人和部門對物品使用4、保持充分庫存，以確保組織順利運作5、監(jiān)督任何偷竊和破壞造成損失6、可利用準(zhǔn)確庫存進行估價。事務(wù)管理之辦公用品管理第12頁

核實基數(shù)就是要確定采購費用總額傳統(tǒng)預(yù)算法零基預(yù)算法怎樣確定預(yù)算核實基數(shù)？事務(wù)管理之辦公用品管理第13頁取得辦公用具使用權(quán)方式購置租用直接購置電話訂購傳真訂購網(wǎng)上訂購事務(wù)管理之辦公用品管理第14頁辦公用具采購流程申請審批招標(biāo)簽協(xié)議入庫付款選擇供給商訂貨單交貨單入庫單申購表訂貨單交貨單1、價格、費用2、質(zhì)量、交貨3、服務(wù)、位置事務(wù)管理之辦公用品管理第15頁辦公用具申請和訂貨1、由需要購置貨物人填寫企業(yè)內(nèi)部《采購申請單》，說明需要貨物理由和細節(jié)，經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)同意后交給采購人員2、由采購人員經(jīng)過《辦公用具訂購單》向供給商發(fā)出購置需求，各供給商會返回對應(yīng)報價單經(jīng)過采購人員比較、篩選，填寫正式訂購單并簽字，說明訂購貨物詳細情況，發(fā)送給選定供給商，該訂購單需要企業(yè)高級主管簽字同意，并復(fù)制一份給財務(wù)部，做為付款通知。事務(wù)管理之辦公用品管理第16頁事務(wù)管理之辦公用品管理第17頁辦公用具訂購單風(fēng)光旅游企業(yè)

序號名稱規(guī)格品牌數(shù)量單價總計1

2

3

4

5

6

7

累計

制表人：審核：核準(zhǔn)：事務(wù)管理之辦公用品管理第18頁3、當(dāng)收到供給商貨物后，要對照供給商交貨單和自己訂貨單檢驗貨物，查明貨物數(shù)量、質(zhì)量應(yīng)該符合要求，將簽收后交貨單送財務(wù)部4、采購人員依據(jù)收到貨物填寫入庫單，貨物入庫，庫房人員要簽字表示貨物進庫。5、財務(wù)部收到發(fā)票后，對照《交貨單》、《入庫單》和《訂單》，三單貨名、數(shù)量應(yīng)該相符，經(jīng)財務(wù)主管簽字核準(zhǔn)，總經(jīng)理同意后付款。6、接收每一類貨物詳情，應(yīng)輸入到《辦公用具庫存卡》接收項目中。7、接收后，要及時更新庫存余額。8、將接收貨物按照辦公用具存放要求存放好9、訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。辦公用具入庫事務(wù)管理之辦公用品管理第19頁第三節(jié)

辦公用具管理與發(fā)放事務(wù)管理之辦公用品管理第20頁1、確保資金不被無須要庫存占用2、盡可能節(jié)約庫存空間3、監(jiān)督個人和部門使用情況4、維持一定庫存以確保組織順利運作5、如有辦公用具方面資產(chǎn)損失，可利用準(zhǔn)確庫存估價6、監(jiān)督任務(wù)偷竊和破壞造成損失進行庫存管理有什么作用？事務(wù)管理之辦公用品管理第21頁思索：怎樣更加好對辦公用具進行管理？事務(wù)管理之辦公用品管理第22頁1、儲備間或物品柜要上鎖，確保安全2、新物品置于舊物品下面或后，領(lǐng)用時恪守先進先出標(biāo)準(zhǔn)。3、各類物品要清楚地貼上標(biāo)簽，標(biāo)明類別4、體積大、分量重放置在最下面，降低從架上取物時發(fā)生事故危險5、小物品，慣用物品應(yīng)放在較大物品前，方便領(lǐng)用。6、儲備間要通風(fēng)良好，保持干燥7、照明良好，便于查找。辦公用具庫存管理事務(wù)管理之辦公用品管理第23頁辦公用具入庫清單物項目品數(shù)量規(guī)格單價金額紙張裝訂機文件夾總計：制表人:制表時間:入庫時間：事務(wù)管理之辦公用品管理第24頁要學(xué)會填寫庫存統(tǒng)計卡（一）庫存統(tǒng)計卡庫存參考號B4紙最大庫存量100令項目：A4白文件紙最小庫存量（安全庫存）15令單位數(shù)量：令（1令=500頁）再定貨量25令日期接收發(fā)放數(shù)量發(fā)票號供給商數(shù)量領(lǐng)用人領(lǐng)用部門余額1-130S1933初萌行政部10再定貨量＝日用量*運輸時間+最小庫存量事務(wù)管理之辦公用品管理第25頁

最大庫存量：費用、存放空間、保留期限最小庫存量：再訂貨量：提醒購置者庫存需要重新訂購標(biāo)準(zhǔn)。由物品平均使用量、物品交貨時間長短決定進貨卡、出貨卡和庫存卡數(shù)字一致再訂購量＝日用量*運輸時間+最小庫存量事務(wù)管理之辦公用品管理第26頁實戰(zhàn)演練庫存統(tǒng)計卡庫存參考號B4最大庫存量：40項目：C6信封最小庫存量（安全庫存）8單位數(shù)量：包再定貨量12日期接收發(fā)放數(shù)量發(fā)票號供給商數(shù)量領(lǐng)用人領(lǐng)用部門余額1-1381-581-17201-24302-2142-9102-184？事務(wù)管理之辦公用品管理第27頁1、自2月18日發(fā)放物品后，庫存控制卡上剩下庫存是多少包？A，12B，56C，30D，402、當(dāng)2月18日需要重新訂購C6信封時，訂購員應(yīng)該訂購多少包？A：30B：12C：40D：28實戰(zhàn)演練（接上頁）事務(wù)管理之辦公用品管理第28頁庫存監(jiān)督工作說明1、依據(jù)不一樣目標(biāo)選擇不一樣監(jiān)督類型、時間間隔，并采取各種不一樣庫存監(jiān)督行動2、監(jiān)督中發(fā)覺庫存問題，需縮短監(jiān)督時間間隔，確保庫存符合企業(yè)要求。3、每個月核查一次入庫、出庫和庫存情況，了解物品使用情況，預(yù)防物品過分使用。4、定時檢驗庫存統(tǒng)計卡，并隨時調(diào)整庫存情況，降低浪費事務(wù)管理之辦公用品管理第29頁領(lǐng)用流程填寫領(lǐng)用申請表發(fā)放用具更新庫存統(tǒng)計辦公用具領(lǐng)用事務(wù)管理之辦公用品管理第30頁1、領(lǐng)用辦公用具時，要填寫《辦公用具領(lǐng)用記錄表》，由領(lǐng)用人詳細填寫領(lǐng)用物品名稱、數(shù)量、用途、領(lǐng)用時間等項目，并在領(lǐng)用人一欄中簽字，做到“誰領(lǐng)用、誰簽字、