企業(yè)行政管理

企業(yè)行政管理第一頁，共61頁。第二頁，共61頁。行政管理第三頁，共61頁。企業(yè)行政管理第四頁，共61頁。如何做好行政工作第五頁，共61頁。心第六頁，共61頁。明確崗位職責(zé)日常辦公事務(wù)管理包括日常事務(wù)的計(jì)劃安排、組織實(shí)施、信息溝通、協(xié)調(diào)控制、檢查總結(jié)以及獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等方面的管理工作；辦公物品管理包括辦公物品的發(fā)放、使用、保管及采購以及相應(yīng)制度的制定；文書資料管理包括印信管理、公文管理、檔案管理、書刊管理；會(huì)議管理包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后工作；其他事務(wù)視各公司具體情況而定。

第七頁，共61頁。加強(qiáng)溝通溝通包括縱向溝通和橫向溝通?？v向溝通分為與上級(jí)溝通和與下級(jí)部門溝通。與上級(jí)溝通主要是要充分領(lǐng)悟上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意思，把握住方向，同時(shí)將自己和下級(jí)部門的觀點(diǎn)很好的傳達(dá)給上級(jí)，這需要行政人員有觀察分析能力和表達(dá)能力。與下級(jí)溝通主要是執(zhí)行上級(jí)的決定以及收集整理下級(jí)部門各項(xiàng)信息，這就需要較強(qiáng)的應(yīng)變能力和組織能力。橫向溝通包括公司內(nèi)部相關(guān)職能部，與關(guān)系企業(yè)窗口部門和外界媒體政府機(jī)關(guān)等等。在傳達(dá)精神及布置工作任務(wù)及協(xié)調(diào)各部門工作時(shí)，務(wù)必真誠、謙虛。與外界溝通需要強(qiáng)的適應(yīng)能力和自我控制能力。

第八頁，共61頁。信息的收集和整理信息包括企業(yè)外部信息和內(nèi)部信息。外部信息具體包括：國家政治、法律、經(jīng)濟(jì)、政策規(guī)定；社會(huì)習(xí)慣、風(fēng)俗、時(shí)尚變化；市場(chǎng)需求、消費(fèi)結(jié)構(gòu)、消費(fèi)層次的變化；競爭企業(yè)信息；科學(xué)技術(shù)發(fā)展信息；突發(fā)事件等。內(nèi)部信息具體包括財(cái)務(wù)狀況；生產(chǎn)狀況；產(chǎn)銷狀況；采購、庫存信息；設(shè)備的使用和管理；人才資源等。作為一名行政管理人員最重要的是要及時(shí)了解企業(yè)內(nèi)部情況發(fā)展變化和國家政府機(jī)關(guān)相關(guān)政策和法律規(guī)定的變化。

第九頁，共61頁。良好的執(zhí)行力踏踏實(shí)實(shí)地去執(zhí)行。良好執(zhí)行力表現(xiàn)在：（1）什么事情該做，該怎么做。（2）如何更好更快完成該做的事情。（3）清除所有障礙。（4）形成企業(yè)執(zhí)行的制度和文化,讓執(zhí)行影響到每個(gè)員工

第十頁，共61頁。行政人員應(yīng)具備素質(zhì)、能力第十一頁，共61頁。職位名稱行政經(jīng)理職位代碼所屬部門行政部職系職等職級(jí)直屬上級(jí)職位概要:規(guī)劃、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)公司行政服務(wù)支持等各項(xiàng)工作，組織管理下屬人員完成本職工作。工作內(nèi)容:

%組織制定行政部工作發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃與預(yù)算方案；

%組織制定行政管理規(guī)章制度及督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行；

%組織、協(xié)調(diào)公司年會(huì)、員工活動(dòng)、市場(chǎng)類活動(dòng)及各類會(huì)議，負(fù)責(zé)外聯(lián)工作及辦理公司所需各項(xiàng)證照；

%起草及歸檔公司相關(guān)文件；

%搜集、整理公司內(nèi)部信息，及時(shí)組織編寫公司大事記；

%管理公司重要資質(zhì)證件；

%組織好來客接待和相關(guān)的外聯(lián)工作；

%主持部門內(nèi)部的建設(shè)工作，建設(shè)及維護(hù)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)；

%協(xié)調(diào)公司內(nèi)部行政人事等工作；

%對(duì)控制成本的方法提出建議。任職資格:教育背景:◆秘書、中文、公關(guān)、行政管理等相關(guān)專業(yè)本科以上學(xué)歷。培訓(xùn)經(jīng)歷:◆受過管理學(xué)、戰(zhàn)略管理、管理技能開發(fā)、公共關(guān)系、財(cái)務(wù)知識(shí)等方面的培訓(xùn)。經(jīng)驗(yàn):5年以上行政管理工作經(jīng)驗(yàn)。技能技巧:◆熟練的中英文寫作、口語、閱讀能力；◆優(yōu)秀的外聯(lián)與公關(guān)能力，具備解決突發(fā)事件的能力；◆較強(qiáng)的分析、解決問題能力，思路清晰，考慮問題細(xì)致；◆熟練使用辦公軟件、辦公自動(dòng)化設(shè)備。態(tài)度:◆做事客觀、嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)、踏實(shí)、敬業(yè)；◆具有很強(qiáng)的人際溝通、協(xié)調(diào)、組織能力以及高度的團(tuán)隊(duì)精神，責(zé)任心強(qiáng)。第十二頁，共61頁。職位名稱行政助理職位代碼所屬部門行政部職

系職等職級(jí)直屬上級(jí)行政經(jīng)理職位概要:協(xié)助行政經(jīng)理完成公司行政事務(wù)性工作及部門內(nèi)部日常事務(wù)工作。工作內(nèi)容:

%協(xié)助上級(jí)制定行政、總務(wù)及安全管理工作發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃；

%協(xié)助審核、修訂行政管理規(guī)章制度，進(jìn)行日常行政工作的組織與管理；

%協(xié)助高級(jí)管理人員進(jìn)行財(cái)產(chǎn)、內(nèi)務(wù)、安全管理，為其他部門提供及時(shí)有效的行政服務(wù)；

%考核和指導(dǎo)行政部工作人員的工作并給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)；

%協(xié)助承辦公司相關(guān)法律事務(wù)；

%參與公司經(jīng)營事務(wù)的管理和執(zhí)行工作；

%會(huì)務(wù)安排。技能技巧:◆具有較強(qiáng)的時(shí)間管理能力；◆優(yōu)秀的外聯(lián)和公關(guān)能力，具備解決突發(fā)事件能力；◆良好的中英文寫作、口語、閱讀能力；◆熟練使用辦公軟件；◆熟練使用操作辦公自動(dòng)化設(shè)備。態(tài)度:◆工作細(xì)致認(rèn)真，謹(jǐn)慎細(xì)心，責(zé)任心強(qiáng)；◆具有很強(qiáng)的人際溝通、協(xié)調(diào)能力，團(tuán)隊(duì)意識(shí)強(qiáng)。第十三頁，共61頁。職位名稱總經(jīng)理秘書職位代碼所屬部門行政部職

系職等職級(jí)直屬上級(jí)行政經(jīng)理職位概要:協(xié)助總經(jīng)理完成日常事務(wù)性工作。工作內(nèi)容:

%起草公司年度工作總結(jié)及總經(jīng)理講話稿；

%起草公司股東會(huì)和董事會(huì)的會(huì)議材料；

%作好公司重要會(huì)議的記錄及會(huì)議紀(jì)要的整理；

%起草、打印、登記和存檔總經(jīng)理簽發(fā)文件；

%協(xié)助行政部經(jīng)理做好公司來賓的接待工作；

%接聽電話、妥當(dāng)應(yīng)答，如有必要，做好電話記錄；

%掌握總經(jīng)理的日程安排，為總經(jīng)理接見訪客做好預(yù)約工作；

%收發(fā)傳真，并及時(shí)交給總經(jīng)理處理；

%完成總經(jīng)理或行政經(jīng)理交辦的其他工作。技能技巧:◆熟悉公司文檔管理；◆良好的中英文寫作、口語、閱讀能力；◆熟練使用辦公軟件及辦公自動(dòng)化設(shè)備。態(tài)度:◆良好的組織溝通協(xié)調(diào)能力；◆工作細(xì)致認(rèn)真，謹(jǐn)慎細(xì)心，條理性強(qiáng)；◆責(zé)任心強(qiáng)，勇于承擔(dān)挑戰(zhàn)性的工作；◆具有開拓精神和團(tuán)隊(duì)精神。第十四頁，共61頁。職位名稱秘書職位代碼所屬部門行政部職

系職等職級(jí)直屬上級(jí)行政經(jīng)理職位概要:安排會(huì)談、向電話詢問者提供信息、收發(fā)日常郵件，進(jìn)行文檔管理，對(duì)其他行政和業(yè)務(wù)方面的工作提供行政支持。工作內(nèi)容:

%接聽電話，向電話詢問者提供信息，記錄留言，轉(zhuǎn)接電話；

%收發(fā)與回復(fù)日常郵件；

%撰寫會(huì)議通知、會(huì)議記要、日常信件和工作報(bào)告；

%會(huì)談、會(huì)務(wù)安排；

%將信件及其他記錄歸檔；

%備份信件及其他文檔；

%安排商務(wù)旅行，做好預(yù)訂工作；

%接待訪客；

%采購、分發(fā)和控制辦公用品；

%分發(fā)錢款，進(jìn)行簡單的賬務(wù)管理。技能技巧:◆熟練使用操作辦公自動(dòng)化設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等；◆有良好的文字表達(dá)能力，有一定英語基礎(chǔ)，具備較強(qiáng)的聽說能力。態(tài)度:◆認(rèn)真負(fù)責(zé)，責(zé)任心強(qiáng)，積極主動(dòng)執(zhí)行交辦工作；◆工作效率高，條理性強(qiáng)，有團(tuán)隊(duì)合作精神；◆保密意識(shí)強(qiáng)。第十五頁，共61頁。職位名稱前臺(tái)職位代碼所屬部門行政部職

系職等職級(jí)直屬上級(jí)行政主管職位概要:做好公司日常行政事務(wù)工作，保證公司信息通訊順暢，提高公司運(yùn)作效率。工作內(nèi)容:

%轉(zhuǎn)接總機(jī)電話，收發(fā)傳真、信件和報(bào)刊；

%接待來訪客人，并通報(bào)相關(guān)部門；

%管理辦公用品，管理維修打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公器材；

%打印、復(fù)印文件和管理各種表格文件；

%承辦員工考勤和外出登記；

%安排約會(huì)、會(huì)議室及差旅預(yù)定；

%保管各種手續(xù)、手冊(cè)；

%更新和管理員工通訊地址和電話號(hào)碼等聯(lián)系方式；

%協(xié)助組織公司活動(dòng)。技能技巧:◆有良好的文字表達(dá)能力，有一定的英語基礎(chǔ)；◆熟練使用辦公軟件、辦公自動(dòng)化設(shè)備。態(tài)度:◆工作細(xì)致認(rèn)真，謹(jǐn)慎細(xì)心，熱情，積極主動(dòng)；◆工作效率高，責(zé)任心強(qiáng)，具有團(tuán)隊(duì)精神；◆保密意識(shí)強(qiáng)。第十六頁，共61頁。職位名稱行政事務(wù)管理專員職位代碼所屬部門行政部職

系職等職級(jí)直屬上級(jí)行政主管職位概要:管理公司的后勤服務(wù)工作、提供后勤保障。工作內(nèi)容:

%安排落實(shí)上級(jí)要求的各項(xiàng)任務(wù)，提供相關(guān)服務(wù)和后勤保障；

%參與擬訂和完善公司后勤管理規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行，確保行政后勤管理的順利進(jìn)行；

%負(fù)責(zé)公司辦公家具、設(shè)備、用品的選購與使用管理；

%負(fù)責(zé)公司各類設(shè)備、設(shè)施維護(hù)，水、電、氣、熱等能源后勤保障工作；

%進(jìn)行宣傳與安全檢查，代表公司與物業(yè)部門交涉，管理公司用水、用電情況；

%辦理公司購車、車輛年檢的相關(guān)手續(xù)，安排活動(dòng)用車，并統(tǒng)計(jì)人員用車的費(fèi)用；

%對(duì)公司人員申領(lǐng)辦公用品進(jìn)行記錄、發(fā)放、管理及流程優(yōu)化；

%辦理上級(jí)臨時(shí)交辦的其他工作。技能技巧:◆能根據(jù)公司不同時(shí)期的發(fā)展需要，提供相應(yīng)的物資設(shè)備配備方案；能根據(jù)辦公需求、市場(chǎng)行情，制定相應(yīng)的計(jì)劃及書面匯報(bào)；◆有一定的英語水平，能熟練使用各種辦公自動(dòng)化設(shè)備；◆良好的溝通協(xié)調(diào)能力、組織安排能力、具備靈活有序的物料控制能力。態(tài)度:◆人品端正，愛崗敬業(yè)，工作態(tài)度細(xì)致、踏實(shí)，責(zé)任心強(qiáng)，能吃苦耐勞。第十七頁，共61頁。-18-6W2HPDCASWOT常用工作方法第十八頁，共61頁。-19-2H6W1W—Why—目的2W—What—內(nèi)容3W—Who—人4W—Whom—對(duì)象5W—When—何時(shí)6W—Where—地點(diǎn)1H—How—方法2H—Howmuch或Howmany—費(fèi)用第十九頁，共61頁。-20-PDCA1、P（Plan）--計(jì)劃，確定方針和目標(biāo)，確定活動(dòng)計(jì)劃；2、D（Do）--執(zhí)行，實(shí)地去做，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃中的內(nèi)容；3、C（Check）--檢查，總結(jié)執(zhí)行計(jì)劃的結(jié)果，注意效果，找出問題；4、A（Action）--行動(dòng)，對(duì)總結(jié)檢查的結(jié)果進(jìn)行處理，成功的經(jīng)驗(yàn)加以肯定并適當(dāng)推廣、標(biāo)準(zhǔn)化；失敗的教訓(xùn)加以總結(jié)，以免重現(xiàn)，未解決的問題放到下一個(gè)PDCA循環(huán)。第二十頁，共61頁。-21-1、S：Strength，優(yōu)勢(shì)、強(qiáng)項(xiàng)2、W：Weakness，弱勢(shì)、缺點(diǎn)3、O：Opportunity，機(jī)會(huì)4、T：Threatness，威脅SWOTSWOT是一種分析方法關(guān)于企業(yè)：用來確定企業(yè)本身的競爭優(yōu)勢(shì)，競爭劣勢(shì)，機(jī)會(huì)和威脅，從而將公司的戰(zhàn)略與公司內(nèi)部資源、外部環(huán)境有機(jī)結(jié)合。因此，清楚的確定公司的資源優(yōu)勢(shì)和缺陷，了解公司所面臨的機(jī)會(huì)和挑戰(zhàn)，對(duì)于制定公司未來的發(fā)展戰(zhàn)略有著至關(guān)重要的意義。關(guān)于個(gè)人：職業(yè)規(guī)劃——經(jīng)營自己的長處第二十一頁，共61頁。-22-行政部工作流程第二十二頁，共61頁。辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理檢查驗(yàn)收部門申請(qǐng)出入登記月末盤存帳物相符監(jiān)督檢查物品采購主管審批請(qǐng)購計(jì)劃單查看庫存定期詢價(jià)議價(jià)第二十三頁，共61頁。第一條每月25日，各部門負(fù)責(zé)人將該部門所需要的辦公用品應(yīng)及時(shí)上報(bào)行政部。行政部指定專人制定每月辦公用品計(jì)劃及預(yù)算；經(jīng)主管副總審批后由行政部統(tǒng)一購買、根據(jù)實(shí)際工作需要有計(jì)劃的于次月10日分發(fā)給各部門;第二條公司新員工的辦公用品，行政部根據(jù)人力資源部提供的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新員工的正常工作。負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品的齊全、品種對(duì)路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當(dāng)、用品保管好;第三條負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取人員簽字;第四條因工作需要，確需某種專用辦公用品的部門，須由本部門經(jīng)理簽字、報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可購買。發(fā)票除本部門經(jīng)理簽批外，需由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可報(bào)銷;第五條領(lǐng)用辦公用品的部門，應(yīng)將本部門所需的辦公用品匯總填寫辦公用品領(lǐng)用單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后方可領(lǐng)取，如確實(shí)急需用品可到行政助理領(lǐng)取，填寫相應(yīng)的《部門辦公用品領(lǐng)用表》，流水號(hào)由行政部按月份及順序由行政部編寫，如9月第一張流水號(hào)0901、第二張流水號(hào)0902，以此類推且行政部所有記錄流水號(hào)均按此編寫；第六條日常領(lǐng)用文具需填寫《文具領(lǐng)用登記表》；第七條辦公用品管理一定要做到清潔、注意安全、放火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進(jìn)入庫房;第八條對(duì)于離開公司的員工，按照入職時(shí)所領(lǐng)的清單收回辦公用品（已用過的筆、本除外）第九條每月月底，行政助理統(tǒng)計(jì)各部門費(fèi)用，與財(cái)務(wù)部共同盤點(diǎn)庫存.辦公用品購發(fā)管理辦法第二十四頁，共61頁。固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理

資產(chǎn)分類建立臺(tái)帳清單每月盤存核對(duì)帳物

第二十五頁，共61頁。各部門基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)施維修管理

維修申請(qǐng)安排維修維修結(jié)束檢查驗(yàn)收記錄備案第二十六頁，共61頁。文件檔案的歸檔管理

文件、資料收集分類整理編號(hào)立卷歸檔裝訂成冊(cè)存放使用、傳閱控制第二十七頁，共61頁。文件資料收發(fā)、傳真管理

文件資料的收發(fā)行政審閱上傳下達(dá)準(zhǔn)確記錄傳真往來第二十八頁，共61頁。各種費(fèi)用的支付、控制

統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)所要交納費(fèi)用申請(qǐng)審批資金部門主管審批領(lǐng)導(dǎo)審批簽字支付各項(xiàng)費(fèi)用歸類登記管理第二十九頁，共61頁。對(duì)外關(guān)系建立維護(hù)

關(guān)系建立溝通協(xié)調(diào)檔案情況匯報(bào)合理調(diào)整第三十頁，共61頁。處理突發(fā)事件

突發(fā)事件出現(xiàn)主要情況收集妥善解決處理及時(shí)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)減少不利影響處理結(jié)果匯報(bào)第三十一頁，共61頁。后勤服務(wù)保障

擬定制度加強(qiáng)檢查收集建議員工滿意提高質(zhì)量安撫員工反饋第三十二頁，共61頁。后勤服務(wù)保障熟悉安全制度明確安全目標(biāo)組織實(shí)施檢查提高防范意識(shí)規(guī)劃教育培訓(xùn)確保整體安全安全第三十三頁，共61頁。執(zhí)行上級(jí)交辦事務(wù)

接受上級(jí)交辦任務(wù)匯報(bào)結(jié)果及時(shí)完成保質(zhì)保量確實(shí)了解、記錄工作要求第三十四頁，共61頁。行政經(jīng)理行政助理行政內(nèi)務(wù)行政接待行政總務(wù)行政部崗位架構(gòu)35第三十五頁，共61頁。前臺(tái)接待前臺(tái)接待管理一、來客接待1、來客接待流程（預(yù)約/未預(yù)約）2、接待禮儀二、來電轉(zhuǎn)接1、來電接入/轉(zhuǎn)接流程2、電話禮儀三、函件收發(fā)1、信函與快件簽收/寄送流程

第三十六頁，共61頁。前臺(tái)接待五、文件收發(fā)1、傳真發(fā)文/收文工作流程六、涉及表單1、來客登記表2、接待來訪登記表3、信函與快件簽收/寄送登記表4、傳真記錄清單第三十七頁，共61頁。內(nèi)部事務(wù)管理一、辦公用品管理1、辦公用品申購流程2、辦公用品購買/領(lǐng)用流程3、使用表單辦公用品訂購審批單辦公用品臺(tái)賬報(bào)廢物品清單辦公用品領(lǐng)用表

第三十八頁，共61頁。內(nèi)部事務(wù)管理二、辦公設(shè)備管理辦公設(shè)備購買審批流程辦公設(shè)備詢價(jià)流程辦公設(shè)備比價(jià)流程辦公設(shè)備采購流程使用表單：辦公設(shè)備配備登記表辦公設(shè)備更換登記表辦公設(shè)備性能狀態(tài)一覽表辦公設(shè)備維修記錄表第三十九頁，共61頁。內(nèi)部事務(wù)管理三、文書檔案管理發(fā)文/收文管理流程檔案歸檔流程檔案借閱/歸還流程檔案銷毀流程使用表單：文書檔案借閱審批表文書檔案借閱登記表第四十頁，共61頁。內(nèi)部事務(wù)管理四、印章管理制刻申請(qǐng)流程使用審批流程：印章使用審批表印章使用登記表

第四十一頁，共61頁。內(nèi)部事務(wù)管理五、證照管理證照年審流程證照使用審批/驗(yàn)證流程證照使用審批表證照使用登記表

第四十二頁，共61頁。內(nèi)部事務(wù)管理六、會(huì)議管理會(huì)議安排流程會(huì)議紀(jì)要會(huì)議工作評(píng)估表

第四十三頁，共61頁。外部事務(wù)管理值班登記日志表保安執(zhí)勤日志表外出員工登記表來賓出入登記表安全狀況檢查表防火設(shè)施檢查表

安全事故報(bào)告書突發(fā)事故報(bào)告表事故統(tǒng)計(jì)匯總表電梯設(shè)備巡視/維修/保養(yǎng)記錄表一、安全保密管理人員出入管理流程消防安全管理流程安全檢查管理流程突發(fā)事件處理/應(yīng)對(duì)流程使用表單：第四十四頁，共61頁。外部事務(wù)管理二、車輛管理車輛使用流程車輛加油管理流程車輛安全管理流程事故處理流程使用表單：車輛檢查表用車申請(qǐng)表派車記錄單車輛請(qǐng)修表保養(yǎng)記錄表車輛加油申請(qǐng)/記錄表車輛使用日志表車輛使用狀況月報(bào)表車輛事故現(xiàn)場(chǎng)記錄單車輛事故報(bào)告單第四十五頁，共61頁。外部事務(wù)管理三、后勤管理員工宿舍管理流程員工食堂管理流程清潔衛(wèi)生管理流程企業(yè)綠化管理流程使用表單：食堂衛(wèi)生檢查表住宿申請(qǐng)表住宿人員登記卡宿舍分配明細(xì)表宿舍檢查登記表清潔衛(wèi)生管理表衛(wèi)生區(qū)域劃計(jì)劃表清潔工作安排表衛(wèi)生狀況檢查/評(píng)分表

第四十六頁，共61頁。外部事務(wù)管理四、公關(guān)事務(wù)管理重要接待流程危機(jī)處理流程媒體宣傳流程使用表單：商務(wù)接待安排表公務(wù)接待審批表公關(guān)活動(dòng)策劃表危機(jī)預(yù)警處理表危機(jī)記錄分析表危機(jī)結(jié)果匯總表例外事項(xiàng)工作安排記錄表第四十七頁，共61頁。NVQ企業(yè)行政管理考試概述第四十八頁，共61頁。考試時(shí)間2010年7月考試日期考試時(shí)間NVQ企業(yè)行政管理資格證書2010年7月11日上午9:00～11:30NVQ企業(yè)行政管理三級(jí)2010年12月考試日期考試時(shí)間NVQ企業(yè)行政管理資格證書2010年12月12日上午9:00～11:30企業(yè)行政管理三級(jí)第四十九頁，共61頁。-50-證據(jù)：證明你勝任此崗位能力的憑證內(nèi)容：工作成果：類型：文件、報(bào)告、計(jì)劃、設(shè)計(jì)方案、研究成果等形式：文字、圖片、音像資料等證詞：應(yīng)試者的上級(jí)、同事、客戶等針對(duì)應(yīng)試者工作表現(xiàn)的描述，驗(yàn)證應(yīng)試者工作成果信度和效度的憑證。提問記錄：考評(píng)員提問應(yīng)試者，考察應(yīng)試者工作能力可現(xiàn)場(chǎng)提問亦可筆答證據(jù)的補(bǔ)充形式現(xiàn)場(chǎng)觀察：情景模擬工作場(chǎng)景，觀察應(yīng)試者工作行為表現(xiàn)，考察其工作能力。準(zhǔn)備證據(jù)第五十頁，共61頁。-51-A4紙書寫或打印，須標(biāo)明題目名稱、應(yīng)試者姓名；字跡清楚亦辨認(rèn)；字?jǐn)?shù)范圍：800——3000字；文件內(nèi)容邏輯結(jié)構(gòu)清晰，符合文件格式；提交音像或電子資料，須附帶文字形式闡明此證據(jù)的背景情況。工作成果具體要求第五十一頁，共61頁。應(yīng)試者證據(jù)清單考評(píng)中心

應(yīng)試者姓名

身份證號(hào)

考評(píng)員

序號(hào)證據(jù)類型證據(jù)內(nèi)容對(duì)應(yīng)單元/元素取證時(shí)間證據(jù)提供人備注1

2

3

4

5

…

…

…

…

…

…

…第五十二頁，共61頁。應(yīng)試者證據(jù)清單元素1.1選購辦公設(shè)備和耗材證據(jù)是否符合以下元素范圍：為以下人員選購本人工作需要

他人工作需要Yes/No

Yes/No設(shè)計(jì)單位的辦公設(shè)備

辦公耗材Yes/No

Yes/No應(yīng)試者是否符合以下能力要求：1、確定要購置的設(shè)備和耗材的是當(dāng)前或預(yù)期工作所必須的，且考慮與原有設(shè)備的匹配關(guān)系Yes/No2、確定要購置的設(shè)備和耗材所放置的位置，安全可靠且有利于工作流程的進(jìn)行

Yes/No3、對(duì)不同供應(yīng)商貨物的性能、價(jià)格、供貨地點(diǎn)、支付方式及售后服務(wù)等進(jìn)行綜合比較及選擇

Yes/No4、在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，依照單位程序訂貨購置，多征求使用者的反饋意見

Yes/No5、按照采購程序與供方仔細(xì)確定購貨內(nèi)容、總費(fèi)用、交貨和售后服務(wù)等事宜，并形成文件

Yes/No6、按照進(jìn)貨、驗(yàn)貨程序檢查所購設(shè)備和耗材的型號(hào)、質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格及相應(yīng)單據(jù)

Yes/No7、若提供的貨物或單據(jù)不符合要求，要立即與供應(yīng)商聯(lián)系

Yes/No8、按單位規(guī)定辦理或存放購買貨物的相關(guān)文件及單據(jù)

Yes/No第五十三頁，共61頁。應(yīng)試者證據(jù)清單元素2.1建立和維護(hù)有效的工作條件證據(jù)是否符合以下元素范圍：工作現(xiàn)場(chǎng)自己職責(zé)范圍內(nèi)的所有工作區(qū)域Yes/No

緊急情況1、生病2、意外事件3、火災(zāi)4、需要疏散5、泄密Yes/No應(yīng)試者是否符合以下能力要求：1、確認(rèn)自己對(duì)有關(guān)健康、安全等相關(guān)規(guī)定以熟知，并遵照?qǐng)?zhí)行Yes/No2、辦公室的設(shè)計(jì)和布局要符合健康、安全、保密的需要，達(dá)到企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和體現(xiàn)團(tuán)隊(duì)形象Yes/No3、辦公室的布局和位置要有利于單位工作流程，便于自己和他人高效地工作Yes/No4、監(jiān)督工作現(xiàn)場(chǎng)的工作條件符合法律法規(guī)要求，發(fā)現(xiàn)不符，及時(shí)、準(zhǔn)確地向上級(jí)報(bào)告Yes/No5、識(shí)別、監(jiān)督工作現(xiàn)場(chǎng)的安全隱患，在職權(quán)范圍內(nèi)糾正、處置隱患因素或?qū)⑽：皶r(shí)、準(zhǔn)確向上級(jí)報(bào)告Yes/No6、管理督促各種辦公設(shè)備的使用符合使用程序和安全操作規(guī)范Yes/No7、出現(xiàn)緊急情況，在自己的職權(quán)范圍內(nèi)根據(jù)單位程序及時(shí)、冷靜和有效的采取處理措施Yes/No8、清楚和準(zhǔn)確的完成有關(guān)健康和安全的記錄Yes/No第五十四頁，共61頁。應(yīng)試者證據(jù)清單元素3.1開發(fā)、執(zhí)行和維護(hù)程序證據(jù)是否符合以下元素范圍：職責(zé)范圍內(nèi)所包含

和如下人員協(xié)商舊程序（流程）的改造

開發(fā)新程序（流程）Yes/No

Yes/No和如下人員協(xié)商上級(jí)

程序（流程）涉及人員

單位內(nèi)專家Yes/No

Yes/No

Yes/No應(yīng)試者是否符合以下能力要求：1、在職權(quán)范圍內(nèi)主動(dòng)尋找可改進(jìn)或需要新建立的工作，并鼓勵(lì)相關(guān)人員共同參與Yes/No2、說明改進(jìn)或新建工作程序的目的、理由和效益，作出具體建議匯報(bào)給上級(jí)Yes/No3、在領(lǐng)導(dǎo)同意后，與相關(guān)人員詳細(xì)商議執(zhí)行該工作程序的具體項(xiàng)目和輔助要求Yes/No4、確保提出的工作程序及其輔助要求滿足單位需要并與已制定的政策、法規(guī)協(xié)調(diào)一致Yes/No5、將充分商議后的工作程序編制整理定稿，并作出實(shí)施計(jì)劃Yes/No6、與相關(guān)人員再次討論實(shí)施計(jì)劃，并修改執(zhí)行Yes/No7、確保該程序所涉及的所有人員都清楚該工作程序及其具體要求，以順利實(shí)施Yes/No8、工作程序?qū)嵤┻^程中出現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)向上級(jí)報(bào)告，并聽從指示Yes/No9、根據(jù)目的定期對(duì)該程序的實(shí)施情況跟蹤檢查，發(fā)現(xiàn)未正確執(zhí)行應(yīng)立即糾正，維護(hù)程序的效率Yes/No第五十五頁，共61頁。應(yīng)試者證據(jù)清單元素3.2用計(jì)算機(jī)選擇適合的呈現(xiàn)信息方法編制較復(fù)雜的文件證據(jù)是否符合以下元素范圍：獲取和使用的信息源文字信息

電子信息

口頭信息Yes/No

Yes/No

Yes/No按照需求者要求制作的文件包含帶表格和圖形的報(bào)告

帶流程圖的報(bào)告

運(yùn)用PPT制作的幻燈片Yes/No

Yes/No

Yes/No應(yīng)試者是否符合以下能力要求：1、明確需求者編制文件的主要內(nèi)容、具體要求和使用意圖Yes/No2、準(zhǔn)確和有效的通過文件的信息源收集信息，開展調(diào)查研究Yes/No3、根據(jù)文件的目的選擇適當(dāng)?shù)某尸F(xiàn)信息的方法，使信息表達(dá)準(zhǔn)確、簡明、生動(dòng)Yes/No4、對(duì)已選擇的信息進(jìn)行全面、綜合處理、確定編制文件的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容Yes/No5、熟練的通過計(jì)算機(jī)相關(guān)功能準(zhǔn)確的輸入編輯信息，使編制的文件符合呈現(xiàn)信息的最優(yōu)方法Yes/No6、編制文件要確保信息的安全和保密Yes/No7、檢查作出的文件，更正和修改，并根據(jù)需求者的要求調(diào)整Yes/No8、按照需求者意見保存文件、備份文件或打印文件Yes/No第五十六頁，共61頁。應(yīng)試者證據(jù)清單元素3.3選擇恰當(dāng)?shù)姆椒ㄅc對(duì)方有效溝通證據(jù)是否符合以下元素范圍：展示自己能有效地與如下人員溝通同事上級(jí)外部與工作關(guān)聯(lián)的人員Yes/No

Yes/No

Yes/No展示自己能恰當(dāng)?shù)剡x擇溝通方法面對(duì)面電話Yes/NoYes/No書面電子郵件Yes/NoYes/No溝通內(nèi)容正面的反面的Yes/No

Yes/No應(yīng)試者是否符合以下能力要求：1、抓住時(shí)機(jī)采取主動(dòng)姿態(tài)與對(duì)方溝通，努力建立有效地工作關(guān)系Yes/No2、針對(duì)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等不同情況選擇最恰當(dāng)?shù)姆椒ㄅc對(duì)方溝通Yes/No3、溝通交流的信息是準(zhǔn)確的、有益的、講信用的，展示良好的個(gè)人形象和單位形象Yes/No4、溝通交流的信息是清楚的、有條理的，易于對(duì)方理解、明晰和回復(fù)Yes/No5、溝通時(shí)應(yīng)尊重對(duì)方，講究禮貌，用詞文雅，密切雙方關(guān)系Yes/No6、在自己職權(quán)范圍內(nèi)，用對(duì)方希望的方式及時(shí)回答對(duì)方對(duì)信息的需求Yes/No7、溝通中積極體察。收集對(duì)方反應(yīng)，促進(jìn)雙方有效交流，達(dá)到溝通目的Yes/No8、能積極對(duì)待溝通中出現(xiàn)的分歧、保障，主動(dòng)處理不同意見，消除矛盾Yes/No9、按照單位規(guī)定，溝通中確保信息的安全和保密Yes/No10、溝通中的困難超出自己的職權(quán)范圍，應(yīng)及時(shí)向有關(guān)人員匯報(bào)Yes/No第五十七頁，共61頁。應(yīng)試者證據(jù)清單元素4.1制定工作計(jì)劃，監(jiān)控目標(biāo)完成證據(jù)是否符合以下元素范圍：計(jì)劃要點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)量

完成日期

資源Yes/No

Yes/No

Yes/No

Yes/No相關(guān)聯(lián)的人上級(jí)

交辦者

團(tuán)隊(duì)內(nèi)同事

團(tuán)隊(duì)外同事

外單位人Yes/No

Yes/No

Yes/No

Yes/No

Yes/No參與完成者獨(dú)自完成

帶領(lǐng)他人

與他人協(xié)作Yes/No

Yes/No

Yes/No應(yīng)試者是否符合以下能力要求：1、清楚所要開展的每項(xiàng)工作的目標(biāo)、工作內(nèi)容和實(shí)施方法Yes/No2、按照工作的輕重緩急和緊急程度安排工作的優(yōu)先順序（緊急重要程度）Yes/No3、起草并與相關(guān)人員共同制定工作計(jì)劃，標(biāo)明標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容、資源、完成日期Yes/No4、為完成計(jì)劃，按優(yōu)化組合準(zhǔn)備和分配所需的資源，包括人、財(cái)、物Yes/No5、確保工作計(jì)劃和實(shí)施過程符合單位的政策、規(guī)章、程序及本人的權(quán)限Yes/No6、將工作計(jì)劃清楚地通知相關(guān)人員，明確各自的行動(dòng)和職責(zé)Yes/No7、利用有效手段維護(hù)和控制各項(xiàng)工作按照制定的計(jì)劃有條不紊的實(shí)施Yes/No8、根據(jù)既定目標(biāo)，按階段總結(jié)、分析和評(píng)估工作成果和計(jì)劃執(zhí)行情況Yes/No9、找出與計(jì)劃目標(biāo)偏差的原因，并在自己職權(quán)范圍內(nèi)采取正確的行動(dòng)，如有必要，向有關(guān)人員匯報(bào)Yes/