信息化助學(xué)的策略和方法

本文格式為Word版，下載可任意編輯——信息化助學(xué)的策略和方法作為人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄和歷史回響，檔案和檔案管理工作在社會(huì)的進(jìn)展歷程中一向扮演著重要的角色，檔案被看成是社會(huì)的重要資產(chǎn)或者不成復(fù)制的文化遺產(chǎn)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速進(jìn)展，檔案管理的數(shù)字化特征成了關(guān)注的重點(diǎn)?；诖?，本文對(duì)數(shù)字檔案信息化管理模式與創(chuàng)新策略舉行了研究，闡述了舉行檔案數(shù)字化管理的作用與障礙，并從多個(gè)角度給出了數(shù)字檔案的創(chuàng)新管理模式。

檔案管理；數(shù)字檔案；管理模式；信息化；管理創(chuàng)新

在當(dāng)今社會(huì)，信息化已經(jīng)成為時(shí)代進(jìn)展的主要也正之一，以信息技術(shù)與通訊技術(shù)為代表的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)正深刻的影響著社會(huì)的思維和行為，人們的思維方式和行為方式也在新技術(shù)、新設(shè)備的影響下發(fā)生著重要的轉(zhuǎn)變。在檔案和檔案管理領(lǐng)域，這種來(lái)自于外部環(huán)境的沖擊也為這一工作的開(kāi)展帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)[1]。因此，加快檔案信息的數(shù)字化系統(tǒng)創(chuàng)辦，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)字化和信息化，并以此為根基，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，就成為時(shí)下亟待解決和需要關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題[2]?？梢?jiàn)，檔案管理工作是人類(lèi)社會(huì)生活的重要組成片面，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)進(jìn)展、科學(xué)技術(shù)進(jìn)步以及社會(huì)精神文明創(chuàng)辦中發(fā)揮著重要的作用。但是，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速進(jìn)展，檔案管理的數(shù)字化特征成了關(guān)注的重點(diǎn)?；诖?，本文對(duì)數(shù)字檔案信息化管理模式與創(chuàng)新策略舉行了研究，首先分析了數(shù)字檔案的含義、特征與管理模式，然后闡述了舉行檔案數(shù)字化管理的作用和其中的障礙，結(jié)果從多個(gè)角度給出了數(shù)字檔案的創(chuàng)新管理模式。實(shí)際上，提高檔案系統(tǒng)的整體功能是檔案管理工作的長(zhǎng)期要求，也是檔案管理工作的未來(lái)進(jìn)展方向和必然趨勢(shì)。

1.數(shù)字檔案的特征與管理模式

1.1數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案的識(shí)別與聯(lián)系

在社會(huì)進(jìn)展的任何時(shí)期，傳統(tǒng)檔案都具有不成對(duì)比的優(yōu)勢(shì)，這些優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)在以下方面：能夠真實(shí)的回響歷史真跡、對(duì)歷史的憑證具有直接的參考價(jià)值，在保存方面的長(zhǎng)期性，在法律方面具有證據(jù)上的優(yōu)勢(shì)等[4]。數(shù)字檔案以數(shù)字編碼的形式存在，是通過(guò)新型載體完成的檔案，具有無(wú)形性，傳輸?shù)谋憬菪?、運(yùn)算的快速性以及存貯的隱秘性等。當(dāng)然，傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案除了識(shí)別之外，還存在確定的聯(lián)系，即原始檔案可以數(shù)字化，當(dāng)原始檔案被數(shù)字化之后，原始檔案照舊存在，而與此同時(shí)，原始檔案因此存在了另一個(gè)備份。

1.2數(shù)字檔案的管理模式

數(shù)字檔案的管理包括以下集中模式：（1）作為一種新型的檔案管理，數(shù)字檔案的管理模式首先要以傳統(tǒng)檔案管理的要求為前提，提防對(duì)傳統(tǒng)檔案和電子文件的搜集、保存和歸檔，并同時(shí)對(duì)以上工作舉行必要的監(jiān)視和指導(dǎo)，保證有價(jià)值的電子文件都能夠得到齊全的、完整的和有效的記錄和保存[5]。（2）通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，將自動(dòng)分揀和組合功能應(yīng)用到檔案管理的實(shí)際工作中已經(jīng)成為一種新的檔案管理模式。這樣一來(lái)，任何電子文件的產(chǎn)生和運(yùn)用，都會(huì)在這一系統(tǒng)下，簡(jiǎn)化傳統(tǒng)的工作程序，最大限度的提升檔案管理的質(zhì)量與效率。（3）在當(dāng)今時(shí)代，檔案信息逐步成為社會(huì)共享的資源[6]，數(shù)字檔案的管理將會(huì)同傳統(tǒng)檔案管理一樣，逐步得到社會(huì)的認(rèn)可和法律的供認(rèn)，數(shù)字檔案管理也必將成為今后檔案管理的主要對(duì)象和進(jìn)展方向。

2.實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的作用和障礙

2.1檔案數(shù)字化管理的作用

（1）檔案數(shù)字化的實(shí)施和應(yīng)用能夠以更為高效和切實(shí)的方式向受眾供給便利的信息服務(wù)，能夠在多個(gè)角度上得志社會(huì)各方面需求，能夠最大限度的為科學(xué)研究和群眾的教導(dǎo)等社會(huì)活動(dòng)供給更為全面的智能服務(wù)。當(dāng)然，在檔案的數(shù)字化管理得到有效的實(shí)施之后，理應(yīng)據(jù)此建立起相應(yīng)的數(shù)字檔案館，使其成為國(guó)家根基信息資源的通道，在得志社會(huì)需要的同時(shí)，在確定程度上提高檔案工和管理者的社會(huì)地位。

（2）當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)根本具備學(xué)識(shí)經(jīng)濟(jì)的要素，正在向更加完善的在學(xué)識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案的數(shù)字化作為學(xué)識(shí)社會(huì)的一個(gè)重要組成片面，這在對(duì)檔案的信息化和數(shù)學(xué)化管理模式起著重要的作用。

2.2檔案數(shù)字化管理的主要障礙

（1）歸檔和保存的窘境。目前，好多社會(huì)組織都采用了以信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為根基的辦公自動(dòng)化體系，這一系統(tǒng)的運(yùn)行往往是通過(guò)主管部門(mén)設(shè)計(jì)的軟件實(shí)現(xiàn)的。但是，在文件舉行歸檔的過(guò)程中就展現(xiàn)了以下問(wèn)題：檔案管理單位使用的檔案管理系統(tǒng)與上述的辦公自動(dòng)化體系存在不兼容的可能，在不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)無(wú)法實(shí)現(xiàn)即時(shí)的轉(zhuǎn)換、歸檔和保存，這為原始數(shù)據(jù)的采集與錄入工作造成了確定的困難。

（2）資源重復(fù)使用的弊端。在當(dāng)前檔案管理的實(shí)際過(guò)程中，電子文件和紙質(zhì)文件“雙套制”保存的模式是極為常見(jiàn)的，這種模式假設(shè)能夠在兩者之間形象無(wú)重復(fù)的管理將是特別夢(mèng)想的，但是實(shí)際上，兩者之間卻存在著大量的工作重疊，這不但會(huì)造成資源的濫用，還會(huì)增加人力資源的工作量，增加工作的時(shí)間。但是，這種形式的文件傳遞和保存還往往輔以紙質(zhì)文件的歸檔和保存。這樣一來(lái)，一致內(nèi)容、功能好像，學(xué)識(shí)類(lèi)型不同的文件并發(fā)和保存的局面也就形成了，這對(duì)檔案事業(yè)的進(jìn)一步進(jìn)展是明顯不利的。

3.數(shù)字檔案信息化管理的創(chuàng)新模式和實(shí)現(xiàn)途徑

3.1建立橫向通道，貫穿辦公系統(tǒng)

由于數(shù)字檔案是一種更易被“查看”到的特殊資料，因此，要對(duì)數(shù)字檔案舉行必要的管理，該公開(kāi)的公開(kāi)，該保密的保密，使檔案在一個(gè)積極健康的環(huán)境中得到保存和使用。因此，首先需要硬件方面嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，提升信息存儲(chǔ)載體的特性，提高硬件的使用壽命，使電子文件能夠相對(duì)長(zhǎng)期的保存下去。譬如，對(duì)存儲(chǔ)電子文件的設(shè)備或者介質(zhì)要由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，確保檔案的安好；在軟件方面，要實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的兼容，最大限度的增加信息的可讀性、可存儲(chǔ)性和可操作性。

3.2提防檔案數(shù)字化創(chuàng)辦的統(tǒng)一協(xié)調(diào)

電子文件因其自身的特性抉擇了在對(duì)其舉行管理時(shí)也應(yīng)舉行特殊對(duì)待，否那么就無(wú)法建立有序高效的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。所以，理應(yīng)提防對(duì)電子文件的信息標(biāo)準(zhǔn)化創(chuàng)辦，最大限度的解決好系統(tǒng)的協(xié)調(diào)性和統(tǒng)一性問(wèn)題。此外，該應(yīng)使同一個(gè)文字資料盡量以同一種不同形式舉行保存，建立起統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，裁減數(shù)字檔案管理的難度。

3.3搭建平臺(tái)，構(gòu)建檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)

數(shù)字檔案的管理工作和檔案數(shù)字化平臺(tái)的創(chuàng)辦要完成以下三個(gè)方面的工作：（1）構(gòu)建檔案館范圍內(nèi)的檔案局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的自動(dòng)化集成管理，使檔案館的業(yè)務(wù)管理能夠在自動(dòng)化的根基上形成整體，并以此為根基向用戶供給檢索與查詢服務(wù)。（2）通過(guò)局域網(wǎng)面向各部門(mén)開(kāi)展工作，最大限度的為用戶供給館藏檔案的網(wǎng)上服務(wù)。（3）通過(guò)局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)的鏈接，開(kāi)展更為廣泛的業(yè)務(wù)往來(lái)和合作，使數(shù)字檔案資源能夠在更大的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享。

4.終止語(yǔ)

從社會(huì)學(xué)的角度講，數(shù)字檔案的管理工作是一項(xiàng)繁雜的系統(tǒng)工程，這一工程的舉行和完成需要運(yùn)用多種學(xué)科的學(xué)識(shí)，多種專(zhuān)業(yè)的合作，多個(gè)部門(mén)協(xié)作以及多個(gè)環(huán)節(jié)的配套等。并且，只有通過(guò)不斷的實(shí)踐與探索，才能純熟地掌管和利用這一技術(shù)，完成這