電力檔案管理工作中存在的問題與對策分析

電力檔案管理工作中存在的問題與對策分析電力檔案管理工作中存在的問題與對策分析

隨著社會的進步和科學技術(shù)的開展，人們對電力檔案管理工作有了更高的要求[1]。在過去的幾年，我國在電力檔案管理工作方面雖取得了較大成就，但在管理制度、辦法及管理人員等方面還存在較多問題。這要求電力企業(yè)必須直視問題，不斷改良和創(chuàng)新管理模式，以確保電力檔案管理工作效率的提高，促進電力企業(yè)長遠開展。

1.正確認識和理解電力檔案管理工作

電力企業(yè)的檔案管理工作是電力企業(yè)總體管理工作的根底環(huán)節(jié)，也是最重要的環(huán)節(jié)之一，做好電力企業(yè)的檔案管理工作，是保證電力企業(yè)在劇烈的市場競爭下獲取主動權(quán)的關(guān)鍵，也是促進電力企業(yè)經(jīng)濟開展的重要舉措。電力檔案記錄了電力企業(yè)的經(jīng)營開展史，其波及面廣、信息量大、種類繁多，且包含了企業(yè)經(jīng)營機密等內(nèi)容，是電力企業(yè)最大的財富[2]。因此，做好電力企業(yè)檔案管理工作對企業(yè)的平安生產(chǎn)、經(jīng)營管理、經(jīng)濟收益及長遠開展等均具有重要意義。鑒于此，針對當前電力企業(yè)檔案存在的問題，企業(yè)中的檔案管理部門必須堅持科學創(chuàng)新的管理理念，不斷分析并抓住機遇，推動檔案管理的信息化建設(shè)，建立合乎市場經(jīng)濟體制，促進檔案管理工作新領(lǐng)域的開發(fā)，以保證電力企業(yè)的健康和開展。

2.電力檔案管理工作存在的問題

2.1不足健全的檔案管理體系

由于電力企業(yè)不足健全的檔案管理體系，導(dǎo)致在實際管理工作中出現(xiàn)很多問題，如管理人員對檔案分類無標準性，使檔案編號混亂，加大檔案查詢和管理的難度；還有檔案案卷編排混亂、目錄缺失、標題不標準等問題。這些問題使電力企業(yè)檔案管理工作效率低下、質(zhì)量難以保證，影響了檔案資源的利用率，容易造成檔案在使用過程中出現(xiàn)喪失、損壞等，降低檔案的使用價值。

2.2領(lǐng)導(dǎo)層未引起足夠重視

在電力企業(yè)實際檔案管理中，多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)人員認為企業(yè)的檔案管理主要是一些文字的工作，其重要程度是不可與企業(yè)其它工程如市場份額、產(chǎn)品質(zhì)量等進行比較的，因此，只需要檔案管理人員完成工作，并未引起自身對檔案管理的重視。領(lǐng)導(dǎo)層錯誤的認識及對檔案工作的不重視，使電力企業(yè)在檔案管理方面的投資經(jīng)費缺乏，使檔案管理設(shè)備不齊全、管理辦法落后，最后直接導(dǎo)致電力企業(yè)管理的決策效率不高，影響電力企業(yè)開展。

2.3檔案管理政策指導(dǎo)及理論研究滯后

電力企業(yè)所波及的效勞范圍較為寬泛，營運的內(nèi)容包括建設(shè)、生產(chǎn)、運輸、銷售、維護等[3]，為滿足電力企業(yè)管理的開展需要，電力企業(yè)應(yīng)建立一個能承載大量信息的計算機管理系統(tǒng)，同時隨著企業(yè)開展腳步不斷更新管理信息。目前，電力檔案管理工作以逐漸成為多數(shù)電力企業(yè)管理部門共同面臨的一個重大挑戰(zhàn)，但就當前的形式而言，電力企業(yè)在檔案管理政策指導(dǎo)及理論研究方面還呈現(xiàn)出明顯的滯后性，在這方面所投入的人力、物力及財力均遠遠不夠。

2.4信息化管理效率不高

在網(wǎng)絡(luò)化時代，電力企業(yè)實現(xiàn)檔案管理信息化是促進企業(yè)開展的重要性因素。但現(xiàn)階段普遍存在檔案管理信息化管理效率不高的現(xiàn)象，究其根因，其一，不足齊全的檔案管理硬件設(shè)施，計算機配置更新速度過于滯后，難以與軟件的更新速度匹配，降低使用效率；其二，數(shù)字化硬件設(shè)備的使用率不高，而一些電力企業(yè)即使配備了數(shù)字化設(shè)施，但錄入的檔案數(shù)據(jù)有限，導(dǎo)致檔案資源不能充沛利用；其三，局部檔案管理人員，無法根據(jù)需求及時、有效查閱到檔案資料相關(guān)的圖紙信息。

2.5檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

由于電力企業(yè)中多數(shù)檔案管理人員屬于資歷不深的畢業(yè)生或?qū)n案管理工作認識不全面的人員，其不足專業(yè)的檔案管理知識和技能，也不具備豐盛的管理經(jīng)驗和較強工作責任心。因此，在管理過程中，沒有形成正確的檔案管理意識，未能認識到檔案管理工作聯(lián)系到整個電力企業(yè)的經(jīng)濟效益和長遠開展問題的重要性，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量不高，利用效率低，影響企業(yè)的開展。

3.電力檔案管理工作改良對策

3.1建立和完善檔案管理體制

建立健全檔案管理機制是電力企業(yè)提高檔案管理效率的重要保障。因此，電力企業(yè)應(yīng)根據(jù)我國檔案部門頒發(fā)的各項規(guī)章制度，并結(jié)合企業(yè)本身的檔案管理實際情況建立并貫徹落實檔案管理體制，切實將檔案管理工作納入企業(yè)的管理工作中，嚴格實施責任分工，標準管理過程，并進行全程跟蹤記錄。另外，電力企業(yè)還需建立一項以檔案管理工作為主、其他部門工作輔助配合的管理體系，以確保企業(yè)內(nèi)部各個部門互相協(xié)調(diào)管理，實現(xiàn)檔案管理標準化。

3.2加強領(lǐng)導(dǎo)層的重視

隨著社會的不斷開展及人們知識水平的提升，目前已有一些電力企業(yè)的員工對檔案管理工作的重要性引起重視，但這遠遠不夠，電力企業(yè)檔案管理工作效率的提升離不開企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的正確引導(dǎo)。因此，企業(yè)必須注重強調(diào)領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作的重視，定期組織公司領(lǐng)導(dǎo)層到檔案管理相關(guān)部門學習，加強領(lǐng)導(dǎo)層企業(yè)內(nèi)部的檔案管理培訓(xùn)，將檔案管理的內(nèi)容納入企業(yè)的日常管理事項中，加大對該部門資金、人力、物力等的投入，促使領(lǐng)導(dǎo)層正確認識的檔案管理在企業(yè)管理及開展中的重要性，進而全力支持與配合檔案管理工作的發(fā)展。

3.3加大軟硬件設(shè)施的投入

在網(wǎng)絡(luò)化時代，企業(yè)檔案的管理離不開計算機技術(shù)和信息化管理等，而這些管理技術(shù)和伎倆均需要以計算機軟硬件配置及現(xiàn)代化應(yīng)用管理設(shè)備等為根底，撐持檔案管理工作的順利發(fā)展。因此，企業(yè)必須加大對計算機軟硬件及現(xiàn)代化應(yīng)用管理設(shè)備方面的投入，對于管理過程中必須配備的設(shè)施、設(shè)備，應(yīng)定時更新和完善；同時，還要注重對技術(shù)人員技術(shù)能力的培訓(xùn)，加大投資力度，激勵技術(shù)人員引進先進的管理軟件和技術(shù)，以加強檔案管理工作的效率。

3.4加強檔案管理的信息化建設(shè)

信息化建設(shè)在檔案管理中，是人工管理無法比較的，因此，必須加強檔案管理的信息化建設(shè)，借助現(xiàn)代化信息管理伎倆，促進檔案管理工作效率的提升。企業(yè)除了在軟硬件設(shè)施設(shè)備方面加大投入外，還需要在管理方式上大膽突破，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的管理模式，將信息化建設(shè)作為檔案管理工作的重要事項；另外，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的開展情況，具體分析現(xiàn)代化信息管理實施的可行性及存在的問題和困難，并通過企業(yè)內(nèi)部通過討論作出相應(yīng)的解決對策。

3.5注重管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高

在當前劇烈的市場競爭環(huán)境下，具備專業(yè)知識與專業(yè)技能的人才成了企業(yè)開展的基本因素[4]。因此，電力企業(yè)假設(shè)要實現(xiàn)經(jīng)濟效益的提高和企業(yè)的長遠開展，在檔案管理工作中，必須擁有一支專業(yè)能力較強的管理隊伍。首先，企業(yè)應(yīng)定期組織檔案管理人員進行檔案管理實施的培訓(xùn)和實踐技能的提高，在培訓(xùn)過程中注重將知識與實踐相結(jié)合，培養(yǎng)真正有能力的檔案管理人員。還要注重管理人員的個體差別，形成互幫互助、共同促進的工作環(huán)境。在進行檔案管理工作過程中，注重培養(yǎng)管理人員形成良好的職業(yè)素養(yǎng)，加強其工作責任心。另外