OA自動化中國石化辦公自動化系統(tǒng)操作手冊

OA自動化中國石化辦公自動化系統(tǒng)操作手冊中國石化總部辦公自動化系統(tǒng)用戶操作手冊2011年6月目錄一、系統(tǒng)基本情況11.系統(tǒng)簡介12.業(yè)務(wù)范圍1模塊列表1增改模塊23.用戶與登錄3用戶3系統(tǒng)登錄界面3舊有系統(tǒng)登錄44.客戶端設(shè)置5操作系統(tǒng)5瀏覽器及其設(shè)置5MSOffice8相關(guān)控件和軟件安裝85.技術(shù)支持9二、基本操作91.首頁布局92.模塊布局113.開始業(yè)務(wù)114.表單（稿紙）12表單（稿紙）編輯12文件處理13填寫意見15打印表單15機(jī)要箱和條形碼17分發(fā)185.流程22操作界面22流程圖23流程明細(xì)24去向25人員25提交26撤回26駁回26轉(zhuǎn)辦27委托276.查詢28已辦事宜28已讀信息28查詢檢索29三、辦公室文書291.表單（稿紙）29編號29文件處理30代填意見31補(bǔ)發(fā)312.流程32文書撤轉(zhuǎn)32解鎖323.部門協(xié)作32發(fā)起會簽32辦理會簽33反饋部門意見33結(jié)束會簽34中止會簽34會簽記錄344.收文35業(yè)務(wù)范圍35文件登錄365.日常維護(hù)工作38發(fā)文38收文38一、系統(tǒng)基本情況1.系統(tǒng)簡介和使用習(xí)慣上基本和前一期保持一致。2.業(yè)務(wù)范圍模塊列表體范圍如下表所示。級別業(yè)務(wù)主管部門數(shù)據(jù)庫集團(tuán)公司發(fā)文集團(tuán)公司函發(fā)文集團(tuán)公司黨組發(fā)文公司級公司發(fā)文辦公廳文件處股份公司發(fā)文股份公司函發(fā)文密字發(fā)文辦公廳通報集團(tuán)公司行政收文公司收文辦公廳文件處集團(tuán)公司機(jī)要收文股份公司收文領(lǐng)導(dǎo)收文辦公廳總值班室公司黨組領(lǐng)導(dǎo)收文總部機(jī)關(guān)簽報辦公廳文件處黨組會議紀(jì)要集團(tuán)辦公會議紀(jì)要集團(tuán)專業(yè)會議紀(jì)要集團(tuán)經(jīng)濟(jì)活動分析紀(jì)要會議紀(jì)要辦公廳文件處重要情況通報股份辦公會議紀(jì)要股份專業(yè)會議紀(jì)要股份經(jīng)濟(jì)活動分析紀(jì)要信訪工作簡報石化財務(wù)簡報工作簡報辦公廳文件處石化統(tǒng)計簡報黨群工作簡報物資管理簡報集團(tuán)公司會議通知會議通知辦公廳總值班室股份公司會議通知督辦管理辦公廳信息督查處活動管理辦公廳總值班室電報辦公廳文件處辦公廳文件處前期白頭通知模塊合并到本白頭機(jī)要模塊值班日報辦公廳總值班室黨組領(lǐng)導(dǎo)批示辦公廳文件處每周會議安排辦公廳總值班室部門發(fā)文部門部門函發(fā)文部門部門工作表單部門部門非正式發(fā)文部門部門級部門收文部門部門簽報部門部門其他采用上述模塊為模板構(gòu)其他辦公模塊建的模塊，如部門會議紀(jì)要模塊特殊業(yè)務(wù)制度備案企改部增改模塊改變。編號模塊主要變化1新增模塊總部機(jī)關(guān)簽報部機(jī)關(guān)簽報模塊中。2新增模塊工作表單工作表單是一種企業(yè)內(nèi)部日常工作性質(zhì)的發(fā)文。2發(fā)文增加電子會簽功能3.簽報增加電子會簽功能。4督辦門反饋辦理情況。5會議通知議通知，并實(shí)現(xiàn)了流轉(zhuǎn)。6.部門收文增加了接收電子會簽、會議通知的功能7.活動管理新增模塊其他模塊在功能與應(yīng)用上也做了不同程度的改進(jìn)和完善。3.用戶與登錄用戶本期辦公自動化系統(tǒng)的用戶將和AD（活動目錄）作了有效集成，用戶名和密碼將統(tǒng)一在AD中維護(hù)。因此個別用戶的用戶名和密碼可能和前期系統(tǒng)有些差異，如果不能正常登錄，請聯(lián)系技術(shù)支持人員。系統(tǒng)登錄界面新系統(tǒng)上線后，總部機(jī)關(guān)人員統(tǒng)一登錄中國石化總部信息門戶（網(wǎng)址為0撥打59966000,聯(lián)系IT運(yùn)維支持中心。如下圖所示：錄。如下圖所示：舊有系統(tǒng)登錄期系統(tǒng)。史數(shù)據(jù)，即進(jìn)入前期系統(tǒng)。如下圖所示：4.客戶端設(shè)置操作系統(tǒng)本系統(tǒng)支持的客戶端操作系統(tǒng)包括WindowsXpsp2以上和Windows7。瀏覽器及其設(shè)置1.瀏覽器版本本系統(tǒng)支持的瀏覽器包括IE6及以上版本，包括IE6sp3、IE7、IE8、IE9。2.自動設(shè)置瀏覽器為能正常使用本系統(tǒng)的Web控件，需要對瀏覽器做安全性設(shè)置?？偛块T戶首頁下方“總部信息平臺公告，名為“IE設(shè)置文件?！癐E設(shè)置文件.reg”該文件自動將相關(guān)的瀏覽器設(shè)置項(xiàng)添加到注冊表文件中，設(shè)置即告成功。3.手工設(shè)置瀏覽器1)打開IE瀏覽器，工具－internet選項(xiàng)，選擇“安全”選項(xiàng)如下圖所示：圖12)選擇“受信任的站點(diǎn)－站點(diǎn)”如下圖所示：圖２輸入系統(tǒng)域名，確定即可。3)調(diào)整信任站點(diǎn)的安全級別為低如下圖所示：MSOffice本系統(tǒng)明確支持的MSOffice包括MSOffice2003、MSOffice2007。相關(guān)控件和軟件安裝本系統(tǒng)需要用到一些Web控件和軟件，包括IndiDocX、書生閱讀器、條形碼生成器等，用戶客戶端必須正確安裝這些控件和軟件，才能正常運(yùn)行本系統(tǒng)。1.安裝前準(zhǔn)備打開IE瀏覽器，工具－internet選項(xiàng)，選擇“安全”－“受信任的站點(diǎn)，點(diǎn)擊自定義級別，下載未簽名的ActiveX控件設(shè)置為啟用，如下圖2.手工下載安裝IE工下載安裝。如需要請在系統(tǒng)右上角下載相應(yīng)控件，并進(jìn)行安裝。5.技術(shù)支持用戶在使用過程中，若需要技術(shù)支持，請打技術(shù)支持電話59966000。二、基本操作1.首頁布局系統(tǒng)首頁布局如下圖所示：圖11．左側(cè)為應(yīng)用導(dǎo)航包括所有您可以辦理的業(yè)務(wù)，可以查詢的信息和可以使用的功能。每個部門和個人的導(dǎo)航都有所區(qū)別。2．右側(cè)為主信息區(qū)包括待辦信息、待閱信息和公文統(tǒng)計信息。待辦信息是需要您處理的信息。待閱信息是不需要辦理，僅需要知曉的信息。公文統(tǒng)計信息列出您所在部門的文件統(tǒng)計圖表和文件處理時效統(tǒng)計視圖，用于比較和促進(jìn)各部門、處室的辦文效率。如下圖所示：3．右上角為輔助功能包括首頁、退出、下載、幫助。2.模塊布局塊內(nèi)導(dǎo)航。如下圖所示：1.待辦文件本模塊中當(dāng)前需要您辦理的文件。每位登錄人員根據(jù)自身權(quán)限看到的內(nèi)容各自不同。2.正辦文件本模塊中正在辦理的文件中您可以查閱的部分。每個人能看到的內(nèi)容各所有正在辦理的文件。3.辦結(jié)文件本模塊中已經(jīng)辦結(jié)的文件。每個人能看到的內(nèi)容各自不同，一般人員是3.開始業(yè)務(wù)1.辦理在首頁或者相應(yīng)業(yè)務(wù)模塊，從待辦信息（待辦文件）中，點(diǎn)擊打開計劃處理的文檔，進(jìn)入即可開始辦理當(dāng)前業(yè)務(wù)。2.新建在相應(yīng)業(yè)務(wù)模塊，在右上角點(diǎn)擊按鈕，選擇具體業(yè)務(wù)類型，即可創(chuàng)建一個新業(yè)務(wù)。3.提交到該業(yè)務(wù)。4.保存退出若不想馬上提交給下一個辦理人，而是保存中間結(jié)果，請點(diǎn)擊按。4.表單（稿紙）新建或者辦理時打開的頁面稱為表單。表單的基本布局如下：左側(cè)為信息區(qū)，顯示了本文檔的信息，供編輯和處理。右側(cè)為功能區(qū)，包括操作區(qū)和流程處理區(qū)。表單（稿紙）編輯同前期系統(tǒng)，直接在頁面編輯即可。文件處理公文處理的一項(xiàng)主要工作是編輯Word、Excel等類型的Office文檔，這需要借助于文件控件IndiDocXIndiDocX裝成功后，在表單中控件如圖所示。下面介紹對文檔的各種處理功能。1.上載要上載文件，點(diǎn)擊。一次可以上載多個文件。特別注意：盡管上載后已經(jīng)可以進(jìn)行文檔編輯操作，但實(shí)際上您處理的文檔是在本地的文檔，并沒有上傳到OA系統(tǒng)的服務(wù)器上去。和頁面中修改到服務(wù)器上。2.文件圖標(biāo)代表特定Word文檔。要對其進(jìn)行處理，首先要點(diǎn)擊選中該文檔。3.編輯MSWord行編輯。4.修改痕跡Word區(qū)域中狀態(tài)選項(xiàng)中選擇“最終狀態(tài)。若要恢復(fù)到痕跡可見，請選擇“最終：顯示標(biāo)記”5.保存Word要保存編輯結(jié)果，請在Word中點(diǎn)擊后退出。特別注意：盡管修改保存后再打開時，可以看到您的修改已經(jīng)保存，但OA系統(tǒng)的服務(wù)器上去。和頁面中修改的內(nèi)容一樣，處理后的文檔要在點(diǎn)擊表單右側(cè)操作區(qū)的或者，才會真正上傳到服務(wù)器上。6.清稿要清除Word檔作為最新文檔，同時保留一份痕跡文檔以備查證。7.刪除要刪除上傳的文檔，請選中后點(diǎn)擊。請謹(jǐn)慎刪除，刪除了再提交后，被刪除的文件將無法恢復(fù)。8.放棄修改如果編輯后又想放棄修改，請直接點(diǎn)擊表單右側(cè)操作區(qū)的。這樣，無論Word輯之前的狀態(tài)。填寫意見每個任務(wù)環(huán)節(jié)能夠填寫的意見，預(yù)先由流程配置指定。要填寫意見，請點(diǎn)擊操作區(qū)，在彈出的意見窗口中添加意見。單上可能不會提供相應(yīng)的意見區(qū)，可以到“審批意見”查看，“審批意見”包括了所有的意見。如下圖所示：打印表單提供了標(biāo)準(zhǔn)的打印單，只要點(diǎn)擊相應(yīng)的打印按鈕，即可將標(biāo)準(zhǔn)的表單打印出來。1.打印單打印單是以各業(yè)務(wù)模塊的紙質(zhì)單據(jù)為樣板設(shè)計的，通常都是A4紙樣式。當(dāng)據(jù)。下面的打印單是部門發(fā)文稿紙：2.打印預(yù)覽Web頁面形式的打印單，不是所見即所得模式，因此不太直觀。如果要想在框點(diǎn)，然后點(diǎn)擊，出現(xiàn)預(yù)覽界面，預(yù)覽界面直觀地表現(xiàn)了打印在紙張上的效果。如下圖所示：也可以打印出來。3.頁面設(shè)置腳，可以通過重新設(shè)置。機(jī)要箱和條形碼換箱系統(tǒng)，并為公司領(lǐng)導(dǎo)、部門和一些在京單位分配了機(jī)要箱。機(jī)要箱號是每個機(jī)要箱在系統(tǒng)中唯一的編碼。可以把條形碼號轉(zhuǎn)為條形碼打印到紙質(zhì)文檔中，供機(jī)要箱讀取。帶有條形碼的紙質(zhì)文檔。1.生成條形碼所示：2.打印條形碼要跨部門遞送紙質(zhì)文檔，需要事先將條形碼打印到相應(yīng)的紙質(zhì)辦理單據(jù)上，如發(fā)文稿紙、簽報稿紙上。系統(tǒng)中的打印單上已經(jīng)附上了條形碼，直接一并打出即可。以先試著打印一張做了標(biāo)記的白紙，以確定稿紙放置的正反和方向。3.投箱換系統(tǒng)執(zhí)行電子投箱，該系統(tǒng)隨即等待您進(jìn)行紙質(zhì)投箱。分發(fā)功能1.設(shè)置附件發(fā)往單位的文件。如下圖所示：圖所示：圖4點(diǎn)擊“批量刪除”按鈕可以將所有發(fā)送單位的附件進(jìn)行統(tǒng)一指定刪除。擊列表中第一個發(fā)送單位對應(yīng)的修改按鈕對附件進(jìn)行增刪，如下圖所示：圖5以上操作完成后點(diǎn)擊“保存返回”按鈕回到主表單。2.分發(fā)工作人員。和辦公室文書可以再次補(bǔ)發(fā)。點(diǎn)擊，出現(xiàn)如下界面：點(diǎn)擊，出現(xiàn)分發(fā)選擇列表，如下圖所示：發(fā)動作，將電子文件發(fā)送到各單位。分發(fā)的結(jié)果列示在表單中“分發(fā)單位”區(qū)。3.回執(zhí)統(tǒng)計地看到文件分發(fā)和接收的狀態(tài)。4.撤回時撤回。5.流程根據(jù)預(yù)先的配置，引導(dǎo)您正確提交給下一個工作人員。操作界面表單右側(cè)是流程操作界面，布局如下圖所示：流程圖業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)過程。如下圖所示：在上圖中，清楚地標(biāo)示了整體流程、當(dāng)前環(huán)節(jié)、已經(jīng)過的環(huán)節(jié)。在流程圖上方，點(diǎn)擊，還能動態(tài)演示出一步一步的流轉(zhuǎn)過程。流程圖的圖例如下圖所示：流程明細(xì)流程明細(xì)記錄在左下分區(qū)的“流轉(zhuǎn)信息”中。如下圖所示：去向提交時，首先選擇去向。系統(tǒng)會根據(jù)選擇的去向調(diào)整隨后的信息。人員人員”按鈕，點(diǎn)擊出現(xiàn)人員選擇界面，如下圖所示。提交員的待辦信息中，隨后關(guān)閉窗口。撤回功能中打開撤回。如果對方已經(jīng)開始辦理，則不能撤回，系統(tǒng)會給予提示。駁回功能以點(diǎn)擊按鈕，將工作退回給提交人。系統(tǒng)也可能配置為可以駁回到指定環(huán)節(jié)。轉(zhuǎn)辦功能轉(zhuǎn)辦人。置運(yùn)行。委托辦理任務(wù)轉(zhuǎn)交給受托人辦理?！拔修k理“委托設(shè)置托單上指定受托人、受托時間，保存即可。6.查詢已辦事宜務(wù)辦理信息”和系統(tǒng)首頁“待辦信息”相同，“已辦事宜”包括所有本人已經(jīng)辦理但流程尚未已讀信息務(wù)”-“知會信息”中查看，該模塊包括了所有知會信息。其中“未讀”和系統(tǒng)查詢檢索索”功能查找文檔。1.快速搜索把所有含有該關(guān)鍵字文檔全部列出。2.高級搜索視圖右上角“高級搜索”用于組織復(fù)雜條件查詢。三、辦公室文書工作性質(zhì)的人員需要掌握的工作。1.表單（稿紙）編號本期系統(tǒng)編號方式和前期系統(tǒng)相似。收文類在起始環(huán)節(jié)由系統(tǒng)全自動編號。自動給出流水號。從模塊導(dǎo)航欄導(dǎo)航到編號配置。如下圖所示：打開編號配置文檔，調(diào)節(jié)代字、流水號、漏號，保存退出即可。文件處理本期系統(tǒng)基本繼承了前期系統(tǒng)對Word文件的處理方式，產(chǎn)生和處理紅頭文“生成SEP”版“脫密“打印，都沒有改變方式，但改變了聯(lián)合蓋章的實(shí)現(xiàn)方式，增加了“清樣”工作。1.聯(lián)合蓋章和前期系統(tǒng)一樣，聯(lián)合蓋章有兩種操作方式。到同一臺公文機(jī)的USB口，連續(xù)蓋章。注意操作時應(yīng)使用【蓋章】按鈕。本期系統(tǒng)改用常規(guī)工作流程實(shí)現(xiàn)了這種聯(lián)合蓋章方式，要下一個單位聯(lián)合蓋章，2.清樣紅頭的Word版式文件，目的是為了支持文件印刷，即把文件印刷到紅頭文件專用紙上。代填意見型由后臺配置決定。補(bǔ)發(fā)功能可以繼續(xù)分發(fā)文件，因此不必等到確認(rèn)分發(fā)完成后才結(jié)束流程。2.公文流程文書撤轉(zhuǎn)書可以通過調(diào)整流程。解鎖3.部門協(xié)作流程圖中。部門之間是以發(fā)送單據(jù)和反饋結(jié)果來進(jìn)行協(xié)作的。以部門會簽為例，會簽為例詳述具體操作。發(fā)起會簽選中的部門發(fā)送會簽單，當(dāng)前文檔則進(jìn)入等待反饋狀態(tài)。辦理會簽轉(zhuǎn)直至形成會簽意見。反饋部門意見意見，確定。系統(tǒng)會自動將組織好的意見自動反饋到發(fā)起部門的對應(yīng)文檔中,并進(jìn)入表單中相應(yīng)的位置。結(jié)束會簽如果全部會簽部門都已經(jīng)反饋會簽意見，當(dāng)前文檔自動結(jié)束等待反饋狀態(tài)，恢復(fù)到正常狀態(tài)，繼續(xù)按普通的流程流轉(zhuǎn)。中止會簽起流程。會簽記錄在表單的“流轉(zhuǎn)信息”區(qū)，詳細(xì)記錄了會簽發(fā)起、中止信息。在表單的“審批意見”區(qū)，詳細(xì)記錄了反饋的會簽意見。4.收文業(yè)務(wù)范圍本期系統(tǒng)中收文業(yè)務(wù)范圍得到進(jìn)一步擴(kuò)大，范圍包括：正式文件非正式文件催辦單督辦單會簽單會議通知單位反饋部門意見。文件登錄辦登錄是本期系統(tǒng)新實(shí)現(xiàn)的方式。1.手工登錄點(diǎn)擊，手工錄入文件信息提交。2.從郵件登錄點(diǎn)擊，選中文檔，選擇“接收類型，然后點(diǎn)