檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書范文

檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書公司檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書1.目的：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì)，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補(bǔ)充。2.適用范圍：適用于公司級(jí)檔案及資料的收集、整理、歸檔、移交、使用、保存及銷毀等管理工作。3.定義：3.1資料：闡明所取得結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件。3.2檔案：是指公司過(guò)去和現(xiàn)在的日常經(jīng)營(yíng)管理工作中形成中的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等形式的歷史記錄。4.職責(zé)：4.1行政部4.1.1行政部負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門移交的各類檔案進(jìn)行檢查、整理、分類、編目、輸入信息庫(kù)、裝盒、并及時(shí)入庫(kù)定位排架，并負(fù)責(zé)檔案的日常借閱和銷毀管理。4.2各部門4.2.1負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)記錄及檔案資料的日常收集、整理、歸檔和使用等管理工作,月終向行政部移交業(yè)務(wù)記錄及檔案資料。5.管理作業(yè)5.1檔案資料管理原則5.1.11）行政部的文件資料管理2）各部門的文件資料管理5.1.25.2檔案管理職責(zé)5.2.11）是公司檔案資料的歸口管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理制度的制定和指導(dǎo)執(zhí)行。2）負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)歸檔業(yè)務(wù)記錄及檔案資料的接收、標(biāo)識(shí)、整理、保存和日常管理。3）根據(jù)實(shí)際情況，負(fù)責(zé)對(duì)失去保存價(jià)值的檔案資料提出處理、銷毀意見(jiàn)。5.2.1）對(duì)各部門移交的成套的業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行整理、歸檔。2）對(duì)個(gè)部門檔案管理人員的檔案管理工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。5.3歸檔范圍5.3.1重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。5.3.2本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書。5.3.3本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。5.3.4本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。5.3.5本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。5.3.6本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。5.4檔案的收集、歸檔5.4.1文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。5.4.2一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。5.4.3行政部檔案管理人員對(duì)收到的資料的有效性進(jìn)行核查并及時(shí)辦理收文登記，根據(jù)資料來(lái)源及重要性對(duì)資料進(jìn)行分類,并編制《檔案目錄表》，資料存放在檔案袋盒中須與檔案目錄一一對(duì)應(yīng)。附件1：《檔案目錄表》5.5文件材料歸檔要求5.5.1檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。5.5.2在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一歸檔。5.5.3歸檔文件材料必須完整、準(zhǔn)確，能如實(shí)反映各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程；必須層次分明，符合其形成規(guī)律。5.5.4歸檔的文件材料，必須做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖樣清晰，有利于長(zhǎng)期保存，手寫部分一律用碳素墨水鋼筆或者碳素墨水簽字筆書寫，禁用鉛筆、圓珠筆等書寫。5.5.5各類歸檔材料一般為一式一份。5.5.6不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針正確最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。5.5.7檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。5.5.8歸檔資料、圖紙幅面大小應(yīng)按A4規(guī)格折疊，裝訂結(jié)實(shí)、編號(hào)連續(xù)。5.5.9文件材料移交歸檔時(shí)，要編制《文件交接清單》，一式二份，經(jīng)交接雙方簽字后，雙方各執(zhí)一份，檔案管理員那份需存放在《文件交接清冊(cè)》檔案里歸檔保存。附件2：《文件交接清單》5.5.10如不符合歸檔要求的，行政部有權(quán)拒絕接收，直至需要移交的單位整改符合要求后再接收。5.6檔案的整理5.6.1歸檔文件以“件”為整理單位進(jìn)行裝訂。正本與定稿為一件；正文與附件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；來(lái)文與復(fù)文為一件；文件處理單與文件為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等每?jī)?cè)（本）為一件。5.6.2裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后；有文件處理單的文件，文件處理單在前，正文在后。不同文字的文件，中文文本在前，外文文本在后。5.6.3裝訂文件要力求整齊、結(jié)實(shí)、美觀。采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將文件左、下邊對(duì)齊，采用左上角裝訂的，應(yīng)將文件左、上邊對(duì)齊。5.6.4裝盒。歸檔文件應(yīng)按件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫備考表、盒內(nèi)文件目錄、檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目。移交時(shí)，盒內(nèi)必須有完整的歸檔文件目錄。文件裝入盒時(shí)應(yīng)嚴(yán)格區(qū)分類別，并按件號(hào)順序裝入盒內(nèi)，一盒裝滿后再順次裝下一盒。5.6.5檔案排列要按照案卷順序從上至下，從左至右存放。各種資料要分門別類編號(hào)存放。聲像材料要集中保存。5.7檔案的保管5.7.1按有關(guān)管理規(guī)定確定公司檔案資料保存期。5.7.2目錄與檔案相符。保障檔案材料完整無(wú)缺，檔案資料收進(jìn)、移出、保存、銷毀都必須嚴(yán)格的手續(xù)，做到增減有據(jù)，數(shù)字準(zhǔn)確，確保檔案不散不丟。5.7.3檔案柜設(shè)專人負(fù)責(zé)管理，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)，一律不準(zhǔn)翻閱檔案柜資料及文件。5.7.4檔案要裝放在檔案柜內(nèi)，排列要整齊、美觀，保持庫(kù)房?jī)?nèi)空氣流通。5.7.5存儲(chǔ)檔案資料的磁盤、光盤等磁性介質(zhì)應(yīng)妥善保管。備份盤裝在保護(hù)封套和包裝盒中，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所。5.8檔案日常管理5.8.1借閱1）借閱手續(xù)：（1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部門負(fù)責(zé)人出示書面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司《借閱登記表》上簽字。附件3：《借閱登記表》（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在《借閱登記表》上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。（3）檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無(wú)異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。2）借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。3）借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負(fù)責(zé)人書面請(qǐng)示，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。4）借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其它人借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。5.8.2銷毀1）每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀?！稒n案銷毀清冊(cè)》需注明：銷毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時(shí)間。附件4:《檔案銷毀清冊(cè)》2）銷前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷后，在清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人?！稒n案銷毀清冊(cè)》需永久保管。3）保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。5.8.3移交1）需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交?！稒n案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。附件5：《檔案移交登記表》2）移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；移交后，在清冊(cè)上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。5.8.4保密1）檔案規(guī)的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動(dòng)做好檔案的提供利用工作。任何無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得入翻閱。2）檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹(shù)立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動(dòng)，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。5.9檔案的密級(jí)密級(jí)：檔案資料按密級(jí)分類，有如下幾種：絕密：是最重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司的利益遭受特別嚴(yán)重的損害。即公司發(fā)展經(jīng)營(yíng)中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料。機(jī)密：是重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司的利益遭受嚴(yán)重的損害。即公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營(yíng)情況等。秘密：是一般的公司秘密，泄露會(huì)使公司的利益遭受損害。即公司人事檔案、合同、協(xié)議、尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開(kāi)的各類信息。內(nèi)部公開(kāi)：是公司能夠內(nèi)部公開(kāi)，但不能夠?qū)ν鈧鞑サ臋n案。5.10檔案的分類編號(hào)：5.10.1檔案分類的原則:以本公司所形成的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)公司的職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和檔案的載體形態(tài)的特點(diǎn)，以便科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)利用。全宗內(nèi)檔案類別及排列代號(hào)類別A行政綜合文書檔案B財(cái)務(wù)檔案C固定資產(chǎn)類D辦公用品E勞保用品F聲像檔案J業(yè)務(wù)檔案001人事檔案5.10.2編號(hào)方法:一般檔案的編號(hào)，按檔案分類代號(hào)編大流水號(hào)，其結(jié)構(gòu)模式為：類別代號(hào)+二級(jí)名稱。業(yè)務(wù)檔案按相關(guān)規(guī)定編號(hào)。人事檔案以員工姓名為檔案名稱，編號(hào)為以入職時(shí)間為大流水號(hào)，第一號(hào)為001，以此類推。5.11行政綜合文書檔案分類和保管期限表檔案分類類別名稱范圍名稱保管期限A行政綜合文書檔案1公司資質(zhì)長(zhǎng)期2公司發(fā)文長(zhǎng)期3公司收文長(zhǎng)期4公司規(guī)章制度、管理辦法永久5工作標(biāo)準(zhǔn)、工作規(guī)范長(zhǎng)期6法律文件長(zhǎng)期7公司出具證明復(fù)印件長(zhǎng)期8各種模板短期9文件交接清冊(cè)長(zhǎng)期11員工培訓(xùn)長(zhǎng)期10檔案銷毀清冊(cè)永久11其它B財(cái)務(wù)檔案1原始憑證長(zhǎng)期2會(huì)計(jì)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告永久3工資表長(zhǎng)期4各種賬簿永久5原始憑證清冊(cè)長(zhǎng)期C固定資產(chǎn)不設(shè)2級(jí)固定資產(chǎn)永久D辦公用品1以月為單位的辦公用品檔案長(zhǎng)期2高值辦公用品管理檔案長(zhǎng)期E勞保用品不設(shè)2級(jí)以月為單位的勞保用品檔案長(zhǎng)期J業(yè)務(wù)檔案人事檔案001以員工姓名為檔案名稱永久6.相關(guān)記錄6.1附件1：《檔案目錄表》6.2附件2：《文件交接清單》6.3附件3：《借閱登記表》6.4附件4:《檔案銷毀清冊(cè)》6.5附件5：《檔案移交登記表》附件1：檔案目錄檔案名稱：XXXX檔案編號(hào)：建檔日期：年月日中檢興XXXX檔案目錄序號(hào)文件名稱單位數(shù)量總頁(yè)數(shù)歸檔日期備注附件2：中檢興公司文件交接清單序號(hào)名稱單位數(shù)量備注移交人：日期：簽收人：日期：序號(hào)日期檔號(hào)題名利用目的方式復(fù)印份數(shù)借閱單位借閱人簽字部門負(fù)責(zé)人簽字分管領(lǐng)導(dǎo)簽字歸還日期借閱查閱附件3：借閱檔案登記表附件：4檔案銷毀清冊(cè)單位名稱：年月日到