檔案管理制度

PAGEPAGE8檔案管理制度編號(hào)：版本號(hào)：A/0主責(zé)：綜合管理部編寫：審核：批準(zhǔn)：實(shí)施日期：1范圍本制度適用于xx集團(tuán)有限公司總部、分公司。2定義檔案,是指本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄。3職責(zé)3.1總則1)成立以分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，以綜合管理部檔案部門為核心，以xx集團(tuán)各部門、分公司、項(xiàng)目專（兼）職檔案員為成員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。2)所有員工對(duì)公司歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)均負(fù)有相應(yīng)的責(zé)任。文件材料的收集、歸檔工作應(yīng)列入到各部門的管理程序、職責(zé)范圍和崗位責(zé)任制中。3.2總部檔案管理部門職責(zé)1）貫徹、執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和國(guó)家有關(guān)方針政策，建立健全檔案工作各項(xiàng)制度；2）統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)檔案材料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用、編研工作，確保檔案材料的完整、準(zhǔn)確與安全，積極主動(dòng)地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)；3）根據(jù)各部門年度工作實(shí)際，有針對(duì)性編制年度檔案歸檔范圍，并以xx集團(tuán)文件形式下發(fā)每一個(gè)部門，作為其歸檔工作的標(biāo)準(zhǔn)和考核依據(jù)。對(duì)案卷質(zhì)量和移交時(shí)間進(jìn)行控制；4）對(duì)xx集團(tuán)公司各部、分公司文件材料的形成、積累和立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)；5）參加公司科技成果鑒定、購置設(shè)備開箱與基建、工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作，對(duì)有關(guān)文件材料的完整、準(zhǔn)確情況進(jìn)行監(jiān)督；6）每年對(duì)分公司檔案工作進(jìn)行檢查；及時(shí)向國(guó)清控股集團(tuán)有限公司及其他主管部門報(bào)送檔案工作檢查通報(bào)。3.3各分公司檔案管理部門職責(zé)1）貫徹、執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和國(guó)家有關(guān)方針政策，建立健全分公司檔案工作各項(xiàng)制度；2）負(fù)責(zé)檔案材料的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、編研工作；3）每年負(fù)責(zé)向xx集團(tuán)檔案部門移交分公司大事記、組織沿革；4）參加本單位科技成果鑒定、購置設(shè)備開箱與基建、工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作，對(duì)有關(guān)文件材料的完整、準(zhǔn)確情況進(jìn)行監(jiān)督；5）對(duì)本單位各部門文件材料形成、積累和立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)；6）監(jiān)督指導(dǎo)所屬單位（含市外、境外單位）的檔案工作；7）配合xx集團(tuán)檔案工作需要，做相應(yīng)工作。3.4檔案部門負(fù)責(zé)人工作職責(zé)1）組織貫徹執(zhí)行國(guó)家、省、市及行業(yè)有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)；2）負(fù)責(zé)公司檔案工作規(guī)劃、計(jì)劃及規(guī)章制度的編制、實(shí)施工作，負(fù)責(zé)檔案編研工作；3）對(duì)檔案管理人員的工作情況進(jìn)行檢查指導(dǎo)，組織公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，并對(duì)文件材料歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，組織對(duì)所屬單位進(jìn)行檔案工作檢查，起草檔案工作管理文件；4）改進(jìn)和完善工作制度，不斷提高工作質(zhì)量和服務(wù)水平，切實(shí)為公司的各項(xiàng)工作服務(wù)；5）及時(shí)總結(jié)部門工作情況，向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，提出檔案工作的意見和建議。3.5檔案員工作職責(zé)1）貫徹執(zhí)行國(guó)家、省、市及行業(yè)有關(guān)企業(yè)檔案工作的方針政策、法律法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，在檔案部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下開展工作；xx集團(tuán)檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、認(rèn)定、管理和利用工作；3）根據(jù)分工做好對(duì)各部門及所屬單位檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)；4）參加公司開箱與基建、工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作，監(jiān)督指導(dǎo)有關(guān)部門加強(qiáng)有關(guān)文件材料的前期控制，保證其齊全完整、系統(tǒng)準(zhǔn)確；采取有效措施，確保檔案的安全管理，最大限度地延長(zhǎng)檔案使用壽命；6）牢固樹立為服務(wù)意識(shí)，及時(shí)、準(zhǔn)確地做好利用檔案的信息反饋工作。3.6部門歸檔人員、各項(xiàng)目部資料員工作職責(zé)1）認(rèn)真執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)及公司檔案工作各項(xiàng)制度；2）負(fù)責(zé)本部門各類紙質(zhì)文件材料、電子文件材料（包括電子數(shù)據(jù)錄入）的收集、整理、立卷、歸檔工作，做到歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、及時(shí)、規(guī)范；3）參加本公司組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)及其他有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)活動(dòng)。4檔案工作的主要任務(wù)按照一定的原則和要求，科學(xué)地管理檔案，積極地開發(fā)檔案信息資源，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案為本單位的現(xiàn)實(shí)工作和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)，便于各項(xiàng)工作的利用。5檔案管理原則5.1實(shí)行檔案綜合管理，分級(jí)實(shí)施；集中匯總，分別存放；由誰產(chǎn)生，由誰負(fù)責(zé)；定員定崗，分級(jí)考核的管理原則。5.2各部門、機(jī)構(gòu)和有關(guān)人員負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理、歸檔，并定期向檔案部門移交。任何人不得拒絕歸檔。6檔案管理工作檔案管理包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用六個(gè)環(huán)節(jié)。收集是起點(diǎn)，利用是目的，整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)是業(yè)務(wù)建設(shè)，在業(yè)務(wù)建設(shè)中整理是中心環(huán)節(jié)。（詳見流程2）6.1收集把分散在各單位和個(gè)人手中的檔案，以及散失在國(guó)外的歷史檔案，按照國(guó)家規(guī)定通過歸檔、接收和征集等方式，分別集中到各級(jí)各類檔案室（館）。6.2整理（編目）是把零散的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行科學(xué)地分類、組合、排列和基本的編目，使之系統(tǒng)化。6.3保管科學(xué)地保管檔案，克服與限制損毀檔案的各種因素，以維護(hù)檔案的完整與安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命。做好庫房“八防”措施。檔案柜架、包裝材料、專用紙符合要求。6.4鑒定、銷毀鑒定，按照鑒定工作的原則和標(biāo)準(zhǔn)，研究和甄別檔案的現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值和歷史價(jià)值，確定其保管期限，并剔除失去保存價(jià)值的檔案予以銷毀的工作。（見《文件材料歸檔辦法》）銷毀，按照國(guó)家規(guī)定，銷毀已到保管期限的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，辦理批準(zhǔn)手續(xù)，執(zhí)行銷毀制度，銷毀檔案應(yīng)注意安全保密，一般要有二人以上監(jiān)銷。銷毀后監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章，并注明銷毀方式（火燒或打成紙漿）和日期。6.5統(tǒng)計(jì)是以表冊(cè)、數(shù)字的形式，通過對(duì)數(shù)量的調(diào)查與研究，揭示檔案和檔案工作情況及一般規(guī)律6.6利用與編研利用工作是指通過一定的方式和分法，直接提供檔案為各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。編研工作是以館（室）藏檔案為對(duì)象，以滿足社會(huì)利用檔案為目的，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上編輯、評(píng)價(jià)、加工史料和專門著述。7檔案工作流程圖流程1對(duì)總部各部門立卷歸檔進(jìn)行指導(dǎo)督導(dǎo)對(duì)分公司立卷歸檔進(jìn)行指導(dǎo)督導(dǎo)對(duì)總部各部門立卷歸檔進(jìn)行指導(dǎo)督導(dǎo)對(duì)分公司立卷歸檔進(jìn)行指導(dǎo)督導(dǎo)檔案工作各項(xiàng)規(guī)章、制度參加科技成果鑒定、購置設(shè)備開箱、工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作對(duì)分公司檔案工作進(jìn)行檢查、考核、通報(bào)參與成員單位的產(chǎn)權(quán)變動(dòng)企業(yè)檔案的處置工作檔案利用檔案編研檔案利用效果登記、檔案借閱登記、檔案利用方式檔案接收、檔案利用檔案編研檔案利用效果登記、檔案借閱登記、檔案利用方式檔案接收、移出登記表，檔案總目錄，檔案分類目錄檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)、檔案計(jì)算機(jī)著錄、檢索檔案價(jià)值鑒定檔案保管期限表檔案庫房管理檔案信息數(shù)據(jù)庫管理檔案編目、檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)整理檔案分類方案各部門檔案移交平時(shí)收集檔案統(tǒng)計(jì)檔案鑒定檔案保管檔案整理檔案收集匯總大事記、組織沿革、年鑒、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、簡(jiǎn)介、8.1管理類文件見《文件材料歸檔辦法》中的管理類歸檔范圍及保管期限。8.2項(xiàng)目文件見《文件材料歸檔辦法》中的建設(shè)工程項(xiàng)目文件管理規(guī)定。8.3會(huì)計(jì)文件見《文件材料歸檔辦法》中的會(huì)計(jì)類文件歸檔范圍及保管期限。8.4審計(jì)文件見《文件材料歸檔辦法》中的審計(jì)類歸檔范圍及保管期限。8.5設(shè)備儀器文件見《文件材料歸檔辦法》中的設(shè)備儀器類歸檔范圍及保管期限。8.6照片材料見《文件材料歸檔辦法》中的照片類歸檔范圍及保管期限。8.7音像文件見《文件材料歸檔辦法》中的音像類歸檔范圍及保管期限。8.8實(shí)物材料見《文件材料歸檔辦法》中的實(shí)物類歸檔范圍及保管期限。8.9職工文件見《文件材料歸檔辦法》中的職工檔案歸檔范圍及保管期限。8.10電子文件見《文件材料歸檔辦法》中的電子檔案歸檔范圍及保管期限。9考核及獎(jiǎng)懲9.1各單位工程檔案移交工作應(yīng)納入部門及項(xiàng)目管理、項(xiàng)目責(zé)任人、技術(shù)資料管理人的經(jīng)營(yíng)管理績(jī)效考核范疇（年度考核打分）的工作中。項(xiàng)目竣工后工程檔案資料（工程檔案資料由工程部管控）在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未向本公司檔案部門移交的項(xiàng)目，應(yīng)視為該項(xiàng)目未（未解體）結(jié)束。公司相關(guān)部門應(yīng)不予辦理該項(xiàng)目?jī)冬F(xiàn)獎(jiǎng)勵(lì)及相關(guān)人員（項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)、資料員）的調(diào)離或解除勞動(dòng)關(guān)系等事宜。9.2每年對(duì)xx集團(tuán)各分公司進(jìn)行檔案檢查，在年度評(píng)比中，對(duì)檔案收集及時(shí)、齊全、整齊、美觀，成績(jī)突出的部門、公司負(fù)責(zé)人、檔案員由公司通報(bào)表彰。9.3對(duì)違反檔案管理規(guī)定與要求，文件收集不齊全，整理不規(guī)范，不按規(guī)定移交檔案，移交大事記、組織沿革的；檔案庫房不符合規(guī)定，危及檔案安全的；按情節(jié)由檔案主管部門、人力資源部協(xié)商，報(bào)集團(tuán)公司績(jī)效考領(lǐng)導(dǎo)小組，年終對(duì)公司、部門扣除適當(dāng)?shù)姆种怠?.4檔案管理獎(jiǎng)懲事宜，均由公司檔案領(lǐng)導(dǎo)小組研究提議，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)績(jī)效考核領(lǐng)導(dǎo)小組，轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部門執(zhí)行。9.5違反檔案法律、法規(guī)、構(gòu)成犯罪的，依法追其刑事責(zé)任。10注意事項(xiàng)10.1遵循“保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于管理與利用”的原則，依據(jù)本單位管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及特點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類與編號(hào)。見《檔案分類編號(hào)辦法》10.2利用檔案管理軟件編制檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄、專題目錄等檢索工具。見《檔案裝具與用表格式》10.3配備適應(yīng)需要的檔案庫房和廚具等設(shè)施，并具有防盜、放火、防潮、方廣、防高溫、防有害生物、防污染等安全措施。10.4定期鑒定已超過保管期限的檔案。10.5利用檔案管理軟件建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，按年度對(duì)檔案管理基本情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容包括檔案種類、數(shù)量、檔案提供利用及其效果等方面。10.6檔案人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密規(guī)定，做到不失密、不泄密，取報(bào)檔案的安全。10.7檔案管理納入本單位信息化管理系統(tǒng)，要適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要。10.8檔案人員變動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)對(duì)保管的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、登記、，并在移交目錄上簽字。10.9員工調(diào)離時(shí)，須將檔案資料交檔案室后方可辦理調(diào)離手續(xù)。10.10本單位實(shí)施破產(chǎn)、兼并、出售、租賃、股份制改造時(shí)，其檔案處置與管理辦法按《青島市國(guó)有企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。10.11檔案部門應(yīng)大力開發(fā)檔案信息資源，為改善本單位經(jīng)營(yíng)管理、提高工程質(zhì)量、降低物質(zhì)消耗、增加經(jīng)濟(jì)效益等方面服務(wù)。11相關(guān)文件序號(hào)名稱編號(hào)文件材料歸檔辦法檔案分類編號(hào)辦法文件材料整理規(guī)程《檔案工作指南》檔案庫房管理制度《檔案工作指南》檔案鑒定銷毀制度《檔案工作指南》檔案保密制度《檔案工作指南》檔案利用制度《檔案工作指南》音像檔案管理辦法《檔案工作指南》電子文件歸檔與電子檔案管理辦法《檔案工作指南》實(shí)物檔案管理辦法《檔案工作指南》照片