高效時間管理培訓課程

常見的問題這個來電話，那個來請示、投訴比誰都忙，到處救火，工作越做越多計劃趕不上變化，或計劃從未兌現(xiàn)過對什么都不放心，每天忙于事務性工作工作抓不住重點，也沒空去想何為重點總無法說“不”，因此總要打亂時間計劃……第一頁，共42頁。您的解決辦法？無能為力；盡量加班；減少自己的休閑時間；求助于老板；把一些事情向后推遲；……第二頁，共42頁。格言浪費他人的時間， 無異于謀財害命！

——魯迅浪費自己的時間呢？第三頁，共42頁。學習目的學會合理應用時間掌握時間管理的幾個原則提高時間管理的技能，并在最差的方面做出改變向時間要效益！第四頁，共42頁。必須建立的觀念失去的時間是永遠無法追回的我們都有相同的時間，真正的價值在于我們利用它做什么事?lián)p失了時間就等于抵押你的未來時間是經不起浪費的時間一流逝，我們就一無所獲第五頁，共42頁。我們?yōu)楹蚊y？電話干擾會議沒有計劃和控制上司召見太隨意下屬不斷請示匯報不放心下屬工作，幫下屬做事事必親躬工作沒有程序做事沒有主次和輕重緩急太關注細節(jié)和小事不知道如何說“不”對喜歡和熟悉的事盡快做完，對棘手的事一拖再拖不授權，下屬閑，自己忙第六頁，共42頁。時間管理的障礙障礙一：我的時間安排得挺好，我是一個有序的人障礙二：時間管理有什么用，計劃趕不上變化障礙三：時間掌握在別人手中障礙四：時間管理太麻煩障礙五：習慣不同，我就這樣，不好改第七頁，共42頁。中層經理時間管理的特點特點一：關聯(lián)多，經常把時間平均分配給上下左右，沒有主次特點二：難于抓住重點特點三：沒有自己可支配的自由時間，完全被動應付特點四：專注于小事，忽略對事件的預測，耽誤時機特點五：不能很好利用零散時間特點六：會議多。沒有會議計劃第八頁，共42頁。時間哪里去了？——對時間的分析第九頁，共42頁。十大無效時間應用法：老是在做別人喜歡你做的事；老是用同樣的方式完成事；做你不擅長的事；做無樂趣可言的事；總是被打斷的事；別人也不感興趣的事；超出預計兩倍時間的事；合作者不可信賴或沒有品質保償障的事；不可預期進行過程的事；煲電話粥。第十頁，共42頁。分析一：計算時間價值每天工作8小時，每年242個工作日第十一頁，共42頁。價值啟示你的每一天、每一小時、每一分鐘都有很大的價值錢是一分一分掙來的，時間是一分鐘一分鐘擠出來的浪費多少時間，就會浪費多少錢規(guī)劃時間，讓有限的時間產生最大的效益和收益第十二頁，共42頁。分析二：你能支配你的時間嗎？見附件《測試一：您了解您的節(jié)奏嗎？》《測試二：您能支配您自己的時間嗎？》第十三頁，共42頁。分析三：時間清單分析目標：分析每天（或每周/月）的法定工作時間都是怎樣用掉的方法：運用《時間清單分析表》（附件）內容：計劃性如何有多少時段記不起來做什么了浪費/超時多少……第十四頁，共42頁。分析四：工作清單分析目標：分析一個工作日內都做了哪些工作事項，用時如何方法：見附件《工作清單分析表》內容：時間利用率延誤、浪費多少時間尋找原因與對策第十五頁，共42頁。分析五：工作（活動）分項分析目標：分析一個工作日內各項工作分別花費了多少時間方法：運用附件《工作分項分析表》內容：計劃用時與實際用時差異最大的是哪三項浪費/延誤最多的是哪三項無計劃用時最多的是哪三項第十六頁，共42頁。分析六：每周時間分析目標：分析一周時間使用狀況方法：運用附件《每周時間分析表》內容：各項工作每周總計用多少時間用時排序，找出前三項各項工作實際用時順序，找出前三項誤差最大的前三項工作？分析原因一周里，誤差的總小時數(shù)第十七頁，共42頁。分析七：工作分析目標分析自身職位在組織中的地位和作用，觀察和分析工作內容、責任、特征、必要條件等了解自身職位與時間管理的關系方法：運用附件《工作分析表》內容工作的時間、目標、概要、內容等費用支出、失誤造成的損失內部接觸、外部接觸監(jiān)督、管理、能力要求第十八頁，共42頁。其他分析工作緊急性分析工作重要性分析高效益活動分析低效益活動分析授權分析會見分析會議分析出差分析干擾因素分析第十九頁，共42頁。時間管理的原則第二十頁，共42頁。原則一：80/20原則20%的工作占整個工作80%的價值集中80%的精力做好20%的工作投入20%的精力做另外80%的工作第二十一頁，共42頁。如何堅持這一原則？列出全部工作項目對工作按價值進行分類分配自己的時間和精力常見誤區(qū)：面面俱到——都想做好完全主義——都想做完平均分配時間和精力第二十二頁，共42頁。原則二：目標ABCA：必須做的B：應該做的C：暫時可以不做的第二十三頁，共42頁。原則三：排列優(yōu)先次序緊急不緊急重要不重要A：緊急重要B：不緊急重要C：緊急不重要D：不緊急不重要時間管理四象限第二十四頁，共42頁。四象限原理解析A：緊急狀況迫切問題限期完成突發(fā)事件B：準備工作預防措施計劃人際關系的建立真正的再創(chuàng)造能力自身能力的提升C：造成干擾的訪問、電話、信件、報告某些會議迫在眉睫的急事符合別人期望的急事D：忙碌瑣碎的事處理文件等函件電話浪費性時間逃避性活動第二十五頁，共42頁。時間管理矩陣使用技巧：不要總是做滅火員，尤其是滅自己的火；B做得多了，A就自然做得少了；尋求調整自己情緒的有效辦法，提高工作效率；比做“緊急且重要的事情”更重要的是把重要的事變成緊急的事去做；勤于計劃。好記性不如爛筆頭，并學會分解大的計劃；盡量將每件事情一次性做對。第二十六頁，共42頁。原則四：制訂計劃對工作做出計劃，并按計劃去執(zhí)行必須留出處理不可預計事務的時間列出日、周、月的工作清單第二十七頁，共42頁。原則五：養(yǎng)成習慣Watchyourthoughts

注意你的思想Watchyourwords

注意你的話theybecomewords

它會成為你的話theybecomeactions

它會成為行動Watchyouractions

注意你的行動theybecomehabits

它會成為習慣Watchyourhabits

注意你的習慣theybecomecharacter

它會成為你的個性WatchyourCharacter

注意你的個性itbecomeyourdestiny

它決定你的命運第二十八頁，共42頁。高效時間管理的方法第二十九頁，共42頁。有效管理時間四大法則：法則一：明確目標樹立時間觀念設計職業(yè)生涯切實的短期目標合理進行目標管理法則二：分清輕重緩急運籌時間，充分應用只做最重要的事情時間管理矩陣20/80原理的運用法則三：制訂計劃表六項工作法制訂有效計劃逐步實現(xiàn)遠期目標自我激勵法則四：立即行動克服拖延有頭有尾重視今日第三十頁，共42頁。方法之一：只做重要的事情——六項工作法：請您按順序列出每天工作上的六件重要的事情：

第三十一頁，共42頁。如何選擇？

對于所有要做和想做的事情，都要有如下判斷：我內心深處的潛意識是什么？我真的必須做這些事嗎？假如我不做，會發(fā)生什么事情？如果我拖延，會對我的生存環(huán)境有什么影響？第三十二頁，共42頁。方法二：日計劃AB表A表六項工作每項工作開始及結束時間每項工作完成情況B表未完成事項未完成原因是否需要移到明天繼續(xù)做？明天能否完成？每天只要五分鐘！第三十三頁，共42頁。方法之三：標準化操作電梯測試：由于客戶的決策人答應參加你的方案討論會，為此你精心準備了約40分鐘的方案介紹演講。會議開始前，客戶決策人對你說：“實在對不起，我必須馬上去參加一個重要會議，無法聽你的介紹了。你看能否這樣，利用乘電梯的時間，你把要點大概和我說一下，如何？”現(xiàn)在，你只有30秒！第三十四頁，共42頁。用標準化來提高效率環(huán)境標準化：保證辦公環(huán)境的整潔有序時間標準化：計算時間，保證守時講解標準化：對于新客戶，擬定一套標準的講解資料和若干種標準講解方式流程標準化：建立標準的運作流程，以此促進溝通和高速解決問題操作標準化：針對各項工作的具體操作，建立操作標準，并以此來培訓員工……還有哪些？第三十五頁，共42頁。方法四：利用零星時間最好的時間管理方法是：充分利用零星時間！第三十六頁，共42頁。討論：在各自的部門中，在自己的工作中，我們如何利用零星時間呢？第三十七頁，共42頁。如何充分利用零星時間？唯一的答案——培養(yǎng)習慣！有時僅僅需要調整一下工作的順序！第三十八頁，共42頁?；仡欁龊脮r間管理的方法：六項工作法排列優(yōu)先順序，運用AB表標準化操作養(yǎng)成好習慣，充分利用零星時間第三十九頁，共42頁。時間管理的革命可行嗎？我別無選擇，我無法自己運用自己的時間，老板不會答應。我得換工作，但我承受不起換工作的風險。這對