FSC-QP-01文件及記錄控制程序

修訂記錄修訂日期修訂內(nèi)容頁次版本核準(zhǔn)審核制定受控文件章謝XXXXXX一：目的對(duì)公司FSC管理體系文件、記錄進(jìn)行控制，以保證各使用場(chǎng)所的文件為最新版本之有效文件；確保對(duì)各類管理體系運(yùn)行的記錄進(jìn)行有效的控制，以清楚反映管理體系之運(yùn)作狀況，并能為管理體系的追溯或改進(jìn)提供依據(jù)。二：范圍本程序適用于FSC管理體系有關(guān)的文件、記錄的控制管理。三：定義3.1受控文件：指授權(quán)、更改及發(fā)放都受控制的文件，包括以下幾大類：a.體系文件：包括各FSC手冊(cè)、程序文件、工作指引、記錄等。b.外來標(biāo)準(zhǔn)類文件：包括國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律、法規(guī)等標(biāo)準(zhǔn)類資料。c.外來技術(shù)文件：包括客戶資料。3.2受控文件：文件分發(fā)后有任何修訂或文件取消，文控將跟進(jìn)該文件。受控文件蓋有紅色“受控文件章”的印章。3.3非受控（參考）文件：作為參考目的而使用的文件；文件經(jīng)分發(fā)后，有任何修訂版本或文件取消，文控將不跟進(jìn)該文件，非受控文件蓋有紅色“參考文件章”的印章。3.4受控文件原稿：授權(quán)者親筆簽名的文件。四：職責(zé)4.1文控公司受控文件的格式審核、登記、發(fā)放、作廢、更改、回收等工作。整理公司受控文件目錄及知識(shí)清單并協(xié)調(diào)各部門核對(duì)各類文件版本。公司各類文件格式的保存。4.2文件接收部門文件接收時(shí)，負(fù)責(zé)簽收確認(rèn)，負(fù)責(zé)將作廢或過期的文件交還文控中心，以確保所使用的文件為最新有效狀態(tài)。受控文件的歸檔及維護(hù)，以便不損壞、不丟失及方便查找。4.3文件的編制/審批權(quán)限文件名稱編制人員審核人員批準(zhǔn)人員FSC手冊(cè)文控管理者代表總經(jīng)理程序文件各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人管理者代表總經(jīng)理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書各相關(guān)部門人員部門負(fù)責(zé)人管理者代表記錄表格使用部門/部門負(fù)責(zé)人五：文件管理流程流程流程說明責(zé)任人輸出記錄5.1文件格式確定1、文控負(fù)責(zé)制訂文件（各類文件）格式要求，如：文件封面、版面、字體、字號(hào)、公司LOGO等等。2、管理者代表負(fù)責(zé)確認(rèn)所有文件格式，并最終定稿。3、由文控將最終定稿文件的格式存放于電腦服務(wù)器中共享或郵件給各單位，各部門編制文件的時(shí)候按照格式排版。管理者代表各類文件格式樣本5.2文件編制1、各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)條款要求及公司的實(shí)際情況而編寫相應(yīng)的文件，編寫的文件應(yīng)滿足符合性、可操作性、協(xié)調(diào)一致性。各部門負(fù)責(zé)人程序文件作業(yè)指導(dǎo)書5.3文件評(píng)審及批準(zhǔn)1、各部門的文件由文控進(jìn)行格式確認(rèn)，確認(rèn)內(nèi)容不少于如下項(xiàng)目：文件的格式文件的標(biāo)題修訂版本及修訂內(nèi)容（如無版本的文件可省此項(xiàng)）文件編寫批準(zhǔn)及會(huì)簽者簽字。生效日期（如無生效日期，以最后批準(zhǔn)日為生效日期）。2、文控格式確認(rèn)無誤后，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)規(guī)則按《附件—文件編碼原則執(zhí)行》執(zhí)行。3、為保證文件的完整性和有效性，由文控確認(rèn)好格式的文件按照4.3要求將文件交相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。文控質(zhì)量手冊(cè)程序文件作業(yè)指導(dǎo)書5.4文件歸檔1、由各部門負(fù)責(zé)人簽字好的體系文件的原稿及電子檔保存在文控處。2、文控將公司的體系文件登記在《管制文件清單》上。3、保存在公司服務(wù)器內(nèi)的體系文件，僅文控有權(quán)進(jìn)行操作，并每季度對(duì)其進(jìn)行備份。技術(shù)文件按項(xiàng)目編號(hào)進(jìn)行歸檔。保留文件用專門文件柜存檔。4、借閱文件需填寫《借閱登記表》，由文控跟進(jìn)借出的文件及時(shí)歸還到文控中心。文控管制文件清單借閱登記表5.5文件發(fā)放1、管理者代表確定文件分發(fā)范圍，由文控復(fù)印，蓋紅色“受控文件”印章，要求相關(guān)部門領(lǐng)用人員簽收。其中不需發(fā)放到生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的體系文件如手冊(cè)、程序文件、崗位職責(zé)與任職要求、部分工作文件等可進(jìn)行電子檔發(fā)放。2、公司內(nèi)所有部門使用的文件必須是蓋有紅色“受控文件”印章的文件，如文控發(fā)現(xiàn)是復(fù)印件，文控有權(quán)收回銷毀。管理者代表文控文件分發(fā)回收記錄5.6參考文件發(fā)放1、在短時(shí)間（一個(gè)月內(nèi)）僅作參考等目的需求的，需求部門可申請(qǐng)分發(fā)非受控文件使用。文控加蓋紅色“參考文件“印章并在文件上注明生效日期和作廢日期后分發(fā)。到作廢日期后由使用部門自行作廢處理。文控文件分發(fā)回收記錄5.8文件更改1、文件更改時(shí)，由申請(qǐng)人填寫《文件變更申請(qǐng)表》并說明原因，必要時(shí)需與相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)后進(jìn)行更改，所有變更的文件需經(jīng)部門主管審核管理者代表批準(zhǔn)后由文控執(zhí)行；2、當(dāng)文件中某一頁或幾頁需要修改時(shí)，注明修改內(nèi)容，更新版本。當(dāng)文件修訂達(dá)9次或超1/3版面內(nèi)容時(shí)，直接升級(jí)版本；3、更改后的文件須經(jīng)過4.3要求將文件交相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后由文控員下發(fā)。4、當(dāng)文件有變更后，文控需將《管制文件清單》中的信息也應(yīng)及時(shí)更新。并更新相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息，確保文件在網(wǎng)絡(luò)上為最新版本。申請(qǐng)人管理者代表文控文件變更申請(qǐng)表管制文件清單5.9文件回收1、舊版文件或被取消文件由文控負(fù)責(zé)回收，在受控印章附近加蓋紅色“作廢文件”印章進(jìn)行作廢。2、舊版受控文件的原稿在首頁加蓋紅色“作廢文件”印章，并注明舊版存檔（保留時(shí)間由文件編制部門確定，一般不少于3個(gè)月，也可根據(jù)需要隨時(shí)作廢保留資料，技術(shù)文件不得低于半年）。3、由于其他原因文件要作廢時(shí)，由編制部門提出申請(qǐng)，填寫《文件變更申請(qǐng)表》，由管理者代表審批后由文控執(zhí)行并將《管制文件清單》中的信息也應(yīng)及時(shí)更新，并更新相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息，確保在網(wǎng)絡(luò)上為最新有效版本。文控文件變更申請(qǐng)表管制文件清單5.10文件補(bǔ)發(fā)1、當(dāng)文件遺失或破損,如需補(bǔ)發(fā),由申請(qǐng)人填寫《文件變更申請(qǐng)表》，注明補(bǔ)發(fā)，交管理者代表審核，文控按5.5要求執(zhí)行。破損文件交由文控回收作廢，并補(bǔ)發(fā)。若遺失的文件尋回，應(yīng)及時(shí)交還給文控中心銷毀處理。2、新版文件發(fā)放時(shí)，發(fā)現(xiàn)舊版遺失,無需補(bǔ)發(fā)，但需由原收文單位在《文件發(fā)放回收記錄表》上注明遺失情況并簽字。申請(qǐng)人管理者代表文控文件變更申請(qǐng)表文件發(fā)放回收記錄表5.11文件優(yōu)化1、由管理者代表在內(nèi)部審核后或管理評(píng)審后組織相關(guān)單位進(jìn)行文件評(píng)審。2、原擬制單位自行評(píng)審，認(rèn)為不夠完善的文件進(jìn)行重新修訂。3、當(dāng)體系運(yùn)行不夠順暢時(shí)，由管理者代表組織相關(guān)部門對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審；管理者代表/5.12外來文件控制1、各部門收集/識(shí)別的外來文件及相關(guān)知識(shí)、外來技術(shù)文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、客戶及供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)等，注明轉(zhuǎn)發(fā)范圍、由文控登記于《外來文件一覽表》并編號(hào)、存檔、由文控在上面蓋上紅色“外來文件”的印章，按照5.5要求進(jìn)行發(fā)放；2、無論工程部或業(yè)務(wù)部等相關(guān)人員接到客戶樣品，統(tǒng)一轉(zhuǎn)與文控進(jìn)行管理。由文控建立《外來文件一覽表》，對(duì)樣品進(jìn)行標(biāo)識(shí)為“客戶樣件”后，放在客戶封樣柜中保存。相關(guān)人員若需使用客戶樣品，需在文控處《借閱登記表》上進(jìn)行登記，辦理借閱手續(xù)，用完及時(shí)歸還。文控外來文件一覽表借閱登記表5.13電子文件控制1、所有受控文件最新版本電子文檔由文控保存在服務(wù)器中相應(yīng)途徑，文控需及時(shí)將電腦中的電子文檔更新，并及時(shí)更新《管制文件清單》，服務(wù)器應(yīng)定期殺毒以防止文件被破壞，必要時(shí)，管理者代表每季度用電腦備份最新體系文件。文控管理者代表管制文件清單5.14文件使用狀況檢查1、各部門負(fù)責(zé)人(或授權(quán)人)不定期檢查各部門文件的執(zhí)行狀況。2、內(nèi)部審核時(shí)全面檢查文件的使用，執(zhí)行情況。3、對(duì)于檢查發(fā)現(xiàn)不符合要求的，由檢查人員提出《糾正預(yù)防措施報(bào)告》，由責(zé)任人回復(fù)，管理者代表確認(rèn)效果；各部門負(fù)責(zé)人審核員糾正預(yù)防措施報(bào)告六.記錄管理流程：流程流程說明責(zé)任人輸出記錄6.1表單設(shè)計(jì)1、由文控設(shè)計(jì)的表格的格式，設(shè)計(jì)時(shí)要注意美觀性，如：表單抬頭、LOGO、字體大小、文件編號(hào)位置、表格板式等，由管理者代表審核后做為本公司的唯一表單格式。2、各部門按照表格格式要求，根據(jù)文件的要求確定表單名稱，根據(jù)日常工作的需要確定表格的內(nèi)容。文控管理者代表各部門負(fù)責(zé)人表格樣本6.2表單審批1、各部門負(fù)責(zé)人對(duì)表單內(nèi)容的適用性進(jìn)行評(píng)審。2、文控對(duì)表單是否按規(guī)定格式要求進(jìn)行確認(rèn)。3、評(píng)審合格則進(jìn)入下一流程，評(píng)審不合格則退回責(zé)任單位由責(zé)任人進(jìn)行修改，直至評(píng)審合格為止。各部門負(fù)責(zé)人文控各部門表單6.3表單編號(hào)1、評(píng)審合格的表格按照“附件--文件編碼規(guī)則”規(guī)定的要求由文控進(jìn)行編號(hào)。由文控保存一份電子檔，并將表單登記到《記錄一覽表》中。文控記錄一覽表6.4表單填寫1、所有記錄不得用鉛筆填寫，可采用鋼筆或碳水筆填寫，字體要正確、清楚，不得遺漏，應(yīng)能準(zhǔn)確識(shí)別并有授權(quán)人簽字或蓋章。2、記錄填寫要完整、詳細(xì)、如不須填寫項(xiàng)目，可以在欄內(nèi)以“/”表示。3、各種記錄填寫的內(nèi)容需更改時(shí)，可以在錯(cuò)誤處畫“/”應(yīng)當(dāng)由更改者在更改處簽字或蓋章。各表單記錄填寫人各部門表單6.5表單收集1、各部門依據(jù)本部門的記錄一覽表進(jìn)行收集，每月底對(duì)各項(xiàng)記錄進(jìn)行歸檔并進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以便查閱；各部負(fù)責(zé)人各部門表單6.6表單保管1、各部門每月底歸檔的記錄按《記錄一覽表》里規(guī)定期限要求對(duì)本部門各類記錄進(jìn)行保管，至少保存3年。2、記錄的防護(hù)須注意避免返潮、損壞、防水、防火、遺失等，對(duì)于電子文件的記錄表應(yīng)作好備份，定期對(duì)電腦進(jìn)行殺毒。各部負(fù)責(zé)人各部門表單6.7表單查閱1、當(dāng)客戶、供應(yīng)商或第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)需查閱記錄時(shí)，由相關(guān)部門人員陪同，記錄負(fù)責(zé)人應(yīng)能迅速提供相關(guān)記錄。2、當(dāng)公司內(nèi)部查閱和追溯相關(guān)記錄時(shí)，各部門記錄負(fù)責(zé)人應(yīng)能找出所要查閱和追溯的記錄。各部負(fù)責(zé)人各部門表單6.8表單保存時(shí)間1、公司各部門記錄的保存時(shí)間必須滿足法規(guī)及顧客的要求，，由文控在《記錄一覽表》中明確各類記錄的保存時(shí)間至少5年，經(jīng)管理者代表審核后各部門按照規(guī)定的要求進(jìn)行保存。記錄保管人記錄一覽表6.9表單銷毀處理1、各部門文件記錄負(fù)責(zé)人按規(guī)定的保管期限進(jìn)行保存，對(duì)于已過保存期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的文件記錄，由部門文員填寫《文件變更申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，呈報(bào)管理者代表批準(zhǔn)，并確定處理方式。對(duì)于仍需保存的記錄，按6.6要求執(zhí)行。2、處理方式包括：碎紙機(jī)碎紙、燒毀、賣廢紙、做二手紙等方式，具體的按照要求執(zhí)行，處理工作必須由2人以上進(jìn)行。記錄保管人文件變更申請(qǐng)表6.10表單更改1、表格的修改由各部門的表格使用人填寫《文件變更申請(qǐng)表》，由各部門主管審核，管理者代表審核后交文控執(zhí)行；2、當(dāng)表格中內(nèi)容只做少量修改時(shí)，只需要變更表單版次，當(dāng)表格修訂達(dá)9次或超1/3版面內(nèi)容時(shí)，直接升級(jí)版本；3、當(dāng)表單有變更后，文控需將《記錄一覽表》中的信息也應(yīng)及時(shí)更新。并更新相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息，確保表單在網(wǎng)絡(luò)上為最新版本。4、新版表格正式使用時(shí)，各部門應(yīng)把舊版表格作廢。各部門負(fù)責(zé)人文控文件變更申請(qǐng)表記錄一覽表6.11表單印刷1、當(dāng)表格使用量較大時(shí)，由部門負(fù)責(zé)人填寫《請(qǐng)購單》，經(jīng)管理者代表審核后，交由采購部進(jìn)行采購。2、不經(jīng)常使用的表格或偶爾使用的