公司事務(wù)用品管理制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔制度名公司事務(wù)用品管理規(guī)定電子文件編碼GLWA212頁碼4-1××公司事務(wù)用品管理規(guī)定一、購買第一條主管為了統(tǒng)一限量，控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費開支，所有事務(wù)用品的購買，都由事務(wù)用品管理員統(tǒng)一負(fù)責(zé)。第二條訂購數(shù)量根據(jù)事務(wù)用品庫存量情況以及消耗水平，向主管科長報告，確定訂購數(shù)量。如果事務(wù)用印刷制品需要調(diào)整格式的話，或者未來某種事務(wù)用品的需求量將發(fā)生變化的話，也一并向主管科長提出。調(diào)整印刷制品格式，必須由使用部門以文書形式提出正式申請，經(jīng)企劃部門審核確定大致的規(guī)格、紙張質(zhì)地與數(shù)量；然后，去專門商店采購，選購價格合適、格式相近的印刷制品第三條采購方法如果事務(wù)用品庫存不多，或者有關(guān)部門提出特殊需求，在這種情況下，按照成本最小的原則，選擇直接去商店購買，或者采取訂購的方式。第四條訂購單各部門申請的事務(wù)用品中，如果包含著需要訂購的事務(wù)用品的話，申請部門還必須另填一份訂購單，經(jīng)事務(wù)用品管理部門確認(rèn)后，直接向有關(guān)商店訂購。事務(wù)用品管理部門，必須依據(jù)訂購單，填寫“訂購進(jìn)度控制卡”，寫明訂購日期、訂購數(shù)量、單價，以及向何商店訂購等等。第五條追蹤簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名公司事務(wù)用品管理規(guī)定電子文件編碼GLWA212頁碼4-2第六條接貨所訂購事務(wù)用品送到后，按送貨單進(jìn)行驗收，核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，如果沒問題，就在送貨單上加蓋印章，表示收到。進(jìn)而，在訂購進(jìn)度控制卡上作好登記，寫明到貨日期、數(shù)量等等。第七條支付收到事務(wù)用品后，對照訂貨單與訂購進(jìn)度控制卡，開具支付傳票，經(jīng)主管科長簽字蓋章，作好登記，轉(zhuǎn)交出納科負(fù)責(zé)支付或結(jié)算。第八條分發(fā)事務(wù)用品原則上由總公司統(tǒng)一采購、分發(fā)給各分事業(yè)單位和部門。如果有特殊情況，允許各營業(yè)所或分廠、分店，在提出“事務(wù)用品購買申請書”的前提下，就近采購。在這種情況下，事務(wù)用品管理部門有權(quán)進(jìn)行審核，并且把審核結(jié)果連同申請書一起交付監(jiān)督檢查部門保存，以作為日后作用情況報告書的審核與檢查依據(jù)。二、申請與分發(fā)領(lǐng)用第九條申請手續(xù)各科的申請書必須一式兩份，一份用于分發(fā)事務(wù)用品；另一份用于分發(fā)領(lǐng)用事務(wù)用品臺賬登記。在申請書上寫明所要物品、數(shù)量與單價金額。第十條分發(fā)手續(xù)1.接到各分事業(yè)單位的申請書(兩份)之后，進(jìn)行核對，并在申請受理冊上作好登記，寫上申請日期、申請單位、用品規(guī)格與名稱以及數(shù)量；再填寫一份用品分發(fā)傳票給發(fā)送科。2.發(fā)送科進(jìn)行核對后，把申請所要全部用品備齊、打包，通過郵局寄給分事業(yè)單位。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名公司事務(wù)用品管理規(guī)定電子文件編碼GLWA212頁碼4-33.用品寄出后作好登記，寫明寄送日期、品名與數(shù)量等。一份申請書連同用品發(fā)出通知書，轉(zhuǎn)交用品管理科記賬存檔；另一份作為用品分發(fā)通知，連同寄出包裹一起返回各分事業(yè)單位。第十一條報廢處理對決定報廢的事務(wù)用品，要作好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理有關(guān)事項。三、保管第十二條填寫臺賬所有入庫事務(wù)用品，都必須一一填寫臺賬(卡片)。第十三條保管必須清楚地掌握事務(wù)用品庫存情況，經(jīng)常整理與清掃；必要時要實行防蟲等保全措施。第十四條盤存事務(wù)用品倉庫一年盤點兩次(6月與12月)。盤點工作由科長負(fù)責(zé)；盤點要求做到賬物一致，如果不一致必須查找原因，然后調(diào)整臺賬，使兩者一致。第十五條印刷品與紙張管理印刷制品與各種用紙的管理，按照盤存的臺賬為基準(zhǔn)，領(lǐng)發(fā)多少，隨時記賬，進(jìn)行加減，計算出余量。一旦某批消耗品用完，即寫成書面報告遞交主管。第十六條持有量調(diào)查必須對總公司各部科所擁有的事務(wù)用低值易耗品，主要指各種用紙與印刷制品，作出調(diào)查。調(diào)查方式是，每月5日就前一月領(lǐng)用量、使用量以及余量(未用量)，作出統(tǒng)計，向上報告。事務(wù)用品管理科對報告進(jìn)行核對，檢查各部科所報統(tǒng)計數(shù)據(jù)，是否與倉庫的各部科領(lǐng)用臺賬中的記錄相一致。最后把各報告分部科進(jìn)行編輯保存。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名公司事務(wù)用品管理規(guī)定電子文件編碼GLWA212頁碼4-4四、監(jiān)督與調(diào)查第十七條調(diào)查科職責(zé)1.對總公司各科室進(jìn)行調(diào)抽。(1)核對用品領(lǐng)用傳票與用品臺賬。(2)核對用品申請書與實際使用情況。(3)核對用品領(lǐng)用臺賬與實際用品臺賬。2.對分事業(yè)單位調(diào)查(同前)。第十八條部長職責(zé)1.核對收支傳票與用品實物臺賬。2.核對支付傳票與送貨單據(jù)。第十九條科長職責(zé)1.核對各類科目收支臺賬。2.檢查各類科目實物臺賬。簽發(fā)人責(zé)任人簽名精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔美冷商字[2002]008號簽發(fā)人：曾克耀辦公用品管理辦法（修訂版）第一章總則第一條為規(guī)范公司辦公用品的計劃、購買、領(lǐng)用、維護(hù)、報廢等管理，特制定本辦法。第二條本辦法適用于商用空調(diào)公司各部門。第三條管理部是公司辦公用品的歸口管理部門，負(fù)責(zé)審批及監(jiān)控各部門辦公用品的申購及使用情況，負(fù)責(zé)辦公用品的驗收、發(fā)放和管理等工作。第四條財務(wù)部負(fù)責(zé)辦公用品費用的監(jiān)控。第五條使用部門和個人負(fù)責(zé)辦公用品的日常保養(yǎng)、維護(hù)及管理。第六條本辦法所指辦公用品包括：1．耐用品：第一類：辦公家俱，如：各類辦公桌、辦公椅、會議椅、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、電腦臺、保險箱及室內(nèi)非電器類較大型的辦公陳設(shè)等。第二類：辦公設(shè)備類，如：電話、傳真機、復(fù)印機、碎紙機、電視機、攝像機、幻燈機、（數(shù)碼）照相機、電風(fēng)扇、電子消毒碗柜、音響器材及相應(yīng)耗材（機器耗材、復(fù)印紙）等。2．低值易耗品：第三類：辦公文具類，如：鉛筆、膠水、單（雙）面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、螢光筆、涂改液、剪刀、釘書釘、復(fù)寫紙、大頭針、紙類印刷品等。第四類：生活用品，如：面巾紙、紙球、布碎、茶具等。第七條電腦、打印機及其耗材不適用于本辦法。第二章辦公用品的費用控制及申領(lǐng)流程第八條辦公用品申購實行費用預(yù)算制度，各部門本著實事求是，節(jié)約經(jīng)營成本的原則，于每年年初編制本部門本年度辦公用品費用預(yù)算并報管理部審批，每月辦公用品的購置應(yīng)嚴(yán)格按照審批的部門辦公用品費用預(yù)算編制月度申領(lǐng)計劃。第九條第一、二類辦公用品統(tǒng)一由歸口管理部門負(fù)責(zé)申購，具體流程如下：填寫“辦公用品購置需求表”部門負(fù)責(zé)人審核歸口管理部門財務(wù)部總經(jīng)理審批購置使用第十條第三、四類辦公用品的申領(lǐng)流程：填寫“辦公/生活用品申領(lǐng)計劃表”（各部門，每月2日前）部門負(fù)責(zé)人審核歸口管理部門審批匯總（管理部，每月4日前）財務(wù)部審核歸口管理部門審批營運發(fā)展部行政領(lǐng)取發(fā)放（每月10日后）第三章辦公用品的使用、保養(yǎng)、維修和報廢第十一條各類辦公用品應(yīng)愛惜使用、厲行節(jié)約，打印或復(fù)印資料時紙張要雙面使用；回形針、大頭針應(yīng)重復(fù)使用，不得隨意丟棄；圓珠筆應(yīng)更換筆芯使用。第十二條類辦公用品的保養(yǎng)，主要由各部門自行負(fù)責(zé)，歸口管理部門將進(jìn)行不定期檢查。第十三條各部門辦公用品在日常使用中，發(fā)現(xiàn)有故障或損壞，應(yīng)及時通知歸口管理部門安排維修（主指第一、二類辦公用品）。第十四條價值低于2000元的辦公用品（主指第一、二類）的報廢流程：填寫“辦公用品報廢單”部門負(fù)責(zé)人審核專業(yè)維修人員鑒定歸口管理部門復(fù)核總經(jīng)理審批廢品公司回收第四章附則第十五條屬固定資產(chǎn)范圍（價值2000元以上）的辦公用品的購置、維護(hù)、報廢等，按事業(yè)部相關(guān)制度執(zhí)行。第十六條個人使用的辦公用品，因調(diào)動或辭職時，須到本部門資料員或兼職管理人員處辦理清還手續(xù)。第十七條歸口管理部門負(fù)責(zé)根據(jù)實際情況對員工級別變動后的辦公用品進(jìn)行增補或削減。第十八條本辦法由管理部修訂并解釋。第十九條本辦法自下發(fā)之日起實施，原《辦公用品管理辦法》（美商用字[2000]003號）作廢。附表：附表一：《辦公用品購置申請表》附表二：《辦公用品申領(lǐng)計劃表》附表三：《生活用品申領(lǐng)計劃表》附表四：《辦公用品申領(lǐng)計劃匯總表》附表五：《生活用品申領(lǐng)計劃匯總表》附表六：《辦公用品報廢單》廣東美的商用空調(diào)設(shè)備有限公司二ОО二年四月十六日發(fā)：商用空調(diào)公司各部門送：曾總、伍副總、王總助報：營運發(fā)展部印發(fā)份數(shù)：11份其中存檔1份附表一：空調(diào)事業(yè)部商用空調(diào)公司辦公用品購置申請表申請單位：部門：年月日序號辦公用品名稱、規(guī)格單價數(shù)量金額用途申請人部門負(fù)責(zé)人管理部意見財務(wù)部門意見總經(jīng)理意見注：1．本表適用于單一物品價格低于2000元的物品申購，超過2000元填寫固定資產(chǎn)申購表；2．一式三份：原稿交財務(wù)部，申請部門、歸口管理部各執(zhí)一份；3．本表需電腦編制打印,手寫無效；附表二：空調(diào)事業(yè)部商用空調(diào)公司辦公用品申領(lǐng)計劃表部門：年月日名稱編號數(shù)量單價金額名稱編號數(shù)量單價金額名稱編號數(shù)量單價金額名稱編號數(shù)量單價金額文具盒30CM直尺釘書機傳真紙瑩光筆卷尺回形針骨快記號筆白、黑膠刷大頭針白板白板筆固體膠水裁紙刀12位計算機簽字筆大中小票夾書釘函數(shù)計算機園珠筆文件夾不銹鋼剪刀三角尺園珠筆芯文件箱書立起釘機鉛筆易事快墨水三格資料架自動鉛筆反面夾大小號復(fù)寫紙自動鉛筆芯大透明膠印油帳薄大雙面膠印臺大、小硬抄檔案袋號碼機大、小軟抄20頁資料袋涂改液留言紙打孔機三層文件架說明按分配額度，各部門自行控制費用；本表需電腦編緝打印，手寫無效；如領(lǐng)用的物品欄上沒有，請在空格上加上；原稿歸口管理部門。經(jīng)辦人部門負(fù)責(zé)人歸口部門意見本次領(lǐng)用合計（元）備注附表三：空調(diào)事業(yè)部商用空調(diào)公司生活用品申領(lǐng)計劃表部門：年月日名稱編號數(shù)量單價金額名稱編號數(shù)量單價金額名稱編號數(shù)量單價金額名稱編號數(shù)量單價金額不銹鋼熱水瓶衛(wèi)生紙毛巾塑料熱水瓶盒裝紙巾洗衣粉茶壺?zé)熤严礉嵕筇柌璞栏嘞礉嵕刑柌璞z飯盒洗手液小號茶杯200g香皂草帽大號膠桶700g香皂茶葉中號膠桶特大草球小號膠桶防滑地板膠口罩膠手套大號紙籮耐酸手套中號紙籮線紗手補襪小號紙籮帆布手襪說明按分配額度，各部門自行控制費用；本表需電腦編緝打印，手寫無效；如領(lǐng)用的物品欄上沒有，請在空格上加上；原稿管理部門。經(jīng)辦人部門負(fù)責(zé)人歸口部門意見本次領(lǐng)用合計（元）備注附表四：美的空調(diào)事業(yè)部辦公用品申領(lǐng)計劃匯總表申請單位：年月日名稱編號數(shù)量單價金額名稱編號數(shù)量單價金額名稱編號數(shù)量單價金額名稱編號數(shù)量單價金額文具盒30CM直尺釘書機傳真紙瑩光筆卷尺回形針骨快記號筆白、黑膠刷大頭針白板白板筆固體膠水裁紙刀12位計算機簽字筆大中小票夾書釘函數(shù)計算機園珠筆文件夾不銹鋼剪刀三角尺園珠筆芯文件箱書立起釘機鉛筆易事快墨水三格資料架自動鉛筆反面夾大小號復(fù)寫紙自動鉛筆芯大透明膠印油帳薄大雙面膠印臺大、小硬抄檔案袋號碼機大、小軟抄20頁資料袋涂改液留言紙打孔機三層文件架說明本表需電腦編緝打印，手寫無效；本表于每月4日前交營運發(fā)展部（行政）；如表欄上沒有，請在空格上加上；本表為歸口管理部門填寫，原稿交財務(wù)，復(fù)印一分交行政編制財務(wù)審核意見本次領(lǐng)用合計（元）負(fù)責(zé)人管理部審批意見備注附表五：美的空調(diào)事業(yè)部生活用品申領(lǐng)計劃匯總表申請單位：年月日名稱編號數(shù)量單價金額名稱編號數(shù)量單價金額名稱編號數(shù)量單價金額名稱編號數(shù)量單價金額不銹鋼熱水瓶衛(wèi)生紙毛巾塑料熱水瓶盒裝紙巾洗衣粉茶壺?zé)熤严礉嵕筇柌璞栏嘞礉嵕刑柌璞z飯盒洗手液小號茶杯200g香皂草帽大號膠桶700g香皂茶葉中號膠桶特大草球小號膠桶防滑地板膠口罩膠手套大號紙籮耐酸手套中號紙籮線紗手補襪小號紙籮帆布手襪說明本表需電腦編緝打印，手寫無效；本表于每月4日前交營運發(fā)展部（行政）；如表欄上沒有，