GB/Z 32002-2015信息與文獻(xiàn)文件管理工作過(guò)程分析

ICS0114020

A14..

中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)性技術(shù)文件

GB/Z32002—2015/ISO/TR261222008

:

信息與文獻(xiàn)文件管理工作過(guò)程分析

Informationanddocumentation—Workprocessanalysisforrecords

(ISO/TR26122:2008,IDT)

2015-09-11發(fā)布2016-04-01實(shí)施

中華人民共和國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局發(fā)布

中國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)

GB/Z32002—2015/ISO/TR261222008

:

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范圍

1………………………1

規(guī)范性引用文件

2…………………………1

術(shù)語(yǔ)和定義

3………………1

工作過(guò)程分析

4……………2

總則

4.1…………………2

工作過(guò)程分析所涉及的文件因素

4.2…………………2

工作過(guò)程分析的范圍和層級(jí)

4.3………………………2

參與者及其確認(rèn)

4.4……………………3

責(zé)任

4.5…………………3

背景評(píng)析

5…………………4

總則

5.1…………………4

背景評(píng)析的結(jié)果

5.2……………………5

職能分析

6…………………5

總則

6.1…………………5

職能分析的過(guò)程

6.2……………………5

順序分析

7…………………6

總則

7.1…………………6

識(shí)別某個(gè)過(guò)程中的事項(xiàng)順序

7.2………………………7

過(guò)程中事項(xiàng)順序的分析結(jié)果

7.3………………………7

識(shí)別和分析過(guò)程中的變化

7.4…………8

過(guò)程變化的分析結(jié)果

7.5………………8

建立管理已確認(rèn)的事項(xiàng)的規(guī)則

7.6……………………9

事項(xiàng)規(guī)則庫(kù)的分析結(jié)果

7.7……………9

識(shí)別與其他工作過(guò)程的關(guān)聯(lián)

7.8………………………9

與其他過(guò)程關(guān)聯(lián)的分析結(jié)果

7.9………………………10

與參與者共同確認(rèn)工作過(guò)程分析

8………………………10

總則

8.1…………………10

確認(rèn)的過(guò)程

8.2…………………………10

與參與者共同確認(rèn)的結(jié)果

8.3…………11

參考文獻(xiàn)

……………………12

Ⅰ

GB/Z32002—2015/ISO/TR261222008

:

前言

本指導(dǎo)性技術(shù)文件按照給出的規(guī)則起草

GB/T1.1—2009。

本指導(dǎo)性技術(shù)文件使用翻譯法等同采用信息與文獻(xiàn)文件管理工作過(guò)程分

ISO/TR26122:2008《

析

》。

請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專(zhuān)利本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別這些專(zhuān)利的責(zé)任

。。

本指導(dǎo)性技術(shù)文件由全國(guó)信息與文獻(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)提出并歸口

(SAC/TC4)。

本指導(dǎo)性技術(shù)文件起草單位中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院國(guó)家檔案局

:、。

本指導(dǎo)性技術(shù)文件主要起草人安小米杜梅張正強(qiáng)王紅敏劉春燕張楠李國(guó)華朱莉?qū)O舒揚(yáng)

:、、、、、、、、、

朱葉吉白文琳丁徳勝鐘文睿

、、、。

Ⅲ

GB/Z32002—2015/ISO/TR261222008

:

引言

任何組織機(jī)構(gòu)無(wú)論其規(guī)模和業(yè)務(wù)性質(zhì)如何其存在和運(yùn)營(yíng)都是為了實(shí)現(xiàn)一定的目標(biāo)和目的為了

,,。

實(shí)現(xiàn)自身特定的目標(biāo)和目的每個(gè)組織機(jī)構(gòu)都要建立和執(zhí)行與其相適應(yīng)的工作過(guò)程這些工作過(guò)程構(gòu)成

,,

了每個(gè)組織機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)

。

每個(gè)組織機(jī)構(gòu)都會(huì)在其工作過(guò)程中產(chǎn)生文件這些文件反映組織機(jī)構(gòu)的目標(biāo)和目的是進(jìn)行決策

。,

與事項(xiàng)處理的證據(jù)為了充分認(rèn)識(shí)這些業(yè)務(wù)文件有必要了解產(chǎn)生這些文件的工作過(guò)程進(jìn)而確定

?！啊?,

工作過(guò)程中需要產(chǎn)生哪些文件并將它們作為各個(gè)組織機(jī)構(gòu)的資產(chǎn)進(jìn)行全流程管理

,。

進(jìn)行文件管理工作過(guò)程分析旨在確定文件創(chuàng)建捕獲和控制的管理要求描述和分析在特定業(yè)務(wù)環(huán)

、,

境下所產(chǎn)生的職能活動(dòng)文件管理工作過(guò)程分析不是抽象的它是建立在準(zhǔn)確的信息收集和對(duì)組織機(jī)

。,

構(gòu)的背景及其所承擔(dān)任務(wù)的充分了解基礎(chǔ)之上的

。

本指導(dǎo)性技術(shù)文件明確了兩種分析方法

:

職能分析將職能分解為若干工作過(guò)程

a)();

順序分析對(duì)事項(xiàng)的展開(kāi)流程進(jìn)行調(diào)查

b)()。

采用這兩種方法之前均需對(duì)業(yè)務(wù)背景即監(jiān)管環(huán)境進(jìn)行相應(yīng)的前期調(diào)查根據(jù)工作性質(zhì)項(xiàng)目規(guī)

,()。、

模分析目的的不同過(guò)程的構(gòu)成要素分析可以以多種組合形式或不同于本指導(dǎo)性技術(shù)文件所列舉的順

、,

序展開(kāi)本指導(dǎo)性技術(shù)文件還在分析過(guò)程涉及的每一項(xiàng)要素下列出了所要考慮的問(wèn)題或事項(xiàng)以提供

。,

指導(dǎo)

。

本指導(dǎo)性技術(shù)文件所指工作過(guò)程分析的范圍包括確認(rèn)

:

工作過(guò)程與其業(yè)務(wù)背景之間的關(guān)系

a);

工作過(guò)程與控制其應(yīng)用規(guī)定之間的關(guān)系該規(guī)定源自于相關(guān)的監(jiān)管環(huán)境

b)();

按層次分解工作過(guò)程

c);

獨(dú)立性工作過(guò)程或單個(gè)事項(xiàng)處理在順序上的相互依賴(lài)關(guān)系

d)。

以文件創(chuàng)建和控制為目的的工作過(guò)程分析有以下用途

:

為文件創(chuàng)建要求提供明確的標(biāo)識(shí)方法以便于工作過(guò)程中文件的自動(dòng)捕獲和管理

a),;

確定文件之間的業(yè)務(wù)背景關(guān)聯(lián)關(guān)系以便對(duì)文件進(jìn)行邏輯組織和聚類(lèi)從而確保清晰記錄工作

b),,

過(guò)程促進(jìn)基于業(yè)務(wù)知識(shí)的文件有效檢索保管和處置

,、。

工作過(guò)程分析支持在工作開(kāi)展中嵌入文件捕獲如訂單與賬戶(hù)處理工資支付資產(chǎn)管理庫(kù)存控

,、、、

制質(zhì)量保證系統(tǒng)合同管理等都是將文件創(chuàng)建與業(yè)務(wù)處理集成到工作過(guò)程中的實(shí)例將文件管理過(guò)

、、,。

程集成到工作過(guò)程所應(yīng)用的自動(dòng)化協(xié)議中可以確保組織機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中系統(tǒng)化地創(chuàng)建捕獲和控制

,、

文件

。

本指導(dǎo)性技術(shù)文件是理論的實(shí)際應(yīng)用盡管它可以用于評(píng)估組織機(jī)構(gòu)工作過(guò)程中的

GB/T26162,

技術(shù)方法是否合適但其性質(zhì)與技術(shù)無(wú)關(guān)即在應(yīng)用時(shí)可以不考慮技術(shù)環(huán)境

,(,)。

本指導(dǎo)性技術(shù)文件注重的是現(xiàn)有工作過(guò)程而不是工作流即在業(yè)務(wù)過(guò)程的全自動(dòng)化或半自動(dòng)化

,“”(

過(guò)程中文檔信息或任務(wù)按一整套程序規(guī)則從一參與方傳遞到另一參與方有關(guān)此類(lèi)規(guī)則見(jiàn)本指導(dǎo)性

,、。

技術(shù)文件參考文獻(xiàn)

[1])。

Ⅳ

GB/Z32002—2015/ISO/TR261222008

:

信息與文獻(xiàn)文件管理工作過(guò)程分析

1范圍

本指導(dǎo)性技術(shù)文件規(guī)定了文件創(chuàng)建捕獲和控制的工作過(guò)程分析

、。

本指導(dǎo)性技術(shù)文件適用于

:

在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中或?qū)Ｓ梦募?yīng)用系統(tǒng)中負(fù)責(zé)文件創(chuàng)建和管理的文件管理專(zhuān)業(yè)人員或在組織機(jī)

———(

構(gòu)內(nèi)部被指定管理文件的人員

);

負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)將會(huì)創(chuàng)建或管理文件業(yè)務(wù)過(guò)程和或系統(tǒng)的系統(tǒng)分析人員和業(yè)務(wù)分析人員

———/。

2規(guī)范性引用文件

下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的凡是注日期的引用文件僅注日期的版本適用于本文

。,

件凡是不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改單適用于本文件

。,()。

信息與文獻(xiàn)文件管理第部分通則

GB/T26162.1—20101:(ISO15489-1:2001,IDT)

信息與文獻(xiàn)文件管理過(guò)程文件元數(shù)據(jù)第部分原則

GB/T26163.1—20101:(ISO23081-1:

2006,IDT)

信息與文獻(xiàn)文件管理第部分指南

ISO/TR15489-2:20012:(Informationanddocumenta-

tion—RecordsmanagementPart2:Guidelines)

信息與