《應用寫作教程》課件第四章

第四章行政事務應用文第四章目錄第一節(jié)計劃第二節(jié)總結第三節(jié)調查報告第四節(jié)規(guī)章制度第五節(jié)簡報第六節(jié)述職報告第七節(jié)公示第一節(jié)計劃一、什么是計劃一個單位、部門或者個人，對預定在一定時間內要做的工作或要完成的任務，提出具體要求，規(guī)定指標，制定相應的措施，用書面形式寫出來，就是計劃。計劃是對未來一定時期的任務作出預想性安排的文種。二、計劃的作用各級機關和企事業(yè)單位，無論做什么事情，都需要事先制訂計劃。計劃具有指導性和指令性，它能夠指導工作，明確工作目標和任務，統(tǒng)一思想和行動。三、計劃的種類計劃從不同的角度可以分為許多類別。按性質分，有生產計劃、工作計劃、學習計劃、科研計劃、施工計劃等；按范圍分，有國家計劃、地區(qū)計劃、單位計劃、個人計劃等；按時間分，有年度計劃、季度計劃、月份計劃等；按內容分，有綜合計劃、專題計劃等。四、計劃的寫法（一）標題完整的標題包括制訂計劃的單位名稱，計劃的期限、內容范圍和計劃的類別四個要素，如果是草稿或初稿，還應在標題下或標題后加括號注明。（二）正文計劃的正文要寫計劃的內容?？梢苑猪棇?，也可以不分。如果分項寫，可用條文式，還可用表格式。正文一般分為前言和主體兩部分。前言部分一般說明制訂計劃的總的原則：上級指示和要求、制訂計劃的依據(jù)以及對本部門具體情況的分析。計劃的主體部分要具備三項基本內容：目標、措施、步驟。（三）日期制訂計劃的日期一般寫在正文結尾處右下方，也有寫在標題下方的。另外，對外行文的計劃，需要加蓋公章。五、撰寫計劃的注意事項（一）方向正確，實事求是（二）要求明確，措施具體（三）條理清楚，事理嚴密（四）語言簡潔，用語準確第二節(jié)總結一、什么是總結每當我們完成某項工作或工作進展到一定時期，都需要認真回顧一下，或進行全面評估，或進行專題總結，肯定成績收獲，找出缺點不足，總結經驗教訓，以便改進工作，更好地前進。這種用文字撰寫出的對某一階段或某項工作的回顧、分析和評價，就是總結。二、總結的分類總結可以從不同角度分成許多種類。按內容劃分，有工作總結、生產總結、學習總結等；按工作范圍劃分，有某單位或某部門的工作總結、某一地區(qū)的總結等；按時間劃分，有年度總結、季度總結、月份總結等。無論哪種總結，又都可以根據(jù)表現(xiàn)形式和容量分為全面總結和專題總結。三、總結的寫法（一）標題標題有兩種寫法：一種是最一般的寫法，包括單位名稱、時間、內容和文體，（二）正文全面總結和專題總結正文的寫作格式有明顯的不同。全面總結正文包括以下四個部分。第一部分，基本情況。這是總結的開頭部分。這部分的寫法，常見的有以下幾種：一是概述總結工作的全貌、背景；二是說明總結的指導思想和成果；三是將主要的成績、經驗、問題扼要地提出來，先給人以總的印象，作為下文的鋪墊。第二部分，成績收獲。第三部分，缺點問題。第四部分，經驗體會。（三）署名和日期全文之后要寫上單位全稱及完整的年、月、日。四、寫作注意事項第一，全面收集材料，精心選擇。第二，要善于總結出經驗。第三，要安排好全篇的結構。第四，內容充分、具體。第五，語言要簡明、準確、質樸。第三節(jié)調查報告一、什么是調查報告調查報告是人們對某一情況、事件、經驗或問題，經過深入細致的調查研究而寫成的書面報告。它要求將調查研究的結果客觀、真實、及時地反映出來。它對領導機關了解情況、總結經驗、制定或執(zhí)行某項方針政策有重要的意義。二、調查報告的特點（一）具有很強的針對性和明確的目的性（二）用事實說話，觀點明確并帶結論性（三）敘議結合，以敘為主調查報告的寫作，一般用第三人三、調查報告的分類（一）情況調查報告主要是反映某一問題、某項工作進行的實際狀況，為上級提供客觀資料和事實依據(jù)。（二）經驗調查報告反映先進地區(qū)、先進單位或先進個人的典型經驗，將其介紹、推廣到更大的范圍，以利于指導和促進全面工作。（三）問題調查報告主要是就某一典型的反面事例或社會現(xiàn)實的消極因素展開調查。（四）學術調查報告主要指就某科學領域中的課題展開調查而寫出的具有學術價值的報告。四、調查報告的寫作要點（一）深入調查，詳細地占有材料（二）認真分析，找出事物的規(guī)律（三）恰當選材，努力做到觀點和材料的統(tǒng)一五、調查報告的寫法（一）標題調查報告的標題通常是用簡要的語言表達全文的主題或論題。常見的有四種寫法。１．類似總結的標題：一般是通過標題把調查單位、調查內容明確而具體地表現(xiàn)出來。２．文章標題的寫法：這類標題比較吸引人。但讀者不容易從題目中明確地看出調查對象和所要研究、探討的問題。３．提問式的標題：一般揭露矛盾和問題多用這種標題，但總結經驗的調查報告也有用這種標題的。４．正副標題的寫法：正標題揭示調查報告的主題，副標題指明調查的地區(qū)、事件或范圍。五、調查報告的寫法（二）開頭概述基本情況。有的概括全篇的基本內容，有的簡單介紹調查的目的、調查對象的有關情況和調查的經過等。這部分起提示全文的作用，力求簡明概括。（三）主體主要是用材料來說明觀點，說明具體做法、經驗或問題。至于怎樣組織，則要根據(jù)內容的需要和事物的內在聯(lián)系來安排。（四）結尾指出規(guī)律或作出結論。有的單獨寫成一段；有的不單獨成段，而是把規(guī)律或結論放在介紹或分析材料之中。另外，如果還有主文里沒有談到而應該談的問題，也可以在結束報告時談一下?？傊?，寫好調查報告必須掌握三個要素：周密調查、深入研究、精確表達。第四節(jié)規(guī)章制度規(guī)章制度是指黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位為了保證生產、工作和學習等順利進行，根據(jù)法律、法令和政策，在自己的權限范圍內制定的，大家必須共同遵守的行政法規(guī)或行為準則。一、規(guī)章制度的種類規(guī)章制度是個總稱，它包括章程、規(guī)程、條例、簡章、規(guī)則、規(guī)定、細則、守則、辦法等許多種。根據(jù)它們的重要程度大體可分為：上級機關制發(fā)的、重要的帶有根本性的規(guī)章制度，如章程、條例等；一般的、局部的具體的規(guī)章制度，如規(guī)程、規(guī)定、細則、辦法等；機關、團體或企事業(yè)單位內部針對某種人員、某項工作或活動的內容簡要、條文少的規(guī)章制度，如簡章、規(guī)則、守則等。二、規(guī)章制度的作用和特點（一）規(guī)章制度的作用我們的社會是個有機的整體，不同的人、不同的方面既相互依存，又相互矛盾。要使人們的生活、生產、學習、工作正常進行，就要維持一定的秩序。要使各種問題處理得當，分清是非，就得有一定的標準。（二）規(guī)章制度的特點１．實踐性：各種規(guī)章制度的制定都是要達到一定的目的，針對一件事或一個問題的，是和現(xiàn)實生活緊密相連，并要在實際生活中遵守的，而不是作為一種宣傳或教育的手段。２．強制性：規(guī)章制度是有一定約束力的行政法規(guī)，一旦正式頒布，有關人員必須遵照執(zhí)行，不得違反。如有違反，則要受到批評教育或者處罰。３．鮮明性：為了便于執(zhí)行、遵守，規(guī)章制度的每項規(guī)定都必須有明確的含義，有明確的質的規(guī)定。對它只能有一種理解，不能有多種理解或含糊不清之處。要使人一看便清楚，知道哪些是應該做的，哪些是不應該做的。４．嚴密性：凡是涉及對象的有關方面，都要做出相應的規(guī)定；對不同的方面作出規(guī)定，則要相互照應而不能相互矛盾或抵觸。三、制定規(guī)章制度應注意的問題（一）要符合國家的法令、政策（二）要密切聯(lián)系實際（三）必須簡明具體，切實可行（四）要走群眾路線（五）要注意穩(wěn)定性和適應性四、規(guī)章制度的寫法（一）標題一般由制定者、事由、文種三要素組成。（二）正文規(guī)章制度的正文一般都要分條列目。先總綱，后細目；先一般，后個別；先概括，后具體；先原則，后例外?；旧峡煞譃槿齻€組成部分：開頭、主文和結尾。１．開頭：規(guī)章制度的開頭，一般是說明制定本規(guī)章制度的依據(jù)、目的或背景，還有的闡述了本規(guī)章制度的基本原則。如果分章節(jié)的規(guī)章制度，則可單列一章，稱為“總則”、“總綱”或“序言”。２．主文：具體敘述規(guī)章制度的內容，它是規(guī)章制度的核心。如果內容較多，可以分章，章下分條、款。３．結尾：結尾一般稱附文，又叫附則，是主體部分的補充和說明，如本規(guī)章制度適用范圍、具體實施辦法的制定權、解釋權以及有關事項的說明、實施日期等。五、幾種常見的規(guī)章制度（一）章程章程是一個政黨、一個組織或團體的法規(guī)，是該政黨、組織或團體中每個成員在思想、言論、行動上必須嚴格遵循和堅決執(zhí)行，不得有所違背的根本準則。章程的標題應由政黨、組織或團體的名稱加上文種（章程）組成。（二）條例條例是國家機關制定或批準的用以指導某項長期性的工作或活動的法規(guī)性文件，條例的內容是規(guī)定國家政治、經濟、科技、教育、文化、外事等領域的某些事項或某一機關的組織、職權及某些專門人員的任務、權限等等。條例是對某一方面的工作所作的比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定。１．條例的作用：條例是國家行政機關統(tǒng)一意志的體現(xiàn)，具有明顯的法律作用、依據(jù)作用和管理作用。２．條例的寫法：條例和章程一樣，行文嚴密明確，正文分條列目，語言莊重嚴肅。條例的格式包括標題、正文兩部分。３．撰寫條例需要注意的事項：第一，要認真學習國家的大政方針，規(guī)定事項要符合黨的方針政策和法律法令。第二，章、條層次要安排有序，做到先原則后具體，先主要后次要，還要符合工作的先后程序。第三，措詞要準確肯定，規(guī)定要全面周嚴。（三）規(guī)定規(guī)定是國家機關、社會團體、企事業(yè)單位針對某項工作或專門問題提出要求和規(guī)范，用以統(tǒng)一人們的行動的一種法規(guī)性文件。１．規(guī)定的作用和特點：規(guī)定廣泛使用于行政管理和企事業(yè)管理，是管理工作不可缺少的有力工具之一。規(guī)定的主要特點是規(guī)范性和約束力。２．規(guī)定的寫法：規(guī)定由標題、正文組成。３．規(guī)定的寫作注意事項：第一，在撰寫規(guī)定時應注意方針政策與實際情況的結合，要突出政策界限，要有針對性，做到原則規(guī)范在前，具體規(guī)定在后。第二，還要注意寫得具體、明確，切忌籠統(tǒng)抽象、粗枝大葉、概念模糊、詞不達意。（四）辦法辦法是國家機關對某一條例、規(guī)定或某一事項的具體規(guī)定。它和條例、規(guī)定一樣，具有法規(guī)效力。１．辦法的作用與特點：辦法是國家機關經常使用的行政法規(guī)。２．辦法的寫法：辦法的格式包括標題、正文兩部分。第五節(jié)簡報簡報就是工作情況的簡要報告。它是機關內部向上反映情況或向下、向平行單位通報情況、交流經驗、推動工作時經常使用的文體。一、簡報的特點（一）簡約簡報最突出的特點是簡約。一般簡報一兩千字，重點突出，一目了然，使人一看便能抓住要害。（二）迅速簡報要把情況迅速及時地反映給上級或通報給有關部門和單位，以供處理問題時參考，這樣才能起到應有的作用。而它的形式靈活、短小精悍、重點突出，比起其他文字材料來，編寫、印刷都很方便及時。二、簡報的種類（一）業(yè)務簡報這是定期或不定期連續(xù)發(fā)出的長期性簡報。主要是用來反映機關內部和本地區(qū)、本部門、本系統(tǒng)的日常工作情況、方法、經驗或問題。（二）階段性簡報又稱中心工作簡報，是為推動某項工作、某些業(yè)務而辦的專題性簡報，反映這項工作的進展情況、工作中出現(xiàn)的問題、取得的經驗等。這項中心工作進行完了，簡報也就不辦了。（三）會議簡報是在召開會議期間辦的反映會議的進行情況的簡報，它的內容包括代表們在討論中的發(fā)言、提出的意見和建議以及會議議決的事項等。三、簡報的寫法簡報有約定俗成的格式，一般包括報頭、標題、正文、報尾四部分。報尾有時可以省略。報頭、報尾有嚴格的規(guī)范。報頭包括簡報名稱、期數(shù)、編印單位、印發(fā)日期、密級、編號。有些簡報可以省略密級或編號。報頭和正文部分，用一條間隔橫線隔開。報尾包括主題詞、印制單位、時間，有的還注明發(fā)送單位、印制份數(shù)等。報尾和正文部分，也用一條橫線隔開。四、寫作注意事項第一，精心選材。第二，材料要準確。第三，貴在迅速。第四，篇幅短小語言精練。第五，注意讀者對象。第六節(jié)述職報告述職報告是指各級機關、團體和企事業(yè)單位的工作人員，就自己任職期間的崗位職責執(zhí)行情況進行自我總結和評估，向上級領導和群眾匯報的一種文體。一、述職報告的特點（一）專用性述職報告一般是工作人員對自己在規(guī)定的范圍（職責范圍）、時間（任職時間）內工作成績的歸納、總結，具有專用性。（二）嚴肅性述職者要按照國家或單位統(tǒng)一規(guī)定的工作標準做總結匯報，因此，述職者的報告必須嚴肅認真、實事求是、用語準確、評價中肯。文字應簡明扼要、觀點明確，語言樸實無華。（三）自述性述職者使用第一人稱，本著對個人、對組織負責的態(tài)度，采用自述的方式面對聽眾或讀者，做恰當?shù)淖晕以u估。二、述職報告的種類從內容上，可分為綜合性述職報告和專題性述職報告。從表達形式上，可分為口頭述職報告和書面述職報告。從述職時間和范圍上，可分為年度述職報告、任職述職報告和階段述職報告。三、述職報告的作用第一，有利于提高述職者的自身素質。通過述職，對過去的工作進行回顧，總結經驗，吸取教訓，改進工作方法，以便今后更好地完成各項任務。第二，有利于考核。上級機關和群眾可以根據(jù)述職報告，全面掌握述職者的工作情況，對其進行考核，做出評價。第三，有助于發(fā)揚民主，接受群眾監(jiān)督。干部向群眾匯報自己的工作，由群眾評議，一方面可以讓群眾了解情況，增強透明度；另一方面群眾評議又可完善干部的總結，密切干群關系。第四，是現(xiàn)代管理的重要內容。述職報告已成為組織對有關人員進行考核的重要途徑。四、述職報告的結構與寫法（一）標題標題有三種不同的寫法。文種式：直接寫“述職報告”。公文式：包括述職者、時間、內容、文種。復合式：采用正副標題，正標題是對述職報告內容的概括，副標題寫述職者及職務。（二）署名在標題下居中署上單位名稱和述職者姓名。如果是在大會上講，開頭頂格寫上稱謂。（三）正文述職報告的內容應包括幾方面：（１）崗位職責；（２）主要工作，尤其是開拓性工作；（３）做工作的主導思想；（４）評估任期內取得的成績；（５）講明工作中的失誤和存在的問題。述職報告的正文通常分三大部分１．前言先說明自己的職務、職責，崗位責任、目標，介紹任職情況。這部分要根據(jù)述職對象、述職內容的需要來介紹、說明，要簡明扼要。２．主體這部分就本人所負責任和分管工作進行陳述、評估。３．結尾它是在上一部分陳述、評估后，分析、判斷自己稱職或不稱職，也是前兩部分順理成章的結論。文字要明確，用語要肯定。另外，向領導機關的述職報告落款要寫明自己在單位中擔任的職務、姓名、時間。第七節(jié)公示一、公示的主要特點（一）公開性公示所寫作的內容、承載的信息，都是要向一定范圍內或特定范圍內的人員公開出來，要讓大家知道和了解的，具有較強透的明度。（二）周知性公示寫作的目的，是讓關注它的內容與信息的人都了解是怎么回事，從而參與其事。（三）科學性公示的時間要科學合理，不但要反映公示的過程，更要反映出公示的結果，反映出群眾的意愿。多數(shù)公示是事先的公布，不是事后的公示。公示的內容是初步的議定而非最終的決定。也有的是最終的決定，但必須在“公示”前言中加以說明。（四）民主性公示的過程與結果，都是由群眾參與和監(jiān)督的，并為他們所認可的。二、公示的格式與寫法（一）標題公示的標題，一