《采購(gòu)作業(yè)流程》管理辦法

《采購(gòu)作業(yè)流程》管理辦法1.0目的為了規(guī)范和完善采購(gòu)作業(yè)程序，確保物料的申購(gòu)，采購(gòu)得到合理、有效的管控，制訂本作業(yè)流程。2.0范圍適合所有物料的申購(gòu)、采購(gòu)入庫(kù)及不合格品退貨的過(guò)程實(shí)施。3.0職責(zé)3.1生產(chǎn)副總（必要時(shí)總經(jīng)理）：負(fù)責(zé)物料采購(gòu)的最終審批工作；3.2PMC部（物控）：負(fù)責(zé)《物料請(qǐng)購(gòu)單》的制作與下發(fā)、物料控制工作；3.3PMC部采購(gòu)：負(fù)責(zé)物料采購(gòu)經(jīng)辦、進(jìn)度跟催、供應(yīng)商溝通與管理工作；3.4PMC部（倉(cāng)庫(kù)）：負(fù)責(zé)物料數(shù)量的驗(yàn)收工作；3.5品管部：負(fù)責(zé)物料的品質(zhì)驗(yàn)收工作。4.0作業(yè)程序4.1生產(chǎn)物料由物控員以《物料需求計(jì)劃》方式提出申購(gòu)，經(jīng)生產(chǎn)副總審批；樣板物料及工、量具、輔助用料等非生產(chǎn)物料由相關(guān)部門以《請(qǐng)購(gòu)單》方式提出申購(gòu)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。所有經(jīng)過(guò)審批的申購(gòu)指令統(tǒng)一交到采購(gòu)，由相應(yīng)采購(gòu)員負(fù)責(zé)處理；4.2采購(gòu)員根據(jù)《物料需求計(jì)劃》，結(jié)合采購(gòu)周期、最小訂購(gòu)量、最低存量等資料，在進(jìn)行采購(gòu)期、量分析后，編制《采購(gòu)計(jì)劃》。若存在不能滿足《物料需求計(jì)劃》內(nèi)容等異常情況進(jìn)，采購(gòu)員必須在4小時(shí)內(nèi)向物控員反饋；4.3采購(gòu)員將編制好的《采購(gòu)計(jì)劃》交采購(gòu)組長(zhǎng)或PMC部主管審核；4.4采購(gòu)組長(zhǎng)或PMC部主管對(duì)《采購(gòu)計(jì)劃》進(jìn)行審核。有誤，則通知采購(gòu)員進(jìn)行修改。無(wú)誤，返交采購(gòu)員編制《采購(gòu)訂單》；4.5采購(gòu)員按要求編制完整、準(zhǔn)確的《采購(gòu)訂單》，必要時(shí)，附上樣板、圖紙等資料，并交上級(jí)審核、審批；4.6凡采購(gòu)總金額在100元以下的直接采購(gòu)品、小量補(bǔ)采物料不編制《采購(gòu)訂單》，直接以《請(qǐng)購(gòu)單》方式采購(gòu)，但必須交采購(gòu)組長(zhǎng)或PMC部主管審核審批；4.7采購(gòu)組長(zhǎng)或生產(chǎn)副總、PMC部主管分別對(duì)《采購(gòu)訂單》進(jìn)行審核、審批。若有誤，則通知采購(gòu)員進(jìn)行修改；無(wú)誤，返交采購(gòu)員實(shí)施采購(gòu)作業(yè)；4.8審核、審批時(shí)間規(guī)定：緊急訂單30分鐘內(nèi)完成，常規(guī)訂單2小時(shí)內(nèi)完成；4.9審核、審批通過(guò)，由相應(yīng)采購(gòu)員將《采購(gòu)訂單》下達(dá)給供方，緊急訂單30分鐘內(nèi)完成，常規(guī)訂單2小時(shí)內(nèi)完成并要求對(duì)方書(shū)面回簽?！恫少?gòu)訂單》審批不通過(guò)，采購(gòu)員必須適當(dāng)說(shuō)明理由，以回復(fù)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人；4.10采購(gòu)員將審批通過(guò)的《采購(gòu)訂單》于4小時(shí)內(nèi)分發(fā)給內(nèi)部相關(guān)部門（包括倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)），并保管好所有《物料需求計(jì)劃》、《采購(gòu)計(jì)劃》、《采購(gòu)訂單》及《請(qǐng)購(gòu)單》，以備對(duì)帳時(shí)提供給財(cái)務(wù)人員審查；4.11采購(gòu)員負(fù)責(zé)對(duì)下達(dá)給供方的《采購(gòu)訂單》進(jìn)行回簽跟催，要求供方在2天內(nèi)完成回簽確認(rèn)工作，并將《采購(gòu)訂單》內(nèi)容列入《采購(gòu)管制表》；4.12采購(gòu)員當(dāng)天將供方確認(rèn)后的訂單在《采購(gòu)管制表》予以標(biāo)識(shí)、記錄，并隨時(shí)與供方保持聯(lián)系，要求供方按質(zhì)、按量如期交貨；4.13采購(gòu)組長(zhǎng)或PMC部主管定期或不定期對(duì)采購(gòu)員的跟催情況進(jìn)行檢查；4.14如因公司內(nèi)部原因而產(chǎn)生《采購(gòu)訂單》內(nèi)容需作變更時(shí)，采購(gòu)員須先進(jìn)行確認(rèn)，待確認(rèn)無(wú)誤后，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商變更事宜，以盡量減少本廠損失。若因供應(yīng)商原因而產(chǎn)生《采購(gòu)訂單》內(nèi)容需作變更時(shí)，采購(gòu)員須盡快通知物控員、采購(gòu)組長(zhǎng)或PMC部主管處理；4.15供方送貨到廠后，倉(cāng)庫(kù)收料員負(fù)責(zé)《送貨單》與《采購(gòu)訂單》的核對(duì)工作，并在《采購(gòu)訂單》上作好相應(yīng)記錄，以備追溯與查核；4.16收料員按《進(jìn)料作業(yè)流程》對(duì)來(lái)料進(jìn)行數(shù)量點(diǎn)收、品管部IQC根據(jù)《進(jìn)料檢驗(yàn)作業(yè)流程》對(duì)來(lái)料進(jìn)行品質(zhì)驗(yàn)收，判定來(lái)料是否合格允收，并將《進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告》的采購(gòu)聯(lián)交采購(gòu)員；4.17采購(gòu)員需對(duì)倉(cāng)管員或品管員反饋的在收料過(guò)程中出現(xiàn)的異常問(wèn)題進(jìn)行協(xié)調(diào)與處理。必要時(shí)，與供方高層進(jìn)行相關(guān)的改善溝通；4.18檢驗(yàn)合格，倉(cāng)管員填寫(xiě)《材料進(jìn)倉(cāng)單》，并進(jìn)行相關(guān)入庫(kù)作業(yè)；判定不合格，則啟動(dòng)《進(jìn)料不合格品處理作業(yè)流程》；4.19收料員將《每日收貨匯總表》、倉(cāng)管員將《材料進(jìn)倉(cāng)單》、品管員將《進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告》于第二天8：30前送交采購(gòu)；4.20采購(gòu)員根據(jù)各部門送交的物料信息，將采購(gòu)結(jié)果列入《采購(gòu)管制表》。若有異常，則及時(shí)反饋給物控員；4.21采購(gòu)員簽收《材料進(jìn)倉(cāng)單》供方聯(lián)，并將供方聯(lián)轉(zhuǎn)給供方做結(jié)算憑證；4.22公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核實(shí)《材料進(jìn)倉(cāng)單》內(nèi)容，與供方對(duì)帳無(wú)誤后，將采購(gòu)金額列入應(yīng)付款項(xiàng)；4.23采購(gòu)員及時(shí)處理因物料拒收而作退貨處理的后續(xù)工作；及時(shí)處理因生產(chǎn)部退料、需再退供應(yīng)商以及短缺補(bǔ)采等處理工作；向供方反饋不良信息，并要求供方改善及確認(rèn)補(bǔ)貨交期。5.0處罰規(guī)定5.1對(duì)不按本流程規(guī)定時(shí)間完成任務(wù)的，處罰責(zé)任人5元/次；5.2未辦理有效手續(xù)進(jìn)行采購(gòu)的，處罰采購(gòu)員10～100元/單；確有特殊先采購(gòu)后補(bǔ)單的，只限小額少量物料，且當(dāng)天須完成補(bǔ)辦手續(xù)，違者處罰10元/天，至完成補(bǔ)辦手續(xù)為止；5.3對(duì)不按照流程規(guī)定交上級(jí)審核、審批的，處罰責(zé)任人5元/單；5.4《采購(gòu)訂單》下達(dá)給供方后，未要求供方回簽的，處罰采購(gòu)員5元/單罰款；5.5采購(gòu)員丟失《材料進(jìn)倉(cāng)單》的，按5元/單處罰；5.6采購(gòu)員未及時(shí)安排退貨的，按5元/單處罰，超過(guò)7天仍未退貨的，由