辦公室接待工作概述

辦公室接待工作概述——關(guān)于接待工作的若干體會youxiang主要內(nèi)容什么是接待工作如何做好接待工作接待禮儀及注意事項常見座次安排什么是接待工作接待工作的定義接待工作的原則接待工作的分類

接待工作的定義接待，是一定的社會組織對公務(wù)活動中的來訪者所進(jìn)行的迎接、接洽和招待活動，是社會組織間人員相互交往的方式。接待是一項展示單位形象、體現(xiàn)水平、彰顯實力的工作。接待水平從一定程度上反映辦公室整體工作水平。接待工作的原則熱情禮貌。秘書是客人最先見到的單位成員，秘書的形象直接影響著客人對單位形象的判斷。因此，秘書在接待來訪者時，不論是誰，都要做到熱情禮貌，周到大方，平等對待，主動為來賓提供各種必要的服務(wù)。細(xì)致周到。不論在哪個接待環(huán)節(jié)，都需要秘書人員認(rèn)真、細(xì)致。耐心。如客人到來，秘書要主動迎上去，微笑問候，仔細(xì)詢問對方來意。對于初次來訪的客人，應(yīng)主動引路，在客人告辭時要提醒對方有無遺漏物品，在計劃性接待工作中，秘書要擬寫出詳細(xì)的接待方桉，直至實施的每個具體環(huán)節(jié)上，分清部門職責(zé)，明確個人任務(wù)，在安排布置時，也要檢查督促。接待工作的原則勤儉節(jié)約。接待工作是辦公室的常規(guī)工作，每年都有各種各樣的接待任務(wù)，秘書人員在做好接待準(zhǔn)備和服務(wù)工作的同時，也要注意接待經(jīng)費的控制。要從簡節(jié)約，精打細(xì)算，避免鋪張浪費，要學(xué)會做好接待經(jīng)費預(yù)算，節(jié)約成本。在安排宴請、參觀、娛樂、座談會等項目時，盡量減少不必要的開支，縮短接待時間，控制參與人員，提高接待工作效率。嚴(yán)守機密。嚴(yán)守機密是指秘書在接待過程中，要注意各方面的保密工作。既要體現(xiàn)熱情友好的合作態(tài)度，又要注意的信息透露的度，做到該說的一字不少，不該說的一字不多。要按照單位規(guī)定，協(xié)調(diào)行動，統(tǒng)一對外口徑，特別在涉外接待中要謹(jǐn)言慎行，嚴(yán)格按單位的保密制度辦事，嚴(yán)防泄密。接待工作的原則尊重個人。接待工作也要注重以人為本，尊重個人的醫(yī)院和隱私。例如，秘書在接待工作中會主動幫客人提行李，但如果客人不愿意，就不要勉強，有的可能是客人的私人貴重物品；在如喝酒，中國人習(xí)慣認(rèn)為向他人敬酒是禮貌客氣熱情的表現(xiàn)，因此不管對方酒量大小，都要一而再，再而三地向?qū)Ψ筋l頻舉杯，以致最后雙方酩酊大醉，洋相百出。在接待客人時，對于個人疾病、年齡、婚姻、收入、私人電話、宗教信仰、政治態(tài)度等都要避免過問。尊重個人，就是尊重他的選擇、尊重個人習(xí)慣、尊重個人隱私。如何做好接待工作做好接待工作的意義接待的一般程序客人抵達(dá)前的準(zhǔn)備客人抵達(dá)后的接待服務(wù)客人離去（后）的有關(guān)工作常用接待形式及注意事項會見、會談會議宴請參觀和娛樂做好接待工作的意義接待工作意義重大，主要體現(xiàn)在三個有利于：第一，有利于增進(jìn)上下級間和單位之間的了解，為領(lǐng)導(dǎo)和同志們開展工作提供方便。第二，有利于加強與外界的廣泛聯(lián)系，進(jìn)一步推動企業(yè)發(fā)展。第三，有利于擴大企業(yè)對外影響，提高企業(yè)的知名度，同時，也能開闊視野，學(xué)習(xí)其他單位的好的經(jīng)驗。接待的一般程序客人抵達(dá)前的準(zhǔn)備客人抵達(dá)后的接待服務(wù)客人離去（后）的有關(guān)工作客人抵達(dá)前的準(zhǔn)備1.對來訪客人要有所了解，做到“四個知道”：知道客人的基本情況知道客人來訪的主要目的、抵離時間以及客人抵達(dá)時所乘交通工具知道客人的活動日程、意見和要求知道我方的接待指導(dǎo)思想和接待規(guī)格客人抵達(dá)前的準(zhǔn)備2.制定接待方案是接待準(zhǔn)備工作最核心的環(huán)節(jié)，在接待工作中起到規(guī)劃指導(dǎo)的作用，要做到“九個明確”：迎送安排要明確住地安排要明確就餐安排要明確活動和日程安排要明確車輛安排要明確宴請安排要明確費用支持要明確新聞報道要明確分級接待要明確客人抵達(dá)后的接待服務(wù)客人抵達(dá)后的接待服務(wù)工作包括：迎接客人、會見、會談、宴請、會議、合影、娛樂、參觀等。在接待的過程中，特別是負(fù)責(zé)人，一定要掌握全局，整合好各方面的力量。在迎接客人時，一定要提前做好溝通，掌握到達(dá)和離開的時間、確定迎送規(guī)格?？腿穗x去（后）的有關(guān)工作核實客人離去所乘航班或車次抵達(dá)時間、地點有無變化，以及飛機（火車）停靠的情況。按照接待方針和接待方案，設(shè)計和實施歡送禮儀，視情況贈送禮物。如有需要，參加接待的人員在客人住地列隊歡送。歡送人員目送客人所乘汽車、火車、飛機啟動后，再返回。做好新聞報道工作。常用接待形式及注意事項會見、會談會議宴請參觀會見、會談會見會談的程序我方人員應(yīng)先到會客室；工作人員在門口迎接客人，客人進(jìn)入會議室后，我方人員應(yīng)立即起身表示歡迎；如要合影，宜安排在賓主握手后，合影再入座；記者來訪一般安排在正式會談前；會見結(jié)束后，將客人送到車前或門口，揮手告別并目送客人離去。注意事項了解會見和會談的基本情況。包括會見會談的人員、職務(wù)、人數(shù)、會見會談的目的和性質(zhì)。通知有關(guān)人員和部門做好準(zhǔn)備。安排好會見（談）程序。安排好座次。會議會議的主要程序制發(fā)會議通知選定會場確定會標(biāo)、回頭標(biāo)和宣傳標(biāo)語排列會場座次組織發(fā)獎等會場布置（大中型會場布置中的要求）會標(biāo)：一般用紅底貼白字的橫式布幅制成會徽：懸掛在主席臺的天幕中央，形成會議視覺中心標(biāo)語：醒目，一般不超過13個字旗幟：主席臺上多選用紅旗懸掛在會徽兩側(cè)；會場上紅旗、彩旗交叉懸掛花卉：主席臺前擺放我國原產(chǎn)的蘭花、梅花、牡丹、月季等，大量綠葉植物宴請宴請的三個環(huán)節(jié)排好菜單定好形式排好座次宴請安排的注意事項預(yù)先把宴會的時間、地點告知客人和陪同的領(lǐng)導(dǎo)。掌握宴請的人數(shù)、時間、地點、宴請方式和標(biāo)準(zhǔn)，并提前通知餐飲部門。要求餐飲部門做好宴會設(shè)計，編制好宴會菜單。提前到達(dá)宴會廳，督促檢查有關(guān)服務(wù)。對座簽的擺放進(jìn)行確認(rèn)核對。嚴(yán)格按宴會菜單進(jìn)行準(zhǔn)備，遇有服務(wù)對象的特殊要求，要及時予以安排做好引導(dǎo)和服務(wù)。參觀參觀安排要結(jié)合來訪客人的目的、意愿、興趣和要求進(jìn)行安排。注意事項：精心選擇參觀點、反復(fù)預(yù)看路線，做好參觀考察的各項準(zhǔn)備工作。明確領(lǐng)導(dǎo)和隨行陪同人員。做好賓客在外的相關(guān)服務(wù)工作和聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)工作。協(xié)助接待地做好接待過程中的有關(guān)突發(fā)情況的現(xiàn)場處理。安排好沿途解說人和解說向客人進(jìn)行介紹和講解。接待禮儀及注意事項怎樣稱呼怎樣介紹怎樣握手怎樣致意怎樣遞送名片怎樣引導(dǎo)怎樣保持良好的儀表形象怎樣稱呼稱呼的方式泛尊稱：女士、先生、小姐職務(wù)稱：主任、書記、閣下職稱稱：高工、教授職業(yè)稱：老師、律師、醫(yī)生稱呼用語要求舉止文雅表達(dá)恰當(dāng)言簡意賅表情自然聲音優(yōu)美注意口腔衛(wèi)生怎樣介紹介紹分為：自我介紹和相互介紹，介紹順序采用尊者居后的原則，如：將客人介紹給主人將地位低者介紹給地位高者將資歷淺的介紹給資歷深的先將年輕者介紹給年長者將非官方人士介紹給官方人士將男士介紹給女士將公司同事介紹給客人把遲到者介紹給早到者介紹時動作：手心向上，介紹時一般應(yīng)站立。

怎樣握手伸手次序由尊者決定。公務(wù)場合職務(wù)高、身份高者先伸手，非公務(wù)場合，年長者、女姓先伸手。握手動作雙目注視對方，面帶微笑。對方伸手后，我方應(yīng)迅速迎上去，身體稍前傾，伸出右手，手掌與地面平行，四指并攏，拇指張開，用大約2公斤的力，持續(xù)3-6秒，初次見面一般3秒以內(nèi)。避免上下過分地?fù)u動。握手的注意事項1.必須用右手，與異性握手不可用雙手。2.伸出的手是潔凈的。3.握手前要先脫帽、摘墨鏡、摘手套。女性除非戴著與服裝相配的、作為服裝整體一部分的手套，否則也應(yīng)摘下手套。4.握手時眼睛注視對方，不要做其他事情或與他人交談。5.不宜交叉握手。6.不宜坐著與人握手。7.不在握手時長篇大論，或點頭哈腰過分熱情。8.涉外場合需要照相時，握著的手則不要很快松開。怎樣致意致意是向他人表示敬意的一種禮儀形式，在很多場合都適用，主要表現(xiàn)形式是：微笑、點頭、招手、欠身、鞠躬、脫帽等?；疽?guī)范：1.男士首先向女士致意2.年輕者先向年長者致意3.下級應(yīng)當(dāng)首先向上級致意4.當(dāng)年輕的女士遇到比自己年歲大的多的男士的時候，應(yīng)首先向男士致意。怎樣遞送名片動作要求1.遞名片時要起身站立，雙手拿出自己的名片齊胸遞出，將名片的正面朝上，印有自己的姓名的一方朝向客人。2.遞送順序按職務(wù)的先高后低和與自己距離的先近后遠(yuǎn)進(jìn)行遞送。注意事項1.不要一只手去接別人遞過來的名片，也不看一眼就把它塞進(jìn)衣袋。這是非常不禮貌的。2.不要無意識的玩弄對方的名片。3.不要當(dāng)場在對方的名片上寫備忘事情。4.不要先于你的領(lǐng)導(dǎo)向?qū)Ψ竭f交名片。5.收取名片的一方如果備有名片，也應(yīng)迅速遞上自己的名片，若沒有，則應(yīng)該道歉。6.名片應(yīng)放入專用的名片夾內(nèi)，而不應(yīng)該隨便的放入錢夾或衣袋，這也代表了尊重之意。7.會客前檢查和確認(rèn)名片夾內(nèi)是否有足夠的名片。怎樣引導(dǎo)怎樣引導(dǎo)：引導(dǎo)時，接待人員走在前面，應(yīng)走在客人左前方約1.5米處，并用手勢示意。如領(lǐng)導(dǎo)并排行進(jìn)時，引領(lǐng)者走在外側(cè)。單行行進(jìn)時，引導(dǎo)者應(yīng)走在前。出入房門時，引領(lǐng)者主動開門、關(guān)門。引導(dǎo)的規(guī)范手勢：手臂自然伸出，腕關(guān)節(jié)伸直，手心向上，四指并攏，手與前臂形成直線，以肘關(guān)節(jié)為軸，彎曲140度左右為宜，手掌與地面基本上形成45度角。27怎樣保持良好的儀表形象良好的儀表形象是做好接待工作的基礎(chǔ)和開始，在接待工作中要始終堅持做到以下幾點：注意事項精神飽滿自然，態(tài)度和藹端莊。儀表著裝要干凈整潔。說話客氣，注意身份。公共場所要安靜有序。與人交往要禮貌守約。尊重個人隱私。與人交往“五不問”不問年齡不問婚否不問去向不問收入不問住址。常見座次安排會見會談簽約小型會議大型會議宴請合影乘車觀看節(jié)目會見

1.與外賓會談

2.與上級領(lǐng)導(dǎo)座談

注：A為主方，B為客方注：A為上級領(lǐng)導(dǎo)，B為主方領(lǐng)導(dǎo)1.外事活動時，通常將外賓安排在主方人員的右側(cè)，譯員、記錄員在主方人員和主賓的后面，其他人員按次序在倆側(cè)就座。2.與上級領(lǐng)導(dǎo)會見時，一般將上級領(lǐng)導(dǎo)安排在主方人員的左側(cè)。會談

長條桌

沙發(fā)室

注：A為上級領(lǐng)導(dǎo)，B為主方席1.賓主一般相對而坐，以正門為準(zhǔn)，主人坐背門一側(cè)，客人坐面門一側(cè)。主談人居中，譯員在主談人右側(cè)，記錄員在主談人后面。2.如會談長桌一端向正門，則以入門的方向為準(zhǔn)，右為客方，左為主方。簽約

簽約的注意事項簽約時雙方簽字人的座位，按主左客右進(jìn)行排列。如是與外方簽字，桌子中間分別懸掛簽字國的國旗。簽約場次圖

客方人員主方人員客方助簽人主方助簽人客方主簽人主方主簽人文本文本吸墨水器吸墨水器小國旗筆筆32小型會議小型會議分兩種就座形式：1.自由就座；2.面門設(shè)座座次排定：以面門為上，居中為上，以左為上①②③④⑤⑥⑦⑧⑨⑩①②③④⑤⑥⑦⑧⑨大型會議

大型會議主席團(tuán)排座（雙數(shù)）8657主席團(tuán)群眾席4213

大型會議發(fā)言席位置（主席臺右前方）發(fā)言席主席團(tuán)群眾席

大型會議發(fā)言席位置（主席團(tuán)正前方）發(fā)言席主席團(tuán)群眾席

大型會議主席團(tuán)排座（單數(shù)）108679主席團(tuán)群眾席53124大型會議主席臺的排列按：中央高于兩側(cè)，左側(cè)高于右側(cè)，前排高于后排的次序排列。當(dāng)主席臺人數(shù)較多時（如職代會），主席臺可設(shè)多排，領(lǐng)導(dǎo)分排就座。以面向臺下來看，當(dāng)主席臺人數(shù)為單數(shù)時，如圖一：1號人員居中，2號人員在1號人員左手位置，3號人員在1號人員右手位置，以此類推。當(dāng)主席臺人數(shù)為雙數(shù)時，如圖二：1號人員在中心點偏右的位置，2號人員在中心點偏左的位置。注意：大型會議，如準(zhǔn)備“發(fā)言席”，發(fā)言席一般在主席臺的正前方和右前方。主人2134567第一主人26731584第二主人48第一主人123567第二主人宴請桌次排列：主桌位置，圓廳居中為上，橫排以右為上，縱排以遠(yuǎn)為上（指的是距離門的位置），有講臺時臨臺為上。其它以離主桌位置的遠(yuǎn)近確定定，近高遠(yuǎn)低，右高左低。（桌數(shù)較多時，要擺桌次牌、通常安排每桌10人）。座次排列：只有一位主人時，1號來賓坐在主人右側(cè)，