商貿有限公司財務資金支付審批制度

商貿有限公司財務資金支付審批制度目的：為了加強對各項營業(yè)費用、管理費用、財務費用的管理，節(jié)約費用，提高經營效益，根據財政部《企業(yè)會計準則》、《企業(yè)會計制度》、《商品流通企業(yè)財務制度》以及稅法的有關規(guī)定，結合公司經營管理的需要，制定本暫行辦法。適用范圍：適用內容：費用控制原則，日常費用的控制，費用審批權限，費用審批及報銷流程，費用的分類及核算要求，主要費用項目的標準和報銷流程，門店支出管理，費用的監(jiān)督考評體系。適用對象：XX公司各部門及下屬門店費用作業(yè)適應之。名詞解釋與開支范圍：費用。費用指商品流通費，包括營業(yè)費用、管理費用和財務費用。指企業(yè)為銷售商品、提供勞務等日?；顒铀l(fā)生的經濟利益的流出。費用具有如下基本特征：一是，費用最終會導致企業(yè)資源的減少，具體表現為企業(yè)的資金支出，或者表現為資產的消耗；二是，費用最終會減少企業(yè)的所有者權益。固定費用。即在一定范圍內，其支出不隨銷售額的變動而發(fā)生變動的費用，如固定工資、折舊、租賃費等費用支出。變動費用。即在一定范圍內，其支出隨銷售額的變動而發(fā)生變動的費用，如績效工資、促銷廣告費、生鮮耗材費用、收銀臺資訊耗材費用等費用支出。營業(yè)費用。營業(yè)費用是指在整個經營環(huán)節(jié)中所發(fā)生的各種費用，主要分為七大費用即人事費、折舊及長期資產攤銷、租賃費、基本建設費、資訊費、廣告促銷費和一般費用。人事費用包括薪資、績效獎金、加班費用、年終獎金、保險費、職工培訓（教育經費）、職工福利費、勞動保護費、養(yǎng)老金、住房公積金；折舊費和長期資產攤銷包括場地使用權攤銷、土地改良物攤銷、固定資產折舊、開辦費攤銷、無形資產攤銷和其他長期資產攤銷；基本建設費包括電費、水費、動力能源費和財產保險費；租賃費包括建筑物租賃費、房屋租賃費、物業(yè)管理費、設備租賃費、其他租賃費；資訊費包括電腦硬體維修費、電腦其他配套設備維修費、電腦軟體維護費、資訊文具費、電腦設備用零配件、資訊數據處理用表單印刷費；促銷廣告費包括快報印刷費、快報制作費、燈箱制作費、促銷贈品費、促銷媒體廣告費、促銷表演費、賣場布置費、其他促銷廣告費；一般費用包括修理費、低值易耗品、物料消耗、文具印刷費、書報雜志費、交通差旅費、環(huán)境保護費、業(yè)務招待費、通訊費、勞務費、稅金、養(yǎng)路費、運輸費及裝卸費、送貨費、安裝費、展覽費、挑選整理費、商品損耗、保潔費、上繳（分攤）總部費用、其他費用等。管理費用。指總部行政管理部門為管理和組織商品經營活動而發(fā)生的各項費用，包括總部的人事費用、折舊及長期資產攤銷、租賃費、基本建設費、資訊費、廣告費和一般管理費用。人事費用包括薪資、績效獎金、年終獎金、保險費、職工培訓（教育經費）、職工福利費、勞動保護費、養(yǎng)老金、住房公積金；折舊費和長期資產攤銷包括場地使用權攤銷、土地改良物攤銷、固定資產折舊、開辦費攤銷、無形資產攤銷和其他長期資產攤銷；租賃費包括建筑物租賃費、房屋租賃費、物業(yè)管理費、設備租賃費、其他租賃費；基本建設費包括電費、水費、動力能源費和財產保險費；資訊費包括電腦硬體維修費、電腦其他配套設備維修費、電腦軟體維護費、資訊文具費、電腦設備用零配件、資訊數據處理用表單印刷費；廣告費包括媒體廣告費、新聞公關費、記者勞務費用等；一般管理費用包括修理費、低值易耗品、物料消耗、文具印刷費、書報雜志費、環(huán)境保護費、業(yè)務招待費、交通差旅費、通訊費、勞務費、稅金、保潔費、工會經費、證照費用、壞帳準備、辦公費、裝修費、車輛使用費、會務費、董事會費、訴訟費、審計費、綠化費、其他一般費用等。財務費用。指資金運用過程中和為了籌集資金而發(fā)生的耗費，包括利息收支凈支出、匯兌損失、金融機構手續(xù)費等。費用開支范圍：第3.1條至第3.6條所列項目可以列入費用開支，下列開支不得列入費用，其管理規(guī)范另行制定：為購置、自行研制、建造固定資產、無形資產和其他長期資產發(fā)生的支出；對外投資的支出；贊助和捐贈支出；支付的賠償金、違約金、罰款、滯納金等；被沒收的財產；國家會計制度和稅務法規(guī)規(guī)定不得列入費用的其他支出。職責：財務中心負責本規(guī)定的監(jiān)督執(zhí)行。4.1.財務中心負責公司日常費用開支的審核、監(jiān)督、指導、分析、上報和檢查監(jiān)督工作，完善公司費用制度及費用預算的組織、跟蹤、分析和通報工作。會計科進行事后的核算并參與事前審核監(jiān)督。4.2.門店負責執(zhí)行本制度，根據財務中心核定的費用備用金安排零星支出。4.3.費用管理體制。費用審批權限分配和分步實施方案。費用審批權限分配各門店、總部各部門統(tǒng)稱為責任中心，構成公司經營考核體系的基本單元，各責任中心對預算內本中心的費用開支具有審核權限。具有核決權限的審批人自身經辦發(fā)生的費用，無論金額大小均須按照行政隸屬關系向其直屬上級申請，核決人不可審核自己發(fā)生的費用?？偨浝淼馁M用由總公司財務負責人審核?？偛克趨^(qū)域門店發(fā)生的預算內費用由總經理審批或董事長授權人審批，審批權限分配如下，其他費用內部核決權限在不超過資金管理的前提下參照執(zhí)行：總部預算內日常費用核決權限表預算內單筆金額部門主管部門負責人總經理財務總監(jiān)副總裁＜1000核決≥1000；＜2000核核決≥2000核核核核決門店預算內日常費用核決權限表預算內單筆金額部門主管門店財務店長總經理財務總監(jiān)副總裁＜2000核核決≥2000；＜20000核核核決≥20000核核核核核決注：金額下限均未含。所有預算外費用的支出，必須經過總公司財務部門及董事長或授權人審批同意后方可支出。費用審批及報銷流程：費用支出審批流程：費用定義：指日常營業(yè)辦公費用；低值易耗品、物料消耗品等非商品性存貨的審批流程按照非商品性存貨管理辦法執(zhí)行。未進行庫存實物管理的非商品性存貨的采購費用，執(zhí)行本辦法?？偛堪l(fā)生的費用按權限逐按權限報批；費用審批程序：由使用部門經辦人提出申請，說明支出內容和理由，經所在部門審核后按權限報批；支出費用涉及行政、人事費用標準的和涉及外聯交際標準的，須經行政主管部門審核；需要審批卻因特殊原因未能履行審批手續(xù)的，須事先征求相關領導的口頭同意，并在事后補辦審批手續(xù)；審批手續(xù)作為費用報銷的依據，由財務部門審核并留存。費用報銷流程：費用支出經辦部門提交付款原始憑證（發(fā)票等）、報銷面單和已獲批準的《費用支出申請單》；費用支出用于購買物品的，報銷面單上須有經辦人、物品驗收部門的驗收簽字（門店由商管驗收、總部由資產總務驗收）和防損/稽核簽字；其他費用開支須由經辦部門、使用部門驗收、防損/稽核；費用報銷須經會計科及其主管、經辦部門經理（店長）、財務主管簽字批準；審核無誤的報銷單據報總經理、董事長或董事長授權人批準；財務部出納憑已獲批準簽字的報銷單據出賬。門店費用報銷審批權限依照上述程序辦理。日常費用的控制費用帳戶的日常管理門店所開立的費用專戶原則上必須使用基本帳戶（可以提取現金），若使用一般帳戶的門店經與銀行協(xié)商可隨時提取現金亦可將其作為費用專戶。門店用于費用開支的備用金應按照費用預算根據日常開支需要隨時在費用帳戶中提取，嚴禁將門店現金銷售收入和其他業(yè)務收入坐支用于費用支出。超過備用金的開支須從收入中坐支的，必須經過總部財務中心審批同意后方可支出。費用帳戶資金的日常撥付費用帳戶資金的撥付，實行“按月總額控制，按周分次撥付”的原則。門店應嚴格按照預算及授權權限報批及使用費用，違反相關規(guī)定的，財務人員有權拒簽和拒付。費用控制的反饋與分析各分部門店會計每日根據費用明細賬，統(tǒng)計分析費用預算執(zhí)行進度表，匯總反饋店長，同時報送總部財務科；總部所在區(qū)域門店費用和總部本部費用，則由財務中心會計科門店會計每日按時核算，財務科負責統(tǒng)計與分析費用預算執(zhí)行進度表，按周報送財務總監(jiān)并抄送營運中心及相關部門；財務科每月匯總編制費用分析表，綜合分析總部及各分部、門店費用預算執(zhí)行情況，對費用控制進行綜合評價，揭示存在的問題并提出改進建議，在月份終了10日內提交費用分析報告；財務科每年匯總編制年度費用分析表，綜合分析總部及各分部、門店年度費用預算執(zhí)行情況，對費用控制進行綜合評價，揭示存在的問題并提出改進建議，在年度終了20日內提交費用分析報告。實行權限管理時費用的審批程序預算費用的審批與報銷程序門店經辦科/處提出申請，填制費用支出申請單門店經辦科/處提出申請，填制費用支出申請單處長/科長審核，有會計的經過會計審核店長審核（批）進入報銷程序費用報銷流程：執(zhí)行第6.4.1.，核決權限在總經理。費用報銷的要求報銷費用必須以合理、合法、真實的原始憑證為依據，確實無法取得正式發(fā)票的費用支出，應由經手人說明原因，經有核決權限的領導簽字，方可作為報銷的依據；原始憑證不得涂抹、刮擦，內容和項目必須齊全；原始憑證必須按公司規(guī)定的程序進行審核、簽字，手續(xù)必須完備；費用管理員要嚴格遵守費用報銷制度，認真審核各種憑證，對不符合要求的憑證應拒絕予以報銷，否則要承擔責任；費用報銷嚴禁分拆，屬于同一項目、同一時間或同一性質的費用按照單筆費用報銷；費用報銷經手人適用從高原則。如招待費，在參加人員中，應由其中最高級別的人員填制費用報銷單報銷。費用的分類及核算要求低值易耗品。指不能作為固定資產使用的，使用年限1年以內并在使用過程中保持原有物理形態(tài)不變的非一次性消耗的流動資產，如工具、管理用具、玻璃器皿以及在經營過程中周轉使用的包裝容器等。比如辦公臺、玻璃器皿、辦公衛(wèi)生用具、各類工具、固定電話機、飲水機、辦公掛鐘、賣場存包臺收銀臺等不列入固定資產的非消耗性非商品性存貨。物料消耗。指一次性消耗的辦公及營業(yè)用品，如馬甲袋、保鮮膜、托盤、連卷袋、面包袋、蛋糕盒、電子稱簽、價格簽、垃圾袋、收銀紙、包裝物、POS機用濹盒、封箱膠帶、雙面膠、鋸條等。包裝物。指為了包裝本公司商品而儲備的各種包裝容器、如桶、箱、瓶、壇、袋等，包括（1）生產過程中用于包裝產品作為產品組成部分的包裝物；（2）隨同商品出售而不單獨計價的包裝物；（3）隨同商品出售而單獨計價的包裝物；（4）出租或出借給購買單位使用的包裝物。用于儲存和保管商品、材料而不對外出售的包裝物，列入低值易耗品管理。業(yè)務招待費。指公司總部為處理與客戶及政府有關部門、關聯公司的業(yè)務關系過程中發(fā)生的餐費、禮品、禮金等支出以及員工加班餐費等，不包括召開專項辦公會議、新聞發(fā)布會等發(fā)生的餐費、禮品禮金費。審計費。指聘請中國注冊會計師進行查賬驗資以及進行資產評估等發(fā)生的各項費用。證照費。指經營過程中發(fā)生的向政府管理部門如工商、衛(wèi)生防疫、公安、消防、稅務、財政、經委、煙酒專賣、文化、環(huán)保等繳納的各項證照工本、審核及政府管理費用（稅金及車輛證照費用除外）。車輛使用費。指車輛使用過程中發(fā)生的保養(yǎng)費、汽車修理費、泊車費、燃料費、年檢費、換發(fā)證件費、過橋過路費、養(yǎng)路費、車船稅等，司機違章罰款不列入此科目，由司機自行承擔，特殊情況應由公司承擔的罰款列入營業(yè)外支出。動力能源費。指門店營業(yè)過程中發(fā)生的燃料費用，包括生鮮加工部門的煤氣費、柴油費、汽油費、運輸車輛油料費、發(fā)電機用汽油柴油費等確保提供動力的能源費用?？偛康膭恿δ茉促M指總部行政管理部門為確保辦公場所提供的能源需要的耗費，包括發(fā)電機用汽油、柴油費用，食堂用燃料費用、公司承擔的員工宿舍瓦斯費列入福利費開支，發(fā)電機用機油列入物料消耗。促銷廣告費。為組織促銷活動而購買促銷獎品、贈品以及印制、派送宣傳單（POP、DM單頁等）、返（送）現金和現金抵用券、促銷活動道具制作費以及促銷活動中涉及的場地租賃費、演出費、雇傭臨時人員的費用、燈箱制作費用、媒體廣告費、賣場布置費等。公司代廠商墊支的以上費用不在本科目核算，列入其他應收款核算。賣場布置費：門店標準配置：T型架、L型支架、大展板、吊旗桿等；美工用品：麥克筆、補充液等；新店開業(yè)費用：開業(yè)吊旗、外場噴繪、內場噴繪（難以出租的空白廣告位）、頂棚裝飾、樓梯裝飾、公共區(qū)域裝飾、外場巨幅、三角旗、刀旗等；“VI”導入費用（含未改造的老門店）：商品類導視、樓層導視、服務類展板、警示貼等；節(jié)假日促銷賣場裝飾：常規(guī)巨幅、報廣噴繪、內場條幅及其它裝飾品等；C、D兩項費用在一年內進行攤銷，其他布置費直接計入當期損益?？靾笾谱髻M。主要指快報制作過程中發(fā)生的費用包括筆、墨水、紙張等材料費用和其他制作費用。運輸費和裝卸費：在商品、物品的采購、配送、調撥等過程中支付的租車費、運輸費、搬運費等；送貨費：為顧客送貨支付的租車費、勞務費、過路費和停車費等；安裝費：為顧客安裝商品支付的車費、工資、補助、勞務費、材料費，以及修理商品所發(fā)生的勞務費、材料費等；辦公費：管理部門消耗的辦公用品、筆墨紙張、帳表票卡、名片、書報、硒鼓、碳粉、電腦耗材（如軟盤）、郵寄費等費用；交通差旅費：交通費：因公務或加班而發(fā)生的市內交通費；差旅費：因公出差發(fā)生的交通費、住宿費、訂票費、出差補貼、異地補貼等。財產保險：為固定資產（不包括汽車）和流動資產繳納的各種保險費。如商品保險費、房屋保險費。水電費：水、電、氣、供暖和制冷等費用。通訊費：電話費、入網費、電話初裝費、專線月租費、VIP電子郵箱費和因出差發(fā)生的漫游費等。修理費：為修理固定資產、低值易耗品而發(fā)生的勞務費、材料費等。臨時勞務費：本公司報刊的稿費、工作津貼以及支付給公司外部人員的其它各種勞務支出。會務費：公司舉辦各種會議或活動等發(fā)生的所有費用，包括餐費、場地租用費、會場布置費、人員勞務費、記者禮品禮金、膠卷沖洗費等，以及招待記者、刊登軟文等發(fā)生的費用。廣告費：包括電視、報紙、戶外、電臺、雜志等媒體發(fā)布費用，以及廣告設計、制作費用。所有廣告費支出必須與專業(yè)廣告公司簽訂合同，且取得廣告業(yè)發(fā)票。主要費用項目的管理差旅費出差申報程序出差人出差前須事先填報《出差申請單》，寫明日程、目的地、交通路線及出差事由等，經主管領導核準簽字后，作為借支和報銷差旅費的依據。同時以《出差申請單》復印件的形式知會人事部，作為考勤調整的依據。部門經理、門店店長出差，由公司總經理批準。所有出差到港、澳、臺和國外的，由董事長批準。差旅費的報銷標準臨時出差人員的費用報銷標準臨時出差差旅費按公司制定的交通工具、住宿、出差補貼標準報銷。出差補貼：含市內交通（出租、公交車費）、餐補等各項費用。特殊原因超出本規(guī)定標準的交通、住宿、通訊等費用，須在發(fā)生后以書面形式提交公司總經理批準；總經理超標的，須報董事長批準?？偛康介T店短期出差人員，住宿費（住辦事處人員除外）、車（機）票費均必須返回總部按標準報銷，各部門、門店不得自行墊支報銷。長期出差人員的費用報銷標準長期出差人員按公司制度規(guī)定的交通工具、住宿、出差補貼標準報銷；長期出差人員不享有異地通訊補貼；長期出差人員的住宿最高標準不得高于臨時出差住宿標準的50%。住宿費由被派門店承擔，門店可視出差時間長短等實際情況解決租房。出差補貼天數的計算:當天中午12:00以后出差，出差補貼按半天計算；當天中午12:00以前出差回來，出差補貼按半天計算。當天報銷了出差補貼的，均不再保銷其它相關雜費。出差招待費用報銷的規(guī)定:凡因業(yè)務需要在出差地招待客戶的，應事先請示相關領導同意。招待費經相關領導簽字后，根據費用報銷程序實報實銷。但報銷招待費的當天出差補貼扣除招待費后的余額給予補助。經相關授權批準后的職工探親，一切交通差旅費用自理。差旅費報銷的其它相關要求員工因出差發(fā)生的全部費用均應返回工資發(fā)放地進行報銷，不得在其它門店借支、報銷。各店財務不得報銷不屬于該門店員工的差旅費用。報銷差旅費時填寫“差旅費報銷單”，注明出發(fā)時間、返回時間、乘坐的交通工具、訂票手續(xù)費金額、享受出差補貼的標準、住宿費、市內交通費、以及其它需單獨注明的事項。公司派車的須加填油費和過橋費。持“差旅費報銷單”報銷或借款時，“差旅費報銷單”或借款單后必須附有按照公司相關規(guī)定簽字完全的出差申請單，財務部根據出差申請單核定出差日期并計發(fā)差旅補助。費用發(fā)票抬頭應為公司名稱的全稱。出差期間發(fā)生的業(yè)務招待費或允許報銷的餐費，費用報銷應填寫《費用報銷單》，按費用類別列出金額，總額加計正確；費用報銷單附件為多張票據的需將票據排列整齊，呈魚鱗狀依次粘貼在費用粘貼單上，并附清單或對相關票據簡短說明，以便于核對、整理歸檔。費用報銷單上必須為報銷人親筆簽字，不允許使用印章代替簽字。報銷費用超過本人月度標準的原則上不予報銷，如因特殊工作原因超過標準，須經部門負責人、財務總監(jiān)核準和總經理批準?？偛肯嚓P部門、總經辦成員所發(fā)生費用統(tǒng)一按報銷標準，且無論金額大小均由總經理簽字后報銷。差旅費借款的規(guī)定差旅費，原則上由個人墊付后，回所在單位統(tǒng)一報銷。需要借款的，憑出差申請單到財務部門辦理，財務依照“上不清下不借”的原則，按規(guī)定辦理借款手續(xù)。一般情況下，員工出差只能在工資發(fā)放單位的財務部門借差旅費。費用借款需填寫借款單，借款單上必須有借款人親筆簽字，不允許使用印章代替簽字。費用借款均記入借款人名下，借款人需按費用借款和費用報銷時間的相關規(guī)定及時報銷或償還，財務按照前款不清后款不借的原則辦理借款業(yè)務。借款人沒有正當理由不及時辦理報銷還款的，財務中心將書面通知總經辦，在次月的稅后工資中扣除。附件：出差交通費、住宿費、伙食補貼、市內交通費標準表類別費用種類總經理經理級科長級其他人員備注交通工具飛機經濟倉經濟倉--火車軟臥硬臥硬臥硬臥可選擇汽車輪船二等倉三等倉三等倉四等倉可選擇汽車住宿費一類區(qū)500300260200二類區(qū)400250220150三類區(qū)300200170100伙食補貼一類區(qū)100807060二類區(qū)80706050三類區(qū)60505040市內交通一類區(qū)實報實銷504030二類區(qū)實報實銷403020三類區(qū)實報實銷302020一類地區(qū)：北京、上海、廣州、深圳、珠海、海南、大連、青島、廈門、溫州、重慶；二類地區(qū)：天津、成都、西安、鄭州、沈陽、哈爾濱、長春、新疆、西藏、內蒙古、煙臺、杭州、威海、各省省會及計劃單列城市；三類地區(qū)：除以上地區(qū)以外的一般地區(qū)。其他人員可比照同級別者注：1、住宿天次按照“離開出差地日期-到達出差地日期”計算，即在出差地的天數算頭不算尾。2、伙食補助、出差市內交通費按照出差自然天數計算。3、住宿費報銷時，須同時提供酒店住宿費用清單。4、出差期間若發(fā)生了招待費，則按伙食補助總額扣除招待費后的余額給予補助。5、出差市內交通費實行限額內憑有效單據實報實銷。通訊費通訊費按公司標準報銷。費用控制職責劃分：門店由店長負責，總部由行政部負責。固定電話實行話費包干管理包干范圍：公司現有辦公電話和公費安裝的住宅電話，均在包干控制范圍以內。包干辦法：所有辦公電話由行政部申請，財務中心負責繳費；按通訊部門的計費周期，每月結算一次。辦公電話中屬于私人電話的，由個人承擔；話費超過包干限額的，從其部門負責人和造成超支責任的員工工資中扣除。移動電話實行話費包干管理移動電話費用包干范圍：除總經理外所有經批準配用手機人員，均在包干控制范圍以內。包干標準：包干話費結算辦法：包干標準內的話費，由公司統(tǒng)一繳納，超過標準費用由個人自行承擔移動電話費用包干標準職務名稱話費補貼標準備注總經理助理、部門經理150元/月營運店長300元/月營運處長、收銀客服科長150元/月營運科長、后勤科長（養(yǎng)護科長、大宗業(yè)務科長、人事科長、資訊科長、美工科長、防損科長、商管科長）、司機100元/月代理經理級（含）以上職務的，按其所代理之職務的包干標準執(zhí)行。職務異動時，其電話包干標準相應調整。實行費用包干控制后，應確保通訊聯系暢通，早上7：30至晚上11：00（包括公休日和節(jié)假日）持有手機人員不準關機，如發(fā)現在規(guī)定時間內故意關機，公司將不再支付其手機費用。裝修費裝修費定義：指零星小額裝修支出，單筆金額在3000元或以下，超過3000元的，列入長期待攤費用核算。費用控制職責劃分：門店由店長負責，總部由行政部負責，工程部門僅負責實施裝修作業(yè)。所有的裝修工程超過3000元的必須按照上報總公司，經審批同意后方可實施；達到或低于3000元的，按照費用審批權限和流程執(zhí)行。所有裝修工程必須與裝修公司簽訂合同，裝修合同報財務中心批準后，送原件一份給財務部備案。沒有合同一律不予付款。裝修工程結束后需經公司財務中心、稽核部門、使用部門聯合驗收小組進行驗收，并簽訂驗收單，驗收不合格的不得付款。工程驗收單需交財務中心備案進行賬務處理。支付的裝修費必須取得國家稅務局規(guī)定的施工裝修業(yè)發(fā)票。報銷要求：由行政部（或門店）填制付款申請單，附上驗收單（報告）、發(fā)票、合同復印件。車輛使用費車輛使用費指車輛使用過程中發(fā)生的保養(yǎng)費、汽車修理費、泊車費、燃料費、年檢費、換發(fā)證件費、過橋過路費、養(yǎng)路費、車船稅等。費用控制職責劃分：屬于總部費用，由行政部負責。門店使用車輛發(fā)生的費用由門店直接行使審核權限，行政部負責管理。各部門車輛使用過程發(fā)生的費用，直接計入其損益的有關項目。車輛修理費必須報所屬部門車管人員審批（正常保養(yǎng)除外）。流程如下：司機申請，填《車輛維修/保養(yǎng)申請單》→車輛管理主管審核→行政經理審核→總經理審批。駕駛員使用油料應由行政部統(tǒng)一購買油票，并要開具增值稅發(fā)票（抵稅需要），行政部嚴格油票發(fā)放手續(xù)。若實際耗油量超過標準耗油量5%，司機不能書面說明可接受的理由，則超過5%以上部分的油費由司機承擔。車輛使用實行派車制度，駕駛員憑派車單出車，一趟一單，派車單一式兩份，一份辦公室留存，一份交司機，司機報銷過路過橋費時應將該趟出車相關票據統(tǒng)一粘貼在該趟派車單上作為報銷附件，駕駛員所報銷單據原則上應開具有稅務監(jiān)章的正式發(fā)票。汽車司機報銷費用時，必須提供合法的發(fā)票，否則應按規(guī)定繳納個人所得稅。保養(yǎng)費、年檢費、車船稅等費用由行政部根據有關部門的要求辦理，財務部門實報實銷。因公發(fā)生的過路過橋費、停車費由司機按票填制報銷單，經用車人、行政部經理審核簽字后，按規(guī)定實報實銷。因私發(fā)生的各種費用，不得報銷。全年無安全事故的司機，公司給予安全獎勵，具體獎勵辦法由行政部門另行制定。因違反交通法規(guī)的罰款，一律不予報銷。運雜費裝卸費費用控制職責劃分：門店或配送中心。凡不能取得可抵扣進項稅的發(fā)票，應扣收可抵扣的7%稅款。報銷單據要求：由門店店助理制單，運輸經辦部門確認，商管部門證明，門店會計審核，店長按照權限審批。出租車費因公事外出，需要打出租車應事先報請單位領導批準，并由行政部車管簽字確定無車可派，報銷出租車票時，必須填寫市內交通車費明細單，并在明細單上注明打車事由及往返地點，報銷時將市內交通車費明細單附在費用報銷單后，作為費用報銷單的附件，財務人員在審核時必須檢查出車時間是否吻合及相關事項是否注明。廣告費、促銷廣告費費用控制職責劃分：門店和企劃部負責，企劃部負責公司總體費用的控制。所有廣告費、促銷活動中的印刷費用開支，必須根據簽署的廣告或印刷合同付款，沒有合同一律不予付款。印刷品作為物料消耗品，必須辦理物品入庫手續(xù)，按照領用數量和成本計入費用，驗收必須由采購經辦、倉管員、防損分別簽字。企劃部逐月制定促銷廣告投放計劃，按檔期編制促銷活動計劃，在支付廣告費時，應將月促銷廣告投放計劃和檔期促銷活動計劃相對照，兩表不一致時以檔期促銷活動計劃表為依據支付廣告費。報銷單據包括媒體廣告合同復印件、媒體出具的廣告投放確認表、發(fā)票、活動計劃表。企劃部制定的促銷計劃應包含費用預算，并在履行一切審批、報銷手續(xù)時須同時持計劃、費用預算辦理，費用預算應包含以下內容：總部下達的計劃額度、截止本計劃執(zhí)行前已使用額度、剩余額度、本計劃預計使用額度，并交財務中心對以上數據復核并簽字。企劃部編制的月促銷廣告投放計劃和檔期促銷活動計劃均需上報資產總務、財務中心審批后方可執(zhí)行，同時將經總部簽批完全的月促銷廣告計劃表或檔期促銷活動計劃復印后交門店財務留存，作為門店支付廣告費以及相關促銷活動費用入帳的依據。門店財務針對企劃部制定的檔期促銷活動計劃及時制定相關財務實施流程，并傳達到各轄屬門店。如周末促銷活動財務實施流程中應針對由廠商承擔的券款，或由公司承擔的券款在門店的具體操作流程進行指導，要求門店對以上兩類不同券款的回收過程分別填表、區(qū)別登記。門店財務對無費用預算單，或費用預算單上無財務中心負責人簽字的促銷廣告計劃有權拒絕付款，企劃部承擔因此而造成的一切后果。門店促銷過程中需要發(fā)放贈品、現金券、抵用券和其他禮券的，必須進行登記領用，復印領用人身份證件，發(fā)放和登記必須由不屬于同一部門的人員比如防損、營運和門店企劃分別簽字，并有領用的人簽字。登記表、身份證復印件、銷售小票作為門店報銷促銷廣告費用的附件，缺少任何一件資料不可報銷，門店財務人員必須審核。賣場布置費、燈箱制作費的審核：企劃必須提供經過審批的方案，涉及制作和裝飾過程中的物品入吊旗、噴繪、氣球等，由門店商管部門開具物品驗收單，并經防損審核，其他布置、裝飾、安裝均由使用部門、稽核部門、受益部門確認并在工程驗收單上簽字。物品驗收單和工程驗收單次日內交公司財務中心入賬。請款時，屬于外包的，由承包單位準備合同復印件、發(fā)票和工程驗收單、物品驗收單向企劃部申請，企劃部門制單和審核，并按照權限范圍報批；屬于企劃自行裝飾的，由企劃制單按權限范圍報批。夾報費用由企劃部申請，總務處據以填制配送單，防損簽字查核數量，行政派車送印刷品到合作單位，合作單位在配送單簽收，配送單送總務處，總務處把財務聯送結算會計，據以登記應付賬款；合作單位請款時，提供協(xié)議復印件和配送單客戶聯向企劃部申請，由企劃部制單按照權限報批。促銷廣告費用報銷的附件說明：合同、促銷活動方案、快訊、登記表、身份證復印件、銷售小票、勞務（演出）費用領用表、物品領用單據、發(fā)票、工程驗收單等。門店墊支的促銷費用如臨時場地租賃費、演出人員臨時勞務費、贈品費用、企劃臨時需要的耗材費用等，由門店先支出再制單經過總部企劃審核確認后向財務中心申請。租賃費租賃合同一式四份，業(yè)主方兩份，我方兩份。對于合同原件，一份留存財務中心備案，門店、門店財務留復印件，行政部門留存復印件，另外一份合同原件存檔案部門。門店、門店財務部在支付這些費用時必須嚴格審查合同條款，按合同條款規(guī)定付款，凡是沒有合同的一律不予付款。租賃費必須取得國家稅務局規(guī)定的租賃業(yè)專用發(fā)票或由財政部門監(jiān)制的統(tǒng)一事業(yè)單位收費收據后，財務部方可付款。因租用私有住房用作公司宿舍而發(fā)生的租賃費必須要求私有房屋房主到所屬地方稅務局開具稅務局統(tǒng)一發(fā)票。必須簽定相關合同或在租賃合同中包含水電費開支條款，條款中必須有水電費單價標準。水電費開支必須依據合同事宜，否則也不予辦理付款。水電費水費、電費原則上必須取得可以抵扣的增值稅發(fā)票或自來水公司、電力部門的專用發(fā)票，若不能取得以上發(fā)票，必須提供稅務部門認可的稅務發(fā)票或由財政部門監(jiān)制的統(tǒng)一事業(yè)單位收費收據，但應扣收可以用來抵扣的稅款（水費可按13%的稅率進行抵扣，電費可按17%的稅率進行抵扣），不能以繳費憑證代替正式發(fā)票履行付款手續(xù)，財務部接到水電費報銷單時應嚴格審查水電費單價是否與房屋租賃合同中商議的水電費單價一致，如不一致者不得報銷。必須在相關合同或在租賃合同中包含水電費開支條款，條款中必須有水電費單價標準。水電費開支必須依據合同，否則也不予辦理付款。因租住私房用作公司宿舍發(fā)生的水電費用均由租住人自行承擔，公司不予報銷。業(yè)務招待費的管理業(yè)務招待費的控制各單位的業(yè)務招待費實行按率提取、總量控制、分級審批的管理辦法。為業(yè)務或其它需要招待客戶時，應先提出申請，說明事由。在實際支出招待費時，凡是在預計總量之內的，按規(guī)定程序報銷；凡超過規(guī)定總量的，須經特批才可支付。業(yè)務招待費的支付辦法個人持有關領導批準后的申請單，到財務部辦理借款事宜，報銷時提供發(fā)票，按規(guī)定的審批權限和審批程序進行報銷。業(yè)務招待費的批準權限：總部的業(yè)務招待費由總部行政中心總額控制。費用開支額度工作餐費補貼項目與項目標準報銷提報附件盤點加班餐費補貼5元/餐/人參加人員計劃表夜班加班餐費補貼5元/餐/人加班申請單(調整排面、DM商品換檔等加班)夜班值班餐費補貼6元/餐/人排班表(防損員正常夜班，從工資表中計發(fā))公務餐費補貼10元/餐/人參加人員簽到表（參與新店籌備而未統(tǒng)一安排就餐人員）法定假日值班餐費補貼15元/天/人法定假日人員值班表(暫時限于春節(jié)三天)工程搶修加班餐費補貼8元/餐/人加班申請單說明：不屬于上述工作注：餐費貼補范圍外的餐費一律不予報銷。新聞公關費新聞公關費核算內容包括：總部和門店組織新聞發(fā)布會所發(fā)生的場地費、布置費、餐費、記者勞務費、用于贈送新聞單位的禮品費。招待新聞單位的餐費、禮品費、差旅費。參加總部或門店組織的新聞發(fā)布會的記者的差旅費、招待費、禮金、禮品費等。門店組織的公益性活動的場地費、贊助費、記者勞務費、餐費、禮品費等。門店與媒體聯合開展的新聞宣傳活動（硬性廣告、軟性廣告除外），如合辦欄目、現場直播、老總訪談等形式新聞宣傳，總部批復明確列入新聞公關費的費用。門店組織的年終媒體答謝會的場地費、餐費、禮品費、禮金等費用。處理公司負面報道所產生的費用。記者勞務費總部和各門店在舉辦新聞發(fā)布會、記者招待會或其它新聞活動前，憑總部批準后的活動方案，企劃部經理將記者名單和每人相應費用金額列表交財務，財務中心出納人員提前將記者勞務費封在信封中；現場未到的記者，如提前打招呼可以發(fā)稿，可由企劃部經理代領，事后轉交；活動結束后，企劃部應向財務中心提交已發(fā)放勞務費名單，包括記者姓名，勞務費金額，由企劃部經理和總經理簽名確認，并作為企劃部報銷勞務費的憑證；活動結束15日內，企劃部填寫新聞宣傳活動總結表一式兩份，一份上交總部企劃部，一份留存?zhèn)洳?。修理費修理費定義：指固定資產單次維修費用在規(guī)定標準以下的中小修理費用和低值易耗品維修費用，計入當期損益。固定資產大修理標準：分類房屋建筑物電腦資訊設備商場專用設備通用設備辦公家具金額5000元以上500元以上500元以上1000元以上200元以上固定資產大修理列入固定資產價值，按照固定資產管理辦法執(zhí)行，由會計負責審核和作賬務處理。修理費用的報銷。維修經辦部門按照費用核決權限報批，報銷前必須填寫“費用報銷單”，粘貼有關附件如發(fā)票、行政事業(yè)性收費收據、維修申請單、預算表、合同等。低值易耗品攤銷。會計政策：實行五五攤銷法，領用時將一半的成本攤銷計入損益，報損時再攤銷另一半成本。采購的處理。采購日常工作由總務處負責，包括低值易耗品和耗材的采購，包括牽頭組織技術部門論證、談判、價格的提報、合同的提報。下達訂單，采購資金的申請與費用報銷制單。資產管理部門定期匯總領用單據，由倉庫核對是否存有庫存，有計劃的向采購部門提交物品申購單據；采購審批：由采購職責公司總經理審批或授權審批。采購價格的控制：采購部門應廣開渠道，確定準入條件，不斷引進、篩選供應商，把經常需要采購的物品相對固定在若干渠道，保持長期合作的關系，取得采購優(yōu)惠，并定期調整、優(yōu)化供應商；單項采購超過500元的必須貨比三家，審批前必須比價、比品牌、比質量與性能；采購價格實行三級審批制：采購員→經理→總經理物品的驗收入庫與報銷或貨款結算：所有低值易耗品一概驗收入庫，由倉庫負責驗收，倉管員填具物品驗收入庫單，采購員、倉管員簽字；采購（供應商）、倉管、財務各一聯；往來會計根據財務聯作會計分錄借方：存貨科目，貸：應付賬款—供應商、采購員采購員報銷時，填寫費用報銷單，附正式發(fā)票、驗收入庫單和物品申購單、合同復印件等。報銷時，往來會計根據現金付出紀錄，直接作會計分錄：借：應付賬款—供應商、采購員，貸：現金或銀行存款領用、配送與費用的攤銷所有低值易耗品的出庫必須憑領用單，并經過部門經理審核，總務部門方給予領用，其中各門店、各部門領用電腦資訊耗材，須經過總部咨詢部門審核。領用、配送流程：部門、門店申請，填領用單→部門經理、門店店長審核→總務發(fā)放物品→總務月底匯總領用數，填制“物品領用匯總表”→財務部門錄入系統(tǒng)和帳務處理。會計處理：根據物品領用匯總表，借記“營業(yè)費用”或“管理費用”—部門、門店科目，貸記低值易耗品科目。低值易耗品報廢的處理報廢流程：使用部門申請，填物品報廢單→門店或總部養(yǎng)護部門確認→部門經理、店長審核→總部資產管理處審核→會計科審核→財務總監(jiān)審核→總經理批準報廢核決權限：預算內單項物品金額部門主管養(yǎng)護店長資產管理處會計科主管總經理財務總監(jiān)（0，1000）核核核核核決（1000，2000）核核核核核決〉2000核核核核核核決會計處理：借：“營業(yè)費用”或“管理費用”—部門、門店科目，貸記低值易耗品。庫存管理?？倓詹块T必須加強低值易耗品庫存管理，每月匯總提報物品需求計劃，作為財務預算的一部分；嚴格控制采購量，保持合理庫存；加強庫存保管，防止物品丟失、毀損，避免物品損失；加強對部門庫存低值易耗品使用、保管狀況的監(jiān)控；按照財務部門的要求，建立臺帳，加強實物管理，每月至少與財務部門，每季度與使用部門庫存核對一次。盤點:每季度盤點一次，年終全面清查。盤點差異要查實原因，無法確認為客觀原因的，一概由保管人或使用部門負責。其他管理細節(jié)按照“低值易耗品管理辦法”執(zhí)行。物料消耗物料消耗品由總務負責實物管理。物料消耗品的采購、驗收、費用報銷、報廢和庫存管理比照低值易耗品攤銷執(zhí)行。物料消耗品領用時直接計入損益，會計分錄為：借：營業(yè)費用或管理費用—門店、部門，貸：低值易耗品。機器設備、營運設備、電工設備、電腦設備、消防設備等各項房屋以外的固定資產、低值易耗品的零配件作為比照物料消耗品進行管理，領用時以舊換新，并進行庫存核算。庫存消耗品報廢的處理報廢核決權限：按照“低值易耗品攤銷報廢核決權限”執(zhí)行。報廢的會計處理；依據物品報廢單作會計分錄：借營業(yè)費用或管理費用，貸：低值易耗品。印刷費總務部門篩選確定2～3家印刷廠家，作為長期合作的對象，取得印刷費用的優(yōu)惠價格。印刷價格實行兩級審批制：采購員—總經理。倉庫負責匯總各部門、各門店印刷申領數，向采購定期匯總提出印刷需求。印刷品的驗收入庫：一般印刷品有倉庫驗收，登記號碼和本數；重要空白憑證如收款收據、發(fā)票、現金券、禮券、購物券、其他抵用券等有價單證，由財務中心負責驗收和保管、發(fā)放、核銷，其中發(fā)票由稅務會計負責領購、發(fā)放并到稅務機關核銷，具體辦法按照財務分冊-會計之“票據管理辦法”規(guī)定執(zhí)行。報銷費用的要求：采購部門憑發(fā)票、入庫單和合同等資料，填制費用報銷單，按費用核決權限報批稅金的核算納入管理費用范疇的稅金主要包括房產稅、印花稅、車船使用稅、土地使用稅等。公司代繳的個人所得稅不列入此科目核算，而通過往來科目核算。申報。由稅務會計按照稅法規(guī)定，根據實際申報，申報時填制納稅申報表，經稅務機關核實確認后，取得繳款書報批。繳款。由銀行自動劃款。會計處理。費用會計根據繳款書作會計分錄：商品損耗的管理商品損耗的管理流程按照營運中心的規(guī)定進行，其中駐店會計必須對損耗進行審核。報銷的要求。報銷的依據是商品報廢單或大盤的盤點差異表；報廢單和盤點差異表必須經過有關人員審核簽字，其中盤點差異表必須經過總經理核準；商品損耗必須在當月完成會計處理，同時商業(yè)信息管理系統(tǒng)進行庫存更正。保潔費的管理保潔費一概憑合同支付，臨時勞務除外，但必須附上有關審批手續(xù)，如聯絡函或其他相關文件。費用報銷要求。部門、門店申請費用時，填寫費用報銷單，附上合同復印件、發(fā)票進行報批。會務費的管理由公司統(tǒng)一組織的會議，有關費用由公司負責，由公司委托門店、門店組織的會議，其費用由公司根據實際開支下撥費用。參會人員支付的交通費由其回原單位報銷。報銷要求。報銷費用時，由行政部門填寫費用報銷單，附上有關費用項目的發(fā)票（屬于在公司食堂用餐的，餐費由食堂主管編制會議餐費統(tǒng)計表，經過主辦單位行政主管審核確認后作為報銷依據，必須列明參加人數、人均標準、總餐費開支）、會議文件。訴訟費訴訟費指公司在訴訟活動中發(fā)生的各項費用開支，主要包括律師費、法院收取的訴訟費、辦公費、接待費用、律師查案費用、技術鑒定費、相關交通差旅費等。費用報銷要求：由聘用律師填寫費用報銷單，附上發(fā)票、行政事業(yè)性收費收據、訴訟中有關的證明資料、律師顧問合同復印件等。壞賬準備公司根據國家企業(yè)會計制度及會計準則，按照審慎的原則建立壞賬準備制度。壞賬準備制度指企業(yè)按照事先確定的比例估計壞賬損失，計提壞賬準備金，待發(fā)生壞賬時再沖減壞賬準備金。每年年末，公司按照一定的比例差額計提壞賬準備。對于不能收回的應收賬款，財務部門在業(yè)務部門配合下查明原因，追究責任，提出處理意見報總經理辦公會議審批后；財務部門按權限范圍將已經批準核銷的壞賬損失，沖減“壞賬準備”；已確認并轉銷的壞賬損失，以后又收回的，財務部門根據原始憑證調增“壞賬準備”。壞賬損失的確認。符合以下任何一個條件，即可確認為壞賬損失：債務人破產或者死亡，依法清償后，確實無法收回的應收賬款，應當確認為壞賬損失；債務人逾期未履行償債義務，賬齡超過3年，有明顯的證據證明無法收回的應收賬款，應當確認為壞賬損失。信用管理。公司應制定應收賬款信用標準，嚴格控制壞賬的發(fā)生，具體標準執(zhí)行“財務分冊-財務-應收賬款管理辦法”。賠償責任。沒有核定信用限額或超過信用限額的銷售而形成的無法收回款項，其無信用限額的交易金額由業(yè)務部門經辦人人員負全數賠償責任；超過信用限額部分，業(yè)務部門負責人及業(yè)務部門經辦人員各負20%、80%的賠償責任；將商品銷售給沒有合法營業(yè)場所或虛設商號的客戶，無論信用限額大小，業(yè)務部門經辦人員和業(yè)務部門負責人負全數賠償責任；對營業(yè)尚不滿一年的客戶要格外小心，對這些客戶的年度授信額度每個客戶不得超過10000元，違反規(guī)定而發(fā)生壞賬的，由業(yè)務部門經辦人員負責賠償；可接受的業(yè)務部門壞賬損失率為2‰。業(yè)務部門壞賬損失率超過規(guī)定標準，按照公司《應收賬款管理辦法》執(zhí)行。上繳總部費用公司實行各門店分攤總部和各門店管理費用；分攤比例為含稅銷售收入的2％；分攤的操作流程：年度預算中總部的費用預算通報各門店；每個月實際分攤數由財務部根據門店銷售收入提取，計入“各門店費用項目—上繳總部費用”。