如何打造高效會(huì)議

高效會(huì)議管理術(shù)1、沒人把開會(huì)當(dāng)回事2、開會(huì)開到天荒地老3、內(nèi)容離題再也回不來4、決而不行5、會(huì)議里大家說很多，但是都不是真話6、忘記帶重要資料，讓決策一拖再拖1、與會(huì)者積極參與2、內(nèi)容精簡(jiǎn)、開會(huì)時(shí)間把控適當(dāng)不拖延3、會(huì)前充分準(zhǔn)備、目的明確、形式適當(dāng)4、與會(huì)者，具備聆聽力、發(fā)問力、回答力、決策力5、選取適當(dāng)時(shí)間對(duì)會(huì)議內(nèi)容跟進(jìn)解決6、對(duì)每次會(huì)議予以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和更新流程無效會(huì)議高效會(huì)議你絕對(duì)無法避免開會(huì)，但是你可以讓會(huì)議變得更有效率前言充分的會(huì)前準(zhǔn)備明確的會(huì)議目的合理的組織形式目錄Contents高效的會(huì)議跟進(jìn)會(huì)議4步驟Why--明確會(huì)議目的What--會(huì)議任務(wù)Who--確定出席對(duì)象、主持人When--召開時(shí)間、所需時(shí)間Where--規(guī)模/地點(diǎn)議程How—會(huì)議的形式1、召集人告知與會(huì)者扮演的角色(組織人、主持人、與會(huì)者、提報(bào)人、計(jì)時(shí)員、記錄員）便于會(huì)議順暢進(jìn)行2、與會(huì)者準(zhǔn)備合適的會(huì)議資料，給決策強(qiáng)力依據(jù)，給會(huì)議質(zhì)量加分沒必要、無準(zhǔn)備，就不開會(huì)第一步

會(huì)前準(zhǔn)備5W1H會(huì)議準(zhǔn)備決策執(zhí)行總經(jīng)理例會(huì)直管人員會(huì)議確認(rèn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)與方針、分配工作了解運(yùn)營(yíng)情況、擬定傳達(dá)決策解決問題管委會(huì)目標(biāo)和現(xiàn)實(shí)有落差時(shí)，找出填補(bǔ)差異方法發(fā)現(xiàn)問題研擬對(duì)策創(chuàng)意提案頭腦風(fēng)暴透過眾人之力、無中生有，找出新奇好點(diǎn)子。搭乘他人智慧的便車凝聚向心力中心協(xié)調(diào)會(huì)部門內(nèi)部會(huì)建立信賴?yán)斫夤沧R(shí)團(tuán)隊(duì)促進(jìn)組織內(nèi)部交流，強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)意識(shí)第二步

會(huì)議目的無目的的會(huì)議純粹是浪費(fèi)時(shí)間、扼殺生命目的

規(guī)模決策執(zhí)行解決問題創(chuàng)意提案凝聚向心力少人數(shù)

（3-30人）禁帶電子設(shè)備視覺會(huì)議頭腦風(fēng)暴午餐會(huì)議舒適環(huán)境多人數(shù)

（30人以上）時(shí)間限制圍桌對(duì)話創(chuàng)新突破移地會(huì)議主管離場(chǎng)小組研討會(huì)針對(duì)不同的會(huì)議目的需選擇合適的會(huì)議組織形式第三步

會(huì)議組織形式安能適合會(huì)議總經(jīng)理例會(huì)目的1：決策執(zhí)行適合規(guī)模1.少人數(shù)（3-30）人適合形式3種形式禁帶電子設(shè)備（5-10人）時(shí)間限制（30人以上）主管離場(chǎng)（10人以上）2.多人數(shù)（30以上）人總經(jīng)理例會(huì)適合形式1禁帶電子設(shè)備（30人以下）優(yōu)點(diǎn)：收起電腦、手機(jī)，專注做決策、想創(chuàng)意，避開電子產(chǎn)品干擾，開會(huì)效果會(huì)更好要求：干擾會(huì)議進(jìn)行的事物、全留在會(huì)議室外所需時(shí)間：1小時(shí)為主、最多不超過4小時(shí)電子產(chǎn)品放回辦公桌速記簿會(huì)議生產(chǎn)力總經(jīng)理例會(huì)適合形式2時(shí)間限制（30人以上）要點(diǎn)：1、設(shè)定詳細(xì)議程，嚴(yán)格控管開始與結(jié)束時(shí)間2、適合時(shí)間和頻率：

一月1-2次，每次1-1.5小時(shí)3、展開方法：搭配各類會(huì)議

事先規(guī)范會(huì)議開始與結(jié)束時(shí)間，并且設(shè)定詳細(xì)的議程，嚴(yán)格地監(jiān)控會(huì)議的進(jìn)行4、成本控制：

包含會(huì)議成本、直接會(huì)議成本、會(huì)議時(shí)間成本、效率損失成本5、注意事項(xiàng)：

1）每次開會(huì)，都拿出表來計(jì)時(shí)，事先準(zhǔn)備充分，強(qiáng)制控制時(shí)間的進(jìn)行2）不要在過短的時(shí)間，塞進(jìn)過長(zhǎng)的議程3）就算時(shí)間要結(jié)束了，也不能略過“做結(jié)論”步驟，即使結(jié)論是“擇期再開”4）適合例行報(bào)告、工作進(jìn)度報(bào)告等會(huì)議優(yōu)點(diǎn)：提升工作效率、減少開會(huì)次數(shù)與長(zhǎng)度討論議題產(chǎn)生提案主管離場(chǎng)決策者在討論階段易主導(dǎo)意見流向決定提案實(shí)行是否決策要點(diǎn)：不害怕禁忌、不揣測(cè)上意，做最該做的決定總經(jīng)理例會(huì)適合形式3主管離場(chǎng)（10人以上）主管進(jìn)場(chǎng)決策者進(jìn)場(chǎng)時(shí)，議題已討論出數(shù)個(gè)可能方案，主管只需要說明同意與否。將“提案權(quán)”與“決策權(quán)”分開決策者扛下成敗責(zé)任，與會(huì)者盡情發(fā)表意見。提案被否決主管必須當(dāng)心說明原因，取得理解所需時(shí)間：1小時(shí)-1天不等、不可超過一天適合頻率：不定，適合已有明確議題、征求（大量）提案并做出決策時(shí)安能適合會(huì)議安能管理委員會(huì)各集運(yùn)中心跨部門協(xié)調(diào)會(huì)目的2：解決問題適合規(guī)模適合形式3種形式1.少人數(shù)（3-30）人2.多人數(shù)（30以上）人視覺會(huì)議（30人以下）圍桌對(duì)話（12人以上到數(shù)千人不等）小組研討會(huì)（5-3000人）掌握7種基本圖形含義，視覺會(huì)議立即上手點(diǎn)代表“看過來！我和別人不一樣”線代表“連結(jié)”與“區(qū)隔”

線條粗細(xì)代表強(qiáng)弱三角形代表“正在變化”，多個(gè)三角形組成代表爆炸的銳角圖方形代表“正規(guī)的組成”最適合代表建筑物或組織功能空心箭頭代表“活動(dòng)中的組成”，適合使用來表達(dá)項(xiàng)目螺旋圖代表“動(dòng)態(tài)統(tǒng)一”，將螺旋圖圓一點(diǎn)，則有趨近統(tǒng)一的意義；反之混亂的螺旋類似龍卷風(fēng)，代表更多變動(dòng)圓圈代表“統(tǒng)一”，畫圓感覺在集合所有事物，這寓意世界共通管委會(huì)協(xié)調(diào)會(huì)適合形式1視覺會(huì)議（30人以下）所需道具：白板或大海報(bào)適合時(shí)機(jī)：解說抽象概念或條列式流程開展方法：在頭腦風(fēng)暴會(huì)議中，搭配整合圖像與文字，簡(jiǎn)單涂鴉，運(yùn)用以下7種圖形或者人物、樹木、云朵、手勢(shì)傳達(dá)抽象議題會(huì)前準(zhǔn)備理清會(huì)議目的，為對(duì)話范圍劃定好界限營(yíng)造出宜人好客的環(huán)境空間，給與會(huì)者安全感，放松心情開始對(duì)話4到5個(gè)人一桌，選桌長(zhǎng)一名，邊討論邊寫下記錄與結(jié)論把注意力集中在幾個(gè)問題上，以集思廣益鼓勵(lì)大家踴躍發(fā)言交換桌次除桌長(zhǎng)外，其他人換到下一桌次，新討論開始，桌長(zhǎng)向新成員展示先前結(jié)論。依次輪流3次，每次約30分鐘交流連結(jié)不同的觀點(diǎn)，降低與會(huì)者“堅(jiān)持”與“固執(zhí)”的機(jī)率。共同聆聽其中的觀點(diǎn)及更深層的問題寫在桌子白紙上集體分享三回合討論后，主持人安排一段“反思時(shí)間”，讓與會(huì)者寫出最核心或最深刻的想法最后的記錄公布，再行動(dòng)規(guī)劃與討論議題整合。優(yōu)點(diǎn)：透過集體對(duì)話，讓想法萌芽，凝聚有質(zhì)量的觀點(diǎn)，促成有效行動(dòng)所需時(shí)間:至少90分鐘，2小時(shí)更理想適合頻率：不限管委會(huì)協(xié)調(diào)會(huì)適合形式2圍桌對(duì)話（12人以上到數(shù)千人不等）眾人提出各種議題，然后張貼在會(huì)場(chǎng)跳脫上司主導(dǎo)議程讓眾人的意見都被看到開放所有人各自選擇自己感興趣的議題參與小組討論哪些議題重要取決于會(huì)場(chǎng)上多少人參與認(rèn)定破除所有對(duì)群體意見的控制，無限可能隨之誕生讓議題深化發(fā)想和相關(guān)行動(dòng)的執(zhí)行都得到真正的落實(shí)真正的問題被發(fā)現(xiàn)獲得確實(shí)解決會(huì)議結(jié)束不由議程安排而定，完全取決于本次會(huì)議所需時(shí)間管委會(huì)協(xié)調(diào)會(huì)適合形式3小組研討會(huì)（5-3000人）所需時(shí)間：1-3天不等適合頻率：半年-一年/次安能適合會(huì)議管理層高層會(huì)議各種探討會(huì)目的3：創(chuàng)意提案適合規(guī)模適合形式3種形式1.少人數(shù)（3-30）人2.多人數(shù)（30以上）人頭腦風(fēng)暴（5-10人）環(huán)境引導(dǎo)（5-10人）創(chuàng)新激蕩（30人-上萬人）會(huì)前千萬個(gè)點(diǎn)子聯(lián)想補(bǔ)充好點(diǎn)子1、鼓勵(lì)自由奔放，瘋狂古怪的構(gòu)想2、禁止對(duì)提出的點(diǎn)子當(dāng)場(chǎng)評(píng)量、非議3、不要局限與會(huì)者想象力，點(diǎn)子多瘋狂都得鼓勵(lì)1、理清會(huì)議主題2、請(qǐng)出出席者“會(huì)前”15-20分鐘“獨(dú)自”進(jìn)行頭腦風(fēng)暴要點(diǎn)：集合眾人智能，搭乘別人創(chuàng)意的便車、適合激發(fā)創(chuàng)新

所需時(shí)間：60-90分鐘

適合頻率：每天或視需求與目的不定期舉行

1、腦力寫作，寫下觀點(diǎn)放在桌子中間2、拿起別人的構(gòu)成，補(bǔ)充設(shè)想，補(bǔ)強(qiáng)別人構(gòu)想，展開構(gòu)想接龍高層會(huì)議探討會(huì)適合形式1頭腦風(fēng)暴（5-10人）DOsDON’Ts1、放音樂是協(xié)調(diào)與會(huì)者轉(zhuǎn)換心境的儀式，不宜太久2、不宜久坐，偶爾走動(dòng)或者互換位置都能幫助思考1、調(diào)整好溫度、提供點(diǎn)心，不要讓寒熱和饑餓打斷思緒2、會(huì)議室家具擺設(shè)盡量簡(jiǎn)單，為創(chuàng)意提供空間“擁有白色墻壁和普通桌椅的會(huì)議室”和“有著橘色墻壁、鋪著繽紛地毯時(shí)髦會(huì)議室”中，同樣的時(shí)間后者環(huán)境產(chǎn)出的點(diǎn)子遠(yuǎn)比普通會(huì)議室多出44%1.除了圓桌還是圓桌2.選擇輕盈家具，營(yíng)造挑高感3.選擇接近太陽的燈光4.用暖色系激發(fā)熱情原則適合范圍：任何企業(yè)根據(jù)會(huì)議需要高層會(huì)議探討會(huì)適合形式2舒適環(huán)境（5-8人）DOS1.精準(zhǔn)設(shè)定題目、搜集多元意見2.在多元前提下，可試著邀請(qǐng)非公司員工的人進(jìn)入，加強(qiáng)廣度從最大量的原創(chuàng)觀點(diǎn)，找出最有價(jià)值的創(chuàng)新提案3.討論的題目務(wù)必要跟每個(gè)人相關(guān)，引發(fā)深層想象先從“多元”和“頻率”兩個(gè)節(jié)點(diǎn)思考“創(chuàng)意”生成的本質(zhì)同一個(gè)主題，試著匯集大量人的意見獲得許多不同面向、不同層次的看法，角度盡不相同的意見延展可實(shí)行且有價(jià)值的計(jì)劃在眾多看似混亂的意見中，以有系統(tǒng)有組織的形態(tài)，逐漸形成一套觀點(diǎn)或概念要點(diǎn)：從最大量的原則觀點(diǎn)，找出最有價(jià)值的創(chuàng)新提案高層會(huì)議探討會(huì)適合形式3創(chuàng)新突破（30人-上萬人）安能適合會(huì)議各種懇談會(huì)交流會(huì)討論會(huì)目的4：凝聚向心力適合規(guī)模適合形式2種形式1.少人數(shù)（3-30）人2.多人數(shù)（30以上）人午餐會(huì)議（3-20人）移地會(huì)議（3-100人）

所需時(shí)間頻率：1-1.5個(gè)小時(shí)，一個(gè)月2次適合任何企業(yè)凝聚力會(huì)議組織形式步驟：1、事先訂好餐廳包廂，約好一起開會(huì)或者外帶餐點(diǎn)回辦公室，在茶水間或會(huì)議室舉行2、用餐前前半段可以閑話家常，或稍微提示重點(diǎn)，等用餐進(jìn)入中后段時(shí)再切入主題3、“多任務(wù)”易分心，設(shè)定主題應(yīng)以分享為主，經(jīng)驗(yàn)或信息分享，只要能夠提升與會(huì)者友好人際關(guān)系和個(gè)人工作技能即可3、會(huì)畢即使是各自付款，結(jié)賬時(shí)也應(yīng)該先由主辦人負(fù)責(zé)經(jīng)費(fèi)，之后再向與會(huì)者收取優(yōu)點(diǎn)：一邊吃飯一邊開會(huì)，節(jié)省時(shí)間、提升效率適合形式1午餐會(huì)議（3-20人）1、大膽設(shè)定會(huì)議目標(biāo)在會(huì)前讓與會(huì)者知道，無論在何處開會(huì)都應(yīng)該有備而來2、選擇新鮮地點(diǎn)電影院、體育館、博物館、主題樂園都是耳目一新的感覺3、做好事前場(chǎng)勘除了確認(rèn)會(huì)議場(chǎng)地是否合宜外，不要忘記“后臺(tái)管理”財(cái)務(wù)放置點(diǎn)，干凈充足的廁所、餐點(diǎn)供應(yīng)4、在工作和游樂間，小心調(diào)控事前理清你希望達(dá)到的目標(biāo)一定要確認(rèn)好玩樂和工作的優(yōu)先級(jí)要點(diǎn)：走出辦公室、改變會(huì)議氣氛，暫時(shí)拋開繁瑣公務(wù)，專心面對(duì)問題適合形式2移地會(huì)議（3-100人）案例1：日產(chǎn)汽車ValueFirst會(huì)議流程會(huì)前準(zhǔn)備確認(rèn)方針規(guī)則說明要點(diǎn)：1、主管少評(píng)論、只負(fù)責(zé)決策2、鼓勵(lì)發(fā)言、表彰個(gè)成員的貢獻(xiàn)現(xiàn)狀分析完成提案當(dāng)下決策會(huì)議3-4周前，確認(rèn)議題分析問題時(shí)，主持人盡一切可能廣納與會(huì)者意見跨部門選出與會(huì)者選定會(huì)議主持人，進(jìn)行方式與道具最高主管說明會(huì)議目的、與會(huì)者扮演的角色主持人說明會(huì)議時(shí)程規(guī)劃主持人宣布發(fā)言2規(guī)則不可對(duì)外泄露誰說了什么討論中不可使用職權(quán)壓力、不問上下關(guān)系將每種提案的成本效益、優(yōu)缺點(diǎn)列出篩選、歸納各種可能方案列出每個(gè)議題的解決方案方案須明確寫下誰、在何時(shí)、應(yīng)完成什么盡可能取得各提案的正、反意見主管進(jìn)場(chǎng)后、須當(dāng)下裁決選項(xiàng)只有3個(gè)：做、不做符合某條件才做法當(dāng)下決定的議題，只給24小時(shí)考慮案例2：三星目標(biāo)指向型會(huì)議337原則：所謂337原則是指3種思考（3WaySofThinking）、3個(gè)原則（3Principles）和7條規(guī)定（7Rules）3種思考3個(gè)原則7條規(guī)定思考會(huì)議的必要性思考如何最大限度地減少會(huì)議思考是否有能夠與其他會(huì)議合并或委托的方法確定不召開會(huì)議的工作日將會(huì)議時(shí)間定為1小時(shí)。最多不超過1個(gè)半小時(shí)嚴(yán)格遵守時(shí)間寫明投入會(huì)議的經(jīng)費(fèi)盡可能縮小會(huì)議規(guī)模將會(huì)議記錄整理成一張紙明確會(huì)議目的事先分發(fā)會(huì)議資料讓所有參加者發(fā)言，并且尊重彼此所發(fā)表的意見會(huì)議記錄僅寫入決定了的事項(xiàng)曽供職于三星的金詠韓在《開會(huì)就要學(xué)三星》書中，將三星的成功歸結(jié)于其會(huì)議文化：三星速度經(jīng)營(yíng)的根本是會(huì)議，通過會(huì)議認(rèn)識(shí)到變化，通過會(huì)議傳播變化并付諸行動(dòng)速度優(yōu)先，具體簡(jiǎn)潔正確記載，利于正確追蹤檢討，完美結(jié)束會(huì)議對(duì)會(huì)中的決定事項(xiàng)進(jìn)行明確分工：將各問題按區(qū)域分類、確定完成時(shí)間、執(zhí)行責(zé)任人，以便更好的執(zhí)行紀(jì)要分發(fā)給與會(huì)者：按主次整理好，通過郵件或者其他形式，確保會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性和透明管理，避免溝通漏洞會(huì)議紀(jì)要你心里想的100%嘴上說的80%別人聽到60%別人聽懂40%別人行動(dòng)20%第四步

會(huì)議跟進(jìn)關(guān)鍵點(diǎn)一：做好會(huì)議紀(jì)要制定會(huì)議跟進(jìn)表將每次會(huì)議提出的方案、反饋的內(nèi)容，按時(shí)間區(qū)域分類匯總聯(lián)系項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，每周六下午對(duì)會(huì)議提出項(xiàng)目總體跟進(jìn)，分別列出完成、未完成、完成修改項(xiàng)，周一統(tǒng)一發(fā)至各與會(huì)人員郵箱通報(bào)針對(duì)超時(shí)未完成的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人定責(zé)對(duì)會(huì)中提出的策略方案執(zhí)行情況跟進(jìn)落實(shí)。將執(zhí)行進(jìn)展、遇到的問題和項(xiàng)目方案的適合度及時(shí)反饋給召集人完成的項(xiàng)目，負(fù)責(zé)人提交執(zhí)行方案跟進(jìn)人員保存?zhèn)浒福m用于后期對(duì)方案適合度和執(zhí)行情況的跟進(jìn)發(fā)生了什么事？完成了什么事？什么事尚未完成？第四步

會(huì)議跟進(jìn)關(guān)鍵點(diǎn)二：制定會(huì)議跟進(jìn)表第四步

會(huì)議跟進(jìn)關(guān)鍵點(diǎn)三：制度保證安能例會(huì)管理制度會(huì)議名稱會(huì)議紀(jì)律獎(jiǎng)罰反饋安能管理委員會(huì)1、必須準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，有事提前1小時(shí)向組織者請(qǐng)假.

未請(qǐng)假、缺席者罰款500元/次

未請(qǐng)假，遲到者罰款200元/次

2、禁帶手機(jī)等電子產(chǎn)品，違規(guī)打擾會(huì)議秩序罰款200元/次

3、集中精力，發(fā)言言簡(jiǎn)意賅，扣緊主題。

罰款由會(huì)議組織者提交品質(zhì)仲裁組執(zhí)行未完成超時(shí)一天罰款50元，300