物資采購計劃申報與領料(CYPC2011)

采購中心內部交流材料朱少磊

物資采購計劃申報與領料51采購計劃申報2領料與退料4提高工作效率的小竅門相關格式文檔3急件單的申報及注意事項

進入ePMS測試系統(tǒng)的準備系統(tǒng)名：GZBTEST用戶名：FENG_YIHUA

或WU_HONG2密碼：與所選的用戶名相同為保證所看到的界面一致，請及時將系統(tǒng)升級（如何設置系統(tǒng)自動升級）

系統(tǒng)的自動升級設置

物資采購計劃的申報物資采購計劃申報的關鍵問題：1.如何創(chuàng)建采購申請2.如何快速創(chuàng)建采購申請3.如何檢查創(chuàng)建的采購申請是否合格

物資采購計劃的申報如何創(chuàng)建采購申請1.直接在采購申請界面創(chuàng)建;（當前最常見的方法）2.根據項目管理中的設備材料需求來創(chuàng)建;（當前零購物資生成采購申請的方法之一）以下兩種為計劃人員會用到生成采購申請的方法3.根據領料單的需求來創(chuàng)建;4.利用訂貨點法生成建議訂單;

舉例

物資采購計劃的申報1.直接在采購申請界面創(chuàng)建;

物資采購計劃的申報2.需求單位不經常應用的零購設備從計劃合同管理模塊創(chuàng)建采購申請;

物資采購計劃的申報采購計劃申報的關鍵點采購申請七要素工作細心加備注

物資采購計劃的申報采購申請七要素物資編碼物資型號計量單位采購數量需求時間預過帳號供貨地點

物資采購計劃的申報七要素中看似重要性不高沒有引起申報人的重點關注但容易出錯的內容1.為何計量單位重要性高于采購數量？

A.砂紙，實際需求20張，計量單位為包，10張/包,填寫采購申請時數量應為多少?B.某型號鋼管,實際需求6米長的1根,計量單位為Kg,如何填報?2.需求時間的準確性為何重要?(經常會在需求日期已過后才收到審核完畢的計劃，或沒有給采購中心留下合理的采購時間，采購中心會認為分部申報不嚴謹，長此以往，采購中心也就不再關注各分部的需求時間)3.預過帳項目號為何重要?(特別是零購項目,造成統(tǒng)計數據的不準確)4.需求物資供貨地點的選擇（梯調物資、檢修廠在兩個區(qū)域均有可能需要領料）

物資采購計劃的申報如何規(guī)范備注信息

1.凡是不適宜給外部人員瀏覽到的信息，僅是內部相關人員閱知提醒事項，均要填寫到計劃員備注欄（例如：產品的廠家、供應商聯(lián)系電話，用于溝通的需求分部聯(lián)系人電話等均應填寫在計劃員備注欄）;2.用于補充物資型號中沒有描述到的，但又不改變物資實物性質且不影響供貨價格的信息，如供貨顏色、包裝要求、鋼材以Kg為計量單位但對長度有要求、勞保服勞保鞋尺碼等,可以備注到注釋欄中。

物資采購計劃的申報詳細的注釋

物資采購計劃的申報合格的計劃員備注欄信息

物資采購計劃的申報如何快速創(chuàng)建一個采購申請建議分部將經常需要領用的物資匯總在EXCEL表中（如何利用之前的領料單或采購申請快速導出常用物資），當需要補充采購時，由EXCEL表向采購申請中快速導入（例：三峽電廠電控分部計劃）。實例操作

物資采購計劃的申報

如何讓系統(tǒng)更智能些，幫助你分析庫存，當你關注的物資庫存降到一定數量需要補充采購時，系統(tǒng)自動生成采購申請，為你繁忙的工作減輕一點工作量？

使用部門的應用：三峽電廠運行部需用的各類保險管采購中心的應用：

物資名稱未加“（常）”的物資備品備件

物資采購計劃的申報探討內容

讓系統(tǒng)自動生成你關注物資的采購申請，當前僅限于采購中心關注的常耗物資及備品備件這兩類物資，是否可以擴大范圍，效果是否理想還需各位的應用并及時向采購中心反饋應用情況。有興趣的可以按以下要求償試一下：

1.將所關注物資整理成一個清單（不含備品及常耗）；清單中應含物資編碼、名稱、型號、計量單位，并強調計量單位應與ePMS系統(tǒng)中一致;2.根據使用情況設置每項物資必須保證的最低庫存值以、單次最大需求量,如能預估出全年消耗量，也請同時提供以作參考；

3.將按以上要求整理出的表提交給采購中心計劃人員，由計劃人員處理后續(xù)工作。這種生成采購申請的方法也就是前面提到的生成建議訂單法。

物資采購計劃的申報采購申請?zhí)岢龊蟪鹾藨獧z查的內容：1.如何判斷哪些物資有庫存2.現(xiàn)有庫存是否可以利用3.采購申請中的訂單在途，計劃在途數量的參考意義4.常耗物資，有在途且數量遠大于需求量的可以不用申報5.計量單位與需求數量的復核6.備注有附圖的，是否在計劃員備注欄留下了附圖文檔的編號、文檔是否審核完或已送審7.型號與圖號欄均為空白的物資編碼慎用，是否需加備注信息才能清楚表述需求8.供貨地點選擇是否正確？（溪洛渡與向家壩需求物資填錯供貨地點）

物資采購計劃的申報請大家?guī)椭治鲆幌?011年1月收到的采購申請存在的問題案例201101采購申請問題分析1.專用備件編碼的選用2.會計組為固定資產的物資編碼慎用，所需物資是否會形成固定資產3.計量單位為PCS的申請修改4.有大量庫存的一定要復核是否需要采購（沒有復核的在表計劃員備注欄中注明未考慮現(xiàn)有庫存，是本次分部的需求數量）5.注釋文本欄和計劃員備注欄分別填寫什么？分別在哪里查看注釋文本欄和計劃員備注欄6.所選編碼對應的型號是否準確完整

物資采購計劃的申報技術要求復雜的物資相關文檔、圖紙的關聯(lián)1.將文檔編碼粘貼到計劃員備注行（推薦使用）;2.將文檔關聯(lián)到行（此方法雖可快速鏈接到文檔，但無法讓采購員快速查看是否提供了有關技術文檔）;3.文檔要求有相關人員審核4.文檔審核完畢后要定稿

物資采購計劃的申報技術文檔、圖紙?zhí)峤怀Ｒ妴栴}1.文檔是原始的或已下達，但均未按規(guī)定程序審批，直接通知采購中心引用（特例：文檔A版已審核，但審核人提出修改意見，創(chuàng)建人按領導要求，又進行修改并創(chuàng)建了B版，這時文檔并沒有審核直接提交給采購中心，有效嗎？）2.文檔沒有定稿，采購中心已閱知并已開展采購工作了，申報部門又修改了相關關鍵數據且未盡到提醒告知義務3.文檔審核完畢后遲遲未定稿

物資采購計劃的申報計劃申報時間要求每月采購中心集中接收一次計劃

每月15日為各生產單位物資采購申請?zhí)峤唤刂谷?，遇雙休日順延至下周二，之后提交的采購申請則集中到下月再行處理。未在提交截止日到達的采購申請，若確因生產急需，可按急件審批程序申報采購。

物資采購計劃的申報檢查無誤后送審，審批組的設定需明確審核流程后再設置1.通知各廠的物資主管設置2.可聯(lián)系采購中心代為設置

物資采購計劃的申報采購中心收到計劃后的處理流程1.計劃人員收到計劃后，利用1-2天的時間對以下內容進行核實：附件：采購計劃分配前要核實的問題清單對檢查出來的問題，計劃人員通過電話或郵件與申請人溝通，全部核實清楚后，將準予采購的物資狀態(tài)由已審核核準為已分配。采購中心每月收到的采購計劃最少的有200多項，在4月至9月期間，多則3000多項，如果申報人及各分廠物資主管不仔細審核，很多問題都沒有核實采購申請就流轉到采購中心，到采購中心才發(fā)現(xiàn)問題，再來一一與申報人核實，這樣勢必會拖住整個采購進度。對于一些工作做得很細致的部門，他們的采購申請也會因其他部門采購申請中的問題未核實而拖后采購。

物資采購計劃的申報采購中心收到計劃后的處理流程1.計劃人員收到計劃后，利用1-2天的時間對以下內容進行核實：

對于復核不需要再采購的物資，直接在計劃員備注欄注明計劃員經核實不予采購的原因。申請人若發(fā)現(xiàn)申報采購物資被取消采購，可直接到計劃員備注欄查看原因。因需要處理計劃的時間較短，沒有時間一一電話通知，在計劃分配完后，會郵件通知到各分廠的物資主管，由各分廠的物資主管進一步反饋此信息。因此在每月計劃審核期間，也是通過郵件上反饋信息最密集的時間，各申報人可以關注自己采購申請行的狀態(tài)，也就可以知道計劃到采購中心后的進展情況。

物資采購計劃的申報當計劃人員收到如下的采購申請，該如何理解申報人的意圖？

物資采購計劃的申報采購中心收到計劃后的處理流程

以上耐油橡皮墊（哈上導），有可用庫存90個，本次計劃申報30個，對申報人員的意思推測如下：

1.申請人清楚有可用庫存90個，但仍不能滿足需求，今年檢修共需要120個，因此再申報計劃補充采購30個;2.申請人清楚或不清楚有可用庫存90個，但只管今年要30個，于是按30個申報采購;3.申請人知道有可用庫存90個，今年需要30個，但不敢不提出采購申請，擔心庫存物資到領用時被他人領用而自己無法領料從而影響工作進度。

物資采購計劃的申報采購中心收到計劃后的處理流程問題探討：

以上種情形對于不同的申報部門，可能會有不同的想法，但均沒有準確向采購中心傳遞，計劃人員該如何在最短的時間內，不需要一個個電話核實，了解申報人的意圖，直接做出正確判斷平衡庫存，下達盡量準確的采購計劃呢？

請各位多多支招，共同幫助采購中心解決這個難題。

物資采購計劃的申報采購中心收到計劃后的處理流程1.計劃人員收到計劃后，利用1-2天的時間對以下內容進行核實：當前做法：類似于以上的采購申請，庫存數量超過需求數量，且經計劃員查詢庫存物資就是該分部之前（不是近半年內）申報采購回沒有領用的，且在計劃員備注欄沒有查看到任何關于再次提出采購的說明，采購中心將視同申報人員未認真履行復核的職責，進而直接取消該物資的采購申請。

已取消采購申請圖例

物資采購計劃的申報2.計劃人員分配完計劃后，由采購中心領導對計劃進行審核，一般1-2天;3.采購員收到狀態(tài)為可采購的采購申請，策劃采購方式，對于計劃人員未發(fā)現(xiàn)的問題進一步與需求單位溝通，之后發(fā)出詢價或準備招標，完成此工作一般約1-3天;4.采購員開始詢價，通知供應商報價一般要留一周的時間，如果是招標那時間至少是20多天;

物資采購計劃的申報5.報價后評審，有的相對復雜的物資還會邀請申報單位相關人員參與評審，評審完后與選定供應商簽訂合同，完成此工作一般需要2-5天時間。6.供應商根據合同備齊清單中的貨，并及時送貨，如果有現(xiàn)貨，一般最快也需要一周的時間，若有單項是急件，也會根據要求分項送貨。請各位幫助計算一下從采購申請?zhí)岢龅轿镔Y供貨通常情況下的最快時間？

物資采購計劃的申報如何通過采購申請行狀態(tài)關注自己申報物資采購進度采購申請行狀態(tài)所表示的進度狀況1.送審后，行狀態(tài)為已下達;2.審批組的第一位審核后即為部分審核;3.直到審批組最后一位審核后狀態(tài)變更為已審核;4.采購中心計劃人員在每月16日（遇雙休日后延）開始處理收到的計劃，一般1天可復核完畢，狀態(tài)變?yōu)橐逊峙?5.采購中心領導審核采購計劃，審核完畢后狀態(tài)變?yōu)榭刹少?6.采購申請行狀態(tài)為可采購時，采購人員可以進行采購。進入詢價狀態(tài)時，行的狀態(tài)變?yōu)橐褎?chuàng)建申請;

物資采購計劃的申報7.在訂單生成后并由電子商務網同步到ePMS時，行的狀態(tài)變?yōu)椴少徲唵紊?8.貨物到達并接收入庫，行的狀態(tài)變?yōu)橐训竭_，若到達數量與需求數量不一致，則行的狀態(tài)為部分到達;包括少供和多供（例如電纜、鋼材類物資常見此問題）;9.貨物到達后，現(xiàn)已設置系統(tǒng)自動發(fā)送郵件告知采購申請人，并附有所申報的物資清單;10.在物資的采購過程中，可以直接至電聯(lián)系所急需物資所對應的采購員，了解采購情況;11.如果采購訂單已生成，則可以通過概覽采購申請行界面查到訂單中約定的到貨時間;（圖例）

物資采購計劃的申報12.物資到貨后會有郵件通知到采購申請人，請申請人及時與倉庫聯(lián)系，重要物資，需要及時到倉庫參與驗收。

物資采購計劃的申報訂單生成后可在采購申請行查到合同中約定到貨時間

物資采購計劃的申報采購計劃狀態(tài)的流轉

物資采購計劃申報與領料51采購計劃申報2領料與退料4提高工作效率的小竅門相關格式文檔3急件單的申報及注意事項

領料及退料領料工單領料材料領料要求：1.盡量從工單領料中領料，每月會有工單領料率數據統(tǒng)計并反饋。2.僅勞保、個人工具、無法從工單中領料的固定資產等物資才從材料領料中領用。

領料及退料領料過程中常見問題1.如何查詢近期要領料物資到貨情況2.工作發(fā)生變化，不再需要領料，后續(xù)工作：A.及時取消預留(釋放預留物資,不占用有限資源)B.將領料單行的狀態(tài)由已復核變?yōu)橥Ｖ够蛉∠鸆.若無法改變領料單行的狀態(tài),則通知物資主管或信息管理人員予以處理當工作發(fā)生變化，不再需要領料,一定要將原準備領料的行進行取消的原因:當我們的系統(tǒng)更智能時,或啟用系統(tǒng)自動訂貨,則會因為這一堆垃圾數據沒有處理,進而采購不再需要的物資并造成大量的庫存.

領料及退料領料過程中常見問題3.專為領料而開的工單未及時關閉，占用了庫存資源4.未定期清理未關閉或未領料的領料單,須查清原因分別處理

A.不再領料取預留并取消行或停止行

B.仍需要領料,但未到貨,催問對應的采購員

C.部分領料,是否仍然需要領料,若不再領料,請通知關閉該行

領料及退料退料過程中常見問題1.在工單關閉前，未及時退料，造成從ePMS系統(tǒng)中領料物資無法從ePMS系統(tǒng)中正常退料;2.修理更換下來的設備或配件仍有可利用價值，需要留倉庫保存，但沒有對應的編碼（只是設備上的一個小部件），且為舊物資3.非ePMS系統(tǒng)中領料物資退庫以上2和3對應的情況，需要填寫物資退庫單

物資采購計劃申報與領料51采購計劃申報2領料與退料4提高工作效率的小竅門相關格式文檔3急件單的申報及注意事項

急件的相關要求急件單的提出：建議使用電子文檔申報（強調：其他各類需要審批文檔也都建議使用電子文檔）原因：便于長期存檔加入時髦隊伍：低碳環(huán)保、節(jié)能降耗采購中心傳真機高度疲勞，消積怠工若非用紙質傳真送達，請同時郵件發(fā)送采購中心計劃人員與簽字版相符的電子版急件文檔

急件的相關要求急件單的填寫要求五要素必填1.急件對應的采購申請?zhí)枺上刃陆ㄒ粋€采購申請用于以后填報本次的急件物資申請）2.急件所需到貨時間3.急件物資對應的物資編碼（若經查詢無可利用的編碼，則立即申報新編碼并與編碼人員聯(lián)系）4.急件經辦人5.經辦人聯(lián)系電話（避免中間有需要信息反饋但找不到反饋人）

范例

急件的相關要求為何急件單強調一定要注明對應的采購申請?zhí)?.方便在采購申請從ePMS系統(tǒng)審核到采購中心時，能快速篩選出已采購過的物資，判斷其不是一個新的采購需求，避免錯誤的再次采購;2.相關審批人能快速將急件單與ePMS系統(tǒng)申請聯(lián)系起來，加快審核速度;

急件的相關要求為何急件單強調一定要盡量填寫急件所需物資對應的編碼1.需求人在查詢對應急件物資是否有編碼的過程，也是核實是否有可利用庫存的過程，查出有可能利用物資的編碼，就可以查到其是否有現(xiàn)有庫存，若有庫存，就可減緩其緊急程度;2.需求人可能有編碼查漏的情況，在申報新編碼時，編碼人員幫助再一次核實，若有可利用的編碼提出建議并得到確認利用現(xiàn)有編碼或新增編碼;進一步為急件物資核實是否有庫存提供準確的信息。有急件需求時，急事急辦，但不能打亂仗，對現(xiàn)有庫存可利用情況的查詢工作一步也不能省，庫存積壓物資有很大一部分是因為急件采購而造成的。

急件的相關要求補急件申請的相關要求1.根據急件單填寫的對應新建采購申請?zhí)?，在ePMS填報本次的急件物資采購申請;2.在計劃員備注欄中填寫補急件申請3.核對采購申請物資編碼及數量與急件單是否一致無誤;4.鋼材、砂石等非標準包裝物資，最終到貨的物資數量與急件單需求數量略有不同，需按最終供貨數量填報，且在計劃員備注欄注明具體原因。5.在ePMS補急件申請時間要求：每個月15日之前提出的急件，需在當月填報完并審核至采購中心。當月15日之后提出的急件，可在下月15日月計劃處理之前任何一個時間審批到采購中心?！緵]有按要求在ePMS補急件申請的單位，下次報來的急件采購中心拒收。】

范例

物資采購計劃申報與領料51采購計劃申報2領料與退料4提高工作效率的小竅門相關格式文檔3急件單的申報及注意事項

提高工作效率的小竅門

我們平時要做大量的查詢工作，如何一次將想了解的物資信息全部查詢出來？

1.10個以內的少量編碼或采購申請?zhí)柕南嚓P信息查詢：

要點:直接從EXCEL文檔中將編碼或采購申請?zhí)枏椭?，然后用最快的方法，將其變?yōu)槲谋疚臋n，并用半角分號”；”將其連接起來,再…….2.10個以上的大量編碼或采購申請?zhí)栂嚓P信息的一次查詢要點:利用VLOOKUP函數查詢應用：分部申報采購物資數量與領料單物資項數及數量的對比等

含有此公式文檔演示

提高工作效率的小竅門3.利用組合查詢，并保存查詢條件：例如：查詢機械部以當前日期為準6個月之內的提出的，仍未生成訂單的或已到貨的采購申請物資明細清單演示查詢步驟

4.更復雜的查詢庫存數量（不確定）大于采購數量（不確定）的物資查詢、分類排序、合計金額、合計數量、庫存時間較長物資的查詢等

如何查采購物資對應的采購員

如何找出當前庫存帳齡過長物資并加以利用

很多物資采購回來后，由于各種原因未領料，形成了積壓，而一般物資均有存放時限要求，化工產品儲存時間更短，一些備件在設備改造后也可能要淘汰，因此及時清理帳齡過長物資并加以利用或過期或淘汰的要及時提出報廢要求，否則有可能會影響正常的物資供應。（密封件，已明確知道庫存