公務(wù)員談話禮儀

公務(wù)員談話禮儀交談禮儀交談是人們?nèi)粘＝煌幕痉绞街?。美國著名的語言心理學(xué)家多羅西?薩爾諾夫曾說道：“說話藝術(shù)最重要的應(yīng)用，就是與人交談。”從廣泛意義上來講，交談是人們交流思想、溝通感情、建立聯(lián)系、消除隔閡、協(xié)調(diào)關(guān)系、促進(jìn)合作的一個重要渠道?；鶎庸珓?wù)員在交談時的具體表現(xiàn)，往往與其工作能力、從政水平、個人魅力以及待人接物的態(tài)度緊密聯(lián)系在一起。因此，交談是基層公務(wù)員個人素質(zhì)的有機(jī)組成部分之一。交談禮儀，即基層公務(wù)員在一般場合與人交談時應(yīng)當(dāng)遵循的各種規(guī)范和慣例，主要涉及交談的態(tài)度、交談的語言、交談的內(nèi)容、交談的方式四個方面。一、交談的態(tài)度基層公務(wù)員在交談時所表現(xiàn)的態(tài)度，往往是其內(nèi)心世界的真實(shí)反映。若想使交談順利進(jìn)行，就務(wù)必要對自己的談話態(tài)度予以準(zhǔn)確把握、適當(dāng)控制。具體而言，基層公務(wù)員在交談時應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出以誠相待、以禮相待、謙虛謹(jǐn)慎、主動熱情的基本態(tài)度，切不可逢場作戲、虛情假意、敷衍了事、油腔滑調(diào)。（一）表情自然表情，通常是指一個人面部的表情，即一個人面部神態(tài)、氣色的變化和狀態(tài)。人們在交談時所呈現(xiàn)出來的種種表情，往往是個人心態(tài)、動機(jī)的無聲反映?；鶎庸珓?wù)員為了體現(xiàn)自己的交談?wù)\意和熱情，應(yīng)當(dāng)對表情予以充分注意。.交談時目光應(yīng)專注，或注視對方，或凝神思考，從而和諧地與交談進(jìn)程相配合。眼珠一動不動，眼神呆滯，甚至直愣愣地盯視對方，都是極不禮貌的。目光游離，漫無邊際，則是對對方不屑一顧的失禮之舉，也是不可取的。如果是多人交談，就應(yīng)該不時地用目光與眾人交流，以表示交談是大家的，彼此是平等的。.基層公務(wù)員在交談時可適當(dāng)運(yùn)用眉毛、嘴、眼睛在形態(tài)上的變化，表達(dá)自己對對方所言的贊同、理解、驚訝、迷惑，從而表明自己的專注之情，并促使對方強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)、解釋疑惑，使交談順利進(jìn)行。.基層公務(wù)員交談時的表情應(yīng)與說話的內(nèi)容相配合。與上級領(lǐng)導(dǎo)談話，應(yīng)當(dāng)恭敬而大方；與群眾談話，應(yīng)當(dāng)親切而溫和；在秉公執(zhí)法時說話，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)肅而認(rèn)真。（二）舉止得體人們在交談時往往會伴隨著做出一些有意無意的動作舉止。這些肢體語言通常是自身對談話內(nèi)容和談話對象的真實(shí)態(tài)度的反應(yīng)。因此，基層公務(wù)員務(wù)必要對自己的舉止予以規(guī)范和控制。.適度的動作是必要的。例如，發(fā)言者可用適當(dāng)?shù)氖謩輥硌a(bǔ)充說明其所闡述的具體事由。傾聽者則可以點(diǎn)頭、微笑來反饋“我正在注意聽"、“我很感興趣”等信息。可見，適度的舉止既可表達(dá)敬人之意，又有利于雙方的溝通和交流。.避免過分、多余的動作。與人交談時可有動作，但動作不可過大，更不要手舞足蹈、拉拉扯扯、拍拍打打。為表達(dá)敬人之意，切勿在談話時左顧右盼，或是雙手置于腦后，或是高架‘二郎腿"，甚至剪指甲、挖耳朵等。交談時應(yīng)盡量避免打哈欠，如果實(shí)在忍不住，也應(yīng)側(cè)頭掩口，并向他人致歉。尤其應(yīng)當(dāng)注意的是，不要在交談時以手指指人，因?yàn)檫@種動作有輕蔑之意。（三）遵守慣例除了表情和舉止之外，基層公務(wù)員在交談時往往能通過一些細(xì)節(jié)來體現(xiàn)自己的談話態(tài)度。為表達(dá)自己的誠意、禮貌與熱忱，基層公務(wù)員在這些細(xì)節(jié)的處理上要遵守一定的既成慣例。.注意傾聽。傾聽是與交談過程相伴而行的一個重要環(huán)節(jié)，也是交談順利進(jìn)行的必要條件?；鶎庸珓?wù)員在交談時務(wù)必要認(rèn)真聆聽對方的發(fā)言，用表情舉止予以配合，從而表達(dá)自己的敬意，并為積極融入到交談中去作最充分的準(zhǔn)備。切不可追求“獨(dú)角戲”，對他人發(fā)言不聞不問，甚至隨意打斷對方的發(fā)言。.謹(jǐn)慎插話。交談中不應(yīng)當(dāng)隨便打斷別人的話，要盡量讓對方把話說完再發(fā)表自己的看法。如確實(shí)想要插話，應(yīng)向?qū)Ψ酱蛘泻簦骸皩Σ黄穑也逡痪湫袉?？”但所插之言不可冗長，一兩句點(diǎn)到即可。.禮貌進(jìn)退。參加別人談話之前應(yīng)先打招呼，征得對方同意后方可加入。相應(yīng)地，他人想加入己方交談，則應(yīng)以握手、點(diǎn)頭或微笑表示歡迎。如果別人在個別談話，不要湊上去旁聽。若確實(shí)有事需與其中某人說話，也應(yīng)等到別人說完后再提出要求。談話中若遇有急事需要處理，應(yīng)向?qū)Ψ酱蛘泻舨⒈硎厩敢?。值得注意的是，男士一般不宜參與婦女圈子的交談。.注意交流。交談是一個雙向或多向交流過程，需要各方的積極參與。因此在交談時切勿造成“一言堂”的局面。自己發(fā)言時要給其他人發(fā)表意見的機(jī)會，別人說話時自己要適時發(fā)表個人看法，互動式促進(jìn)交談進(jìn)行。二、交談的語言語言是交談的載體，交談過程即語言的運(yùn)用過程。語言運(yùn)用是否準(zhǔn)確恰當(dāng)，直接影響著交談能否順利進(jìn)行。因此，基層公務(wù)員在交談中要尤其注意語言的使用問題。（一）平易通俗基層公務(wù)員作為人民的公仆，自當(dāng)以質(zhì)樸的形象示人。因此在交談時，務(wù)必要以務(wù)實(shí)為本。.基層公務(wù)員所使用的語言最好是讓人一聽便懂的明白話。如果基層公務(wù)員在交談時所使用的語言過于雕琢，甚至咬文嚼字、矯揉造作，滿嘴的專業(yè)術(shù)語和子曰詩云，堆砌詞藻、賣弄學(xué)識，則只會讓人聞之生厭，不知所云。.在與普通群眾交談時，基層公務(wù)員應(yīng)充分考慮到對方的職業(yè)、受教育程度等因素，所說之話更應(yīng)力求平易通俗，以利于溝通與交流。如果滿口“官話”，不僅有礙信息的傳達(dá)，而且容易脫離群眾。（二）文明禮貌日常交談雖不像正式發(fā)言那樣嚴(yán)肅鄭重，但也不能不講用語的文明禮貌。.在交談中，要善于使用一些約定俗成的禮貌用語，如“您”、“謝謝”、“對不起”等。尤其應(yīng)當(dāng)注意的是，在交談結(jié)束時，應(yīng)當(dāng)與對話方禮貌道別，如“有空再聊吧！"、“謝謝您，再見！”等。即使在交談中有過爭執(zhí)，也應(yīng)不失風(fēng)度，切不可來上一句：“說不到一塊兒就算了"、“我就是認(rèn)為我對”等。.交談中應(yīng)當(dāng)盡量避免一些不文雅的語句和說法，不宜明言的一些事情可以用委婉的詞句來表達(dá)。例如想要上廁所時，宜說：“對不起，我去一下洗手間?！被蛘f：“不好意思，我去打個電話?！?基層公務(wù)員在交談時切不可意氣用事，以尖酸刻薄的話對他人冷嘲熱諷，也不可夜郎自大、目中無人，處處教訓(xùn)指正別人。作為各級政府的形象代表，務(wù)必要謙虛大度，文雅用語，禮貌交談。（三）簡潔明確基層公務(wù)員在交談時所使用的語言應(yīng)當(dāng)力求簡單明了，言簡意賅地表達(dá)自己的觀點(diǎn)和看法，切忌喋喋不休、啰啰嗦嗦。這樣不僅能提高工作效率，而且還可以體現(xiàn)自己的精明強(qiáng)干。交談時最基本的一點(diǎn)，就是要讓他人準(zhǔn)確無誤地聽懂自己的發(fā)言。因此基層公務(wù)員交談時務(wù)必要使用明確的語言。這里的“明確”，應(yīng)當(dāng)包含兩層意思。.要求發(fā)音標(biāo)準(zhǔn)，吐字清晰。交談時起碼的一點(diǎn)是要讓對方聽清自己的話，否則就根本談不上交流。當(dāng)前最重要的，是忌用方言、土語，而以普通話作為正式標(biāo)準(zhǔn)用語。.要求所說之話含義明確，不可產(chǎn)生歧義，模棱兩可，以免產(chǎn)生不必要的誤會。例如咱們單位里老張是長壽冠軍，您排第二。可上周老張不幸去世了，所以這回該是您了！”這句話原意是說對方已取代老張成為長壽冠軍了，可乍一聽卻以為是在說對方也要步老張后塵赴黃泉路了?？梢娬Z言明確是十分必要的。三、交談的內(nèi)容交談的內(nèi)容是關(guān)系到交談成敗的決定性因素?；鶎庸珓?wù)員所選擇的交談內(nèi)容，往往被視為個人品位、志趣、教養(yǎng)和閱歷的集中體現(xiàn)。交談內(nèi)容的選擇應(yīng)當(dāng)遵守一定的原則和要求。（一）切合語境語境即說話的語言環(huán)境，它指的是說話的客觀現(xiàn)場環(huán)境，包括時間、地點(diǎn)、目的以及交談雙方的身份等內(nèi)容?；鶎庸珓?wù)員在交談內(nèi)容的選擇上要切合語境，主要有下面兩層含義。.遵守“tpo”原則。t即時間，p即地點(diǎn)，o即場合。基層公務(wù)員的交談內(nèi)容務(wù)必要與交談的時間、地點(diǎn)與場合相對應(yīng)，否則就有可能犯錯誤。.符合身份。交談?wù)叩纳矸菀彩钦Z境的構(gòu)成要素之一?；鶎庸珓?wù)員作為國家行政機(jī)關(guān)的公職人員，是政府的形象代表，因此其交談內(nèi)容的選擇一定要符合身份，要努力使自己的談話符合我國的法律法規(guī)，并與黨的路線方針政策保持一致。切勿與現(xiàn)行政策法規(guī)唱反調(diào)，切勿泄露國家機(jī)密。（二）因人而異所謂因人而異，即是指基層公務(wù)員在交談時要根據(jù)交談對象的不同而選擇不同的交談內(nèi)容。.談話的本質(zhì)是一種交流與合作，因此基層公務(wù)員在選擇交談內(nèi)容時，就應(yīng)當(dāng)多為談話對象著想，根據(jù)對方的性別、年齡、性格、民族、閱歷、職業(yè)、地位而選擇適宜的話題。如果完全不考慮這些因素，交談就難以引起對方的共鳴，難以達(dá)到溝通和交流的目的，甚至出現(xiàn)對立的情況。.正是由于交談各方往往有著不同的性別、年齡閱歷和職業(yè)等主觀條件，交談中經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)彼此有不同的興趣愛好、關(guān)注話題等。遇到此種情況，基層公務(wù)員應(yīng)當(dāng)本著求同存異的原則，選擇大家都感興趣的話題作為談話內(nèi)容，使各方在交談過程中有來有往、彼此呼應(yīng)、熱情參與、皆大歡喜。如果選擇了雙方都不感興趣或者只有一方感興趣的話題，交談只能是不歡而散。因此交談必須‘求同”。如果交談各方在交談中對某一問題產(chǎn)生了意見或觀點(diǎn)的分歧，不妨進(jìn)行適度的辯論。但這種辯論是建立在理性基礎(chǔ)上的，如果誰也不能說服誰，就應(yīng)當(dāng)克制自己的情緒，保留歧見。切不可為了強(qiáng)行說服別人而爭得面紅耳赤，導(dǎo)致不歡而散。因此交談必須‘存異”。（三）一般要求除去上述幾條具體原則外，基層公務(wù)員在選擇交談內(nèi)容時還應(yīng)遵循以下四點(diǎn)。.選擇高雅的內(nèi)容?；鶎庸珓?wù)員作為國家行政工作人員，應(yīng)當(dāng)自覺地選擇高尚、文明、優(yōu)雅的內(nèi)容，例如哲學(xué)、歷史、文學(xué)、藝術(shù)、風(fēng)土、人情、傳統(tǒng)、典故，以及政策國情、社會發(fā)展等話題。不宜談?wù)撚顾椎图壍膬?nèi)容，如男女關(guān)系、兇殺慘案，更不應(yīng)參與小道傳聞的道聽途說。.選擇輕松的內(nèi)容?；鶎庸珓?wù)員在交談時要有意識地選擇那些能給交談對象帶去開心與歡樂的輕松的話題，除非必要，切勿選擇那些讓對方感到沉悶、壓仰、悲哀、難過的內(nèi)容。.選擇擅長的內(nèi)容。交談的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是自己或者對方所熟知甚至擅長的內(nèi)容。選擇自己所擅長的內(nèi)容，就會在交談中駕熟就輕，得心應(yīng)手，并令對方感到自己談吐不俗，對自己刮目相看。選擇對方所擅長的內(nèi)容，則既可以給對方發(fā)揮長處的機(jī)會，調(diào)動其交談的積極性，也可以借機(jī)向?qū)Ψ奖磉_(dá)自己的謙恭之意，并可取人之長，補(bǔ)己之短。應(yīng)當(dāng)注意的是，無論是選擇自己擅長的內(nèi)容，還是選擇對方擅長的話題，都不應(yīng)當(dāng)涉及另一方一無所知的內(nèi)容。否則便會使對方感到尷尬難堪，或者令自己貽笑大方。.回避忌諱的內(nèi)容。每個人都有自己忌諱的話題，因此基層公務(wù)員在交談時務(wù)必要注意回避對方的忌諱，以免引起誤會。例如不干涉對方的私生活，不詢問對方單位的機(jī)密事宜等。由于中外生活習(xí)慣的差異，許多國內(nèi)司空見慣的話題往往是觸犯外國人禁忌的敏感內(nèi)容。因此基層公務(wù)員在與外國人打交道時，尤其要注意回避對方忌諱的話題。例如，過分地關(guān)心他人的行動去向，了解他人年齡、婚姻、收入狀況，詢問他人身高體重等，都被外國人視為對其個人自由的粗暴干涉，是交談所不宜涉及的。四、交談的方式交談的方式，即人們在與他人進(jìn)行交談時所采用的具體的形式。交談方式的選擇恰當(dāng)與否，對于能否正確進(jìn)行人際溝通、恰當(dāng)表達(dá)個人思想、友善傳遞敬人之意都起著相當(dāng)關(guān)鍵的作用。一般而言，可供基層公務(wù)員選擇運(yùn)用談話方式主要有如下六種。（一）傾瀉式交談傾瀉式交談，就是人們通常所說的“打開窗戶說亮話"，無所不言，言無不盡，將自己的所有想法和見解統(tǒng)統(tǒng)講出來，以便讓對方較為全面客觀地了解自己的內(nèi)心世界。傾瀉式交談方式的基本特征，是以我為主，暢所欲言。采用傾瀉式交談方式，易贏得對方的信任，而且可以因勢利導(dǎo)地掌握交談主動權(quán)，控制交談走向。但此種交談方式會給人以不穩(wěn)重之感，有可能泄密，而且還會被人誤以為是在和對方‘套近乎”。（二）靜聽式交談靜聽式交談，即在交談時有意識地少說多聽，以聽為主。當(dāng)別人說話時，除了予以必要的配合，自己主要是洗耳恭聽。在聽的過程中努力了解對方思路，理清頭緒，贏得時間，以靜制動。靜聽式交談的長處在于它既是表示謙恭之意的手段，亦可后發(fā)制人，變被動為主動。但此種方式并非要人自始至終一言不發(fā)，而要求以自己的片言只語、神情舉止去鼓勵、配合對方。否則就會給人以居官自傲、自命不凡之感。（三）啟發(fā)式交談啟發(fā)式交談，即交談一方主動與那些拙于辭令的談話對象進(jìn)行合作，在話題的選擇或談話的走向上對對方多方引導(dǎo)、循循善誘，或者拋磚引玉，鼓勵對方采用恰當(dāng)方式闡述己見?；鶎庸珓?wù)員在采用此種交談方式時，切勿居高臨下，企圖以此控制對方，也不可存心誤導(dǎo)對方、愚弄對方，令對方丟人現(xiàn)眼。（四）跳躍式交談跳躍式交談，即在交談中，倘若一方或雙方對某一話題感到厭倦、不合時宜、無人呼應(yīng)或難以回答時，及時地轉(zhuǎn)而談?wù)摿硗庖恍┹^為適當(dāng)?shù)?、雙方都感興趣的話題。跳躍式交談的長處在于可使交談?wù)弑苊饫鋱龅膶擂?，恢?fù)交談的順利進(jìn)行。跳躍式交談雖可對交談話題一換再換，但交談?wù)咔形饐螒{個人興趣，頻繁跳換話題，讓對方無所適從。要使雙方處于平等的地位，共同選擇適當(dāng)?shù)膬?nèi)容。（五）評判式交談評判式交談，即在談話中聽取了他人的觀點(diǎn)、見解后，在適當(dāng)時刻，以適當(dāng)方法恰如其分地進(jìn)行插話，來發(fā)表自己就此問題的主要看法。此種方式的主要特征是在當(dāng)面肯定、否定或補(bǔ)充、完善對方的發(fā)言內(nèi)容。基層公務(wù)員在涉及根本性、方向性、原則性問題的交談中，有必要采取評判式方式。采用這種方式的關(guān)鍵是要注意適時與適度。同時要重視與對方彼此尊重、彼此理解、彼此溝通。切不可處處以‘仲裁者”自居，不讓他人發(fā)表觀點(diǎn)，或是不負(fù)責(zé)任地信口開河，對他人見解妄加評論，甚至成心與他人唱反調(diào)，粗暴無禮地打斷別人的談話。（六）擴(kuò)展式交談擴(kuò)展式交談，即圍繞著大家共同關(guān)心的問題，進(jìn)行由此及彼、由表及里的探討，以便開闊思路、加深印象、提高認(rèn)識或達(dá)成一致。擴(kuò)展式交談的目標(biāo)在于使各方各抒己見，交換意見，以求集思廣益。擴(kuò)展式交談方式能使參與交談的有關(guān)各方統(tǒng)一思想，達(dá)成共識，或者交換意見，完善各自觀點(diǎn)?；鶎庸珓?wù)員在進(jìn)行擴(kuò)展式交談時，一定要注意就事論事，以理服人，善于聽取他人意見，切不可自命不凡、強(qiáng)詞奪理。電話禮儀電話是社會生活中最普及的信息傳遞工具之一，更是各級國家行政機(jī)關(guān)使用最頻繁的通訊工具。使用電話，可以說是基層公務(wù)員用以同外界傳遞信息、維持聯(lián)絡(luò)進(jìn)而開展工作的一種最常用的手段。然而基層公務(wù)員使用電話并不僅僅是一個信息傳遞的過程，它還在很大程度上體現(xiàn)著通話者個人的修養(yǎng)和工作態(tài)度，進(jìn)而折射出本單位本部門的整體形像。因此，基層公務(wù)員在接打電話時都應(yīng)當(dāng)遵守和掌握一定的禮儀之規(guī)。總體而言，就是要維護(hù)好自身的電話形象。所謂電話形象，就是指通話者在通話過程中留給通話對象及其他在場者的總體印象。電話形象既可以通過通話時的態(tài)度、語言、表情等直觀地體現(xiàn)出來，也可以通過通話內(nèi)容、準(zhǔn)備情況、時間感等間接地為人感受。良好的電話形象不僅是對通話對象的尊重，而且是對本人及本單位本部門的美譽(yù)度的維護(hù)，從而確保國家行政機(jī)關(guān)準(zhǔn)確、高效、及時地處理信息，促進(jìn)工作的順利開展。從具體操作上來說，基層公務(wù)員培養(yǎng)和維護(hù)良好的電話形象應(yīng)當(dāng)從通話的準(zhǔn)備、態(tài)度、語言、時間等幾個方面予以準(zhǔn)確的把握。、通話的準(zhǔn)備任何形式的人際交流能否取得最后的成功，往往取決于交流各方是否在交流前做了準(zhǔn)備、所做準(zhǔn)備是否充分，接打電話也是如此?；鶎庸珓?wù)員只有在通話前做好充分的準(zhǔn)備，才能使通話得以順利進(jìn)行，觀點(diǎn)得以準(zhǔn)確闡明，信息得以及時傳遞，分歧得以有效消減。（一）內(nèi)容準(zhǔn)備在撥打電話之前，基層公務(wù)員首先必須明確自己所要找的受話人的一般情況，包括受話人姓名、性別、職務(wù)、年齡等，以免發(fā)生尷尬。同時須明確受話人的電話號碼，仔細(xì)核實(shí)、謹(jǐn)慎撥打。更為重要的是，基層公務(wù)員在通話前應(yīng)當(dāng)對自己所要傳達(dá)的信息和闡述的要點(diǎn)有明確的把握。最佳辦法是事先把這些內(nèi)容寫在便箋上，預(yù)備一個條理清晰的提綱。這樣，電話一通，發(fā)話人就可以依照提綱有條不紊地進(jìn)行闡述了，不至于遺漏要點(diǎn)或者語無依次，甚至因一時想不起來該說什么而尷尬地僵住。有鑒于此，國家行政機(jī)關(guān)或基層公務(wù)員個人可制作統(tǒng)一的發(fā)話記錄表，以便通話順利進(jìn)行和日后查閱。（二）儀態(tài)準(zhǔn)備在一般情況下，基層公務(wù)員不論是撥打電話還是接聽電話，都必須全神貫注。首先應(yīng)當(dāng)暫時放下自己手頭的一切工作，端坐或端立于電話前，然后從容地拿起電話，微笑通話。通話時，通話人除了必須執(zhí)筆做些適當(dāng)、簡短的記錄，以及可以利用一些與通話內(nèi)容相關(guān)的書面資料外，切不可三心二意地去做任何其他事情，否則既不尊重通話對象，也不利于交流溝通。應(yīng)當(dāng)注意的是，通話雖然只是一個“□聞其聲，不見其人”的交流過程，但通話人的神情舉止完全可以通過聲音的變化為對方清晰地洞察。通話人可以根據(jù)聲音來判斷對方到底是全神貫注還是心不在焉，到底是和藹可親還是麻木呆板，進(jìn)而推斷對方對自己尊重與否，從而微妙地影響交流的進(jìn)程與效果。有些公務(wù)員為了方便，喜歡使用免提通話，以便騰出手來做其他事。這同樣有違全神貫注的基本要求，是不尊重對方的表現(xiàn)，不僅不能提高工作效率，反而有可能引起對方的誤會和不滿，進(jìn)而影響工作。（三）記錄準(zhǔn)備國家行政機(jī)關(guān)內(nèi)任何一次公務(wù)來電都有可能是一次重要的信息傳遞。因此，基層公務(wù)員都應(yīng)當(dāng)在自己或公用的電話旁配備好完整的記錄工具，要養(yǎng)成一聽到電話鈴就拿起紙筆的習(xí)慣。為了避免因記不住或記不清發(fā)話人所傳遞的信息而一再要求發(fā)話人重述，甚至遺漏信息要點(diǎn)的情況，受話人應(yīng)在接聽電話時進(jìn)行適當(dāng)?shù)囊c(diǎn)記錄，避免反復(fù)，節(jié)約時間。各級行政機(jī)關(guān)或公務(wù)員同樣可以制作統(tǒng)一的來電記錄表。值得注意的是，任何一份來電記錄都相當(dāng)于機(jī)關(guān)內(nèi)的一份文件，必要時須給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱或批示，有的還要存檔備查。因此記錄應(yīng)力求完整準(zhǔn)確，機(jī)密性內(nèi)容要妥善保管。（四）補(bǔ)缺準(zhǔn)備由于種種原因，基層公務(wù)員往往會在辦公時間暫時離開自己辦公桌處理其他要事，以致自己無法接聽他人來電。此時，一般可采取如下兩種應(yīng)對措施。.委托他人代為接聽自己的電話。讓受托之人屬托來電者留下其姓名、單位及電話號碼，轉(zhuǎn)告他自己會在回辦公室后即刻復(fù)電，并致歉意。一般不宜要求對方隔時再來電，以免給人以“擺架子”之嫌；也可請受托之人在對方同意的情況下，代為記錄來電內(nèi)容，但須確保記錄準(zhǔn)確，以免誤事。.設(shè)置電話錄音。預(yù)留錄音時應(yīng)使自己的發(fā)音謙遜友好，其基本內(nèi)容大致如下：“您好！這里是某某部門，現(xiàn)工作人員因公外出，請您在信號聲過后留言，或留下您的姓名和電話號碼。我們將盡快與您聯(lián)絡(luò)。謝謝?！倍?、通話的態(tài)度有專家指出，應(yīng)當(dāng)在企業(yè)中發(fā)展一種“電話文化”，即要每一位職員都培養(yǎng)一種把每次電話都看作是一項潛在生意的態(tài)度，其基本要求就是要做到殷勤備至，并認(rèn)為這將對提高企業(yè)效益產(chǎn)生重大影響。其實(shí)，各級國家行政機(jī)關(guān)同樣也應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)這種“電話文化”，使各級公務(wù)員都能在通話中對通話對象表現(xiàn)出足夠的耐心、細(xì)致、周到和熱情。（一）耐心撥打撥打電話時，要沉住氣，耐心等待對方接電話。一般而言，至少應(yīng)等鈴聲響過6遍，或是大約半分鐘時間，確信對方無人接聽后才可以掛斷電話。切勿急不可待，鈴響未過3遍，就斷定對方無人而掛斷電話；也不可響兩三下后就掛斷重?fù)埽绱搜h(huán)往復(fù)，似與對方'捉迷藏"，讓人把握不定；更不可在接通電話后埋怨對方，或在鈴響之時心急火燎地念念有詞，責(zé)怪對方。（二）勤于接聽基層公務(wù)員應(yīng)當(dāng)勤于接聽，電話鈴一響，就應(yīng)即刻中止手中的工作，拿起記錄的紙筆，及時做好接電準(zhǔn)備。切不可故意讓鈴聲響幾遍再慢吞吞、懶洋洋地伸手去接，否則既怠慢對方，同時也妨礙了他人的正常工作。接電話也不宜過于迅速，鈴響一遍后就立即接聽，會給對方以唐突之感。接電話的最佳時機(jī)，應(yīng)當(dāng)是鈴響兩遍或三遍后，因?yàn)榇藭r雙方都已做好了通話的準(zhǔn)備。如果確有重要原因而耽誤了接電話，則務(wù)必向?qū)Ψ浇忉屢幌?，并表示歉意。須說明的一點(diǎn)是，基層公務(wù)員最好能培養(yǎng)自己較強(qiáng)的聽辯能力，熟悉與自己有著較多聯(lián)系的同志的聲音，一拿起話筒就能立刻聽出對方的聲音并直呼其名，這樣會給對方留下很好的印象，有利于進(jìn)一步交流與溝通。（三）解釋差錯如果發(fā)現(xiàn)自己撥錯了電話，應(yīng)當(dāng)誠懇地向?qū)Ψ街虑?，不可一聲不吭即掛斷電話，更不可怨天尤人，說諸如“倒霉”、“見鬼”一類的話。如果發(fā)現(xiàn)對方撥錯了電話，切勿責(zé)備對方，而應(yīng)向其解釋，告之本單位或本人是誰。必要而可能時，不妨告訴對方所要找的正確號碼，或予以其他幫助。如果因線路問題或其他客觀原因而導(dǎo)致通話中斷，則應(yīng)由發(fā)話人迅速重?fù)芤槐?，不可讓對方久等，并向其解釋、致歉；受話人也?yīng)守候在電話旁，不宜轉(zhuǎn)做他事，甚至抱怨對方。（四）殷勤轉(zhuǎn)接如果接電話時發(fā)現(xiàn)對方找的是自己的同事，應(yīng)讓對方稍候，然后熱忱、迅速地幫對方找接話人，切不可不理不睬，漠然視之，直接掛斷電話。也不可讓對方久等，存心拖延時間。如果對方要找的人不在或不便接電話時，應(yīng)向其致歉，讓其稍后再撥。如對方愿意，可代為傳達(dá)信息，并準(zhǔn)確做好記錄。如對方不愿留言，切勿刨根究底。在解釋所找之人為何不在或不便時，不可過于，坦率”，說如“他在廁所”、“他說他不愿接”之類的話，以免失禮于人或引起誤會。三、通話的用語使用電話的過程實(shí)質(zhì)上是用語言進(jìn)行交流的過程，語言是信息傳遞的載體，因此語言的使用是電話形像中的一項重要內(nèi)容。一般而言，基層公務(wù)員在使用電話時都應(yīng)當(dāng)遵循禮貌、規(guī)范、溫和、文雅這四項基本的用語要求。（一）用語禮貌用語是否禮貌，是對通話對象尊重與否的直接體現(xiàn)，也是個人修養(yǎng)高低的直觀表露。要做到用語禮貌，就應(yīng)當(dāng)在通話過程的始終較多地使用敬語、謙語。通話開始時的問候和通話結(jié)束時的道別，是必不可缺的禮貌用語。通話人開口的第一句話事關(guān)自己留給對方的第一印象，因此要慎重對待。一句‘您好”可以讓對方備感自然和親切，而一張嘴就“喂喂”個不停，或者詢問對方“有人嗎”，甚至“單刀直入”地盤問“你找誰"、“你是誰”、“什么事啊”等，都是極不禮貌的開場白。通話過程中，通話人應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體情況適時選擇運(yùn)用“謝謝”、“請”、“對不起”一類禮貌用語；通話結(jié)束時須說“再見，”若通話一方得到了某種幫助，則應(yīng)不忘致謝。通話結(jié)束可主動征求對方意見：“就談到這里，好嗎？”等對方說完放下話筒，再掛電話。（二）用語規(guī)范基層公務(wù)員的通話用語往往是有一定之規(guī)的，這種規(guī)范性主要體現(xiàn)在通話人的問候語和自我介紹這兩項基本內(nèi)容之上。例如，發(fā)話人可以這樣自報家門：“您好，我是市郵政局局長郭華林?！彪S后再告訴對方自己找的通話對象：“請問金宇翔先生在嗎？”或者說：“我可以和金宇翔先生通話嗎？”如果是給尋呼臺打電話或者需要總機(jī)轉(zhuǎn)接時，發(fā)話人可說：“小姐您好！麻煩您呼8023,謝謝！”或者說：“小姐您好！請幫我接分機(jī)號527,謝謝！”如果是回傳呼，發(fā)話人可說：“您好！我是李云，請問剛才誰呼8023？”為了使發(fā)話人及時了解其所撥號碼是否正確，或本人是否發(fā)話人所找之人，受話人同樣應(yīng)當(dāng)主動自報家門：“您好！市政府接待處，我是王平?！比绻菃挝还灿秒娫挘瑒t只須報上本單位名稱即可。至于請問您找哪一位”之類的話，則可說可不說。（三）用語溫婉通話時語氣的把握至關(guān)重要，因?yàn)樗苯臃从持ㄔ捜说霓k事態(tài)度。語氣溫和、親切、自然，往往會使對方對自己心生好感，從而有助于交往進(jìn)行；語氣生硬傲慢、拿腔拿調(diào)，則無助于工作的順利開展。為確保信息的準(zhǔn)確傳遞，通話人在通話過程中應(yīng)當(dāng)力求發(fā)音清晰、咬字準(zhǔn)確、音量適中、語速平緩。要做到這一點(diǎn)，通話人應(yīng)當(dāng)在細(xì)節(jié)問題上予以充分的注意。例如通話過程中始終使話筒與嘴部保持2—3厘米的間距，就能有效保證音量的適度。如果自己說話帶有口音，或覺察到對方聽著較困難，就應(yīng)有意識地調(diào)整語速和音量；如果由于種種原因聽不太清對方的話，則應(yīng)委婉地告訴對方：“對不起，我們這邊線路有點(diǎn)問題，我聽不清楚您的聲音，請大點(diǎn)聲好嗎？”對方調(diào)整過來后再向?qū)Ψ街轮x，切不可抱怨對方。（四）用語文雅通話過程中，為了不影響他人的正常工作，通話雙方都應(yīng)對自己的說話音量和方式加以控制。既不可大聲嚷嚷、高聲談笑，或者一驚一詫、時高時低，從而打斷他人工作思路，也不可竊竊私語，鬼鬼祟祟，無端吸引他人注意。除了用語要文雅外，通話人的舉止亦應(yīng)保持文雅。話筒要輕拿輕放，不宜用力摔掛。通話時應(yīng)避免過分夸張的肢體動作，以防帶來嘈雜之聲。四、通話的時間基層公務(wù)員的電話形像不僅體現(xiàn)在準(zhǔn)備的實(shí)施、語言的運(yùn)用和態(tài)度的把握上，而且還反映在通話人時間感的具備上。通話人時間感的強(qiáng)弱往往能間接而微妙地折射出其辦事效率的高低和工作能力的大小。而對時間感強(qiáng)弱的判斷往往可以從如下三方面予以具體把握。（一）擇時通話通話時機(jī)的選擇看似平常，實(shí)際上至關(guān)重要。為確保信息的有效傳達(dá)，發(fā)話人應(yīng)根據(jù)通話對象的具體情況選擇適當(dāng)時機(jī)，盡量為受話人多考慮一些，尤其要避免打擾對方休息。一般而言，公務(wù)電話應(yīng)當(dāng)在周一至周五的上班時間撥打，不宜在下班之后或例行的假日撥打，更不能在凌晨、深夜、午休或用餐時間“騷擾”他人。如確有急事不得不打擾別人休息時，務(wù)必在接通電話后向?qū)Ψ街虑?。如果是打國際長途，則應(yīng)先計算一下本地與目的地的時差，然后選擇一個合適的時間，應(yīng)盡量照顧對方是否方便，而不可總是以自己為中心。（二）安排順序基層公務(wù)員在工作時通常會遇到這樣的情況，即同時有兩個電話待接，而辦公室內(nèi)暫時只有自己一人，這一問題如何應(yīng)付呢？一般而言，公務(wù)人員可在接聽任一電話前迅速請求隔壁辦公室的同事幫忙接聽其中一個，自己接另一個，接聽完畢后再詢問另一個電話的具體情況。但為了不影響其他工作人員，基層公務(wù)員可先接聽首先打進(jìn)來的電話，在向其解釋并征得同意后，再接聽另一個電話，并讓第二個電話的通話對象留下電話號碼，告之稍候再主動與他聯(lián)系，然后再迅速轉(zhuǎn)聽第一個電話。如果兩個電話中有一個較另一個更重要，則應(yīng)先聽重要的一個。例如應(yīng)當(dāng)先聽長途來電再接市內(nèi)來電，先聽緊急電話再接一般性公務(wù)電話等。不管先接聽了其中的哪個電話，都應(yīng)當(dāng)在接聽完畢后迅速撥通第二個電話，不宜讓對方久等。切不可同時接聽兩個電話，或只聽一個電話而任由另一個來電鈴響不止，更不可接通了兩個電話后只與其中一個交談，而讓另一個在線上空等。（三）節(jié)約時間電話作為一種便捷的通訊工具，其目的在于提高工作效率。因此基層公務(wù)員在使用電話時，務(wù)必要做到長話短說，以節(jié)約通話時間?；鶎庸珓?wù)員使用電話要有一個明確的指導(dǎo)思想，即除非有重要問題須反復(fù)強(qiáng)調(diào)、解釋，在正常情況下，一次通話時間應(yīng)控制在3分鐘之內(nèi)。這一做法在國際上通稱為“通話3分鐘”原則，它在許多國家都被當(dāng)作一項制度，要求每一位公務(wù)員嚴(yán)格遵守。發(fā)話人要貫徹“通話3分鐘”原則，首先應(yīng)當(dāng)在通話前大致估算一下需要多少時間把話講完，如何安排可使通話時間限定于3分鐘之內(nèi)。通話時，發(fā)話人須明確自己的通話主題，言簡意賅地表達(dá)清楚，要做到主次分明、詳略得當(dāng)，明確什么該說，什么不該說，什么要多說，什么要少說。說話切勿東拉西扯、漫無邊際，更不可說一些類似“猜猜我是誰"、“知道我找你有什么事嗎”的廢話。如果通話內(nèi)容已陳述清楚，就應(yīng)當(dāng)及時結(jié)束通話，無需嘮叨。通話過程中，若通話人須取一些相關(guān)資料或暫時離開去辦重要事宜時，應(yīng)在30秒之內(nèi)解決。若超過30秒，須征得對方同意并致以歉意，或先暫時掛斷電話，完事后再撥打過去。需強(qiáng)調(diào)的是，“通話3分鐘”原則旨在要求基層公務(wù)員通話時用語簡潔、節(jié)省時間，而并不要求通話人刻意追求3分鐘的精確時限。“通話3分鐘”原則應(yīng)當(dāng)主要由發(fā)話人靈活把握。網(wǎng)絡(luò)禮儀隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和電腦應(yīng)用的普及，網(wǎng)絡(luò)在人類的生產(chǎn)、生活中扮演著越來越重要的角色。在我國，網(wǎng)絡(luò)已逐漸成為基層公務(wù)員執(zhí)行公務(wù)時所使用的一種高效便捷的基本工具。各級行政機(jī)關(guān)的辦公現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化已是大勢所趨。所謂網(wǎng)絡(luò)，就是將多臺計算機(jī)連接在一起，使各用戶之間能通過電子郵件、數(shù)據(jù)庫和其他共享方式得到更好的通訊與交流。網(wǎng)絡(luò)可分為局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)兩大類，人們熟知的因特網(wǎng)就屬于廣域網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)本質(zhì)上是一種無形的聯(lián)系，是不同的電腦用戶進(jìn)行信息共享、通訊與交流的渠道。任何人在使用網(wǎng)絡(luò)的時候都會直接或間接地影響他人對網(wǎng)絡(luò)的使用。因此，人們在使用網(wǎng)絡(luò)時必須遵守一定的網(wǎng)絡(luò)規(guī)則。這些網(wǎng)絡(luò)規(guī)則，就是網(wǎng)絡(luò)禮儀?；鶎庸珓?wù)員在利用網(wǎng)絡(luò)執(zhí)行公務(wù)時，同樣要遵守網(wǎng)絡(luò)禮儀。這里所說的網(wǎng)絡(luò)禮儀除了大家應(yīng)當(dāng)普遍遵守的規(guī)則慣例外，還包括基層公務(wù)員因其特定身份而必須遵循的特殊網(wǎng)絡(luò)禮儀。一般而言，基層公務(wù)員應(yīng)當(dāng)遵守下述規(guī)則。

、特殊的規(guī)則鑒于自身的特定身份，基層公務(wù)員在上網(wǎng)時除應(yīng)當(dāng)遵守一些眾所周知的基本規(guī)則外，還應(yīng)嚴(yán)格遵循以下三條特殊的規(guī)則。（一）公私分明國家行政機(jī)關(guān)的電腦是辦公的工具，因此基層公務(wù)員在平時使用網(wǎng)絡(luò)時必須明確自己的上網(wǎng)目的，做到公私分明，不可利用工作之便為個人私利服務(wù)。其基本要求是要遵守“公款公用”和“因公上網(wǎng)”這兩項基本原則。.公款公用?；鶎庸珓?wù)員不準(zhǔn)利用公款，以公務(wù)之名購買個人電腦、軟件或支付因私上網(wǎng)的費(fèi)用。給基層公務(wù)員配備手提電腦，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按規(guī)定行事，不得浪費(fèi)國家財產(chǎn)。不準(zhǔn)借辦公條件現(xiàn)代化之機(jī)和提高個人業(yè)務(wù)水平之名，利用公款參加各種電腦知識、技能培訓(xùn)。.因公上網(wǎng)?；鶎庸珓?wù)員不準(zhǔn)占用公家電腦私人使用，為個人謀利，如收發(fā)私人電子郵件，玩網(wǎng)絡(luò)游戲，進(jìn)行“網(wǎng)上約會，，等。尤其不得在閑暇時間，利用單位配給的手提電腦進(jìn)行娛樂或做其他任何與公務(wù)無關(guān)的事。在實(shí)際工作中，違背上述規(guī)定的現(xiàn)象時有發(fā)生。類似的做法不僅極大地浪費(fèi)了國家財產(chǎn)，而且使公用電腦和網(wǎng)絡(luò)無法在工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用，基層公務(wù)員因迷戀于網(wǎng)上的‘私人作業(yè)，，，往往會大大降低其工作效率。（二）控制時間基層公務(wù)員在利用網(wǎng)絡(luò)執(zhí)行公務(wù)時，定要注意時間的把握，做到擇時上網(wǎng)，適度上網(wǎng)。基層公務(wù)員在利用網(wǎng)絡(luò)執(zhí)行公務(wù)時，定要注意時間的把握，做到擇時上網(wǎng)，適度上網(wǎng)。.擇時上網(wǎng)。由于在現(xiàn)有條件下，各級行政機(jī)關(guān)使用網(wǎng)絡(luò)往往會占用電話線路，而電話是目前各級機(jī)關(guān)最常用的對外聯(lián)絡(luò)工具，因此基層公務(wù)員必須對上網(wǎng)時機(jī)的選擇明確把握，如果時機(jī)不當(dāng)，例如在平時電話聯(lián)絡(luò)繁忙的時段上網(wǎng)，就會妨礙本單位的對外交流，不僅是對他人的不敬，而且會影響公務(wù)的正常辦理。.適度上網(wǎng)。各級行政機(jī)關(guān)使用網(wǎng)絡(luò)辦公是為了提高工作效率，但如果基層公務(wù)員長時間使用網(wǎng)絡(luò)，甚至不分晝夜地上網(wǎng)，就會使本單位承擔(dān)較重的上網(wǎng)費(fèi)用負(fù)擔(dān)，增加行政開支，而且同樣有可能造成本單位與外界聯(lián)系的不便。為解決上述問題，各級行政機(jī)關(guān)必須采取切實(shí)可行的辦法對上網(wǎng)時間進(jìn)行有效的控制。例如，劃定一個固定的時間段，作為本單位在工作日的統(tǒng)一上網(wǎng)時間，并將此作為一項工作制度確定下來，通知與本單位有聯(lián)系的其他單位，請求予以配合。本單位的工作人員只能利用這段時間上網(wǎng)辦公，其余時間則務(wù)必保持電話線路的暢通無阻。另外，許多公務(wù)員上網(wǎng)辦公時間過長是因?yàn)槠潆娔X知識和操作技能不過關(guān)。因此，基層公務(wù)員應(yīng)當(dāng)努力提高自己的網(wǎng)絡(luò)操作能力，從而縮短用時，提高效率。（三）確保安全基層公務(wù)員因其工作的需要，往往掌握著一些國家機(jī)密?；鶎庸珓?wù)員在使用網(wǎng)絡(luò)這種極易廣泛、迅速傳遞消息的交際工具時，必須謹(jǐn)慎言行，切不可掉以輕心、泄露機(jī)密。.嚴(yán)守秘密?；鶎庸珓?wù)員在上網(wǎng)時要注意嚴(yán)格保守國家機(jī)密，不可把國家機(jī)密當(dāng)成自己炫耀的資本加以傳播，盡量避免在網(wǎng)上談及與自己所知機(jī)密相關(guān)的話題，更不可借網(wǎng)絡(luò)這種高效的傳播渠道故意泄密。配有手提電腦的基層公務(wù)員應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎保管電腦，不得隨意將電腦借給他人使用，以免電腦中的機(jī)密材料外泄。為防萬一，基層公務(wù)員應(yīng)對重要的資料采取嚴(yán)格的加密措施。.防范“黑客”?；鶎庸珓?wù)員要防止“黑客”入侵。所謂“黑客”，即指采用非法手段侵入網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的人?！昂诳汀蓖鶓{借其高超的計算機(jī)知識和網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)進(jìn)入重要機(jī)構(gòu)的服務(wù)器，或偷窺機(jī)密，或擅改程序，造成網(wǎng)絡(luò)混亂，并借機(jī)謀利，進(jìn)行高科技犯罪。近年來，我國已發(fā)生多起‘黑客”入侵事件?；鶎庸珓?wù)員一般都具有良好的科學(xué)文化水平和較豐富的計算機(jī)知識，又往往掌握著本單位、本部門的一些關(guān)鍵性網(wǎng)絡(luò)材料，如果運(yùn)用不當(dāng)，或目的不純，很容易步‘黑客”后塵，給國家和集體造成巨大損失?；鶎庸珓?wù)員必須正確運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，全心全意為人民服務(wù)，既不能充當(dāng)“黑客”，同時又必須防范“黑客”，確保國家機(jī)密的安全。二、具體的要求除了上述與其身份相應(yīng)的規(guī)則外，基層公務(wù)員在使用網(wǎng)絡(luò)時還必須對一系列網(wǎng)上漫游的基本規(guī)則予以充分的認(rèn)識和嚴(yán)格的遵守。在這些規(guī)則中，有的涉及網(wǎng)絡(luò)使用操作的具體步驟、程序、方法等，是關(guān)于“必須怎樣”的網(wǎng)絡(luò)“法律”問題，如不遵守，就無法正常使用網(wǎng)絡(luò)；有的則涉及到“應(yīng)該怎樣”一類的網(wǎng)絡(luò)“道德”問題。這些規(guī)則雖不具有強(qiáng)制性的約束力，但仍要求人們嚴(yán)格遵守。對于基層公務(wù)員來說，對這些‘道德性”規(guī)則的遵守，將有助于自身形象的維護(hù)。下面就以收發(fā)郵件和查閱資訊這兩項公務(wù)員最常用的操作方式為例，對使用網(wǎng)絡(luò)的一般性規(guī)則予以闡述。（一）收發(fā)郵件電子郵件，即通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在用戶之間傳遞的各種信息。電子郵件是迄今為止最為方便快捷的通訊方式之一。收發(fā)電子郵件是基層公務(wù)員利用網(wǎng)絡(luò)辦公最常見的內(nèi)容，也是最重要的方式。在收發(fā)電子郵件的不同階段，基層公務(wù)員都務(wù)必要遵循一定之規(guī)。.撰寫與發(fā)送。電子郵件的撰寫與發(fā)送皆有一定之規(guī)。一是為節(jié)約國家財產(chǎn)，在撰寫電子郵件時，尤其是在撰寫多個郵件時，應(yīng)先在脫機(jī)狀態(tài)下撰寫，并將其保存于發(fā)件箱中。然后在準(zhǔn)備發(fā)送時再連結(jié)網(wǎng)絡(luò)，一次性發(fā)送。二是