第 創(chuàng)建數(shù)據(jù)表

會(huì)計(jì)學(xué)1第創(chuàng)建數(shù)據(jù)表18.1創(chuàng)建表表是關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的基本結(jié)構(gòu)，是關(guān)于特定主題數(shù)據(jù)的集合。與其他數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)一樣，Access中的表也是由結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)兩部分組成。輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表使用向?qū)?chuàng)建表使用表設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表第1頁(yè)/共16頁(yè)輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表是指在空白數(shù)據(jù)表中添加字段名和數(shù)據(jù)，同時(shí)Access會(huì)根據(jù)輸入的記錄自動(dòng)地指定字段類型。18.1.1輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表

第2頁(yè)/共16頁(yè)使用模板創(chuàng)建表是一種快速建表的方式，這是由于Access在模板中內(nèi)置了一些常見(jiàn)的示例表，這些表中都包含了足夠多的字段名，用戶可以根據(jù)需要在數(shù)據(jù)表中添加和刪除字段。18.1.2使用向?qū)?chuàng)建表

第3頁(yè)/共16頁(yè)表設(shè)計(jì)器是一種可視化工具，用于設(shè)計(jì)和編輯數(shù)據(jù)庫(kù)中的表。該方法以設(shè)計(jì)器所提供的設(shè)計(jì)視圖為界面，引導(dǎo)用戶通過(guò)人機(jī)交互來(lái)完成對(duì)表的定義。利用表向?qū)?chuàng)建的數(shù)據(jù)表在修改時(shí)也需要使用表設(shè)計(jì)器。18.1.3使用表設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表

第4頁(yè)/共16頁(yè)18.2設(shè)置字段屬性使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建表是Access中最常用的方法之一，在設(shè)計(jì)視圖中，用戶可以為字段設(shè)置屬性。在Access數(shù)據(jù)表中，每一個(gè)字段的可用屬性取決于為該字段選擇的數(shù)據(jù)類型。本節(jié)將詳細(xì)地講述字段屬性的設(shè)置方法，以及如何在設(shè)計(jì)視圖中修改數(shù)據(jù)表。字段數(shù)據(jù)類型選擇數(shù)據(jù)格式改變字段大小輸入掩碼設(shè)置有效性規(guī)則和有效性文本設(shè)置主鍵與創(chuàng)建索引其他字段屬性第5頁(yè)/共16頁(yè)

Access2007定義了11種數(shù)據(jù)類型，在表設(shè)計(jì)窗口“數(shù)據(jù)類型”單元格的下拉列表中顯示了11種數(shù)據(jù)類型。18.2.1字段數(shù)據(jù)類型

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Access允許為字段數(shù)據(jù)選擇一種格式，“數(shù)字”、“日期/時(shí)間”和“是/否”字段都可以選擇數(shù)據(jù)格式。選擇數(shù)據(jù)格式可以確保數(shù)據(jù)表示方式的一致性。18.2.2選擇數(shù)據(jù)格式

第7頁(yè)/共16頁(yè)Access允許更改字段默認(rèn)的字符數(shù)。改變字段大小可以保證字符數(shù)目不超過(guò)特定限制，從而減少數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤。18.2.3改變字段大小

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“輸入掩碼”屬性用于設(shè)置字段、文本框以及組合框中的數(shù)據(jù)格式，并可對(duì)允許輸入的數(shù)值類型進(jìn)行控制。要設(shè)置字段的“輸入掩碼”屬性，可以使用Access自帶的“輸入掩碼向?qū)А眮?lái)完成。例如設(shè)置電話號(hào)碼字段時(shí)，可以使用掩碼引導(dǎo)用戶準(zhǔn)確地輸入格式為()-。18.2.4輸入掩碼

第9頁(yè)/共16頁(yè)當(dāng)輸入數(shù)據(jù)時(shí)，有時(shí)會(huì)將數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤，如將薪資多輸入一個(gè)0，或輸入一個(gè)不合理的日期。事實(shí)上，這些錯(cuò)誤可以利用“有效性規(guī)則”和“有效性文本”兩個(gè)屬性來(lái)避免。“有效性規(guī)則”屬性可輸入公式(可以是比較或邏輯運(yùn)算組成的表達(dá)式)，用在將來(lái)輸入數(shù)據(jù)時(shí)，對(duì)該字段上的數(shù)據(jù)進(jìn)行查核工作，如查核是否輸入數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)是否超過(guò)范圍等；“有效性文本”屬性可以輸入一些要通知使用者的提示信息，當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤或不符合公式時(shí)，自動(dòng)彈出提示信息。18.2.5設(shè)置有效性規(guī)則和有效性文本

第10頁(yè)/共16頁(yè)簡(jiǎn)單的說(shuō)，索引就是搜索或排序的根據(jù)。也就是說(shuō)，當(dāng)為某一字段建立了索引，可以顯著加快以該字段為依據(jù)的查找、排序和查詢等操作。但是，并不是將所有字段都建立索引，搜索的速度就會(huì)達(dá)到最快。這是因?yàn)?，索引建立的越多，占用的?nèi)存空間就會(huì)越大，這樣會(huì)減慢添加、刪除和更新記錄的速度。18.2.6設(shè)置主鍵與創(chuàng)建索引

第11頁(yè)/共16頁(yè)在表設(shè)計(jì)視圖窗口的“字段屬性”選項(xiàng)區(qū)域中，還有多種屬性可以設(shè)置，如“必填字段”屬性、“允許空字符串”屬性、“標(biāo)題”屬性等。本節(jié)將對(duì)這些屬性進(jìn)行介紹。必填字段”和“允許空字符串”屬性“標(biāo)題”屬性18.2.7其他字段屬性

第12頁(yè)/共16頁(yè)18.3創(chuàng)建表之間的關(guān)系

Access是一個(gè)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，用戶創(chuàng)建了所需要的表后，還要建立表之間的關(guān)系，Access就是憑借這些關(guān)系來(lái)連接表或查詢表中的數(shù)據(jù)的。創(chuàng)建關(guān)系設(shè)置參照完整性第13頁(yè)/共16頁(yè)在表之間創(chuàng)建關(guān)系，可以確保Access將某一表中的改動(dòng)反映到相關(guān)聯(lián)的表中。一個(gè)表可以和多個(gè)其他表相關(guān)聯(lián)，而不是只能與另一個(gè)表組成關(guān)系對(duì)。18.3.1創(chuàng)建關(guān)系

第14頁(yè)/共16頁(yè)參照完整性是一種系統(tǒng)規(guī)則，Access可以用它來(lái)確保關(guān)系表中的記錄是有效的，并且確保用戶不會(huì)在無(wú)意間刪除或改變重要的相關(guān)數(shù)據(jù)。18.3.2設(shè)置參照完整性

復(fù)選框選項(xiàng)關(guān)系字段的數(shù)據(jù)關(guān)系實(shí)施參照完整性級(jí)聯(lián)更新相關(guān)字段級(jí)聯(lián)刪除相關(guān)字段

兩表中關(guān)系字段的內(nèi)容都不允許更改或刪除

當(dāng)更改主表中關(guān)系字段的內(nèi)容時(shí)，子表的關(guān)系字段會(huì)自動(dòng)更改