信息化機(jī)構(gòu)設(shè)置及職責(zé)

第四部分信息部門信息部門是提供統(tǒng)一信息平臺(tái)，對(duì)公司的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)的技術(shù)支持部門。主要任務(wù)是確保信息軟、硬件環(huán)境適應(yīng)業(yè)務(wù)需要，實(shí)現(xiàn)全公司信息資源共享。本部門業(yè)務(wù)單元：為各部門提供信息化服務(wù)和支持、搜集信息化需求、管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、組織項(xiàng)目實(shí)施、維護(hù)硬件及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。1職能信息部門應(yīng)具備以下職能：－維護(hù)、管理公司信息系統(tǒng)，保證其正常運(yùn)行；－收集各部門信息系統(tǒng)軟、硬件的需求情況，編制購(gòu)置、更新方案；－維護(hù)、管理網(wǎng)絡(luò)硬件；－負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全建設(shè)和管理；—建立信息共享的平臺(tái)，搜集各用戶的信息需求；－通過(guò)搜集用戶的使用信息，向上級(jí)公司提出改進(jìn)和開(kāi)發(fā)相關(guān)軟件的建議，推動(dòng)新技術(shù)的應(yīng)用；－參照國(guó)家煙草專賣局信息中心和相關(guān)部門的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定信息化工作管理辦法；－組織員工進(jìn)行計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和實(shí)際操作的培訓(xùn)；－負(fù)責(zé)本部員工的思想教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)和其他日常管理工作。崗位設(shè)置信息部門設(shè)經(jīng)理、系統(tǒng)管理員、網(wǎng)絡(luò)管理員三個(gè)崗位。崗位職責(zé)信息部門經(jīng)理工作職責(zé)－組織制定公司信息系統(tǒng)的相關(guān)管理制度；－組織落實(shí)公司信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理工作；－組織收集各部門信息系統(tǒng)軟、硬件的需求情況，擬訂購(gòu)置、更新計(jì)劃，制定實(shí)施方案；－組織落實(shí)相關(guān)軟件的研究，提出軟件修改建議及新技術(shù)的推廣和應(yīng)用工作；—負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)軟硬件和網(wǎng)絡(luò)信息安全，是信息安全的第一責(zé)任人；－負(fù)責(zé)落實(shí)公司相關(guān)人員計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和實(shí)際操作的培訓(xùn)工作；工作要求信息化建設(shè)基本要求信息化建設(shè)在支持現(xiàn)行業(yè)務(wù)及管理模式的基礎(chǔ)上，為未來(lái)的發(fā)展及競(jìng)爭(zhēng)奠定基礎(chǔ)。由于核心業(yè)務(wù)軟件采用省級(jí)煙草公司配發(fā)的統(tǒng)一軟件，因此地市級(jí)煙草公司信息部門的工作重點(diǎn)是為各部門提供信息服務(wù)、提供系統(tǒng)支持和日常的軟硬件維護(hù)。本部門應(yīng)按照國(guó)家局信息中心的有關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)定開(kāi)展管理和技術(shù)工作。－信息部門通過(guò)不斷總結(jié)、分析公司在信息化建設(shè)與發(fā)展中所積累的經(jīng)驗(yàn)和存在的問(wèn)題，以及目前信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和公司核心業(yè)務(wù)操作對(duì)現(xiàn)有的系統(tǒng)應(yīng)用情況，向上級(jí)公司提出信息化需求建議。－信息化建設(shè)主要包括客戶關(guān)系管理、企業(yè)內(nèi)部管理、信息資源管理、專賣管理、電子商務(wù)等方面。－通過(guò)完成信息系統(tǒng)的集成與整合，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)信息共享，提高流程的自動(dòng)化程度和效率。主要工作內(nèi)容－完善并改進(jìn)現(xiàn)有信息系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)操作的支持，加強(qiáng)信息系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的功能支持，提供完備的業(yè)務(wù)功能；通過(guò)改進(jìn)優(yōu)化信息系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)，提供合理的操作界面，方法；通過(guò)信息功能的強(qiáng)化，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)、信息有效性和合理性的檢驗(yàn)。－理順業(yè)務(wù)流程。明確各系統(tǒng)對(duì)信息的需求和使用方式，通過(guò)信息系統(tǒng)的整合，實(shí)現(xiàn)信息在不同系統(tǒng)之間有效傳遞和共享；通過(guò)系統(tǒng)的集成和強(qiáng)化，減少系統(tǒng)之間的手工信息傳遞和相關(guān)的低效率流程。－明確管理需求。整理并實(shí)現(xiàn)相關(guān)的管理報(bào)表，為企業(yè)決策提供準(zhǔn)確及時(shí)的信息。－延伸信息化范圍，實(shí)現(xiàn)信息共享。實(shí)現(xiàn)與主要業(yè)務(wù)伙伴的信息系統(tǒng)整合，提高供應(yīng)鏈的整體效率；同時(shí)，與主要業(yè)務(wù)伙伴通過(guò)戰(zhàn)略聯(lián)盟、信息系統(tǒng)集成的方式，建立良好的合作關(guān)系?！訌?qiáng)IT管理，提高信息化服務(wù)水平。－加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理。網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)的規(guī)定。信息系統(tǒng)維護(hù)系統(tǒng)日常維護(hù)信息部門對(duì)系統(tǒng)的日常維護(hù)工作包括以下內(nèi)容：－檢查設(shè)備及軟件系統(tǒng)是否運(yùn)行正常。－接受各類服務(wù)請(qǐng)求，做好技術(shù)服務(wù)工作（包括故障排除、軟件維護(hù)、設(shè)備維修、通信線路維護(hù)等）。－故障發(fā)生時(shí)，能及時(shí)按緊急預(yù)案處理，并按故障級(jí)別逐級(jí)報(bào)告。－檢查設(shè)備運(yùn)行是否正常（上日各類數(shù)據(jù)備份是否完整）。－檢查自動(dòng)運(yùn)行作業(yè)的完成情況。－對(duì)服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、電源系統(tǒng)等進(jìn)行周期性維護(hù)，對(duì)操作系統(tǒng)進(jìn)行周期性維護(hù)和整理，備份并歸檔重要的日志文件，填寫系統(tǒng)維護(hù)日志。－應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)周期性維護(hù)、傳報(bào)與備份工作，并填寫系統(tǒng)維護(hù)日志。－月底填寫系統(tǒng)管理與維護(hù)工作報(bào)告。系統(tǒng)安裝（升級(jí)）維護(hù)系統(tǒng)安裝（升級(jí)）維護(hù)按下列步驟和要求執(zhí)行。－準(zhǔn)備階段：每次升級(jí)前必須分析系統(tǒng)升級(jí)維護(hù)的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)行嚴(yán)格的測(cè)試。若無(wú)條件進(jìn)行測(cè)試，應(yīng)在軟硬件提供商技術(shù)人員到場(chǎng)情況下進(jìn)行；對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)較高的升級(jí)維護(hù)工作，必須先在備份機(jī)上進(jìn)行試驗(yàn)性安裝，經(jīng)過(guò)充分的測(cè)試后才能對(duì)業(yè)務(wù)機(jī)進(jìn)行升級(jí)維護(hù)；同時(shí)對(duì)當(dāng)前運(yùn)行系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保在升級(jí)過(guò)程中遭遇問(wèn)題時(shí)能恢復(fù)到安裝升級(jí)前狀態(tài)。－操作階段：選擇在非業(yè)務(wù)操作時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)維護(hù)工作；對(duì)操作系統(tǒng)、應(yīng)用系統(tǒng)的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行本機(jī)和異地雙備份；完成系統(tǒng)升級(jí)維護(hù)操作后應(yīng)進(jìn)行測(cè)試，并檢查數(shù)據(jù)是否完整、可靠；具體操作執(zhí)行人員必須認(rèn)真填寫系統(tǒng)維護(hù)日志，記錄安裝（升級(jí)）維護(hù)過(guò)程的具體情況。－故障恢復(fù)階段：如果升級(jí)維護(hù)失敗或升級(jí)維護(hù)后影響系統(tǒng)的正常操作和數(shù)據(jù)的完整性、可靠性，必須及時(shí)報(bào)告信息部門經(jīng)理，卸載升級(jí)維護(hù)操作，恢復(fù)重要數(shù)據(jù)，然后檢查系統(tǒng)在原有數(shù)據(jù)上能否正常操作。系統(tǒng)故障防范與應(yīng)急處理信息部門必須建立系統(tǒng)故障防范與應(yīng)急處理服務(wù)體系、系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案和系統(tǒng)故障等級(jí)分類及報(bào)告制度。當(dāng)故障發(fā)生時(shí)，應(yīng)該首先確定引起故障的設(shè)備或軟件；根據(jù)應(yīng)急預(yù)案的操作步驟排除故障恢復(fù)系統(tǒng)；詳細(xì)填寫故障報(bào)告，說(shuō)明故障現(xiàn)象、處理步驟、系統(tǒng)恢復(fù)情況以及未盡事宜。計(jì)算機(jī)故障處理對(duì)不能解決的計(jì)算機(jī)故障應(yīng)及時(shí)通知信息部門系統(tǒng)管理員，由系統(tǒng)管理員對(duì)故障進(jìn)行分析、確定和維修，并填寫設(shè)備維修登記表。及時(shí)做好故障機(jī)替換工作，以免影響正常的業(yè)務(wù)操作。信息設(shè)備、設(shè)施管理信息設(shè)備的常規(guī)操作信息設(shè)備的常規(guī)操作必須遵循下列要求：－操作必須規(guī)范化。在操作過(guò)程中遇到的意外情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告信息部門，不得擅自作主，隨意操作。－定期檢查各種設(shè)備的運(yùn)行是否正常。若有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并提請(qǐng)有關(guān)人員處理，同時(shí)認(rèn)真填寫業(yè)務(wù)系統(tǒng)操作日志。－必須使用自己的操作工號(hào)及密碼進(jìn)入系統(tǒng)，并根據(jù)所分配的工作，在規(guī)定操作范圍內(nèi)辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)，對(duì)所使用的密碼，應(yīng)注意保密。－按照操作程序進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、復(fù)核、打印。嚴(yán)禁偽造憑證和無(wú)憑證錄入，一經(jīng)錄入數(shù)據(jù)，不得擅自更改。每天業(yè)務(wù)結(jié)束后軋平當(dāng)天辦理的業(yè)務(wù)，做好當(dāng)天的日結(jié)工作。不得將已啟動(dòng)和進(jìn)入工作狀態(tài)的信息設(shè)備交給他人操作。－嚴(yán)格遵守保密制度，注意業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的安全、保密，不得泄露有關(guān)保密資料。在操作過(guò)程中需離開(kāi)崗位時(shí)，應(yīng)立即退出操作系統(tǒng)，以保證密碼的可靠性。－做好設(shè)備的清潔、保養(yǎng)，保證業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。機(jī)房管理為卷煙營(yíng)銷服務(wù)的各類服務(wù)器設(shè)備（小型機(jī)、PC服務(wù)器、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備等）必須放置于計(jì)算機(jī)機(jī)房。機(jī)房的操作間與設(shè)備間應(yīng)作分隔，以保障工作人員的安全與健康。機(jī)房管理應(yīng)符合下列要求：－機(jī)房?jī)?nèi)應(yīng)保持清潔、安靜，嚴(yán)禁吸煙。－未經(jīng)機(jī)房值班人員同意，不得使用機(jī)房?jī)?nèi)任何計(jì)算機(jī)設(shè)備，不得操作任何服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)路由交換設(shè)備以及相關(guān)設(shè)備。－不得在計(jì)算機(jī)機(jī)房設(shè)備上從事任何與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的活動(dòng)。－機(jī)房?jī)?nèi)任何設(shè)備、軟件、資料未經(jīng)信息部門經(jīng)理同意不得外借。－機(jī)房必須建立值班制度。軟件管理－核心業(yè)務(wù)軟件使用全省統(tǒng)一軟件，市公司不得自行設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、購(gòu)買。辦公類計(jì)算機(jī)軟件由信息部門統(tǒng)一購(gòu)置，數(shù)量較大的軟件項(xiàng)目采購(gòu)應(yīng)采取招標(biāo)或議標(biāo)方式，并經(jīng)公司決策層批準(zhǔn)。－采購(gòu)的計(jì)算機(jī)軟件一律由信息部門填寫計(jì)算機(jī)軟件登記檔案卡，每個(gè)軟件一卡；檔案卡必須注明軟件的類別、名稱、版本號(hào)、基本功能、開(kāi)發(fā)廠家、使用部門、使用人等信息。計(jì)算機(jī)設(shè)備管理計(jì)算機(jī)設(shè)備的采購(gòu)應(yīng)本著實(shí)用、可靠、適當(dāng)超前及節(jié)約的原則。－信息部門對(duì)公司的計(jì)算機(jī)設(shè)備采購(gòu)負(fù)有責(zé)任，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)交換等設(shè)備由信息部門組織采購(gòu)，采購(gòu)應(yīng)采取招標(biāo)或議標(biāo)方式。－采購(gòu)的計(jì)算機(jī)設(shè)備一律由信息部門填寫計(jì)算機(jī)設(shè)備檔案卡，每臺(tái)設(shè)備一卡。檔案卡必須注明設(shè)備的類別、名稱、型號(hào)、配置、生產(chǎn)廠商、使用部門、使用人等信息，并經(jīng)領(lǐng)用人簽名。填寫設(shè)備檔案卡后憑設(shè)備檔案卡及購(gòu)貨發(fā)票在辦公室進(jìn)行固定資產(chǎn)（低值易耗品）登記。－各部門計(jì)算機(jī)設(shè)備的管理責(zé)任落實(shí)到人，即每臺(tái)計(jì)算機(jī)、打印機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備必須專人負(fù)責(zé)。－計(jì)算機(jī)設(shè)備更換部門、更換使用人必須到信息部門辦理變更手續(xù)。－使用人員應(yīng)嚴(yán)格按操作步驟操作，不得拷貝使用與工作無(wú)關(guān)的軟件程序，外來(lái)的與工作無(wú)關(guān)的軟盤、光盤禁止在計(jì)算機(jī)上操作使用。－計(jì)算機(jī)設(shè)備日常保養(yǎng)采取誰(shuí)使用誰(shuí)負(fù)責(zé)的辦法。各部門應(yīng)愛(ài)護(hù)計(jì)算機(jī)設(shè)備，將日常維護(hù)工作落實(shí)到人，對(duì)出現(xiàn)的計(jì)算機(jī)故障無(wú)法處理時(shí)，應(yīng)及時(shí)與信息部門聯(lián)系。－信息部門應(yīng)及時(shí)做好故障設(shè)備的維修工作，對(duì)無(wú)法自己維修的設(shè)備應(yīng)及時(shí)送外維修。－由于公司購(gòu)置的計(jì)算機(jī)設(shè)備一般均有保修期（三年左右），對(duì)在保修期內(nèi)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，應(yīng)及時(shí)找保修單位修理，以免造成不必要的損失。計(jì)算機(jī)設(shè)備維修所產(chǎn)生的維修費(fèi)用由各使用部門負(fù)責(zé)。由信息部門修理的設(shè)備，也應(yīng)將維修材料費(fèi)計(jì)入使用部門之中。－根據(jù)國(guó)家規(guī)定：計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備的折舊年限為5年。－對(duì)已過(guò)折舊期的計(jì)算機(jī)設(shè)備，如不能使用的，應(yīng)作報(bào)廢處理。對(duì)雖未過(guò)折舊期但因各種不可抗拒的原因造成的計(jì)算機(jī)設(shè)備損壞，且無(wú)法修復(fù)的，也應(yīng)作報(bào)廢處理。技術(shù)（設(shè)備）檔案資料的建立和歸檔－信息技術(shù)檔案是指信息設(shè)備與信息系統(tǒng)在開(kāi)發(fā)采購(gòu)、使用運(yùn)行、維護(hù)管理過(guò)程中產(chǎn)生的各類資料。信息技術(shù)檔案包括下列內(nèi)容：a.各類采購(gòu)開(kāi)發(fā)合同。b.采購(gòu)開(kāi)發(fā)中產(chǎn)生的設(shè)備隨機(jī)資料、存放軟件程序的各類介質(zhì)、軟件說(shuō)明資料、開(kāi)發(fā)文檔等各類技術(shù)資料。c.系統(tǒng)使用所需的各類使用說(shuō)明書、培訓(xùn)教材等。d.系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的各類系統(tǒng)運(yùn)行日志、機(jī)房管理日志、維護(hù)維修記錄。e.信息部門日常管理中產(chǎn)生的各類文件報(bào)告、文檔等。－必須指定專人負(fù)責(zé)技術(shù)檔案資料的管理。－技術(shù)檔案必須建立卷宗，分類歸檔。需報(bào)廢的技術(shù)資料應(yīng)有嚴(yán)格的銷毀和監(jiān)銷制度。－對(duì)儲(chǔ)存于主機(jī)中的經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)及其他電子數(shù)據(jù)，應(yīng)每年刻錄光盤或磁帶備份一次，由信息部門統(tǒng)一歸檔保管。重要技術(shù)資料應(yīng)有副本并異地存放。－借閱、復(fù)制技術(shù)資料應(yīng)履行必要的手續(xù)。信息技術(shù)培訓(xùn)信息部門應(yīng)按照下列要求對(duì)員工進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)：－根據(jù)當(dāng)年系統(tǒng)推廣應(yīng)用與員工情況制定年培訓(xùn)計(jì)劃，制定計(jì)劃時(shí)應(yīng)同時(shí)考慮下列因素：a.信息部門提出的有關(guān)技術(shù)難點(diǎn)。b.新的項(xiàng)目及信息系統(tǒng)的引進(jìn)。c.新的具體應(yīng)用所需要的培訓(xùn)。－信息部門在每