Excel 實用技巧分享課件

Excel實用技巧分享莘縣第二人民醫(yī)院江茜格式功能快捷鍵常用函數(shù)格式功能單元格格式設置身份證號碼的正確錄入格式刷合并單元格行高列寬設置隱藏行列序列批量填充凍結行列標題篩選排序打印設置添加頁眉頁腳返回單元格格式設置選中需要進行格式設置的單元格（區(qū)域），點擊鼠標右鍵，選擇“設置單元格格式”按鈕，或點擊“格式”工具欄的“單元格”按鈕，在隨后彈出的“單元格格式”對話框中，選擇需要進行的相關內容進行設置即可。身份證號碼的正確錄入在Excel中，輸入超過12位的數(shù)值，系統(tǒng)自動將其轉換為科學記數(shù)格式，如果輸入超過15位的數(shù)值，系統(tǒng)自動將15位以后的數(shù)值轉換為“0”。所有在需要輸入身份證號碼等一些長數(shù)值時，需要將單元格轉換成文本格式，然后再輸入。選中相應的單元格區(qū)域，右擊選擇“設置單元格格式”，在“數(shù)值”標簽下，選中“文本”選項，確定返回，再在上述單元格中輸入長數(shù)值。也可在輸入這些長數(shù)值時，先輸入一個英文狀態(tài)下的單引號（“'”），然后輸入數(shù)值即可。注意：這種方法適合輸入少量的長數(shù)值，且輸入的英文狀態(tài)下的單引號不影響顯示和打印。

返回實例演示格式刷格式刷位于工具欄上，就是一把“刷子”。用它“刷”格式，可以快速將指定單元格或區(qū)域的格式沿用到其他單元格或區(qū)域。選中已經(jīng)設置好格式的單元格或區(qū)域，然后點擊“格式刷”，再去拖選要沿用相同格式的單元格或區(qū)域即可。

注意：單擊“格式刷”，可刷一次；雙擊可重復使用，繼續(xù)雙擊或按“Esc”鍵即可退出格式刷模式。合并單元格同時選中需要合并的單元格，點擊工具欄上的“合并及居中”按鈕即可。選中合并后的單元格，點擊工具欄上的“合并及居中”按鈕即可完成撤銷。也可設置單元格字體跨列居中，以達到不影響數(shù)據(jù)表的二維結構，避免在進行函數(shù)或排序等操作時引起麻煩：先將標題字符輸入到工作表最左列的單元格中，并設置好字體、字號等，然后同時選中用于顯示標題的多個單元格區(qū)域，在“單元格格式”對話框中的“對齊”標簽下，按“水平對齊”右側的下拉按鈕，選擇“跨列居中”選項，再“確定”退出即可。實例演示返回行高列寬設置1、拖拉法：將鼠標移到行（列）標題的交界處，成雙向拖拉箭頭狀時，按住左鍵向右（下）或向左（上）拖拉，即可調整行（列）寬（高）。2、雙擊法：將鼠標移到行（列）標題的交界處，雙擊鼠標左鍵，即可快速將行（列）的行高（列寬）調整為“最合適的行高（列寬）”。3、設置法：選中需要設置行高（列寬）的行（列），執(zhí)行“格式行（列）行高（列寬）”命令，打開“行高（列寬）”對話框，輸入一個合適的數(shù)值，確定返回即可。返回隱藏行列1、隱藏：選中需要隱藏的列（行），右擊鼠標，選擇“隱藏”選項即可。執(zhí)行“格式→列（行）→隱藏”命令，也可以將選中的列（行）隱藏起來。2、顯示：同時選中隱藏列（行）的左（上）、右（下）列（行），右擊鼠標，選擇“取消隱藏”選項即可。執(zhí)行“格式→列（行）→取消隱藏”命令，可將隱藏的列（行）顯示出來。如果選中整個工作表，進行上述操作，即可將表格中所有隱藏的列（行）顯示出來。實例演示序列批量填充1、同時選中已輸入序列前兩個數(shù)值的兩個單元格，將鼠標移到右下角成“細十字線”狀（“填充柄”狀態(tài)）時，按住鼠標左鍵向下拖拉至最后一個單元格，松開鼠標即可快速輸入相應序數(shù)，此處也可配合“ctrl”鍵完成填充操作。在填充序列附近列不為空時，可在“填充柄”狀態(tài)時雙擊鼠標左鍵即可完成對該序列的批量填充。返回凍結行列標題在拉動滾動條查看一個大的表格時，會發(fā)現(xiàn)列標題、行標題常常被移到窗口外面，導致數(shù)據(jù)與標題常常會對不上號。這種情況，可以將行、列標題凍結起來：如果需要將第1、2行和第1列作為標題凍結起來，可以這樣操作：選中B3單元格，執(zhí)行“窗口→凍結窗格”命令即可。執(zhí)行“窗口→取消凍結窗格”命令，即可將凍結的窗口解除。實例演示篩選利用“自動篩選”功能，可以輕松地把符合某種條件的數(shù)據(jù)挑選出來。

以“公共衛(wèi)生績效考核表”為例，來看看具體的操作過程：

1、普通篩選

在“公共衛(wèi)生績效考核表”中，把“高血壓管理”得分為“80”分的村挑選出來：選中表格中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→篩選→自動篩選”命令，進入“自動篩選”狀態(tài)（列標題處出現(xiàn)一個下拉按鈕），然后按“高血壓管理”列右側的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選擇“80”選項，符合條件的數(shù)據(jù)即可被挑選出來。2、自定義篩選

在“公共衛(wèi)生績效考核表”中，把“村名”中包含“寨”字的村挑選出來：在“自動篩選”狀態(tài)下，按“村名”列右側的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選擇“自定義”選項，打開“自定義自動篩選方式”對話框，按左側方框右邊的下拉按鈕,在隨后彈出的下拉列表中，選擇“包含”選項，然后在右邊的方框中輸入“寨”，確定返回，符合條件的數(shù)據(jù)同樣被挑選出來。

執(zhí)行“數(shù)據(jù)→篩選→全部顯示”即可取消篩選操作，顯示全部數(shù)據(jù)。返回實例演示排序在瀏覽Excel表格中的數(shù)據(jù)時，為了查找的方便，經(jīng)常要對數(shù)據(jù)進行排序。以“公共衛(wèi)生績效考核表”為例，來看看具體的操作過程：

1、快捷排序：如果我們希望所有村名按“合計總分”由高到低進行排列，可以這樣操作：選中“合計總分”列任意一個單元格，然后單擊“常用”工具欄上的“降序排序”按鈕即可。①如果單擊“常用”工具欄上的“升序排序”按鈕，則將“合計總分”由低到高進行排序。

②如果排序的對象是中文字符，則按“漢語拼音”順序排序。

③如果排序的對象是西文字符，則按“西文字母”順序排序。

2、多條件排序：如果我們需要按“合計總分、老年人保健、高血壓管理”對數(shù)據(jù)進行排序，可以這樣操作：選中數(shù)據(jù)表格中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對話框，將“主要關鍵詞、次要關鍵詞、第三關鍵詞”分別設置為“合計總分、老年人保健、高血壓管理”，再設置一下排序方式（“升序”或“降序”），按下“確定”按鈕即可。注意：在“排序”對話框中，應根據(jù)數(shù)據(jù)表的具體情況，確定選中“有標題行”或“無標題行”選項（默認為“有標題行”）。返回實例演示設置打印區(qū)域面對一張較大的表格，如果我們需要打印其中的部分區(qū)域，可以通過設置打印區(qū)域來實現(xiàn)：選中需要打印的單元格區(qū)域，執(zhí)行“文件→打印區(qū)域→設置打印區(qū)域”命令，即完成打印區(qū)域的設置，執(zhí)行“文件→打印區(qū)域→取消打印區(qū)域”命令，即可將設置的打印區(qū)域撤銷。返回實例演示表格標題重復打印在打印一個多頁表格時，希望每頁都要有標題行，如果手動添加，麻煩不說，以后修改表格還不方便。Excel有自動添加標題行的功能：打開需要標題行的文檔，執(zhí)行“文件→頁面設置”命令，打開“頁面設置”對話框，切換到“工作表”標簽下，單擊“頂端標題行”右側的紅色按鈕，此時對話框轉換為一個浮動狀態(tài)條，用鼠標選取作為標題行的區(qū)域（如第1、第2行），然后按浮動狀態(tài)條右側的紅色按鈕返回“頁面設置”對話框，確定退出即可。①設置的頂端標題行，可以不包括第1行。②如果對“左端標題列”進行上述設置，對于超寬表格，可以將左側的標題列自動添加到后續(xù)每一張表格。添加頁眉頁腳

1、添加頁眉：打開需要添加頁眉頁腳的文檔，執(zhí)行“文件→頁面設置”命令，打開“頁面設置”對話框，切換到“頁眉/頁腳”標簽下，單擊其中的“自定義頁眉”按鈕，打開“頁眉”對話框，將相應的頁眉字符輸入到左、中、右方框中，確定返回“頁面設置”對話框。也可以利用上面的工具按鈕，插入一些固定的頁眉/頁腳內容（如頁碼、總頁數(shù)等）。2、添加頁腳：單擊其中的“自定義頁腳”按鈕，打開“頁腳”對話框，將相應的頁腳字符輸入到左、中、右方框中,確定返回“頁面設置”對話框。Ps:關于“頁面設置”的對話框，也可執(zhí)行“打印預覽→設置”打開，但需要指出的是，“工作表”標簽下的功能在此操作中無法完成，打印標題和打印區(qū)域只有在執(zhí)行“文件→頁面設置”打開的設置對話框中能夠完成。返回實例演示快捷鍵Ctrl+A

全選（all）Ctrl+C

復制（copy）Ctrl+V

粘貼Ctrl+D

復制上一行數(shù)據(jù)（double）Ctrl+X

剪切（形似剪刀）Ctrl+Z

撤銷上一步操作Ctrl+F

查找和替換（find）Ctrl+S

保存返回實例演示常用函數(shù)求和

∑

單元格內輸入“=sum（求和區(qū)域）”查詢返回指定數(shù)值Vlookup

單元格內輸入“=Vlookup(查找條件,查找區(qū)域,返回數(shù)值所在列數(shù)