新會計檔案管理辦法解讀

新《會計檔案管理辦法》解讀新《會計檔案管理辦法》解讀新《會計檔案管理辦法》解讀中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號會計檔案管理辦法（2016年1月1日起施行）第一條為了加強(qiáng)會計檔案管理,有效保護(hù)和利用會計檔案,根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī),制定本辦法。內(nèi)容第一章修訂背景及意義第三章修訂概況介紹第四章條款解讀第五章實施方法第二章修訂過程第六章案例解讀內(nèi)容第一章修訂背景及意義第一章修訂背景及意義形勢發(fā)展要求（一）信息化發(fā)展迅速黨中央、國務(wù)院積極推動“互聯(lián)網(wǎng)+”行動和“大眾創(chuàng)業(yè)萬眾創(chuàng)新”，我國基于互聯(lián)網(wǎng)的新業(yè)態(tài)、新模式蓬勃興起，國家對會計檔案的管理提出了新的需求。京東商城的優(yōu)惠政策。公共部門使用電子發(fā)票在商品和服務(wù)采購方面平均節(jié)省0.5%至2%的費用第一章修訂背景及意義《會計檔案管理辦法》（【98】財會字第32號）的相關(guān)規(guī)定第十二條采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。以某央企所屬廣東省公司為例，該公司一年打印的記賬憑證約1000萬張，明細(xì)賬、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬約500萬張，合計約1500萬張，以平均保存15年測算，15年的周期內(nèi)需保管的檔案數(shù)量約為2.25億張，相應(yīng)的紙張和耗材成本約370萬元，此外，需要配備15名人員對打印出的記賬憑證、原始憑證和各類賬簿進(jìn)行分類、整理、匹配、裝訂和保管，并需要約3000平方米的場地對檔案進(jìn)行保存，帶來大量的人員、場地、設(shè)備、能源等支出負(fù)擔(dān)。某公司每年紙張是超過1億張，折合用紙是225噸，每噸紙耗費3.6立方米木材，木材810立方米，一棵成年樹可產(chǎn)木材0.5立方米，相當(dāng)于1620棵樹紙張成本，包括運輸、倉儲、打印、裝訂和人工等等這些成本，一年應(yīng)該在4000萬以上第一章修訂背景及意義（二）會計檔案電子化呼聲越來越高1、企業(yè)對業(yè)務(wù)類電子文件歸檔有迫切需求，擔(dān)心存在大量風(fēng)險2、國家對業(yè)務(wù)類電子文件歸檔有迫切的需求，如會計電子檔案的管理關(guān)系著國家電子商務(wù)發(fā)展和信息消費需求，關(guān)系著國民經(jīng)濟(jì)的增長。有人說：電子檔案的管理成為打通業(yè)務(wù)信息化和電子商務(wù)障礙的最后一公里第一章修訂背景及意義（三）隨著各單位經(jīng)營管理對會計核算多維信息需求的增加，會計檔案數(shù)量大幅上升，檔案管理工作面臨著成本效率問題，會計檔案的保管方式需要進(jìn)行變革。第一章修訂背景及意義（四）原《會計檔案管理辦法》存在的缺陷限制電子檔案的應(yīng)用未鑒定就銷毀要求鑒銷會計檔案的范圍、保管、利用、銷毀、交接等方面的規(guī)定需要予以調(diào)整或進(jìn)行完善。第一章修訂背景及意義（五）意義一是有利于推動互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。二是有利于促進(jìn)形成綠色、低碳的發(fā)展方式。三是有利于推進(jìn)國家治理能力和企業(yè)管理現(xiàn)代化。內(nèi)容第一章修訂背景及意義第二章修訂過程第二章修訂過程（一）第一次修改階段（2010-2011年）某電信企業(yè)會計集中共享后遇到的問題談起赴中海油、中國電信、中國聯(lián)通以及廣東省開展了調(diào)研和座談。進(jìn)行第一次修改重點規(guī)范了電子會計檔案管理，并結(jié)合電子會計檔案的特點，對會計檔案的定義、范圍、歸檔、查閱、銷毀等內(nèi)容進(jìn)行了修改2011年6月在全國財政系統(tǒng)征求意見集中在規(guī)范電子文件歸檔第二章修訂過程（二）開展試點階段（2012-2013年）2012年，國家檔案局會同財政部原則：按照“企業(yè)主動申請、符合必要條件”的原則試點單位：在中國電信廣東省分公司、中國聯(lián)通集團(tuán)公司試點內(nèi)容：開展會計檔案電子化管理試點工作以電子形式保存記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、內(nèi)部信息系統(tǒng)產(chǎn)生的原始憑證和外部的銀行回單，但發(fā)票等主要外部原始憑證暫未納入試點內(nèi)容第一章修訂過程2013年2月會同財政部、國家稅務(wù)總局、審計署聯(lián)合組織中國人民財產(chǎn)保險股份有限公司開展會計檔案電子化管理試點，并將試點內(nèi)容進(jìn)一步擴(kuò)大到網(wǎng)絡(luò)發(fā)票。2013年4月會同國家發(fā)改委、財政部、國家稅務(wù)總局選擇部分地區(qū)和企業(yè)開展電子發(fā)票及電子會計檔案管理綜合試點工作第二章修訂過程（三）第二次修改階段（2014年至下發(fā)）2014年10月，再次啟動《會計檔案管理辦法》的修改工作，由試點單位和有關(guān)專家組成《會計檔案管理辦法》修訂工作組2014年12月國家檔案局和財政部分別印發(fā)《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》并向社會公開征求意見收到反饋意見近200條；2015年5月財政部再次印發(fā)征求意見稿向社會公開征求意見，共收到反饋意見100多條。第二章修訂過程意見主要集中在以下五個方面：一是建議在該辦法的基礎(chǔ)上出臺相關(guān)細(xì)則或解讀材料，對各類會計檔案的保存和歸檔要求(如電子檔案存儲介質(zhì)、環(huán)境及備份要求)以及僅以電子形式歸檔保存需要滿足的條件等方面進(jìn)行詳細(xì)說明；二是建議修改或完善可僅以電子形式保管的會計檔案的具體條件；三是建議明確會計檔案銷毀工作的組織、流程和責(zé)任等；四是建議延長會計機(jī)構(gòu)移交會計檔案的時間，以及明確電子會計檔案移交的有關(guān)要求；五是建議明確會計檔案攜帶出境的要求，并修改完善駐外機(jī)構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立企業(yè)的會計檔案的相關(guān)規(guī)定。第二章修訂過程（四）細(xì)節(jié)論證階段第七條最后一款的修改保管期限的修改9月29日，財政部條法司和會計司召開了公開征求意見后的專家咨詢會議。內(nèi)容第一章修訂背景及意義第三章修訂概況介紹第二章修訂過程第三章修訂概況介紹由21條增加到31條。一是完善了會計檔案的定義和范圍。第三條二是明確了會計電子檔案管理要求。第三條、第七條三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。第八條、第九條第三章修訂概況介紹四是對會計檔案向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交的時間做了更加靈活的規(guī)定。第十一條五是對定期保管會計檔案保管期限作了調(diào)整，延長了憑證、賬簿和輔助性會計資料的保管期限。第十四條、附表六是進(jìn)一步完善了會計檔案的鑒定銷毀程序。第十六、第十七條、第十八條七是明確了會計檔案出境的管理要求。第二十五條第三章修訂概況介紹其他修改八是完善會計檔案利用的有關(guān)要求第十三條第2款九是對不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位做出了特別規(guī)定第二十九條十是對中止單位會計檔案處置提出了新的要求。第二十條十一是對委托代理記賬機(jī)構(gòu)的檔案管理責(zé)任明確了要求。第二十六條內(nèi)容第二章修訂背景及意義第三章修訂概況介紹第四章條款解讀第一章修訂過程第四章條款解讀一是完善了會計檔案的定義和范圍一是完善了會計檔案的定義和范圍1998年版本第五條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。2015年版本第三條

本辦法所稱會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。28（1）舊《管理辦法》采用列舉的方式，提出了應(yīng)當(dāng)歸檔的會計資料，但未對會計檔案的內(nèi)涵進(jìn)行界定。列舉之外的其他會計資料是否應(yīng)當(dāng)歸檔，缺少相應(yīng)的判斷標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各單位在實際工作中的做法存在較大差異或者出現(xiàn)一些爭議。（2）會計檔案定義確實有些不合時宜了，它只是強(qiáng)調(diào)了紙質(zhì)會計檔案的屬性，而現(xiàn)在已經(jīng)是網(wǎng)絡(luò)電子時代，財務(wù)部門早就實現(xiàn)了電算化，計算機(jī)已經(jīng)全面代替了手工記賬。修訂原因一是完善了會計檔案的定義和范圍對會計檔案定義的理解需要注意以下幾點：第一,會計檔案是由會計資料有條件地轉(zhuǎn)化而來的。這里的會計資料是指一切由文字、圖表等形式形成的各種會計核算資料，來源包括從外部獲得和單位在核算過程中產(chǎn)生的，形式包括紙質(zhì)和電子兩種形式。需要指出的是，會計檔案和會計資料是同一事物在不同階段的不同形態(tài)。既有聯(lián)系，也有區(qū)別。30一是完善了會計檔案的定義和范圍對會計檔案定義的理解需要注意以下幾點：第一,會計檔案是由會計資料有條件地轉(zhuǎn)化而來的。（三個屬性）這里的會計資料是指一切由文字、圖表等形式形成的各種會計核算資料，來源包括從外部獲得和單位在核算過程中產(chǎn)生的，形式包括紙質(zhì)和電子兩種形式。首先，會計檔案是辦理完畢的會計資料。這里的辦理完畢一般是指核算行為已經(jīng)完成，如會計憑證已經(jīng)正式生成等，而處于審批流程中的會計憑證則屬于會計資料，不屬于會計檔案。其次，會計檔案是具有保存價值的會計資料。單位在日常會計核算過程中會產(chǎn)生大量的會計資料，但不是所有的會計資料都要作為會計檔案，如在會計核算中間環(huán)節(jié)進(jìn)行試算平衡所形成的草稿，由于試算平衡的結(jié)果將最終反映到會計憑證之上，所以，試算平衡的草稿可不作為會計檔案保存。最后，會計檔案是按一定邏輯規(guī)律整理的會計資料。即會計檔案是將會計資料按照檔案管理的相關(guān)要求進(jìn)行整理而形成的，而不是將會計資料無邏輯、無序地堆砌。311.完善了會計檔案的定義范圍[案例]關(guān)于對會計檔案的理解某企業(yè)由于檔案庫房存儲空間已滿等原因，其檔案部門連續(xù)兩年沒有從財務(wù)部門接收會計檔案。對此，企業(yè)會計人員張某向財務(wù)部主任李某請示如何處理。財務(wù)部主任李某指出，這些會計資料沒有歸檔到檔案部門，嚴(yán)格意義上還不屬于會計檔案，而仍屬于會計資料，可以不執(zhí)行會計檔案管理的相關(guān)規(guī)定。顯然，該企業(yè)財務(wù)部主任李某的說法是錯誤的。會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料。因此，只要滿足以上條件，即使這些會計資料沒有歸檔移交給檔案部門，也屬于會計檔案的范疇，也需要按照《會計檔案管理辦法》的要求進(jìn)行管理。

32一是完善了會計檔案的定義和范圍第二,會計檔案既可以是外部接收取得的會計資料，也可以是內(nèi)部直接形成的各種形式會計資料。其中：外部接收取得的會計資料是指所記載內(nèi)容需要從單位外部取得的、能夠證明經(jīng)濟(jì)事項實際發(fā)生的會計資料，主要是外部取得的各類原始憑證，如發(fā)票、銀行回單、銀行對賬單、購銷合同、收據(jù)、消費清單等。當(dāng)前國家正在推進(jìn)電子發(fā)票工作，符合相關(guān)要求的電子發(fā)票可以作為外部接收的會計資料予以歸檔。內(nèi)部直接形成的會計資料是指單位在會計核算過程中產(chǎn)生的會計資料，主要是記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿、月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告等，以及單位內(nèi)部相關(guān)管理系統(tǒng)生成的據(jù)以進(jìn)行會計核算的憑據(jù)，如固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)導(dǎo)出的計提折舊的資料、稅務(wù)管理系統(tǒng)導(dǎo)出的計算所得稅的資料等。331.完善了會計檔案的定義范圍第三,電子會計檔案屬于會計檔案。電子檔案是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。電子文件是指單位在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。因此，電子會計檔案具有如下特征：(1)電子會計檔案的來源是計算機(jī)等電子設(shè)備，即電子會計檔案是以計算機(jī)等電子信息設(shè)備為載體形成和處理的電子會計信息；(2)電子會計檔案的形成、辦理、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)是通過計算機(jī)等電子設(shè)備為載體進(jìn)行的；(3)電子會計檔案最終可以存儲、保管在本地計算機(jī)等電子設(shè)備、設(shè)施，也可以存儲在第三方提供的云存儲空間。34一是完善了會計檔案的定義和范圍2015年版本第六條下列會計資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；（三）財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。35一是完善了會計檔案的定義和范圍新增內(nèi)容1.納稅申報表，是納稅人依照稅務(wù)部門指定的格式填寫，用以按照稅法規(guī)定的期限和內(nèi)容完成納稅申報程序的相關(guān)表格，是單位進(jìn)行稅款申報繳納和會計核算的重要原始憑據(jù)，屬于具有保存價值的會計資料。原《管理辦法》沒有單獨列明其屬于會計檔案，在實務(wù)操作中，各單位是否將其作為會計檔案管理的做法不統(tǒng)一。新《管理辦法》明確將納稅申報表明確列入會計檔案范圍。2.會計檔案鑒定意見書，是單位開展會計檔案鑒定過程中應(yīng)當(dāng)形成，且具有永久保存價值的重要資料，應(yīng)納入歸檔范圍。會計檔案鑒定意見書無固定格式，但至少應(yīng)包含以下內(nèi)容：（1）被鑒定會計檔案所屬年度及保管期限、列入銷毀檔案的數(shù)據(jù)和主要內(nèi)容、鑒定的概況；（2）銷毀或延長保管期限檔案的主要理由；（3）需要銷毀檔案的清冊。36第四章條款解讀二是明確了會計電子檔案管理要求。第三條、第七條第三條本辦法所稱會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二是明確了會計電子檔案管理要求第七條

單位可以利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，簡而言之，就是將分布在不同地理位置上的具有獨立功能的多臺計算機(jī)或終端及其附屬設(shè)備，用通信設(shè)備和通信線路連接起來，配以相應(yīng)的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案資源的共享。在計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)條件下，會計檔案管理工作不再單單局限于傳統(tǒng)模式下通過實體檔案實現(xiàn)對檔案工作的技術(shù)性管理，而是前移至文件的形成階段，逐步實現(xiàn)對會計檔案全生命周期的管理。第七條是賦予權(quán)力39教材15頁案例3-1某大型企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)情況利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信等技術(shù)管理會計檔案，應(yīng)把握好以下幾點：第一，實現(xiàn)檔案管理自動化第二，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化第三，實現(xiàn)會計檔案全生命周期電子化管理第四，檔案存儲方式多樣化第四章條款解讀三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。（第八條、第九條）這兩條一直是修訂的難點，難就難在用簡潔的語言把會計電子檔案的要求交代清楚。三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。（第八條、第九條）第八條

同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：（一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；（二）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案及相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；（四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；（六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

第九條

滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。43來源真實會計核算系統(tǒng)要求：1、輸出歸檔電子文件；2、輸出格式要求；3、設(shè)計要審批流程；檔案管理系統(tǒng)要求：1、能接收電子文件歸檔；2、長期保存；3、電子及紙質(zhì)檔案對應(yīng)這里的“防纂改”是全程的安全要求：1、運維備份2、離線備份非永久、非重要（企業(yè)自定）三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。（第八條、第九條）第八條及第九條分別對單位內(nèi)部形成和外部接收的電子會計資料實行無紙化歸檔進(jìn)行了規(guī)范。在實務(wù)中應(yīng)用本條規(guī)定時，各單位應(yīng)首先全面梳理和細(xì)化本單位屬于歸檔范圍的會計資料，再依照本條標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行衡量，對于符合第八條、第九條規(guī)定的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存，無需轉(zhuǎn)換成紙面形式。45三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。（第八條、第九條）第八條及第九條分別對單位內(nèi)部形成和外部接收的電子會計資料實行無紙化歸檔進(jìn)行了規(guī)范。在實務(wù)中應(yīng)用本條規(guī)定時，各單位應(yīng)首先全面梳理和細(xì)化本單位屬于歸檔范圍的會計資料，再依照本條標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行衡量，對于符合第八條、第九條規(guī)定的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存，無需轉(zhuǎn)換成紙面形式。如何理解第八條關(guān)于電子會計資料的六項條件？46三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。（第八條、第九條）1．形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸。該條重點強(qiáng)調(diào)了兩方面內(nèi)容：一是電子會計資料的來源要真實有效——來源的真實性二是電子會計資料產(chǎn)生及傳遞的全過程不能脫離計算機(jī)等電子設(shè)備，不能有人為干預(yù)從而導(dǎo)致會計信息不可靠的中間環(huán)節(jié)——傳遞的安全性47三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。（第八條、第九條）1．形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸。一是電子會計資料的來源要真實有效：48[案例]關(guān)于對電子會計檔案的理解某企業(yè)實行財務(wù)共享服務(wù)后，為實現(xiàn)異地集中核算目的，會計核算均以原始憑據(jù)（如發(fā)票等）的電子掃描件，以及企業(yè)合同管理系統(tǒng)傳輸過來合同的電子文檔為依據(jù)進(jìn)行日常賬務(wù)處理，同時對原始憑證和合同的紙質(zhì)原件進(jìn)行歸檔保存。新會計檔案管理辦法頒布后，該企業(yè)負(fù)責(zé)人對會計人員說，新辦法將電子會計檔案納入會計檔案的范疇了，所以，公司以后可以只保存原始憑證的掃描件和合同的電子文檔了，紙質(zhì)原件可以不用再保存了，公司為此可以節(jié)約一大筆開支。該企業(yè)負(fù)責(zé)人的說法是錯誤的。為提高工作效率，單位通過在內(nèi)部制定相應(yīng)的內(nèi)控流程，并在確保掃描件和電子文檔真實、可靠、不被篡改的前提下，可以利用原始憑證的掃描件和合同的電子文檔作為依據(jù)進(jìn)行會計核算。但是，原始憑證的掃描件和合同的電子文檔不符合《會計檔案管理辦法》中關(guān)于電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存的相關(guān)規(guī)定，所以，不能僅以電子形式歸檔保存，單位仍應(yīng)同時保存原始憑證和合同的紙質(zhì)原件。49三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。（第八條、第九條）1．形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸。二是電子會計資料產(chǎn)生及傳遞的全過程不能脫離計算機(jī)等電子設(shè)備，不能有人為干預(yù)從而導(dǎo)致會計信息不可靠的中間環(huán)節(jié)。其中：單位內(nèi)部形成的電子原始憑證，需要在信息系統(tǒng)中內(nèi)嵌符合單位授權(quán)審批管理制度的審批流程，完成了有效的審批程序，方可視為符合本項條件。如通過辦公自動化系統(tǒng)審批生效的電子文件、在費用報賬信息系統(tǒng)中填制并經(jīng)審批的費用報銷申請單等。單位內(nèi)部形成的電子記賬憑證，凡是由會計核算軟件根據(jù)設(shè)定規(guī)則自動生成或由會計人員在會計核算軟件中直接編制的記賬憑證，均可視為符合本項條件。對于會計賬簿和財務(wù)會計報告，由會計軟件根據(jù)電子會計資料自動生成（如總賬、明細(xì)賬、日記賬、財務(wù)報表）或在信息系統(tǒng)中建立并經(jīng)過有效審批（如固定資產(chǎn)卡片）的，可視為符合本項條件。50三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。（第八條、第九條）1．形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸。單位接收的外部電子會計憑證，可由本單位的信息系統(tǒng)及外部機(jī)構(gòu)（如銀行、稅務(wù)部門）信息系統(tǒng)進(jìn)行對接互聯(lián)，利用接口傳輸方式獲取電子會計資料（如用于報銷入賬的電子發(fā)票），也可使用其他電子設(shè)備傳輸方式獲?。ㄈ珉娮余]件），并確保傳輸過程安全可靠，方可視為符合本項條件。需要特別注意兩點：51三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。（第八條、第九條）1．形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸。單位接收的外部電子會計憑證，可由本單位的信息系統(tǒng)及外部機(jī)構(gòu)（如銀行、稅務(wù)部門）信息系統(tǒng)進(jìn)行對接互聯(lián)，利用接口傳輸方式獲取電子會計資料（如用于報銷入賬的電子發(fā)票），也可使用其他電子設(shè)備傳輸方式獲?。ㄈ珉娮余]件），并確保傳輸過程安全可靠，方可視為符合本項條件。需要特別注意兩點：第一，將紙質(zhì)會計資料掃描為電子影像件或其他電子文件類型的，不能僅以電子文件歸檔，仍需保留紙質(zhì)會計資料，電子文件僅可作為數(shù)字副本歸檔保存。52三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。（第八條、第九條）1．形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸。單位接收的外部電子會計憑證，可由本單位的信息系統(tǒng)及外部機(jī)構(gòu)（如銀行、稅務(wù)部門）信息系統(tǒng)進(jìn)行對接互聯(lián)，利用接口傳輸方式獲取電子會計資料（如用于報銷入賬的電子發(fā)票），也可使用其他電子設(shè)備傳輸方式獲取（如電子郵件），并確保傳輸過程安全可靠，方可視為符合本項條件。需要特別注意兩點：第一，將紙質(zhì)會計資料掃描為電子影像件或其他電子文件類型的，不能僅以電子文件歸檔，仍需保留紙質(zhì)會計資料，電子文件僅可作為數(shù)字副本歸檔保存。第二，如電子會計資料的生成方、發(fā)送方來源不可靠或不具有權(quán)威性，不得僅以電子文件歸檔。53三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。（第八條、第九條）２．使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。會計核算系統(tǒng)是為單位會計核算、財務(wù)管理直接采集會計信息及數(shù)據(jù)，生成會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等會計資料的核心會計軟件，是電子會計檔案歸檔的重要信息系統(tǒng)。54三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。（第八條、第九條）２．使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。第一，接收和讀取電子會計資料第二，會計核算系統(tǒng)要能輸出歸檔電子文件第三，輸出的格式符合要求第四，涉及到審批流程55三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。（第八條、第九條）２．使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。第一，接收和讀取電子會計資料本條中的“讀取”包括兩層含義：一是會計資料要以會計人員可以理解的形式呈現(xiàn)，而不能是單純的計算機(jī)代碼和純數(shù)據(jù)；二是呈現(xiàn)的方式應(yīng)當(dāng)符合會計領(lǐng)域約定俗成的內(nèi)容和格式，而不能是體現(xiàn)特殊業(yè)務(wù)邏輯的內(nèi)容格式。56三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。（第八條、第九條）２．使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。第二，會計核算系統(tǒng)要能輸出歸檔電子文件57本條中的“輸出”是指，會計核算系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具有提供導(dǎo)出電子會計檔案的接口，會計檔案的存儲格式要符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式。會計軟件在接口方面要達(dá)到的要求，可能捕獲元數(shù)據(jù)：P229頁真實性認(rèn)定的需要管理的需要（沒有元數(shù)據(jù)無法分類、整理，更無法長期讀取電子檔案）移交歸檔文件標(biāo)識功能能將電子文件和元數(shù)據(jù)傳輸或下載至指定位置和數(shù)據(jù)表中對已傳輸至檔案部門或已完成下載操作的電子文件及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行已歸檔標(biāo)識第二，會計核算系統(tǒng)要能輸出歸檔電子文件

第三，輸出的格式符合要求格式策略DA/T47-2009歸檔格式要求格式開放，沒有專利不綁定軟硬件文件自包含格式自描述顯示一致性持續(xù)可解釋穩(wěn)健可轉(zhuǎn)換利于存儲支持技術(shù)認(rèn)證機(jī)制易于利用歸檔存儲格式文本、圖文混合型圖像PDF主流格式數(shù)據(jù)庫XML或版式（一）字處理文件1、TXT文檔可以作為電子檔案直接存儲。2、XML文檔可以作為電子檔案直接存儲。3、PDF文檔可以作為電子檔案直接存儲。4、WPS、RTF等文檔作為電子檔案存儲時應(yīng)轉(zhuǎn)換一套XML文檔或PDF文檔同時存儲。5、對于其它類型的文檔，如果無法轉(zhuǎn)換為XML、PDF格式則應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。（二）圖像文件1、TIFF格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。2、JPEG格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。3、其它格式圖片應(yīng)轉(zhuǎn)換為以上兩種格式中任意一種，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。4、對于無法轉(zhuǎn)換格式的圖片應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。5、由掃描儀獲得的圖像電子檔案，對于普通紙質(zhì)檔案來說光學(xué)分辨率不低于200dpi，對于照片檔案來說分辨率不得低于600dpi。（三）影像文件1、MPEG2格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作為電子檔案直接存儲。2、對于無法轉(zhuǎn)換格式的影像文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件、壓縮算法和計算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。（四）聲音文件1、WAV格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。2、MP3格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。3、對于無法轉(zhuǎn)換格式的聲音文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。（五）多媒體文件1、多媒體文件包含多種信息形式，信息完整的多媒體文件可以作為電子檔案直接存儲。2、多媒體文件依賴的計算機(jī)軟硬件信息及相關(guān)參數(shù)應(yīng)一并存檔。第四，涉及到審批等流程２．使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。本條中的“設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序”是對電子會計檔案在形成過程中所采取的風(fēng)險控制手段。對于自動生成的憑證，原始數(shù)據(jù)產(chǎn)生的過程往往就已伴隨著審核和控制，只要數(shù)據(jù)傳遞和轉(zhuǎn)換過程中沒有新的風(fēng)險產(chǎn)生，則可視同已自動審核。其他手工編制的會計憑證或會計信息傳輸過程中涉及人工干預(yù)的，應(yīng)設(shè)定必要的審簽程序。65三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。（第八條、第九條）３．使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案及相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系。電子檔案管理系統(tǒng)是對電子會計檔案進(jìn)行采集、歸檔、編目、管理和處置的信息系統(tǒng)，會計檔案電子化要求單位建設(shè)及管理要求相適應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)功能要求可參照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194）。1、向業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)送歸檔文件及元數(shù)據(jù)存放位置信息2、接收來自業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件及其元數(shù)據(jù)，并正確解析元數(shù)據(jù)包3、向業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳遞歸檔成功消息66三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。（第八條、第九條）３．使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案及相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系。其核心要求是：電子會計檔案應(yīng)脫離原生成系統(tǒng)進(jìn)行歸檔保存。需要注意的是：第一，系統(tǒng)升級后不再兼容原生成系統(tǒng)的，對原生成系統(tǒng)也應(yīng)進(jìn)行歸檔保存；涉及硬件設(shè)備更新?lián)Q代可能無法繼續(xù)讀取以前生成的電子會計檔案的，還應(yīng)將硬件設(shè)備進(jìn)行保存。第二，因系統(tǒng)運行維護(hù)需要而對原生成系統(tǒng)進(jìn)行的備份，無論是在線的還是離線的，都不是真正意義上的歸檔保存。67三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。（第八條、第九條）３．使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案及相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系。建立電子會計檔案及其相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系，是指在電子檔案管理系統(tǒng)中調(diào)閱電子會計檔案可以準(zhǔn)確定位對應(yīng)紙質(zhì)會計資料的歸檔存放位置，反之，查閱紙質(zhì)會計檔案時也可以利用關(guān)鍵信息查找電子會計檔案的內(nèi)容，其目的是保證會計檔案的線索性和相互關(guān)聯(lián)性。如在實務(wù)中，可以使用“年份+電子記賬憑證號”或類似編碼規(guī)則形成標(biāo)準(zhǔn)條形碼，粘貼在相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)原始憑證首頁，紙質(zhì)原始憑證組卷、裝盒后，分別編制標(biāo)準(zhǔn)的檔號和盒號條形碼，在電子檔案管理系統(tǒng)中為電子記賬憑證及上述條形碼建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，便于電子檔案及實體檔案之間相互檢索。68三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。（第八條、第九條）４．采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案具有信息及載體完整不可分割的特點，并且修改后通常會留下痕跡。電子會計檔案可以在不同載體之間轉(zhuǎn)換存儲，在此過程中容易被篡改且難以被發(fā)現(xiàn)，因此，采用信息安全技術(shù)手段來保證它的真實性和完整性顯得尤為重要。單位應(yīng)采用技術(shù)和管理相結(jié)合的方式，保證電子文件在收集、移交、檢測、整理和電子檔案保管、利用、遷移、移交等過程中操作的不可抵賴性、數(shù)據(jù)存儲的完整性、用戶身份的真實性，并妥善管理在運行過程中使用的密碼、密鑰等認(rèn)證數(shù)據(jù)，保證電子文件和電子檔案信息不被非法更改。69電子文件真實性影響的因素來自硬件計算機(jī)接口：接口被非法接入網(wǎng)絡(luò)：網(wǎng)絡(luò)被攻擊，檔案被修改存儲設(shè)備：被非法取得其他輸入接口管理：掃描儀接口來自操作系統(tǒng)的操作系統(tǒng)漏洞，使有人非法入侵更改文件操作系統(tǒng)身份識別和權(quán)限管理不嚴(yán)格來自數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)操作系統(tǒng)身份識別和權(quán)限管理不嚴(yán)格備份：文件被無意覆蓋遷移：遷移數(shù)據(jù)不完整來自應(yīng)用系統(tǒng)的身份及權(quán)限管理軟件功能瑕疵引起的對數(shù)據(jù)的修改系統(tǒng)開發(fā)、管理、應(yīng)用三員未作分離電子文件歸檔和電子檔案管理過程中風(fēng)險收集過程電子文件管理系統(tǒng)功能不完善，電子文件收集提取時被更改，如掛接錯誤格式轉(zhuǎn)換丟失重要信息接口功能不完善，電子文件發(fā)生非預(yù)期更改接口被人為操縱修改電子文件病毒修改電子文件整理過程用戶權(quán)限設(shè)置不合理，電子文件被更改。如可人為的掛接被系統(tǒng)開發(fā)人員惡意登錄操作修改軟件功能不完善，電子文件發(fā)生非預(yù)期更改保管過程遷移動態(tài)管理離線存儲（見教材P364的7.2）利用過程軟件功能缺陷系統(tǒng)漏洞，用戶可修改文件和元數(shù)據(jù)系統(tǒng)用戶權(quán)限設(shè)置不合理，利用用戶具有修改電子文件的權(quán)限可用的技術(shù)防寫技術(shù)首先，格式上，針對歸檔電子文件，流式文檔格式化，按照國家標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換為只讀版式文檔；其次，權(quán)限上運行于各類檔案文件管理系統(tǒng)內(nèi)的電子文件屬性可以被設(shè)置成“只讀”狀態(tài)，權(quán)限級別不符的操作者無法對處于只讀狀態(tài)的文件信息進(jìn)行更改，而只能進(jìn)行正常的讀取，實現(xiàn)了系統(tǒng)內(nèi)“防寫一；最后，存儲上可選擇CD．R光盤、WORM光盤等一次性寫入的載體作為電子文件信息的存儲載體，無論操作者擁有何種權(quán)限級別，都無法對存儲于這種載體中的信息進(jìn)行更改，實現(xiàn)了脫機(jī)保存的“防寫”。信息加密技術(shù)信息確認(rèn)技術(shù)信息確認(rèn)技術(shù)為系統(tǒng)應(yīng)用級別的安全保障，既可以對電子文件原文進(jìn)行有效保護(hù)，也可以對電子文件的其他屬性目錄信息進(jìn)行有效保護(hù)。數(shù)字簽名技術(shù)報文認(rèn)證技術(shù)數(shù)字水印技術(shù)訪問控制技術(shù)按用戶身份及其所歸屬的某預(yù)定義組來限制用戶對某些信息項的訪問，或限制對某些控制功能的使用防火墻入侵檢測及安全審計身份驗證權(quán)限限制防病毒技術(shù)真實性保障整體解決方案檔案管理的真實性保障通過技術(shù)手段，及電子文件形成、流轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)（收、管、存、用以及系統(tǒng)接口等）緊密結(jié)合，將技術(shù)控制手段及管理流程環(huán)節(jié)緊密融合，才能有效的達(dá)到真實性控制的目的，真實性保障整體解決方案環(huán)節(jié)真實性技術(shù)接口防寫技術(shù)收集信息加密和信息確認(rèn)鑒定訪問控制、信息確認(rèn)整理訪問控制、防寫技術(shù)保管訪問控制、信息確認(rèn)利用訪問控制、防寫技術(shù)、信息確認(rèn)統(tǒng)計訪問控制遷移防寫技術(shù)、信息加密、信息確認(rèn)全程防毒技術(shù)、訪問控制真實性保障整體解決方案環(huán)節(jié)真實性技術(shù)原理接口防寫技術(shù)利用防寫技術(shù)，防止文件在接口除被惡意截獲并篡改，確保原文被篡改。收集信息加密和信息確認(rèn)1、在收集過程中要對明文進(jìn)行加密，確保在收集過程中的信息安全。鑒定訪問控制、信息確認(rèn)1、此階段保證具有鑒定權(quán)限的人員才可以訪問此功能模塊，所以利用身份認(rèn)證、權(quán)限限制等訪問控制技術(shù)來確保系統(tǒng)中信息的安。2、在鑒定過程中通過數(shù)字簽名、報文認(rèn)證、數(shù)字水印等信息確認(rèn)技術(shù)對待歸檔文件進(jìn)行真實性鑒定。整理訪問控制、防寫技術(shù)1、此階段保證具有整理權(quán)限的人員才可以訪問此功能模塊，所以利用身份認(rèn)證、權(quán)限限制等訪問控制技術(shù)來確保系統(tǒng)中信息的安。2、對于部分目錄元數(shù)據(jù)要采用只讀等防寫技術(shù)確保此部分?jǐn)?shù)據(jù)不被修改，保證目錄元數(shù)據(jù)信息的真實性。保管訪問控制、信息確認(rèn)1、保管階段要嚴(yán)格控制對信息的訪問，利用訪問控制技術(shù)對保管數(shù)據(jù)加以控制。環(huán)節(jié)真實性技術(shù)原理利用訪問控制、防寫技術(shù)、信息確認(rèn)1、此階段應(yīng)用較頻繁，主要通過身份認(rèn)證、權(quán)限限制等訪問控制技術(shù)保證利用人對系統(tǒng)的可用性。2、如果利用人申請原文的情況通過防寫技術(shù)確保原文在利用過程中不被改動。3、原文歸還后利用數(shù)字簽名、報文認(rèn)證、數(shù)字水印等信息確認(rèn)技術(shù)對原文加以確認(rèn)，判斷是否經(jīng)過改動，確認(rèn)文件的真實性。統(tǒng)計訪問控制1、具有統(tǒng)計權(quán)限的人員才可以訪問此功能模塊，所以利用身份認(rèn)證、權(quán)限限制等訪問控制技術(shù)來確保系統(tǒng)中信息的安全。遷移防寫技術(shù)、信息加密、信息確認(rèn)1、數(shù)據(jù)在遷移前要通過防寫技術(shù)對信息進(jìn)行保護(hù)，防止在遷移過程中被篡改。2、利用信息加密技術(shù)對遷移數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，防止數(shù)據(jù)被惡意讀取及破壞。全程防毒技術(shù)、訪問控制1、全程通過防火墻、入侵檢測及審計、防毒等技術(shù)確保系統(tǒng)所在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全。2、全程通過身份認(rèn)證、權(quán)限限制等技術(shù)對系統(tǒng)或功能模塊進(jìn)行限制，確保具有相應(yīng)權(quán)限的人才可以做相應(yīng)的操作。三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。（第八條、第九條）５．建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。備份要求1、運維備份《檔案管理系統(tǒng)運維規(guī)范》（DA/T56）2、離線存儲備份P364《電子文件移交及接收辦法》(檔發(fā)〔2012〕7號)83三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。（第八條、第九條）５．建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。對于一般規(guī)模較小的企業(yè)，特別是小微企業(yè)而言，這些條件一般是達(dá)不到的：小微企業(yè)要實行會計資料的無紙化管理，可以選擇采用大型會計軟件廠商提供的會計軟件云服務(wù)，以滿足上述要求。具備一定規(guī)模的會計代理記賬機(jī)構(gòu)也可能具備上述條件。84三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。（第八條、第九條）６．形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

新《管理辦法》規(guī)定保管期限為永久的會計資料必須以紙質(zhì)形式歸檔保存，如年度財務(wù)會計報告、會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，會計檔案鑒定意見書等。各單位自行鑒定認(rèn)為具有重要保存價值的其他會計檔案也應(yīng)以紙面形式保存。85三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。（第八條、第九條）第九條

滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。外部接收的電子會計資料的管理除具備及內(nèi)部形成的電子會計資料管理相同的條件以外，還需要具備符合《中華人民共和國電子簽名法》（2015年修正）規(guī)定的電子簽名。在傳統(tǒng)的交易過程中，為了保證交易安全，交易中的文件一般都要由當(dāng)事人簽字或者蓋章，以便能夠確認(rèn)簽名人的身份，并確保簽字或者蓋章的人認(rèn)可文件的內(nèi)容。當(dāng)交易通過電子的形式進(jìn)行時，傳統(tǒng)的手寫簽字和蓋章變得無法實現(xiàn)，必須依靠技術(shù)手段予以替代。這種在電子文件中識別交易人身份，保證交易安全的電子技術(shù)手段，就是電子簽名。86三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。（第八條、第九條）第九條

滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。根據(jù)《中華人民共和國電子簽名法》第十三條規(guī)定，電子簽名同時符合下列條件的，視為可靠的電子簽名：（一）電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時，屬于電子簽名人專有；（二）簽署時電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制；（三）簽署后對電子簽名的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)；（四）簽署后對數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)。

一項電子簽名如果同時符合上述四項條件，可以視為可靠的電子簽名。87第四章條款解讀四是對會計檔案向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交的時間做了更加靈活的規(guī)定。第十一條第四章條款解讀五是對定期保管會計檔案保管期限作了調(diào)整，延長了憑證、賬簿和輔助性會計資料的保管期限。第十四條、附表舊管理辦法新管理辦法永久永久永久定期3年5年10年10年15年25年30年保管期限調(diào)整的原因一是及各單位其他檔案保管期限保持一致的需要二是及有關(guān)法律法規(guī)相協(xié)調(diào)的需要。三是及資產(chǎn)存續(xù)期限相協(xié)調(diào)四是貫徹以人為本的理念五是現(xiàn)實使用反映會計原定保管期限過短六是考慮會計電子檔案特點七是滿足當(dāng)前反腐需要?，F(xiàn)存會計檔案保管期限標(biāo)準(zhǔn)不能滿足責(zé)任追查的需要。八是原《管理辦法》設(shè)定的會計檔案定期保管期限類型太多，許多會計人員和檔案人員在劃定會計檔案的具體保管期限時往往無法很好掌握。一是及各單位其他檔案保管期限保持一致的需要《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》（國家檔案局8號令）永久，30年，10年《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》（國家檔案局10號令）永久，30年，10年二是及有關(guān)法律法規(guī)相協(xié)調(diào)的需要《民法通則》第一百三十七條訴訟時效期間從知道或者應(yīng)當(dāng)知道權(quán)利被侵害時起計算。但是，從權(quán)利被侵害之日起超過二十年的，人民法院不予保護(hù)。有特殊情況的，人民法院可以延長訴訟時效期間。三是及資產(chǎn)存續(xù)期限相協(xié)調(diào)及房屋有關(guān)票據(jù)及設(shè)備有關(guān)票據(jù)保費發(fā)票以上這些均有可能超過30年四是貫徹以人為本的理念人的壽命普遍超過30年，及人有關(guān)的票據(jù)在生命周期內(nèi)都有可能用到如特殊工種退休奶粉添加濟(jì)五是現(xiàn)實使用反映會計原定保管期限過短超過15年的憑證都不銷毀超過15年憑證大量在利用六是考慮會計電子檔案特點電子檔案不占用物理空間，保管成本相對較低五是對定期保管會計檔案保管期限作了調(diào)整，延長了憑證、賬簿和輔助性會計資料的保管期限。第十五條

各類會計檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。96五是對定期保管會計檔案保管期限作了調(diào)整，延長了憑證、賬簿和輔助性會計資料的保管期限。本條對會計檔案保管期限的靈活處置原則進(jìn)行了規(guī)定。本條是對第十四條的補(bǔ)充。即各單位在劃分檔案保管期限時，可不限于永久、30年、10年三個時間期限，而可根據(jù)自身實際需要，劃設(shè)會計檔案的保管期限，但其劃設(shè)的會計檔案保管期限不得低于《管理辦法》規(guī)定的各類會計檔案的保管期限要求。如應(yīng)劃分為永久的會計檔案不得定為50年，應(yīng)劃分為30年的會計檔案不得定為低于30年的保管期限，但可以定為35年或40年的保管期限。97五是對定期保管會計檔案保管期限作了調(diào)整，延長了憑證、賬簿和輔助性會計資料的保管期限。本條對會計檔案保管期限的靈活處置原則進(jìn)行了規(guī)定。單位的會計檔案如不能及《管理辦法》附表中的各類會計檔案名稱一一對應(yīng)，可以根據(jù)會計檔案的使用價值劃定保管期限。如具有憑證價值的會計檔案應(yīng)參照憑證類會計檔案，最低保管期限為30年。98第四章條款解讀六是進(jìn)一步完善了會計檔案的鑒定銷毀程序。(第十六、第十七條、第十八條)六是進(jìn)一步完善了會計檔案的鑒定銷毀程序會計檔案的銷毀是會計檔案管理的重要環(huán)節(jié)，對到期的會計檔案進(jìn)行鑒定是檔案銷毀的前提和基礎(chǔ)。100六是進(jìn)一步完善了會計檔案的鑒定銷毀程序舊《管理辦法中》關(guān)于會計檔案的銷毀存在的問題（1）規(guī)定了會計檔案銷毀的具體程序，但未明確銷毀前的鑒定工作和有關(guān)責(zé)任（2）要求“單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”，這在一定程度上將銷毀的最主要責(zé)任歸于單位負(fù)責(zé)人。在實際工作中，為避免可能發(fā)生的風(fēng)險和承擔(dān)的責(zé)任，對于已超過最低保管期限且符合銷毀條件的會計檔案，單位負(fù)責(zé)人一般也不愿輕易銷毀，會計檔案銷毀工作很難有效實施。（3）國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷已無必要（4）沒有電子檔案銷毀的規(guī)定六是進(jìn)一步完善了會計檔案的鑒定銷毀程序（1）增加了銷毀鑒定的程序和要求P51頁（2）刪除了國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷的規(guī)定。（3）明確了會計檔案銷毀工作的組織單位和監(jiān)督單位，規(guī)定“會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭,組織單位會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行?！保?）增加了會計檔案銷毀的責(zé)任人，要求“單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。”（5）增加電子會計檔案監(jiān)銷。“電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷?！绷沁M(jìn)一步完善了會計檔案的鑒定銷毀程序第十六條

單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。第十七條

會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。第十六條、十七條主要規(guī)范已到最低保管期限的會計檔案的鑒定工作。各單位應(yīng)定期對保管期滿的會計檔案進(jìn)行鑒定，并根據(jù)鑒定結(jié)果，對保管期滿的會計檔案進(jìn)行相應(yīng)的處置。會計檔案的鑒定周期、頻率可視單位的實際情況而定。如果每年到期檔案量不大且?guī)旆靠臻g充足，可幾年鑒定一次，如果每年到期會計檔案量比較大，且?guī)旆靠臻g有限，可每年開展一次鑒定工作。103第十八條

經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：（一）單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。（二）單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。（三）單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計檔案銷毀工作，并及會計管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對；在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。六是進(jìn)一步完善了會計檔案的鑒定銷毀程序104討論審定重新劃定保管期限仍需繼續(xù)保管確無價值銷毀檔案鑒定委員會監(jiān)銷銷毀前：清點核對銷毀后：簽名蓋章逐卷、逐份閱讀已到保管期限初步鑒定意見檔案機(jī)構(gòu)、會計機(jī)構(gòu)、債權(quán)債務(wù)未了需要繼續(xù)保存以鑒定時點為起點銷毀清冊簽字同意六是進(jìn)一步完善了會計檔案的鑒定銷毀程序106第四章條款解讀七是明確了會計檔案出境的管理要求。第二十五條七是明確了會計檔案出境的管理要求。會計檔案出境必須符合以下國家有關(guān)規(guī)定：1.《中華人民共和國檔案法》第十八條規(guī)定“屬于國家所有的檔案和本法第十六條規(guī)定的檔案以及這些檔案的復(fù)制件，禁止私自攜運出境?！?.《中華人民共和國保守國家秘密法》第二十五條第五款規(guī)定“未經(jīng)有關(guān)主管部門批準(zhǔn)，不得攜帶、傳遞國家秘密載體出境。”108七是明確了會計檔案出境的管理要求。3.《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十九條規(guī)定“各級國家檔案館館藏的一級檔案嚴(yán)禁出境。各級國家檔案館館藏的二級檔案需要出境的，必須經(jīng)國家檔案局審查批準(zhǔn)。各級國家檔案館館藏的三級檔案、各級國家檔案館館藏的一、二、三級檔案以外的屬于國家所有的檔案和屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案及其復(fù)制件，各級國家檔案館以及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人需要攜帶、運輸或者郵寄出境的，必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)，海關(guān)憑批準(zhǔn)文件查驗放行?！睍嫏n案出境根據(jù)其等級不同，由不同級別的檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)。機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人的會計檔案需要攜帶、運輸或者郵寄出境的，必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)。有關(guān)辦理方法可參見各地檔案行政管理部門有關(guān)行政審批事項辦理方法。109七是明確了會計檔案出境的管理要求。4.《關(guān)于加強(qiáng)在境外發(fā)行證券及上市相關(guān)保密和檔案管理工作的規(guī)定》第三條規(guī)定“在境外發(fā)行證券及上市過程中，境外上市公司向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機(jī)構(gòu)和境外監(jiān)管機(jī)構(gòu)提供或者公開披露涉及國家秘密的文件、資料和其他物品的，應(yīng)當(dāng)依法報有審批權(quán)限的主管部門批準(zhǔn)，并報同級保密行政管理部門備案。是否屬于國家秘密不明確或者有爭議的，應(yīng)當(dāng)報有關(guān)保密行政管理部門確定?！钡谒臈l規(guī)定“在境外發(fā)行證券及上市過程中，境外上市公司向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機(jī)構(gòu)和境外監(jiān)管機(jī)構(gòu)提供或者公開披露涉及國家安全或者重大利益的檔案的，應(yīng)當(dāng)依法報國家檔案局批準(zhǔn)。”110第四章條款解讀八是完善會計檔案利用的有關(guān)要求（第十三條第2款）八是完善會計檔案利用的有關(guān)要求（1）刪除了“經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)”的說法（2）現(xiàn)行《管理辦法》規(guī)定，“各單位保存的會計檔案不得借出”。實際工作中，在業(yè)務(wù)主管部門的檢查、國家審計部門的審計中或者出于司法需要，會計檔案會被借出。因此新《管理辦法》規(guī)定，“單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)?！保?）強(qiáng)調(diào)各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度，要求各單位嚴(yán)格按照有關(guān)制度使用會計檔案。（4）增加了借入檔案的管理。會計檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計檔案,確保借入會計檔案的安全完整,并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。第四章條款解讀九是對不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位做出了特別規(guī)定第二十九條第四章條款解讀個體工商戶黨的機(jī)關(guān)及會計法一致起來根據(jù)情況參照第四章條款解讀十是對中止單位會計檔案處置提出了新的要求1.行政事業(yè)單位終止后檔案的處置交由上級單位或由綜合檔案館處置2.國有產(chǎn)權(quán)企業(yè)終止后檔案的處置《國有企業(yè)資產(chǎn)及產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》（檔發(fā)字[1998]6號）有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置應(yīng)移交企業(yè)主管部門或所在地國家檔案館3.外商投資和民營企業(yè)終止后檔案的處置一是交由所在地綜合檔案館處理二是自行處理有新單位并入新檔案檔案統(tǒng)一保管《管理辦法》第二十、二十一、二十二、二十三、二十四條對單位終止、合并、分立等情形下會計檔案的歸屬及移交作了明確的規(guī)定。重點把握三點：（一）會計檔案移交的基本原則能夠確定檔案歸屬的，會計檔案交由確定的檔案歸屬單位保管；不能確定檔案歸屬的，會計檔案應(yīng)移交給單位主管部門或所在地國家檔案館；未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方或承接方保存。116《管理辦法》第二十、二十一、二十二、二十三、二十四條對單位終止、合并、分立等情形下會計檔案的歸屬及移交作了明確的規(guī)定。重點把握三點：（二）搞清楚“建設(shè)單位”是什么

建設(shè)單位不同于勘察設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位，它是項目建設(shè)過程的管理方，也就是建設(shè)工程合同的甲方、項目法人。建設(shè)單位也不等同于業(yè)主。業(yè)主是建設(shè)形成的實體（物權(quán)）的所有者，即建設(shè)項目接受單位。如果業(yè)主直接負(fù)責(zé)項目的建設(shè)，那么業(yè)主就是建設(shè)單位；如果業(yè)主或第三方出資，由項目法人建立的單位實際管理建設(shè)全過程，那么這個實際管理建設(shè)項目的單位就是建設(shè)單位。

建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案需要移交給建設(shè)項目接受單位的，按照《管理辦法》第二十四條處理。117第四章條款解讀建設(shè)單位業(yè)務(wù)移交會計檔案的處置地鐵建設(shè)水利設(shè)施高速公路等《管理辦法》第二十、二十一、二十二、二十三、二十四條對單位終止、合并、分立等情形下會計檔案的歸屬及移交作了明確的規(guī)定。重點把握：（三）電子會計檔案應(yīng)當(dāng)及其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)及其讀取平臺一并移交。檔案接收單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。119第四章條款解讀十一是對委托代理記賬機(jī)構(gòu)的檔案管理責(zé)任明確了要求。十一是對委托代理記賬機(jī)構(gòu)的檔案管理責(zé)任

明確了要求。

（1）首先應(yīng)該明確受托代理記賬機(jī)構(gòu)對于會計檔案的管理、保護(hù)和利用同樣應(yīng)該遵循《會計檔案管理辦法》的總體原則和具體要求（2）委托人委托代理記賬機(jī)構(gòu)代理記賬，應(yīng)當(dāng)在相互協(xié)商的基礎(chǔ)上，訂立書面委托合同。P64頁（3）代理記賬機(jī)構(gòu)如滿足新《管理辦法》第八條、第九條規(guī)定條件的，可以利用信息化手段管理委托人的電子會計檔案。第四章條款解讀十二會計檔案工作職責(zé)及分工監(jiān)督方式：檢查為主指導(dǎo)方式：培訓(xùn)、試點，解讀文件等財政部和檔案部門協(xié)同第四章條款解讀單位的職責(zé)：制度、措施、保障條件形成整理組卷鑒定保管利用會計檔案工作制度內(nèi)容職責(zé)分工（會計部門、檔案部門）資料形成要求歸檔要求（時間、交接）分類、整理要求保管要求（排架、庫房、溫顯度等）鑒定及銷毀要求利用要求（調(diào)閱、借出審批權(quán)限）罰則內(nèi)容第二章修訂背景及意義第三章修訂概況介紹第四章條款解讀第五章實施方法第一章修訂過程第五章實施方法一、保管期限調(diào)整二、憑證無紙化實施第五章實施方法一、關(guān)于保管期限的銜接規(guī)定P125頁（一）新《管理辦法》及原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限不一致的，按照新《管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。（二）已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定可以銷毀但尚未進(jìn)行銷毀的會計檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定組織銷毀；已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定予以繼續(xù)保管的會計檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》確定繼續(xù)保管期限（最低繼續(xù)保管期限等于新《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限減去已保管期限，下同）。第五章實施方法（三）已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未進(jìn)行鑒定的會計檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行鑒定（第十七條），確定銷毀或繼續(xù)保管。確定銷毀的，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定組織銷毀；確定繼續(xù)保管的，應(yīng)按照新《管理辦法》確定繼續(xù)保管期限。批量繼續(xù)保管（新的最低保管期限—已保管期限）未了債權(quán)債務(wù)保存至未了事項完結(jié)時為止（四）未到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限的會計檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定重新劃定保管期限。第五章實施方法二、關(guān)于電子會計資料歸檔的銜接規(guī)定（一）單位如在新《管理辦法》施行前已利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段開展會計核算和會計檔案管理，其有關(guān)工作符合《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》（財會〔2013〕20號）得要求，所形成的、尚未移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管的會計資料符合新《管理辦法》第八條、第九條規(guī)定的電子會計檔案歸檔條件的，可僅以電子形式歸檔保管。2014年以前形成的會計資料一律按照原《管理辦法》的規(guī)定歸檔保管。（二）各單位根據(jù)新《管理辦法》僅以電子形式保存會計檔案的，原則上應(yīng)從一個完整會計年度的年初開始執(zhí)行，以保證其年度會計檔案保管形式的一致性。第五章實施方法一、保管期限調(diào)整已到保管期限未到保管期限已鑒定未鑒定銷毀繼續(xù)保存按照新《管理辦法》的規(guī)定延長保管期限按照新《管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行價值鑒定按照新《管理辦法》的規(guī)定組織銷毀按照新《管理辦法》的規(guī)定重新劃定保管期限批量檔案未了事項保存至未了事項完結(jié)時為止第五章實施方法內(nèi)部鑒銷第五章實施方法只需保管到未了事項完結(jié)第五章實施方法先鑒定再銷毀及舊《辦法》有區(qū)別第五章實施方法如2005年形成的會計憑證檔案，原定保管期限是15年，保管期限2006年起算，至2015年12月，已保管10年；按照原《管理辦法》只需再保管5年至2020年12月，即可進(jìn)行到期鑒定，如鑒定確無繼續(xù)保存價值就可銷毀。但由于新《管理辦法》對憑證類會計檔案保管期限進(jìn)行了延長，該批會計檔案未到原定保管期限，其保管期限應(yīng)延長為30年，即到2035年12月才算到保管期限，可在2036年進(jìn)行到期檔案鑒定后，確無繼續(xù)保存價值即可銷毀。其他各類會計檔案的處理方法照此類推。第五章實施方法比如，某單位2000年形成的會計憑證，已到原《管理辦法》規(guī)定的15年的最低保管期限，2015年12月20日該單位對其進(jìn)行了鑒定認(rèn)為應(yīng)繼續(xù)保管，那么其最低繼續(xù)保管期限應(yīng)為15年（新《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限30年-已保管期限15年）。第五章實施方法二、憑證無紙化實施2014年以前形成的會計資料一律按照原《管理辦法》的規(guī)定歸檔保管。從一個完整會計年度的年初開始執(zhí)行第五章實施方法新《管理辦法》在給企業(yè)的挑戰(zhàn)及機(jī)會挑戰(zhàn)：檔案數(shù)量在近幾年會維持在較高量位未到期檔案重新鑒定會將帶來一些工作量新辦法及舊辦法的銜接