采購制度的規(guī)劃

采買制度的規(guī)劃對采買功能之體認優(yōu)異采買人員應(yīng)具備之條件采買部門之組織與地位采買制度與受權(quán)采買作業(yè)之流程與窗體采買計劃與估算之編訂采買制度之規(guī)劃對采買功能之體認『買』、『賣』是公司的主要活動，但公司界與學術(shù)界過去重賣輕買的現(xiàn)象是一般公司購料支出約占制造成本55%以上；所以采買管理能否優(yōu)異，對公司的存續(xù)與發(fā)展有舉足輕重的直接影響。采買之范圍，不只包含有形的物體，比如原、副料、機具設(shè)施、事務(wù)用品等；也包含無形的勞務(wù)，比如技術(shù)、服務(wù)等。在當今競爭強烈的全世界化環(huán)境下，公司可借著降低成本而達到立穩(wěn)利基、增添顧客價值的目的。已經(jīng)有愈來愈多的公司重視采買和資源管理，優(yōu)異的采買和資源管理可降低成本，并提高質(zhì)量與技術(shù)。優(yōu)異采買人員應(yīng)具備之條件要達成采買重擔，采買人員一定具備各種特質(zhì)要件。采買人員一定具備之特質(zhì)要件以下：為人正直、誠正廉潔。值得信任。態(tài)度踴躍。勤懇成性。富協(xié)調(diào)性，樂于和別人交流。應(yīng)變能力強，富彈性。學習能力高。辦事周祥。別的，經(jīng)驗的積累亦是重要的要素之一。采買部門之組織與地位一般經(jīng)營系統(tǒng)包含營銷、生產(chǎn)、會計、人事、物料、采買等功能。各功能互相連接而形成經(jīng)營系統(tǒng)，而采買系統(tǒng)是整體系統(tǒng)中之不行或缺之一部分。所謂的管理系統(tǒng)，乃指為了遂行系統(tǒng)而進行實質(zhì)的管理工作，其綱要以下：為追求有效的管理，一定透過組織來進行管理的工作，于是在創(chuàng)業(yè)時就是要規(guī)劃公司的組織。以后則視必需加以改良、更改。）管理工作預(yù)先要有計劃。計劃包含長程、短程計劃及估算等等。各部門）有了計劃后，為了要達成計劃，一定對各樣作業(yè)的履行加以控制，保證這類組織的建立、計劃、履行、查核組成了管理循環(huán)。而采買目標與采買計劃的制定，是依照前面所論述的看法，茲將采買管理的系統(tǒng)說明以下：采買目標的設(shè)定方式有關(guān)部門親密配合以順利獲取所需物料之重責。采買目標應(yīng)列入公司整體性目標中，其重要性可見一斑。采買目標可分為一般性基本目標與個別性履行目標，一般性基本目標是針對采買計劃與采買活動而設(shè)定，往常涵蓋以下范圍：）公司原料之自制與外購。）物料的采買與庫存。）長久契約與短期契約的簽署。）供貨商的選擇與評估。）上下游互相采買情況。）總公司采買與分公司采買。）采買部門與其有關(guān)部門。）采買作業(yè)與個人之關(guān)系。）采買人員的業(yè)務(wù)辦理。）采買倫理的問題。采買計劃以內(nèi)容所謂采買計劃就是對各種采買活動于預(yù)先就決定其辦理的方法，并依循此方法，達成整個采買任務(wù)。所以采買計劃的內(nèi)容，包含以下各項計劃：）采買品的市場檢查。如采買品的市場改動，情信息報采集，景氣改動的）合力廠商的檢查與選擇。檢查并選擇優(yōu)異的供貨商或合力商以保證物料）采買品的質(zhì)量計劃，進廠計劃（交期計劃），供貨商計劃等等。）采買的技術(shù)開發(fā)，如采買工程，工業(yè)工程，價值剖析，系統(tǒng)工程等。幾乎全部的制造業(yè)公司，都有采買部門。但是在那些公司里，采買的功能性其實不被重視。以下簡述數(shù)項公司重視采買功能程度之影響要素。歷史性：公司歷史也許關(guān)于采買功能在公司的地點有最重要的影響力。在較早成立的公司，公司常常都對采買成立一套制式的程序。比如集中采買或分別采買。集中采買是指整個公司公司（包含母子公司、國外單位等），在采買時，是統(tǒng)合起來采買。集中采買和分別采買業(yè)界特別流行。在一家沒有分公司的公司，就無集中采買與分別采買的名辭。當一家公司有很多單位分別各地時，集中采買與分別采買之運用極為重要。大宗且共同的物料，由總公司集中采買，因為數(shù)目大，又有專職人員負責，可使采買技術(shù)與情報較先進與靈通。且因采買數(shù)目大，可爭取較大價錢折扣，并與供貨商成立較優(yōu)異關(guān)系。但是在零星、緊迫、特別、供給生產(chǎn)設(shè)施使用的小額采買時，重點在短期靈巧調(diào)動，則以分別采買較為適合。集中采買的長處乃藉由大批購置，獲取價錢上優(yōu)勢。但是卻有一弊端，就是當大批購置時，事實上也就代表了訂單辦理流程較缺少彈性，沒法實時訂購。這會降低當有生產(chǎn)需求時的響應(yīng)速度。但是因為科技的進步，除了使公司可先行評估出正常的需求外，也有體制使得有特別需求時，可直接和供貨商接觸。這樣，不只有大批購置所帶來的價錢優(yōu)勢，也能達到實時反響的長處。采買權(quán)之一致化：位都可向外申購，將造成公司之雜亂。一般而言，公司內(nèi)各部門所需之物件應(yīng)向采買部門請購，再由采買部門向外采買。若采買人員對某種物件不清楚時，應(yīng)努力學習，認清物件以利采買的進行。不論怎樣，采買不得由未經(jīng)受權(quán)批準人員進行。若沒有一個專業(yè)且獨一的采買集體，想發(fā)展和整合一公司的采買策略是很難的。當今，有幾項發(fā)展趨勢在美國大型公司產(chǎn)生。采買已變的較少戰(zhàn)術(shù)功能，而傾向戰(zhàn)略策略功能、公司把生產(chǎn)與采買策略加入競爭策略計劃中。上述所說趨勢都需要一強有力的集權(quán)式采買集體作后援，由他們來發(fā)展采買策略。沒有這樣的集體，公司采買策略將沒法和整個公司組織整合。但針對分權(quán)式采買而言，采買人員一定對當?shù)氐倪\營需求有許多的認識，包含對產(chǎn)品、流程、公司等有較深入的認識。這些認識，可使買者和供貨商之間發(fā)展出較優(yōu)異的關(guān)系。產(chǎn)品開發(fā)支持：關(guān)于新產(chǎn)品和創(chuàng)新的需求，假如強于競爭者的話，可增進公司的競爭優(yōu)勢。因為大多半的產(chǎn)品創(chuàng)新發(fā)生于作業(yè)單位水平，而分權(quán)式采買構(gòu)造較簡單支持新產(chǎn)品的發(fā)展。因為新產(chǎn)品會產(chǎn)生額外原物料需求，分權(quán)式采買構(gòu)造之采買人員與供貨商擁有優(yōu)異默契，將更為簡單獲得。擁有權(quán)：分權(quán)下，人員較能夠認識和支持部門目標。假如是在集權(quán)下，人員較不可以認識部門需求。近幾年，一些公司傾向分權(quán)的模式。這些公司為了降低成本，降低其公司組織人員編制，包含集權(quán)式采買集體。別的，近來潮流開始趨勢采買決議的批準由較低的管理等級決定。這樣的狀況，降低了公司對集權(quán)式采買集體的需求。供給鏈管理：供給鏈管理是一個組織性的看法，主要藉由使用完整系統(tǒng)看法，程狀況下，盡可能使原物料和在制品的存量最低，所以可使公司降低存貨擁有成工具未能使其產(chǎn)能最大，所造成的成本增添，將會使運輸部門和生產(chǎn)/型，將是管應(yīng)當局挑戰(zhàn)的議題。為何公司會支持物料管理看法呢？有幾項長處是不言而喻的：能夠增添對原料成本的控制力?？墒孤毠θ嫘缘南到y(tǒng)有更深的認識，而非限制于狹小的功能上的看法?？墒沟貌灰粯硬块T間更能交流、協(xié)調(diào)。我們能夠藉由列出物料履行的作業(yè)，認識組織內(nèi)的物料管理。就大多半的組織而70%30%則是對另一經(jīng)理人員負責。采買制度與受權(quán)采買一定考慮以下需求：正確的價錢購置物件。正確的根源。切合特定的要求。正確的數(shù)目。正確的時間運送、送到。運送給正確的顧客。大多半的公司都有運輸部門或功能，因為其重要性是跟著采買數(shù)目的增加而的公司。就好像把產(chǎn)品運送至顧客所需耗資的成本同樣，原物料的運輸成本控15年來，質(zhì)量控制的重要性已愈來愈為人所貨商在質(zhì)量程序上飾演相當重要的角色。采買程序：在采買程序中，開出訂購單可是是采買程序的一部份而已。而采買計劃、物料根源、情報采集、適合采買時間以及其余重要影響要素都需預(yù)先加以決定。在一世產(chǎn)工廠里，采買程序包含以下主要步驟：采專責的人員開出請購單(PurchaseRequisition) ，交予采買部門。）決定購置哪些物料及購置多少量量。）研究市場趨勢，并決定出最有益的購置機遇。）決定物料供給根源以進行采買事項。）以詢價、報價、比價等程序決定有益價錢，并選用適合供貨商。）與供貨商訂立采買合約并開具訂購單。）監(jiān)察供貨商準時交貨。）查對并達成采買交易行為，依據(jù)查收單(ReceivingReport) 或質(zhì)量數(shù)目的查驗報告，查對供貨商狀況，并對供貨商的不良品加以辦理。程中所需求的原料，這樣才能保證所購置的原物料切合需求。采買功能：接觸新的技術(shù)、科技、生產(chǎn)循環(huán)時間的減少。由以前的數(shù)據(jù)顯示，公司有一半的支出是發(fā)生于采買上，由此可看出采買的重要性。要有成功的采買管理，需要很多不一樣的作業(yè)配合。采買功能有以下數(shù)項：）發(fā)展制度化的文件和供貨商的策略材物料切合生產(chǎn)所需求。）發(fā)展和履行采買與供貨商績效評估制度。）和供貨商成立實時信息系統(tǒng)。）成立有彈性的組織構(gòu)造。）和工程、生產(chǎn)、供貨商等，發(fā)展出優(yōu)異互動關(guān)系。）和供貨商共同發(fā)展出領(lǐng)導(dǎo)技術(shù)。采買作業(yè)流程，因采買根源與對象，而有些許差別，但最基本的流程仍迥然不一樣。采買循環(huán)包含：）辨別采買需求。）潛伏供貨商資源評估。）選擇供給的資源。）收到原料。）連續(xù)性的績效評估和供貨商管理。）其余有關(guān)采買程序的文件、窗體。供貨商需供給原料輸運的票據(jù)。包含幾項重點，所運輸?shù)奈锛?shù)目，也記錄了采買單等票據(jù)的號碼，以資追蹤和稽核。此票據(jù)特別重要，因為當客戶收到供貨商所運輸?shù)呢浳飼r，此票據(jù)可比較能否帳上的數(shù)目和實質(zhì)運輸?shù)挠袩o一致。報價懇求單：報價懇求單往常由采買部門填妥項目、數(shù)目等有關(guān)數(shù)據(jù)后，寄給供貨商，要求供貨商針對采買項目及數(shù)目進行報價工作。往常此一票據(jù)所包含的資料有：資料規(guī)格表采買的數(shù)目預(yù)期交貨日交貨地址供貨商的決定日期。別的，報價懇求單也可能要求供貨商供給以下數(shù)據(jù)：采買品的單價與總價運費由誰負責付款條件（比如現(xiàn)金折扣等等）預(yù)期交貨日其余特別條件。采買單（訂購單）：是對供貨商所做購置證明、許諾的重要文件。此文件擁有法律上拘束力，一經(jīng)采買部門開出、批準后即兌現(xiàn)。往常采買單所包含數(shù)占有：采買單之流水號采買品數(shù)目采買品的規(guī)格交貨日與交貨地址采買品的單價與總價現(xiàn)金折扣或其余付款條件其余特別要求。關(guān)于一年內(nèi)需連續(xù)使用的外購品，采買部門往常會開出數(shù)張報價懇求單給不一樣的供貨商；而當某一供貨商被選上時，采買部門會開出綜合訂單，這類訂單可指出整個年度所需購置的項目與數(shù)目。當生產(chǎn)等部門需要上述物件時，可徑自行開出訂單給供貨商，而不需再經(jīng)過采買部門，自然物件的項目與數(shù)目需切合綜合訂單上已經(jīng)批準的項目。此種票據(jù)的作法能夠讓公司與其供貨商成立較長久關(guān)系，且易獲取采買品的現(xiàn)金折扣和簡化采買流程。采買需求單（請購單）：往常由物料的需求部門（如生產(chǎn)、品管）所提出，這些部門要求采買部門為其購置所需物件。此一請購單所包含的項目往常有：欲采買的項目為何數(shù)目有多少預(yù)期交貨日為何預(yù)期的價錢交貨地址其余。請購單為采買作業(yè)之起點，往常由使用物料單位等發(fā)出一個采買懇求，最常用的是采買需求單，屬于公司內(nèi)部的文件。采買需求單有很多不一樣格式，但每張采買單中必定要包含以下述數(shù)項信息：原料的描繪（品名）所需求的數(shù)目與日期所預(yù)計的單位成本所波及的會計科目寫此票據(jù)的日期格式。6.采買計劃與估算之編制采買的履行與控制：為使采買計劃能順利推展，采買業(yè)務(wù)應(yīng)怎樣正確的履行，怎樣將采買業(yè)務(wù)控制的適合利處，乃相當重要之課題。為使