合同管理制度

合同管理制度總則為規(guī)范和理順xx有限公司（以下簡稱“公司”或“礦業(yè)公司”）合同管理程序，加強(qiáng)合同管理，確保公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)交易安全，最大限度地防范和化解交易風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，特制定本制度。合同管理是指公司及所屬各單位（含子公司）對(duì)合同的訂立、履行、變更、解除終止及歸檔等方面的管理。合同管理內(nèi)容包括：合同意向的評(píng)審、確認(rèn)，對(duì)方資信審查，合同招（議）投標(biāo)、談判、文本編審，合同簽約、履行、結(jié)算，合同監(jiān)督與審核、爭(zhēng)議解決，基礎(chǔ)（檔案）資料建立以及考核的全過程管理。合同的訂立，除即時(shí)清結(jié)且金額在5000元以下的外，應(yīng)當(dāng)采用書面形式。禁止口頭協(xié)議和用其它不合法的方式進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。禁止將合同標(biāo)的價(jià)格化整為零的方式規(guī)避簽訂合同。重大合同信息對(duì)外披露依照xx股份有限公司及公司相關(guān)信息披露相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。任何人、單位和部門不得就知悉公司簽訂重大合同信息對(duì)外披露。本規(guī)定所指的合同分以下幾類：一、外部合同：公司與外部單位之間，所屬單位與外部單位之間，公司與子公司之間，公司子公司之間簽訂的合同。二、內(nèi)部合同：公司與所屬單位（不含子公司）之間，公司所屬各單位（不含子公司、控股公司、參股公司）之間簽訂的合同。本制度所指所屬單位是指沒有領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照或雖領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照但不是企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照的分支機(jī)構(gòu)和公司全資子公司、控股公司、參股公司。本本制度所指職能部門是指公司機(jī)關(guān)具有管理職責(zé)的部門。本制度合同承辦部門所指所屬單位或職能部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要及公司安排，具體承擔(dān)合同簽訂、執(zhí)行等公司所屬單位或職能部門。合同承辦部門負(fù)責(zé)人是合同責(zé)任人，合同相關(guān)業(yè)務(wù)人員為合同承辦人員。管理部門及職責(zé)公司企業(yè)管理部是公司合同管理部門。公司各類合同由合同管理部門統(tǒng)一管理，法律顧問按合同管理涵蓋內(nèi)容組織合同工作程序的執(zhí)行，其基本職責(zé)是：一、制訂合同管理規(guī)章制度，根據(jù)需要修訂補(bǔ)充有關(guān)配套制度，并對(duì)合同管理工作進(jìn)行檢查、監(jiān)督；二、組織對(duì)合同相對(duì)方進(jìn)行資信審查、文本確立、簽約，參與招標(biāo)、談判；三、對(duì)各類合同進(jìn)行審核、簽章，監(jiān)督合同的履行和結(jié)算工作；四、組織并參與合資、合作項(xiàng)目法律論證和招（議）標(biāo)談判以及重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的特殊合同文本起草工作；五、管理和正確使用公司合同專用章；六、負(fù)責(zé)合同文本的保管及合同臺(tái)帳的建立、維護(hù)，負(fù)責(zé)合同發(fā)放、借閱工作；七、對(duì)合同簽約、履行和存在問題進(jìn)行\(zhòng)o"統(tǒng)計(jì)"統(tǒng)計(jì)分析；八、組織處理涉及合同的爭(zhēng)議或糾紛。公司職能部門及所屬單位是合同意向提出的基本單位，其主要職責(zé)是：一、負(fù)責(zé)向公司及合同管理部門提出合同簽訂意向申請(qǐng)；二、擬定合同文本初稿，對(duì)合同基本的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、安全性條款提出具體要求；對(duì)

國家或行業(yè)有合同示范文本的，可參照選用。三、\o"推薦"推薦具有資信能力符合條件的合同相對(duì)方、參與合同初評(píng)；四、參與合同的談判并負(fù)責(zé)根據(jù)談判結(jié)果完善合同文本；五、辦理合同簽訂審批，并將審批結(jié)果報(bào)合同管理部門；六、履行合同、反饋合同執(zhí)行結(jié)果并辦理付款審報(bào)；公司各職能部門及所屬單位是合同管理相關(guān)業(yè)務(wù)的專業(yè)技術(shù)審查單位，主要職責(zé)是：一、負(fù)責(zé)對(duì)合同的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、安全性條款進(jìn)行專項(xiàng)審查；二、協(xié)助處理涉及本專業(yè)合同的爭(zhēng)議或糾紛。根據(jù)業(yè)務(wù)管理歸屬，各職能部門及所屬單位按照職能要求負(fù)責(zé)各類合同的專業(yè)技術(shù)審查。法律顧問負(fù)責(zé)法律事務(wù)、資質(zhì)、合法性、程序、合同條款完備等相關(guān)審查。公司所屬各單位是各類合同履行執(zhí)行的責(zé)任主體。各單位應(yīng)配備具有上崗資格的兼職合同管理人員，負(fù)責(zé)各類合同的報(bào)審及日常管理工作。合同申請(qǐng)、評(píng)審、審批、訂立合同簽訂必須執(zhí)行下列程序：一、合同簽訂申請(qǐng)程序；二、合同簽訂會(huì)審會(huì)簽程序；三、合同簽訂權(quán)限審批程序;四、合同簽訂法律審查程序。合同實(shí)行申請(qǐng)制度；合同承辦部門在得到與公司經(jīng)營活動(dòng)有關(guān)的意向、信息、招（議）標(biāo)中標(biāo)通知后，簽訂合同之前，必須向公司申請(qǐng)，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可履行合同簽訂程序。合同承辦部門在得到公司的批準(zhǔn)后，及時(shí)組織對(duì)該項(xiàng)目進(jìn)行可行性調(diào)研及評(píng)估。一、對(duì)項(xiàng)目現(xiàn)有情況和條件以及現(xiàn)有資源進(jìn)行核查落實(shí)，并根據(jù)項(xiàng)目需要確定協(xié)調(diào)配置方案，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)做出可靠的判斷并制定相應(yīng)措施，做出項(xiàng)目概算，擬訂評(píng)估報(bào)告，作為評(píng)審依據(jù)。二、根據(jù)對(duì)該項(xiàng)目進(jìn)行可行性調(diào)研及評(píng)估確定合同相對(duì)方，初步審查合同相對(duì)方是否具有合法資格和滿足項(xiàng)目要求。合同的評(píng)審由合同承辦部門組織，并將評(píng)審結(jié)果報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)，并報(bào)合同管理部門備案。承辦部門根據(jù)合同性質(zhì)，組織法律、財(cái)務(wù)、預(yù)算、價(jià)格管理、技術(shù)管理等相關(guān)部門或人員進(jìn)行評(píng)審、談判。對(duì)于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)聘請(qǐng)外部專家參與相關(guān)工作，并充分了解外部專家的專業(yè)資質(zhì)和勝任能力。合同的談判時(shí)間、地點(diǎn)，由合同承辦部門統(tǒng)一安排，并書面通知合同管理部門及談判人員參加。對(duì)談判過程中的重要事項(xiàng)和參與談判人員的主要意見，應(yīng)由承辦部門做好記錄并作為商業(yè)信息妥善保存，同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)合同談判過程中的管理工作，避免合同舞弊情況的發(fā)生。合同評(píng)審、談判、簽約過程中審查的主要內(nèi)容：一、程序性：項(xiàng)目計(jì)劃和資金是否落實(shí)，是否按要求審核，合同成立條件是否具備等；二、合法性：合同相對(duì)方是否具有合法資格，合同內(nèi)容表達(dá)是否真實(shí)，權(quán)利義務(wù)是否明確，有無超經(jīng)營范圍的交易，是否以合法形式掩蓋非法目的等；三、可行性：合同文本主要條款和其它約定條款的內(nèi)容是否嚴(yán)密，合同相對(duì)方是否具有履約能力，預(yù)期效益取得、可能承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)、不可抗力等因素是否考慮充分等；四、經(jīng)濟(jì)性：合同執(zhí)行的價(jià)格體系、價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)是否有依據(jù)，價(jià)格構(gòu)成是否合理；合同約定的收、付款方式是否合理、可行等；五、技術(shù)性：合同文本主要技術(shù)條款是否齊全、嚴(yán)謹(jǐn)，各項(xiàng)技術(shù)參數(shù)、指標(biāo)、各種性能要求、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)等要詳實(shí)、具體、明確；六、安全性：對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素考慮是否充分、防范措施是否具體得當(dāng)；七、規(guī)范性：合同簽訂程序、合同文本及合同管理是否規(guī)范等。對(duì)評(píng)審、談判、簽約過程中的重要事項(xiàng)和參與談判人員的主要意見，是否修改或更正。正式合同簽訂前須進(jìn)行合同審核，承辦部門和合同管理部門根據(jù)業(yè)務(wù)管理歸屬，確定對(duì)簽訂的合同就合同內(nèi)容進(jìn)行審核的單位及部門。確定審核的單位和部門必須認(rèn)真及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行審核，提出修改意見。審核人必須是合同承辦部門及職能管理部門負(fù)責(zé)人，并對(duì)審查結(jié)果簽字確認(rèn)。合同承辦部門對(duì)審核人提出的修改意見進(jìn)行修訂后，按照本規(guī)定第二十八條審批權(quán)限及《合同簽訂審批流程單》的流程進(jìn)行簽訂。合同審批權(quán)限：一、所屬單位簽訂標(biāo)的在5萬元（含5萬元）以下的合同，由所屬單位經(jīng)理審批。二、控股子公司簽訂標(biāo)的在10萬元（含10萬元）以下的合同，由該公司總經(jīng)理審批。三、部門和所屬單位簽訂標(biāo)的在5萬元以上至10萬元（含10萬元）以下的合同，控股子公司簽訂標(biāo)的在10萬元以上至20萬元（含20萬元）以下的合同，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理審批。四、部門和所屬單位簽訂標(biāo)的在10萬元以上的合同，控股子公司簽訂標(biāo)的在20萬元以上的合同必須經(jīng)公司總經(jīng)理審核、董事長或授權(quán)代表審批。五、出現(xiàn)突發(fā)或緊急事件，則由合同承辦部門根據(jù)分管領(lǐng)導(dǎo)或公司總經(jīng)理批示，報(bào)合同管理部門備案，財(cái)務(wù)部門可提前辦理支付，合同承辦部門后續(xù)補(bǔ)辦合同簽約及付款程序。合同雙方在安全生產(chǎn)中的責(zé)任應(yīng)采用單獨(dú)訂立安全合同作為主合同的必要附件同時(shí)生效。合同會(huì)審及審批手續(xù)及附件齊全后，由合同管理部門負(fù)責(zé)審查簽字并加蓋“xx有限公司合同專用章”后合同生效，同時(shí)，在合同各頁碼之間加蓋騎縫章，防止已簽署的合同被篡改。正式合同上報(bào)公司合同管理部門正本一份、財(cái)務(wù)管理部門副本一份，相關(guān)單位和職能部門副本各一份（特殊情況可增簽合同文本數(shù)量）。法律顧問認(rèn)為需要辦理公證的合同，或國家有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定需要報(bào)經(jīng)審查或備案的合同，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，由合同承辦部門辦理合同公證或?qū)彶?、備案，以確保合同的真實(shí)性、合法性，減少合同爭(zhēng)議和欺詐。各類合同盡可能約定合同發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)的仲裁或法院管轄在公司所在地。特殊合同簽訂確有必要時(shí)采用電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件等數(shù)據(jù)電文形式簽訂合同和業(yè)務(wù)往來，必須遵照下列程序進(jìn)行：一、具有合同性質(zhì)的數(shù)據(jù)電文，必須執(zhí)行申請(qǐng)制度，經(jīng)公司總經(jīng)理同意后，由合同承辦部門擬制數(shù)據(jù)電文文稿由有關(guān)部門審批后報(bào)合同管理部門審核；二、數(shù)據(jù)電文文稿按審批權(quán)限批準(zhǔn)后，合同管理部門審核加蓋合同專用章后，合同承辦部門方可依照數(shù)據(jù)電文文稿內(nèi)容發(fā)出；三、數(shù)據(jù)電文發(fā)出后，必須留有證明已發(fā)和合同另方收到數(shù)據(jù)電文的證據(jù)；四、必須在履行合同前辦理雙方對(duì)數(shù)據(jù)電文文稿書面確認(rèn)文件。往來的電文資料均是合同檔案，應(yīng)依照本規(guī)定存檔備案。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，經(jīng)公司董事長同意，可以授權(quán)有關(guān)人員憑授權(quán)委托書在授予的權(quán)利范圍內(nèi)簽訂合同，但必須遵照下列規(guī)定。一、授權(quán)委托書由法律顧問負(fù)責(zé)起草，授權(quán)委托書內(nèi)容必須明確授權(quán)代理事項(xiàng)、代理權(quán)限及代理期限。二、授權(quán)委托書代理事項(xiàng)必須清楚，權(quán)限范圍必須明確，代理期限不得超過30日。三、授權(quán)委托書必須經(jīng)董事長簽字加蓋公司行政公章方有效；授權(quán)委托書必須留有存根與合同一并存檔。四、授權(quán)代理人在簽訂合同時(shí)對(duì)重要條款必須請(qǐng)示公司總經(jīng)理或?qū)M簽訂合同文稿發(fā)回合同管理部門和法律顧問審查，授權(quán)代理人在得到總經(jīng)理或總經(jīng)理指定公司領(lǐng)導(dǎo)審核、董事長或或授權(quán)代理人批準(zhǔn)后方可簽訂。五、未經(jīng)總經(jīng)理同意或總經(jīng)理指定的公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，授權(quán)代理人不得向合同另一方作出實(shí)質(zhì)性答復(fù)或承諾。六、授權(quán)代理人在合同簽訂后3日內(nèi)必須將已簽訂合同交公司總經(jīng)理和總經(jīng)理指定的公司領(lǐng)導(dǎo)，并報(bào)合同管理部門備案。合同的履行合同訂立后，具有法律效力。公司合同管理部門、職能部門和合同承辦部門，按照合同內(nèi)容，進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督。相關(guān)部門和單位應(yīng)積極配合協(xié)助合同承辦部門履行合同。合同承辦部門要加強(qiáng)合同履行、驗(yàn)收管理工作。承辦部門根據(jù)合同實(shí)際情況，必須做到履行過程中或結(jié)束后，組織合同管理部門、相關(guān)職能部門及實(shí)施單位、使用單位進(jìn)行分期或分批驗(yàn)收。由合同承辦部門、使用單位主管部門簽證驗(yàn)收?qǐng)?bào)告書或執(zhí)行結(jié)果\o"報(bào)告"報(bào)告。合同承辦部門在履行合同時(shí)，必須收集履行合同的相關(guān)證據(jù)，并建立合同履行檔案。合同承辦部門要建立履行合同的責(zé)任制度和體系，制定合同履行流程，完善合同履行的環(huán)節(jié)管理。收入性合同履行，制定發(fā)貨憑單。發(fā)貨憑單上應(yīng)注明貨物的規(guī)格、型號(hào)、品名、單價(jià)、數(shù)量、金額、交貨日期、交貨方式、送貨人、收貨單位等；發(fā)貨憑單必須經(jīng)收貨人簽名或收貨單位蓋章，確認(rèn)貨物已被收到的內(nèi)容。收貨人必須是合同上約定或能提供授權(quán)委托書的收貨人。履行收入性合同應(yīng)做到：一、盡可能地款到發(fā)貨；二、對(duì)客戶進(jìn)行信用調(diào)查包括（是否正當(dāng)經(jīng)營、交易歷史紀(jì)錄，在業(yè)界信譽(yù)等）；三、延期付款必須經(jīng)公司總經(jīng)理同意，延期付款必須要求客戶寫明延期期限和延期期間承擔(dān)責(zé)任的書面文件，且延期付款文件必須有客戶加蓋公章或董事長簽名。四、未能及時(shí)付款或未按照合同約定付款的，要求客戶對(duì)所欠數(shù)額確認(rèn)，確認(rèn)文件必須由客戶董事長或能提供授權(quán)委托書的代理人簽字或由客戶在確認(rèn)單上加蓋公章。五、多筆欠款或連續(xù)欠款的，每年不得少于一次的與客戶對(duì)賬，由客戶確認(rèn)，確認(rèn)文件必須由客戶董事長或能提供授權(quán)委托書的代理人簽字或由客戶加蓋公章；六、對(duì)于客戶欠條或欠款要定期催要欠款，催款文件必須經(jīng)客戶董事長或能提供授權(quán)委托書的代理人簽字或由客戶加蓋公章確認(rèn)，欠款超過十個(gè)月的應(yīng)及時(shí)上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)并將相關(guān)材料報(bào)送合同管理部門和法律顧問，防止超過主張權(quán)利的訴訟時(shí)效；七、如果因?yàn)樨浳锏馁|(zhì)量、數(shù)量等原因而拖欠的貨款，要保存相關(guān)證據(jù)，同時(shí)要掌握客戶是否在合同約定或交易習(xí)慣的期限內(nèi)對(duì)質(zhì)量、數(shù)量異議提出。支付性合同的履行，要制定能證明供貨商、施工、承攬服務(wù)方履行合同的記錄以及合同雙方在履行合同過程中必要的簽證或確認(rèn)文件。履行支付性合同應(yīng)做到：一、合同簽署后，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)對(duì)各供貨商、施工、承攬服務(wù)方的合同履行情況進(jìn)行持續(xù)地跟進(jìn)和監(jiān)控，確保合同所有內(nèi)容得以完整實(shí)現(xiàn)；二、支付預(yù)付款、到貨款、調(diào)試款、進(jìn)度款和質(zhì)保（或保修）金，應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同約定支付；三、對(duì)于不符合合同約定，未按合同條款履約的，或驗(yàn)收未通過的，或存在履行合同瑕疵的情況在驗(yàn)收記錄上詳細(xì)注明，并交供貨商、施工、承攬、服務(wù)方蓋章或經(jīng)其授權(quán)委托書載明的或合同約定的送貨人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。及時(shí)通知公司財(cái)務(wù)門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門等記錄在案。直至付款條件具備時(shí)，方可申請(qǐng)繼續(xù)付款。四、合同對(duì)方響應(yīng)不及時(shí)等，合同承辦部門應(yīng)做到發(fā)現(xiàn)后即可盡最大努力與之溝通，以確保合同另方及時(shí)采取糾正措施；如確需變更或解除原合同，征得公司相關(guān)部門意見后，必須填寫《合同變更申請(qǐng)表》報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意，與合同對(duì)方進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。依照本規(guī)定重新簽訂變更或解除的書面合同；合同履行過程中，對(duì)方對(duì)出現(xiàn)的問題確實(shí)無法解決、拒絕解決或類似的質(zhì)量問題反復(fù)出現(xiàn)時(shí)，報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，依據(jù)合同約定對(duì)方進(jìn)行罰款、扣款、暫不付款或承擔(dān)違約金，在違約金不足以彌補(bǔ)企業(yè)損失時(shí)要求對(duì)方賠償損失等處理。合同對(duì)方嚴(yán)重違約、已聲明不再繼續(xù)履行合同、對(duì)出現(xiàn)的問題確實(shí)無法解決、拒絕解決、類似質(zhì)量問題反復(fù)出現(xiàn)、繼續(xù)履行合同給公司將造成更大損失等情況時(shí)，合同承辦部門應(yīng)整理出所有書面資料及時(shí)提交合同管理部門和法律顧問進(jìn)行評(píng)審，對(duì)于其中證據(jù)不充分的部分，應(yīng)由法律顧問指明后，采取合適理由或方式要求合同對(duì)方配合提供；通過協(xié)商方式確實(shí)已無法解決有關(guān)問題后，應(yīng)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)、公司董事長進(jìn)行報(bào)告，由公司領(lǐng)導(dǎo)層做出最終決定，以采取合法有效措施，制止危害行為的發(fā)生或擴(kuò)大，并在必要時(shí)請(qǐng)求仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院就爭(zhēng)議事項(xiàng)做出司法裁決或判斷；合同履行時(shí)發(fā)生爭(zhēng)議，經(jīng)與合同對(duì)方協(xié)商，對(duì)方愿意妥協(xié)的，可在征得公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，就合同糾紛解決方法簽訂書面協(xié)議，由雙方董事長或書面授權(quán)委托人簽字并加蓋單位印章或合同專用章后生效；合同承辦部門在履行合同時(shí)，必須掌握合同約定或行業(yè)習(xí)慣對(duì)供貨、工程、服務(wù)等質(zhì)量異議期限，對(duì)質(zhì)量存在問題的合同對(duì)方在異議期限內(nèi)及時(shí)提出書面異議。并將相關(guān)問題和異議情況報(bào)送合同管理部門和法律顧問。書面異議必須由合同對(duì)方董事長或書面授權(quán)委托人簽字或合同對(duì)方加蓋公章。合同承辦部門在履行合同時(shí)出現(xiàn)糾紛通過協(xié)商無法解決的，嚴(yán)格掌握訴訟時(shí)效的二年期限，在訴訟時(shí)效期限內(nèi)通過書面請(qǐng)求合同對(duì)方繼續(xù)履行或要求處理糾紛為內(nèi)容等形式中斷、終止訴訟時(shí)效，或在訴訟時(shí)效內(nèi)及時(shí)通過訴訟法院或仲裁機(jī)構(gòu)處理。中斷、終止訴訟時(shí)效的書面請(qǐng)求必須由合同對(duì)方董事長或書面授權(quán)委托人簽字，或采取特種郵件方式送達(dá)合同對(duì)方。采取特種郵件送達(dá)方式應(yīng)在郵件回執(zhí)憑證上簡要注明書面請(qǐng)求的內(nèi)容。經(jīng)郵政部門加戳后郵件回執(zhí)憑證存檔。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人、任何單位和部門擅自放棄追索權(quán)的，公司將追究其責(zé)任。按合同約定完全履行合同，依照公司《結(jié)算管理辦法》辦理結(jié)算。結(jié)算過程遇有重大事項(xiàng)，須上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行解決。每年年末由企管部法律顧問室組織相關(guān)部門對(duì)合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進(jìn)行分析評(píng)估，對(duì)分析評(píng)估中發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的不足，應(yīng)當(dāng)及時(shí)加以改進(jìn)。合同變更、解除、終止對(duì)已存在有效合同關(guān)系，對(duì)原合同變更下列內(nèi)容都屬于合同變更：合同主體改變、標(biāo)的物數(shù)量增減、標(biāo)的物品質(zhì)改變、計(jì)價(jià)及取費(fèi)率改變、工作量增減、價(jià)款或酬金增減、履行期限變更、履行地點(diǎn)改變、履行方式改變、結(jié)算方式改變、所附條件增添或除去、單純債權(quán)變?yōu)檫x擇債權(quán)、擔(dān)保設(shè)定或取消、違約金變更、利息變化、合同糾紛管轄屬地變更等。在合同履行中遇到特殊情況需要變更時(shí)，必須由合同管理部門及承辦方查明原因，提出意見，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，同對(duì)方進(jìn)行協(xié)商。需要變更合同時(shí)，合同承辦部門必須辦理合同變更協(xié)議，經(jīng)審批后，依照本規(guī)定合同簽訂程序，簽署書面變更合同或協(xié)議，加蓋公司合同專用章后生效。在合同尚未履行或尚未全部履行的情況下，需要解除合同時(shí)，遵循與變更合同相同的程序。合同有效成立后，合同對(duì)方未按照合同約定全面履行或者履行合同不符合約定，可以單方面要求解除合同或者雙方協(xié)商終止合同效力或者消滅合同關(guān)系。合同解除或終止必須報(bào)請(qǐng)合同管理部門和法律顧問審核并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。法律顧問對(duì)合同承辦部門提出解除或終止合同的理由和事實(shí)進(jìn)行審查，并要求合同承辦部門收集相關(guān)證據(jù)，作出意見和建議及解除或終止合同善后處理意見。合同專用章管理合同必須加蓋合同專用章，不得用公司行政公章代替。特殊情況經(jīng)合同管理部門同意后，經(jīng)請(qǐng)示公司董事長同意后方可在合同、協(xié)議上使用行政公章。嚴(yán)禁職能部門和所屬單位利用本部門、本單位行政印章對(duì)外進(jìn)行經(jīng)濟(jì)往來或簽訂合同（包括具有合約性質(zhì)的協(xié)議、意向等）。嚴(yán)禁職能部門和所屬單位利用本部門、本單位行政印章為他人提供擔(dān)保、簽訂擔(dān)保合同、協(xié)議或提供具有擔(dān)保性質(zhì)的證明。禁止機(jī)關(guān)職能部門及所屬單位利用其公章在具有合同及經(jīng)營性質(zhì)的文件上使用。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，嚴(yán)禁公司的控股、參股、全資公司對(duì)外或與他人提供擔(dān)保、簽訂擔(dān)保合同、協(xié)議或提供具有擔(dān)保性質(zhì)的證明。公司內(nèi)部合同所屬單位可使用單位行政章。公司刻制xx有限公司合同專用章一枚。xx有限公司合同專用章由合同管理部門負(fù)責(zé)管理。原則上合同專用章不得攜帶外出使用，因工作需要確需帶合同專用章外出使用的，經(jīng)董事長審批后，由合同管理部門合同章管理人攜帶合同專用章一同前往。煤炭銷售合同（框架協(xié)議）簽訂必須依照本規(guī)定，簽訂前合同文本必須經(jīng)合同管理部門和法律顧問審查，并經(jīng)公司董事長或董事長授權(quán)代表簽字方能簽訂。公司的控股、參股、全資公司根據(jù)本規(guī)定的合同簽訂程序和審批權(quán)限及程序在規(guī)定的范圍內(nèi)自行使用經(jīng)公司批準(zhǔn)、工商部門備案的合同專用章。公司的控股公司、參股公司以及全資公司合同專用章刻制不得超過一枚，并指定專人管理并依照本規(guī)定使用。對(duì)外擔(dān)保管理加強(qiáng)規(guī)范公司對(duì)外擔(dān)保管理工作，嚴(yán)格控制對(duì)外擔(dān)保產(chǎn)生的債務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。公司控股子公司原則上不得對(duì)外提供擔(dān)保，特殊情況需對(duì)外提供擔(dān)保的，須報(bào)股東批準(zhǔn)。公司控股子公司的對(duì)外擔(dān)保參照xx股份公司《對(duì)外擔(dān)保管理制度》執(zhí)行。本制度所述的“對(duì)外擔(dān)?！笔侵腹緸樗颂峁┑膿?dān)保，包括為控股子公司提供的擔(dān)保。擔(dān)保形式包括保證、抵押或質(zhì)押。公司對(duì)外擔(dān)保管理實(shí)行多層審核制度，所涉及的公司有關(guān)部門包括：一、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及其下屬財(cái)務(wù)部為公司對(duì)外擔(dān)保的初審及日常管理部門，負(fù)責(zé)受理及初審所有被擔(dān)保人提交的擔(dān)保申請(qǐng)以及對(duì)外擔(dān)保的日常管理和持續(xù)風(fēng)險(xiǎn)控制；二、法律顧問室負(fù)責(zé)公司對(duì)外擔(dān)保的合規(guī)性復(fù)核及按照xx股份公司信息披露有關(guān)規(guī)定上報(bào)xx股份公司。公司對(duì)外擔(dān)保由公司統(tǒng)一管理，必須先經(jīng)xx股份有限公司批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)公司及控股子公司不得對(duì)外提供擔(dān)保，不得相互提供擔(dān)保。公司股東及其他關(guān)聯(lián)方不得強(qiáng)制公司及控股、子公司為他人提供擔(dān)保。公司對(duì)外擔(dān)保申請(qǐng)由公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一負(fù)責(zé)受理，被擔(dān)保人應(yīng)當(dāng)至少提前30個(gè)工作日向公司及財(cái)務(wù)部提交擔(dān)保申請(qǐng)書，擔(dān)保申請(qǐng)書至少應(yīng)包括以下內(nèi)容：一、被擔(dān)保人的基本情況；二、擔(dān)保的主債務(wù)情況說明；三、擔(dān)保類型及擔(dān)保期限；四、擔(dān)保協(xié)議的主要條款；五、被擔(dān)保人對(duì)于擔(dān)保債務(wù)的還款計(jì)劃及來源說明；六、反擔(dān)保方案；七、被擔(dān)保人不存在重大訴訟、仲裁或行政處罰的說明。被擔(dān)保人提交擔(dān)保申請(qǐng)書的同時(shí)還應(yīng)附上與擔(dān)保相關(guān)的資料,應(yīng)當(dāng)包括：一、被擔(dān)保人的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；二、被擔(dān)保人最近經(jīng)審計(jì)的上一年度及最近一期財(cái)務(wù)報(bào)表；三、擔(dān)保的主債務(wù)合同；四、債權(quán)人提供的擔(dān)保合同格式文本；五、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及其下屬財(cái)務(wù)部門認(rèn)為必要提交的其他資料。公司財(cái)務(wù)部門在受理被擔(dān)保人的申請(qǐng)資料后應(yīng)及時(shí)對(duì)被擔(dān)保人的資信情況進(jìn)行調(diào)查，分析其財(cái)務(wù)狀況、行業(yè)前景、經(jīng)營運(yùn)作狀況和信用信譽(yù)情況，并評(píng)估向其提供擔(dān)保的風(fēng)險(xiǎn)，作出評(píng)估意見形成書面報(bào)告后送交法律事務(wù)辦公室。被擔(dān)保人要求變更事項(xiàng)的，應(yīng)重新履行評(píng)估與審批程序。法律事務(wù)辦公室在收到上述報(bào)告及相關(guān)資料后進(jìn)行合規(guī)性審核以及對(duì)外擔(dān)保累計(jì)總額控制審核。審核通過后，根據(jù)《公司章程》和xx股份有限公司批復(fù)及相關(guān)規(guī)定組織履行法律審查。公司法律事務(wù)辦公室審核被擔(dān)保人的擔(dān)保申請(qǐng)時(shí)應(yīng)當(dāng)審慎對(duì)待和嚴(yán)格控制對(duì)外擔(dān)保產(chǎn)生的債務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，在必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)實(shí)施對(duì)外擔(dān)保的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估以作為公司決策的依據(jù)。公司財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)向xx股份有限公司履行年度報(bào)告制度。公司對(duì)外提供擔(dān)保應(yīng)當(dāng)訂立書面擔(dān)保合同，擔(dān)保合同應(yīng)當(dāng)符合相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，且主要條款應(yīng)當(dāng)明確無歧義。擔(dān)保合同的簽訂應(yīng)遵照本規(guī)定執(zhí)行。公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人為公司對(duì)外擔(dān)保的日常管理部門，負(fù)責(zé)公司及控股子公司對(duì)外擔(dān)保事項(xiàng)的統(tǒng)一登記備案管理。公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及其下屬財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)妥善保管所有與公司對(duì)外擔(dān)保事項(xiàng)相關(guān)文件資料，并應(yīng)按季度填報(bào)公司對(duì)外擔(dān)保情況表，并抄送公司總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部、法律顧問室。公司財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)對(duì)擔(dān)保期間內(nèi)被擔(dān)保人的經(jīng)營情況、財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督以進(jìn)行持續(xù)風(fēng)險(xiǎn)控制。如發(fā)現(xiàn)被擔(dān)保人在擔(dān)保期內(nèi)出現(xiàn)對(duì)其償還債務(wù)能力產(chǎn)生重大不利變化的情況，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向公司及公司法律事務(wù)辦公室報(bào)告。被擔(dān)保人債務(wù)到期后需展期并需繼續(xù)由公司提供擔(dān)保的，應(yīng)視為新的對(duì)外擔(dān)保，必須按本制度規(guī)定履行對(duì)外擔(dān)保審批程序。被授權(quán)人員在簽訂擔(dān)保合同時(shí)，必須嚴(yán)格按照xx股份有限公司決議執(zhí)行，不得超越相關(guān)決議簽訂擔(dān)保合同。擅自越權(quán)簽署對(duì)外擔(dān)保合同或怠于行使職責(zé)，應(yīng)當(dāng)追究相關(guān)責(zé)任人員的責(zé)任。公司高級(jí)管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照本規(guī)定及相關(guān)法律、法規(guī)審核對(duì)外擔(dān)保事項(xiàng)，并對(duì)違規(guī)對(duì)外擔(dān)保產(chǎn)生的損失承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。公司對(duì)外擔(dān)保實(shí)行統(tǒng)一管理原則，公司控股子公司對(duì)外擔(dān)保適用本規(guī)定。公司控股子公司應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知公司履行有關(guān)信息披露上報(bào)的義務(wù)。合同報(bào)表及合同檔案管理合同承辦單位，必須建立合同臺(tái)帳管理制度，對(duì)本單位所有的合同按年份編號(hào)、裝訂、保存，做到齊全、正規(guī)，便于檢查。合同承辦單位，應(yīng)按時(shí)定期填報(bào)合同報(bào)表：合同履行情況表，為月報(bào)，填報(bào)單位于每月15日前將上月合同履行情況上報(bào)公司合同管理部門。一、收入類合同：由財(cái)務(wù)管理部門上報(bào)每個(gè)合同收款情況，合同承辦部門填報(bào)合同完成工作量情況。二、支出類合同：采購類合同履行情況由物資供應(yīng)管理部門填報(bào)，其它類合同由相關(guān)合同承辦部門（部門）填報(bào)履行情況。合同文本及有關(guān)資料的保管期限按檔案管理有關(guān)規(guī)定隨工程項(xiàng)目資料歸檔保管。本規(guī)定所稱的合同檔案是指依照本規(guī)定以公司名義或以公司全資子公司、控股公司、參股公司名義對(duì)外簽訂的各類有保存價(jià)值的合同及其有關(guān)文件材料。公司檔案管理部門必須加強(qiáng)對(duì)合同檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。合同檔案實(shí)行由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理。合同的歸檔范圍，應(yīng)包括貨物買賣，合資與合作經(jīng)營、資源開發(fā)、工程承包、加工裝配、安裝服務(wù)，技術(shù)諮詢、服務(wù)、開發(fā)、合作，設(shè)備進(jìn)出口、運(yùn)輸、保險(xiǎn)、貸款、租賃、保管、委托、代理等方面所形成的各種不同形式和載體的合同文件材料。合同訂立過程中形成的項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、章程、資信調(diào)查材料、意向書、備忘錄、擔(dān)保書、委托書、批準(zhǔn)書、確認(rèn)書、達(dá)成協(xié)議的來往文電、合同正本及合同證明的附件等；合同履行中有關(guān)合同修改補(bǔ)充、轉(zhuǎn)讓、變更、解除、調(diào)解、仲裁、終止等方面的文件材料，都必須歸檔，個(gè)人不得擅自留存。凡歸檔的合同文件材料必須是原件。各有關(guān)單位在形成合同文件材料時(shí)，要兼顧工作方便和歸檔需要。合同訂立后，由合同承辦單位將屬于歸檔范圍的合同文件材料收集齊全，系統(tǒng)整理，經(jīng)負(fù)責(zé)人審查，于翌年上半年內(nèi)移交給公司檔案管理部門集中統(tǒng)一保管。合同履行中，有關(guān)部門還應(yīng)指定承辦人員負(fù)責(zé)繼續(xù)收集、積累針對(duì)合同內(nèi)容所產(chǎn)生的各種文件材料，以保證合同檔案的齊全完整。檔案管理部門根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，正確劃分本部門、單位的合同檔案保管期限。檔案管理部門和各有關(guān)單位檔案工作人員，要根據(jù)實(shí)際情況和需要，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和認(rèn)真編制合同檔案的檢索工具，積極做好合同檔案的提供利用工作。合同檔案的保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、借閱工作，按國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定執(zhí)行。合同糾紛處理合同履行過程中，如發(fā)生爭(zhēng)議，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商解決。如多次協(xié)商達(dá)不成，應(yīng)將爭(zhēng)議以書面形式呈交公司分管領(lǐng)導(dǎo)。由公司分管領(lǐng)導(dǎo)決定指定或安排有關(guān)部門根據(jù)具體情況與對(duì)方協(xié)調(diào)爭(zhēng)議；如存在重大爭(zhēng)議無法協(xié)商而影響公司利益時(shí)，經(jīng)公司董事長同意，向仲裁機(jī)構(gòu)仲裁或向人民法院起訴，以維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。處理合同糾紛的原則是：一、堅(jiān)持以事實(shí)為依據(jù)、以法律為準(zhǔn)繩，法律沒規(guī)定的，以國家政策或合同條款為準(zhǔn)。二、在既要維護(hù)公司合法權(quán)益，不侵犯對(duì)方合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，互諒互讓，達(dá)成協(xié)議，解決糾紛。三、因我方責(zé)任引起的糾紛，并盡量采取補(bǔ)救措施，減少公司損失。在處理糾紛時(shí)，合同承辦單位和有關(guān)部門積極主動(dòng)地做好處理工作，不推諉，統(tǒng)一對(duì)外。合同糾紛必須在法律規(guī)定的時(shí)效內(nèi)進(jìn)行，必須留足申請(qǐng)仲裁或起訴的足夠的時(shí)間。凡由法律顧問處理的合同糾紛，有關(guān)部門必須主動(dòng)提供與糾紛和處理糾紛有關(guān)的證據(jù)材料。對(duì)于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方單位公章或合同專用章。合同責(zé)任簽訂、履行合同的責(zé)任實(shí)行終身負(fù)責(zé)任原則；合同承辦部門的負(fù)責(zé)人是簽訂、履行合同的第一責(zé)任人，合同具體經(jīng)辦人員、合同授權(quán)代理人或代表以及參與簽訂、履行的審查、會(huì)審、履行合同有關(guān)的負(fù)責(zé)人和業(yè)務(wù)人員在各自的職責(zé)范圍內(nèi)承擔(dān)責(zé)任。上述人員在調(diào)離、辭職、離崗、離退休之前相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)安排與合同有關(guān)事宜的交接，不辦理交接的不得辦理相關(guān)手續(xù)。參與會(huì)同簽訂的職能部門和審查、審核部門在各自職能范圍承擔(dān)責(zé)任。參與會(huì)同簽訂的職能部門和審查、審核部門未盡職責(zé)，造成合同缺陷或約定不明確等承擔(dān)責(zé)任，依照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。未按本規(guī)定簽訂的合同，財(cái)務(wù)部門不得支付合同款項(xiàng)，驗(yàn)收結(jié)算部門不得為其辦理驗(yàn)收和結(jié)算。相關(guān)單位和部門不得對(duì)未按照本規(guī)定擅自變更的合同進(jìn)行結(jié)算、驗(yàn)收和支付款項(xiàng)。任何收入或支付合同必須通過銀行轉(zhuǎn)賬方式收付合同款項(xiàng)，并保存收付憑證，禁止任何單位和部門利用現(xiàn)金收付合同款項(xiàng)。違反上述規(guī)定的，公司將根據(jù)相關(guān)規(guī)定對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。簽訂合同，未了解對(duì)方資信能力、履行能力，而給單位造成損失者，應(yīng)追究簽訂合同相關(guān)責(zé)任人及單位的責(zé)任。合同承辦部門不能履行合同，而造成損失的，應(yīng)查明原因，追究合同執(zhí)行單位或個(gè)人的責(zé)任。凡對(duì)方違約造成損失的，合同執(zhí)行單位未及時(shí)匯報(bào)解決的，追究其單位或個(gè)人的責(zé)任。在簽訂合同時(shí)，利用職權(quán)索賄受賄損害企業(yè)利益的，追究有關(guān)人員的法律責(zé)任。為保證合同工作正常、有序進(jìn)行，公司合同管理部門不定期到有關(guān)單位檢查合同執(zhí)行及結(jié)算情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見公司所有人員都有保守公司秘密的義務(wù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得以任何形式泄露合同談判、訂立與履行過程中涉及的商業(yè)秘密等。對(duì)出賣公司秘密的或利用公司秘密為已謀利的予以辭退，并賠償公司經(jīng)濟(jì)損失；情節(jié)嚴(yán)重者交司法部門處理。合同風(fēng)險(xiǎn)防范合同訂立前的資格審查一、由合同主辦單位協(xié)助財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)調(diào)查擬簽約對(duì)象的資信狀況。二、法律顧問室負(fù)責(zé)查證擬簽約對(duì)象的合法身份、法律資格及履約能力。三、對(duì)重要合同或與新供應(yīng)商簽訂重大合同時(shí)，公司應(yīng)對(duì)合同方進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)資格調(diào)查。合同訂立前的內(nèi)容談判一、合同談判前由合同主辦單位收集對(duì)方資料，充分了解對(duì)手情況，正確制定公司談判策略。二、法律顧