JBPM-WI-XZ-09會議管理作業(yè)指導書

JBPM-WI-XZ-09會議管理作業(yè)指導書A/01.目的規(guī)范公司會議管理流程，保障各類會議順利召開。2.范圍適用于物業(yè)集團會議管理工作。3.職責 3.1行政人事部門負責會議的組織與實施。4.內容4.1會議管理主要包括會議申請、會議通知、會場布置、會中管理、會議紀要等內容。4.2會議主要分為物業(yè)集團視頻會議、物業(yè)集團總部會議、地區(qū)物業(yè)公司組織的會議、物業(yè)服務中心組織的會議及部門會議等。4.3物業(yè)集團視頻會議管理4.3.1物業(yè)集團總部行政專員根據(jù)會議規(guī)模至少提前一天預訂視頻會議室，安排會議座次、議程等，并發(fā)布會議通知。4.3.2地區(qū)物業(yè)公司行政專員根據(jù)集團會議通知，將開會時間、地點、參會人員、需準備的材料、會議要求等事項通知本公司全體參會人員，同時至少提前1天按地區(qū)公司視頻會議室申請流程，做好視頻會議室的申請。4.3.3視頻會議開始前半小時，行政專員須布置好會場，確保會議室桌椅擺放整齊，桌面干凈整潔，視頻設備、投影、音響設備運行順暢。4.3.4行政專員準備《會議/培訓簽到表》，組織與會人員簽到，并確保視頻會議室之間聯(lián)系通暢。4.3.5如有人員請假，至少于開會前1小時向會議主持人請假，并將請假證明報備至集團行政人事中心。4.3.6行政專員負責開會期間會議室的會場紀律。4.3.7會議結束，行政專員負責收拾會議室環(huán)境衛(wèi)生、關閉會議設備、燈和窗戶等。4.3.8會議主持人安排專人在會議結束后24小時內撰寫并下發(fā)會議紀要，大型綜合類會議紀要可延遲至會議結束后48小時內下發(fā)。。4.3.9計劃及監(jiān)察中心負責監(jiān)督跟進會議議定內容落實情況。4.4物業(yè)集團總部會議管理4.4.1行政專員根據(jù)會議規(guī)模至少提前一天預訂會議室，安排會議座次、議程等，并發(fā)布會議通知。4.4.2會議開始前半小時，行政專員須布置好會場，確保會議室桌椅擺放整齊，桌面干凈整潔，投影、音響設備運行順暢。4.4.3行政專員準備《會議/培訓簽到表》，組織與會人員簽到。4.4.4如有人員請假，至少與開會前一小時向會議主持人請假，并報備至行政人事中心處。4.4.5行政專員負責會議期間的會議紀律。4.4.6會議結束，行政專員負責收拾會議室環(huán)境衛(wèi)生、關閉會議設備、燈和窗戶等。4.4.7會議主持人安排專人在會議結束后24小時內撰寫并下發(fā)會議紀要，大型綜合類會議紀要可延遲至會議結束后48小時內下發(fā)。4.4.8計劃及監(jiān)察中心負責監(jiān)督跟進會議議定內容落實情況。4.5地區(qū)物業(yè)公司會議管理4.5.1行政人事部負責地區(qū)物業(yè)公司會議的組織實施，參照集團總部會議管理流程。4.5.2如為視頻會議，行政專員須確保本部與三線城市視頻會議室聯(lián)系通暢。綜合管理部行政專員協(xié)助配合組織會議。4.6物業(yè)服務中心會議管理4.6.1綜合管理部負責物業(yè)服務中心會議的組織實施，參照地區(qū)物業(yè)公司會議管理流程。4.6.2物業(yè)服務中心會議形成的會議紀要須在下發(fā)時抄報地區(qū)物業(yè)公司負責人。4.7部門會議管理4.7.1部門會議包括集團總部部門會議、地區(qū)物業(yè)公司職能部門會議和物業(yè)服務中心部門會議。4.7.2部門會議由部門組織實施，流程可在物業(yè)集團總部會議基礎上進行簡化，但須形成會議紀要。4.7.3部門會議紀要下發(fā)同時，集團總部部門會議紀要須抄報主管領導，地區(qū)物業(yè)公司職能部門會議紀要須抄報地區(qū)物業(yè)公司負責人，物業(yè)服務中心部門會議紀要須抄報物業(yè)服務中心負責人。4.8會場紀律要求4.8.1參會人員至少提前5分鐘到達會場并簽到。4.8.2參會人員手機須調到無聲狀態(tài)，不得隨意走動，不得交頭接耳，不得打瞌睡，未經主持人同意不得接聽手機。4.8.3禁止在會議室內吸煙，保持會場整