服裝跟單手冊

14/14目錄一、 報價及開發(fā)樣要求： 二、 訂單操作部分 三、 測試要求 四、 船樣要求 五、 膠袋、紙箱、裝柜要求 六、 訂艙、單證流程 七、 財務(wù)付款流程

跟單操作手冊一,報價部分報價資料的整理。通?？腿颂峁┑馁Y料只有款式圖和基本的工藝要求，這就需要我們要認真地把里面涉及到的內(nèi)容翻譯完整，如果發(fā)現(xiàn)有缺少的資料盡快要提出，要求工廠盡量在三天的時間內(nèi)把價格報給我們。如：報價款式圖.xls期間為了盡可能的爭取到定單，所以任何有利于降低成本而又不改變原有服裝的基本要求的方法和建議都可以提出來，經(jīng)客戶同意后即可更改，并在提供價格的時候做出注釋，以便下一步工作開展的時候前后對應(yīng)。注意報價的時候要按客人要求的報價格式來填寫。要按《報價總表》的格式報給我們，如：聯(lián)星操作指南樣表報價總表.xls2.開發(fā)樣。（相當(dāng)于銷售樣）要求：盡量用正確的面料和輔料和顏色來打樣。（在做樣衣前要先給到我們批核后才能做樣衣）樣衣數(shù)量要求：男大人：#M碼3件女大人：#10碼3件JUNIOR:#9-10Y:3件INFANT:#3-4Y:3件BABY:#12/18M:3件樣衣遞交時必須要同時附上尺寸表，要標出量法圖，以及注明要讓客人確認的內(nèi)容，請見《樣衣尺寸表》，如樣衣尺寸表格式.xls3.推薦樣品的提供。每一季我們需要向客人推薦一些其他客人做過的一些款式，以便客人設(shè)計師參考，需要填好《送樣清單》連同樣品一起給到客人?！端蜆忧鍐巍繁砀袢纾簣髢r總表.xls二.訂單的操作部分(1).面料的要求A.品質(zhì)樣.：一般為1Y碼B.色樣：一般要求為：@色樣的大小為：2”X2”,@選項要有A/B/C三個選項，（如果是第二次遞交就要相應(yīng)往后退，如OPTD/E/F），如果是色織紡紗的話，要提供紗線樣批核。請注意提高色樣選項的時候，每個顏色之間要能看出區(qū)別；并再提供修改選項的時候加大選項的顏色差異，以便客人能區(qū)別選擇。@色卡為一式四份。@對色光源為：一般情況下為：主光源D65和輔光源TL84色樣的貼法要按《色卡表》的表格來貼顏色樣,請見如下樣表：色卡表.xls@遞交時間：3~7天C.頭缸布的安排:等面料品質(zhì)和色卡確認后就要馬上開始安排做頭缸布給客人確認。頭缸布要求：@每個顏色各1Y.@如果是色織條子要含有5個條子的循環(huán)@滿地印花要有三個以上的花型循環(huán)。注意：頭缸布一出來后要立刻安排給客人批核，以便在產(chǎn)前樣PPS批核前爭取多些大貨染色的時間，但要根據(jù)款式配色要求提供，不要每個面料品種完成一個顏色就給一個顏色，造成客人工作量增加，而且無法核對配色效果，造成確認過程中的盲區(qū)。D.大貨布的安排:頭缸布批核后要遞交大貨布，遞交大貨布的要求為：@顏色：齊色。@大小/數(shù)量：8英寸寬X9英寸高,要用牙邊剪切；一式四份。同時每個顏色再附上1碼布樣。對于大貨面料，一定要求QC查驗，重點查驗：數(shù)量、規(guī)格、縮水率、色牢度、缸差、左右色差、前后色差、強度、布面疵點，所有這些檢查記錄必須保存下來，以便我們和客戶隨時抽查，證明工廠有做這個工作。@遞交時間：大貨開裁前請貼在按要求的《面料卡》上，請見樣表：面料卡.xls（2）輔料的要求A.輔料樣品遞交的要求：在打初樣的時候,輔料的樣品也要同時安排.如拉鏈，紐扣，織帶等，遞交方式要按指定的輔料表格，如：輔料卡.xls輔料中以“長度”為單位的，遞交的時候至少要半碼的數(shù)量。以“件數(shù)”為單位的，如紐扣，氣眼，拉鏈等，至少要4套樣品。B．大貨輔料的遞交要求：@數(shù)量：大貨商標輔料4套，貼在面輔料表格上面給客人。如：輔料卡.xls@遞交時間：大貨開裁前。輔料的開發(fā)要盡可能多安排幾家輔料供應(yīng)商同時提供樣品并報價。如客戶要求的輔料確有一定難度時，及時與客戶協(xié)商處理意見。跟單員要對以前及以后采購的輔料價格等資料進行匯總，便于以后出現(xiàn)同類輔料時方便查詢。對于有些時裝款的訂單，大貨數(shù)量小,輔料多而且雜，要特別注意配料的染色問題，如針織布，印花布,人字帶,丈巾繩,繩制等等一定要環(huán)保染料；還有一些輔料雖然好找，但達不到輔料廠的起訂量，工廠不愿意做，本著客戶一般確認銷售樣上的輔料的作風(fēng)，因此，應(yīng)在打樣時，就考慮找一些好做、好找的輔料，減少大貨生產(chǎn)不必要的麻煩。輔料總體要求為價格低交貨期準確及質(zhì)量好，因此廣泛匯總各輔料廠資料是非常必需的，以后再遇到此類輔料時能有據(jù)可查。輔料打確認樣時間：原則上從跟單員收到客人輔料確認樣的資料后三日內(nèi)應(yīng)將確認樣寄給客戶確認。(3).印、繡花的要求.首先是要求盡可能用正確顏色的布、線打樣，特別是繡花，繡花線一定要用正確顏色，如確有難度，可以與客戶溝通，變通安排。印、繡花資料必須保證準確，如顏色搭配、花型等，要及時同客戶溝通不明確的地方，爭取縮短確認周期和印、繡花打確認樣時間；其次，提交數(shù)量是為一式四份，并貼在輔料卡.xls上；客戶確認后的確認樣要及時做好記錄。跟單員要對以前及以后外加工的印、繡花品質(zhì)、價格等資料進行匯總，便于以后出現(xiàn)同類加工業(yè)務(wù)時方便查詢。(4).樣品的要求.初樣(FITSAMPLE)要求的FITSAMPLE的面料一定要準確,尺寸要跟準一避免重復(fù)返工,延誤時間.數(shù)量：FITSMAPLE的要求:要根據(jù)客人的要求：一般為：男大人：#M碼3件女大人：#10碼3件JUNIOR:#9-10Y:3件INFANT:#3-4Y:3件BABY:#12/18M:3件C.遞交時間：在收到訂單資料，5-10天內(nèi)提供（沒有印繡花的必須在5天內(nèi)提供，有印繡花的也必須在10天內(nèi)提供）。D.樣衣遞交時必須要同時附上尺寸表，要標出量法圖，以及注明要讓客人確認的內(nèi)容，請見《樣衣尺寸表》，如樣衣尺寸表格式.xls修改樣(REVISEDSAMPLE)客人確認初樣的品質(zhì)和工藝,提供修改的意見,并修改初樣的工藝單.如初樣一次通過,可直接安排產(chǎn)前樣PPS).修改樣不得超過兩次（除客人特別要更改款式之外）。否則會有相應(yīng)的罰款。遞交修改樣同時要附上《樣衣尺寸表》要標出量法圖，以及注明要讓客人確認的內(nèi)容，請見《樣衣尺寸表》，如樣衣尺寸表格式.xls照相樣（PHOTOSAMPLE）要求：面料和輔料都要正確。數(shù)量：每個品牌的數(shù)量要求不同。時間：PP樣確認后7天內(nèi)給到。有些品牌的吊牌設(shè)計需要加入模特照片，所以照相樣的提交時間必須保證完成，以免造成包裝延誤造成不必要的損失。如：吊牌設(shè)計.xls產(chǎn)前樣(PPSAMPLE)等所有的面料頭缸批核，輔料批核之后，就馬上開始安排做產(chǎn)前樣，產(chǎn)前樣上的所有面輔料必須全部正確，不允許有代用；如果因時間問題需要先批核某項，可跟客人協(xié)商遞交，但不能稱之為PPS，需要生產(chǎn)前遞交正確的PPS。產(chǎn)前樣的要求：@顏色：齊色。@尺寸：兩個到三個，具體看每個品牌的要求，在工廠完成FITSAMPLE后，會提供具體的樣衣要求，請及時更新資料給工廠。@樣衣遞交時必須要同時附上尺寸表，要標出量法圖，以及注明要讓客人確認的內(nèi)容，請見《樣衣尺寸表》，如樣衣尺寸表格式.xls@遞交給客人后，5~7天要催評語，充分理解客人評語后，制作大貨工藝單給工廠。（若涉及到印繡花的必須以1:1的尺寸遞交印繡花片）產(chǎn)前樣（PPS）也稱為封樣，一旦PPS被客戶批準合格后，一定要仔細查看評語要求和尺寸表，特別是尺寸方面，因為客人常會根據(jù)試身更改原有的尺寸，只有此次意見的尺寸表才是供工廠大貨生產(chǎn)用。(5).確認裝箱數(shù)量和打折價格1，請工廠根據(jù)客人確認的輔料及包裝方法，調(diào)整裝箱數(shù)量，并做表格給客人確認，安排大貨數(shù)量：表格格式參考：更改裝箱數(shù)量標準表格.xls修改的每款數(shù)量只能在原數(shù)量上下15~20%調(diào)整，不能增減在某一個款號里，要平均分配；需要在提交PPS時提供資料，并跟蹤網(wǎng)站更改情況，確保網(wǎng)站在出貨前更改正確；網(wǎng)站更改只能申請一次，第二次申請會導(dǎo)致產(chǎn)生罰款，請保證信息的準確性。特別提醒工廠，更改訂單配比沒有確認，切不可投產(chǎn)大貨，可以酌情下投部分原材料。2，打折吊牌的價格出貨前1個月跟客戶確認價格是否正確？再行訂購，如聯(lián)星打折吊牌確認表.xls(6).確認價格，安排合同簽訂簽訂內(nèi)外銷合同，訂單的成本預(yù)算表，鎖定訂單盈虧A.及時的簽訂內(nèi)外銷合同，一定要確?？蛻?，工廠回簽合同，做好歸檔保存工作B.訂單的成本預(yù)算表：詳細真實的登錄需要的面輔料成本，海運費等，鎖定盈虧，保證利潤最大化(7).QC包的制作及查貨1，在大貨開裁前，必須要制作完整的QC包寄給工廠和我司QC各一份。QC包內(nèi)容包括：訂單總表工藝單及尺寸表面料卡輔料總表及輔料卡紙箱規(guī)格及嘜頭資料車標及吊牌掛法說明包裝方法PPS一件裝柜要求2，QC包的數(shù)量：三本（QC一本，工廠一本，留底一本）3，每周QC驗貨，核對QC的驗貨報告，安排去工廠查貨(8).跟蹤大貨生產(chǎn)的進度跟質(zhì)量問題1，每周五提供生產(chǎn)進度表給QC品管部，以便客人安排中期和尾期的看貨，要填寫：“大貨生產(chǎn)訂單總表.xls”和“出貨計劃表.xls”2，每周跟負責(zé)查貨的QC通電話，了解工廠生產(chǎn)進度3，除QC驗貨外，部門內(nèi)部也要安排相關(guān)人員去工廠查貨.(9).匯報生產(chǎn)進度，安排出運事宜1，每周要遞交訂單進度表給總經(jīng)理，總結(jié)訂單中存在的問題，如需領(lǐng)導(dǎo)解決的要提前提出2，提前2~3周，把訂倉單給單證部門訂艙，安排商檢，申請配額證等相關(guān)事宜3，每周四要將客人的《SHIPPINGNOTICE》發(fā)給客人確認，確認好安排出運事宜。表格如TexLineShippingNoticeWk30-19.11.12.xlsx4，提前一周告知單證部準確的裝箱時間（必須跟QC核對實際情況，不能只聽工廠預(yù)報的時間）提醒工廠按時進倉，避免查驗5，貨物出口前必須提醒工廠出運配比嚴格按照客人要求，讓我司QC要及時反映裝箱情況，出運后核對工廠實際裝箱單，如有問題需提前通知客人6，出貨后1~2天提供準確的裝箱單，裝箱單的格式見樣表如：詳細裝箱單.xls7，裝柜后請工廠按照客人要求將裝柜照片發(fā)給我司留底；收到后用QQ發(fā)給聯(lián)星的:sam.yan(10).貨款安排，訂單結(jié)算1，核查美金到賬時間跟金額（一般是船開后30天內(nèi)，美金可以到賬）2，出貨后7~10天但這提供報關(guān)資料（預(yù)錄單）給業(yè)務(wù)部，按照單證的報關(guān)資料（預(yù)錄單）結(jié)合實際情況通知工廠開票，樣表如：開票資料表.xls收到發(fā)票后，復(fù)印留底，每個柜的預(yù)錄單、開票資料、發(fā)票放在一起存放。3，美金到賬后5-10天內(nèi)安排付款，具體付款時間要嚴格按照合同中規(guī)定的時間，如美金沒有到賬要預(yù)先付款，必須說明情況，得到領(lǐng)導(dǎo)批準。如付最后一筆貨款時，必須扣除我司代購的面輔料貨款，全部賬目要結(jié)算清楚。4，整個定單完成后，做最終核算，真實反映訂單盈虧。(11).交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，再進行協(xié)商，如果協(xié)商不成，可能就要進行違約賠償。(12).訂單更改問題：客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數(shù)量方面上的（增加或減少），有包裝方面的（彩印或白合），有交期的變更（提前或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什么？能否接收？如貨已生產(chǎn)的差不多了，已收尾，就不可能再更改。如還沒安排，問題不大，同意更改。如已按排了部份，要進行協(xié)商。比如數(shù)量要減，我們已按原數(shù)量采購了材料，通用的問題不大，如是專用的，客戶要承擔(dān)部份費用。對交期：如要提前，要根據(jù)實際情況，在與工廠協(xié)商后再訂；如要推遲，時間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費，損耗費要要和客戶進行協(xié)商，這些費用看客戶是否進行承擔(dān)。目前同意客人更改配比的時間是出貨前40天，所以務(wù)必不要自行提前生產(chǎn)，如要生產(chǎn)最好排下計劃，通知客人，以便客人能提早核查配比問題。請留意目前客人每周都會發(fā)出一份要求更改配比的IC號給我司核查是否能同意客人的更改，客人表格格式是：FutureChanges(WK53&WK57).xls，請知悉我司跟客人最終確認確認的截止更改系統(tǒng)的時間為下周三，即本周要求更改配比的通知在下周四早上查詢系統(tǒng)網(wǎng)站是否有更改，如果沒有更改的話就按照原來的配比做大貨。為避免混亂以及可能出現(xiàn)的爭執(zhí)，請務(wù)必要把周四網(wǎng)站訂單IC要好存檔。測試要求：客戶要求是整件衣服有正確的面/輔料而且代表大貨的樣品送交測試公司作以下測試,出貨前拿到合格的測試報告，要求工廠出貨前至少10天遞交測試樣衣：整件衣服的面料測試，不只是主面料的測試，里料等也需要測試成份衣服洗后外觀測試印繡花牢度測試：洗水牢度/縮水率等常規(guī)測試（主要針對主面料）色牢度測試：要求4級耐水洗色牢度4級耐汗色牢度（酸、堿）4級耐水色牢度4級耐氯漂色牢度4級耐海水色牢度4級摩擦色牢度（干/濕）4級光照牢度4級對于新品種，不是常規(guī)的面料如全棉的，需要要求測試公司建議洗水標識滑雪服等功能性衣服除還需要其他特定的要求進行測試，請根據(jù)具體要求測試報告上客人的名字是SportsWorld，童裝客人的名字是Smith&Brooks測試報告上的申請人是TexlineAssociatePteLtd.，生產(chǎn)工廠是臺宏接受的測試公司是SGS/ITS/eurofins歐陸，申請報告如：TestApplicationformSGS申請表.doc&紡織品測試申請表（歐陸）.doc船樣要求所有大貨樣必須是直接大貨里抽出，絕對不允許板房單獨做大貨樣，并且大貨樣是必須出貨前最少1~2周內(nèi)必須提供，不然不準出貨；如果不準時提交大貨樣的，客人將讓QC在查尾期的時候，直接從工廠抽取大貨樣寄回公司，如果各工廠不配合客人，客人QC將不會放貨；而造成短裝，將會直接產(chǎn)生整箱短出，而且客人規(guī)定不允許空箱出貨，否則將直接扣款，所以一定要準時、保量、保質(zhì)的完成大貨樣；如果萬一出現(xiàn)大貨已經(jīng)出貨，而聯(lián)星QC沒有抽回，客人將實施開罰單；并且不會再要求工廠欺騙性的單獨做船樣，而是直接到商店里購買大貨樣，除了以上罰款，還需要支付樣品的費用，費用標準時賣價的兩倍；船樣的品質(zhì)要求很關(guān)鍵，必須保證面料/輔料等同產(chǎn)前樣PPS一樣，否則不接受船樣，要求重新提供。膠袋、紙箱、裝柜要求膠袋要求：PE枕頭套膠袋,尺寸按實際批核的包裝方法訂購；但是如果是PE平口膠袋，尺寸更具實際批核的包裝方法，底部長出6CM一件一膠袋膠袋正面左上角需有一圓形尺碼（印的）不同尺碼入不同尺碼的膠袋袋子厚度:0.04mm膠袋背面印警告語膠袋上口為平口,不要開口,膠袋上方左右各打一個氣孔.膠袋底部用1cm透明膠帶封住所有品牌服裝有印花的無論大小都要放入油紙膠袋背面右上角靠近氣孔處，要貼4.5*3.5CM條碼貼，如果客人提供的吊牌圖稿無法貼此尺寸貼紙，要提出讓客人修改吊牌尺寸。其余要求見資料：膠袋印法.xls紙箱要求：紙箱為7層三瓦楞無釘箱。紙箱外不需要打包帶。每箱的重量不得超過20KGS單色單碼按照規(guī)定的件數(shù)入紙箱，每箱的件數(shù)都是固定的，不允許混箱。封箱用6CM寬的透明膠帶，”工”字型封箱。每種規(guī)格的箱子都有割洞要求，具體圖示請見每種規(guī)格的紙箱圖示里面的要求。紙箱的規(guī)格有四種，如下：(1).1/2紙箱：尺寸為：58X38X29CM，20”柜裝480箱，40”柜裝960箱。具體箱子的圖示請參閱如：聯(lián)星操作指南樣表\紙箱規(guī)格\Standardisation1-2box.jpg(2).2/3紙箱：尺寸為：58X38X38CM,20”柜裝360箱，40”柜裝720箱。具體箱子的圖示請參閱如：聯(lián)星操作指南樣表\紙箱規(guī)格\Standardisation2-3box.jpg(3).標準紙箱：尺寸為：58X38X56CM,20”柜裝240箱，40”柜裝480箱。具體箱子的圖示請參閱如：聯(lián)星操作指南樣表\紙箱規(guī)格\StandardisationFullsizebox.jpg(4).禮盒裝紙箱：（天地蓋紙箱）尺寸為：58X38X38CM,20”柜裝360箱，40”柜裝720箱。具體箱子的圖示請參閱如：聯(lián)星操作指南樣表\紙箱規(guī)格\StandardisationFootwearbox.jpg使用天地蓋紙箱時需注意：裝好紙箱后紙箱底部和頂部要放一塊紙板，大小和紙箱差不多，裝箱時需要放入一個防潮袋，封箱時只在紙箱的中間用6CM寬的紙質(zhì)的封箱帶封一道即可，其他四邊都不需要封，請見如下圖參考：箱貼及箱嘜要求：箱貼：箱子的A面和B面各貼一張箱貼。@箱貼的大小為：21CM(長)X15CM(寬)@箱貼的位置：離箱子左側(cè)邊4CM,離底邊為1CM。@箱貼的內(nèi)容不得隨意更改，不得用其他的筆來修改，必須為電腦打印。@箱貼上的條形碼必須能掃描出來。@箱貼的內(nèi)容：（2）.箱嘜資料：（紙箱的C面和D面要分別印上嘜頭資料）嘜頭內(nèi)容如下：CARTONNO.:OF720(填箱號及每柜總箱數(shù)）ORDERNO.:C00446/346（填I(lǐng)C#柜號）DESCRIPTIONOFITEM:2PKBxChkySk（填品名）品名不能出現(xiàn)FIRETRAP品牌的字樣QUANTITYCARTON:45PK（填裝箱數(shù)量）SIZE/COLOR:Mens/Charcoal/Teal（填尺碼/顏色，按照訂單數(shù)量表中的對應(yīng)內(nèi)容填寫，字母大寫）CARTONDIMENSION:58*38*38CM（填箱規(guī)），實際57*37*37CMG.W.:KGS（填毛重）N.W.:KGS（填凈重）DESTINATIONPORT:SOUTHAMPTON（填目的港）裝柜要求：①箱號需按訂單資料上的先后順序逐一順編,不允許出現(xiàn)不按流水編號的跳號碼裝柜.②每個柜的總箱數(shù)是固定的,不允許更改總箱數(shù),如有短裝的情況需特別征得客戶同意才能出貨.③裝柜時所有紙箱要求貼有箱貼的這一面朝柜門口.④裝柜時需從最大的箱號按順序裝至最小的箱號,1號箱裝在門口.裝柜示意圖請見:360720裝箱要求.xls⑤裝柜時需要拍裝柜照片發(fā)給客戶。裝柜照片的拍攝要求為：裝柜拍攝要求.xls5，空箱問題：裝柜時不允許放空箱②如發(fā)生不滿箱出貨，必須直接少一整箱，而且短缺數(shù)量必須不能超過尺碼訂單的5%數(shù)量③請工廠務(wù)必清楚：所有出貨都是先報關(guān)再出貨，所以短出必須出貨前一周必須清點好數(shù)量，如發(fā)生短出，我司通知客人備案，并更改報關(guān)數(shù)量和箱數(shù)；否則工廠臨時裝柜才發(fā)現(xiàn)短出，勢必要出現(xiàn)客人絕對不允許的空箱；④根據(jù)第三條，如果臨時出貨才知道短出，那么產(chǎn)生的后果是：A.最少產(chǎn)生空柜費、內(nèi)陸運費、報關(guān)費等諸多費用；B.客人郵件也說明，如果造成延期也會造成扣款；訂艙、單證流程如需商檢，訂艙資料在所定船期船期提前3周提供給單證部；如不需要商檢，可提前2周提供給單證部訂艙資料上必須注明“針織”還是“梭織”貨物中文品名越詳細越好提供訂艙資料3天內(nèi)，請單證部提供所需要商檢資料；裝柜前1周催工廠提供商檢憑條裝柜后1~2天提供裝箱單船期10天內(nèi)請單證部提供預(yù)錄單，提供開票資料給工廠；船期30天內(nèi)工廠將發(fā)票開至公司單證部要求交單的文件要求：新加坡文件要求如下：@正本發(fā)票三份@正本裝箱單三份@正本詳細裝箱單三份@提單三份正本一份副本@FORMA副本二份@CO副本二份（一份副本一份復(fù)印件）@尾期驗貨報告。英國文件要求如下：@副本裝箱單一份@副本詳細裝箱單一份@FORMA正本一份@CO正本一份@副本提單一份。單證部流程見表格：單證船務(wù)部工作流程（適用于聯(lián)星訂單）.xls七、財務(wù)知識、付款流程付款時間：開船后30~40天申請IC貨款公司正常付款為每周一次，業(yè)務(wù)助理應(yīng)根據(jù)財務(wù)發(fā)出的已收匯明細辦理好付款手續(xù)，均由業(yè)務(wù)經(jīng)理簽字，并附上便簽，注明工廠簡稱、付款申請書編號及本次支付總金額，除電匯付款方式外，請注明其他付款方式（例：匯票），交財務(wù)經(jīng)理非正常付款為急事特辦，每日均可，但需有正常付款手續(xù)。付款申請書上工廠抬頭必須是全稱,并正確填寫對方銀行名稱及賬號.二，出貨付款標準化程序及管理：1，已出貨，發(fā)票已入系統(tǒng)，財務(wù)已核對報關(guān)數(shù)據(jù)無誤簽收并系統(tǒng)打勾，美金已到