辦公室S實(shí)施方法與技巧教材

辦公室5S實(shí)施方法與技巧培訓(xùn)7規(guī)范高效辦公室5S細(xì)致專業(yè)追求目標(biāo):辦公室5S（整理·整頓）的十九大要求一、OA機(jī)定位二、公私區(qū)分三、柜架管理四、資料歸位五、電腦文件六、表格管理七、桌面狀態(tài)八、桌底狀態(tài)九、抽屜狀態(tài)十、物品定位十一、線束整理十二、開關(guān)標(biāo)識十三、空調(diào)狀態(tài)十四、張貼管理十五、看板管理十六、會議管理十七、安全消防十八、消耗品管理十九、垃圾分類1、清理不要物；2、公用的工具（傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等）應(yīng)統(tǒng)一定位在各部門都方便使用的位置；3、明確管理責(zé)任人；一、OA(辦公自動化)設(shè)備管理二、“公私區(qū)分”1、清理不要物

2、私人用品和辦公用品分開放置；

3、私人用品不宜過多，原則上不超過一個抽屜；

4、私人用品應(yīng)置于抽屜的下層；

5、標(biāo)識明確：辦公用品、常用資料、私人物品

6、不可出現(xiàn)“雜物”標(biāo)識1、清理不要物；

2、各文件、物品必須分層、分類管理

標(biāo)準(zhǔn)類、記錄類、通知類、日常管理類、規(guī)定規(guī)

范、參考資料、事務(wù)管理類、品質(zhì)管理類、生產(chǎn)

計劃類、報告類、人事管理、檔案類、工藝文

件、國家標(biāo)準(zhǔn)、空白表格……

3、各文件柜、架內(nèi)物品都必須按輕重決定置于哪

層。一般輕的物品、文件放上層，重的放下層，

4、各文件柜、架內(nèi)物品都必須按使用的頻率決定置

于哪層？一般為使用頻率高的置于中間拿取方便

的位置。使用頻率低的置于偏高或偏低的層次；

5、標(biāo)識明確；

6、定期清掃，保持干凈無塵。三、柜架管理文件柜分類標(biāo)標(biāo)識1、清理過期的的資料；2、每冊資料都都需要有明確確的標(biāo)識；①資料名稱②定位標(biāo)識③管理者標(biāo)識識3、每次使用過過的資料都必必須按指定的的位置歸回原原處；4、保持資料干干凈整齊。四、資料\物品歸位五.電腦文件5S1、建立電腦文文件目錄文檔檔2、個人文件與與公司文件區(qū)區(qū)分放置，并并標(biāo)識清楚個個人文件不做做要求3、公司文件要要進(jìn)行文件分分類并標(biāo)識清清楚（思路見見后）4、公司文件加加密與不加密密的文件要用用標(biāo)識區(qū)分清清楚C盤我的文檔私人文件*****文件品質(zhì)文件培訓(xùn)文件JIT文件*****文件效率文件電腦文件分類類（例）：：美克工廠JIT文件分類實(shí)例例六、空白表單單管理1、部門內(nèi)有多多種表格時，，需分類管理理；2、為了方便查查找，建議用用不同顏色分分開；3、為了防止急急用時沒有的的現(xiàn)象，建議議有復(fù)印提示示4、定期清理不不用、過期的的表格。案例練習(xí)抽屜里放著《生產(chǎn)日報》空白表格一疊疊，每天各班班定時來這里里取空表做生生產(chǎn)日報。有有一天，張三三取走了最后后一張表格，，心理暗自慶慶幸自己運(yùn)氣氣好……第二天，張三三象往常一樣樣，來取空白白表格，拉開開抽屜，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)表格沒有了了，開始四處處尋找……思考：你會怎怎么樣解決這這種問題？1、清理不要物物；2、可定置于桌桌面的物品為為：電腦、文文件欄、電話話、筆筒、臺歷、、茶杯，并要要求定位；3、工作時可有有需處理的文文件資料等置置于桌面，但但人長時間（0.5H以上）離開時時，文件、資資料必須歸位；4、桌面文件狀狀態(tài)可按“待處理”、“已處理”、“處理中”4、保持桌面清清潔七、桌面狀態(tài)態(tài)1、清理不要物物（包括私人人鞋物）；2、文件資料/產(chǎn)品等不可直直接置于桌底底；3、離開座位時時，椅子要推推近桌子；4、保持地面干干凈。八、桌底狀態(tài)態(tài)1、不要物的清清理2、辦公用品、、文件資料、、私人用品必必須按類別分分抽抽屜放置；3、一個抽屜內(nèi)內(nèi)有幾種物品品時，想辦法將物品品固定，避避免來回開關(guān)關(guān)抽屜時物品品亂動；4、標(biāo)識清楚；；5、定期清理，，保持干凈無無塵。九、抽屜狀態(tài)態(tài)十、物品定位位(隱形定位法)說明：需定位位的地面物品品：碎紙機(jī)、、衣架、書架架、茶幾\地面復(fù)印機(jī)\柜式空調(diào)\梯子等易移動動物品；定位線寬2CM左右，兩邊長長12CM,隔實(shí)物1CM貼附,以免磨損，當(dāng)當(dāng)物品靠墻時時，只需定外外側(cè)；目的：提醒歸歸位1cm12cm傳真機(jī)花盆定位活潑定位法1、電源線不可可直接拖在地地上。2、繞成大概15~20CM長，用扎帶或或套紐固定兩兩端；3、或?qū)⒕€束嵌嵌入套管，露露出部分用扎扎帶固定；（不可給其他他操作、動作作造成障礙））4、插頭標(biāo)識清清楚5、電源排插應(yīng)應(yīng)固定。十一、線束整整理十二、開關(guān)標(biāo)標(biāo)識1、保持干凈2、功能完好3、控制區(qū)域/功能明確十三、空調(diào)狀狀態(tài)1、明確管理責(zé)責(zé)任人2、運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)目目視管理3、確保功能完完好1、清理過期的的張貼物；2、所有張貼物物都需定位,墻上張貼物要要明確區(qū)域；3、公司通知、、公告需統(tǒng)一一貼附在看板板中的規(guī)定位位置上，不可隨處處有張貼現(xiàn)象象；4、工作臺需要要的張貼物（（備忘錄等））不可隨意貼貼，要求規(guī)定位置,規(guī)定數(shù)量貼附附(不能超過2張A4紙位置),玻璃窗上不宜宜張貼通知/資料；5、明示標(biāo)識崗崗位、職責(zé)6、保持張貼物物的清潔。十四、張貼管管理十五、看板管管理內(nèi)容：通告/公告欄學(xué)習(xí)園地(初期可以展示示5S基礎(chǔ)知識)人員去向管理理輪值管理5S責(zé)任區(qū)域布局局圖5S日常點(diǎn)檢表(可以先空著)十六、會議室室1、“不要物””清理2、會議室標(biāo)識識3、使用狀態(tài)標(biāo)標(biāo)識4、預(yù)約管理5、會議要求門“推”/“拉”標(biāo)識

會議室懸掛物物如：公司方針針、環(huán)境方針針、產(chǎn)品介紹紹、地圖……*要求:大小、高度盡盡量一致

會議室溫馨提示*會議后椅子必必須歸位、禁禁止吸煙等*請帶走會議議后多余物

會議高效四四原則十七、消防設(shè)設(shè)備管理定位標(biāo)識明確確明確責(zé)任人日常點(diǎn)檢滅火器編號:________點(diǎn)檢責(zé)任人_______管理部門(章)：_________點(diǎn)檢項目1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月壓力表指針在綠色范圍內(nèi)

保險插銷完好

整潔無塵

未隨意移動

點(diǎn)檢者簽名

滅火器點(diǎn)檢表表（例）______年編號：

點(diǎn)檢擔(dān)當(dāng)者：

管理部門（章）：

_______年

點(diǎn)檢項目1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月1箱體、報警按鈕、警鈴無灰塵污垢

2箱體無亂寫亂畫，無不必要揭示

3水帶不潮濕發(fā)霉，否則需取出涼干

4箱內(nèi)及箱體頂部無雜物

5箱體玻璃完好

6水帶完好

7水槍完好

8閥門無破損，不漏水

9報警玻璃完好

10警鈴?fù)旰?/p>

11周圍環(huán)境整潔，通道暢通

點(diǎn)檢者簽名

消防栓點(diǎn)檢表表（例）1、清理不要物物（過期的、、失效的）2、采用目視管管理，使得物物品安全在庫庫、最小在庫一目了然十八、消耗品品管理消耗品管理十九、垃圾分分類(環(huán)境管理)生活垃圾(黃色)綠色垃圾(紙類)藍(lán)色垃圾(塑料)藍(lán)色垃圾(金屬)紅色垃圾(毒害)9、靜夜四無無鄰，荒居居舊業(yè)貧。。。12月-2212月-22Wednesday,December28,202210、雨中黃黃葉樹，，燈下白白頭人。。。20:34:1120:34:1120:3412/28/20228:34:11PM11、以我獨(dú)沈久久，愧君相見見頻。。12月-2220:34:1120:34Dec-2228-Dec-2212、故人江海別別，幾度隔山山川。。20:34:1120:34:1120:34Wednesday,December28,202213、乍見翻疑疑夢，相悲悲各問年。。。12月-2212月-2220:34:1120:34:11December28,202214、他鄉(xiāng)生白發(fā)發(fā)，舊國見青青山。。28十二月月20228:34:11下午20:34:1112月-2215、比不不了得得就不不比，，得不不到的的就不不要。。。。十二月月228:34下下午午12月月-2220:34December28,202216、行動動出成成果，，工作作出財財富。。。2022/12/2820:34:1120:34:1128December202217、做做前前，，能能夠夠環(huán)環(huán)視視四四周周；；做做時時，，你你只只能能或或者者最最好好沿沿著著以以腳腳為為起起點(diǎn)點(diǎn)的的射射線線向向前前。。。。8:34:12下下午午8:34下下午午20:34:1212月月-229、沒有失失敗，只只有暫時時停止成成功！。。12月-2212月-22Wednesday,December28,202210、很多事事情努力力了未必必有結(jié)果果，但是是不努力力卻什么么改變也也沒有。。。20:34:1220:34:1220:3412/28/20228:34:12PM11、成功就是是日復(fù)一日日那一點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)小小努力力的積累。。。12月-2220:34:1220:34Dec-2228-Dec-2212、世間成事事，不求其其絕對圓滿滿，留一份份不足，可可得無限完完美。。20:34:1220:34:1220:34Wednesday,December28,202213、不知香積寺寺，數(shù)里入云云峰。。12月-2212月-2220:34:1220:34:12December28,202214、意志志堅強(qiáng)強(qiáng)的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥塊一一樣任任意揉揉捏。。28十十二二月20228:34:12下下午20:34:1212月月-2215、楚塞三湘湘接，荊門門九派通。。。。十二月228:34下下午12月-2220:34December28,202216、少年十十五二十十時，步步行奪得得胡馬騎騎。。2022/12/2820:34:1220:34:1228December202217、空山新新雨后，，天氣晚晚來秋。。。8:34:12下午午8:34下午午20:34:1212月-229、楊柳散和風(fēng)風(fēng)，青山澹吾吾慮。。12月-2212月-22Wednesday,December28,202210、閱讀一切好好書如同和過過去最杰出的的人談話。20:34:1220:34:1220:3412/28/20228:34:12PM11、越是是沒有有本領(lǐng)領(lǐng)的就就越加加自命命不凡凡。12月月-2220:34:1220:34Dec-2228-Dec-2212、越是無無能的人人，越喜喜歡挑剔剔別人的的錯兒。。20:34:1220:34:1220:34Wednesday