辦公室日常工作培訓講義課件

辦公室日常工作培訓辦公室日常工作培訓1辦公室日常工作技巧2拉進關(guān)系的談話技巧辦公人員的日常工作（以行政人員為例）辦公人員日常工作的三大特征辦公室的布置原則郵件收發(fā)與傳閱注意事項強化檔案管理妥善安排上司的約會工作語言“規(guī)范”溝通工作語言“文明”溝通1辦公室日常工作技巧2拉進關(guān)系的談話技巧辦公人員的日常工作（辦公室日常工作技巧辦公室日常工作技巧（一）辦公人員的日常工作

（以行政人員為例）辦公室管理照明、室內(nèi)裝飾、空氣（溫度，濕度，換氣）、消耗品、辦公自動化設(shè)備、安全、保密等日程安排與管理公司事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、轉(zhuǎn)達、外出管理（車務(wù)、旅票、住宿）等文書工作通用公文、事務(wù)文書、經(jīng)濟文書、新聞文稿、公司內(nèi)外文件的收發(fā)、處理、整理、歸檔等會務(wù)安排通知的制作寄發(fā)，會場的選定、預約、布置，必須品、資料的準備、制作、分發(fā)，會務(wù)的安排，接待，善后工作等（一）辦公人員的日常工作

（以行政人員（二）辦公人員日常工作的三大特征多樣性與系統(tǒng)性的統(tǒng)一輔助性與主動性的統(tǒng)一原則性與靈活性的統(tǒng)一風險與機遇并存（二）辦公人員日常工作的三大特征多樣性與系統(tǒng)性的統(tǒng)一風險與機（三）辦公室的布置原則整齊清潔、采光良好；辦公桌椅柜架的排列應(yīng)采用直線對稱式；使用同一規(guī)格的檔案柜、高度一致，增進美觀；將電腦、傳真機、復印機等大件辦公設(shè)備，安置在一個區(qū)域內(nèi)，便于電源接線、管理和保養(yǎng)；辦公室的桌面、桌椅應(yīng)保持一種色彩的協(xié)調(diào)。在辦公室內(nèi)點綴掛一些裝飾畫和放置一些自然或人工的綠色植物；辦公桌和辦公區(qū)域要保持清潔等等。（三）辦公室的布置原則整齊清潔、采光良好；（四）郵件收發(fā)與傳閱注意事項收信件細節(jié)上司或同事的私人信件原封送交；“誤拆”應(yīng)立即封口、簽名、致歉；裁開或剪開封口，保持信件完整；檢查信封內(nèi)有無單據(jù)或名片，避免遺漏；如有必要，可以登記信封的信息（四）郵件收發(fā)與傳閱注意事項收信件細節(jié)（五）強化檔案管理強化“文檔一體化”意識把文秘工作與檔案管理工作從組織制度到具體程序真正的交融在一起。強化“全過程管理”工作意識“公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求、公文歸檔細節(jié)”，參考國家《檔案法》、《格式》、《辦法》等法規(guī)。強化“文書部門立卷”工作公文立卷歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，卻是檔案管理工作的開始環(huán)節(jié)，是真正的銜接點。（五）強化檔案管理強化“文檔一體化”意識（六）妥善安排上司的約會約會安排的原則安排約會需要注意的細節(jié)（六）妥善安排上司的約會約會安排的原則1、安排上司約會的原則配合上司的時間表分辨輕重緩急酌留彈性處理好變更的約會1、安排上司約會的原則配合上司的時間表2、安排約會需要注意的細節(jié)（1）有些時間不宜安排約會：出差回來當天、周末或假日、臨近下班。（2）下班前將第二天的約會事項填進小卡片，一張交給上司，一張交給司機，一張自己保存。時間約會事由所帶資料參加人員地點2、安排約會需要注意的細節(jié)（1）有些時間不宜安排約會：出（3）及早備妥約會所需的資料，并在適當?shù)臅r候請上司過目。（4）特別重要的約會在接近約會時間前，應(yīng)與對方再聯(lián)絡(luò)，以確保約會的順利進行。（5）按照需要，記錄會面內(nèi)容。（6）保留會見人聯(lián)系資料，以便萬一取消或是變動時間可及時通知對方。（7）隨時提醒上司準時赴約等等。（3）及早備妥約會所需的資料，并在適當?shù)臅r候請上司過目。（七）安全與保密工作積極防范突出重點有保有放內(nèi)外有別不該說的不說不該問的不問不該看的不看不該記錄的不記錄不在非保密本上記錄不在私人通信中涉及不在公共場所談?wù)摬辉诜潜Ｃ軈^(qū)存放不在非保密區(qū)傳達不在公共場所攜帶原則方針（七）安全與保密工作積極防范不該說的不說原則方針（八）有效的信息收集經(jīng)濟信息房產(chǎn)信息政策信息社會信息投資信息輔助決策參考依據(jù)工作基礎(chǔ)管理依據(jù)協(xié)調(diào)依據(jù)政府信息網(wǎng)絡(luò)大眾傳播媒介專業(yè)信息機構(gòu)各大科研機構(gòu)綜合專業(yè)網(wǎng)站分類加工篩選綜合核實與分析使用范圍意義來源信息處理（八）有效的信息收集經(jīng)濟信息輔助決策政府信息網(wǎng)絡(luò)分類范圍意義拉進關(guān)系的談話技巧拉進關(guān)系的談話技巧（一）工作語言“規(guī)范”溝通不非議國家國政不涉及國家或行業(yè)秘密不評論交往對象的內(nèi)部事務(wù)不議論同事領(lǐng)導不涉及格調(diào)不高的話題不涉及私人問題“私人問題五不問”——工作場合六不談問題：工作場合哪些話題不適合談？（一）工作語言“規(guī)范”溝通不非議國家國政——工作場合六不談工作語言“規(guī)范”溝通不問年紀“你多大了？”（臨近退休和白領(lǐng)麗人）不問收入“你一個月掙多少？”不問健康“貸款”不問經(jīng)歷“學歷？”不問婚否“國際慣例”

——私人問題“五”不問問題：哪五個私人問題不能問？工作語言“規(guī)范”溝通不問年紀“你多大了？”——私人問題工作語言“規(guī)范”溝通請教對方擅長的話題（你也在行）“貝多芬與裴多菲”格調(diào)高雅的話題

哲學、歷史、地理、藝術(shù)、建筑、風土人情輕松愉快的話題電影、電視、流行時尚、體育比賽、烹飪小吃、天氣狀態(tài)（聊天?。ぷ鲌龊献罴言掝}工作語言“規(guī)范”溝通請教對方擅長的話題（你也在行）——工作工作語言“規(guī)范”溝通行政職務(wù)技術(shù)職稱行業(yè)稱呼時尚稱呼標準稱呼無稱呼替代性稱呼不適當?shù)胤叫苑Q呼稱兄道弟不適當?shù)暮喎Q禁忌稱呼——工作場合標準與禁忌稱呼工作語言“規(guī)范”溝通行政職務(wù)標準稱呼無稱呼禁忌稱呼——工作場（二）工作語言“文明”溝通接待三聲來有迎聲問有答聲去有送聲——文明語言服務(wù)“三”要素熱情三到眼到（眼看眼）口到（講普通話，因人而異）意到（有表情）文明十字（五句）問候語：“您好”請求語：“請”感謝語：“謝謝”道歉語：“對不起”（危機公關(guān)語）道別語：“再見”（二）工作語言“文明”溝通接待三聲——文明語言服務(wù)“三”要Theend,thankyou!Theend,thankyou!辦公室日常工作培訓辦公室日常工作培訓1辦公室日常工作技巧2拉進關(guān)系的談話技巧辦公人員的日常工作（以行政人員為例）辦公人員日常工作的三大特征辦公室的布置原則郵件收發(fā)與傳閱注意事項強化檔案管理妥善安排上司的約會工作語言“規(guī)范”溝通工作語言“文明”溝通1辦公室日常工作技巧2拉進關(guān)系的談話技巧辦公人員的日常工作（辦公室日常工作技巧辦公室日常工作技巧（一）辦公人員的日常工作

（以行政人員為例）辦公室管理照明、室內(nèi)裝飾、空氣（溫度，濕度，換氣）、消耗品、辦公自動化設(shè)備、安全、保密等日程安排與管理公司事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、轉(zhuǎn)達、外出管理（車務(wù)、旅票、住宿）等文書工作通用公文、事務(wù)文書、經(jīng)濟文書、新聞文稿、公司內(nèi)外文件的收發(fā)、處理、整理、歸檔等會務(wù)安排通知的制作寄發(fā)，會場的選定、預約、布置，必須品、資料的準備、制作、分發(fā)，會務(wù)的安排，接待，善后工作等（一）辦公人員的日常工作

（以行政人員（二）辦公人員日常工作的三大特征多樣性與系統(tǒng)性的統(tǒng)一輔助性與主動性的統(tǒng)一原則性與靈活性的統(tǒng)一風險與機遇并存（二）辦公人員日常工作的三大特征多樣性與系統(tǒng)性的統(tǒng)一風險與機（三）辦公室的布置原則整齊清潔、采光良好；辦公桌椅柜架的排列應(yīng)采用直線對稱式；使用同一規(guī)格的檔案柜、高度一致，增進美觀；將電腦、傳真機、復印機等大件辦公設(shè)備，安置在一個區(qū)域內(nèi)，便于電源接線、管理和保養(yǎng)；辦公室的桌面、桌椅應(yīng)保持一種色彩的協(xié)調(diào)。在辦公室內(nèi)點綴掛一些裝飾畫和放置一些自然或人工的綠色植物；辦公桌和辦公區(qū)域要保持清潔等等。（三）辦公室的布置原則整齊清潔、采光良好；（四）郵件收發(fā)與傳閱注意事項收信件細節(jié)上司或同事的私人信件原封送交；“誤拆”應(yīng)立即封口、簽名、致歉；裁開或剪開封口，保持信件完整；檢查信封內(nèi)有無單據(jù)或名片，避免遺漏；如有必要，可以登記信封的信息（四）郵件收發(fā)與傳閱注意事項收信件細節(jié)（五）強化檔案管理強化“文檔一體化”意識把文秘工作與檔案管理工作從組織制度到具體程序真正的交融在一起。強化“全過程管理”工作意識“公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求、公文歸檔細節(jié)”，參考國家《檔案法》、《格式》、《辦法》等法規(guī)。強化“文書部門立卷”工作公文立卷歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，卻是檔案管理工作的開始環(huán)節(jié)，是真正的銜接點。（五）強化檔案管理強化“文檔一體化”意識（六）妥善安排上司的約會約會安排的原則安排約會需要注意的細節(jié)（六）妥善安排上司的約會約會安排的原則1、安排上司約會的原則配合上司的時間表分辨輕重緩急酌留彈性處理好變更的約會1、安排上司約會的原則配合上司的時間表2、安排約會需要注意的細節(jié)（1）有些時間不宜安排約會：出差回來當天、周末或假日、臨近下班。（2）下班前將第二天的約會事項填進小卡片，一張交給上司，一張交給司機，一張自己保存。時間約會事由所帶資料參加人員地點2、安排約會需要注意的細節(jié)（1）有些時間不宜安排約會：出（3）及早備妥約會所需的資料，并在適當?shù)臅r候請上司過目。（4）特別重要的約會在接近約會時間前，應(yīng)與對方再聯(lián)絡(luò)，以確保約會的順利進行。（5）按照需要，記錄會面內(nèi)容。（6）保留會見人聯(lián)系資料，以便萬一取消或是變動時間可及時通知對方。（7）隨時提醒上司準時赴約等等。（3）及早備妥約會所需的資料，并在適當?shù)臅r候請上司過目。（七）安全與保密工作積極防范突出重點有保有放內(nèi)外有別不該說的不說不該問的不問不該看的不看不該記錄的不記錄不在非保密本上記錄不在私人通信中涉及不在公共場所談?wù)摬辉诜潜Ｃ軈^(qū)存放不在非保密區(qū)傳達不在公共場所攜帶原則方針（七）安全與保密工作積極防范不該說的不說原則方針（八）有效的信息收集經(jīng)濟信息房產(chǎn)信息政策信息社會信息投資信息輔助決策參考依據(jù)工作基礎(chǔ)管理依據(jù)協(xié)調(diào)依據(jù)政府信息網(wǎng)絡(luò)大眾傳播媒介專業(yè)信息機構(gòu)各大科研機構(gòu)綜合專業(yè)網(wǎng)站分類加工篩選綜合核實與分析使用范圍意義來源信息處理（八）有效的信息收集經(jīng)濟信息輔助決策政府信息網(wǎng)絡(luò)分類范圍意義拉進關(guān)系的談話技巧拉進關(guān)系的談話技巧（一）工作語言“規(guī)范”溝通不非議國家國政不涉及國家或行業(yè)秘密不評論交往對象的內(nèi)部事務(wù)不議論同事領(lǐng)導不涉及格調(diào)不高的話題不涉及私人問題“私人問題五不問”——工作場合六不談問題：工作場合哪些話題不適合談？（一）工作語言“規(guī)范”溝通不非議國家國政——工作場合六不談工作語言“規(guī)范”溝通不問年紀“你多大了？”（臨近退休和白領(lǐng)麗人）不問收入“你一個月掙多少？”不問健康“貸款”不問經(jīng)歷“學歷？”不問婚否“國際慣例”

——私人問題“五”不問問題：哪五個私人問題不能問？工作語言“規(guī)范”溝通不問年紀“你多大了？”——私人問題工作語言“規(guī)范”溝通請教對方擅長的話題（你也在行）“貝多芬與裴多菲”格調(diào)高雅的話題

哲學、歷史、地理、藝術(shù)、建筑、風土人情輕松愉快的話題電影、電視、流行時尚、體育比賽、烹飪小吃、天氣狀態(tài)（聊天！）——工作場合最佳話題工作語言“規(guī)范”溝通請教對方擅長的話題（你也在行）——工作工作語言“規(guī)范”溝通行政職務(wù)技術(shù)職稱行業(yè)稱呼時尚稱呼標準稱呼無稱呼替代性稱呼不適當?shù)胤叫苑Q呼稱兄道弟不適當?shù)暮喎Q禁忌稱呼