內(nèi)部控制制度采購及付款循環(huán)

內(nèi)部控制制度《采購及付款循環(huán)》文件管制等級： □管制文件 □非管制文件文件 發(fā)行文件 發(fā)行單位文件管制等級管理代表□管制文件□非管制文件版次版次文修件訂內(nèi)履容歷紀(jì)錄核準(zhǔn)權(quán)責(zé)編撰日期01版（新發(fā)行）總則制定目的為促使本公司「內(nèi)部控制」（InternalControl）付款循環(huán)」（Purchase）程序，能有所遵循，特訂定本文件，俾利各相關(guān)單位遵循。適用范圍凡本公司有關(guān)「內(nèi)部控制」之「采購及付款循環(huán)」作業(yè)程序與控制重點(diǎn)，悉依照本文件之規(guī)范辦理。權(quán)責(zé)單位資材、財會單位為本文件之權(quán)責(zé)單位，權(quán)責(zé)單位主管經(jīng)承認(rèn)單位授權(quán)，負(fù)責(zé)本文件之管制，并確保依據(jù)本文件之規(guī)范作業(yè)。采購及付款循環(huán)循環(huán)圖【見】（1）「采購及付款循環(huán)圖」。循環(huán)作業(yè)本循環(huán)之各項(xiàng)作業(yè)：1)2)3)4)5)6)7)附則

請購作業(yè)（CP101）采購作業(yè)（CP102）進(jìn)口作業(yè)（CP103）驗(yàn)收作業(yè)（CP104）與合約不符作業(yè)（CP105）付款作業(yè)（CP106）差異分析作業(yè)（CP107）制修廢與頒布實(shí)施本文件屬于管理文件，經(jīng)『經(jīng)營會』審議后，呈請董事長核準(zhǔn)承認(rèn)后，交由權(quán)責(zé)單位頒布公告實(shí)施；修訂或廢止時亦同。編號、版本、日期、頁次／頁數(shù)本文件之項(xiàng)類、標(biāo)題、編號、版本、實(shí)施日期、公司名稱、文件頁次／頁數(shù)等項(xiàng)，見本文件之頁首與頁尾。附件相關(guān)資料（數(shù)據(jù)1） 「采購及付款循環(huán)圖」（數(shù)據(jù)1） 「采購及付款循環(huán)圖」預(yù)算CP101請預(yù)算CP101請購| ├--------------┐CP102采購CP103進(jìn)CP102采購CP103進(jìn)口|||| ├--------------┘CP104驗(yàn)收CP104驗(yàn)收|||| |是否合格否| ↓是否合格否|| ------→|| |是| ↓是|||| || ├--------------┐CP106付款入庫CP106付款入庫||||↓ |

------→CP105與合CP105與合不 CP107差異分析CP107差異分析← ┘第11.1.1.

作業(yè)程序提出需求調(diào)節(jié)性采購依市場行情、用料變動等采購之原物料，由資材部單位視經(jīng)濟(jì)未來走向、市場狀況及預(yù)計用量等因素，決定訂購時機(jī)及數(shù)量種類，交由采購單位采購。預(yù)算采購依銷售預(yù)算或「客戶訂單」之進(jìn)度，由生管單位填具「請購單」，經(jīng)單位主管核準(zhǔn)后再交給采購單位，并將請購核準(zhǔn)紀(jì)錄填入采購預(yù)算內(nèi)。預(yù)算采購，包括下列二種采購：直接材料（常用材料系指直接耗用之材料。間接材料（常用物料）系指間接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用時間與數(shù)量也無法預(yù)知?？蓱{用料單位之需料通知單現(xiàn)用現(xiàn)購。檢查庫存采購前應(yīng)先檢查存貨是否具有下列情形：目前存量尚未達(dá)請購點(diǎn)/安全庫存。請購之商品品名、規(guī)格、廠牌有庫存品或替代品可供替代。申請之原物料是否仍具采購價值，還是已失經(jīng)濟(jì)性。臨時需求緊急采購由需求單位提出，經(jīng)過庫存檢查后須采購者，經(jīng)制造單位主管核準(zhǔn)后，徑交采購單位購買，惟事后仍須補(bǔ)填「請購單」。第2節(jié) 控制重點(diǎn)「請購單」必須詳細(xì)注明廠商、規(guī)格型式及需用日期等內(nèi)容，如申請物品須采用特別運(yùn)送及保存方式者，應(yīng)加注意事項(xiàng)?！刚堎弳巍贡仨毥?jīng)先作庫存審核，核準(zhǔn)時應(yīng)遵照核決權(quán)限辦理。緊急采購不應(yīng)經(jīng)常發(fā)生，事后應(yīng)補(bǔ)開「請購單」，追究原因是否為不可抗力，有無改善計劃。應(yīng)定期檢討「請購單」，有無延遲采購情形，請購數(shù)量應(yīng)符合經(jīng)濟(jì)采購量要求。第3節(jié) 相關(guān)資料銷售預(yù)算、「客戶訂單」、「請購單」等。第11.

作業(yè)程序查詢供貨商數(shù)據(jù)準(zhǔn)備采購。調(diào)閱「供貨商數(shù)據(jù)/廠商料件基本數(shù)據(jù)報表」，了解過去采購及詢價紀(jì)錄。向廠商詢比議價。決定購買方式依材料管理規(guī)定，決定應(yīng)用下列何種方式購買：詢價金額較小，不須書面比價，但仍以詢價方式向最低價廠商采購者。議價采購人員經(jīng)詢價后，如已知市價有下跌趨勢時，或有報價高于前批采購價格，或請購規(guī)格明確，但請購量較前批大等之情形者，仍應(yīng)予以議價。比價若為特殊規(guī)格或供應(yīng)廠商家數(shù)較少者。牌價收購根據(jù)核定之收購價格收購者。長期合約采購向簽訂長期供應(yīng)合約，或項(xiàng)目報準(zhǔn)之買賣合約廠商采購者。招標(biāo)采購之材料如有三家以上可供應(yīng)，且其預(yù)估采購金額較大達(dá)招標(biāo)金額時，以公開招標(biāo)為原則。決定訂購事項(xiàng)由承辦人員備妥資料及預(yù)擬訂購之廠商、數(shù)量、辦法等，經(jīng)采購單位主管核準(zhǔn)后采購。更新紀(jì)錄將不同購買方式之訂購及詢價數(shù)據(jù)，填入「供貨商資料/廠商料件基本資料」內(nèi)。第2節(jié) 控制重點(diǎn)詢比議價資料平日應(yīng)注意收集，須詳實(shí)完備，保持最新時效，供貨商資料\廠商料件基本資料亦應(yīng)隨時更新，保持正確紀(jì)錄?！刚堎弳蝄詢比議價單」必須經(jīng)主管核準(zhǔn)后，方得辦理采購。辦理比價、議價、招標(biāo)等作業(yè)應(yīng)符合公司規(guī)定，外購進(jìn)度亦須依預(yù)定采購過程控制追蹤。大量采購之主料、副料、包裝材料，以合約采購為原則，并應(yīng)保持兩家同時供料，以免受到供貨質(zhì)量之限制，影響到生產(chǎn)作業(yè)。重要采購合約簽訂前，須經(jīng)法務(wù)單位或公證單位人員查核。為提高進(jìn)貨質(zhì)量，降低進(jìn)貨成本，便于管理，應(yīng)建立可完全配合之協(xié)力廠商。遇到市埸上各項(xiàng)原物料之供應(yīng)將大幅變化時，須通知有關(guān)單位，以便事先連系；報告呈核后，立即采取應(yīng)變措施。第3節(jié) 相關(guān)資料「供貨商數(shù)據(jù)\廠商料件數(shù)據(jù)」、「請購單」、「詢比議價單」等。第11.

作業(yè)程序需比例結(jié)匯1)2)3)記帳1)2)3)

由采購單位計算結(jié)匯所需金額。所需金額申請表及各類相關(guān)憑證，一并送交主管人員核準(zhǔn)。預(yù)付外購款，依請購案號或L/C逐案控制。請款條件審核無誤后，開立應(yīng)付憑單，制作傳票，記入賬冊。應(yīng)付憑單交由出納單位開出支票。支票經(jīng)簽章后，應(yīng)交由經(jīng)辦人申請開立信用狀。申請信用狀準(zhǔn)備下列文件向結(jié)匯銀行申請開立信用狀：開發(fā)信用狀申請書。已繳納收訖或已核章之結(jié)匯申請單。依法須申請輸入許可證者，尚須附輸入許可證。于進(jìn)口中國大陸海關(guān)，應(yīng)先申請核對進(jìn)口批文。申請輸入許可證時，須具備下列數(shù)據(jù)，向國貿(mào)局或外匯銀行申請：商業(yè)發(fā)票（PerformanceInvoice ）。目錄或型錄。特別規(guī)定。銀行開具信用狀上述手續(xù)無誤且未超過銀行之授信額度，則銀行將會開出信用狀。在途品作業(yè)起運(yùn)點(diǎn)交貨條件之物品所有權(quán)已移轉(zhuǎn)時，應(yīng)辦理投保運(yùn)送等事宜。投保依相關(guān)保險規(guī)定辦理。對自行安排運(yùn)送之貨品，須預(yù)先安排船期。貨品裝船后，由賣方通知預(yù)定起岸日期，資材部單位準(zhǔn)備安排進(jìn)口報關(guān)事宜，并通知倉儲單位。6.準(zhǔn)備提貨1)資材部單位于接獲船務(wù)公司通知預(yù)定到港通知后，通知倉儲單位、財會單位及報關(guān)公司（報關(guān)人員(深圳）2)倉儲單位接獲到貨日期、品名、數(shù)量后，預(yù)先安排人員搬運(yùn)及存置位置。3)財會單位于知悉預(yù)定結(jié)匯還款日后，安排調(diào)度各項(xiàng)財務(wù)資源，準(zhǔn)備結(jié)匯。7.結(jié)匯還款1)檢核利息計算是否正確。2)結(jié)匯費(fèi)用是否依銀行之收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)計算。3)依請購案號或L/C編號，將每次支付費(fèi)用記入每一批材料之「進(jìn)口器材付款紀(jì)錄表」。8.提貨1)費(fèi)用項(xiàng)目均為固定，多出項(xiàng)目應(yīng)查核原因是否合理。每一項(xiàng)費(fèi)用是否均有合理憑證。2)核算各項(xiàng)計算方式是否合理，計息起迄日期是否正確，有無扣除免費(fèi)日期。3)對于無支付標(biāo)準(zhǔn)之特別報關(guān)費(fèi)用，是否依核決權(quán)限呈請核準(zhǔn)。4)實(shí)收數(shù)量少于裝運(yùn)數(shù)量時，注意有無辦理索賠；實(shí)收數(shù)量少于公證數(shù)量時，有無向運(yùn)輸公司提出索賠。第2節(jié)控制重點(diǎn)1)有關(guān)進(jìn)口作業(yè)之各項(xiàng)預(yù)付費(fèi)用支付、入帳、轉(zhuǎn)銷、收回及調(diào)整時，所應(yīng)附之原始憑證必須經(jīng)核準(zhǔn)，內(nèi)容必須合理。2)應(yīng)按同一進(jìn)口采購案號之有關(guān)原始文件、合約、憑證等逐案匯集歸檔。3)應(yīng)將進(jìn)口結(jié)匯之有關(guān)原始文件、合約、憑證等核對無誤后，始簽付。4)預(yù)付貨款之支付一律規(guī)定以支票支付，并抬頭、劃線、禁止背書轉(zhuǎn)讓。如以現(xiàn)金方式支付者，須合于現(xiàn)金付款方式。已付款原始憑證應(yīng)蓋付訖章，支付傳票背后應(yīng)有領(lǐng)款人簽章，以免重復(fù)付款或冒領(lǐng)情事發(fā)生。開發(fā)信用狀除應(yīng)秉持公平互利外，更應(yīng)避免下列條款：開立保兌信用狀。押匯手續(xù)由買方負(fù)擔(dān)。可裝運(yùn)于甲板上。信用狀可轉(zhuǎn)讓。指定開狀銀行或押匯銀行?？蓱{倉庫收據(jù)（尚未裝船）押匯等。在途產(chǎn)品之交運(yùn)、保管應(yīng)力求完好；撥交、移轉(zhuǎn)控制力求完整。如有遺失或短少，責(zé)任必須明確；逾時甚久之在途產(chǎn)品，應(yīng)追查原因。合約、單據(jù)必須訂有寄存期間，如有逾期尚未處理者應(yīng)查明原因。注意出帳日期與在途日期相隔甚久者，是否為久懸?guī)の唇猓袩o虛列帳目情形。對于在途產(chǎn)品發(fā)生遺失及短損，依合約規(guī)定處理。約定條款要合理，已支付費(fèi)用不可損及公司權(quán)益。核對進(jìn)口數(shù)量與實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量必須相符，提貨時物品若有損壞或短少，應(yīng)立刻請公證機(jī)構(gòu)公認(rèn)。實(shí)收數(shù)量少于裝運(yùn)數(shù)量，須辦理索賠。是否有結(jié)匯費(fèi)用不符規(guī)定者，或金額不符之情形，核算各項(xiàng)計費(fèi)方式是否合理，計息起訖日期是否正確，每一項(xiàng)費(fèi)用是否均有合理憑證。第3節(jié)相關(guān)資料「進(jìn)口器材暫付款紀(jì)錄表」等。第11.

作業(yè)程序采購?fù)ㄖ獋}儲采購單位于確定采購內(nèi)容及交期后應(yīng)通知倉儲單位。倉儲單位于收到經(jīng)核準(zhǔn)之「采購單」時，應(yīng)依采購類別、數(shù)量、及約定日期預(yù)作倉位安排及堆高機(jī)等卸料工具之準(zhǔn)備。廠商交貨廠商于交貨日備妥送貨資料（「送貨單」）于廠內(nèi)指定地點(diǎn)交貨。屬計重之材料入廠時，應(yīng)予過磅其重量，并以過磅單作為核對收料重量之依據(jù)。警衛(wèi)登記檢查警衛(wèi)應(yīng)將廠商交貨卡車之資料，登錄于「進(jìn)出廠登記簿」。廠商交貨時，警衛(wèi)人員應(yīng)就廠商檢附之「送貨單」、與「采購單」核對，無誤后與倉儲人員聯(lián)系，并由其指示廠商卸貨地點(diǎn)，并要求應(yīng)依規(guī)定之堆棧方式卸料。數(shù)量核對點(diǎn)收卸貨完畢后，倉儲人員應(yīng)依過磅單核對其重量，或依計算之方式核對數(shù)量。核對無誤后，倉儲人員除簽章暫收材料外，并通知品管單位準(zhǔn)備檢驗(yàn)。檢驗(yàn)材料暫收后，品管人員應(yīng)依材料檢驗(yàn)規(guī)定或是買賣合約辦理取樣，并開立「進(jìn)貨檢驗(yàn)報告單」。檢驗(yàn)之質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)以采數(shù)值表示方法為原則(IQC檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn))。材料檢驗(yàn)規(guī)定應(yīng)包括：取樣樣品數(shù)。依該材料使用性質(zhì)之重要性列出檢驗(yàn)項(xiàng)目。各檢驗(yàn)項(xiàng)目之質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或可接受范圍。檢驗(yàn)單位就檢驗(yàn)結(jié)果評定樣品系正常或異常，并就檢驗(yàn)情形加以說明，以供呈核及收用與否之參考。入庫記帳檢驗(yàn)合格時，品管單位應(yīng)將檢驗(yàn)結(jié)果通知倉儲單位，并即登入「料件管制卡」進(jìn)料欄內(nèi)，辦理入庫，并于備注欄注明「收料單」之號碼。請款辦理入庫后，倉儲單位應(yīng)將驗(yàn)收單據(jù)（「驗(yàn)收單」）轉(zhuǎn)送采購單位辦理請款。索賠若檢驗(yàn)不合格時，則依核示結(jié)果辦理退換貨、扣款或索賠之手續(xù)。依『與合約不符作業(yè)』規(guī)定辦理。第2節(jié) 控制重點(diǎn)驗(yàn)收作業(yè)應(yīng)依照材料檢驗(yàn)相關(guān)規(guī)定辦理。發(fā)票之原物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額與「送貨單」或「驗(yàn)收單」必須相符。原料驗(yàn)收，必須會同驗(yàn)收單位與采購單位辦理。如已分批收料，倉儲人員應(yīng)在「訂購單\采購單」上注明分批收料日期、數(shù)量，以復(fù)印件送采購人員。不合格之原物料應(yīng)通知采購單位退回或扣款。第3節(jié)相關(guān)資料「采購單」、「送貨單」、「發(fā)票」、「進(jìn)出廠登記簿」、「訂購單」、「進(jìn)貨檢驗(yàn)報告單」、「料料管制卡」、「進(jìn)貨單」、「驗(yàn)收單」等。第1節(jié) 作業(yè)程序逾期未交貨之交易，應(yīng)去電\寄函催辦。違約情形若須經(jīng)法律途徑解決時，交由公關(guān)單位提出告訴。延期交貨之購置，按合約規(guī)定罰款。所交貨品之質(zhì)量、規(guī)范如不符合但仍可使用者，亦屬違約情形，如因急需而不能等候更換，改以減價收貨時，則由采購人員將計算處理方式填入「不履行合約處理單」，始可減價收貨。將不履行合約情形及處理過程，記入「不履行合約處理單」，并核算不履行合約對公司之損失，列入供貨商往來紀(jì)錄。第2節(jié) 控制重點(diǎn)各項(xiàng)違約是否依供貨商管理規(guī)定及合約規(guī)定處理。貨品因檢驗(yàn)不合格退回更換者，其交貨日期應(yīng)以調(diào)換補(bǔ)送貨品到達(dá)日期為準(zhǔn)。所交貨品之質(zhì)量、規(guī)格與合約不合，但可使用者，如因急需勉予驗(yàn)收使用，應(yīng)經(jīng)有關(guān)單位主管事前認(rèn)可，按規(guī)定扣款或減價折讓單處理。如因檢驗(yàn)不合格退回更換，或因故申請延期交貨，必須事前報請公司有關(guān)主管同意，并確定逾期罰款或其它處理辦法。如因非人力所能抗拒之災(zāi)害而申請逾期免罰者，是否有事后立即檢具之認(rèn)可證件。因事實(shí)無法依采購合約所訂裁決者，其違約案件處理方式必須經(jīng)有權(quán)人員批準(zhǔn)。第3節(jié) 相關(guān)資料「不履行合約處理單」「折讓單」等。第11.

作業(yè)程序請款倉儲單位于辦理收料手續(xù)完妥并經(jīng)品管單位檢驗(yàn)合格后，應(yīng)將各項(xiàng)單據(jù)及「發(fā)票」（扣抵、收執(zhí)二聯(lián)）轉(zhuǎn)送采購單位請款。采購單位收到倉儲單位轉(zhuǎn)來之請款憑證，批上采購材料單價，經(jīng)主管簽核后轉(zhuǎn)財會單位核對審核。核對財會單位依上述之程序詳細(xì)審核，若有不合規(guī)定或異常之情事者，應(yīng)反映之。記帳請款條件審核無誤后，開立「應(yīng)付憑單」，制作傳票，記入賬冊。于每月固定日期整理「應(yīng)付憑單」交由出納單位開出支票。開立支票出納單位收到支出傳票后，應(yīng)注意其支付程序是否已齊備。除現(xiàn)金支付外，原則以抬頭劃線禁止背書轉(zhuǎn)讓之支票支付。支票送蓋印鑒時，應(yīng)在支出傳票或「應(yīng)付憑單」注明銀行戶號、支票號碼及日期。支票之到期日應(yīng)與付款條件相符。若有廠商特別要求以非禁止背書轉(zhuǎn)讓之支票支付時，應(yīng)報備主管核準(zhǔn)后辦理之。將支票號碼、到期日、賬號，填于「應(yīng)付憑單」內(nèi)。蓋印1)2)領(lǐng)款

將填妥支票送印鑒保管人員審核、蓋章、簽字。須先審核各項(xiàng)憑證是否齊全，始可蓋章、簽字。付款之時間，出納單位可視作業(yè)狀況而排定之，其方式：以掛號郵寄。定期（如每個月之520日等）隨時。第2節(jié) 控制重點(diǎn)出納付款時，應(yīng)嚴(yán)格核對支付憑證上之金額數(shù)目，領(lǐng)款人身份與印鑒必須相符；如有疑問，應(yīng)于查詢后始能支付。支付款項(xiàng)，除有特殊理由，得以現(xiàn)金支付外，