歸檔文件整理規(guī)則課件

歸檔文件整理規(guī)則日照市檔案局法規(guī)業(yè)務科1謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理規(guī)則日照市檔案局法規(guī)業(yè)務科1謝謝閱讀2020-5內容《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局8號令）歸檔文件整理規(guī)則2謝謝閱讀2020-5-28內容2謝謝閱讀2020-5-28第一節(jié)歸檔文件整理工作概述

歸檔文件整理的依據：國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》已經2006年9月19日國家檔案局局務會議審議通過。歸檔文件整理是檔案工作的重要組成部分。各單位檔案部門把辦理完畢的具有參考利用價值的文件進行系統(tǒng)化整理編目后，才算完成了文件處理工作。歸檔文件移交單位檔案室后，文件便由發(fā)揮現行效用轉入備查參考，從現行文件運轉過程轉入檔案管理階段。3謝謝閱讀2020-5-28第一節(jié)歸檔文件整理工作概述歸檔文件整理的依據：國家一、歸檔文件歸檔文件，是指各單位在其職能活動中形成的，辦理完畢應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。二、歸檔文件整理歸檔文件整理，就是將應歸檔的文件按照一定的原則和方法進行分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。三、歸檔文件整理原則歸檔文件整理原則就是遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用

4謝謝閱讀2020-5-28一、歸檔文件4謝謝閱讀2020-5-28四、歸檔文件整理方法

目前，我國推行的歸檔文件整理方法有兩種。即改革后的文件級整理方法和傳統(tǒng)的案卷級整理方法。今天，我們主要講文件級整理方法。文件級整理方法，就是將歸檔文件以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。件的定義：件是指歸檔文件的整理單位。1、一般情況下每份（單份）文件為一件。2、文件正本與定稿為一件。3、正文和附件為一件。4、原件與復印件為一件。5、來文與復文為一件。如請示與批復、報告與批示等。6、轉發(fā)與被轉發(fā)件為一件。7、正文與文件處理單為一件。5謝謝閱讀2020-5-28四、歸檔文件整理方法

目前，我國推行的歸檔文件整理方8、報表、名冊、圖冊、會議記錄、期刊等，一冊為一件。9、一次會議或活動文件。一次會議或活動形成的文件，為便于利用，可將整個會議或活動的文件裝訂在一起作為一件來處理。10、干部職工調動介紹信、存根，以一人為一件。11、干部任免、錄聘、調資、離退休、津貼補助等材料。如果一人一表或一文的，以一個人的一套材料為一件；若以若干人為一表或一文的，以一起上報審批的這幾個人的一套材料為一件。12、文件的中文與外文為一件；文件的漢文本與少數民族文本為一件。

6謝謝閱讀2020-5-288、報表、名冊、圖冊、會議記錄、期刊等，一冊為一件。6謝謝閱第二節(jié)文件級整理程序

文件級整理程序，就是指歸檔文件按文件級整理的步驟。一般情況下，文件級整理大致需要十三道程序，即收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。7謝謝閱讀2020-5-28第二節(jié)文件級整理程序文件級整理程序，就是指歸檔文件按

歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。

一、收集文件：就是根據黨和國家的有關規(guī)定，通過一定的方式和手續(xù)，把散存在機關內部和個人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。（一）收集文件的意義收集文件是歸檔整理工作的首要程序。整理工作的對象是文件材料，應歸檔文件材料能否收集齊全、完整，直接影響著整理工作的開展，所以說它是確保整理工作質量的前提條件和物質基礎。（二）收集工作的法律依據《中華人民共和國檔案法》第十條規(guī)定：對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。8謝謝閱讀2020-5-28

歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂

《山東省檔案條例》第十三條、規(guī)定：“單位及其工作人員在公務活動中形成的文件材料，按照國家和省有關規(guī)定應當歸檔的，單位文書或者業(yè)務部門必須收集、整理，并按照規(guī)定時間交本單位檔案機構和檔案工作人員集中管理。任何單位和個人不得據為己有或拒絕歸檔”。9謝謝閱讀2020-5-28

《山東省檔案條例》第十三條、規(guī)定：“單位及其工作人員在公務（三）收集工作的原則和內容齊全完整，是收集工作的基本原則。齊全是對整體而言，把本機關制發(fā)的和外來的文件材料全部收集起來，謂之齊全。完整是對個體而言，把一份文件的正件與附件，印件與底稿等，不缺件，不少頁地都收集起來，謂之完整。1、全面收集即不論是本機關制發(fā)的，還是上級黨政領導機關、上級業(yè)務主管機關、同級機關、不相隸屬機關、下級機關發(fā)來的，不管是單位保存的，還是單位領導或各部門以及個人存放的；不管是文字材料，還是圖紙、報表、聲像材料等，都要想方設法通過各種渠道進行全面收集。10謝謝閱讀2020-5-28（三）收集工作的原則和內容齊全完整，是收集工作的基本原則。齊2、重點收集從機構方面講，本機關機要收發(fā)部門，各內部機構等是收集的重點。從個人方面講，單位主要領導、辦公室主任、秘書、機要收發(fā)人員，內部機構負責人以及內勤人員等是收集的重點。從文件內容講，記述和反映本機關主要職能活動和歷史面貌的、方針政策性強、科研價值高、憑證作用大的文件材料，是收集的重點。11謝謝閱讀2020-5-282、重點收集從機構方面講，本機關機要收發(fā)部門，各內部機

3、帳外文件的收集“帳外文件”，指未經發(fā)文登記和打印、編號的文件。（1）本機關領導和有關部門負責人參加上級機關召開的會議帶回的文件材料，尤其是本機關領導在會議上的講話、發(fā)言以會議上印發(fā)本單位的典型材料。（2）代上級機關擬稿并被采用的文件定稿和印本。（3）上級機關批轉、轉發(fā)本機關的文件。（4）國家、省、市和上級機關領導視察、檢查本機關、本系統(tǒng)工作時的指示、講話、題詞和聲像等材料。（5）本機關召開的黨代會、職代會、團代會、黨組（黨委、總支、支部）會、行政領導（如局長）辦公會、工作會議、專業(yè)會議等形成的會議記錄、紀要、簡報、領導人講話稿等文件材料。以及領導班子民主生活會報告（一年兩次）

12謝謝閱讀2020-5-283、帳外文件的收集12謝謝閱讀2020-5-28（6）本機關各種基礎數字統(tǒng)計報表和分析材料。a黨員統(tǒng)計年報表b團員統(tǒng)計年報表c干部統(tǒng)計年報表d離（退）休干部統(tǒng)計年報表e公務員統(tǒng)計年報表f機構編制、人事年報表g黨政人才資源統(tǒng)計年報表h國有事業(yè)單位管理人才、專業(yè)技術人才統(tǒng)計年報表i黨內統(tǒng)計年報表13謝謝閱讀2020-5-28（6）本機關各種基礎數字統(tǒng)計報表和分析材料。13謝謝閱讀20j工資統(tǒng)計年報表k勞動情況統(tǒng)計年報表l保險福利費用構成情況年報表m國有資產統(tǒng)計年報表n財務決算報表0各類業(yè)務綜合或單項統(tǒng)計報表p紀檢監(jiān)察案件統(tǒng)計報表q審計結論。

14謝謝閱讀2020-5-28j工資統(tǒng)計年報表14謝謝閱讀2020-5-28

（7）領導干部個人重大事項的情況報告（一年兩次）。（8）領導干部個人收入申報的情況報告（一年兩次）。（9）本機關目標管理、文明建設、廉政建設、紀檢監(jiān)察、綜合治理、計劃生育等工作以及突發(fā)事件、重大活動中形成的文件材料。（10）本機關各級黨組織在工作活動中形成的文件材料。（11）本機關干部、職工定級、晉級、任免、調動、獎懲、考核、錄聘、離退、職稱評定等勞動人事方面的審批材料及黨員、干部、職工名冊。（如干部職工考核等次匯總表、工資變動審批表、工人技術等級考核審批表、工資發(fā)放明細表等）

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（7）領導干部個人重大事項的情況報告（一年兩次）。15謝謝（12）本機關制訂的規(guī)章制度、管理辦法、規(guī)定、工作條例、崗位職責等。（13）本單位財產、檔案交接憑證。（14）本機關編印的簡報、出版物定稿、樣本。包括機構沿革、大事記、年鑒、組織史、志書等。（15）本機關請示與上級機關的批復，下級機關的請示與本機關的批復。（16）本機關與外機關簽訂的各種合同、協(xié)議書等。16謝謝閱讀2020-5-28（12）本機關制訂的規(guī)章制度、管理辦法、規(guī)定、工作條例、崗位（17）本機關檢查下級單位的工作、調查研究時形成的文字材料。（18）新聞媒體（報社、電臺、電視臺、雜志社）報道、轉載本機關工作活動的文章、圖片、采播通知單等。（19）本單位領導班子及成員的述職報告。（20）政府采購過程中所形成的報告、標書、合同等。①用戶申請報告、項目要求、設計方案等反映采購要求的文件；②招標通知、競標登記、競標單位的標書、競標會議議程、專家名單、專家意見、競標結果，采購合同記載競標和采購合同鑒定過程的文件材料；③合同變更、設計更改、驗收意見，合同執(zhí)行報告、爭議處理等記載合同管理執(zhí)行情況的文件材料。

17謝謝閱讀2020-5-28（17）本機關檢查下級單位的工作、調查研究時形成的文字材料。4、檢查已歸檔文件材料的質量（1）收文的正件與附件是否齊全完整。（2）收文與收文閱辦處理單是否齊全完整。（3）發(fā)文的定稿與印件是否齊全完整。計算機輸出的定稿，一是要附發(fā)文處理簽，二是要加蓋騎縫章，避免弄虛作假，以維護文件的真實性和憑證性，確實發(fā)揮文件的法定效用。（4）檢查已歸檔的文件簽發(fā)手續(xù)是否齊全，如印件是否蓋有單位印章，定稿與印件是否殘缺不全等，凡手續(xù)不全或缺頁的應補齊。（5）本機關的請示與上級機關的批復，下級機關的請示與本機關的批復是否齊全完整。如不完整，可依照下列方法處理。對有批復缺請示的處理。一般講，有批復肯定有請示，如缺請示文件，應認真查詢。一是找承辦請示事項的部門或個人查詢，二是找發(fā)出請示的單位查詢，找出請示后與批復一起歸檔。對有請示缺批復的處理。18謝謝閱讀2020-5-284、檢查已歸檔文件材料的質量18謝謝閱讀2020-5-28①有批復但未歸檔。一是有關申請?zhí)碇霉潭ㄙY產、調拔經費的批復文件，一般習慣于由財務部門或業(yè)務部門直接用批復原件去辦理劃拔、添置手續(xù)；辦理完后將批復原件和憑證一起歸入會計檔案，對此，應明確要求其在手續(xù)辦理完畢后將批復原件交文書處理人員歸檔，并提供批復復印件與會計憑證一并歸檔。二是批復文件未經正式收文渠道傳遞，而由經辦部門或經辦人員直接取回后留存。對此應要回原件歸檔。②電話批復、口頭批復未形成文字，或未批復，但實際上已辦理，即成事實。此類請示文件在歸檔之前，應由承辦人員在請示文件上級注明辦理的具體情況，并加蓋公章后歸檔。③直接在請示原件上批復的，將此份請示直接歸檔即可。④一個問題或一件事情，經多次請示才予批復的，將批復文件所針對的最后一份請示隨批復一并歸檔，前幾次請示文件可不歸檔。⑤未批復也未辦理的請示文件，屬于正在辦理過程中的文件，可暫不歸檔，但必須妥善保管，以備查找。如此類請示文件較多，已沒有批復的可能，可單獨整理。19謝謝閱讀2020-5-28①有批復但未歸檔。一是有關申請?zhí)碇霉潭ㄙY產、調拔經費的批復文歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。二、區(qū)分歸檔范圍區(qū)分歸檔范圍，就是將需要歸檔和不需要歸檔的文件材料區(qū)分開來。（一）歸檔文件材料的范圍凡是反映本機關工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。1、反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；20謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分2、機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；3、本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；4、其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。21謝謝閱讀2020-5-282、機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有（二）不歸檔文件材料的范圍1、上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；2、本機關文件材料中的重要文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來電、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；3、同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；4、下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。22謝謝閱讀2020-5-28（二）不歸檔文件材料的范圍1、上級機關的文件材料中，普發(fā)性不歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。三、修整文件為使檔案能夠長期保存和有效利用，裝訂之前必須對歸檔文件材料逐件進行檢查，凡不符合要求的都要進行修整。1、修裱破損文件使用粘合劑和選定的紙張對破損文件進行修補或托裱。2、復制字跡模糊或易褪變的文件包括不耐久字跡材料制成的文件和傳真文件。常用的復制方法是復印。3、去除易銹蝕的金屬物4、超大紙張折疊大于A4幅面的紙張要折疊成A4幅面。要注意盡量減少折疊次數，折痕處盡量位于文字、圖表字跡之外。23謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。四、裝訂裝訂，是歸檔文件整理工作的基礎環(huán)節(jié)。歸檔文件修整完畢，采用符合檔案保護技術要求的裝訂材料重新加以裝訂，以固定文件頁次，防止散失，便于保管和利用。（一）裝訂要求：1、歸檔文件應以“件”為單位逐件進行裝訂。2、裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；批轉或轉發(fā)文件在前，被批轉或轉發(fā)文件在后；收文處理閱辦單在前，正式文件在后；來文和復文作為一件時，復文在前，來文在后；漢文本在前，少數民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊規(guī)定除外）；重要法規(guī)性文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，樣本在前，定稿在后。24謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分3、裝訂時，應將“件”內的各頁按一定方式對齊。在左上角裝訂的，左側與上側對齊；左側裝訂的，右側與下側（底邊）對齊。（二）裝訂方法1、粘貼法。2-3頁的文件采用此種方法，要求左、上側對齊2、使用不銹鋼裝訂。4-10頁的文件的可采用此種方法，要求左、上側對齊。3、線裝法。10頁以上的文件可采用此種方法，采用采用“三孔一線”選擇粗細適中的棉線進行裝訂，要求左、下側對齊。4、特殊情況，如裝訂成冊不便拆釘的書籍、刊物，由于其金屬物已嚴密封裝在其中，拆除有損其原貌，因此也可以不拆除。25謝謝閱讀2020-5-283、裝訂時，應將“件”內的各頁按一定方式對齊。在左上角裝訂的歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。五、分年度（一）一般文件，歸入文件制發(fā)年度（指文件最后的落款日期）（二）跨年度的文件，歸入文件內容所針對的年度1、跨年度的請示與批復，一并歸入批復年度；沒有批復的，歸入請示年度。2、跨年度轉發(fā)上級機關或批轉本機關（包括批轉下級機關）的文件，一并歸入批轉、轉發(fā)年度。3、跨年度的表彰決定，考評結果、審計結論等文件，歸入表彰、考評、審計所專指的年度。4、跨年度的規(guī)劃，歸入規(guī)劃針對的第一年度。5、跨年度的總結，歸入總結針對的最后一個年度。26謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分6、跨年度的會議文件，歸入會議開幕年度。7、年度工作計劃、總結和各種基礎數字統(tǒng)計報表，歸入文件內容所針對的年度。8、工作計劃與總結一般不應寫在一起，如寫在一起的應視文件內容的主次來決定歸檔的年度。9、法規(guī)性文件，歸入通過、公布或批準生效年度。10、回顧、紀念性文章，歸入定稿或發(fā)表年度。11、翻印的文件，歸入原件的所屬年度。12、專業(yè)部門使用專門年度所形成的文件，按專門年度立卷歸檔。如教學年度是每年的9月1日至次年的8月31日為一個學年。13、為某項工作或會議收集的文件，一般不歸檔，如確有必要，可歸入使用年度。14、非訴訟案件材料，歸入結案年度。15、未標示文件形成時間的文件，根據文件的內容、制成材料、制作形成等予以考證后，歸入其所屬年度。27謝謝閱讀2020-5-286、跨年度的會議文件，歸入會議開幕年度。27謝謝閱讀202

歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。

六、分級別分級別，就是在保持文件之間有機聯(lián)系的基礎上，將上級機關、本機關、同級機關與不相隸屬機關和下級機關的文件材料分開整理。但對聯(lián)系密切的文件，如請示與批復等，不能為了分級別而將其分割開。1、上級機關普發(fā)的文件，放上級。2、上級機關針對本機關機構設置，人員編制的文件，放本機關。3、上級機關針對本機關干部任免的文件放本機關。4、上級機關針對本機關工作人員獎懲的文件放本機關。5、上級機關通報本機關的文件，放本機關。28謝謝閱讀2020-5-28

歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝6、上級機關或領導人針對本機關工作的指示、講話、題詞、調查報告，放本機關。7、上級機關批轉、轉發(fā)本機關的文件，放本機關。8、上級機關的批復與本機關的請示，本機關的批復與下級機關的請示一起放本機關。9、上級機關下達的工作、生產、經營計劃和分配的物資、設備、經費等指標文件，如文件內容是針對本機關的，放本機關；如是針對本系統(tǒng)、本行業(yè)，其中包括本單位的文件，放上級。10、上級機關通報本系統(tǒng)或本行業(yè)工作情況，其中包括本機關的文件，放上級。如文件內容主要是針對本機關，并且是重大事項的放本機關。11、上級機關的內部刊物、簡報，是本機關內容的，放本機關，如本機關無關的，放上級。12、上級機關的會議文件，本機關的發(fā)言和本機關的典型材料放本機關，其余文件放上級。29謝謝閱讀2020-5-286、上級機關或領導人針對本機關工作的指示、講話、題詞、調查報13、直屬上級機關與有關機關的聯(lián)發(fā)文件和共同召開的會議文件，屬于本機關內容的放本級，非本機關內容的放上級。14、本機關起草，以上級機關名義發(fā)出的文件，印件和底稿放上級，本機關只保存印件。15、本機關與外機關協(xié)商問題的來往文書，放本機關。16、本機關與外機關的聯(lián)發(fā)文件和共同召開的會議文件，放本機關。30謝謝閱讀2020-5-2813、直屬上級機關與有關機關的聯(lián)發(fā)文件和共同召開的會議文件，17、本機關制發(fā)的文件，放本機關。18、下級機關報送的文件，放下級。19、本機關轉發(fā)上級機關的文件，與被轉發(fā)的原件，一并放本機關；如被轉發(fā)件屬于政策法規(guī)性重要文件，則應與轉發(fā)件分開，即轉發(fā)件歸入本機關，被轉發(fā)件歸入上級機關。20、本機關轉發(fā)、批轉下級機關的文件，與被轉發(fā)、批轉的下級機關的原件，一并放本機關。31謝謝閱讀2020-5-2817、本機關制發(fā)的文件，放本機關。31謝謝閱讀2020-5-歸檔文件整理步驟：收集文件—修整文件—裝訂—區(qū)分歸檔范圍—分年度—分級別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。七、分保管期限保管期限，就是文件材料的留存年限。劃分保管期限，就是根據文件材料自身所具有的使用價值，確定文件材料存留的年限。根據國家檔案局《關于機關檔案保管期限的規(guī)定》，文書檔案的保管期限為永久和定期兩種。永久，即在正常情況下，無限期地保存；定期，分為10年和30年兩種。

（一）永久：凡是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，都應定為永久。具體的保管期限要根據本機關的實際情況來制定文書檔案保管期限表。32謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—修整文件—裝訂—區(qū)分歸檔范圍—分永久保管的文書檔案1、本機關的黨組、黨委、局務會議、行政工作會議的記錄2、本機關的各項工作計劃、總結、責任制、大事記、年鑒、規(guī)章制度3、本機關召開的重要會議、（黨代會、人代會、團代會、婦代會、職代會）4、本機關制發(fā)的方針、政策性和法規(guī)性文件5、本機關的機構演變、啟用、人事任免和獎懲文件6、本機關的錄用、轉正、調資、定級、離退休、撫恤工作文件7、本機關干部職工、黨員花名冊和統(tǒng)計年報8、本機關簽定的合同、協(xié)議文件9、本機關重要的請示、報告、批復文件10、上級領導機關或領導對本機關的重要批示11、上級機關頒發(fā)需本機關貫徹執(zhí)行的重要文件33謝謝閱讀2020-5-28永久保管的文書檔案1、本機關的黨組、黨委、局務會議、行政工作定期（30年）保管的文書檔案1、本機關制發(fā)的一般性的文件2、半年、季度工作計劃、總結、報告3、本機關內部科室的工作報告、計劃、總結4、上級機關發(fā)來的需要貫徹執(zhí)行的文件5、下級機關報來的年度計劃、總結、統(tǒng)計報表6、本機關編印的刊物7、本機關的重要典型、匯報材料34謝謝閱讀2020-5-28定期（30年）保管的文書檔案1、本機關制發(fā)的一般性的文件34定期（10年）保管的文書檔案1、本機關一般事物性、臨時性的文件2、本機關每月的工作安排3、上級發(fā)來的有價值的普發(fā)性文件4、機關之間協(xié)商工作的來往文書35謝謝閱讀2020-5-28定期（10年）保管的文書檔案1、本機關一般事物性、臨時性的文歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。八、分類別分類別，就是根據本機關文件的來源、時間、內容和形式上的異同，按照一定的方法，分成若干類別的過程。（一）分類方法分類方法也稱分類原則，就是具體劃分本機關文件之間異同點的根據和準則。目前我們比較常用的就是組織機構分類法和問題分類法。

36謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分

1、組織機構分類法（內設機構多的單位宜采用此種方法）組織機構分類法，就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進行分類。也就是按照立檔單位的內部機構，將整個全宗內的文件材料分成若干類別的方法。機關內有幾個機構，就設幾個類，機構名稱，就是類名。如，辦公室、機關處、企業(yè)處、法規(guī)處、科教處就是五個類名。采用組織機構分類設置類別，要依據編委部門或上級主管部門有關本機關內設組織機構的批準文件設置。采用組織機構分類法分類的層次確定，主要依據本機關大小和形成文件數量的多少來確定。37謝謝閱讀2020-5-28

1、組織機構分類法（內設機構多的單位宜采用此種方法）37謝類別排列方法①依據編委批準的內設組織機構編制文件的順序排列。②依據本機關習慣的排列順序排列。③依據其重要程度排列。一般為黨委（黨組）下設的組織機構在前，行政下設的組織機構在后，綜合性機構在前，業(yè)務部門在后。如辦公室系黨政合一的綜合性部門，則應將辦公室排列在前面，然后按照黨委下設部門，行政下設的部門依次排列。38謝謝閱讀2020-5-28類別排列方法38謝謝閱讀2020-5-28

2、問題分類法（機關小，內設機關少的單位宜采用此種方法）問題分類法，就是按照全宗內文件材料所記述和反映的問題分類的方法，即將記述和反映同一問題的文件集中，記述和反映不同問題的文件分開。也就是說，不管是機關內哪個組織機構形成或辦理的文件，只要是記述和反映同一問題的文件，都歸入一個類別內，以集中反映某一個問題的來龍去脈及辦理情況。類別排列的方法①先黨后政。即黨群工作方面的類項在前，行政管理以及業(yè)務工作方面的類項在后。②綜合性的類項在前，專題性的類項在后。具體排列順序可參照各類項之間的相互關系，結合重要程度和上述規(guī)則及實際情況確定。39謝謝閱讀2020-5-28

39謝謝閱讀2020-5-28

（二）分類方案的編制分類方案，是一個機關內文件材料分類的表現形式，它是用文字或圖表形式表示一個機關內文件分類體系的一種文件。是進行文件分類的依據。一個機關內的文件應根據其內容和載體的不同，編制統(tǒng)一的分類方案，分類方案編制好后，一般不要隨意變動，以保持其一致性和連續(xù)性。40謝謝閱讀2020-5-28

40謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—修整文件—裝訂—區(qū)分歸檔范圍—分年度—分級別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。九、排列文件歸檔文件按照分類方案進行排列，具體來講就是按照“事由原則”排列。所謂事由原則排列就是將同一事由、同一保管期限的相關文件排列在一起。如：請示——批復、轉發(fā)文——被轉發(fā)文、一次會議、一次活動等。同一保管期限，不同事由的文件，可按時間的先后順序，也可按問題的重要程度，責任者級別的高低進行排列。從檔案利用和管理方便出發(fā)，不宜按收發(fā)文順序排列歸檔文件。41謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—修整文件—裝訂—區(qū)分歸檔范圍—分企業(yè)和科技事業(yè)單位的檔案分類一般按十大類進行分類。前四類，黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理，檔案的整理可參照歸檔文件整理方法進行整理。即歸檔文件整理時按單位（全宗）——年度——保管期限分為黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理四大類，每大類內文件的排列按照同一問題形成的文件材料集中排列。如在黨群工作類內有黨務工作、組織工作、宣傳工作、工會工作、共青團工作等。在文件排列時先排黨群工作、再排組織工作、依次類推42謝謝閱讀2020-5-28企業(yè)和科技事業(yè)單位的檔案分類一般按十大類進行分類。前四類，黨歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。十、文件編制件號歸檔文件編號，指將歸檔文件在全宗中的位置，標識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。（一）頁號頁號，是每份歸檔文件頁次的順序號。頁號編寫方法和要求：1、以件為單位，逐頁編寫順序號，一份文件為一個流水號。歸檔文件自身已有頁碼的不再編號，自身無頁碼的要補編頁號。如一份文件由幾部分組成，而且每個組成部分各自編有頁碼的（如：正文和附件、正文和定稿、請示和批復、函與復函、報告與批示、轉發(fā)件與被轉發(fā)件、辦法與實施細則、收文處理單與正式文件等作為一份文件編制件號歸檔），要重新編寫頁號，即要給這份文件以完整連貫的總頁碼。43謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分2、編寫頁號，統(tǒng)一在有文字的每頁文件正面的右上角，背面的左上角，單面印刷的為一頁，編一個號；雙面印刷的為兩頁，編兩個號。折疊的大張文字材料或圖表，不管折幾折，凡是單面有字的為一頁，編一個號，雙面有字的為兩頁，編兩個號。3、不得重編、漏編頁號。

44謝謝閱讀2020-5-282、編寫頁號，統(tǒng)一在有文字的每頁文件正面的右上角，背面的左上（二）蓋歸檔章式樣1、歸檔章的位置歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁上端居中空白位置。如此位置有領導批示或收發(fā)章等，可加蓋在首頁上端其它空白處，不要壓字跡，盡量不要與收發(fā)章或領導批示文字交叉在一起。全宗號年度室編件號機構（問題）保管期限館編件號45謝謝閱讀2020-5-28（二）蓋歸檔章全宗號年度室編件號機構保管期限館編件號45謝謝2、歸檔章的項目及填寫方法歸檔章的項目有全宗號、年度、保管期限、件號、頁數、類別名稱（機構或問題）等。（1）全宗號：是檔案館給立檔單位編制的代號。（2）年度：是文件的形成年度，采用公元紀元，以四位阿拉件數字標注，如2006年，應標注為“2006”而不能簡化為“06”。（3）保管期限：按歸檔文件劃定的保管期限填寫，是哪種保期限就填寫哪一種。46謝謝閱讀2020-5-282、歸檔章的項目及填寫方法46謝謝閱讀2020-5-28（4）、室編件號：即在歸檔文件整理時編制的件號，其編制方法和要求：①歸檔文件排列順序固定之后，應逐件編寫件號。②在同一年度，同一保管期限內，按照歸檔文件排列的先后順序，從“1”開始編制件號。即一年三個流水號，永久從“1”開始，定期30年從“1”開始，定期10年從“1”開始，依次編制。③不得斷號，重號，跳號。⑤館編件號：檔案進館后填寫⑥機構（問題）：填寫類別的規(guī)范化簡稱，采用機構分類的，填寫機構名稱，采用問題分類法分類的，填寫問題類名。47謝謝閱讀2020-5-28（4）、室編件號：即在歸檔文件整理時編制的件號，其編制方法和歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。十一、編制歸檔文件目錄編制歸檔文件目錄，歸檔文件在編好件號以后就應按照件號順序編制歸檔文件目錄，它是整理工作中的重要環(huán)節(jié)之一，也是其它編目工作的基礎，為檔案保管、利用、鑒定、統(tǒng)計、編研等工作的開展提供基本條件。歸檔文件應逐件編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。48謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分１、件號：填寫室編件號。２、責任者：制發(fā)文件的組織或個人即文件的發(fā)文機關或署名者。除了著作、論文等署個人姓名外，其它不填個人姓名。如一件文件有幾個作者，只要填寫一至二個主要作者加“等”。３、文號：文件的發(fā)文字號。一般由機關代字、年度、順序號組成。如：日發(fā)[2009]6號。注意：不能把期刊號填在此欄。４、題名：文件標題。注意：（1）任免、獎懲文件，題名中未體現本單位或本單位人的姓名，但文件中有本單位或本單位的人，原題名照抄，把本單位或本單位人的姓名補充在原題名后面并加“（）”。（2）介紹信及存根必須把每個人的姓名都寫上。如：組織關系介紹信（XXX、XXX、XXX）。（3）會議記錄，要寫上每次會議的主要議題，整個題名加方括號。（4）文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄。49謝謝閱讀2020-5-28１、件號：填寫室編件號。49謝謝閱讀2020-5-28（5）沒有題名或題名不規(guī)范的要自擬標題并加中括號，但不能在文件標題上涂改。（6）文件的附件獨立性強，正文標題不能反映附件內容時，附件標題可一并抄錄，外加“（）”標注。5、日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日。如：20040102。6、頁數：每一件歸檔文件的總頁數。文件中有圖文的頁面為一頁。7、備注：注釋文件需說明的情況。歸檔文件目錄用紙為A4型，日照檔案信息網下載欄直接下載即可。8、制作歸檔文件目錄封面50謝謝閱讀2020-5-28（5）沒有題名或題名不規(guī)范的要自擬標題并加中括號，但不能在文歸檔文件目錄式樣件號責任者文號題名日期頁數備注1日照市教育局日教發(fā)[2009]1號2009年全市教育工作總結及2010年工作計劃200912202051謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件目錄式樣件號責任者文號題名日期頁數備注1日照市教育局歸檔文件目錄封面式樣歸檔文件目錄全宗名稱：日照市教育局年度：2009保管期限：永久機構（問題）：綜合類52謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件目錄封面式樣52謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。十二、裝盒裝盒就是將編好歸檔文件目錄的歸檔文件，按照件號的順序裝入檔案盒。其基本要求是：在同一年度、同一保管期限條件下，根據歸檔文件的多少選用不同數量，不同規(guī)格型號的檔案盒。53謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分歸檔文件裝盒后，即可填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等項目。檔案盒封面項目設置為；全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱，各單位還可根據需要設置年度、保管期限或其他項目。盒脊項目設置包括全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號和盒號等這些項目的填寫（除盒號、起止件號外）均與歸檔章同。盒號機關檔案室不填，要在以后檔案移交進區(qū)檔案館時再填。起止件號填寫該盒內第一份歸檔文件和最后一份歸檔文件的號。中間用“一”連接。54謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件裝盒后，即可填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等項目。檔案備考表是置于盒內歸檔文件之尾，項目包括：盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。盒內文件情況說明的填寫，主要填寫盒內文件字跡模糊、紙張缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。整理人的填寫，主要填寫整理、歸檔文件的人員姓名。檢查人的填寫，主要填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。日期主要填寫歸檔文件整理完畢的日期。55謝謝閱讀2020-5-28備考表是置于盒內歸檔文件之尾，項目包括：盒內文件情況說明、整歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。

十三、排列上架歸檔文件裝盒并完成檔案盒封面及盒脊的填寫后，即可將整理好的檔案排列上架裝入檔案箱柜保管。檔案排列上架的方法要與檔案的分類方法一致。也可視需要編上盒號（用鉛筆），排列的順序從上到下，從左到右。56謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分57謝謝閱讀2020-5-2857謝謝閱讀2020-5-28謝謝！58謝謝閱讀2020-5-2858謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理規(guī)則日照市檔案局法規(guī)業(yè)務科59謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理規(guī)則日照市檔案局法規(guī)業(yè)務科1謝謝閱讀2020-5內容《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局8號令）歸檔文件整理規(guī)則60謝謝閱讀2020-5-28內容2謝謝閱讀2020-5-28第一節(jié)歸檔文件整理工作概述

歸檔文件整理的依據：國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》已經2006年9月19日國家檔案局局務會議審議通過。歸檔文件整理是檔案工作的重要組成部分。各單位檔案部門把辦理完畢的具有參考利用價值的文件進行系統(tǒng)化整理編目后，才算完成了文件處理工作。歸檔文件移交單位檔案室后，文件便由發(fā)揮現行效用轉入備查參考，從現行文件運轉過程轉入檔案管理階段。61謝謝閱讀2020-5-28第一節(jié)歸檔文件整理工作概述歸檔文件整理的依據：國家一、歸檔文件歸檔文件，是指各單位在其職能活動中形成的，辦理完畢應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。二、歸檔文件整理歸檔文件整理，就是將應歸檔的文件按照一定的原則和方法進行分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。三、歸檔文件整理原則歸檔文件整理原則就是遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用

62謝謝閱讀2020-5-28一、歸檔文件4謝謝閱讀2020-5-28四、歸檔文件整理方法

目前，我國推行的歸檔文件整理方法有兩種。即改革后的文件級整理方法和傳統(tǒng)的案卷級整理方法。今天，我們主要講文件級整理方法。文件級整理方法，就是將歸檔文件以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。件的定義：件是指歸檔文件的整理單位。1、一般情況下每份（單份）文件為一件。2、文件正本與定稿為一件。3、正文和附件為一件。4、原件與復印件為一件。5、來文與復文為一件。如請示與批復、報告與批示等。6、轉發(fā)與被轉發(fā)件為一件。7、正文與文件處理單為一件。63謝謝閱讀2020-5-28四、歸檔文件整理方法

目前，我國推行的歸檔文件整理方8、報表、名冊、圖冊、會議記錄、期刊等，一冊為一件。9、一次會議或活動文件。一次會議或活動形成的文件，為便于利用，可將整個會議或活動的文件裝訂在一起作為一件來處理。10、干部職工調動介紹信、存根，以一人為一件。11、干部任免、錄聘、調資、離退休、津貼補助等材料。如果一人一表或一文的，以一個人的一套材料為一件；若以若干人為一表或一文的，以一起上報審批的這幾個人的一套材料為一件。12、文件的中文與外文為一件；文件的漢文本與少數民族文本為一件。

64謝謝閱讀2020-5-288、報表、名冊、圖冊、會議記錄、期刊等，一冊為一件。6謝謝閱第二節(jié)文件級整理程序

文件級整理程序，就是指歸檔文件按文件級整理的步驟。一般情況下，文件級整理大致需要十三道程序，即收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。65謝謝閱讀2020-5-28第二節(jié)文件級整理程序文件級整理程序，就是指歸檔文件按

歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。

一、收集文件：就是根據黨和國家的有關規(guī)定，通過一定的方式和手續(xù)，把散存在機關內部和個人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。（一）收集文件的意義收集文件是歸檔整理工作的首要程序。整理工作的對象是文件材料，應歸檔文件材料能否收集齊全、完整，直接影響著整理工作的開展，所以說它是確保整理工作質量的前提條件和物質基礎。（二）收集工作的法律依據《中華人民共和國檔案法》第十條規(guī)定：對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。66謝謝閱讀2020-5-28

歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂

《山東省檔案條例》第十三條、規(guī)定：“單位及其工作人員在公務活動中形成的文件材料，按照國家和省有關規(guī)定應當歸檔的，單位文書或者業(yè)務部門必須收集、整理，并按照規(guī)定時間交本單位檔案機構和檔案工作人員集中管理。任何單位和個人不得據為己有或拒絕歸檔”。67謝謝閱讀2020-5-28

《山東省檔案條例》第十三條、規(guī)定：“單位及其工作人員在公務（三）收集工作的原則和內容齊全完整，是收集工作的基本原則。齊全是對整體而言，把本機關制發(fā)的和外來的文件材料全部收集起來，謂之齊全。完整是對個體而言，把一份文件的正件與附件，印件與底稿等，不缺件，不少頁地都收集起來，謂之完整。1、全面收集即不論是本機關制發(fā)的，還是上級黨政領導機關、上級業(yè)務主管機關、同級機關、不相隸屬機關、下級機關發(fā)來的，不管是單位保存的，還是單位領導或各部門以及個人存放的；不管是文字材料，還是圖紙、報表、聲像材料等，都要想方設法通過各種渠道進行全面收集。68謝謝閱讀2020-5-28（三）收集工作的原則和內容齊全完整，是收集工作的基本原則。齊2、重點收集從機構方面講，本機關機要收發(fā)部門，各內部機構等是收集的重點。從個人方面講，單位主要領導、辦公室主任、秘書、機要收發(fā)人員，內部機構負責人以及內勤人員等是收集的重點。從文件內容講，記述和反映本機關主要職能活動和歷史面貌的、方針政策性強、科研價值高、憑證作用大的文件材料，是收集的重點。69謝謝閱讀2020-5-282、重點收集從機構方面講，本機關機要收發(fā)部門，各內部機

3、帳外文件的收集“帳外文件”，指未經發(fā)文登記和打印、編號的文件。（1）本機關領導和有關部門負責人參加上級機關召開的會議帶回的文件材料，尤其是本機關領導在會議上的講話、發(fā)言以會議上印發(fā)本單位的典型材料。（2）代上級機關擬稿并被采用的文件定稿和印本。（3）上級機關批轉、轉發(fā)本機關的文件。（4）國家、省、市和上級機關領導視察、檢查本機關、本系統(tǒng)工作時的指示、講話、題詞和聲像等材料。（5）本機關召開的黨代會、職代會、團代會、黨組（黨委、總支、支部）會、行政領導（如局長）辦公會、工作會議、專業(yè)會議等形成的會議記錄、紀要、簡報、領導人講話稿等文件材料。以及領導班子民主生活會報告（一年兩次）

70謝謝閱讀2020-5-283、帳外文件的收集12謝謝閱讀2020-5-28（6）本機關各種基礎數字統(tǒng)計報表和分析材料。a黨員統(tǒng)計年報表b團員統(tǒng)計年報表c干部統(tǒng)計年報表d離（退）休干部統(tǒng)計年報表e公務員統(tǒng)計年報表f機構編制、人事年報表g黨政人才資源統(tǒng)計年報表h國有事業(yè)單位管理人才、專業(yè)技術人才統(tǒng)計年報表i黨內統(tǒng)計年報表71謝謝閱讀2020-5-28（6）本機關各種基礎數字統(tǒng)計報表和分析材料。13謝謝閱讀20j工資統(tǒng)計年報表k勞動情況統(tǒng)計年報表l保險福利費用構成情況年報表m國有資產統(tǒng)計年報表n財務決算報表0各類業(yè)務綜合或單項統(tǒng)計報表p紀檢監(jiān)察案件統(tǒng)計報表q審計結論。

72謝謝閱讀2020-5-28j工資統(tǒng)計年報表14謝謝閱讀2020-5-28

（7）領導干部個人重大事項的情況報告（一年兩次）。（8）領導干部個人收入申報的情況報告（一年兩次）。（9）本機關目標管理、文明建設、廉政建設、紀檢監(jiān)察、綜合治理、計劃生育等工作以及突發(fā)事件、重大活動中形成的文件材料。（10）本機關各級黨組織在工作活動中形成的文件材料。（11）本機關干部、職工定級、晉級、任免、調動、獎懲、考核、錄聘、離退、職稱評定等勞動人事方面的審批材料及黨員、干部、職工名冊。（如干部職工考核等次匯總表、工資變動審批表、工人技術等級考核審批表、工資發(fā)放明細表等）

73謝謝閱讀2020-5-28

（7）領導干部個人重大事項的情況報告（一年兩次）。15謝謝（12）本機關制訂的規(guī)章制度、管理辦法、規(guī)定、工作條例、崗位職責等。（13）本單位財產、檔案交接憑證。（14）本機關編印的簡報、出版物定稿、樣本。包括機構沿革、大事記、年鑒、組織史、志書等。（15）本機關請示與上級機關的批復，下級機關的請示與本機關的批復。（16）本機關與外機關簽訂的各種合同、協(xié)議書等。74謝謝閱讀2020-5-28（12）本機關制訂的規(guī)章制度、管理辦法、規(guī)定、工作條例、崗位（17）本機關檢查下級單位的工作、調查研究時形成的文字材料。（18）新聞媒體（報社、電臺、電視臺、雜志社）報道、轉載本機關工作活動的文章、圖片、采播通知單等。（19）本單位領導班子及成員的述職報告。（20）政府采購過程中所形成的報告、標書、合同等。①用戶申請報告、項目要求、設計方案等反映采購要求的文件；②招標通知、競標登記、競標單位的標書、競標會議議程、專家名單、專家意見、競標結果，采購合同記載競標和采購合同鑒定過程的文件材料；③合同變更、設計更改、驗收意見，合同執(zhí)行報告、爭議處理等記載合同管理執(zhí)行情況的文件材料。

75謝謝閱讀2020-5-28（17）本機關檢查下級單位的工作、調查研究時形成的文字材料。4、檢查已歸檔文件材料的質量（1）收文的正件與附件是否齊全完整。（2）收文與收文閱辦處理單是否齊全完整。（3）發(fā)文的定稿與印件是否齊全完整。計算機輸出的定稿，一是要附發(fā)文處理簽，二是要加蓋騎縫章，避免弄虛作假，以維護文件的真實性和憑證性，確實發(fā)揮文件的法定效用。（4）檢查已歸檔的文件簽發(fā)手續(xù)是否齊全，如印件是否蓋有單位印章，定稿與印件是否殘缺不全等，凡手續(xù)不全或缺頁的應補齊。（5）本機關的請示與上級機關的批復，下級機關的請示與本機關的批復是否齊全完整。如不完整，可依照下列方法處理。對有批復缺請示的處理。一般講，有批復肯定有請示，如缺請示文件，應認真查詢。一是找承辦請示事項的部門或個人查詢，二是找發(fā)出請示的單位查詢，找出請示后與批復一起歸檔。對有請示缺批復的處理。76謝謝閱讀2020-5-284、檢查已歸檔文件材料的質量18謝謝閱讀2020-5-28①有批復但未歸檔。一是有關申請?zhí)碇霉潭ㄙY產、調拔經費的批復文件，一般習慣于由財務部門或業(yè)務部門直接用批復原件去辦理劃拔、添置手續(xù)；辦理完后將批復原件和憑證一起歸入會計檔案，對此，應明確要求其在手續(xù)辦理完畢后將批復原件交文書處理人員歸檔，并提供批復復印件與會計憑證一并歸檔。二是批復文件未經正式收文渠道傳遞，而由經辦部門或經辦人員直接取回后留存。對此應要回原件歸檔。②電話批復、口頭批復未形成文字，或未批復，但實際上已辦理，即成事實。此類請示文件在歸檔之前，應由承辦人員在請示文件上級注明辦理的具體情況，并加蓋公章后歸檔。③直接在請示原件上批復的，將此份請示直接歸檔即可。④一個問題或一件事情，經多次請示才予批復的，將批復文件所針對的最后一份請示隨批復一并歸檔，前幾次請示文件可不歸檔。⑤未批復也未辦理的請示文件，屬于正在辦理過程中的文件，可暫不歸檔，但必須妥善保管，以備查找。如此類請示文件較多，已沒有批復的可能，可單獨整理。77謝謝閱讀2020-5-28①有批復但未歸檔。一是有關申請?zhí)碇霉潭ㄙY產、調拔經費的批復文歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。二、區(qū)分歸檔范圍區(qū)分歸檔范圍，就是將需要歸檔和不需要歸檔的文件材料區(qū)分開來。（一）歸檔文件材料的范圍凡是反映本機關工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。1、反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；78謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分2、機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；3、本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；4、其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。79謝謝閱讀2020-5-282、機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有（二）不歸檔文件材料的范圍1、上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；2、本機關文件材料中的重要文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來電、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；3、同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；4、下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。80謝謝閱讀2020-5-28（二）不歸檔文件材料的范圍1、上級機關的文件材料中，普發(fā)性不歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。三、修整文件為使檔案能夠長期保存和有效利用，裝訂之前必須對歸檔文件材料逐件進行檢查，凡不符合要求的都要進行修整。1、修裱破損文件使用粘合劑和選定的紙張對破損文件進行修補或托裱。2、復制字跡模糊或易褪變的文件包括不耐久字跡材料制成的文件和傳真文件。常用的復制方法是復印。3、去除易銹蝕的金屬物4、超大紙張折疊大于A4幅面的紙張要折疊成A4幅面。要注意盡量減少折疊次數，折痕處盡量位于文字、圖表字跡之外。81謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。四、裝訂裝訂，是歸檔文件整理工作的基礎環(huán)節(jié)。歸檔文件修整完畢，采用符合檔案保護技術要求的裝訂材料重新加以裝訂，以固定文件頁次，防止散失，便于保管和利用。（一）裝訂要求：1、歸檔文件應以“件”為單位逐件進行裝訂。2、裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；批轉或轉發(fā)文件在前，被批轉或轉發(fā)文件在后；收文處理閱辦單在前，正式文件在后；來文和復文作為一件時，復文在前，來文在后；漢文本在前，少數民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊規(guī)定除外）；重要法規(guī)性文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，樣本在前，定稿在后。82謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分3、裝訂時，應將“件”內的各頁按一定方式對齊。在左上角裝訂的，左側與上側對齊；左側裝訂的，右側與下側（底邊）對齊。（二）裝訂方法1、粘貼法。2-3頁的文件采用此種方法，要求左、上側對齊2、使用不銹鋼裝訂。4-10頁的文件的可采用此種方法，要求左、上側對齊。3、線裝法。10頁以上的文件可采用此種方法，采用采用“三孔一線”選擇粗細適中的棉線進行裝訂，要求左、下側對齊。4、特殊情況，如裝訂成冊不便拆釘的書籍、刊物，由于其金屬物已嚴密封裝在其中，拆除有損其原貌，因此也可以不拆除。83謝謝閱讀2020-5-283、裝訂時，應將“件”內的各頁按一定方式對齊。在左上角裝訂的歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。五、分年度（一）一般文件，歸入文件制發(fā)年度（指文件最后的落款日期）（二）跨年度的文件，歸入文件內容所針對的年度1、跨年度的請示與批復，一并歸入批復年度；沒有批復的，歸入請示年度。2、跨年度轉發(fā)上級機關或批轉本機關（包括批轉下級機關）的文件，一并歸入批轉、轉發(fā)年度。3、跨年度的表彰決定，考評結果、審計結論等文件，歸入表彰、考評、審計所專指的年度。4、跨年度的規(guī)劃，歸入規(guī)劃針對的第一年度。5、跨年度的總結，歸入總結針對的最后一個年度。84謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分6、跨年度的會議文件，歸入會議開幕年度。7、年度工作計劃、總結和各種基礎數字統(tǒng)計報表，歸入文件內容所針對的年度。8、工作計劃與總結一般不應寫在一起，如寫在一起的應視文件內容的主次來決定歸檔的年度。9、法規(guī)性文件，歸入通過、公布或批準生效年度。10、回顧、紀念性文章，歸入定稿或發(fā)表年度。11、翻印的文件，歸入原件的所屬年度。12、專業(yè)部門使用專門年度所形成的文件，按專門年度立卷歸檔。如教學年度是每年的9月1日至次年的8月31日為一個學年。13、為某項工作或會議收集的文件，一般不歸檔，如確有必要，可歸入使用年度。14、非訴訟案件材料，歸入結案年度。15、未標示文件形成時間的文件，根據文件的內容、制成材料、制作形成等予以考證后，歸入其所屬年度。85謝謝閱讀2020-5-286、跨年度的會議文件，歸入會議開幕年度。27謝謝閱讀202

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排列上架。

六、分級別分級別，就是在保持文件之間有機聯(lián)系的基礎上，將上級機關、本機關、同級機關與不相隸屬機關和下級機關的文件材料分開整理。但對聯(lián)系密切的文件，如請示與批復等，不能為了分級別而將其分割開。1、上級機關普發(fā)的文件，放上級。2、上級機關針對本機關機構設置，人員編制的文件，放本機關。3、上級機關針對本機關干部任免的文件放本機關。4、上級機關針對本機關工作人員獎懲的文件放本機關。5、上級機關通報本機關的文件，放本機關。86謝謝閱讀2020-5-28

歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝6、上級機關或領導人針對本機關工作的指示、講話、題詞、調查報告，放本機關。7、上級機關批轉、轉發(fā)本機關的文件，放本機關。8、上級機關的批復與本機關的請示，本機關的批復與下級機關的請示一起放本機關。9、上級機關下達的工作、生產、經營計劃和分配的物資、設備、經費等指標文件，如文件內容是針對本機關的，放本機關；如是針對本系統(tǒng)、本行業(yè)，其中包括本單位的文件，放上級。10、上級機關通報本系統(tǒng)或本行業(yè)工作情況，其中包括本機關的文件，放上級。如文件內容主要是針對本機關，并且是重大事項的放本機關。11、上級機關的內部刊物、簡報，是本機關內容的，放本機關，如本機關無關的，放上級。12、上級機關的會議文件，本機關的發(fā)言和本機關的典型材料放本機關，其余文件放上級。87謝謝閱讀2020-5-286、上級機關或領導人針對本機關工作的指示、講話、題詞、調查報13、直屬上級機關與有關機關的聯(lián)發(fā)文件和共同召開的會議文件，屬于本機關內容的放本級，非本機關內容的放上級。14、本機關起草，以上級機關名義發(fā)出的文件，印件和底稿放上級，本機關只保存印件。15、本機關與外機關協(xié)商問題的來往文書，放本機關。16、本機關與外機關的聯(lián)發(fā)文件和共同召開的會議文件，放本機關。88謝謝閱讀2020-5-2813、直屬上級機關與有關機關的聯(lián)發(fā)文件和共同召開的會議文件，17、本機關制發(fā)的文件，放本機關。18、下級機關報送的文件，放下級。19、本機關轉發(fā)上級機關的文件，與被轉發(fā)的原件，一并放本機關；如被轉發(fā)件屬于政策法規(guī)性重要文件，則應與轉發(fā)件分開，即轉發(fā)件歸入本機關，被轉發(fā)件歸入上級機關。20、本機關轉發(fā)、批轉下級機關的文件，與被轉發(fā)、批轉的下級機關的原件，一并放本機關。89謝謝閱讀2020-5-2817、本機關制發(fā)的文件，放本機關。31謝謝閱讀2020-5-歸檔文件整理步驟：收集文件—修整文件—裝訂—區(qū)分歸檔范圍—分年度—分級別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。七、分保管期限保管期限，就是文件材料的留存年限。劃分保管期限，就是根據文件材料自身所具有的使用價值，確定文件材料存留的年限。根據國家檔案局《關于機關檔案保管期限的規(guī)定》，文書檔案的保管期限為永久和定期兩種。永久，即在正常情況下，無限期地保存；定期，分為10年和30年兩種。

（一）永久：凡是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，都應定為永久。具體的保管期限要根據本機關的實際情況來制定文書檔案保管期限表。90謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—修整文件—裝訂—區(qū)分歸檔范圍—分永久保管的文書檔案1、本機關的黨組、黨委、局務會議、行政工作會議的記錄2、本機關的各項工作計劃、總結、責任制、大事記、年鑒、規(guī)章制度3、本機關召開的重要會議、（黨代會、人代會、團代會、婦代會、職代會）4、本機關制發(fā)的方針、政策性和法規(guī)性文件5、本機關的機構演變、啟用、人事任免和獎懲文件6、本機關的錄用、轉正、調資、定級、離退休、撫恤工作文件7、本機關干部職工、黨員花名冊和統(tǒng)計年報8、本機關簽定的合同、協(xié)議文件9、本機關重要的請示、報告、批復文件10、上級領導機關或領導對本機關的重要批示11、上級機關頒發(fā)需本機關貫徹執(zhí)行的重要文件91謝謝閱讀2020-5-28永久保管的文書檔案1、本機關的黨組、黨委、局務會議、行政工作定期（30年）保管的文書檔案1、本機關制發(fā)的一般性的文件2、半年、季度工作計劃、總結、報告3、本機關內部科室的工作報告、計劃、總結4、上級機關發(fā)來的需要貫徹執(zhí)行的文件5、下級機關報來的年度計劃、總結、統(tǒng)計報表6、本機關編印的刊物7、本機關的重要典型、匯報材料92謝謝閱讀2020-5-28定期（30年）保管的文書檔案1、本機關制發(fā)的一般性的文件34定期（10年）保管的文書檔案1、本機關一般事物性、臨時性的文件2、本機關每月的工作安排3、上級發(fā)來的有價值的普發(fā)性文件4、機關之間協(xié)商工作的來往文書93謝謝閱讀2020-5-28定期（10年）保管的文書檔案1、本機關一般事物性、臨時性的文歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。八、分類別分類別，就是根據本機關文件的來源、時間、內容和形式上的異同，按照一定的方法，分成若干類別的過程。（一）分類方法分類方法也稱分類原則，就是具體劃分本機關文件之間異同點的根據和準則。目前我們比較常用的就是組織機構分類法和問題分類法。

94謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分

1、組織機構分類法（內設機構多的單位宜采用此種方法）組織機構分類法，就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進行分類。也就是按照立檔單位的內部機構，將整個全宗內的文件材料分成若干類別的方法。機關內有幾個機構，就設幾個類，機構名稱，就是類名。如，辦公室、機關處、企業(yè)處、法規(guī)處、科教處就是五個類名。采用組織機構分類設置類別，要依據編委部門或上級主管部門有關本機關內設組織機構的批準文件設置。采用組織機構分類法分類的層次確定，主要依據本機關大小和形成文件數量的多少來確定。95謝謝閱讀2020-5-28

1、組織機構分類法（內設機構多的單位宜采用此種方法）37謝類別排列方法①依據編委批準的內設組織機構編制文件的順序排列。②依據本機關習慣的排列順序排列。③依據其重要程度排列。一般為黨委（黨組）下設的組織機構在前，行政下設的組織機構在后，綜合性機構在前，業(yè)務部門在后。如辦公室系黨政合一的綜合性部門，則應將辦公室排列在前面，然后按照黨委下設部門，行政下設的部門依次排列。96謝謝閱讀2020-5-28類別排列方法38謝謝閱讀2020-5-28

2、問題分類法（機關小，內設機關少的單位宜采用此種方法）問題分類法，就是按照全宗內文件材料所記述和反映的問題分類的方法，即將記述和反映同一問題的文件集中，記述和反映不同問題的文件分開。也就是說，不管是機關內哪個組織機構形成或辦理的文件，只要是記述和反映同一問題的文件，都歸入一個類別內，以集中反映某一個問題的來龍去脈及辦理情況。類別排列的方法①先黨后政。即黨群工作方面的類項在前，行政管理以及業(yè)務工作方面的類項在后。②綜合性的類項在前，專題性的類項在后。具體排列順序可參照各類項之間的相互關系，結合重要程度和上述規(guī)則及實際情況確定。97謝謝閱讀2020-5-28

39謝謝閱讀2020-5-28

（二）分類方案的編制分類方案，是一個機關內文件材料分類的表現形式，它是用文字或圖表形式表示一個機關內文件分類體系的一種文件。是進行文件分類的依據。一個機關內的文件應根據其內容和載體的不同，編制統(tǒng)一的分類方案，分類方案編制好后，一般不要隨意變動，以保持其一致性和連續(xù)性。98謝謝閱讀2020-5-28

40謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—修整文件—裝訂—區(qū)分歸檔范圍—分年度—分級別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。九、排列文件歸檔文件按照分類方案進行排列，具體來講就是按照“事由原則”排列。所謂事由原則排列就是將同一事由、同一保管期限的相關文件排列在一起。如：請示——批復、轉發(fā)文