秘書的日常事務(wù)工作資料課件

秘書的日常事務(wù)工作

秘書的日常事務(wù)工作1

通過講解秘書在電話接打、日程安排、旅行安排、值班工作等日常事務(wù)工作，掌握秘書日常事務(wù)中的主要程序和原則。能妥善安排領(lǐng)導(dǎo)的日程、約會及旅行，學(xué)會制作各種日程安排表。

2第一節(jié)接聽與撥打電話第四節(jié)旅行安排第二節(jié)時間安排與計劃第三節(jié)約會安排第五節(jié)印章管理、督查與信訪工作第一節(jié)接聽與撥打電話第四節(jié)旅行安排第二節(jié)3辦公室日常事務(wù)是秘書工作中最基礎(chǔ)的一項，也是最見秘書的管理工作水平的一項。辦公室日常事務(wù)是秘書工作中最基礎(chǔ)的一項，也是最見秘書的管理4第一節(jié)接聽與撥打電話辦公室日常事務(wù)之一，就是接打電話。打電話工作，看似簡單，實際上需要工作人員認真對待。做好接打電話工作需要注意以下幾點。第一節(jié)接聽與撥打電話辦公室5（一）熟悉常用電話號碼應(yīng)當(dāng)熟悉本單位電話機的分布情況、各科室電話號碼和本單位領(lǐng)導(dǎo)們的電話號碼；熟悉主要業(yè)務(wù)聯(lián)系單位的電話號碼和近期有業(yè)務(wù)聯(lián)系的電話號碼；工作案頭應(yīng)備電話號碼查詢資料以咨查用。（一）熟悉常用電話號碼應(yīng)當(dāng)熟悉本單位電話機的6（二）打電話時應(yīng)注意的事項

打電話時應(yīng)注意的事項如下（見圖6-27）。

圖6-27打電話時應(yīng)注意的事項注意事項替上司打電話給對方上司應(yīng)在對方上司接電話前將電話遞給上司錯打電話，錯播號碼都要說對不起先確認對方電話號碼、單位和具體要通話的人的姓名通后，先確認對方，然后報出自己的單位、姓名談工作前，先明確對方是否有時間，是否方便談此項事宜（二）打電話時應(yīng)注意的事項打電話時應(yīng)注意的事7（三）接電話時應(yīng)注意的事項接電話時應(yīng)注意的事項如下（見圖6-28）。圖6-28接電話時應(yīng)注意的事項通完話，不必急于掛機，對方身份高時對方先掛機不清楚的要請對方復(fù)述,重要的內(nèi)容要復(fù)述給對方談事情要盡快確認對方單位、姓名和電話事由

找人接電話要問清對方姓名或單位接聽電話說：“您好，這里是××公司××部門”

鈴響兩三聲之間是接聽電話的最佳時機對錯打的電話，態(tài)度也要和藹客氣（三）接電話時應(yīng)注意的事項接電話時應(yīng)注意的事8（四）注意電話禮儀無論接、打電話，秘書都應(yīng)注意聲音要柔和，語氣要親切，表述要清楚，快慢要適中，嘴離話筒不要太近，每次通話時間不可過長。接打電話時用問候語，更自然的方法是問明對方是誰的時候再問候“您好”，這樣的問候顯然是專給對方的，顯得更為真誠。如果對方先問候了，那么一定要回敬問候語，然后再詢問對方有什么事情。（四）注意電話禮儀無論接、打電話，秘書都應(yīng)注意9（五）做好電話記錄

無論打電話還是接電話，必要的時候，都要有電話記錄，要依據(jù)電話內(nèi)容做好電話記錄工作。記錄時，要注意通話中的五要素是否齊全。這五要素通常稱為“5W1H”。記錄電話內(nèi)容，應(yīng)備有格式固定的電話記錄本，摘記內(nèi)容可依據(jù)“5W1H”的要求，電話記錄是事先印制好的表格式簿冊。（五）做好電話記錄無論打電話還是接電話，必10（六）做好圖文傳真做好圖文傳真應(yīng)了解以下九點。目前高級傳真機是兼容的，收發(fā)傳真非常便捷。接通電話，請收件方給傳真信號，發(fā)傳真方要先按Fax鍵，后掛機。原件一定要扣放在發(fā)送面上，也可以在接通傳真機前就放好傳真件。一般收文以后有一份報表在頁頭上，注明發(fā)送時間，傳真號碼。秘書可以以此做好登記。一般傳真機的提示屏有文字提示：Phone電話Sending發(fā)送12345（六）做好圖文傳真做好圖文傳真應(yīng)了解以下九11傳真有自動接收功能，秘書用此鍵要注意保密問題，當(dāng)秘書不在的時候或者有外人的時候，自動接受傳真容易失密。換紙：傳真機一般采用210×50M或210×30M兩種規(guī)格的熱敏紙，因為熱敏紙不易留存，目前比較多地采用復(fù)印傳真兼可的設(shè)備和用紙。熱敏紙傳真件要留存需及時復(fù)印。即使是使用熱敏紙的傳真機同樣也有復(fù)印功能。6789傳真有自動接收功能，秘書用此鍵要注意保密問612有時需要運用電話直接口授某些文件或運用電話設(shè)施進行文件傳真?zhèn)鬟f?？谑陔娫捀搴蛡髡嫖募前l(fā)出的文件定稿，應(yīng)在傳輸前履行審批簽發(fā)手續(xù)，傳遞后應(yīng)按辦畢文書處置。有時需要運用電話直接口授某些文件或運13（七）電話記錄的處理通話后應(yīng)及時整理記錄內(nèi)容（包括錄音電話記錄），并根據(jù)涉及的內(nèi)容和緩急程度，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱讀。領(lǐng)導(dǎo)批示和答復(fù)后，秘書人員應(yīng)立即告知有關(guān)部門或人員辦理。對于一般的例行事務(wù)，秘書人員可直接答復(fù)或辦理。（七）電話記錄的處理通話后應(yīng)及時整理記錄內(nèi)容（包括錄音電話14第二節(jié)時間安排與計劃總經(jīng)理辦公室：李總：小王，這里是今年第二季度我要參加的一些會議，你安排一個表格給我，要好記，不至于到時忘了。王俐：我會安排并且打印好給您。第二節(jié)時間安排與計劃總經(jīng)理辦公室：15第二季度會議時間表

（2005.4—6）月份周次四五六一北京香港休假二上海西安休假三周三：推介會（主會議室）周一：面試導(dǎo)游（1會議室）四周一：經(jīng)理辦公會議第二季度會議時間表

（2005.4—6）月16秘書辦公室：王俐正在看書，這幾天事相對少一些，她看的書當(dāng)然和業(yè)務(wù)有關(guān)，其中一道題很感興趣，她正準備做，電話響起：“哦，小王啊，我下周事太多，你都知道，幫我列個表出來，而且要具體到每天；另外，到五一雖然還有一段時間，你先列一個五一七天值班表出來，也好讓大家提前有個準備?！泵貢k公室：17王俐現(xiàn)在把周安排表列出來

周計劃表年月日時周次間星期一星期二星期三星期四星期五9：0010：0011：00王俐現(xiàn)在把周安排表列出來

18她又列了工作日志

工作日志2005年4月15日星期三時間工作內(nèi)容9：00部門會議，4樓412室，帶相關(guān)文件資料10：0011：00確認所訂的上司與客戶的午餐她又列了工作日志

工作日19相關(guān)知識1，時間表分為年度、季度、月份、周時間表，一般在辦公室工作中秘書要為領(lǐng)導(dǎo)做月或周安排表。2，工作日志（1）內(nèi)容：會議活動、接待來訪、私人安排。秘書的工作日志中還應(yīng)包括上司的工作日志及其相關(guān)服務(wù)性事務(wù)。相關(guān)知識1，時間表20（2）變更：若有變更，應(yīng)及時通知相關(guān)部門或客戶。要遵循先重急后輕緩的原則，活動中部要留有不少于10分鐘的間隙。（3）要注意對上司的時間安排和工作日志進行保密。（4）時間表和工作日志都是提高工作效率的重要管理手段，作為秘書人員必須掌握。（2）變更：若有變更，應(yīng)及時通知相關(guān)部門或客戶。要遵循先重急21第四節(jié)旅行安排

總經(jīng)理辦公室：李總：小王，我計劃下周去合肥出差一趟，實地考察一下公司在那里設(shè)分部的可能性。你先草擬一份我這次商務(wù)旅行計劃，有些細節(jié)需要具體和對方落實后再定。喏，你沒有這方面經(jīng)驗，這里是一份旅行計劃表供你參考。第四節(jié)旅行安排22旅行計劃（李恒壽總經(jīng)理）日期具體時間交通工具地點事項備注2004年10月8日（星期三）8：00—8：30出租車廣州從家出發(fā)到白云機場昆明地接公司電話：0852—875488869：30—11：00民航班機飛機上從廣州飛往昆明11：20—11：40昆明分公司接機車與分公司人員在車上去往分公司視察12：00——3：00午餐和午休地接公司安排的昆明飯店準備下午會議3：30—5：00昆明飯店會議廳召開分公司和地接公司有關(guān)人員會議5：00——6：30昆明飯店宴會廳舉行宴會，召待相關(guān)新老客戶和地方官員6：30—8：30出租車去往昆明機場準備返回廣州9：00—10：30民航班機飛機上飛回廣州旅行計劃（李恒壽總經(jīng)理）日期具體交通地點事項備注8：0023相關(guān)知識（一）上司出差時，秘書應(yīng)準備些什么？1，旅行計劃；2，搜集相關(guān)商務(wù)洽談資料；3，旅館信息；4，旅行用品；5，差旅費；6，行李準備。相關(guān)知識（一）上司出差時，秘書應(yīng)準備些什么？24（二）旅行計劃（日程表）具體要求是什么？1，復(fù)印三份：上司；上司家屬；辦公室存檔；2，時間不可太緊，應(yīng)留有余地；3，了解目的地相關(guān)情況：氣候；交通等。4，如有可能，應(yīng)多準備幾份旅行計劃，供上司參考。（二）旅行計劃（日程表）具體要求是什么？25總經(jīng)理辦公室：李總：小王，這次出差去合肥比較滿意，你擬的旅行計劃較為實用，給我省了不少時間，值得表揚。接下來公司可能就要決定在合肥設(shè)分部了，但國內(nèi)市場不能滿足公司的發(fā)展要求，要再考察國外市場，我下周要去法國一趟，你先草擬一份出國旅行計劃，并做好相應(yīng)準備。這里是上次我出差赴美的日程表，你參考一下?？偨?jīng)理辦公室：26旅行計劃（李恒壽總經(jīng)理）廣州——波士頓2004年12月12日—14日時間日程安排12月12日（星期一）上午9：10下午19：30下午20：30乘中國民航CA521次班機由廣州至波士頓。抵波士頓，由麗云小姐接，住F旅館。與格蘭（GRAN）先生共進晚餐。12月12日（星期二）上午9：10中午12：00下午15：00下午19：30下午20：30與格蘭先生在公司會議室會談（所用08號文件在公文包中）。與格蘭先生共進午餐。與格蘭先生繼續(xù)會談（所用10號文件在公文包中）。在旅館用晚餐。拜訪陳安家先生（麗云陪同，禮品在手提箱中）12月12日（星期三）上午9：10乘CA541次班機回廣州（劉大鵬副總經(jīng)理接）旅行計劃（李恒壽總經(jīng)理）廣州——波士頓時間日程安27王俐看了一下，覺得草擬一份并不難，只是這出國準備些什么，需要辦哪些手續(xù)，卻是個大問題，自己一無所知，得找其他有經(jīng)驗的人問問，她想到了人事部的趙經(jīng)理，他以前可是董事長的秘書，這不，做得好，提拔了不是？王俐看了一下，覺得草擬一份并不難，只是這出國準備些什么，需要28人事部辦公室：趙經(jīng)理：王俐，你還是挺好學(xué)的，那好，我就跟你說說，具體如何做，你還得親自去辦才會知道其中的竅門的……王俐：謝謝，我會認真記下來的。人事部辦公室：29趙：這第一步是要了解出國商務(wù)旅行的手續(xù)：1，撰寫出國申請：事由；路線（所在國名）；日程安排；人數(shù)；附相關(guān)說明。2，辦理護照：攜相關(guān)證件和照片去公安機關(guān)或相關(guān)機構(gòu)；填寫有關(guān)卡片和申請表；仔細檢查護照并簽字。3，辦理簽證：因公出國可不簽證，但因私需簽證（李總需辦簽證么？辦）；交護照并填簽證表；檢查簽證；辦理《國際預(yù)防接種證書》（黃皮書，憑護照和簽證到當(dāng)?shù)匦l(wèi)生檢疫部門進行衛(wèi)生檢疫和預(yù)防接種后領(lǐng)取黃皮書，仔細檢查一遍）趙：這第一步是要了解出國商務(wù)旅行的手續(xù)：304，辦理出境登記卡：憑護照、戶口簿、居民身份證辦理。5，訂購機票：需出示護照并仔細查對機票。6，辦理保險：通過代理人直接由保險公司安排。7，出行前準備：編制旅行方案；了解外匯信息，辦理兌換；隨身物品；相關(guān)文件；相關(guān)證件；了解所去國背景資料。8，出入境：邊防檢查；海關(guān)檢查；安全檢查；健康檢查。4，辦理出境登記卡：憑護照、戶口簿、居民身份證辦理。31王俐：趙經(jīng)理，真的太高興了，知道了這么多出國的知識，只是還有幾個問題：什么是護照？什么是簽證？什么叫“黃皮書”？時差如何計算呢？王俐：趙經(jīng)理，真的太高興了，知道了這么多出國的知識，只是還有32趙經(jīng)理：護照：某國公民出入本國國境和在國外旅行或居留時，由本國發(fā)給的一種證明公民國籍和身份的合法證件。我國的分為：外交護照、公務(wù)護照、普通護照三種。普通護照又可分為因公的和因私的兩種。趙經(jīng)理：33秘書的日常事務(wù)工作資料課件34簽證：一個主權(quán)國家在本國或外國公民所持的護照或其他旅行證件上的簽注、蓋印，以表示允許其出入本國國境或者經(jīng)過國境的證明。若把護照看成是身份證，簽證就是出入證。我國的簽證一般在護照上。簽證：一個主權(quán)國家在本國或外國公民所持的護照或其他旅行證件上35小王，你看一下，這就是去年發(fā)生的被打的中國公民趙燕的簽證。這就是人們常說的綠卡：小王，你看一下，這就是去年發(fā)生的被打的中國公民趙燕的簽證。36黃皮書的英文為：InternationalertificateOfVaccination它是國際衛(wèi)生組織為了保障出入國境人員的人身健康，防止某些疾病傳染流行所要求的證明。黃皮書的英文為：37時差：國際規(guī)定以英國格林威治時間（GMT）為標準時間。地球的兩個半球分為東八區(qū)和西八區(qū)，東八區(qū)時間比GMT早，西八區(qū)比GMT晚。對于出國人員來說，調(diào)整時差必不可少。通常計算是以經(jīng)線劃分，即格林威治以東，每15度加1小時，以西，每15度減1小時。時差：國際規(guī)定以英國格林威治時間（GMT）為標準時間。地球的38實訓(xùn)題1，幫王俐擬一份李總?cè)ズ戏食霾畹穆眯杏媱潱ㄒ惶欤?，擬一份李總?cè)シ▏屠璩霾畹穆眯杏媱潱ㄈ欤?，按照上文所述時差計算方法，填寫下表。實訓(xùn)題1，幫王俐擬一份李總?cè)ズ戏食霾畹穆眯杏媱潱ㄒ惶欤?9主要國家時差表英（格）中+8法+1美（紐）-5澳+10加-8（太平洋沿岸）1：008：0017：0021：00主要國家時差表英（格）中+8法+1美（紐）-5澳+140第五節(jié)印章管理、督查與信訪工作掌管印章是秘書部門或秘書的一項重要的日常工作。秘書管理的印章有公章、專用章、負責(zé)人印章等。公章是一個機關(guān)、單位或社會組織的正式印章，是其具有合法性的標志，是行使其職權(quán)的憑信。第五節(jié)印章管理、督查與信訪工作掌管印章是秘書部門或秘書的一項41公章可分為兩種（見圖6-38）。圖6-38公章的分類公章的分類圓形橢圓形或方形國內(nèi)公章，規(guī)格有明確規(guī)定國際公章印文用中文宋體或簡體，自左向右環(huán)行或自左至右橫行，一般用全稱一般是外文居右上方，中文居左下方，且須用繁體字公章可分為兩種（見圖6-38）。圖6-3842公章一般由上級制發(fā)，如需自行刻制必須報經(jīng)公安機關(guān)批準，并在指定處刻制。

專用章是為某種專門業(yè)務(wù)刻制的印章，如“財務(wù)專用章”，“合同專用章”等，它不代表機關(guān)、單位，只反映某項專門業(yè)務(wù)內(nèi)容和一定的業(yè)務(wù)權(quán)力。專用章可以是圓形，也可以是橢圓形、方形、菱形或長方形。公章一般由上級制發(fā)，如需自行刻制必須43

手章是負責(zé)人印章，是機關(guān)、單位主要負責(zé)人的圖章和簽名章，它代表法人，象征職權(quán)，因此具有權(quán)威性。有些文件，有些事項，有些手續(xù)，如銀行借貸、財務(wù)報告和決算、簽訂合同等，除蓋公章和專用章外，還須蓋負責(zé)人手章才能生效。手章是負責(zé)人印章，是機關(guān)、單位主要負44印章的應(yīng)用應(yīng)注意以下四個方面，如表6-9所示。表6-9印章的應(yīng)用應(yīng)注意的事項要求具體內(nèi)容管理印章要有制度對什么情況下用公章，什么情況下用專用章，什么情況下用負責(zé)人印章都要有明確規(guī)定，并且責(zé)成專人管理和使用，未經(jīng)上級批準，任何人不得管理和使用印章使用印章要慎重要有批準手續(xù)，并進行登記。登記項目有用章日期、用章單位、用章經(jīng)手人、用章事由、用章批準人、用章印數(shù)等使用印章事前認真檢查看手續(xù)是否齊全，材料是否完備，對不合法和不合手續(xù)的可以提出異議，甚至拒絕用印蓋章位置準確要印在文件日期上方，做到上不壓正文、下要騎年蓋月，印文字跡要端正清晰印章必須妥善保管須放在安全可靠的地方，或保險柜中，或抽屜中，并隨時上鎖。節(jié)假日須加貼封條，以防被盜。如發(fā)現(xiàn)被盜，要馬上報案，并迅速通報有關(guān)方面印章的應(yīng)用應(yīng)注意以下四個方面，如表6-9所示。表645六、開具各種信函開具或擬寫各種信函文件，是辦公室日常工作之一。常開具的信函有：介紹信、證明信。常擬寫的信函有慰問信、邀請函、聘書等。六、開具各種信函開具或擬寫各種信函文件，是辦46（一）介紹信介紹信是機關(guān)團體、企事業(yè)單位的人員與其他單位或個人聯(lián)系工作、了解情況、洽談業(yè)務(wù)、參加各種社會活動使用的一種專用書信。介紹信的種類介紹信大致分三種：打印成文，不留存根的印刷介紹信；打印成文帶存根的印刷介紹信；用一般公文紙書寫的介紹信。（一）介紹信介紹信是機關(guān)團體、企事業(yè)單位的人員與其47

介紹信的寫作介紹信包括以下內(nèi)容，如表6-10所示。表6-10介紹信的內(nèi)容內(nèi)容具體要求上款指對方單位的名稱或?qū)Ψ截撠?zé)同志的稱呼。上款要單獨起一行，頂格書寫，稱呼后加冒號介紹事項包括：持介紹信者的姓名、年齡、身份。如被介紹的不只一人，則須注明人數(shù)。然后寫接洽、聯(lián)系什么事情，有什么希望和要求。當(dāng)事項涉及一定保密范圍時，還須注明聯(lián)系人的政治面貌、職務(wù)、級別等落款寫開具介紹信的單位名稱和開具介紹信的日期，并加蓋公章附注一般寫介紹信的有效期限2介紹信的寫作表6-10介紹信的內(nèi)容內(nèi)容48

書信式介紹信

例文6介紹信××公司負責(zé)同志:今介紹我所副研究員何濤、高級工程師陳錦二位同志前往貴公司洽談有關(guān)合作的具體事宜，請予接待。此致敬禮!××實用技術(shù)研究所（蓋公章）二○○二年×月×日書信式介紹信49

不帶存根的印刷介紹信例文7××市××局介紹信___負責(zé)同志：茲介紹_____同志前往你處________事宜，請接洽并予協(xié)助。（有效期___天）××市××局（蓋章）二○○二年×月×日2不帶存根的印刷介紹信250帶存根的印刷介紹信

例文8介紹信（存根）___字___號____等______名同志，前往______聯(lián)系_______事宜。年月日___字___號介紹信茲有_____等______名同志，前往________聯(lián)系_____事宜，望接洽并予協(xié)助。此致敬禮!×××（蓋章）年月日3帶存根的印刷介紹信351（二）證明信證明信是證明一個人的身份、經(jīng)歷或一件事情的真實情況的專用書信。證明信通常被稱為“證明”或“證明書”。證明信的種類證明信可以有以下幾種分類，如表6-11所示。1（二）證明信證明信是證明一個人的身份、經(jīng)歷或52表6-11證明信的種類分類標準種類從內(nèi)容上以組織名義出具的證明信和以個人名義出具的證明信從格式上固定形式的證明信和非固定形式的證明信從證明信的用途來看證件式的證明信、作為材料存入檔案的證明信和證明證件丟失等情況的證明信表6-11證明信的種類分類標準種53證明信的寫作一般證明信都由標題、稱呼、正文、署名和日期組成（見圖6-39）。圖6-39證明信的寫作2標題上款正文落款在第一行中間冠以“證明信”或“證明書”，或?qū)懨鳌瓣P(guān)于×××同志××情況的證明

頂格寫上需要證明的單位名稱，之后加冒號另起一行空兩格寫明被證明事項的全部事實。寫完后，另起一行空兩格寫特此證明

在正文右下方署上證明單位名稱，并加蓋公章或私章，否則證明無效證明信的寫作圖6-39證明信的寫作2標題54撰寫證明信要認真負責(zé)，必須對被證明的人或需證明的事情實事求是，要做到字必有據(jù)，用語準確，切不可含糊其辭，模棱兩可。書寫時不能用紅筆或鉛筆，必須使用鋼筆或毛筆。如有涂改，須在涂改處加蓋公章或印上證明人的指紋。所擬證明信應(yīng)予登記，留有存根或底稿，以備查考。郵寄證明信，應(yīng)使用掛號方式，以免丟失。撰寫證明信要認真負責(zé)，必須對被證明55

固定式證明書信例文9證明信×校辦字×號茲證明我?！痢镣荆校蚬絖__，請解決交通、住宿問題。特此證明××××（蓋章）二○○二年×月×日1固定式證明書信156

作為證件用的證明信例文10證明信我廠工程師×××同志，技術(shù)員×××同志，前往湖南、廣東、安徽等省，檢查并修理我廠出產(chǎn)的××牌熱水器，希有關(guān)單位給予幫助。特此證明××省××市×××廠（公章）二○○二年×月×日2作為證件用的證明信257作為材料存入檔案的證明信例文11證明信××大學(xué)黨支部：×年×月×日來信收到。根據(jù)信中要求，現(xiàn)將你校××同志的愛人、××同志的情況介紹如下：××同志，現(xiàn)年××歲，中共黨員，是我校中文系教師。該同志和家庭歷史以及社會關(guān)系均清楚。該同志對教學(xué)工作認真負責(zé)，近年來多次被評為市級模范教師。特此證明××省××市××大學(xué)黨支部（公章）二○○二年×月×日3作為材料存入檔案的證明信358

個人出具的證明信例文12××局負責(zé)同志：王××原為校中文系××級學(xué)生，曾擔(dān)任前學(xué)生會主席職務(wù)，在校期間，該生遵守學(xué)校各項規(guī)章制度，沒有參與任何不利于安定團結(jié)的活動。特此證明證明人：李××二○○二年×月×日4個人出具的證明信459（三）推薦信推薦信是一種向用人單位薦舉人才的書信。有向某單位自薦的，也有第三者薦舉的。要把被推薦的人的基本情況以及要推薦或自薦的理由寫清楚。要全面、實事求是地介紹被推薦人的情況，以客觀、公正的態(tài)度向用人單位提供真實情況。如果以個人名義寫推薦信，要在信中介紹自己的身份，說明自己與被推薦人的關(guān)系。（三）推薦信推薦信是一種向用人單位薦舉人60

（四）邀請函邀請函也稱為請柬，是邀請對方前來參加會議、學(xué)術(shù)報告以及開業(yè)慶典、展覽等活動的一種專用書信。邀請函的寫作內(nèi)容有以下四點，如表6-12所示。表6-12邀請函的寫作內(nèi)容內(nèi)容要求標題在封面或第一行中間寫“邀請書”字樣上款被邀請單位（或個人）名稱單占一行，頂格書寫正文寫活動內(nèi)容、時間、地點落款邀請單位（或個人）名稱、發(fā)出邀請的日期（四）邀請函邀請函也稱為請柬，是邀請對方61例文13邀請函尊敬的×××教授：本學(xué)會決定于2001年5月×日在省城華祥賓館舉辦民間文學(xué)理論報告會。恭請您就有關(guān)民間文學(xué)的現(xiàn)狀與發(fā)展發(fā)表高見。務(wù)請撥冗出席。順祝健康!聯(lián)系人：××電話：×××××××××省文學(xué)研究會二○○一年五月×日例文1362（五）聘書聘書指聘請專家、高級職員來擔(dān)任職務(wù)的書信。聘請書的寫作內(nèi)容如下（見圖6-40）。

圖6-40聘請書的寫作標題正文結(jié)尾落款寫“聘書”或?qū)憽捌刚垥睂懫刚堈l，擔(dān)任什么職務(wù)，什么時間到任在正文的最后，另起一行，空兩格寫“此聘”二字，后邊不加標點符號在正文的下方或偏右下方，寫聘請單位全名，并加蓋公章（五）聘書聘書指聘請專家、高級職員來擔(dān)任職63例文14聘請書茲聘請×××同志從1996年1月1日起擔(dān)任我公司營業(yè)部主任。此聘×××公司1995年12月25日例文1464七、擬寫大事記一般地說，各個單位辦公部門都有人負責(zé)或?qū)９鼙締挝坏拇笫掠浌ぷ?，各職能部門相應(yīng)也有人負責(zé)或?qū)９鼙静块T職責(zé)范圍內(nèi)的大事記。單位大事記，常由辦公部門在年終收集各職能部門大事記，在其基礎(chǔ)上修訂整理而成，然后送主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，審核后，打印存檔。七、擬寫大事記一般地說，各個單位辦公部門都有65（一）大事記的概念大事記，是用于隨時記載機關(guān)日常重要工作或活動簡況的公文文種。所謂“大事”，指能反映本單位的重要工作或活動面貌，于今后有查考價值的事項。（一）大事記的概念大事記，是用于隨時記載機66（二）大事記的寫法大事記的結(jié)構(gòu)，由標題、正文組成具體內(nèi)容如下（見圖)圖6-41大事記的內(nèi)容包括具體事項發(fā)生的時間、地點、原因、主要過程、涉及部門與人員及結(jié)果標題正文擬寫要求單位名稱加年份再加文種寫大事記要樸實簡明準確（二）大事記的寫法大事記的結(jié)構(gòu)，由標題、正67例文15××大學(xué)1982年大事記1982年1月份1月1日放假。上午，劉××、周××等幾位校領(lǐng)導(dǎo)及黨內(nèi)、校辦負責(zé)同志看望了陳××、邵××、于××、毛××等4名老年教師。下午，省委書記關(guān)××、副省長陳××到?？赐嗽S××、高××、陳××等3位教授。下午4時，在校召開了知識分子座談會，上述3位教授和陳××、邵××、毛××等10名教師參加，劉××、孫××等校領(lǐng)導(dǎo)同志也參加了座談會。例文15681月3日上午，校黨委常委召開會議，學(xué)習(xí)元旦社論，并研究新學(xué)期的工作設(shè)想。全校教學(xué)質(zhì)量大檢查開始，由孫××同志主持，教務(wù)處的同志參加。這次全校教學(xué)質(zhì)量大檢查主要是檢查教學(xué)計劃的落實、教師配備、教學(xué)效果，以總結(jié)經(jīng)驗，促進教學(xué)質(zhì)量的提高。下午，由校團委、校學(xué)生會召開了“五講四美樹新風(fēng)”座談會，25名學(xué)生代表參加，著重討論了新時期大學(xué)生的行為準則問題。下午4時，××大學(xué)黨委副書記一行五人到校。校黨委副書記張××、宣傳部部長鄭××接待?？腿藖硇５闹饕康氖墙涣鲗W(xué)生思政工作的經(jīng)驗。擬活動兩天后去上海。（下略）1月3日上午，校黨委常委召開會議，學(xué)習(xí)元69八、領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作每個單位都經(jīng)常會有一些臨時性的工作任務(wù)，完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作任務(wù)是秘書的重要職責(zé)之一。領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作大多數(shù)具有時間緊、要求高、綜合性強等特點。八、領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作每個單位都經(jīng)常會有一些70一般說來，秘書要完成并做好領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作，應(yīng)當(dāng)注意以下問題（見圖6-42）。信用卡透支額，金卡最高不超過1萬元，普通卡最高不超過5000元。信用卡透支期限最長為60天。持卡人使用信用卡不得發(fā)生惡意透支。圖6-42做好領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作應(yīng)注意的問題搞清意圖注意保密準確迅速一般說來，秘書要完成并做好領(lǐng)導(dǎo)臨時交圖6-471信用卡透支利息，自簽單日或銀行記賬日起15日內(nèi)按日息萬分之五計算，超過15日按日息萬分之十計算，超過30日或透支金額超過規(guī)定限額的，按日息萬分之十五計算。透支利息不分段計算，按最后期限或最高透支額的最高利率檔次計算。單位卡在使用過程中，需要向其賬戶續(xù)存資金的，一律從其基本存款賬戶轉(zhuǎn)賬存入。信用卡喪失，持卡人應(yīng)立即持本人身份證件或其他有效證明，并按規(guī)定提供有關(guān)情況，向發(fā)卡銀行或代辦銀行申請掛失，辦理掛失手續(xù)。信用卡透支利息，自簽單日或銀行記賬日起15日72持卡人不需要繼續(xù)使用信用卡時，應(yīng)持信用卡主動到發(fā)卡銀行辦理銷戶。銷戶時單位卡賬戶余額轉(zhuǎn)入其基本存款賬戶，不得提取現(xiàn)金。發(fā)卡銀行辦理銷戶，應(yīng)當(dāng)收回信用卡。有效信用卡無法收回的，應(yīng)當(dāng)將其止付。持卡人不需要繼續(xù)使用信用卡時，應(yīng)持信用73（四）秘書懂得銀行業(yè)務(wù)的意義銀行業(yè)務(wù)是指開立銀行賬戶、使用各種票據(jù)和信用卡的知識。這些知識是創(chuàng)辦公司或完成辦公室工作，尤其是完成領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的臨時性工作所不能缺少的。當(dāng)代秘書，不可能僅承擔(dān)辦公室的一般文職工作，在現(xiàn)代公司中，集中管理事務(wù)的辦公室需要工作人員懂得上述知識，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理與銀行業(yè)務(wù)相關(guān)的工作，處理工作人員票據(jù)業(yè)務(wù)事故和辦理與銀行相關(guān)的各種手續(xù)。（四）秘書懂得銀行業(yè)務(wù)的意義銀行業(yè)務(wù)是指開立74

電視電話電視電話是電話通信技術(shù)同電視技術(shù)、大規(guī)模集成電路和數(shù)字處理技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。這種新式通信設(shè)備不僅可以傳送聲音，還可以傳遞通話雙方的現(xiàn)場畫面以及文件、圖表、實物等圖像信息。電視電話主要由電話機、電視攝像機和電視接收機三部分組成。在通話時，利用攝像機將現(xiàn)場畫面?zhèn)鬟f給對方，同時利用接收機將對方的現(xiàn)場畫面顯示在屏幕上。電視電話75

移動電話移動電話是指移動點與固定點或兩個移動點之間的通信，這是一種有線通信和無線通信相結(jié)合的通信方式。移動電話在我國已廣泛使用，它將具有廣闊的發(fā)展前途。移動電話76傳真機傳真是利用有線電路對各種圖文原稿進行遠距離真跡傳送的通信技術(shù)。傳真機的操作使用方法如下（見圖6-58）。

圖6-58傳真機的操作使用方法2將欲發(fā)送原稿放入傳真機內(nèi)，并根據(jù)原稿情況選擇發(fā)送參數(shù)撥通對方電話，聽到回答信號后，這時可按下啟動鍵開始發(fā)送，放下話筒接收方接到發(fā)送方的電話，通話后便可放下話筒按下啟動鍵，開始接收傳真機圖6-58傳真機的操作使用方法2將77以理光RIFAX580為例，說明換紙步驟（見圖6-59）。圖6-59換紙步驟放入記錄紙，將紙拉出至超出綠色帶約5cm。裝上側(cè)板，蓋好上蓋把記錄紙側(cè)板調(diào)到適合記錄紙幅寬的位置，取出側(cè)板打開傳真機的上蓋以理光RIFAX580為例，說明換紙步驟（見78在操作時應(yīng)注意原稿的質(zhì)量，防止發(fā)生堵塞、卡紙等事故。紙張?zhí)窕蛱〉奈募?，有皺褶、卷曲、潮濕、切邊不齊的文件都不宜發(fā)送。文件發(fā)送前，應(yīng)將文件上的曲別針、訂書釘、膠帶等全部去掉，以免造成機械故障；使用時，若機器發(fā)出堵紙信號時，應(yīng)及時將卡住的原稿取出。在操作時應(yīng)注意原稿的質(zhì)量，防止發(fā)生堵79計算機網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)是利用通信線路和通信設(shè)備，用一定的連接方法，把分布在不同地點的具有獨立功能的多臺計算機系統(tǒng)相互連接在一起，在網(wǎng)絡(luò)軟件的支持下進行數(shù)據(jù)通信，實現(xiàn)資源共享的系統(tǒng)。國際互聯(lián)網(wǎng)（Internet）是世界最大的國際性計算機互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，是一個建立在各種各樣的計算機網(wǎng)絡(luò)之上的網(wǎng)絡(luò)，眾多網(wǎng)絡(luò)用戶的參與使Internet成為寶貴的信息資源。3計算機網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)380例如：求列統(tǒng)計結(jié)果，求下表中的“基本工資”列總額，見表6-20所示。表6-20基本工資表序姓名基本工資加班費伙食補貼病事假所得稅實發(fā)金額1令狐沖2500.00120.00300.002晴格格1800.00600.00400.00200.003武媚娘4000.00900.00460.00150.00合計1620.001160.00350.00例如：求列統(tǒng)計結(jié)果，求下表中的“基本工資”列81其操作過程是：先將基本工資中數(shù)據(jù)用F8鍵進行塊定義。即在所選擇的塊首字符處按F8一次，再到塊尾字符處按F8一次，使上述表格的指定區(qū)域出現(xiàn)顏色，然后將光標移動到第四行“基本工資”列，進入菜單選擇“列求和”回車即可。回車后，將出現(xiàn)列求和的數(shù)據(jù)。其操作過程是：先將基本工資中數(shù)據(jù)用F882例如：求行計算結(jié)果，求下表中的“實發(fā)金額”總額。其公式為：“CN=C3+C4+C5-C6/C7,2”CN表示求和的列C3+C4+C5-C6/C7表示取讀數(shù)據(jù)的列；C表示列，具體數(shù)字表示列是第幾列；“+”或“-”根據(jù)實際需要而定；“,2”表示結(jié)果數(shù)字保留兩位小數(shù)，逗號為數(shù)據(jù)分隔符，數(shù)字表示小數(shù)的位數(shù)。將公式輸入后，然后用塊定義取讀的行，將光標移動到公式的尾部，選擇菜單中的“計算或取表列文字”回車即可，見表6-21所示。例如：求行計算結(jié)果，求下表中的“實發(fā)金額”83表6-21基本工資表序姓名基本工資加班費伙食補貼病事假所得稅實發(fā)金額1令狐沖2500.00120.00300.002晴格格1800.00600.00400.00200.003武媚娘4000.00900.00460.00150.00合計8300.001620.001160.00350.00表6-21基本工資表序姓名基本工資加班費伙食補貼84

回車后，即在所求表格中獲得計算結(jié)果,如表6-22所示。表6-22基本工資表序姓名基本工資加班費伙食補貼病事假所得稅實發(fā)金額1令狐沖2500.00120.00300.002920.002晴格格1800.00600.00400.00200.002600.003武媚娘4000.00900.00460.00150.005210.00合計8300.001620.001160.00350.0010730.00回車后，即在所求表格中獲得計算結(jié)果,如表6-22表6-2285d.表格中的數(shù)據(jù)排序先定義排序范圍的“塊”，然后在上拉條中用鼠標點擊“數(shù)據(jù)”，出現(xiàn)對話框后點擊“排序”，這回出現(xiàn)對話框，請你選擇排序的性質(zhì)，“升序”，即數(shù)據(jù)由小到大排列；“降序”，即數(shù)據(jù)由大到小排列。使用者可根據(jù)需要選擇升序或降序。d.表格中的數(shù)據(jù)排序86提高文件編輯和排版的水平作為秘書人員，要具有一定水平的漢字文件排版能力，至少要滿足制作標準文件與單位宣傳材料的需要。根據(jù)辦公實際情況，工作者應(yīng)當(dāng)做到以下幾點：2提高文件編輯和排版的水平287

熟悉所使用的編輯軟件的快捷鍵很多人滿足于使用鼠標來完成軟件的操作，但針對秘書工作而言，因需要提高工作效率，所以至少應(yīng)掌握編輯軟件的常用快捷鍵。使用快捷鍵可有效地省去部分時間，提高工作效率。熟悉所使用的編輯軟件的快捷鍵88

編輯文件要注意先定義頁面設(shè)置根據(jù)國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局有關(guān)文件，標準公文用紙為A4型。因此打印文件，必須在計算機中將頁面設(shè)置為A4型，將左右頁邊距設(shè)為28mm，天頭和地腳均為37mm，版心下至頁碼為7mm。編輯文件要注意先定義頁面設(shè)置89恰當(dāng)選用字號和字形根據(jù)國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局有關(guān)文件，標準公文一律每行28個字，每頁22行?？稍赪ord的頁面設(shè)置中，先定義頁面邊距，然后在“文檔網(wǎng)格”中定義頁面每行的字數(shù)和每頁的行數(shù)。公文的正文一律用3號仿宋體字。文頭即發(fā)文機關(guān)標識，可選用1號小標宋體字，并定義為紅色，其上邊緣位于版心上邊緣為25mm。文件其他各要素標識一般為3號黑體字。發(fā)文字號的括號，一定要按照規(guī)定使用六角括號，即“〔〕”。恰當(dāng)選用字號和字形90文件中的插圖最好使用JPEG型文件文件中若有插圖，最好使用JPEG型文件，而盡量少使用占字節(jié)多的BMP型文件。如果圖片需要調(diào)整大小，最好是在先行在圖片處理軟件中縮小或放大后再行插入，這樣可避免降低圖片的清晰度。文件中的插圖最好使用JPEG型文件91

掌握電子文檔的編輯技術(shù)所謂文檔，指系列文件的組卷。將一組或數(shù)組案卷錄入編輯為HTML網(wǎng)頁文件，在網(wǎng)頁首頁編排目錄進行鏈接，就可以形成完整的電子文檔。電子文檔便于保存、檢索和查詢。一般電子文檔制作過程如下。掌握電子文檔的編輯技術(shù)92將單位文件轉(zhuǎn)換為HTML文件或圖像JPEG型文件一般Word編輯的文件可直接用另存的方式將Word編輯的DOC文件轉(zhuǎn)換為HTML文件。轉(zhuǎn)換完畢的文件要存在指定的文件夾內(nèi)，以備使用。若待編輯的文件是紙質(zhì)文件，可用掃描儀掃描，或轉(zhuǎn)換為文本文件，或存為圖像JPEG型文件。存為圖像JPEG型文件，比較省事，不需要校對，且保證與原文件一樣。將單位文件轉(zhuǎn)換為HTML文件或圖像JPEG93

設(shè)計電子文檔網(wǎng)頁及其文件夾層次一般網(wǎng)頁設(shè)計要考慮使用“框架”。所謂“框架”是在同一網(wǎng)頁中顯示不同區(qū)域內(nèi)容的結(jié)構(gòu)分割性的插件。將其插入網(wǎng)頁，可合理分割網(wǎng)頁顯示區(qū)域。至少需要有三個顯示區(qū)域，即一個區(qū)域顯示文檔標志，包括單位和部門名稱、案卷名稱、保存年限、立卷人姓名等；一個區(qū)域顯示案卷目錄，并起到鏈接具體文件的作用；一個區(qū)域顯示文件內(nèi)容。因此電子文檔，需要先根據(jù)此設(shè)計建立文檔文件夾，然后建立子文件夾。設(shè)計電子文檔網(wǎng)頁及其文件夾層次94

運用鏈接手段，將文檔組成整體進入“我的電腦”，打開Index子文件夾，用鼠標點擊起始頁面文件，這個文件也應(yīng)當(dāng)由Word初步生成，后轉(zhuǎn)為HTML型文件，這樣網(wǎng)頁瀏覽器將自動顯示該文件。此時從上拉條中選擇Frontpage編輯該文件，用鼠標點擊后，將出現(xiàn)Frontpage編輯界面。根據(jù)上拉條的提示，對其他子文件夾中的文件進行鏈接。文件進行鏈接時，需要注意選定顯示文件的框架。運用鏈接手段，將文檔組成整體95第三節(jié)值班工作值班工作是秘書部門的日常工作之一，各單位或部門值班的任務(wù)都非常龐雜，且各有不同的特點。一般來說，其工作包括：辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項；上傳下達，溝通內(nèi)外；處理來函、來電；隨時掌握領(lǐng)導(dǎo)的外出活動的情況；協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作。第三節(jié)值班工作值班工作是秘書部門的日常工作之一96

要做好值班工作，應(yīng)當(dāng)做到，如表6-6所示。表6-6值班工作的內(nèi)容值班工作的內(nèi)容要求堅守值班崗位必須做到人不離崗、人不離機（電話機），始終保持通信聯(lián)絡(luò)暢通，及時接納來自四面八方的函電信息，傳送處理信息。特別是在高級首腦機關(guān)或要害部門值班，隨時都可能有突發(fā)性的事件報到值班室，有許多緊急事件無規(guī)律可循，必須隨時準備應(yīng)付復(fù)雜情況和處理突發(fā)性事件認真處理事務(wù)值班人員必須要以認真負責(zé)的態(tài)度處理好每一件事情。如認真接轉(zhuǎn)電話，認真做好記錄，認真接待來訪人員等，真正起到問事員、聯(lián)絡(luò)員、收發(fā)員的作用要做好值班工作，應(yīng)當(dāng)做到，如表6-6所示。表97值班工作的內(nèi)容要求做好值班記錄一是記好值班電話記錄，二是做好接待記錄加強安全保衛(wèi)工作值班人員一定要處理好熱情接待來人和嚴格門衛(wèi)制度的關(guān)系，既要熱情接待，又要嚴格執(zhí)行制度，嚴防壞人混入作案，如遇到緊急情況和可疑人員，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)和公安、保衛(wèi)部門報告。值班人員要有保密觀念，不能把親戚、朋友帶到值班室留宿，不能泄漏機關(guān)秘密，對于機密文件、他人信函，不得擅自拆閱續(xù)表值班工作的內(nèi)容要求98秘書的信息工作可以從兩個方面來認識。第一,在當(dāng)今社會，信息已經(jīng)成了一種特殊的政治資本、戰(zhàn)略資源和物質(zhì)財富。在這樣一個充盈著信息的環(huán)境中，秘書的工作必然圍繞信息展開。第二，從秘書所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)者的角度認識，今天的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)是知識淵博、經(jīng)驗豐富、決策果斷的現(xiàn)代管理者。領(lǐng)導(dǎo)者的成敗得失已經(jīng)逐步表現(xiàn)為判斷速度和選擇準確率的較量，而領(lǐng)導(dǎo)決策的關(guān)鍵又在于“耳聰目明”，要保持充分準確的信息量。秘書要為這樣的領(lǐng)導(dǎo)者輔助管理，信息工作必當(dāng)放在首要位置。秘書的信息工作可以從兩個方面來認識。第一,在99秘書的日常事務(wù)工作

秘書的日常事務(wù)工作100

通過講解秘書在電話接打、日程安排、旅行安排、值班工作等日常事務(wù)工作，掌握秘書日常事務(wù)中的主要程序和原則。能妥善安排領(lǐng)導(dǎo)的日程、約會及旅行，學(xué)會制作各種日程安排表。

101第一節(jié)接聽與撥打電話第四節(jié)旅行安排第二節(jié)時間安排與計劃第三節(jié)約會安排第五節(jié)印章管理、督查與信訪工作第一節(jié)接聽與撥打電話第四節(jié)旅行安排第二節(jié)102辦公室日常事務(wù)是秘書工作中最基礎(chǔ)的一項，也是最見秘書的管理工作水平的一項。辦公室日常事務(wù)是秘書工作中最基礎(chǔ)的一項，也是最見秘書的管理103第一節(jié)接聽與撥打電話辦公室日常事務(wù)之一，就是接打電話。打電話工作，看似簡單，實際上需要工作人員認真對待。做好接打電話工作需要注意以下幾點。第一節(jié)接聽與撥打電話辦公室104（一）熟悉常用電話號碼應(yīng)當(dāng)熟悉本單位電話機的分布情況、各科室電話號碼和本單位領(lǐng)導(dǎo)們的電話號碼；熟悉主要業(yè)務(wù)聯(lián)系單位的電話號碼和近期有業(yè)務(wù)聯(lián)系的電話號碼；工作案頭應(yīng)備電話號碼查詢資料以咨查用。（一）熟悉常用電話號碼應(yīng)當(dāng)熟悉本單位電話機的105（二）打電話時應(yīng)注意的事項

打電話時應(yīng)注意的事項如下（見圖6-27）。

圖6-27打電話時應(yīng)注意的事項注意事項替上司打電話給對方上司應(yīng)在對方上司接電話前將電話遞給上司錯打電話，錯播號碼都要說對不起先確認對方電話號碼、單位和具體要通話的人的姓名通后，先確認對方，然后報出自己的單位、姓名談工作前，先明確對方是否有時間，是否方便談此項事宜（二）打電話時應(yīng)注意的事項打電話時應(yīng)注意的事106（三）接電話時應(yīng)注意的事項接電話時應(yīng)注意的事項如下（見圖6-28）。圖6-28接電話時應(yīng)注意的事項通完話，不必急于掛機，對方身份高時對方先掛機不清楚的要請對方復(fù)述,重要的內(nèi)容要復(fù)述給對方談事情要盡快確認對方單位、姓名和電話事由

找人接電話要問清對方姓名或單位接聽電話說：“您好，這里是××公司××部門”

鈴響兩三聲之間是接聽電話的最佳時機對錯打的電話，態(tài)度也要和藹客氣（三）接電話時應(yīng)注意的事項接電話時應(yīng)注意的事107（四）注意電話禮儀無論接、打電話，秘書都應(yīng)注意聲音要柔和，語氣要親切，表述要清楚，快慢要適中，嘴離話筒不要太近，每次通話時間不可過長。接打電話時用問候語，更自然的方法是問明對方是誰的時候再問候“您好”，這樣的問候顯然是專給對方的，顯得更為真誠。如果對方先問候了，那么一定要回敬問候語，然后再詢問對方有什么事情。（四）注意電話禮儀無論接、打電話，秘書都應(yīng)注意108（五）做好電話記錄

無論打電話還是接電話，必要的時候，都要有電話記錄，要依據(jù)電話內(nèi)容做好電話記錄工作。記錄時，要注意通話中的五要素是否齊全。這五要素通常稱為“5W1H”。記錄電話內(nèi)容，應(yīng)備有格式固定的電話記錄本，摘記內(nèi)容可依據(jù)“5W1H”的要求，電話記錄是事先印制好的表格式簿冊。（五）做好電話記錄無論打電話還是接電話，必109（六）做好圖文傳真做好圖文傳真應(yīng)了解以下九點。目前高級傳真機是兼容的，收發(fā)傳真非常便捷。接通電話，請收件方給傳真信號，發(fā)傳真方要先按Fax鍵，后掛機。原件一定要扣放在發(fā)送面上，也可以在接通傳真機前就放好傳真件。一般收文以后有一份報表在頁頭上，注明發(fā)送時間，傳真號碼。秘書可以以此做好登記。一般傳真機的提示屏有文字提示：Phone電話Sending發(fā)送12345（六）做好圖文傳真做好圖文傳真應(yīng)了解以下九110傳真有自動接收功能，秘書用此鍵要注意保密問題，當(dāng)秘書不在的時候或者有外人的時候，自動接受傳真容易失密。換紙：傳真機一般采用210×50M或210×30M兩種規(guī)格的熱敏紙，因為熱敏紙不易留存，目前比較多地采用復(fù)印傳真兼可的設(shè)備和用紙。熱敏紙傳真件要留存需及時復(fù)印。即使是使用熱敏紙的傳真機同樣也有復(fù)印功能。6789傳真有自動接收功能，秘書用此鍵要注意保密問6111有時需要運用電話直接口授某些文件或運用電話設(shè)施進行文件傳真?zhèn)鬟f?？谑陔娫捀搴蛡髡嫖募前l(fā)出的文件定稿，應(yīng)在傳輸前履行審批簽發(fā)手續(xù)，傳遞后應(yīng)按辦畢文書處置。有時需要運用電話直接口授某些文件或運112（七）電話記錄的處理通話后應(yīng)及時整理記錄內(nèi)容（包括錄音電話記錄），并根據(jù)涉及的內(nèi)容和緩急程度，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱讀。領(lǐng)導(dǎo)批示和答復(fù)后，秘書人員應(yīng)立即告知有關(guān)部門或人員辦理。對于一般的例行事務(wù)，秘書人員可直接答復(fù)或辦理。（七）電話記錄的處理通話后應(yīng)及時整理記錄內(nèi)容（包括錄音電話113第二節(jié)時間安排與計劃總經(jīng)理辦公室：李總：小王，這里是今年第二季度我要參加的一些會議，你安排一個表格給我，要好記，不至于到時忘了。王俐：我會安排并且打印好給您。第二節(jié)時間安排與計劃總經(jīng)理辦公室：114第二季度會議時間表

（2005.4—6）月份周次四五六一北京香港休假二上海西安休假三周三：推介會（主會議室）周一：面試導(dǎo)游（1會議室）四周一：經(jīng)理辦公會議第二季度會議時間表

（2005.4—6）月115秘書辦公室：王俐正在看書，這幾天事相對少一些，她看的書當(dāng)然和業(yè)務(wù)有關(guān)，其中一道題很感興趣，她正準備做，電話響起：“哦，小王啊，我下周事太多，你都知道，幫我列個表出來，而且要具體到每天；另外，到五一雖然還有一段時間，你先列一個五一七天值班表出來，也好讓大家提前有個準備。”秘書辦公室：116王俐現(xiàn)在把周安排表列出來

周計劃表年月日時周次間星期一星期二星期三星期四星期五9：0010：0011：00王俐現(xiàn)在把周安排表列出來

117她又列了工作日志

工作日志2005年4月15日星期三時間工作內(nèi)容9：00部門會議，4樓412室，帶相關(guān)文件資料10：0011：00確認所訂的上司與客戶的午餐她又列了工作日志

工作日118相關(guān)知識1，時間表分為年度、季度、月份、周時間表，一般在辦公室工作中秘書要為領(lǐng)導(dǎo)做月或周安排表。2，工作日志（1）內(nèi)容：會議活動、接待來訪、私人安排。秘書的工作日志中還應(yīng)包括上司的工作日志及其相關(guān)服務(wù)性事務(wù)。相關(guān)知識1，時間表119（2）變更：若有變更，應(yīng)及時通知相關(guān)部門或客戶。要遵循先重急后輕緩的原則，活動中部要留有不少于10分鐘的間隙。（3）要注意對上司的時間安排和工作日志進行保密。（4）時間表和工作日志都是提高工作效率的重要管理手段，作為秘書人員必須掌握。（2）變更：若有變更，應(yīng)及時通知相關(guān)部門或客戶。要遵循先重急120第四節(jié)旅行安排

總經(jīng)理辦公室：李總：小王，我計劃下周去合肥出差一趟，實地考察一下公司在那里設(shè)分部的可能性。你先草擬一份我這次商務(wù)旅行計劃，有些細節(jié)需要具體和對方落實后再定。喏，你沒有這方面經(jīng)驗，這里是一份旅行計劃表供你參考。第四節(jié)旅行安排121旅行計劃（李恒壽總經(jīng)理）日期具體時間交通工具地點事項備注2004年10月8日（星期三）8：00—8：30出租車廣州從家出發(fā)到白云機場昆明地接公司電話：0852—875488869：30—11：00民航班機飛機上從廣州飛往昆明11：20—11：40昆明分公司接機車與分公司人員在車上去往分公司視察12：00——3：00午餐和午休地接公司安排的昆明飯店準備下午會議3：30—5：00昆明飯店會議廳召開分公司和地接公司有關(guān)人員會議5：00——6：30昆明飯店宴會廳舉行宴會，召待相關(guān)新老客戶和地方官員6：30—8：30出租車去往昆明機場準備返回廣州9：00—10：30民航班機飛機上飛回廣州旅行計劃（李恒壽總經(jīng)理）日期具體交通地點事項備注8：00122相關(guān)知識（一）上司出差時，秘書應(yīng)準備些什么？1，旅行計劃；2，搜集相關(guān)商務(wù)洽談資料；3，旅館信息；4，旅行用品；5，差旅費；6，行李準備。相關(guān)知識（一）上司出差時，秘書應(yīng)準備些什么？123（二）旅行計劃（日程表）具體要求是什么？1，復(fù)印三份：上司；上司家屬；辦公室存檔；2，時間不可太緊，應(yīng)留有余地；3，了解目的地相關(guān)情況：氣候；交通等。4，如有可能，應(yīng)多準備幾份旅行計劃，供上司參考。（二）旅行計劃（日程表）具體要求是什么？124總經(jīng)理辦公室：李總：小王，這次出差去合肥比較滿意，你擬的旅行計劃較為實用，給我省了不少時間，值得表揚。接下來公司可能就要決定在合肥設(shè)分部了，但國內(nèi)市場不能滿足公司的發(fā)展要求，要再考察國外市場，我下周要去法國一趟，你先草擬一份出國旅行計劃，并做好相應(yīng)準備。這里是上次我出差赴美的日程表，你參考一下。總經(jīng)理辦公室：125旅行計劃（李恒壽總經(jīng)理）廣州——波士頓2004年12月12日—14日時間日程安排12月12日（星期一）上午9：10下午19：30下午20：30乘中國民航CA521次班機由廣州至波士頓。抵波士頓，由麗云小姐接，住F旅館。與格蘭（GRAN）先生共進晚餐。12月12日（星期二）上午9：10中午12：00下午15：00下午19：30下午20：30與格蘭先生在公司會議室會談（所用08號文件在公文包中）。與格蘭先生共進午餐。與格蘭先生繼續(xù)會談（所用10號文件在公文包中）。在旅館用晚餐。拜訪陳安家先生（麗云陪同，禮品在手提箱中）12月12日（星期三）上午9：10乘CA541次班機回廣州（劉大鵬副總經(jīng)理接）旅行計劃（李恒壽總經(jīng)理）廣州——波士頓時間日程安126王俐看了一下，覺得草擬一份并不難，只是這出國準備些什么，需要辦哪些手續(xù)，卻是個大問題，自己一無所知，得找其他有經(jīng)驗的人問問，她想到了人事部的趙經(jīng)理，他以前可是董事長的秘書，這不，做得好，提拔了不是？王俐看了一下，覺得草擬一份并不難，只是這出國準備些什么，需要127人事部辦公室：趙經(jīng)理：王俐，你還是挺好學(xué)的，那好，我就跟你說說，具體如何做，你還得親自去辦才會知道其中的竅門的……王俐：謝謝，我會認真記下來的。人事部辦公室：128趙：這第一步是要了解出國商務(wù)旅行的手續(xù)：1，撰寫出國申請：事由；路線（所在國名）；日程安排；人數(shù)；附相關(guān)說明。2，辦理護照：攜相關(guān)證件和照片去公安機關(guān)或相關(guān)機構(gòu)；填寫有關(guān)卡片和申請表；仔細檢查護照并簽字。3，辦理簽證：因公出國可不簽證，但因私需簽證（李總需辦簽證么？辦）；交護照并填簽證表；檢查簽證；辦理《國際預(yù)防接種證書》（黃皮書，憑護照和簽證到當(dāng)?shù)匦l(wèi)生檢疫部門進行衛(wèi)生檢疫和預(yù)防接種后領(lǐng)取黃皮書，仔細檢查一遍）趙：這第一步是要了解出國商務(wù)旅行的手續(xù)：1294，辦理出境登記卡：憑護照、戶口簿、居民身份證辦理。5，訂購機票：需出示護照并仔細查對機票。6，辦理保險：通過代理人直接由保險公司安排。7，出行前準備：編制旅行方案；了解外匯信息，辦理兌換；隨身物品；相關(guān)文件；相關(guān)證件；了解所去國背景資料。8，出入境：邊防檢查；海關(guān)檢查；安全檢查；健康檢查。4，辦理出境登記卡：憑護照、戶口簿、居民身份證辦理。130王俐：趙經(jīng)理，真的太高興了，知道了這么多出國的知識，只是還有幾個問題：什么是護照？什么是簽證？什么叫“黃皮書”？時差如何計算呢？王俐：趙經(jīng)理，真的太高興了，知道了這么多出國的知識，只是還有131趙經(jīng)理：護照：某國公民出入本國國境和在國外旅行或居留時，由本國發(fā)給的一種證明公民國籍和身份的合法證件。我國的分為：外交護照、公務(wù)護照、普通護照三種。普通護照又可分為因公的和因私的兩種。趙經(jīng)理：132秘書的日常事務(wù)工作資料課件133簽證：一個主權(quán)國家在本國或外國公民所持的護照或其他旅行證件上的簽注、蓋印，以表示允許其出入本國國境或者經(jīng)過國境的證明。若把護照看成是身份證，簽證就是出入證。我國的簽證一般在護照上。簽證：一個主權(quán)國家在本國或外國公民所持的護照或其他旅行證件上134小王，你看一下，這就是去年發(fā)生的被打的中國公民趙燕的簽證。這就是人們常說的綠卡：小王，你看一下，這就是去年發(fā)生的被打的中國公民趙燕的簽證。135黃皮書的英文為：InternationalertificateOfVaccination它是國際衛(wèi)生組織為了保障出入國境人員的人身健康，防止某些疾病傳染流行所要求的證明。黃皮書的英文為：136時差：國際規(guī)定以英國格林威治時間（GMT）為標準時間。地球的兩個半球分為東八區(qū)和西八區(qū)，東八區(qū)時間比GMT早，西八區(qū)比GMT晚。對于出國人員來說，調(diào)整時差必不可少。通常計算是以經(jīng)線劃分，即格林威治以東，每15度加1小時，以西，每15度減1小時。時差：國際規(guī)定以英國格林威治時間（GMT）為標準時間。地球的137實訓(xùn)題1，幫王俐擬一份李總?cè)ズ戏食霾畹穆眯杏媱潱ㄒ惶欤?，擬一份李總?cè)シ▏屠璩霾畹穆眯杏媱潱ㄈ欤?，按照上文所述時差計算方法，填寫下表。實訓(xùn)題1，幫王俐擬一份李總?cè)ズ戏食霾畹穆眯杏媱潱ㄒ惶欤?38主要國家時差表英（格）中+8法+1美（紐）-5澳+10加-8（太平洋沿岸）1：008：0017：0021：00主要國家時差表英（格）中+8法+1美（紐）-5澳+1139第五節(jié)印章管理、督查與信訪工作掌管印章是秘書部門或秘書的一項重要的日常工作。秘書管理的印章有公章、專用章、負責(zé)人印章等。公章是一個機關(guān)、單位或社會組織的正式印章，是其具有合法性的標志，是行使其職權(quán)的憑信。第五節(jié)印章管理、督查與信訪工作掌管印章是秘書部門或秘書的一項140公章可分為兩種（見圖6-38）。圖6-38公章的分類公章的分類圓形橢圓形或方形國內(nèi)公章，規(guī)格有明確規(guī)定國際公章印文用中文宋體或簡體，自左向右環(huán)行或自左至右橫行，一般用全稱一般是外文居右上方，中文居左下方，且須用繁體字公章可分為兩種（見圖6-38）。圖6-38141公章一般由上級制發(fā)，如需自行刻制必須報經(jīng)公安機關(guān)批準，并在指定處刻制。

專用章是為某種專門業(yè)務(wù)刻制的印章，如“財務(wù)專用章”，“合同專用章”等，它不代表機關(guān)、單位，只反映某項專門業(yè)務(wù)內(nèi)容和一定的業(yè)務(wù)權(quán)力。專用章可以是圓形，也可以是橢圓形、方形、菱形或長方形。公章一般由上級制發(fā)，如需自行刻制必須142

手章是負責(zé)人印章，是機關(guān)、單位主要負責(zé)人的圖章和簽名章，它代表法人，象征職權(quán)，因此具有權(quán)威性。有些文件，有些事項，有些手續(xù)，如銀行借貸、財務(wù)報告和決算、簽訂合同等，除蓋公章和專用章外，還須蓋負責(zé)人手章才能生效。手章是負責(zé)人印章，是機關(guān)、單位主要負143印章的應(yīng)用應(yīng)注意以下四個方面，如表6-9所示。表6-9印章的應(yīng)用應(yīng)注意的事項要求具體內(nèi)容管理印章要有制度對什么情況下用公章，什么情況下用專用章，什么情況下用負責(zé)人印章都要有明確規(guī)定，并且責(zé)成專人管理和使用，未經(jīng)上級批準，任何人不得管理和使用印章使用印章要慎重要有批準手續(xù)，并進行登記。登記項目有用章日期、用章單位、用章經(jīng)手人、用章事由、用章批準人、用章印數(shù)等使用印章事前認真檢查看手續(xù)是否齊全，材料是否完備，對不合法和不合手續(xù)的可以提出異議，甚至拒絕用印蓋章位置準確要印在文件日期上方，做到上不壓正文、下要騎年蓋月，印文字跡要端正清晰印章必須妥善保管須放在安全可靠的地方，或保險柜中，或抽屜中，并隨時上鎖。節(jié)假日須加貼封條，以防被盜。如發(fā)現(xiàn)被盜，要馬上報案，并迅速通報有關(guān)方面印章的應(yīng)用應(yīng)注意以下四個方面，如表6-9所示。表6144六、開具各種信函開具或擬寫各種信函文件，是辦公室日常工作之一。常開具的信函有：介紹信、證明信。常擬寫的信函有慰問信、邀請函、聘書等。六、開具各種信函開具或擬寫各種信函文件，是辦145（一）介紹信介紹信是機關(guān)團體、企事業(yè)單位的人員與其他單位或個人聯(lián)系工作、了解情況、洽談業(yè)務(wù)、參加各種社會活動使用的一種專用書信。介紹信的種類介紹信大致分三種：打印成文，