公文寫作基礎(chǔ)知識教學課件

公文寫作的基礎(chǔ)知識與

常見問題分析公文寫作的基礎(chǔ)知識與

常見問題分析1一、概述1、公文的定義公文是黨政機關(guān)及其他社會組織在公務(wù)活動中為行使職權(quán)、實施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和規(guī)范體式的文件，屬于機關(guān)應(yīng)用文的一個重要組成部分。一、概述1、公文的定義22、公文的特點是特定的作者制定和發(fā)布的。具有法定的現(xiàn)行執(zhí)行效用。具有規(guī)范的文體、結(jié)構(gòu)和格式。需要履行法定的程序。文字必須莊重、樸實、準確、精煉。2、公文的特點33、公文的分類

按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。按其時限要求，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文。

3、公文的分類4二、常用公文文種

二、常用公文文種5（一）我國現(xiàn)行黨政機關(guān)使用的文種

我國現(xiàn)行黨和各級領(lǐng)導機關(guān)使用的文件有14個：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀要。國家行政機關(guān)使用的公文種類有13個:命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要。上述文件共27個，其中9個是相同的，即：決定、意見、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、函、會議紀要；不同的有9個，其中屬黨的機關(guān)的有5個，即：公報、指示、決議、條例、規(guī)定；屬國家行政機關(guān)有4個，即：命令（令）、議案、通告、公告。由于這18個文件是黨和國家在公文管理法規(guī)中明確規(guī)定的，一般稱為法定文種。

（一）我國現(xiàn)行黨政機關(guān)使用的文種我國現(xiàn)行黨和各級領(lǐng)導機關(guān)使6（二）學校常用的主要公文種類

1、決定（1）功能 適用于重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。（二）學校常用的主要公文種類1、決定7

（2）分類A.法規(guī)政策性決定。如《關(guān)于懲治虛開、偽造和非法出售增值稅專用發(fā)票犯罪的決定》B.重要事項的決定。如《中共中央關(guān)于加強同人民群眾聯(lián)系的決定》C.獎懲決定。如《國務(wù)院關(guān)于處理“渤海二號”事故的決定》

（2）分類82．通告

（1）功能適用于公布社會有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項2．通告9（3）分類法規(guī)性通告知照性通告通告不寫抬頭，無主送單位。通告與公告的區(qū)別內(nèi)容重要性不同對發(fā)文機關(guān)限制性有較大不同發(fā)布范圍有所不同（3）分類103．通知

（1）

功能

適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項。（2）分類

a.發(fā)布指示的通知

3．通知11

b.頒發(fā)規(guī)章的通知因在行政公文文種中沒有條例、規(guī)定、辦法、細則、方案等文種，所以在發(fā)布這類規(guī)章性文件時，都要用通知，也就是加一個文件頭。如人事部關(guān)于印發(fā)《人事爭議處理辦案規(guī)則》和《人事爭議仲裁員管理辦法》的通知被發(fā)布規(guī)章全文附在通知后，但不作附件處理。

c.批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知

d.曉諭性通知

e.任免通知（人事任免用決定和通知的區(qū)別）b.頒發(fā)規(guī)章的通知因在行政公文文種中沒有條例、規(guī)定、124．通報

（1）功能

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。（2）分類表彰通報：介紹先進事跡＋先進事跡意義＋表彰決定＋希望號召批評通報：錯誤事實＋錯誤性質(zhì)分析＋懲罰措施＋提出希望要求情況通報：緣由目的＋情況信息＋希望要求

4．通報135．意見

（1）功能

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（2）分類規(guī)劃性意見實施意見具體工作意見5．意見146.批復(fù)

（1）功能適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項與其他文種不同的是，往往在標題主要內(nèi)容中明確表示對請示事件的意見如《國務(wù)院關(guān)于同意陜西省撤消榆林地區(qū)設(shè)立地級榆林市的批復(fù)》主送機關(guān)一個，即發(fā)出請示的下級機關(guān)以上6種為下行文。6.批復(fù)157．報告

（1）功能適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)詢問。（2）類型a、工作報告b、情況報告c、建議報告d、答復(fù)報告e、報送報告

7．報告168、請示

（1）功能運用于向上級機關(guān)請求指示、批準（2）應(yīng)用范圍a、遇到問題無法解決，需要上級指示b、處理較為重要的事件和問題，要上報批準c、遇到問題，雖有解決方法，但沒有權(quán)力或能力實施，需要上級幫助d、對有關(guān)方針、政策和上級發(fā)布指示有疑問，要上級解答e、下級機關(guān)之間在重要問題上出現(xiàn)意見分岐，要上級仲裁f、請上級領(lǐng)導參加活動，指導工作8、請示17（3）分類a、請求指示的請示b、請求批準的請示主送機關(guān)只能有一個，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)當用抄送的形式只能主送上級機關(guān)，不能送領(lǐng)導者本人不得越級請示，必須由主要負責人簽發(fā)，要留下聯(lián)系人聯(lián)系電話

常用結(jié)語（當否，請批示，妥否，請批復(fù)，以上請示，請予審批，特此請示，請予批復(fù)等）以上兩種為上行文（3）分類189.函（1）功能

適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽合作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。（2）分類a.

公函和便函 b.

發(fā)函和復(fù)函函是平行文，寫法特別要注意用語分寸。

9.函1910．會議紀要

（1）功能

適用記載、傳達會議情況和議定事項。（2）分類a.

決策型b.

交流型c.

研討型

10．會議紀要20三、公文的格式

1．公文格式的組成公文格式的組成要素包括：（1）發(fā)文機關(guān)標識（版頭、紅頭） （2）公文份數(shù)序號（3）密級 （4）發(fā)文字號（5）簽發(fā)人（主要用于請示） （6）標題（7）主送機關(guān)（內(nèi)發(fā)可省略） （8）正文（9）附件 （10）發(fā)文機關(guān)署名（11）成文日期 （12）印章（13）附注（此件發(fā)至XX級） （14）主題詞（15）抄送單位 （16）印刷機關(guān)和印刷時間印刷用紙和技術(shù)要求：用A4型紙（297X210），正文用3號仿宋體，每頁22行，每行28個字。三、公文的格式1．公文格式的組成212．發(fā)文字號編寫發(fā)文字號原則：包括機關(guān)代字、年份、序號。注意：年份不能省略，兩邊用六角括號；序號不編虛位，不加第。3．公文標題標準式：發(fā)文機關(guān)+發(fā)文事由+文種 凡是有紅色版頭的文件，因已表明發(fā)文機關(guān)， 故發(fā)文機關(guān)名稱可省略。特殊形式：（1）發(fā)文機關(guān)+文種。如《中華人民共和國主席令》（2）發(fā)文機關(guān)+轉(zhuǎn)發(fā)文件名+文種，也稱轉(zhuǎn)文式標題，用于轉(zhuǎn)發(fā)文件。

2．發(fā)文字號224．成文日期成文日期確定原則：（1）會議通過的決定、決議以會議通過日期為準。（2）領(lǐng)導簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準。（3）聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)的領(lǐng)導簽發(fā)日期為準。（4）法規(guī)性文件以文件批準日期為準。（5）一般信函、電文以實際發(fā)出日期為準。成文日期必須寫年月日，且要用漢字。

4．成文日期235．主題詞《條例》和《方法》都明確規(guī)定：上報的文件應(yīng)當按照上級的要求和《公文主題詞表》標注主題詞?！渡虾Ｊ腥嗣裾闹黝}詞表》使用說明中規(guī)定：（1）一份公文標引的主題詞，除類別詞外，最多不超過五個。

標引主題詞的順序為先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映公文內(nèi)容的詞，最后標反映公文形式的詞。如《上海市人民政府關(guān)于做好本市農(nóng)村扶貧工作的通知》，先標類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標反映公文內(nèi)容的類屬詞“扶貧”，最后標反映公文形式的類屬詞“通知”。（2）一份公文有兩個以上主題內(nèi)容時，先集中對第一個主題內(nèi)容標注，再對第二個主題內(nèi)容進行標注，最后標文種。（3）根據(jù)需要，可將不同類主題詞進行組配標引。（4）在《公文主題詞表》中找不到準確反映公文內(nèi)容的類屬詞時，可用類別詞替代。

5．主題詞246．用印一般的用印方法是：騎年壓月，上大下小。國標《國家行政機關(guān)公文格式》規(guī)定：單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標成文時間。當印章下弧無文字時，僅以下弧壓在成文時間上，當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

6．用印25四、我校公文中常見問題分析1．文種的誤用

主要表現(xiàn)在報告和請示的錯用

報告和請示同屬上行文，但是性質(zhì)截然不同的兩類文種。a.行文目的不同報告以陳述情況為主，不要求上級批復(fù)；請示以請求指示或批準事項為主，要求上級批復(fù)。b.公文內(nèi)容不同請示可圍繞請求事項反映情況，說明理由，不排除含有一定的情況匯報，但報告中不能夾雜請示事項。四、我校公文中常見問題分析1．文種的誤用26c.規(guī)范性用語不同報告用“

以上報告如有不妥，請指示”，“特此報告”等；請示用“當否，請批復(fù)”，“特此請示，請批復(fù)”。目前，這兩種文種的濫用主要表現(xiàn)在兩個方面。a.請示、報告混用如《關(guān)于請校領(lǐng)導出席畢業(yè)典禮的報告》b.請示、報告并用如《關(guān)于召開新一屆學代會的請示報告》c.規(guī)范性用語不同報告用“以上報告如有不妥，請指示272.隨意請報

“請報”指以單位名義向上級報送“請示”、“意見”“報告”。隨意請報主要有三種情況：a.主送個人，如“x書記”、“x校長”。b.多頭主送，如“教務(wù)處、科技處并實驗室管理處”c.越級上報3.公文組成要素不全

a.上行文缺簽發(fā)人，“請示”缺聯(lián)系人姓名、電話。b.缺附件說明。c.成文日期不全，如“二OO六年一月”、“06年1月14日”等。d.缺主題詞或主題詞不全，如缺類別詞、文種等。2.隨意請報284.公文標題病誤

a.標題缺少行文單位公文標題通式為：行文單位+關(guān)于+事由+的+文種b.標題無文種將一般公文誤作為法定公文，致使標題無文種。如《……關(guān)于……的規(guī)劃》、《……關(guān)于……的總結(jié)》。轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)性通知文種被放棄，致使標題無文種。如《……關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)……的方案》。4.公文標題病誤29c.不倫不類的標題兩個文種并用如請示報告、任免決定的通知等?；煊梦姆N將“請示”錯用成“申請”。d.標題中事由表達不全如《華東理工大學關(guān)于申請劃撥上海市“十五”配套經(jīng)費的報告》e.標題中亂用標點符號c.不倫不類的標題30公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文中亂用標點符號主要表現(xiàn)在：

a.轉(zhuǎn)發(fā)和頒發(fā)法規(guī)、規(guī)章，不用書名號而用引號。b.不必用其他標點符號而隨意使用。如《關(guān)于對1999年“全民文明禮貌月活動”安排的通知》。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點315.語言結(jié)構(gòu)和文字方面問題

a.段落層次不清，主次不分。不善于用結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，如一、二、……，1.、2.、……。

b.不合公文文體，出現(xiàn)描述性語言和客套話。c.繁瑣冗長，多套話。如根據(jù)……精神，在……指導下，在……關(guān)懷下等。

d.主語謂語搭配不當。如：人民的生活水平普遍增加了。（提高）上述問題，今后準備進一步加強和改進。（解決和糾正）…5.語言結(jié)構(gòu)和文字方面問題…32e.定語錯位造成歧義

如：市長把我們五個縣領(lǐng)導召集到一起專門研究了這個問題。原教育部副部長周遠清來校視察工作。f.標點符號錯用

逗號和句號錯用為了加強熟肉制品市場管理，規(guī)范熟肉制品市場經(jīng)濟行為，維護消費者利益，在全市建立統(tǒng)一批發(fā)、集中配送的熟肉制品供應(yīng)體系。根據(jù)市政府會議精神，決定……e.定語錯位造成歧義33

頓號和逗號的錯用例：在時間緊，任務(wù)重，困難多的情況下，學校號召全體師生員工……。

金山校區(qū)學工委主任、各學院總支副書記、團委書記、班導師參加了會議。在小標題上用標點符號6.其他一些錯誤a.引文文號錯放在文件名前例：根據(jù)教育部教高〔2002〕3號文件頒布的《普通高等學校圖書館規(guī)程》（修訂）的文件精神，……。

b.常識性錯誤例：經(jīng)國家教委和上海市政府批準，我校在奉賢建設(shè)新校區(qū)。

頓號和逗號的錯用34謝謝！歡迎提出寶貴意見。謝謝！歡迎提出寶貴意見。351、有時候讀書是一種巧妙地避開思考的方法。2022/12/152022/12/15Thursday,December15,20222、閱讀一切好書如同和過去最杰出的人談話。2022/12/152022/12/152022/12/1512/15/202210:53:23PM3、越是沒有本領(lǐng)的就越加自命不凡。2022/12/152022/12/152022/12/15Dec-2215-Dec-224、越是無能的人，越喜歡挑剔別人的錯兒。2022/12/152022/12/152022/12/15Thursday,December15,20225、知人者智，自知者明。勝人者有力，自勝者強。2022/12/152022/12/152022/12/152022/12/1512/15/20226、意志堅強的人能把世界放在手中像泥塊一樣任意揉捏。15十二月20222022/12/152022/12/152022/12/157、最具挑戰(zhàn)性的挑戰(zhàn)莫過于提升自我。。十二月222022/12/152022/12/152022/12/1512/15/20228、業(yè)余生活要有意義，不要越軌。2022/12/152022/12/1515December20229、一個人即使已登上頂峰，也仍要自強不息。2022/12/152022/12/152022/12/152022/12/1510、你要做多大的事情，就該承受多大的壓力。12/15/202210:53:23PM2022/12/1515-12月-2211、自己要先看得起自己，別人才會看得起你。12/15/202210:53PM12/15/202210:53PM2022/12/152022/12/1512、這一秒不放棄，下一秒就會有希望。15-Dec-2215December20222022/12/1513、無論才能知識多么卓著，如果缺乏熱情，則無異紙上畫餅充饑，無補于事。Thursday,December15,202215-Dec-222022/12/1514、我只是自己不放過自己而已，現(xiàn)在我不會再逼自己眷戀了。2022/12/152022/12/1515December202222:53謝謝大家1、有時候讀書是一種巧妙地避開思考的方法。2022/12/136公文寫作的基礎(chǔ)知識與

常見問題分析公文寫作的基礎(chǔ)知識與

常見問題分析37一、概述1、公文的定義公文是黨政機關(guān)及其他社會組織在公務(wù)活動中為行使職權(quán)、實施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和規(guī)范體式的文件，屬于機關(guān)應(yīng)用文的一個重要組成部分。一、概述1、公文的定義382、公文的特點是特定的作者制定和發(fā)布的。具有法定的現(xiàn)行執(zhí)行效用。具有規(guī)范的文體、結(jié)構(gòu)和格式。需要履行法定的程序。文字必須莊重、樸實、準確、精煉。2、公文的特點393、公文的分類

按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。按其時限要求，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文。

3、公文的分類40二、常用公文文種

二、常用公文文種41（一）我國現(xiàn)行黨政機關(guān)使用的文種

我國現(xiàn)行黨和各級領(lǐng)導機關(guān)使用的文件有14個：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀要。國家行政機關(guān)使用的公文種類有13個:命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要。上述文件共27個，其中9個是相同的，即：決定、意見、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、函、會議紀要；不同的有9個，其中屬黨的機關(guān)的有5個，即：公報、指示、決議、條例、規(guī)定；屬國家行政機關(guān)有4個，即：命令（令）、議案、通告、公告。由于這18個文件是黨和國家在公文管理法規(guī)中明確規(guī)定的，一般稱為法定文種。

（一）我國現(xiàn)行黨政機關(guān)使用的文種我國現(xiàn)行黨和各級領(lǐng)導機關(guān)使42（二）學校常用的主要公文種類

1、決定（1）功能 適用于重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。（二）學校常用的主要公文種類1、決定43

（2）分類A.法規(guī)政策性決定。如《關(guān)于懲治虛開、偽造和非法出售增值稅專用發(fā)票犯罪的決定》B.重要事項的決定。如《中共中央關(guān)于加強同人民群眾聯(lián)系的決定》C.獎懲決定。如《國務(wù)院關(guān)于處理“渤海二號”事故的決定》

（2）分類442．通告

（1）功能適用于公布社會有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項2．通告45（3）分類法規(guī)性通告知照性通告通告不寫抬頭，無主送單位。通告與公告的區(qū)別內(nèi)容重要性不同對發(fā)文機關(guān)限制性有較大不同發(fā)布范圍有所不同（3）分類463．通知

（1）

功能

適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項。（2）分類

a.發(fā)布指示的通知

3．通知47

b.頒發(fā)規(guī)章的通知因在行政公文文種中沒有條例、規(guī)定、辦法、細則、方案等文種，所以在發(fā)布這類規(guī)章性文件時，都要用通知，也就是加一個文件頭。如人事部關(guān)于印發(fā)《人事爭議處理辦案規(guī)則》和《人事爭議仲裁員管理辦法》的通知被發(fā)布規(guī)章全文附在通知后，但不作附件處理。

c.批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知

d.曉諭性通知

e.任免通知（人事任免用決定和通知的區(qū)別）b.頒發(fā)規(guī)章的通知因在行政公文文種中沒有條例、規(guī)定、484．通報

（1）功能

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。（2）分類表彰通報：介紹先進事跡＋先進事跡意義＋表彰決定＋希望號召批評通報：錯誤事實＋錯誤性質(zhì)分析＋懲罰措施＋提出希望要求情況通報：緣由目的＋情況信息＋希望要求

4．通報495．意見

（1）功能

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（2）分類規(guī)劃性意見實施意見具體工作意見5．意見506.批復(fù)

（1）功能適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項與其他文種不同的是，往往在標題主要內(nèi)容中明確表示對請示事件的意見如《國務(wù)院關(guān)于同意陜西省撤消榆林地區(qū)設(shè)立地級榆林市的批復(fù)》主送機關(guān)一個，即發(fā)出請示的下級機關(guān)以上6種為下行文。6.批復(fù)517．報告

（1）功能適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)詢問。（2）類型a、工作報告b、情況報告c、建議報告d、答復(fù)報告e、報送報告

7．報告528、請示

（1）功能運用于向上級機關(guān)請求指示、批準（2）應(yīng)用范圍a、遇到問題無法解決，需要上級指示b、處理較為重要的事件和問題，要上報批準c、遇到問題，雖有解決方法，但沒有權(quán)力或能力實施，需要上級幫助d、對有關(guān)方針、政策和上級發(fā)布指示有疑問，要上級解答e、下級機關(guān)之間在重要問題上出現(xiàn)意見分岐，要上級仲裁f、請上級領(lǐng)導參加活動，指導工作8、請示53（3）分類a、請求指示的請示b、請求批準的請示主送機關(guān)只能有一個，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)當用抄送的形式只能主送上級機關(guān)，不能送領(lǐng)導者本人不得越級請示，必須由主要負責人簽發(fā)，要留下聯(lián)系人聯(lián)系電話

常用結(jié)語（當否，請批示，妥否，請批復(fù)，以上請示，請予審批，特此請示，請予批復(fù)等）以上兩種為上行文（3）分類549.函（1）功能

適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽合作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。（2）分類a.

公函和便函 b.

發(fā)函和復(fù)函函是平行文，寫法特別要注意用語分寸。

9.函5510．會議紀要

（1）功能

適用記載、傳達會議情況和議定事項。（2）分類a.

決策型b.

交流型c.

研討型

10．會議紀要56三、公文的格式

1．公文格式的組成公文格式的組成要素包括：（1）發(fā)文機關(guān)標識（版頭、紅頭） （2）公文份數(shù)序號（3）密級 （4）發(fā)文字號（5）簽發(fā)人（主要用于請示） （6）標題（7）主送機關(guān)（內(nèi)發(fā)可省略） （8）正文（9）附件 （10）發(fā)文機關(guān)署名（11）成文日期 （12）印章（13）附注（此件發(fā)至XX級） （14）主題詞（15）抄送單位 （16）印刷機關(guān)和印刷時間印刷用紙和技術(shù)要求：用A4型紙（297X210），正文用3號仿宋體，每頁22行，每行28個字。三、公文的格式1．公文格式的組成572．發(fā)文字號編寫發(fā)文字號原則：包括機關(guān)代字、年份、序號。注意：年份不能省略，兩邊用六角括號；序號不編虛位，不加第。3．公文標題標準式：發(fā)文機關(guān)+發(fā)文事由+文種 凡是有紅色版頭的文件，因已表明發(fā)文機關(guān)， 故發(fā)文機關(guān)名稱可省略。特殊形式：（1）發(fā)文機關(guān)+文種。如《中華人民共和國主席令》（2）發(fā)文機關(guān)+轉(zhuǎn)發(fā)文件名+文種，也稱轉(zhuǎn)文式標題，用于轉(zhuǎn)發(fā)文件。

2．發(fā)文字號584．成文日期成文日期確定原則：（1）會議通過的決定、決議以會議通過日期為準。（2）領(lǐng)導簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準。（3）聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)的領(lǐng)導簽發(fā)日期為準。（4）法規(guī)性文件以文件批準日期為準。（5）一般信函、電文以實際發(fā)出日期為準。成文日期必須寫年月日，且要用漢字。

4．成文日期595．主題詞《條例》和《方法》都明確規(guī)定：上報的文件應(yīng)當按照上級的要求和《公文主題詞表》標注主題詞?！渡虾Ｊ腥嗣裾闹黝}詞表》使用說明中規(guī)定：（1）一份公文標引的主題詞，除類別詞外，最多不超過五個。

標引主題詞的順序為先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映公文內(nèi)容的詞，最后標反映公文形式的詞。如《上海市人民政府關(guān)于做好本市農(nóng)村扶貧工作的通知》，先標類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標反映公文內(nèi)容的類屬詞“扶貧”，最后標反映公文形式的類屬詞“通知”。（2）一份公文有兩個以上主題內(nèi)容時，先集中對第一個主題內(nèi)容標注，再對第二個主題內(nèi)容進行標注，最后標文種。（3）根據(jù)需要，可將不同類主題詞進行組配標引。（4）在《公文主題詞表》中找不到準確反映公文內(nèi)容的類屬詞時，可用類別詞替代。

5．主題詞606．用印一般的用印方法是：騎年壓月，上大下小。國標《國家行政機關(guān)公文格式》規(guī)定：單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標成文時間。當印章下弧無文字時，僅以下弧壓在成文時間上，當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

6．用印61四、我校公文中常見問題分析1．文種的誤用

主要表現(xiàn)在報告和請示的錯用

報告和請示同屬上行文，但是性質(zhì)截然不同的兩類文種。a.行文目的不同報告以陳述情況為主，不要求上級批復(fù)；請示以請求指示或批準事項為主，要求上級批復(fù)。b.公文內(nèi)容不同請示可圍繞請求事項反映情況，說明理由，不排除含有一定的情況匯報，但報告中不能夾雜請示事項。四、我校公文中常見問題分析1．文種的誤用62c.規(guī)范性用語不同報告用“

以上報告如有不妥，請指示”，“特此報告”等；請示用“當否，請批復(fù)”，“特此請示，請批復(fù)”。目前，這兩種文種的濫用主要表現(xiàn)在兩個方面。a.請示、報告混用如《關(guān)于請校領(lǐng)導出席畢業(yè)典禮的報告》b.請示、報告并用如《關(guān)于召開新一屆學代會的請示報告》c.規(guī)范性用語不同報告用“以上報告如有不妥，請指示632.隨意請報

“請報”指以單位名義向上級報送“請示”、“意見”“報告”。隨意請報主要有三種情況：a.主送個人，如“x書記”、“x校長”。b.多頭主送，如“教務(wù)處、科技處并實驗室管理處”c.越級上報3.公文組成要素不全

a.上行文缺簽發(fā)人，“請示”缺聯(lián)系人姓名、電話。b.缺附件說明。c.成文日期不全，如“二OO六年一月”、“06年1月14日”等。d.缺主題詞或主題詞不全，如缺類別詞、文種等。2.隨意請報644.公文標題病誤

a.標題缺少行文單位公文標題通式為：行文單位+關(guān)于+事由+的+文種b.標題無文種將一般公文誤作為法定公文，致使標題無文種。如《……關(guān)于……的規(guī)劃》、《……關(guān)于……的總結(jié)》。轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)性通知文種被放棄，致使標題無文種。如《……關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)……的方案》。4.公文標題病誤65c.不倫不類的標題兩個文種并用如請示報告、任免決定的通知等?；煊梦姆N將“請示”錯用成“申請”。d.標題中事由表達不全如《華東理工大學關(guān)于申請劃撥上海市“十五”配套經(jīng)費的報告》e.標題中亂用標點符號c.不倫不類的標題66公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文中亂用標點符號主要表現(xiàn)在：

a.轉(zhuǎn)發(fā)和頒發(fā)法規(guī)、規(guī)章，不用書名號而用引號。b.不必用其他標點符號而隨意使用。如《關(guān)于對1999年“全民文明禮貌月活動”安排的通知》。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點675.語言結(jié)構(gòu)和文字方面問題

a.段落層次不清，主次不分。不善于用結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，如一、二、……，1.、2.、……。

b.不合公文文體，出現(xiàn)描述性語言和客套話。c.繁瑣冗長，多套話。如根據(jù)……精神，在……指導下，在……關(guān)懷下等。

d.主語謂語搭配不當。如：人民的生活水平普遍增加了。（提高）上述問題，今后準備進一步加強和改進。（解決和糾正）…5.語言結(jié)構(gòu)和文字方面問題…68e.定語錯位造成歧義

如：市長把我們五個縣領(lǐng)導召集到一起專門研究了這個問題。原教育部副部長周遠清來校視察工作。f.標點符號錯用

逗號和句號錯用為了加強熟肉制品市場管理，規(guī)范熟肉制品市場經(jīng)濟行為，維護消費者利益，在全市建立統(tǒng)一批發(fā)、集中配送的熟肉制品供應(yīng)體系。根據(jù)市政府會議精神，決定……e.定語錯位造成歧義69

頓號和逗號的錯用例：在時間緊，任務(wù)重，困難多的情況下，學校號召全體師生員工……。