P220專案采購(gòu)管理課件

結(jié)案管理講授時(shí)間：4小時(shí)課程編號(hào)：E109PMA「專案助理/技術(shù)師」課程之九結(jié)案管理課程編號(hào)：E109PMA「專案助理/技術(shù)師」課程之九課程提要結(jié)案作業(yè)程序結(jié)案工作準(zhǔn)備與執(zhí)行結(jié)案報(bào)告之編撰協(xié)助經(jīng)驗(yàn)學(xué)習(xí)與知識(shí)管理2課程提要結(jié)案作業(yè)程序2專案終結(jié)之型態(tài)1.專案取消(Cancellation)： 專案在進(jìn)行概念發(fā)展時(shí)，經(jīng)過市場(chǎng)分析、風(fēng)險(xiǎn)分析及技術(shù)可行性分析後，若評(píng)估認(rèn)為不可行，需透過一定的決策過程將專案取消。專案在概念發(fā)展階段被取消，對(duì)組織的衝擊及資源的浪費(fèi)最低。3專案終結(jié)之型態(tài)1.專案取消(Cancellation)：3專案終結(jié)之型態(tài)專案取消或繼續(xù)決策示意圖：

客戶需求市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)技術(shù)能力資源利用獲利率．．．．評(píng)估報(bào)告專案取消確定專案目標(biāo)預(yù)劃時(shí)程及成本專案小組編成構(gòu)想進(jìn)入計(jì)畫階段4專案終結(jié)之型態(tài)專案取消或繼續(xù)決策示意圖：客戶需求評(píng)估專案取消專案終結(jié)之型態(tài)2.專案中止(Termination)： 當(dāng)專案目標(biāo)已無法達(dá)成或已無繼續(xù)完成的必要時(shí)，專案就會(huì)面臨中止。 專案中止的可能原因：政策性中止缺失性中止市場(chǎng)或經(jīng)濟(jì)狀況改變技術(shù)發(fā)展問題5專案終結(jié)之型態(tài)2.專案中止(Termination)：5專案應(yīng)否中止檢核表範(fàn)例是否專案中止原因專案實(shí)際成本、時(shí)間已經(jīng)超過總預(yù)算資源不斷投入，但完工日期遙遙無期公司合併，不確定性高技術(shù)購(gòu)買，不確定性高人員/關(guān)鍵人員大量離職技術(shù)無法突破，無法達(dá)成使用者需求專案需求經(jīng)常變更風(fēng)險(xiǎn)太大出現(xiàn)新技術(shù)/新產(chǎn)品6專案應(yīng)否中止檢核表範(fàn)例是否專案中止原因專專案終結(jié)之型態(tài)3.專案結(jié)束(ProjectClosure)： 專案目標(biāo)已達(dá)成，產(chǎn)品已符合客戶需求及確認(rèn)接受專案結(jié)果後正式進(jìn)入結(jié)案程序，使專案能順利完成所有任務(wù)。7專案終結(jié)之型態(tài)3.專案結(jié)束(ProjectClosure)專案結(jié)案之準(zhǔn)備工作依據(jù)檢查清單(Checklists)檢查所有工作項(xiàng)目是否完成，或至正式結(jié)案日期尚有多少未完成工作。決定專案結(jié)案日期，檢查專案目標(biāo)是否達(dá)成並確定結(jié)案日期是否可依據(jù)專案計(jì)畫訂定。建立結(jié)案共識(shí)，組織內(nèi)部所有專案相關(guān)人員對(duì)專案所達(dá)成的目標(biāo)及結(jié)案日期均有共識(shí)。8專案結(jié)案之準(zhǔn)備工作依據(jù)檢查清單(Checklists)檢查所專案結(jié)案之主要工作1.確定所有工作均按合約或相關(guān)計(jì)畫完成。2.通知客戶專案的完成並確保所有產(chǎn)品或服務(wù)已完成交付且以被接受。3.確定所有文件包括相關(guān)之評(píng)估報(bào)告均已完成，且結(jié)案報(bào)告已完成準(zhǔn)備。4.澄清所有的付款及帳單均已處理。5.專案小組解編、成員歸建與後續(xù)工作之安排。9專案結(jié)案之主要工作1.確定所有工作均按合約或相關(guān)計(jì)畫完成。2專案結(jié)案之主要工作(續(xù))6.設(shè)施裝備、材料及資源的重新分配或汰除。7.決定哪些資料與紀(jì)錄應(yīng)保留，並放置在妥善地點(diǎn)。8.確定所有支援裝備及場(chǎng)所已完成移交。9.確認(rèn)專案結(jié)束後之所有資料均已建檔並會(huì)適當(dāng)有效的運(yùn)用。10專案結(jié)案之主要工作(續(xù))6.設(shè)施裝備、材料及資源的重新分配或?qū)０钢兄够蚪Y(jié)束的WBS專案中止或結(jié)束組織財(cái)務(wù)合約場(chǎng)地結(jié)案會(huì)議歸建計(jì)畫個(gè)人報(bào)告支出審查帳務(wù)結(jié)算最終財(cái)報(bào)履約文件通告廠商最終付款關(guān)閉設(shè)施處理裝備轉(zhuǎn)讓物資11專案中止或結(jié)束的WBS專案中止或結(jié)束組織財(cái)務(wù)合約場(chǎng)地結(jié)案會(huì)議專案中止之重要考量專案中止比取消及結(jié)束更為複雜且衝擊更大專案成員的士氣與挫折安撫，及重新分配與調(diào)整職務(wù)。專案失敗及中止原因的檢討與經(jīng)驗(yàn)留存。通知各部門專案中止所應(yīng)配合的處理事宜。處理合約中止及罰責(zé)問題。結(jié)算所有財(cái)務(wù)費(fèi)用問題、設(shè)備及資源重新分配及歸建。專案利害關(guān)係人之溝通管理。12專案中止之重要考量專案中止比取消及結(jié)束更為複雜且衝擊更大12專案中止的方法設(shè)立正當(dāng)理由意見充份溝通高階支持承諾盡快安排工作表揚(yáng)及獎(jiǎng)勵(lì)成員參與決策問題開誠(chéng)佈公的與專案成員說明，大部份的專案人員均能接受與專案成員、投資人及利益關(guān)係人充份溝通，說明專案問題，減少專案中止之衝擊高階平常能關(guān)心專案進(jìn)度，爭(zhēng)取向心，當(dāng)專案中止時(shí)，自能得到團(tuán)隊(duì)諒解與支持專案成員面對(duì)專案突然中止，立即面對(duì)工作或職務(wù)上之挑戰(zhàn)，必須儘速為其安排即使在專案失敗情況下，適度的表揚(yáng)及獎(jiǎng)勵(lì)亦可提高專案成員對(duì)組織之忠誠(chéng)度使專案成員參與中止之決策過程，可有效降低專案中止之阻礙及衝擊13專案中止的方法設(shè)立正當(dāng)理由意見充份溝通高階支持承諾盡快安排工專案結(jié)案流程圖成效審查決定專案結(jié)案日期建立結(jié)案共識(shí)與專案成員溝通與供應(yīng)商溝通與各部門經(jīng)理溝通會(huì)計(jì)決算資源重分配接收小組訓(xùn)練管理責(zé)任移轉(zhuǎn)結(jié)案會(huì)議慶功宴結(jié)案報(bào)告文件整理14專案結(jié)案流程圖成效審查決定專案建立結(jié)案與專案成與供應(yīng)商與各部專案結(jié)案活動(dòng)結(jié)案會(huì)議：說明專案整理目標(biāo)達(dá)成狀況。對(duì)專案進(jìn)行最終審查及結(jié)案作業(yè)之決議。檢討專案計(jì)畫與實(shí)際執(zhí)行的差異及改進(jìn)事項(xiàng)。感謝專案團(tuán)隊(duì)與相關(guān)人員對(duì)專案的貢獻(xiàn)。會(huì)議結(jié)論應(yīng)進(jìn)行紀(jì)錄並保存作為以後運(yùn)用。15專案結(jié)案活動(dòng)結(jié)案會(huì)議：15結(jié)案會(huì)議檢討事項(xiàng)表16結(jié)案會(huì)議檢討事項(xiàng)表16專案結(jié)案活動(dòng)(續(xù))2.接收小組訓(xùn)練：專案小組需擬定接管計(jì)畫。對(duì)接收小組進(jìn)行專案產(chǎn)品資訊及特性進(jìn)行訓(xùn)練。專案經(jīng)理應(yīng)監(jiān)督所有材料、軟硬體及文件的移轉(zhuǎn)工作。17專案結(jié)案活動(dòng)(續(xù))2.接收小組訓(xùn)練：17專案結(jié)案活動(dòng)(續(xù))3.資源重新分配或歸還：專案剩餘材料及租購(gòu)設(shè)備之歸還及重新分配。4.管理責(zé)任轉(zhuǎn)移：在接收小組完成訓(xùn)練並接掌員專案小組工作後，專案成員可將所有專案產(chǎn)品、裝備、文件與相關(guān)責(zé)任完全轉(zhuǎn)移給接收部門。18專案結(jié)案活動(dòng)(續(xù))3.資源重新分配或歸還：18專案結(jié)案活動(dòng)(續(xù))5.舉行慶功宴或惜別會(huì)：利用此機(jī)會(huì)對(duì)所有利害關(guān)係人表達(dá)感謝。正式宣告專案結(jié)束。19專案結(jié)案活動(dòng)(續(xù))5.舉行慶功宴或惜別會(huì)：19結(jié)案報(bào)告『結(jié)案報(bào)告』是專案的一個(gè)歷史紀(jì)錄，內(nèi)容應(yīng)包含：摘要及專案重要?dú)v程專案最後執(zhí)行成效(品質(zhì)、時(shí)間、成本)行政管理之檢討與表現(xiàn)專案組織結(jié)構(gòu)專案組織成員、執(zhí)掌及重要工作績(jī)效專案所運(yùn)用的技術(shù)與資源20結(jié)案報(bào)告『結(jié)案報(bào)告』是專案的一個(gè)歷史紀(jì)錄，內(nèi)容應(yīng)包含：20結(jié)案報(bào)告(續(xù))專案重要數(shù)據(jù)、圖表及研究報(bào)告預(yù)算執(zhí)行表現(xiàn)及變異分析未來需繼續(xù)執(zhí)行之工作經(jīng)驗(yàn)學(xué)習(xí)專案結(jié)果與建議“結(jié)案報(bào)告應(yīng)視機(jī)密性區(qū)分為公開與限閱部分”21結(jié)案報(bào)告(續(xù))專案重要數(shù)據(jù)、圖表及研究報(bào)告21專案的知識(shí)管理『知識(shí)管理』(KM)是一種知識(shí)整理的方法，透過資訊工具的協(xié)助，讓簡(jiǎn)單的資料變成具備更多價(jià)值的資訊及知識(shí)。“二十一世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代”22專案的知識(shí)管理『知識(shí)管理』(KM)是一種知識(shí)整理的方法，透過專案的知識(shí)管理(續(xù))企業(yè)的知識(shí)不僅來自成功專案的知識(shí)，更包含那些從失敗專案中所學(xué)到的經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)，它們對(duì)企業(yè)而言都是無價(jià)的資產(chǎn)。留存重要的數(shù)據(jù)、資料、文件與經(jīng)驗(yàn)，並結(jié)合有效的知識(shí)管理方法，對(duì)企業(yè)未來專案的成功率大幅提升?！胺沧哌^，必留下痕跡”23專案的知識(shí)管理(續(xù))企業(yè)的知識(shí)不僅來自成功專案的知識(shí)，更包含為何專案管理需結(jié)合知識(shí)管理組織需藉由知識(shí)管理系統(tǒng)來分享與累積各不同專案間的知識(shí)，並進(jìn)而集成與發(fā)展出其標(biāo)準(zhǔn)化的專案管理最佳實(shí)踐。標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)的組織則可由專案式的管理方法將各不同部門的最佳實(shí)踐予以簡(jiǎn)化與分享。平均而言一個(gè)公司會(huì)花費(fèi)專案經(jīng)費(fèi)總支出的8-10%在訓(xùn)練、顧問諮詢與相關(guān)的資源以支援專案的完成。24為何專案管理需結(jié)合知識(shí)管理組織需藉由知識(shí)管理系統(tǒng)來分享與累積為何專案管理需結(jié)合知識(shí)管理(續(xù))一個(gè)缺乏專案管理知識(shí)與技術(shù)的專案團(tuán)隊(duì)，最多可能會(huì)增加其16%的專案總支出，而良好的知識(shí)管理就可以降低這些成本。爲(wèi)增加投資報(bào)酬率，一個(gè)公司應(yīng)在專案管理學(xué)習(xí)與運(yùn)用上作必要的投資，如軟體工具、專案門戶建制、知識(shí)管理系統(tǒng)與相關(guān)的訓(xùn)練與顧問諮詢

。25為何專案管理需結(jié)合知識(shí)管理(續(xù))一個(gè)缺乏專案管理知識(shí)與技術(shù)的專案管理與知識(shí)管理的比較專案管理有限度的資源與付出一定時(shí)間內(nèi)有限的努力目標(biāo)為導(dǎo)向知識(shí)管理必須持續(xù)進(jìn)行需經(jīng)年累月不斷運(yùn)用在專案中建立與更新26專案管理與知識(shí)管理的比較專案管理知識(shí)管理26專案管理與知識(shí)管理的整合知識(shí)管理通過專案方式運(yùn)作而能跨越時(shí)間與掌握全貌經(jīng)由專案溝通使團(tuán)隊(duì)成員能交換隱藏在個(gè)人身上的知識(shí)專案程式所發(fā)展的文件能將沈靜的知識(shí)轉(zhuǎn)換與內(nèi)部化而爲(wèi)具體可用的知識(shí)27專案管理與知識(shí)管理的整合知識(shí)管理通過專案方式運(yùn)作而能跨越時(shí)間專案管理與知識(shí)管理的整合(續(xù))成功的專案經(jīng)理是從轉(zhuǎn)移自過去的專案而學(xué)到知識(shí)知識(shí)管理是專案管理的基石知識(shí)整合需要靠團(tuán)隊(duì)合作，而團(tuán)隊(duì)合作則是專案成功的要件28專案管理與知識(shí)管理的整合(續(xù))成功的專案經(jīng)理是從轉(zhuǎn)移自過去的知識(shí)管理的原則集中單一標(biāo)準(zhǔn)化及模組化整合的觀念安全性的考量使用合適的知識(shí)管理系統(tǒng)提升效益29知識(shí)管理的原則集中單一29知識(shí)管理的最佳實(shí)踐建立專案辦公室(PMO)：標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)範(fàn)與樹立學(xué)習(xí)型組織的典範(fàn)

它是組織內(nèi)最重要的專案知識(shí)管理平臺(tái)30知識(shí)管理的最佳實(shí)踐建立專案辦公室(PMO)：標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)範(fàn)與樹建立行政支援知識(shí)庫1.時(shí)間維護(hù)：

→協(xié)助專案發(fā)展時(shí)間 →在專案概念階段協(xié)助規(guī)劃初步時(shí)間 →在專案計(jì)劃階段協(xié)助規(guī)劃細(xì)步時(shí)間 →在專案執(zhí)行階段協(xié)助更新及維持時(shí)間 →提供時(shí)間變異/進(jìn)度落後的警示

31建立行政支援知識(shí)庫1.時(shí)間維護(hù)：31建立行政支援知識(shí)庫(續(xù)) 2.工時(shí)表(TimeSheet)管理： →定期審查專案成員任務(wù)承諾執(zhí)行狀況 →適時(shí)供應(yīng)專案人員各相關(guān)表單 →搜集、審查、統(tǒng)計(jì)與分析表單 →指導(dǎo)如何填寫表單

32建立行政支援知識(shí)庫(續(xù)) 2.工時(shí)表(TimeSheet)建立行政支援知識(shí)庫(續(xù)) 3.專案工作日誌(Workbook)管理： →協(xié)助每一專案建立工作日誌 →審查工作日誌內(nèi)容以確?？砂l(fā)揮適當(dāng)功能 4.軟體工具操作

→建立主要軟體工具操作能力 →維持與更新軟體工具的可用性 →分配與管制使用 →協(xié)助製作相關(guān)圖表 →需使用的軟體：試算表、時(shí)間發(fā)展、資料庫、 決策分析與仿真、WBS、EVM

33建立行政支援知識(shí)庫(續(xù)) 3.專案工作日誌(Workbook建立文件製作知識(shí)庫1.報(bào)告製作及分送：

→協(xié)助文件收發(fā)與報(bào)告發(fā)展 →報(bào)告發(fā)送物件：管理高層、客戶、政府管理機(jī)關(guān)、檔案管理處 →報(bào)告類別：期初、期中報(bào)告、專案 審查/稽核報(bào)告、技術(shù)評(píng)估報(bào)告、結(jié) 案報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)學(xué)習(xí)報(bào)告34建立文件製作知識(shí)庫1.報(bào)告製作及分送：34建立文件製作知識(shí)庫(續(xù))2.建立專案文件記錄： →提案書/合同、變更需求及文件、工時(shí)統(tǒng)計(jì)表、預(yù)算表/時(shí)間表、專案計(jì)劃書、專案會(huì)議記錄、各種報(bào)告、個(gè)人相關(guān)資料。3.保持專案文件的更新、一致性及清潔可用。4.協(xié)助通知專案人員文件的修訂與更新5.協(xié)助專案人員搜尋資料及獲得相關(guān)資料

35建立文件製作知識(shí)庫(續(xù))2.建立專案文件記錄：35提供顧問諮詢與指導(dǎo)知識(shí)庫1.提供建議書發(fā)展指導(dǎo)：

→依據(jù)經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)協(xié)助製作能獲勝的建議書 →訓(xùn)練及指導(dǎo)建議書編寫 →提供改善與修訂意見36提供顧問諮詢與指導(dǎo)知識(shí)庫1.提供建議書發(fā)展指導(dǎo)：36提供顧問諮詢與指導(dǎo)知識(shí)庫(續(xù)) 2.提供專案起始協(xié)助：

→協(xié)助發(fā)展專案特許證(Charter)及範(fàn)圍說明(SOW)

→指導(dǎo)規(guī)劃執(zhí)行專案啓動(dòng)會(huì)議(Kick-offMeeting)

→建立及審查專案團(tuán)隊(duì)成員的責(zé)任與分工 3.即時(shí)回應(yīng)解決專案疑難雜癥：

→時(shí)間延宕問題 →分析成本超支/質(zhì)量不符原因 →實(shí)施類比分析 →提供管理高層專案問題決策分析37提供顧問諮詢與指導(dǎo)知識(shí)庫(續(xù)) 2.提供專案起始協(xié)助：37提供顧問諮詢與指導(dǎo)知識(shí)庫(續(xù)) 4.建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估制度：

→協(xié)助發(fā)展風(fēng)險(xiǎn)管理流程 →實(shí)施獨(dú)立的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估 →採(cǎi)用特殊工具與方法以獲得最佳風(fēng)險(xiǎn)實(shí)務(wù)

38提供顧問諮詢與指導(dǎo)知識(shí)庫(續(xù)) 4.建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估制度：38PM&KM專案的成功需仰仗知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)的正確結(jié)合知識(shí)管理能大幅提升專案的投資報(bào)酬率，而它必須是專案管理中的一部份

“帶領(lǐng)我們進(jìn)入這個(gè)時(shí)代的技能，並不一定是帶領(lǐng)我們奔向未來所需的技能”39PM&KM專案的成功需仰仗知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)的正確結(jié)合“帶領(lǐng)我們本單元課程結(jié)束

敬請(qǐng)指教！謝謝！課程編號(hào)：E109本單元課程結(jié)束

敬請(qǐng)指教！謝謝！課程編號(hào)：E109結(jié)案管理講授時(shí)間：4小時(shí)課程編號(hào)：E109PMA「專案助理/技術(shù)師」課程之九結(jié)案管理課程編號(hào)：E109PMA「專案助理/技術(shù)師」課程之九課程提要結(jié)案作業(yè)程序結(jié)案工作準(zhǔn)備與執(zhí)行結(jié)案報(bào)告之編撰協(xié)助經(jīng)驗(yàn)學(xué)習(xí)與知識(shí)管理42課程提要結(jié)案作業(yè)程序2專案終結(jié)之型態(tài)1.專案取消(Cancellation)： 專案在進(jìn)行概念發(fā)展時(shí)，經(jīng)過市場(chǎng)分析、風(fēng)險(xiǎn)分析及技術(shù)可行性分析後，若評(píng)估認(rèn)為不可行，需透過一定的決策過程將專案取消。專案在概念發(fā)展階段被取消，對(duì)組織的衝擊及資源的浪費(fèi)最低。43專案終結(jié)之型態(tài)1.專案取消(Cancellation)：3專案終結(jié)之型態(tài)專案取消或繼續(xù)決策示意圖：

客戶需求市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)技術(shù)能力資源利用獲利率．．．．評(píng)估報(bào)告專案取消確定專案目標(biāo)預(yù)劃時(shí)程及成本專案小組編成構(gòu)想進(jìn)入計(jì)畫階段44專案終結(jié)之型態(tài)專案取消或繼續(xù)決策示意圖：客戶需求評(píng)估專案取消專案終結(jié)之型態(tài)2.專案中止(Termination)： 當(dāng)專案目標(biāo)已無法達(dá)成或已無繼續(xù)完成的必要時(shí)，專案就會(huì)面臨中止。 專案中止的可能原因：政策性中止缺失性中止市場(chǎng)或經(jīng)濟(jì)狀況改變技術(shù)發(fā)展問題45專案終結(jié)之型態(tài)2.專案中止(Termination)：5專案應(yīng)否中止檢核表範(fàn)例是否專案中止原因專案實(shí)際成本、時(shí)間已經(jīng)超過總預(yù)算資源不斷投入，但完工日期遙遙無期公司合併，不確定性高技術(shù)購(gòu)買，不確定性高人員/關(guān)鍵人員大量離職技術(shù)無法突破，無法達(dá)成使用者需求專案需求經(jīng)常變更風(fēng)險(xiǎn)太大出現(xiàn)新技術(shù)/新產(chǎn)品46專案應(yīng)否中止檢核表範(fàn)例是否專案中止原因專專案終結(jié)之型態(tài)3.專案結(jié)束(ProjectClosure)： 專案目標(biāo)已達(dá)成，產(chǎn)品已符合客戶需求及確認(rèn)接受專案結(jié)果後正式進(jìn)入結(jié)案程序，使專案能順利完成所有任務(wù)。47專案終結(jié)之型態(tài)3.專案結(jié)束(ProjectClosure)專案結(jié)案之準(zhǔn)備工作依據(jù)檢查清單(Checklists)檢查所有工作項(xiàng)目是否完成，或至正式結(jié)案日期尚有多少未完成工作。決定專案結(jié)案日期，檢查專案目標(biāo)是否達(dá)成並確定結(jié)案日期是否可依據(jù)專案計(jì)畫訂定。建立結(jié)案共識(shí)，組織內(nèi)部所有專案相關(guān)人員對(duì)專案所達(dá)成的目標(biāo)及結(jié)案日期均有共識(shí)。48專案結(jié)案之準(zhǔn)備工作依據(jù)檢查清單(Checklists)檢查所專案結(jié)案之主要工作1.確定所有工作均按合約或相關(guān)計(jì)畫完成。2.通知客戶專案的完成並確保所有產(chǎn)品或服務(wù)已完成交付且以被接受。3.確定所有文件包括相關(guān)之評(píng)估報(bào)告均已完成，且結(jié)案報(bào)告已完成準(zhǔn)備。4.澄清所有的付款及帳單均已處理。5.專案小組解編、成員歸建與後續(xù)工作之安排。49專案結(jié)案之主要工作1.確定所有工作均按合約或相關(guān)計(jì)畫完成。2專案結(jié)案之主要工作(續(xù))6.設(shè)施裝備、材料及資源的重新分配或汰除。7.決定哪些資料與紀(jì)錄應(yīng)保留，並放置在妥善地點(diǎn)。8.確定所有支援裝備及場(chǎng)所已完成移交。9.確認(rèn)專案結(jié)束後之所有資料均已建檔並會(huì)適當(dāng)有效的運(yùn)用。50專案結(jié)案之主要工作(續(xù))6.設(shè)施裝備、材料及資源的重新分配或?qū)０钢兄够蚪Y(jié)束的WBS專案中止或結(jié)束組織財(cái)務(wù)合約場(chǎng)地結(jié)案會(huì)議歸建計(jì)畫個(gè)人報(bào)告支出審查帳務(wù)結(jié)算最終財(cái)報(bào)履約文件通告廠商最終付款關(guān)閉設(shè)施處理裝備轉(zhuǎn)讓物資51專案中止或結(jié)束的WBS專案中止或結(jié)束組織財(cái)務(wù)合約場(chǎng)地結(jié)案會(huì)議專案中止之重要考量專案中止比取消及結(jié)束更為複雜且衝擊更大專案成員的士氣與挫折安撫，及重新分配與調(diào)整職務(wù)。專案失敗及中止原因的檢討與經(jīng)驗(yàn)留存。通知各部門專案中止所應(yīng)配合的處理事宜。處理合約中止及罰責(zé)問題。結(jié)算所有財(cái)務(wù)費(fèi)用問題、設(shè)備及資源重新分配及歸建。專案利害關(guān)係人之溝通管理。52專案中止之重要考量專案中止比取消及結(jié)束更為複雜且衝擊更大12專案中止的方法設(shè)立正當(dāng)理由意見充份溝通高階支持承諾盡快安排工作表揚(yáng)及獎(jiǎng)勵(lì)成員參與決策問題開誠(chéng)佈公的與專案成員說明，大部份的專案人員均能接受與專案成員、投資人及利益關(guān)係人充份溝通，說明專案問題，減少專案中止之衝擊高階平常能關(guān)心專案進(jìn)度，爭(zhēng)取向心，當(dāng)專案中止時(shí)，自能得到團(tuán)隊(duì)諒解與支持專案成員面對(duì)專案突然中止，立即面對(duì)工作或職務(wù)上之挑戰(zhàn)，必須儘速為其安排即使在專案失敗情況下，適度的表揚(yáng)及獎(jiǎng)勵(lì)亦可提高專案成員對(duì)組織之忠誠(chéng)度使專案成員參與中止之決策過程，可有效降低專案中止之阻礙及衝擊53專案中止的方法設(shè)立正當(dāng)理由意見充份溝通高階支持承諾盡快安排工專案結(jié)案流程圖成效審查決定專案結(jié)案日期建立結(jié)案共識(shí)與專案成員溝通與供應(yīng)商溝通與各部門經(jīng)理溝通會(huì)計(jì)決算資源重分配接收小組訓(xùn)練管理責(zé)任移轉(zhuǎn)結(jié)案會(huì)議慶功宴結(jié)案報(bào)告文件整理54專案結(jié)案流程圖成效審查決定專案建立結(jié)案與專案成與供應(yīng)商與各部專案結(jié)案活動(dòng)結(jié)案會(huì)議：說明專案整理目標(biāo)達(dá)成狀況。對(duì)專案進(jìn)行最終審查及結(jié)案作業(yè)之決議。檢討專案計(jì)畫與實(shí)際執(zhí)行的差異及改進(jìn)事項(xiàng)。感謝專案團(tuán)隊(duì)與相關(guān)人員對(duì)專案的貢獻(xiàn)。會(huì)議結(jié)論應(yīng)進(jìn)行紀(jì)錄並保存作為以後運(yùn)用。55專案結(jié)案活動(dòng)結(jié)案會(huì)議：15結(jié)案會(huì)議檢討事項(xiàng)表56結(jié)案會(huì)議檢討事項(xiàng)表16專案結(jié)案活動(dòng)(續(xù))2.接收小組訓(xùn)練：專案小組需擬定接管計(jì)畫。對(duì)接收小組進(jìn)行專案產(chǎn)品資訊及特性進(jìn)行訓(xùn)練。專案經(jīng)理應(yīng)監(jiān)督所有材料、軟硬體及文件的移轉(zhuǎn)工作。57專案結(jié)案活動(dòng)(續(xù))2.接收小組訓(xùn)練：17專案結(jié)案活動(dòng)(續(xù))3.資源重新分配或歸還：專案剩餘材料及租購(gòu)設(shè)備之歸還及重新分配。4.管理責(zé)任轉(zhuǎn)移：在接收小組完成訓(xùn)練並接掌員專案小組工作後，專案成員可將所有專案產(chǎn)品、裝備、文件與相關(guān)責(zé)任完全轉(zhuǎn)移給接收部門。58專案結(jié)案活動(dòng)(續(xù))3.資源重新分配或歸還：18專案結(jié)案活動(dòng)(續(xù))5.舉行慶功宴或惜別會(huì)：利用此機(jī)會(huì)對(duì)所有利害關(guān)係人表達(dá)感謝。正式宣告專案結(jié)束。59專案結(jié)案活動(dòng)(續(xù))5.舉行慶功宴或惜別會(huì)：19結(jié)案報(bào)告『結(jié)案報(bào)告』是專案的一個(gè)歷史紀(jì)錄，內(nèi)容應(yīng)包含：摘要及專案重要?dú)v程專案最後執(zhí)行成效(品質(zhì)、時(shí)間、成本)行政管理之檢討與表現(xiàn)專案組織結(jié)構(gòu)專案組織成員、執(zhí)掌及重要工作績(jī)效專案所運(yùn)用的技術(shù)與資源60結(jié)案報(bào)告『結(jié)案報(bào)告』是專案的一個(gè)歷史紀(jì)錄，內(nèi)容應(yīng)包含：20結(jié)案報(bào)告(續(xù))專案重要數(shù)據(jù)、圖表及研究報(bào)告預(yù)算執(zhí)行表現(xiàn)及變異分析未來需繼續(xù)執(zhí)行之工作經(jīng)驗(yàn)學(xué)習(xí)專案結(jié)果與建議“結(jié)案報(bào)告應(yīng)視機(jī)密性區(qū)分為公開與限閱部分”61結(jié)案報(bào)告(續(xù))專案重要數(shù)據(jù)、圖表及研究報(bào)告21專案的知識(shí)管理『知識(shí)管理』(KM)是一種知識(shí)整理的方法，透過資訊工具的協(xié)助，讓簡(jiǎn)單的資料變成具備更多價(jià)值的資訊及知識(shí)。“二十一世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代”62專案的知識(shí)管理『知識(shí)管理』(KM)是一種知識(shí)整理的方法，透過專案的知識(shí)管理(續(xù))企業(yè)的知識(shí)不僅來自成功專案的知識(shí)，更包含那些從失敗專案中所學(xué)到的經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)，它們對(duì)企業(yè)而言都是無價(jià)的資產(chǎn)。留存重要的數(shù)據(jù)、資料、文件與經(jīng)驗(yàn)，並結(jié)合有效的知識(shí)管理方法，對(duì)企業(yè)未來專案的成功率大幅提升?！胺沧哌^，必留下痕跡”63專案的知識(shí)管理(續(xù))企業(yè)的知識(shí)不僅來自成功專案的知識(shí)，更包含為何專案管理需結(jié)合知識(shí)管理組織需藉由知識(shí)管理系統(tǒng)來分享與累積各不同專案間的知識(shí)，並進(jìn)而集成與發(fā)展出其標(biāo)準(zhǔn)化的專案管理最佳實(shí)踐。標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)的組織則可由專案式的管理方法將各不同部門的最佳實(shí)踐予以簡(jiǎn)化與分享。平均而言一個(gè)公司會(huì)花費(fèi)專案經(jīng)費(fèi)總支出的8-10%在訓(xùn)練、顧問諮詢與相關(guān)的資源以支援專案的完成。64為何專案管理需結(jié)合知識(shí)管理組織需藉由知識(shí)管理系統(tǒng)來分享與累積為何專案管理需結(jié)合知識(shí)管理(續(xù))一個(gè)缺乏專案管理知識(shí)與技術(shù)的專案團(tuán)隊(duì)，最多可能會(huì)增加其16%的專案總支出，而良好的知識(shí)管理就可以降低這些成本。爲(wèi)增加投資報(bào)酬率，一個(gè)公司應(yīng)在專案管理學(xué)習(xí)與運(yùn)用上作必要的投資，如軟體工具、專案門戶建制、知識(shí)管理系統(tǒng)與相關(guān)的訓(xùn)練與顧問諮詢

。65為何專案管理需結(jié)合知識(shí)管理(續(xù))一個(gè)缺乏專案管理知識(shí)與技術(shù)的專案管理與知識(shí)管理的比較專案管理有限度的資源與付出一定時(shí)間內(nèi)有限的努力目標(biāo)為導(dǎo)向知識(shí)管理必須持續(xù)進(jìn)行需經(jīng)年累月不斷運(yùn)用在專案中建立與更新66專案管理與知識(shí)管理的比較專案管理知識(shí)管理26專案管理與知識(shí)管理的整合知識(shí)管理通過專案方式運(yùn)作而能跨越時(shí)間與掌握全貌經(jīng)由專案溝通使團(tuán)隊(duì)成員能交換隱藏在個(gè)人身上的知識(shí)專案程式所發(fā)展的文件能將沈靜的知識(shí)轉(zhuǎn)換與內(nèi)部化而爲(wèi)具體可用的知識(shí)67專案管理與知識(shí)管理的整合知識(shí)管理通過專案方式運(yùn)作而能跨越時(shí)間專案管理與知識(shí)管理的整合(續(xù))成功的專案經(jīng)理是從轉(zhuǎn)移自過去的專案而學(xué)到知識(shí)知識(shí)管理是專案管理的基石知識(shí)整合需要靠團(tuán)隊(duì)合作，而團(tuán)隊(duì)合作則是專案成功的要件68專案管理與知識(shí)管理的整合(續(xù))成功的專案經(jīng)理是從轉(zhuǎn)移自過去的知識(shí)管理的原則集中單一標(biāo)準(zhǔn)化及模組化整合的觀念安全性的考量使用合適的知識(shí)管理系統(tǒng)提升效益69知識(shí)管理的原則集中單一29知識(shí)管理的最佳實(shí)踐建立專案辦公室(PMO)：標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)範(fàn)與樹立學(xué)習(xí)型組織的典範(fàn)

它是組織內(nèi)最重要的專案知識(shí)管理平臺(tái)70知識(shí)管理的最佳實(shí)踐建立專案辦公室(PMO)：標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)範(fàn)與樹建立行政支援知識(shí)庫1.時(shí)間維護(hù)：

→協(xié)助專案發(fā)展時(shí)間 →在專案概念階段協(xié)助規(guī)劃初步時(shí)間 →在專案計(jì)劃階段協(xié)助規(guī)劃細(xì)步時(shí)間 →在專案執(zhí)行階段協(xié)助更新及維持時(shí)間 →提供時(shí)間變異/進(jìn)度落後的警示

71建立行政支援知識(shí)庫1.時(shí)間維護(hù)：31建立行政支援知識(shí)庫(續(xù)) 2.工時(shí)表(TimeSheet)管理： →定期審查專案成員任務(wù)承諾執(zhí)行狀況 →適時(shí)供應(yīng)專案人員各相關(guān)表單 →搜集、審查、統(tǒng)計(jì)與分析表單 →指導(dǎo)如何填寫表單

72建立行政支援知識(shí)庫(續(xù)) 2.工時(shí)表(TimeSheet)建立行政支援知識(shí)庫(續(xù)) 3.專案工作日誌(Workbook)管理： →協(xié)助每一專案建立工作日誌 →審查工作日誌內(nèi)容以確保可發(fā)揮適當(dāng)功能 4.軟體工具操作

→建立主要軟體工具操作能力 →維持與更新軟體工具