財務(wù)知識：系統(tǒng)管理及財務(wù)分工課件

系統(tǒng)管理本章主要內(nèi)容1、用戶操作流程2、啟動系統(tǒng)管理與設(shè)置操作員3、建立新賬套4、財務(wù)分工5、修改賬套6、設(shè)置基礎(chǔ)分類檔案7、會計數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)系統(tǒng)管理本章主要內(nèi)容1第一節(jié)用戶操作流程1、新用戶操作流程如果您是第一次使用本系統(tǒng)，請按下圖所示步驟執(zhí)行操作。安裝啟動系統(tǒng)管理模塊設(shè)置操作員新建賬套設(shè)置操作員權(quán)限啟動其他系統(tǒng)第一節(jié)用戶操作流程1、新用戶操作流程安裝啟動系統(tǒng)管理模22、老用戶操作流程如果您已經(jīng)使用了本系統(tǒng)；并且需要進(jìn)行年末結(jié)轉(zhuǎn)，以便進(jìn)入下一年度的處理，請按圖所示的流程執(zhí)行操作。啟動系統(tǒng)管理建立下年度賬結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)啟動其他系統(tǒng)進(jìn)行新年度操作2、老用戶操作流程啟動系統(tǒng)管理建立下年度賬結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)啟動3第二節(jié)啟動與注冊提示：1、系統(tǒng)允許用戶以系統(tǒng)管理員admin的身份，也可以賬套主管的身份注冊進(jìn)入系統(tǒng)管理；2、第一次運行系統(tǒng)時，應(yīng)由系統(tǒng)默認(rèn)的管理員admin進(jìn)行登錄，原有口令為空。第二節(jié)啟動與注冊提示：4第三節(jié)建立新賬套建立賬套，即采用財務(wù)軟件為本企業(yè)建立一套賬簿文件。首次使用總賬系統(tǒng)時，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體情況進(jìn)行賬套參數(shù)設(shè)置。主要包括：核算單位名稱、所屬行業(yè)、啟用時間、編碼規(guī)則等基礎(chǔ)參數(shù)。賬套參數(shù)決定了系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的內(nèi)容和形式。第三節(jié)建立新賬套建立賬套，即采51．核算單位通用總賬系統(tǒng)一般允許同時為多個核算單位記賬，每個核算單位都有一套獨立的完整的賬簿體系。核算單位（用戶）的一套獨立的完整的賬簿體系稱為賬套。每個賬套用一個代碼表示，稱為“賬套代碼”。賬套代碼不能重復(fù)，每一個代碼與核算單位名稱是相互對應(yīng)的。1．核算單位62．啟用日期啟用日期是指由原會計信息處理系統(tǒng)到新會計信息處理系統(tǒng)的交接日期，即新設(shè)置的賬套被啟用的時間。規(guī)定啟用日期是為了便于確定電算化方式下賬務(wù)處理的起點，保證證、賬、表數(shù)據(jù)的連續(xù)性。2．啟用日期73．編碼方案編碼方案是指設(shè)置編碼的級次方案，這里采用群碼方案，是一種分段組合編碼，每一段有固定的位數(shù)。編碼規(guī)則是指分類編碼共分幾段，每段有幾位。一級至最底層的段數(shù)稱為級次，每級（或每段）的編碼位數(shù)稱為級長。編碼總級長為每級編碼級長之和。可分級設(shè)置的內(nèi)容有：會計科目、地區(qū)分類、客戶分類、供應(yīng)商分類、存貨分類、部門、成本對象、收發(fā)類別和結(jié)算方式等。3．編碼方案8“設(shè)置賬套信息”實例:創(chuàng)建888賬套：單位名稱：北京陽光信息技術(shù)有限公司；啟用會計期：2000年01月；會計期間設(shè)置：1月1日至12月31日。單位名稱：北京陽光信息技術(shù)有限公司單位簡稱：陽光公司?！霸O(shè)置賬套信息”實例:創(chuàng)建888賬套：9“確定編碼方案”實例：該企業(yè)的分類方案是：存貨分類編碼級次：1223?？蛻艉凸?yīng)商分類編碼級次：223。部門編碼級次：122?？颇烤幋a級次：42222。其余采用系統(tǒng)默認(rèn)值。“確定編碼方案”實例：該企業(yè)的分類方案是：10第四節(jié)財務(wù)分工財務(wù)分工，即財務(wù)權(quán)限設(shè)置是指對允許使用財務(wù)軟件的操作員規(guī)定操作權(quán)限。在建立新賬套之前，必須先指定一名“系統(tǒng)管理員”，由系統(tǒng)管理員確定賬套主管、進(jìn)行操作員的授權(quán)或撤銷權(quán)限設(shè)置。第四節(jié)財務(wù)分工財務(wù)分工，即財務(wù)權(quán)限設(shè)置是指對允許使11系統(tǒng)管理員和賬套主管權(quán)限區(qū)別系統(tǒng)管理員和賬套主管都可進(jìn)入【系統(tǒng)管理】，但他們進(jìn)入系統(tǒng)后所具有的權(quán)限是不同的，主要區(qū)別是：第一，“賬套”主要是由“系統(tǒng)管理員”指定，系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)的安全和維護工作，而賬套主管只負(fù)責(zé)所管賬套的維護工作。第二，以“系統(tǒng)管理員”身份注冊進(jìn)入系統(tǒng)，可進(jìn)行賬套的管理（包括賬套的建立、引入和輸出）和操作員及其權(quán)限的設(shè)置。以“賬套主管”的身份注冊登錄，可進(jìn)行所選賬套的修改和所選年度內(nèi)賬套的管理（包括賬套的創(chuàng)建、清空、引入、輸出和年末結(jié)轉(zhuǎn)，所選賬套的數(shù)據(jù)備份），以及該賬套操作員權(quán)限的設(shè)置。第三，只有“系統(tǒng)管理員”才有權(quán)限進(jìn)行“賬套主管”的設(shè)定與放棄的操作，如果以“賬套主管”身份登錄，則對話框中的賬套主管不能進(jìn)行任何操作。第四，系統(tǒng)默認(rèn)賬套主管自動擁有全部權(quán)限，因此無須對賬套主管進(jìn)行增加和刪除權(quán)限的操作。如果您以賬套主管的身份注冊登錄，則“操作員權(quán)限設(shè)置”窗口中，只顯示非賬套主管的操作員。系統(tǒng)管理員和賬套主管權(quán)限區(qū)別系統(tǒng)管理員和賬套主管都可進(jìn)入【系12實例1、假設(shè)該企業(yè)的賬套主管為陳明。系統(tǒng)默認(rèn)賬套主管自動擁有全部權(quán)限。

提示：如果以“賬套主管”身份登錄，則不能進(jìn)行指定新的賬套主管操作。一個賬套中只能設(shè)一個系統(tǒng)管理員，但賬套主管可以為多個。2、假設(shè)該企業(yè)準(zhǔn)備對操作員王晶進(jìn)行賦權(quán)：具有制單、出納簽字、記賬、明細(xì)賬、現(xiàn)金、銀行賬管理、支票登記以及銀行對賬等權(quán)限。提示：所設(shè)置的操作員權(quán)限一旦被引用，便不能被修改或刪除。實例1、假設(shè)該企業(yè)的賬套主管為陳明。13第五節(jié)修改賬套經(jīng)過運行一段時間，您如果需要更改或補充賬套信息，那么可以通過【修改賬套】功能來完成。此功能可以幫助您查看某個賬套的賬套信息，也可以修改這些賬套信息。步驟：1、注冊2、修改賬套第五節(jié)修改賬套經(jīng)過運行一段時間，您如果需要更改或補14第六節(jié)設(shè)置基礎(chǔ)分類檔案這里主要以部門檔案、職員檔案、客戶分類、客戶檔案、供應(yīng)商分類、供應(yīng)商檔案、結(jié)算方式、開戶銀行等設(shè)定為例，其他基礎(chǔ)信息設(shè)置將在相關(guān)模塊中進(jìn)行介紹。本節(jié)案例：Word見文檔第六節(jié)設(shè)置基礎(chǔ)分類檔案這里主要15一、啟動基礎(chǔ)設(shè)置

基礎(chǔ)信息設(shè)置（即公共基礎(chǔ)設(shè)置）是初始化中非常重要的一項工作，其中很多項目的設(shè)置直接關(guān)系到軟件功能能否正確、充分地被使用?！鞠到y(tǒng)控制臺】功能就是用于控制整個賬套的基礎(chǔ)設(shè)置。實例：賬套主管陳明1月1日注冊進(jìn)入系統(tǒng)控制臺，進(jìn)行基礎(chǔ)信息設(shè)置。一、啟動基礎(chǔ)設(shè)置 基礎(chǔ)信息設(shè)置（即公共基16二、部門檔案在會計核算中，往往需要按部門進(jìn)行分類和匯總，下一級將自動向有隸屬關(guān)系的上一級進(jìn)行匯總。說明：部門編號應(yīng)符合編碼級次原則。部門編號及名稱必須唯一。提示：在進(jìn)行部門檔案設(shè)置時，負(fù)責(zé)人先不要輸入。部門被其他對象引用后就不能修改和刪除。練習(xí)：請您繼續(xù)完成前面提供的888賬套的部門檔案資料。二、部門檔案在會計核算中，往往需要按部17三、職員檔案如果您需要管理個人的信息資料，就需要設(shè)置職員檔案。實例：請您輸入888賬套的第一個職員檔案：（101）肖劍；所屬部門：總經(jīng)理辦公室；職員屬性：總經(jīng)理。三、職員檔案如果您需要管理個人的信息資18提示：輸入職員檔案完畢后，請返回【部門檔案】中，通過【修改】功能補充設(shè)置負(fù)責(zé)人資料。職員被其他對象引用后就不能進(jìn)行修改。練習(xí)：請您繼續(xù)完成前面提供的888賬套的職員檔案資料。提示：19四、客戶分類當(dāng)往來客戶較多時，可以對客戶進(jìn)行分類，以便對客戶進(jìn)行分類統(tǒng)計和匯總，便于進(jìn)行分類管理。實例：假設(shè)888賬套的客戶分類方案是：編碼：01，分類名稱：長期客戶。四、客戶分類當(dāng)往來客戶較多時，可以對客戶進(jìn)行分類，以便對客20說明：客戶分類編碼必須唯一；客戶分類的分類編碼必須與【編碼原則】中設(shè)定的編碼級次結(jié)構(gòu)相符。練習(xí)：請您繼續(xù)完成前面提供的888賬套的客戶分類資料。說明：21五、客戶檔案如果需要進(jìn)行往來管理，那么必須將企業(yè)中客戶的詳細(xì)信息錄入客戶檔案中。

建立客戶檔案直接關(guān)系到對客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。五、客戶檔案如果需要進(jìn)行往來管理，那么221、選擇客戶類別對每一個需要進(jìn)行客戶往來核算的會計科目，都要建立相應(yīng)的客戶檔案，將每一客戶的詳細(xì)信息輸入檔案中。提示：客戶檔案必須在最末級客戶分類下增加。若左框中無客戶分類，則將客戶歸入無客戶分類。1、選擇客戶類別232、輸入客戶基本信息實例：假設(shè)888賬套的某一客戶檔案基本資料是：編號：001；名稱：北京世紀(jì)學(xué)校；簡稱：世紀(jì)學(xué)校；所屬分類碼：02；所屬行業(yè)：事業(yè)單位；開戶銀行：工商行；銀行賬號：7777。說明：您可根據(jù)實際情況輸入有關(guān)項目，其中客戶編碼、名稱和簡稱必須輸入，其余可輸可不輸。2、輸入客戶基本信息243、輸入客戶聯(lián)系信息客戶檔案的聯(lián)系信息包括：地址、郵政編碼、EMAIL地址、電話、傳真、呼機等。實例：假設(shè)888賬套的客戶檔案（世紀(jì)學(xué)校）聯(lián)系信息是：地址：北京；郵政編碼：100077；電話：66666666。3、輸入客戶聯(lián)系信息254、輸入客戶信用信息客戶檔案的信用信息包括：1．應(yīng)收余額、扣率。2．信用等級、信用額度、信用期限、付款條件。3．最后交易日期、最后交易金額、最早欠款日期、最后收款金額。4、輸入客戶信用信息265、輸入客戶其他信息客戶檔案的其他信息包括：分管部門、專營業(yè)務(wù)員、發(fā)展日期、停用日期、使用頻度。實例：假設(shè)888賬套的客戶（世紀(jì)學(xué)校）其他信息是：分管部門：市場部；業(yè)務(wù)員：宋佳；發(fā)展日期：1998－2。5、輸入客戶其他信息27提示：輸入各項目后，如果不單擊【保存】按鈕，即表示放棄此次增加。參見：關(guān)于設(shè)置客戶檔案的四個頁簽具體內(nèi)容您想知道更多，請參見軟件中的幫助。練習(xí)：請您繼續(xù)完成前面提供的888賬套的客戶檔案資料。提示：28六、供應(yīng)商分類當(dāng)供應(yīng)商較多時，可以對供應(yīng)商進(jìn)行分類，以便對供應(yīng)商進(jìn)行分類統(tǒng)計和匯總，便于進(jìn)行分類管理。參見：客戶分類設(shè)置操作步驟。練習(xí)：請您繼續(xù)完成前面提供的888賬套的供應(yīng)商分類資料。六、供應(yīng)商分類當(dāng)供應(yīng)商較多時，可以對供應(yīng)商進(jìn)行分類，以便對29七、供應(yīng)商檔案

若需要進(jìn)行往來管理，則需將企業(yè)中供應(yīng)商的詳細(xì)信息錄入供應(yīng)商檔案中。建立供應(yīng)商檔案直接關(guān)系到對供應(yīng)商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。說明：供應(yīng)商檔案卡片也有四個頁簽：基本信息、聯(lián)系信息、信用信息。其他信息。這些信息最好錄入詳細(xì)一些，以便查詢或系統(tǒng)調(diào)用。七、供應(yīng)商檔案

若需要進(jìn)行往來管理，則需30參見：客戶檔案設(shè)置操作步驟。詳細(xì)內(nèi)容請查看軟件中的幫助。練習(xí)：請您完成前面提供的888賬套的供應(yīng)商檔案資料。參見：客戶檔案設(shè)置操作步驟。31八、外幣種類假如您有外幣核算業(yè)務(wù)，需要進(jìn)行匯率管理，則應(yīng)先定義【外幣種類】。其作用是：一方面減少錄入?yún)R率的次數(shù)和差錯；另一方面可以避免在匯率發(fā)生變化時出現(xiàn)錯誤。說明：【外幣種類】功能僅提供錄入固定匯率與浮動匯率，并不決定在制單時使用的是固定匯率還是浮動匯率，需要在總賬系統(tǒng)的【賬簿選項】中的【匯率方式】加以設(shè)置。八、外幣種類假如您有外幣核算業(yè)務(wù)，需要進(jìn)32九、結(jié)算方式為便于管理和提高銀行自動對賬的效率，系統(tǒng)提供了設(shè)置與銀行的資金結(jié)算方式的功能，用來建立在經(jīng)營活動中所涉及到的結(jié)算方式。實例：假設(shè)888賬套的某一結(jié)算方式編碼：1；名稱：支票；票據(jù)管理標(biāo)志：√。說明：支票管理是系統(tǒng)為輔助銀行出納對銀行結(jié)算票據(jù)的管理而設(shè)置的功能，類似于手工系統(tǒng)中的支票登記簿的管理方式。若您需實施票據(jù)管理，則單擊該單選按鈕，作對勾標(biāo)記。九、結(jié)算方式為便于管理和提高銀行自動對賬的效率，系統(tǒng)提供了33十、開戶銀行開戶銀行功能用于維護及查詢您的開戶銀行信息。系統(tǒng)能支持多個開戶行及賬號的情況。實例：假設(shè)888賬套的開戶銀行為：（001）中國工行北京分行中關(guān)村分理處。提示：開戶銀行一旦引用，不能修改和刪除。十、開戶銀行開戶銀行功能用于維護及查詢您的開戶銀行信息。系34第七節(jié)會計數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)由于計算機在運行時經(jīng)常會受到來自各方面因素的干擾，如人的因素、硬件的因素、軟件或計算機病毒等因素，有時會造成會計數(shù)據(jù)被破壞。因此【系統(tǒng)管理】中為您提供了【賬套輸出】功能和【賬套引入】功能。第七節(jié)會計數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)由于計算機在運行時經(jīng)常會受到來自35

會計數(shù)據(jù)備份（即賬套輸出）就是將財務(wù)軟件所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)備份到硬盤、軟盤或可寫光盤保存起來。其目的是：長期保存；防備意外事故造成的硬盤數(shù)據(jù)丟失、非法篡改和破壞；能夠利用備份數(shù)據(jù)，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)得到盡快恢復(fù)以保證業(yè)務(wù)正常進(jìn)行。輸出賬套時，還可以進(jìn)行賬套刪除，但是請慎用，因為刪除后將不能恢復(fù)。

會計數(shù)據(jù)恢復(fù)（即賬套引入）是指把軟盤上或硬盤上的數(shù)據(jù)恢復(fù)到硬盤上指定目錄下，即利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)。進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)（或引人）的目的是：當(dāng)硬盤數(shù)據(jù)被破壞時，用軟盤上的最新備份數(shù)據(jù)恢復(fù)到硬盤；當(dāng)硬盤上某年的數(shù)據(jù)（賬、證）已被刪除，但又需要查詢時，用往年的數(shù)據(jù)恢復(fù)到硬盤；將系統(tǒng)外某賬套數(shù)據(jù)引入本系統(tǒng)中；有利于集團公司的操作，例如子公司的賬套數(shù)據(jù)可以定期被引人母公司系統(tǒng)中，以便進(jìn)行有關(guān)賬套數(shù)據(jù)的分析和合并工作。需要注意的是：對于有定期將子公司賬套數(shù)據(jù)引入到總公司系統(tǒng)中的用戶，可在建立賬套時就進(jìn)行規(guī)劃，使各公司的賬套號不一致，這樣在引入子公司數(shù)據(jù)時就不會出現(xiàn)覆蓋其他公司賬套數(shù)據(jù)的情況。

會計數(shù)據(jù)備份（即賬套輸出）就是將財務(wù)軟361、會計數(shù)據(jù)備份會計數(shù)據(jù)備份工作可經(jīng)常進(jìn)行，在下列情況下，必須做數(shù)據(jù)備份：每月結(jié)賬前和業(yè)務(wù)處理結(jié)束后；更新軟件版本前；硬盤需要進(jìn)行格式化；會計年度終了進(jìn)行結(jié)賬時（此時，軟盤備份一般由系統(tǒng)強制進(jìn)行）。實例：輸出888賬套數(shù)據(jù)。提示：只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)限輸出賬套。在刪除賬套時，必須關(guān)閉所有系統(tǒng)模塊。1、會計數(shù)據(jù)備份37系統(tǒng)管理本章主要內(nèi)容1、用戶操作流程2、啟動系統(tǒng)管理與設(shè)置操作員3、建立新賬套4、財務(wù)分工5、修改賬套6、設(shè)置基礎(chǔ)分類檔案7、會計數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)系統(tǒng)管理本章主要內(nèi)容38第一節(jié)用戶操作流程1、新用戶操作流程如果您是第一次使用本系統(tǒng)，請按下圖所示步驟執(zhí)行操作。安裝啟動系統(tǒng)管理模塊設(shè)置操作員新建賬套設(shè)置操作員權(quán)限啟動其他系統(tǒng)第一節(jié)用戶操作流程1、新用戶操作流程安裝啟動系統(tǒng)管理模392、老用戶操作流程如果您已經(jīng)使用了本系統(tǒng)；并且需要進(jìn)行年末結(jié)轉(zhuǎn)，以便進(jìn)入下一年度的處理，請按圖所示的流程執(zhí)行操作。啟動系統(tǒng)管理建立下年度賬結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)啟動其他系統(tǒng)進(jìn)行新年度操作2、老用戶操作流程啟動系統(tǒng)管理建立下年度賬結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)啟動40第二節(jié)啟動與注冊提示：1、系統(tǒng)允許用戶以系統(tǒng)管理員admin的身份，也可以賬套主管的身份注冊進(jìn)入系統(tǒng)管理；2、第一次運行系統(tǒng)時，應(yīng)由系統(tǒng)默認(rèn)的管理員admin進(jìn)行登錄，原有口令為空。第二節(jié)啟動與注冊提示：41第三節(jié)建立新賬套建立賬套，即采用財務(wù)軟件為本企業(yè)建立一套賬簿文件。首次使用總賬系統(tǒng)時，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體情況進(jìn)行賬套參數(shù)設(shè)置。主要包括：核算單位名稱、所屬行業(yè)、啟用時間、編碼規(guī)則等基礎(chǔ)參數(shù)。賬套參數(shù)決定了系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的內(nèi)容和形式。第三節(jié)建立新賬套建立賬套，即采421．核算單位通用總賬系統(tǒng)一般允許同時為多個核算單位記賬，每個核算單位都有一套獨立的完整的賬簿體系。核算單位（用戶）的一套獨立的完整的賬簿體系稱為賬套。每個賬套用一個代碼表示，稱為“賬套代碼”。賬套代碼不能重復(fù)，每一個代碼與核算單位名稱是相互對應(yīng)的。1．核算單位432．啟用日期啟用日期是指由原會計信息處理系統(tǒng)到新會計信息處理系統(tǒng)的交接日期，即新設(shè)置的賬套被啟用的時間。規(guī)定啟用日期是為了便于確定電算化方式下賬務(wù)處理的起點，保證證、賬、表數(shù)據(jù)的連續(xù)性。2．啟用日期443．編碼方案編碼方案是指設(shè)置編碼的級次方案，這里采用群碼方案，是一種分段組合編碼，每一段有固定的位數(shù)。編碼規(guī)則是指分類編碼共分幾段，每段有幾位。一級至最底層的段數(shù)稱為級次，每級（或每段）的編碼位數(shù)稱為級長。編碼總級長為每級編碼級長之和?？煞旨壴O(shè)置的內(nèi)容有：會計科目、地區(qū)分類、客戶分類、供應(yīng)商分類、存貨分類、部門、成本對象、收發(fā)類別和結(jié)算方式等。3．編碼方案45“設(shè)置賬套信息”實例:創(chuàng)建888賬套：單位名稱：北京陽光信息技術(shù)有限公司；啟用會計期：2000年01月；會計期間設(shè)置：1月1日至12月31日。單位名稱：北京陽光信息技術(shù)有限公司單位簡稱：陽光公司?！霸O(shè)置賬套信息”實例:創(chuàng)建888賬套：46“確定編碼方案”實例：該企業(yè)的分類方案是：存貨分類編碼級次：1223?？蛻艉凸?yīng)商分類編碼級次：223。部門編碼級次：122。科目編碼級次：42222。其余采用系統(tǒng)默認(rèn)值?！按_定編碼方案”實例：該企業(yè)的分類方案是：47第四節(jié)財務(wù)分工財務(wù)分工，即財務(wù)權(quán)限設(shè)置是指對允許使用財務(wù)軟件的操作員規(guī)定操作權(quán)限。在建立新賬套之前，必須先指定一名“系統(tǒng)管理員”，由系統(tǒng)管理員確定賬套主管、進(jìn)行操作員的授權(quán)或撤銷權(quán)限設(shè)置。第四節(jié)財務(wù)分工財務(wù)分工，即財務(wù)權(quán)限設(shè)置是指對允許使48系統(tǒng)管理員和賬套主管權(quán)限區(qū)別系統(tǒng)管理員和賬套主管都可進(jìn)入【系統(tǒng)管理】，但他們進(jìn)入系統(tǒng)后所具有的權(quán)限是不同的，主要區(qū)別是：第一，“賬套”主要是由“系統(tǒng)管理員”指定，系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)的安全和維護工作，而賬套主管只負(fù)責(zé)所管賬套的維護工作。第二，以“系統(tǒng)管理員”身份注冊進(jìn)入系統(tǒng)，可進(jìn)行賬套的管理（包括賬套的建立、引入和輸出）和操作員及其權(quán)限的設(shè)置。以“賬套主管”的身份注冊登錄，可進(jìn)行所選賬套的修改和所選年度內(nèi)賬套的管理（包括賬套的創(chuàng)建、清空、引入、輸出和年末結(jié)轉(zhuǎn)，所選賬套的數(shù)據(jù)備份），以及該賬套操作員權(quán)限的設(shè)置。第三，只有“系統(tǒng)管理員”才有權(quán)限進(jìn)行“賬套主管”的設(shè)定與放棄的操作，如果以“賬套主管”身份登錄，則對話框中的賬套主管不能進(jìn)行任何操作。第四，系統(tǒng)默認(rèn)賬套主管自動擁有全部權(quán)限，因此無須對賬套主管進(jìn)行增加和刪除權(quán)限的操作。如果您以賬套主管的身份注冊登錄，則“操作員權(quán)限設(shè)置”窗口中，只顯示非賬套主管的操作員。系統(tǒng)管理員和賬套主管權(quán)限區(qū)別系統(tǒng)管理員和賬套主管都可進(jìn)入【系49實例1、假設(shè)該企業(yè)的賬套主管為陳明。系統(tǒng)默認(rèn)賬套主管自動擁有全部權(quán)限。

提示：如果以“賬套主管”身份登錄，則不能進(jìn)行指定新的賬套主管操作。一個賬套中只能設(shè)一個系統(tǒng)管理員，但賬套主管可以為多個。2、假設(shè)該企業(yè)準(zhǔn)備對操作員王晶進(jìn)行賦權(quán)：具有制單、出納簽字、記賬、明細(xì)賬、現(xiàn)金、銀行賬管理、支票登記以及銀行對賬等權(quán)限。提示：所設(shè)置的操作員權(quán)限一旦被引用，便不能被修改或刪除。實例1、假設(shè)該企業(yè)的賬套主管為陳明。50第五節(jié)修改賬套經(jīng)過運行一段時間，您如果需要更改或補充賬套信息，那么可以通過【修改賬套】功能來完成。此功能可以幫助您查看某個賬套的賬套信息，也可以修改這些賬套信息。步驟：1、注冊2、修改賬套第五節(jié)修改賬套經(jīng)過運行一段時間，您如果需要更改或補51第六節(jié)設(shè)置基礎(chǔ)分類檔案這里主要以部門檔案、職員檔案、客戶分類、客戶檔案、供應(yīng)商分類、供應(yīng)商檔案、結(jié)算方式、開戶銀行等設(shè)定為例，其他基礎(chǔ)信息設(shè)置將在相關(guān)模塊中進(jìn)行介紹。本節(jié)案例：Word見文檔第六節(jié)設(shè)置基礎(chǔ)分類檔案這里主要52一、啟動基礎(chǔ)設(shè)置

基礎(chǔ)信息設(shè)置（即公共基礎(chǔ)設(shè)置）是初始化中非常重要的一項工作，其中很多項目的設(shè)置直接關(guān)系到軟件功能能否正確、充分地被使用?！鞠到y(tǒng)控制臺】功能就是用于控制整個賬套的基礎(chǔ)設(shè)置。實例：賬套主管陳明1月1日注冊進(jìn)入系統(tǒng)控制臺，進(jìn)行基礎(chǔ)信息設(shè)置。一、啟動基礎(chǔ)設(shè)置 基礎(chǔ)信息設(shè)置（即公共基53二、部門檔案在會計核算中，往往需要按部門進(jìn)行分類和匯總，下一級將自動向有隸屬關(guān)系的上一級進(jìn)行匯總。說明：部門編號應(yīng)符合編碼級次原則。部門編號及名稱必須唯一。提示：在進(jìn)行部門檔案設(shè)置時，負(fù)責(zé)人先不要輸入。部門被其他對象引用后就不能修改和刪除。練習(xí)：請您繼續(xù)完成前面提供的888賬套的部門檔案資料。二、部門檔案在會計核算中，往往需要按部54三、職員檔案如果您需要管理個人的信息資料，就需要設(shè)置職員檔案。實例：請您輸入888賬套的第一個職員檔案：（101）肖劍；所屬部門：總經(jīng)理辦公室；職員屬性：總經(jīng)理。三、職員檔案如果您需要管理個人的信息資55提示：輸入職員檔案完畢后，請返回【部門檔案】中，通過【修改】功能補充設(shè)置負(fù)責(zé)人資料。職員被其他對象引用后就不能進(jìn)行修改。練習(xí)：請您繼續(xù)完成前面提供的888賬套的職員檔案資料。提示：56四、客戶分類當(dāng)往來客戶較多時，可以對客戶進(jìn)行分類，以便對客戶進(jìn)行分類統(tǒng)計和匯總，便于進(jìn)行分類管理。實例：假設(shè)888賬套的客戶分類方案是：編碼：01，分類名稱：長期客戶。四、客戶分類當(dāng)往來客戶較多時，可以對客戶進(jìn)行分類，以便對客57說明：客戶分類編碼必須唯一；客戶分類的分類編碼必須與【編碼原則】中設(shè)定的編碼級次結(jié)構(gòu)相符。練習(xí)：請您繼續(xù)完成前面提供的888賬套的客戶分類資料。說明：58五、客戶檔案如果需要進(jìn)行往來管理，那么必須將企業(yè)中客戶的詳細(xì)信息錄入客戶檔案中。

建立客戶檔案直接關(guān)系到對客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。五、客戶檔案如果需要進(jìn)行往來管理，那么591、選擇客戶類別對每一個需要進(jìn)行客戶往來核算的會計科目，都要建立相應(yīng)的客戶檔案，將每一客戶的詳細(xì)信息輸入檔案中。提示：客戶檔案必須在最末級客戶分類下增加。若左框中無客戶分類，則將客戶歸入無客戶分類。1、選擇客戶類別602、輸入客戶基本信息實例：假設(shè)888賬套的某一客戶檔案基本資料是：編號：001；名稱：北京世紀(jì)學(xué)校；簡稱：世紀(jì)學(xué)校；所屬分類碼：02；所屬行業(yè)：事業(yè)單位；開戶銀行：工商行；銀行賬號：7777。說明：您可根據(jù)實際情況輸入有關(guān)項目，其中客戶編碼、名稱和簡稱必須輸入，其余可輸可不輸。2、輸入客戶基本信息613、輸入客戶聯(lián)系信息客戶檔案的聯(lián)系信息包括：地址、郵政編碼、EMAIL地址、電話、傳真、呼機等。實例：假設(shè)888賬套的客戶檔案（世紀(jì)學(xué)校）聯(lián)系信息是：地址：北京；郵政編碼：100077；電話：66666666。3、輸入客戶聯(lián)系信息624、輸入客戶信用信息客戶檔案的信用信息包括：1．應(yīng)收余額、扣率。2．信用等級、信用額度、信用期限、付款條件。3．最后交易日期、最后交易金額、最早欠款日期、最后收款金額。4、輸入客戶信用信息635、輸入客戶其他信息客戶檔案的其他信息包括：分管部門、專營業(yè)務(wù)員、發(fā)展日期、停用日期、使用頻度。實例：假設(shè)888賬套的客戶（世紀(jì)學(xué)校）其他信息是：分管部門：市場部；業(yè)務(wù)員：宋佳；發(fā)展日期：1998－2。5、輸入客戶其他信息64提示：輸入各項目后，如果不單擊【保存】按鈕，即表示放棄此次增加。參見：關(guān)于設(shè)置客戶檔案的四個頁簽具體內(nèi)容您想知道更多，請參見軟件中的幫助。練習(xí)：請您繼續(xù)完成前面提供的888賬套的客戶檔案資料。提示：65六、供應(yīng)商分類當(dāng)供應(yīng)商較多時，可以對供應(yīng)商進(jìn)行分類，以便對供應(yīng)商進(jìn)行分類統(tǒng)計和匯總，便于進(jìn)行分類管理。參見：客戶分類設(shè)置操作步驟。練習(xí)：請您繼續(xù)完成前面提供的888賬套的供應(yīng)商分類資料。六、供應(yīng)商分類當(dāng)供應(yīng)商較多時，可以對供應(yīng)商進(jìn)行分類，以便對66七、供應(yīng)商檔案

若需要進(jìn)行往來管理，則需將企業(yè)中供應(yīng)商的詳細(xì)信息錄入供應(yīng)商檔案中。建立供應(yīng)商檔案直接關(guān)系到對供應(yīng)商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。說明：供應(yīng)商檔案卡片也有四個頁簽：基本信息、聯(lián)系信息、信用信息。其他信息。這些信息最好錄入詳細(xì)一些，以便查詢或系統(tǒng)調(diào)用。七、供應(yīng)商檔案

若需要進(jìn)行往來管理，則需67參見：客戶檔案設(shè)置操作步驟。詳細(xì)內(nèi)容請查看軟件中的幫助。練習(xí)：請您完成前面提供的888賬套的供應(yīng)商檔案資料。參見：客戶檔案設(shè)置操作步驟。68八、外幣種類假如您有外幣核算業(yè)務(wù)，需要進(jìn)行匯率管理，則應(yīng)先定義【外幣種類】。其作用是：一方面減少錄入?yún)R率的次數(shù)和差錯；另一方面可以避免在匯率發(fā)生變化時出現(xiàn)錯誤。說明：【外幣種類】功能僅提供錄入固定匯率與浮動匯率，并不決定在制單時使用的是固定匯率還是浮動匯率，需要在總賬系統(tǒng)的【賬簿選項】中的【匯率方式】加以設(shè)置。八、外幣種類